Sesion1 Microsoft Project

PROJECT APLICADO AL CONTROL DE PROYECTOS - 2
Sesión 1: Planificación de recursos
Planificar un proyecto es el intento

de visualizar el futuro, para poder
determinar costos y métodos de
seguimiento y control.
Luis Pesze
Objetivo de la sesión
Comprender como se utilizan los recursos dentro del proyecto, así como también el manejo de
formularios de recursos, hojas y gráficos de recursos. Los mismos que pueden ser asignados de
forma individual.
1.1 Creación de recursos

La creación de recursos, puede contener uno de los siguientes tipos: trabajo, material y costo.
 Recurso tipo Trabajo: permite indicar una tasa estándar por hora, la mano de obra sería
de este tipo, por ejemplo, si tenemos un operario (Juan) que es albañil y tiene un coste
por hora de $10, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos, indicando en el campo
Nombre del recurso: Juan, en el campo Tipo: Trabajo, en el campo Grupo: Albañil y en
el campo Tasa Estándar: $ 10/h.
 Recurso tipo Material: permite indicar los materiales a utilizar en el proyecto,

por ejemplo, los ladrillos. A este tipo de recursos se les puede indicar la Etiqueta de
Material, en este ejemplo sería Ladrillo, con un coste de $1 por ladrillo.
 Recursos de costo: son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea
o de la duración de la tarea, por ejemplo, son recursos de este tipo un billete de avión,
alojamiento, etc. es decir pueden variar dependiendo de las circunstancias,
Para el presente curso, se utilizará la información existente en el archivo Excel

“ProyectoBase.xlsx”, en cada una de las pestañas se encuentra la información requerida en cada
parte del curso.
a) Procedemos a abrir Project

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b) Creamos un proyecto en blanco, con los datos de su Apellido y su Nombre

“ApellidoNombre.mpp”, ejemplo: ReyesJorge.mpp
Nota: Cabe señalar que es recomendable realizar la configuración de las

características del proyecto antes de realizar cualquier asignación o cambio, debido a
que los valores originales quedan guardados. Archivo  Opciones  Programación
c) Del archivo ProyectoBase.xlsx pestaña “Tareas”, copiamos esa información en el archivo

creado (agregar la columna EDT y verificar que la estructura del Project se corresponda
con la del archivo Excel. Se puede crear un campo personalizado ejemplo: Orden  Tipo
texto antes de la EDT)
Para ingresar los recursos se debe ir a menú:
Tarea  Hoja de recursos, ingresar lo deseado (a partir de la pestaña Recursos del archivo Excel),
considerando el tipo respectivo, en grupo se debe ingresar algo si pertenece a algún grupo
específico.
<Aceptar>
d) Recursos
Contraloría General del Estado – 2021 2

1.2 Calendario de recursos

Cuando se trata de recursos humanos, se recomienda dejar siempre al 100% la capacidad
máxima, lo que se puede hacer es cambiar los calendarios en el caso de que se desee una
capacidad de trabajo diferente dentro del proyecto.
Un error común es asignar el recurso a la mitad, pero cuando se procede

así, da a entender que se lo puede utilizar en la otra mitad del tiempo no
asignado, lo cual es incorrecto y no se puede visualizar la sobreasignación.
Por ejemplo, en el caso de tener una persona que dedique el 50% de su tiempo al proyecto
(Gabriel), se debe crear un calendario de trabajo de media jornada.
Para esto procedemos de la siguiente forma:
Seleccionar el recurso en la hoja de recursos.
a) Proyecto  Cambiar tiempo de trabajo
b) Crear Calendario
c) Seleccionar el calendario base a partir del cual se desea crear el nuevo calendario, debe
ser el que más se ajuste a los cambios que se desean establecer
d) Semanas Laborales Detalles
e) Seleccionar los días que va a laborar la persona (lunes a viernes)
f) Seleccionar Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos
g) Poner la jornada deseada, de ser el caso eliminar lo que no se requiera
h) Crear el horario en el cual se desea que labore la persona <Aceptar>

En la figura anterior, se establece únicamente un horario de media jornada.
1.3 Creación de recursos genéricos

Por defecto en la hoja de trabajo existen los recursos, en algunos casos es necesario crear grupos
genéricos, que agrupen varios recursos del mismo tipo, por ejemplo, el Grupo de Ingenieros,
dentro del cual se pondrá un grupo de personas.
Para este proceso es necesario realizar lo siguiente:
a) Crear el grupo genérico, se recomienda colocar la letra “g” antes del nombre del grupo
b) En Recursos  Información, aparece una ventana como la mostrada

c) Activar la opción Genérico
d) <Aceptar>
Nota: Tipo de reserva Propuesto: se considera que los recursos son tentativos
Confirmada: Los recursos asignados son definitivos
De esta manera se crea un grupo genérico.

Al lado del recurso creado, aparece el ícono mostrado a continuación
Que indica un grupo de recursos
1.4 Asignación de recursos

En la vista de recursos, en la página de recursos, nombre de los recursos, al presionar la flecha
del scroll aparece algo como lo mostrado a continuación:
Seleccionar lo deseado y presionar la tecla Enter/Intro 

Agregar la columna Trabajo (al lado de Duración), a partir de la cual se agregará el trabajo
requerido en este campo, este campo lo analizaremos más adelante.
Al momento de asignar un recurso, automáticamente se ponen las horas correspondientes.
NOD = No determinado
1.5 Asignación de recursos genéricos

a) Seleccionar la tarea sobre la cual se desea asignar el recurso genérico (1.6)
b) En la parte derecha de la ventana (Gantt), dar un clic derecho, aparece una ventana
como la mostrada a continuación

c) Seleccionar “Mostrar división” aparece Formulario de tareas
d) En la ventana de detalles, clic derecho aparece lo siguiente
e) Programación  debe aparecer una ventana como la mostrada a continuación
f) Seleccionar el recurso deseado, con los valores deseados
g) <Aceptar> para cada recurso asignado
h) Se pueden asignar más recursos para la tarea (repetir desde f)

1.6 Asignación y modificación de recursos

Se debe entender la relación entre duración y trabajo.
Insertar la columna trabajo.
Si se muestra la Vista Trabajo en el Formulario de Tareas, se presenta la información siguiente
Se debe observar que aparecen las unidades en porcentaje
Para cambiar la forma en la cual se presenta la información de las unidades, procedemos de la

manera siguiente:
Ir a Archivo  Opciones  Programación
Al mostrar los valores decimales, se mostrarán las unidades disponibles en lugar del porcentaje.
Esto es útil para saber la cantidad exacta en unidades de los recursos asignados, cabe señalar
que Project tratará de mantener la duración original en horas, cambiando la duración en días.
Para evitar cualquier conflicto al respecto, se debe tener clara la forma en la cual se manejará la
relación, duración-trabajo.
Si se compara la figura anterior, con la mostrada en el 1.5.e, se puede observar que aparece la
columna unidades, que contiene en este caso 2 ingenieros asignados a esa actividad específica.
La cantidad de trabajo se calcula en función del tiempo asignado para cada recurso: en este caso
son 15 días x 8 horas diarias por ingeniero = 120 esto multiplicado x 2, da un total de 240 horas
necesarias por los 2 ingenieros para esta actividad. Es necesario señalar que este valor debe ser
calculado en función de la realidad, quizás sea necesario considerar tiempo adicional para las
coordinaciones en algunos casos.

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Sesión 1: Planificación de recursos

Planificar un proyecto es el intento

1.1 Creación de recursos

 Recurso tipo Material: permite indicar los materiales a utilizar en el proyecto,

Para el presente curso, se utilizará la información existente en el archivo Excel

a) Procedemos a abrir Project

b) Creamos un proyecto en blanco, con los datos de su Apellido y su Nombre

Nota: Cabe señalar que es recomendable realizar la configuración de las

c) Del archivo ProyectoBase.xlsx pestaña “Tareas”, copiamos esa información en el archivo

Para ingresar los recursos se debe ir a menú:

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1.2 Calendario de recursos

Un error común es asignar el recurso a la mitad, pero cuando se procede

Para esto procedemos de la siguiente forma:

Seleccionar el recurso en la hoja de recursos.

a) Proyecto  Cambiar tiempo de trabajo

d) Semanas Laborales Detalles

e) Seleccionar los días que va a laborar la persona (lunes a viernes)

f) Seleccionar Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos

g) Poner la jornada deseada, de ser el caso eliminar lo que no se requiera

h) Crear el horario en el cual se desea que labore la persona <Aceptar>

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En la figura anterior, se establece únicamente un horario de media jornada.

1.3 Creación de recursos genéricos

Para este proceso es necesario realizar lo siguiente:

b) En Recursos  Información, aparece una ventana como la mostrada

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c) Activar la opción Genérico

Confirmada: Los recursos asignados son definitivos

De esta manera se crea un grupo genérico.

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Al lado del recurso creado, aparece el ícono mostrado a continuación

Que indica un grupo de recursos

1.4 Asignación de recursos

Seleccionar lo deseado y presionar la tecla Enter/Intro 

Al momento de asignar un recurso, automáticamente se ponen las horas correspondientes.

1.5 Asignación de recursos genéricos

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c) Seleccionar “Mostrar división” aparece Formulario de tareas

d) En la ventana de detalles, clic derecho aparece lo siguiente

e) Programación  debe aparecer una ventana como la mostrada a continuación

f) Seleccionar el recurso deseado, con los valores deseados

g) <Aceptar> para cada recurso asignado

h) Se pueden asignar más recursos para la tarea (repetir desde f)

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1.6 Asignación y modificación de recursos

Insertar la columna trabajo.

Si se muestra la Vista Trabajo en el Formulario de Tareas, se presenta la información siguiente

Se debe observar que aparecen las unidades en porcentaje

Para cambiar la forma en la cual se presenta la información de las unidades, procedemos de la

Ir a Archivo  Opciones  Programación

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