INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

UNIDAD TEPEPAN
UNIDAD DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA Y CAMPUS VIRTUAL

Unidad de aprendizaje
Auditoria de Calidad

Unidad 3
Actividad 1:
“Procesos de Control y Mejora Continua”

Asesor(a):
C. P. Naikary Rioja Noguerón

Alumnos:
Ana Carolina García Robledo
Darinel González Cortés
Ricardo Tarín Marrón
Pedro Antonio Rivas Flores

Grupo: 3CX3

FECHA: 28/09/2023
INTRODUCCIÓN
El proceso de auditoría de calidad aplicado a La Noria SA de CV empresa dedicada a la
fabricación de muebles de madera ha concluido, el equipo de auditoría realizó conforme
la norma de calidad ISO 9001:2015 un programa de aplicación de la auditoría de 5
semanas en el cual conforme al mismo programa se realizó una investigación preliminar
de la compañía, el proceso general de operación, las diversas áreas que la componen
para así delimitar el proceso y área a auditar enfocándose específicamente en el área
de compras y su proceso interno para la certificación ISO.
Durante la auditoría el equipo de auditores comandado por el auditor líder y apoyado
por el auditor responsable al interior de la compañía realizaron un análisis profundo del
proceso de compras de materias primas requeridos para la elaboración de muebles
finos de madera enfocando sus esfuerzos en el departamento de compras y la relación
con los proveedores, el proceso de cotización de materias primas, la requisición y
autorización de órdenes de compra, la documentación de procesos y evaluación de
calidad de las materias primas entre otras.
La experiencia de trabajo llevó al equipo a encontrar algunas oportunidades de mejora
gracias a la implementación de una metodología de supervisión y revisión tanto
documental como de campo con el personal y áreas relacionadas con el proceso de
compras, utilizando cuestionarios, entrevistas, reuniones de trabajo, visitas a las
diversas áreas auditadas, según lo establecido en el manual de calidad y
procedimientos.
Como resultado de la auditoría el auditor líder ha preparado un informe de los hallazgos
de conformidades y no conformidades que se presenta a continuación.
 1. INFORME FINAL DE AUDITORÍA PROCESO GESTIÓN DE
COMPRAS
INFORME DE AUDITORÍA PROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
Elaborado por: Lic. Esperanza Carmona
Cargo: Auditor Líder
Fecha: 08/09/2023

Firma:
___________________________

1. Resumen Ejecutivo

a) Desarrollo del programa de auditoría.

La auditoría aplicada al departamento de compras de La Noria SA de CV se llevó

acabo de conformidad con el programa de auditoría presentado a la alta dirección
de la compañía. Realizándose diversas sesiones de trabajo y análisis de campo y
escritorio con el personal de Compras, Ventas, Almacén, Logística, Proveedores
por ser los más significativos.

La auditoría se desarrolló en un ambiente de confianza y tranquilidad fluyendo

positivamente el trabajo del auditor en colaboración con el equipo auditor.

b) Opinión del auditor

El objetivo principal de la auditoria se cumple al momento de que la misma ha

sido concluida satisfactoriamente en favor de la compañía. Se puede resumir que
las conformidades son mayores que las no conformidades, por lo que el auditor
certificador emite su opinión favorable.

c) Resultados de la Auditoría.

Conformidades No Conformidades
- Se realiza un exhaustivo proceso de - Se detectan omisiones en la
selección de proveedores para integración de expedientes legales
ingresar a la lista de proveedores de proveedores comerciales.
autorizados para celebrar
operaciones comerciales.
- El proceso de compras se - Se detecta omisión en evaluación de
documenta en todas sus etapas. proveedores en el sistema de
- Se cotiza al menos con dos gestión de calidad y satisfacción del
proveedores autorizados cualquier cliente final con la calidad de las
requerimiento de materia prima materias primas que se utilizan en la
superior a 1000 USD antes de emitir elaboración de muebles.
la orden de compra.
- Las órdenes de compra están
sistematizadas pero aprobadas
previamente por la gerencia de
compras mediante clave electrónica,
por lo que no existe riesgos de
malas prácticas en el manejo de
compras.
- Las requisiciones de mercancías se - Las fianzas se solicitan en compras
autorizan por sistema electrónico a partir de los 30,000 USD y no a
con notificación vía correo al partir de 20,000 USD como lo señala
proveedor electo para realizar la su manual de gestión.
compra.
- Se encuentra archivo físico y digital - Se encontraron contratos vencidos
de órdenes y requisición de compras con proveedores que actualmente
al interior de la oficina de la mantienen relaciones comerciales
compañía. con la compañía.
- Existe una sana separación entre los - Existe evidencia de retrasos en
departamentos de compras y ventas. pagos a los proveedores,
Así como con el Almacén. sobrepasando los días de crédito
acordados en contratos.
- La evaluación de inventarios es - Existe fuga de materias primas de
periódica y apegada a la norma de almacén detectadas en evaluación
calidad establecida en su manual. de inventarios y documentadas por
responsables de almacén.
d) Valoración y Conclusión:

- De las Unidades auditadas se puede concluir la sistemática de la medición de

indicadores, un alto porcentaje de cumplimiento.
- De los indicadores que no alcanzan el objetivo, seis están asociados a
compromisos de calidad en el sistema de gestión.

e) Recomendaciones:

Se sugiere a la gerencia de calidad de La Noria SA de CV apegarse al Plan de

Mejora Continua, resultado de la evaluación realizada.

2. ANEXOS DE TRABAJO UTILIZADOS DURANTE LA

APLICACIÓN DE LA AUDITORIA

2.1 Lista de Verificación

Documento Registro /
Requisito Hallazgo* Comentarios del Auditor
asociado Evidencia
REGISTRO DE PROVEEDORES
¿Se llena el formato de
(PRO0020: certificación de Certificaciones
Se utiliza un formato con la
Compra de proveedor para el alta firmadas y
SI información del proveedor
bienes y de nuevos proveedores digitalizadas de
para la nueva alta
servicios) o actualización de proveedores
datos?
PRO0020: ¿Se aplican los criterios
Se evalúa la viabilidad del
Compra de para la selección y la
SI proveedor y referencias,
bienes y reevaluación de los
además de documentación
servicios) proveedores externos?
PRO0020: ¿Se solicita al proveedor De algunos
Realizar actualización de
Compra de acta constitutiva, y proveedores no se
NO expedientes de proveedores
bienes y documentos legales de cuenta con el acta
y digitalizar documentación.
servicios) propiedad? constitutiva
PRO0020:
¿Se evalúa el Documentar la satisfacción
Compra de No existe evidencia
desempeño del NO del usuario final del
bienes y de evaluación
proveedor? producto o servicio.
servicios)
ÓRDENES DE COMPRA
No hay fianzas por
Realizar capacitación con
PRO0020: compras mayores de
¿Se solicita fianza o área para informar el
Compra de 20,000 USD se está
contrato en compras NO cambio en el monto por el
bienes y utilizando el criterio
mayores a 20,000 USD? cual se deben realizar las
servicios) anterior de 30,000
fianzas
USD
PRO0020:
¿Se obtienen 2 o más Se encuentra evidencia de
Compra de Realización de
cotizaciones en compras SI las licitaciones por compras
bienes y licitaciones
de más de $1,000 USD? mayores a 1,000 USD
servicios)
Actividad se hace mediante
¿Se envían las OC sistema, se genera la orden
PRO0020:
dentro de los 2 días de compra una vez
Compra de
hábiles siguientes a la SI finalizada en el sistema y se
bienes y
aprobación de la da envío al proveedor al
servicios)
requisición? correo registrado
previamente en su alta.
PRO0020: ¿Se cuenta con contrato
Se encontraron Realizar una actualización
Compra de vigente para cada uno
NO contratos que están de contratos e implementar
bienes y de los servicios
vencidos un control de vencimientos
servicios) contratados?
REQUISICIONES DE COMPRA
PRO0020: ¿Se obtiene aprobación
La persona autorizada entra
Compra de (electrónica o física) de Autorización
SI al sistema ya autoriza la
bienes y acuerdo con los niveles mediante sistema
requisición
servicios) de autorización?
Se encuentra evidencia de
PRO0020: ¿Se tiene un nivel de las jerarquías en físico,
Niveles jerárquicos
Compra de jerarquías de digital y establecidas en el
SI firmados y
bienes y autorización sistema para que se sigan
digitalizados
servicios) establecido? al momento de colocar una
requisición
¿Se verifica si el
PRO0020: proveedor cumplió con
No se está realizando Documentar la satisfacción
Compra de expectativas y calidad
NO la evaluación de del usuario final del
bienes y de los servicios
calidad a proveedores producto o servicio.
servicios) anteriores antes de
colocar la requisición?
 2.2 Cuestionarios de calidad por áreas.

Código:00 / 0000
La Noria S.A. De C.V. Revision: 00
Fecha:

Cuestionario de Control Páginas 7 de …

RESPONSABLE
DE LA
ORGANIZACIÓN: Lic. Rogelio Campos Fecha:07/Ago/2023

RESPONSABLE
Horario: 08:00 AM –
DE LA Lic. Esperanza Carmona
12:00 PM
VERIFICACIÓN:
- Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados y su adecuada presentación en
los estados financieros.

- Obtener seguridad razonable acerca de:

a) Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén

OBJETIVOS debidamente clasificados y revelados de acuerdo a sus
condiciones.

- Verificar la existencia física de los recursos

- Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro

de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de
disponibilidad

2.2.1 Cuestionario Personal

Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones

1. ¿Los empleados del área de compras Sí Se realiza una rotación cada 6
rotan por otros sectores? meses
a) ¿Dentro del mismo departamento? No Se hace la rotación dentro de otras
sucursales
b) ¿Por otras áreas de la empresa? No Se hace la rotación dentro de otras
sucursales, pero en la misma área
2. ¿Se obtienen manifestaciones de los Si Se tiene documentado
empleados asegurando que no tienen
intereses en conflicto con su función?
a) ¿Con qué periodicidad? Si Cada tres meses

2.2.2 Cuestionario Departamento de Compras

Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones
1. Dónde y por quién se efectúan las Sí Se efectúan mediante sistema por
operaciones de compra el Auxiliar Central de Compras
a) Dichas operaciones están Sí Desde oficina central se lleva el
centralizadas control
b) ¿En caso contrario, existen motivos No No lo manifiesta necesario
que justifiquen la descentralización de
la función de compras?
2. ¿Depende la función de compras de Sí Se establece nivel jerárquico
un nivel jerárquico adecuado? desde el inicio de las operaciones,
y se debe mantener actualizado
a) ¿De quién? Sí Contador
3. ¿Están las funciones de compra, Sí Conformidad
debidamente separadas de:
a) Recepción Sí Conformidad
b) Expedición Sí Conformidad
c) Contaduría Sí Conformidad
e) Almacén Sí Conformidad
4. ¿Existen normas o procedimientos Sí Documentados en el manual de
para comprar? calidad
a) ¿Son claros y precisos? Sí Conformidad
b) ¿Son adecuados? Sí Conformidad
c) ¿Están por escrito? Sí Documentados en el manual de
calidad
D ¿Corresponden los procesos Sí Con oportunidad de mejora en
documentados en el manual con las cuanto a evaluar la calidad del
actividades realizadas por el proceso entrega de proveedores
departamento de compras?
5. ¿Se respetan los días de crédito No Se detectaron diversas facturas
otorgados por los proveedores? pagadas a destiempo por el
departamento de compras
sobrepasando los días de crédito
establecidos por el proveedor en
su contrato.

2.2.3 Cuestionario Departamento de Ventas

Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones
1. ¿Las funciones del departamento de Sí
ventas son independientes de:
a) Contabilidad Sí Conformidad
b) Facturación Sí Conformidad
c) Cobranza Sí Conformidad
2. ¿Los pedidos de los clientes son Sí Conformidad
revisados y aprobados por el
departamento de crédito antes de
aceptación, por otras personas que
no tengan intervención alguna en:
a) Facturación Sí Conformidad
b) Manejo de cuentas de clientes Sí Conformidad
3. ¿Se efectúan las ventas únicamente Sí Conformidad
con base en órdenes debidamente
aprobadas?
4. ¿Después del envío de los artículos, Sí Conformidad
una copia de la orden de venta es
enviada directamente al
departamento de facturación?
5. ¿Todas las órdenes de ventas son Sí Conformidad
controladas mediante folio por el
departamento de contabilidad?

2.2.4 Cuestionario Departamento de Almacén

Ref. Pregunta No Sí N/A Observaciones
1. ¿Los almacenistas son Sí Se lleva un control de inventario
responsables de todas las
existencias?
2. ¿Los almacenistas y sus asistentes No Los empleados manifiestan que
son los únicos que tienen acceso a hay fugas de materia prima del
las existencias? almacén por lo que supone alguien
más accede a las materias primas
3. ¿Se toman inventarios físicos por lo Sí Se realizan inventarios cada 6
menos una vez al años ¿ meses
4. ¿El inventario físico es supervisado Sí Conformidad
por personas independientes de:
a) Almacenistas Sí Es supervisado por el área de
contabilidad
b) ¿Responsables de llevar los Sí Conformidad
registros de inventarios
permanentes?
5. ¿Se preparan instrucciones escritas Sí Documentados en el manual de
como guía para aquellos calidad
empleados que llevan a cabo los
inventarios físicos?
 3. ACCIONES PREVENTIVAS Y ACCIONES CORRECTIVAS

3.1 Acción Preventiva

La Noria SA de CV toma las respectivas acciones para eliminar las causas de la no

conformidad y así implementar y poner en marcha las acciones correctivas apropiadas
para los hallazgos encontrados, evitando y previniendo de esta manera que el suceso
se vuelva a presentar.
Un procedimiento documentado SGC-PR0 define los requisitos para:
 Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes).
 Determinar las causas de las no conformidades.
 Evaluar la necesidad de adoptar acciones para garantizar que las no
conformidades no se repitan.
 Determinar e implementar la acción necesaria.
 Revisar la acción correctiva emprendida.
 Registrar los resultados de la acción.

La Noria SA de CV ha determinado acciones para eliminar las posibles causas

potenciales de situaciones indeseables dentro de la organización y de esta manera
evitar y prevenir su ocurrencia.
El procedimiento documentado SGC-MAN-01 define los requisitos para:
 Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.
 Evaluar la necesidad de una acción para prevenir que se den no conformidades.
 Determinar e implementar la acción necesaria.
 Revisar la acción preventiva emprendida.
 Registrar los resultados de la acción.

3.2 Procedimiento de Acción Preventiva

1. OBJETIVO:
Identificar, definir e implementar las acciones preventivas de acuerdo con las No
Conformidades potenciales, que se detecten en sistema de gestión de la calidad en La
Noria SA de CV.
2. ALCANCE:
Aplicable para el sistema de gestión de la calidad y los procesos involucrados en
el alcance del sistema en la empresa La Noria SA de CV.
3. RESPONSABLE:
Personal encargado de cada proceso dentro de La Noria SA de CV.
4. DEFINICIONES:
 Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las posibles
causas de una no conformidad u otro suceso indeseable.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito

5. GENERALIDADES
Dentro de los compromisos de La Noria SA de CV está el siempre prestar el mejor
servicio a sus clientes, por esto la dirección verifica y realiza seguimiento constante a
todos los procesos que están involucrados con el buen funcionar de la organización, ya
que con esto logran evidenciar cualquier situación o causa potencial de una no
conformidad, para así realizar la corrección oportuna y contribuir al buen desempeño
del sistema de gestión de calidad.
Parte integral del sistema de gestión de la calidad, son todos los colaboradores que
hacen parte de La Noria SA de CV, por esto es muy importante que ellos ayuden a
identificar las posibles situaciones o causas que puedan generar no conformidades o
situaciones indeseables, para que así la dirección realice las acciones preventivas
correspondientes.

Pueden establecerse acciones preventivas partiendo de algunas fuentes de información

como:
 Recomendaciones de clientes
 Recomendaciones de proveedores
 Encuestas de satisfacción de clientes
 Auditorías internas o externas
 Cumplimiento de los objetivos de calidad
 Registros de calidad

6. PROCEDIMIENTO:
 Al identificar la no conformidad potencial, los encargados del proceso deben
realizar la notificación a la dirección.
 La dirección se encargará de determinar las posibles causas potenciales que
provocan la no conformidad, además de identificar su frecuencia y el riesgo que
implica dentro de La Noria SA de CV.
  Posteriormente se realizará el reporte de las acciones preventivas
correspondientes al hallazgo de la no conformidad, en el formado diseñado para
tal fin. “FO-PR0-1”
 La dirección en conjunto con los encargados del proceso implicado en el
hallazgo de la no conformidad, efectuaran la correspondiente ejecución de las
acciones preventivas.
 La ejecución de las acciones preventivas lleva consigo su correspondiente
seguimiento para verificar y evidenciar su optima efectividad, si la acción no
cumplió a cabalidad con el fin propuesto se realiza el ajuste necesario con los
responsables del proceso, además de la implementación de las nuevas
acciones.

3.3 Procedimiento de Acciones Correctivas

1. OBJETIVO:
Determinar las acciones correctivas necesarias para la eliminación de las causas de las
no conformidades reales dentro del Sistema de gestión de la calidad.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de gestión.
3. RESPONSABLE:
Personal encargado de cada proceso dentro de La Noria SA de CV.
4. DEFINICIONES:
Acción correctiva: es una acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad real detectada u otra situación indeseable dentro de la empresa
5. GENERALIDADES:
La detección de la no conformidad real implica para La Noria SA de CV la ejecución de
acciones correctivas que conlleven a la eliminación de la causa, este hallazgo es
evidenciado a través de las quejas y sugerencias de los clientes, auditorías internas y
externas de calidad, revisión por la dirección, mediciones de satisfacción, entre otros.
Todos los colaboradores de La Noria SA de CV están en capacidad de llevar a cabo las
correspondientes acciones necesarias para la eliminación de esta en el momento que
sea detectada.
Posteriormente a esto el empleado debe pasar un informe a la dirección donde describe
lo sucedido; la dirección estudiara y tomara las medidas y acciones necesarias para la
eliminación de la no conformidad real.
6. PROCEDIMIENTO:
 El personal que identifico la no conformidad real deberá diligenciar el formato,
reporte de no conformidad “FO-PR0-2”
 Posterior a ello, se deberá especificar en el formato, las causas que la generan;
los procesos y actividades, que se ven afectados por la no conformidad.
 Se procede a realizar el análisis de las causas, y establecer el plan de acción,
para su respectiva eliminación., a través del formato, reporte de acciones
correctivas “FO-PR0-3”
 El personal encargado ejecutara el plan de acción aprobado con antelación,
además de realizar el seguimiento y control de las acciones establecidas para
evidenciar su efectividad y dar por terminado el plan de acción.
 Si la acción no cumplió a cabalidad con el fin propuesto se realiza el ajuste
necesario con los responsables del proceso, además de la implementación de
las nuevas acciones.
 4. Conclusiones

Un sistema de calidad sirve para aclarar los procesos internos y optimizar los
recursos disponibles en una empresa. Cuando se hace de manera eficiente, garantiza
que tu negocio cumpla con un estándar alto y constante, lo que a los clientes les da
seguridad y tranquilidad de que el producto o servicio que recibirán será con altos
estándares.

También brinda a la compañía una forma de estandarizar procesos, que ayuda cuando
se llega a tener rotación en la empresa, si los empleados siguen a la letra los procesos,
si un empleado se va y llega otro puede continuar con el trabajo y con la misma calidad,
ya que todo procedimiento este documentado.
Realizar una revisión periódicamente del sistema de gestión de calidad mediante una
auditoría nos aporta una visión de si los procedimientos se están realizando de manera
adecuada y si hay procesos que pueden mejorar, de las auditorias de calidad pueden
obtenerse resultados sobre si hay algún eslabón en el proceso que no está realizando
de manera adecuada, o si hay áreas de oportunidad donde se pueda mejorar el
procedimiento y mejorar los estándares.
Entre los resultados podemos encontrarnos con acciones correctivas estas acciones
deben de seguirse monitoreando y que el área correspondiente se asegure que se
resolvieron los problemas por los cuales se detectaron estas acciones.
Es necesario llevar un control del proceso y de las acciones que se detectaron en la
auditoria, por lo cual se debe de llevar una evidencia donde se están mejorando las
practicas, a su vez si es necesario actualizar el sistema de calidad.