Impacto de la utilización de la Metodología PRINCE2 en las Pymes desarrollado

en el contexto de la Gestión de Proyectos

Tutor: Ing. Laura Pinzón Hernández

Corporación Universitaria Minuto De Dios-UNIMINUTO

Facultad De Ciencias Administrativas Y Económicas

Especialización De Gerencia En Proyectos

Septiembre 09 2023

Contenido
Introducción..................................................................................................................3
Desarrollo...........................................................................................................................4
Características esenciales de la Metodología PRINCE2..........................................4
Importancia de la utilización de la metodología PRINCE2......................................6
Los siete principios de PRINCE2................................................................................8
Planes..........................................................................................................................10
Análisis e interpretación del PRINCE 2....................................................................11
Conclusiones...................................................................................................................13
Referencias Bibliográficas...............................................................................................14
 Impacto de la utilización de la Metodología PRINCE2 en las Pymes desarrollado
en el contexto de la Gestión de Proyectos

Introducción

Actualmente las empresas se han enfrentado a múltiples situaciones, en donde se

ha determinado como los nuevos procesos competitivos y los mercados globales se
han convertido en tener presente los tipos de servicios con productos que se ofrecen, y
cómo éstos son más exigentes, debido a los cambios evidenciados como lo es la
llegada de las nuevas tecnologías y una utilización de herramientas que requieren una
especial atención para lograr maximizar su nivel competitivo, además tener en cuenta
como una de estas es la que tiene que ver con la Metodología Prince2, que cada vez
presenta una serie de mecanismos y paradigmas que han ayudado a favorecer estos
sectores, sobre todo en las empresas que consolidan su integración en las ingenierías.
 Por otro lado, hay que tener en cuenta y tener en consideración como la
administración de proyectos ha tenido en cuenta el fomento de desarrollar canales de
oferta que vayan direccionados al compromiso de la adquisición exitosa para que de
esta forma pueda incluirse con la metodología PRINCE2, el alcanza de obtener un
mejoramiento y mantenimiento de oportunidades con la gestión de proyectos y cómo
puede favorecer a este tipo de empresas, lo importante es tener unas habilidades,
experiencias y conocimientos con este tipo de metodologías (Suárez, 2010).

El presente análisis fundamentado bajo una hipótesis fomentada por el tutor que
primordialmente es entender y comprender las características principales que se han
desarrollado y propuesto con la metodología PRINCE2, y cómo esta puede ofrecer una
serie de lineamientos específicos en las empresas modernas, al igual que tener en
cuenta si realmente su proceso representa un significado especial que podría generar
una mayor competitividad, un acercamiento a las necesidades empresariales y de los
mismos clientes o usuarios en los que puedan estar inmersos, teniendo en cuenta que
el mundo empresarial actual se ha dado un choque de trenes entre lo que es la
consolidación como también con el cumplimiento de los objetivos y metas que se han
dado para obtener el cumplimiento de los procesos constituidos desde el inicio de la
creación de una organización.
 De otro lado, vale la pena destacar que un proyecto puede definirse de forma
general, es considerado como el conjunto de actividades intrínsecamente relacionados
y coordinados entre sí, además estos pueden ejecutarse con el objetivo de obtener una
serie de bienes y servicios que deben tener una serie de características y capacidades
para satisfacer las necesidades que puedan surgir ante las expectativas y necesidades
de los clientes. En el desarrollo de un proyecto es importante considerar los factores en
los que puedan afectar de alguna manera el normal desarrollo de éste. Es importante
para conocer esto tener en cuenta los factores que puedan presentarse en la influencia
de la ejecución de los proyectos como los presupuestos económicos y financieros, el
tiempo, y que cuando no se lleva a cabo inicialmente su respectivo análisis esto puede
conllevar a un vacío y un fracaso total, como también en un momento indeterminado de
generar resultados que no eran los esperados (Montes, Gimena, y Díez, 2013).
 Desarrollo

Características esenciales de la Metodología PRINCE2

Es importante tener en cuenta que el PRINCE2 es considerado como un

mecanismo que tiene sus bases a través del diseño de procesos concentrados en la
organización al igual que tener un control en todo el proyecto desarrollado, se puede
incluir esta metodología en el momento que se da inicio hasta su respectivo final.

Es por esto que esta metodología implica en que los proyectos que se encuentra
bajo una planificación que debe tener una serie de parámetros que deben cumplir con
aspectos que se desarrollan antes de llevar a cabo su posterior desarrollo, en donde es
importante tener en cuenta que a través de cada fase del proceso es en donde se va
dando la estructura definida y encontrar los eslabones que pueden atarse con cuidado
en el momento en que el proyecto pueda llevarse a cabo y concluirse posteriormente
para mostrar resultados que puedan ir más allá de las necesidades empresariales.

De acuerdo con Matos y Lopes (2013), consideran que la metodología del Pricen2
es considerado como un método de gestión de proyectos el cual se encuentra
totalmente estructurado con base en la experiencia que se adquirido a través de miles
de proyectos y contribuciones de numerosos patrocinadores, gerentes, equipos de
proyectos, académicos, formadores y consultores (Matos & Lopes, 2013).

Es interesante destacar que este tipo de metodología PRINCE estuvo

desarrollada desde finales de los años 80 y cómo el proceso que aceptó la Gestión de
Proyectos consolidados mediante los procesos informáticos en el gobierno británico
surgió como un mecanismo que ayudó a favorecer su integración. Posteriormente,
durante el año de 1996, con la consolidación de un grupo especializado en el área de
gestión de proyectos al igual que la inclusión de un comité de revisión conformado por
150 organizaciones públicas y privadas llevaron desde su desarrollado un plano de
revisión actualización del planteamiento que se estaba gestando para su aplicación y
cómo podría extenderse en diferentes sectores para su desarrollo, de esta manera se
da el nacimiento de esta metodología innovadora y mejorada como lo es el PRINCE2.
 Es interesante destacar de otro lado, que la metodología PRINCE2, ha
desarrollado una serie de características que se han mantenido a través de sus
procesos y éstas se detallan en la Tabla 1, en donde se encuentran basados en el
enfoque empresarial, considerado como una estructura organizacional dirigido al
equipo de gestión del proyecto. Como puede observarse existe una planificación que
se realiza con el propósito de llevar a cabo una orientación hacia el producto final y un
énfasis que se encuentra bajo la división del proyecto en fases. Es por esto que el
Prince2 puede ser considerado como un estándar que ha sido históricamente utilizado
por los gobiernos, y que luego tuvo un ampliamente reconocido que llevó a ser utilizado
en el sector privado empresarial, principalmente en el Reino Unido (Matos & Lopes,
2013).

Tabla 1. Procesos desarrollados a través del método PRINCE2

Los procesos desarrollados a través del método PRINCE2

Comenzando un proyecto
Iniciando un proyecto
Dirigiendo un proyecto
Controlando un escenario
Administrar la entrega del producto
Administrando Límites de Etapa
Cerrando un proyecto
Fuente: (Drob & Zichil, 2013)

Para tener una percepción en torno a esta metodología, es necesario tener en

cuenta las características que se consolidaron a través de la Norma ISO 21500, la cual
se ha tenido en cuenta como una de las metodologías novedosas en lo que respecta a
la gestión de proyectos encontrándose en esta Norma ISO 21500: 2012, la cual estuvo
propuesta por Organización Internacional de Normalización (ISO) siendo entonces una
pauta o estándar que ayudaba a la gestión de proyectos denominada ISO 10006: 2003,
Sistemas de gestión de calidad - Directrices para la gestión de la calidad en proyectos
"o" ISO 21500: 2012, Orientadas a gestión de proyectos. La primera edición de ISO
10006 fue publicada en 1997 y la segunda en 2003. ISO 10006 proporciona la
orientación sobre la gestión de la calidad en proyectos (Drob & Zichil, 2013).

Importancia de la utilización de la metodología PRINCE2

Para tener en cuenta la importancia que ha representado el desarrollo de la

metodología PRINCE2, es importante tener en cuenta la interacción que han ofrecido
diferentes artículos que han procurado en reconocer una serie de características que
han permitido identificar y la justificación de la lógica y razón al igual que la importancia
que se han establecido a través de los mecanismos inmersos en la Gerencia de
Proyectos, además de que es importante tener presente los diferentes estándares que
se han detallado de manera global, al igual que tener en cuenta como otros se enfocan
en un aspecto específico de la gerencia de proyectos para detallar la manera como lo
afronta cada estándar.

De acuerdo con lo anterior, es importante tener en cuenta que se han

desarrollado una serie de estándares y guías del manejo que se han en el desarrollo de
los proyectos y cómo estos pueden variar en todos sus propósitos, objetivos y también
la orientación, en donde éstos son ser clasificados como sigue a continuación:

Proyectos: Conocimiento y Prácticas para el manejo de proyectos individuales.

Organizaciones: Conocimiento y Prácticas para el manejo de proyectos

empresariales.

Personas: Desarrollo, evaluación y registro/certificación de personas.

Figura 1 Estructura de PRINCE2

 Como puede observarse en el contexto del desarrollo de la aplicación de la
metodología PRINCE2, es que esta puede ir va más allá del tipo de proyecto, en donde
lo que interesa es la manera en que puede aplicarse en proyectos de cualquier tipo de
área, como lo pretendido en el Desarrollo de software o Construcción por poner un
ejemplo.

Es importante considerar que PRINCE2 es genérico y se basa en principios de

probada eficacia, las organizaciones que adoptan el método como patrón puede
mejorar considerablemente la capacidad de su organización y su madurez en múltiples
áreas de la actividad comercial (cambios en el negocio, construcción, tecnología de la
información y adquisiciones, investigación, desarrollo de productos, etc.)

Los siete principios de PRINCE2

1. Los proyectos han de tener una justificación comercial.

Cada proyecto debe tener una necesidad clara, ventajas realistas definidas por el
cliente y una evaluación detallada de los costes.
 Para tener en cuenta las características y la exigencia que debe darse en un
proyecto PRINCE2 es que:

Haya motivo justificable para iniciarlo.

La justificación se mantenga valida durante toda la vida del proyecto.

La justificación se documente y se apruebe.

La justificación se documente en un Business Case.

2. Los equipos deben aprender de cada fase.

Los aprendizajes se buscan y recogen en cada paso del proceso PRINCE2 y, a

continuación, se usan para mejorar el trabajo futuro.

Además de lo anterior, es importante tener en cuenta que los equipos de los

proyectos PRINCE2 aprenden de experiencias previas: las lecciones se buscan, se
hacen constar y se obra en consecuencia durante toda la vida del proyecto.

3. Roles y Responsabilidades Definidos

Todo el mundo debe saber exactamente de qué se ha de encargar, pero también

de lo que se ocupan sus compañeros de equipo.

Hay que destacar que un proyecto PRINCE2 tiene roles y responsabilidades

definidos y convenidos en una estructura organizativa que cuadra con los intereses
comerciales de la empresa, de los usuarios y de los proveedores como partes
interesadas.

Partes interesadas primarias:

 Patrocinadores “Comerciales” que endosan los objetivos y aseguran que la

inversión comercial tenga una buena relación Calidad-Precio.

 “Usuarios” que, una vez que el proyecto se ha completado, utiliza los productos
para permitir obtener los beneficios esperados.
  “Proveedores” que proporcionan la pericia y los recursos requeridos por el
proyecto (estos podrían ser internos o externos).

4. El trabajo se planifica en fases.

Los proyectos PRINCE2 se dividen en fases de trabajo concretas, con revisiones

periódicas para registrar las lecciones aprendidas y confirmar que el proyecto avanza
por el buen camino hacia el cumplimiento de los requisitos.

5. "Gestión por excepción" de los comités del proyecto.

Como los miembros del comité son normalmente ejecutivos senior que carecen de
tiempo para gestionar las actividades diarias del proyecto, establecen requisitos de
referencia para aspectos como el tiempo, el coste, los riesgos y el alcance; a
continuación, delegan la supervisión diaria al gestor de proyectos. El gestor de
proyectos tiene la autoridad de devolver al proyecto a la senda marcada en caso de
que se atrase o sobrepase el presupuesto. Sin embargo, si surgen problemas que
afectan a los requisitos establecidos, es una “excepción”, y el comité del proyecto
decide cuál es el mejor modo de proceder.

Las responsabilidades se establecen al:

 Delegar autoridad de un nivel de gestión al siguiente al fijar tolerancias para

seis objetivos para el nivel de plan correspondiente o Tiempo: Mas o menos un periodo
de tiempo respecto de las fechas límite de terminación. o Coste: Mas o menos un
monto del presupuesto planificado. o Calidad: Mas o menos una desviación respecto
de una meta de calidad. o Alcance: Variación permitida de los productos del plan. o
Riesgo: Limites respecto de los riesgos totales del plan.

 Fijar controles de modo que, si se prevé que se excederán esas tolerancias, se

involucre de inmediato al nivel de gestión siguiente para que tome una decisión sobre
la manera de proceder.
  Implementar un mecanismo de garantía de modo que cada nivel de gestión
pueda tener confianza en que dicho controles son efectivos.

6. Los equipos se concentran en la calidad constantemente.

Los productos se comprueban constantemente en función de los requisitos por

medio del uso de un registro de calidad.

7. El planteamiento se adapta a cada proyecto.

El método PRINCE2 en sí se debe ajustar para adaptarse a las necesidades de

cada proyecto, cambiando la cantidad de supervisión y planificación para amoldarse al
tamaño del proyecto, la cantidad de personas implicadas en él, etc.

Planes

Como se ha podido observar en los proyectos Prince2, estos proceden con base a
una serie de planes aprobados. Esta temática complementa la temática de la calidad al
describir los pasos requeridos para desarrollar los planes y las técnicas de Prince2 que
se deberían aplicar.

En Prince2, los planes se hacen corresponder a las necesidades del personal en

los diversos niveles de la organización. Son el foco de la comunicación y del control
durante todo el proyecto. Contesta al ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Cuándo? También la
temática tiene como misión facilitar la comunicación y el control definiendo los medios
para entregar los productos.

Es importante tener en cuenta que el PRINCE puede adaptarse al entorno del

proyecto y que no es una solución única para dejar contentos a todos; es un marco
flexible que se puede adaptar con facilidad a cualquier tipo o tamaño de proyecto.
PRINCE2 se puede utilizar cualquiera sea la escala, la complejidad, la ubicación
geográfica o cultural del proyecto, tanto si es parte de un programa como si está
gestionando como un proyecto independiente.
 De hecho, es un principio que un proyecto PRINCE2 adapte el método para que
sea apropiado para cada contexto. El concepto de adaptación se refiere al uso
apropiado de PRINCE2 en cualquier proyecto dado, asegurando que haya la cantidad
correcta de planificación, control, gobierno y uso de los procesos y temáticas (Montes
de Oca, y Pérez, 2014).

Análisis e interpretación del PRINCE 2

De acuerdo en la búsqueda bibliográfica sobre la importancia que ha tenido el

método PRINCE 2, de acuerdo con Bohm (2009), la metodología Prince2 que proviene
de las siglas en ingles Project IN Controlled Environments (PRINCE), el cual transforma
proyectos que manipulan variabilidad e incertidumbre, en entornos controlados, que
implican la gestión, control y organización de un proyecto, asimismo PRINCE2 plantea
una metodología de gestión de proyectos que abarca temas de calidad, cambio, roles
del proyecto (organización), planes (como, cuando y cuanto), el riesgo y progreso del
proyecto, comprendido por un Business Cass o estudio de factibilidad, el cual es
verificado durante el ciclo del proyecto.

De otro lado, Lianying y Xinxing (2012), mencionan que PRINCE2, es un tipo de

enfoque estructurado que permite administrar proyectos de forma efectiva, el cual
contiene conceptos y procesos necesarios para gestionar proyectos.

De otro lado en relación con las características representativas que se han

desarrollado a través de la gestión de proyectos según Núñez y Gonzales (2020),
conceptualizan como un proceso en el que las acciones conducen al logro de una meta
fija, en un tiempo determinado, abarcando personas, recursos y herramientas, todo ello
bajo un costo considerado en el proyecto, sintetizando métodos o fases que conlleva a
la mejora de la comunicación, participación activa y calidad del producto final,
ayudando así a proporcionar una visión general al inicio y desarrollo del proyecto, a la
vez Fernández et al. (2015), indica que la gestión de proyectos, implica el estudio de
conocimientos, herramientas, habilidades y técnicas a una variedad de actividades, a
fin de cumplir con los requisitos que exige un proyecto.
 Con respecto a todo lo mencionado, se considera que existe afectación y mejora
entre la metodología PRINCE2 y la gestión de proyectos, de manera regular, debido a
que la aplicación de la metodología PRINCE2, se basa en transformar proyectos en
entornos controlados con conceptos y procesos correctos que se refieren en la gestión,
planificación, control y organización, logrando de esta forma cubrir debilidades, riesgos
de falla en los proyectos, productividad, optimización de tiempos, mitigar riesgos, tomar
acciones correctivas, mejorar la documentación de procesos, mejora la calidad,
identificar, analizar y poder controlar los riesgos, durante todo el ciclo del proyecto,
logrando de esta manera cumplir con los alcances del proyecto en cuanto a tiempo,
costo y calidad de obra (Cazorla, 2010).
 Conclusiones

De acuerdo con la investigación realizada, es interesante destacar que este tipo

de metodología se han desarrollado para proponer una serie de herramientas y
plantillas que buscan la recopilación de información importante que van agarrados de la
mano de la gestión de proyectos.

Durante los últimos años se ha podido tener en cuenta que en las áreas de interés
en la gestión y dirección es que se basan en el mejoramiento de las competencias,
mejora de procesos, mejora de sistemas de soporte a procesos, así como la medida y
monitorización continua de estos procesos.

Evidentemente se ha detectado también una serie de estándares que buscan de

alguna manera incluir en sus grupos de trabajos en tener profesionales que se
dediquen de manera efectiva en el tratamiento y manejo de los proyectos y que estos
pueden ser desarrollados como una disciplina que busque unificar los estándares con
un modelo para ayudar a gestionar las necesidades y expectativas del mundo
empresarial, que se ha venido enfrentando a una serie de transformaciones requeridas
por diferentes aspectos como el mundo competitivo, la globalización y el criterio de
utilización de las tecnologías que cada vez son más desarrolladas y exigentes.
 Referencias Bibliográficas

Cazorla, S. (2010). Estudio de la Metodología de Gestión de proyectos PRINCE2:

Aplicación a un caso Practico, (Proyecto Fin de Carrera) Universidad de Málaga.

Drob, C., & Zichil, V. (2013). OVERVIEW REGARDING THE MAIN GUIDELINES,
STANDARDS AND METHODOLOGIES USED IN PROJECT MANAGEMENT.
Journal of Engineering Studies and Research, Volume 19 (2013) No. 3, 26-31.

Fernández, K, et al. (2015). “PMBOK y PRINCE 2 Similitudes y Diferencias - PMBOK

and PRINCE 2, Similarities and Differences.” Revista Científica Del Centro de
Investigaciones y Desarrollo Científico de La Universidad Distral Francisco José
de Caldas, vol. 3, no. 23, 2016, p. 111–,
https://doi.org/10.14483/udistrital.jour.RC.2015.23.a9

Matos, S., & Lopes, E. (2013). Prince2 or PMBOK – a question of choice. Science
Direct, 787-794.

Montes, M., Gimena, F., & Díez, M. (2013). Estándares y metodologías: instrumentos
esenciales para la aplicación de la dirección de proyectos. Universidad Antonio
Nariño y Universidad EAN, Colombia; Universidad Pública de Navarra, España.,
1(1), 13.

Montes de Oca, J. & Pérez, M. (2014) Comparación de metodologías de gerencia de

proyectos Prince2 y Pmbok5. (Tesis de grado) EAN. En:
http://hdl.handle.net/10882/7024

Núñez, y. & González, A. (2020). Third - party management in software development:

proposal of a methodology. Enfoque UTE, 11 (2), pp. 71-84. DOI:
https://doi.org/10.29019/enfoque.v11n2.621