TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN

DE INFORMES
UNIDAD Nº II
Creación de Reportes e Informes

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Introducción
Mediante el desarrollo del tercer material de estudio de la asignatura Técnicas de
investigación y creación de informes, correspondiente a la segunda unidad, se analizarán
los conceptos de informes, reportes y listas de chequeo, identificando su estructura y sus
principales usos en torno al ámbito laboral y la prevención de riesgos de accidentes del
trabajo y enfermedades profesionales.

La realización de este tipo de documentos, tiene directa relación con los contenidos
revisados en la unidad 1, relacionados a los elementos de la comunicación y la recolección
de datos e información, ya que definiendo el tema a abordar o la problemática a investigar,
se reunirán los antecedentes necesarios en cuanto a los datos e información requerida, la
cual mediante su análisis, se definirá el tipo de documento a utilizar, el cual puede
corresponder a un reporte, si el tema estará centrado en la identificación de los datos
recopilados; o en un informe si se realizará algún tipo de análisis mas exhaustivo de los
resultados obtenidos.

En relación a la redacción de este tipo de documentos, los cuales corresponden a un

medio de comunicación importante dentro de cualquier tipo de organización o medio de
comunicación. Se desarrollarán centrados en el pensamiento lógico, exposición clara y
ordenada de las ideas, siendo parte fundamental en la estructura de este tipo de
documentos, que tendrán el propósito de ser una herramienta útil en torno al ámbito
laboral.

En las organizaciones dentro de su proceso de comunicación es muy importante y común

el uso de estos elementos, para la consecución de sus objetivos mediante la verificación
de sus metas a través del análisis de resultados y la presentación de estos mediante un
informe o reporte, los cuales se pueden establecer por diferentes vías, siendo una de ellas
la presentación de informes de manera escrita y oral.

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Ideas Fuerza
1. IDEAS FUERZA: La inspección implica realizar la constatación visual o la
comprobación de un producto, proceso, servicio, instalación, ambiente de trabajo,
maquinarias, etc., permitiendo evaluar su conformidad según los previamente
establecidos.

2. IDEAS FUERZA: La observación corresponde a una técnica que consiste en

observar atentamente un fenómeno, hecho o caso, tomando información, para
registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental
de todo proceso de investigación; en ella se apoya el investigador para obtener el
mayor número de datos.

3. IDEAS FUERZA: Los objetivos organizacionales, en el lenguaje corporativo,

corresponden a las situaciones deseadas que toda empresa procura alcanzar en
las distintas áreas que la componen o que resultan de su interés, y que concretan
el deseo contenido en su misión y visión a través de metas alcanzables.

4. IDEAS FUERZA: Analizar considera la descomposición de un material o un

concepto en partes, determinar cómo las partes se interrelacionan entre ellas o
construyen una estructura de propósito global.

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Desarrollo
1. DEFINICIÓN Y DIFERENCIAS ENTRE REPORTE E INFORMES.

1.1. Concepto de Reporte y su aplicación.

Los reportes representan documentos en los que se plasman datos e información.

Estos documentos se emplean en las áreas más diversas como en la ciencia, la
investigación, el periodismo o el ámbito empresarial u organizacional. El reporte se
puede encontrar en diferentes formatos, tales como: impreso, digital e incluso
audiovisual. En los reportes la información, se caracteriza por ser presentada de forma
más acotada centrada en su desarrollo y propósito principal, siendo de fácil
comprensión para su receptor.

Generalmente, estos estudios responden a una serie de preguntas, o pretenden

comprobar algún tipo de hipótesis en la materia. Es en el reporte donde esta información
está desarrollada, explicada y sistematizada, lista para su presentación a terceros.

Todo reporte, debe guiarse por los principios de un texto expositivo y argumentativo,
ofreciéndole al lector la información de manera pausada, organizada y clara. Debe ser
objetivo, ya que las opiniones, suposiciones o la ficción no tienen cabida en este tipo
de informes.

COMENTARIO DE INTERES:

TEXTO EXPOSITIVO: Forma de expresión para explicar, desarrollar ideas e

informar. Se usa en trabajo intelectual.

TEXTO ARGUMENTATIVO: Forma de expresión en la que se defiende o refuta

una opinión, aportando razones que puedan convencer o seducir al receptor por
pruebas, por sentimiento o emoción.

Aplicación de los Reportes.

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Entonces, el reporte corresponderá a aquel documento que se utilizará cuando se

quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestión. En el mundo laboral
se puede dar diversos usos a este tipo de documentos.
• Puede emplearse internamente dentro de una empresa, por ejemplo, entre
jefes de área con destino al gerente general para darle una acabada idea del
funcionamiento de cada sector.

• Puede ser usado en un establecimiento educativo, por los profesores, para dar
cuenta de cómo se llevó a cabo una determinada cuestión.

• Se utiliza en medios de comunicación, como en la radio, televisión o prensa

gráfica para informar acerca de un hecho o acontecimiento que genera interés
público porque afecta los intereses de una gran parte del público.

• El reporte también puede ser usado para entregar resultados de una

investigación. Este tipo de documento académico o profesional rinde cuentas
respecto a los hallazgos y resultados obtenidos durante un proyecto
investigativo de cualquier naturaleza.

1.2. Concepto de Informe y su aplicación.

Un informe corresponde a un documento que entrega una declaración, escrita u oral

que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata
de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis con el fin de
comunicar algo sucedido o los resultados de una investigación.

En el informe escrito se utiliza el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de
objetividad y se usa para conocer hechos ya acontecidos y anticipar lo que aún no
ocurrió. Se utilizan en el ámbito científico, comercial, organizacional, entre otros.

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Características de un informe:

• Claro: Se usa un lenguaje simple y directo para que sea

comprendido por toda la audiencia a la que se dirige.
• Objetivo: Se basa en hechos e información comprobable y
no incluye las opiniones o punto de vista del redactor.
• Estructurado: Responde a ciertos criterios y se expone
siguiendo una estructura narrativa de: introducción,
desarrollo y conclusión.
• Periódico: Suele publicarse según una determinada
cantidad de tiempo.
• Específico: Tiene un objetivo determinado y apunta a una
temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un campo
de estudio.

Aplicación de los Informes.

Los informes se pueden aplicar en diferentes ámbitos, los cuales dependerán del
propósito del investigador, la extensión, el contenido y sus características:

• Informes científicos: están centrados en una investigación científica y usan

tecnicismos y un lenguaje propio, riguroso y formal. Estos informes se dirigen a
lectores exclusivos, como médicos, investigadores, ingenieros, químicos, etc.

• Informes técnicos: los informes técnicos suelen ir dirigidos a organizaciones

públicas o privadas que han encargado una investigación o estudio sobre un tema
específico. Para la redacción se utilizan tecnicismos y un lenguaje similar a los
textos científicos. Un ejemplo de informe técnico son los informes de gestión, los
informes de prácticas y los informes de lectura. En la Prevención de Riesgos, se
utiliza este tipo de informes, con variados tecnicismos relacionados al control de
accidentes y enfermedades profesionales.

• Informes de divulgación: estos documentos se dirigen al público general, por lo

que suelen escribirse en lenguaje accesible y comprensible para todos los lectores.
Se suelen presentar en periódicos, revistas u otras publicaciones.

• Informe Expositivo: Informa sobre la manera en que se realizó un proyecto.

• Informe Demostrativo: Pretende demostrar una tesis a través de la presentación

de pruebas o evidencias.

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• Informe Interpretativo: Expone los datos que sustentan una solicitud o punto de
vista particular sobre un fenómeno.

• Informes mixtos: se redacta para diferentes tipos de destinatarios que por lo

general son el público en general, e instituciones ya sea públicas o privadas. El
lenguaje utilizado en este tipo de escritos es entendible por todas las personas a
las cuales está destinado.

• Informe de investigación: tiene el propósito de informar, y posee objetivos por

cumplir, que representan el análisis de las necesidades de la investigación. Con
ellos es posible presentar de forma detallada los resultados obtenidos durante la
recolección de datos de una investigación.

1.3. Diferencia entre Reporte e Informe.

Como ya se ha mencionado anteriormente, el objetivo del Informe es transmitir

información detallada de un hecho o suceso. En cambio, el Reporte presenta
información respecto a un área específica y tiende a mostrar, sobre todo, anomalías o
aciertos de un evento particular.

En todas las áreas, tanto académicas, profesionales, y científicas se leen y se producen

informes y reportes; para ello es necesario establecer con claridad el objetivo o
propósito que ejercerá el documento y la relevancia de la información que ha de
presentarse, ya que muchos informes y reportes están orientados a promover un
cambio en una actitud o proceso, es decir, tienen una función persuasiva. Asimismo, es
necesario establecer los datos de identificación del proceso, como el lugar, la fecha de
elaboración, el área específica, etc.

Un aspecto muy importante en la elaboración de este tipo de documentos es la precisión

léxica (uso adecuado de las palabras y expresiones conforme a su significado y
sentido), debido a que se deben emplear palabras apropiadas al área en que se
produce; es decir, si es un reporte financiero este debe realizarse con palabras que
impliquen procesos de esa disciplina. En el área de prevención de riesgos, se utilizan
variados tecnicismos y bases legales, en la elaboración de este tipo de documentos.

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COMENTARIO DE INTERES:

• Dentro de una organización un reporte tiende a ser de carácter formal y menos

extenso y detallado, además puede ser utilizado a diario (ejemplo: reporte
diario de condiciones y acciones subestándar dentro de una organización).
Principalmente menciona los resultados obtenidos de algo que se realizó o se
requiere conocer, sin hacer comentario o análisis de los resultados.

• En cambio, el informe se utiliza en el ámbito organizacional, en un nivel de

mayor jerarquía, y al igual que el anterior, debe ser de carácter formal. Puede
ser utilizado, de forma mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual
(ejemplo: informe mensual de accidentabilidad y siniestralidad en una
organización). Principalmente menciona los resultados obtenidos de algo que
se realizó o se requiere conocer, realizando un análisis y comentarios de los
resultados obtenidos

2. CARACTERISTICAS DE UN REPORTE.

2.1. El Reporte y sus características.

Con respecto a las características de un reporte, este puede encontrarse en formato

impreso, en formato digital, o en formato audiovisual, lo cual depende del medio o área
en el cual circule. Como se ha mencionado anteriormente el objetivo principal de un
reporte es de informar sobre un determinado tema de forma clara y efectiva.

Por otra parte, el reporte también puede enfocarse en una conclusión sobre una
determinada investigación y entonces asumir la estructura de problemas-soluciones.

En los casos de que el reporte sea en formato impreso es habitual que se acompañe
con imágenes, gráficos, tablas y notas, tendientes a apoyar lo que se expresa en
palabras y entregar mayor claridad al receptor.

El reporte requiere de preparación previa, es decir, su creador deberá reunir toda la

información concerniente al tema a tratar y deberá aportar la información necesaria que
permitan al receptor comprender su contenido. El realizador (emisor) deberá verificar
los datos o informaciones que en el documento exponga, y en los casos que
corresponda debe recomendar las soluciones más pertinentes para solucionar el tema
que trate.

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En relación a la estructura del reporte, según el tema en cuestión y los propósitos que
tenga, un reporte, puede ir desde lo más simple y sencillo, con títulos que designan el
tema que se abordará o bien añadirle además de eso, diagramas, gráficos, tablas,
apéndices, notas al pie de página, hipervínculos, etc.

2.1.1. Elementos y clasificación de los reportes.

El reporte normalmente está compuesto por seis partes que se describirán a

continuación:

1. Portada: contiene información esencial sobre el autor e indica el título.

2. Índice: Lista todo el contenido de manera abreviada.
3. Introducción: Proporciona información básica relevante sobre el tema del
reporte y pone el estudio en contexto, guiando a los receptores y ayudando a los
emisores a describir la profundidad y los desafíos del estudio.
4. Cuerpo: desarrollo completo del tema tratado.
5. Conclusiones: Reúne los resultados más destacados del mismo y que facilitan
la resolución de los interrogantes.
6. Bibliografía: Lista en orden alfabético y cronológicamente la literatura que se
empleó para confeccionarlo.

Pero, también, se pueden encontrar reportes en donde se considere dentro de la

estructura los siguientes puntos, haciendo de esta forma que el reporte sea más
acotado y se centre en el desarrollo de la información:

Estructura básica de un reporte:

• 1. El título.
• 2. La fecha de realización.
• 3. El nombre de su autor o autores.
• 4. Desarrollo de la información
• 5. Firma del realizador.

2.2. Ejemplos de Reporte.

El reporte describe hechos y sucesos relativos a un tema en particular, información que

va dirigida generalmente a un superior (maestro, director, jefe o superior laboral,

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comités, consejos de administración, y diversos mandos superiores en jerarquía a quien

se debe realizar el reporte), aunque también pueden dirigirse a otras personas como al
público en general.

Los reportes de igual forma se pueden expresar de forma oral, pero generalmente se
prefiere que se redacten por escrito, en especial cuando se trata de reportes dentro de
instituciones públicas, privadas y dentro de empresas. En estos casos el reporte debe
contar con ciertas normas para su redacción, como la exposición de los temas y
actividades de manera jerarquizada, pudiendo ser por orden de hechos o de su
importancia. Su redacción se realiza para que sea fácil su comprensión por parte de
quien lo lee, así como de una extensión generalmente no muy grande, como se expuso
anteriormente.

Los reportes se pueden encontrar dos tipos de formatos, tales como:

Reportes Orales: Son aquellos que se realizan de manera oral a la autoridad

superior a quién se le reporta.
Reportes Escritos: Estos son redactados de manera ordenada y jerarquizada,
presentando la relación de hechos y sucesos durante una labor o investigación.

Los reportes se pueden clasificar según a quien van dirigidos:

Reportes a un superior: Estos se dirigen a una autoridad superior, como bien

podría ser un jefe, maestro, director, jefe de departamento, o cualquier otra
autoridad jerárquicamente superior al emisor del documento, ya sea en una
empresa o institución.
Reportes a un público en general: Estos son aquellos que brindan una
información determinada a un público más generalizado, siendo que estos suelen
ser en forma de noticia, es el caso de reportes médicos o climatológicos entre otros,
que tienen un interés general y que suelen ser difundidos mediante medios
impresos o audiovisuales (usando de periódicos, televisión, radio emisoras, etc.).

También, se pueden identificar, según su tema a tratar:

Técnico: Aquellos que dan detalles técnicos sobre de un problema o cuestión.

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De investigación: relatan resumidamente, los pasos, fallos y aciertos dentro de

una investigación, así como los resultados.
De lectura: Estos son propios del ámbito escolar.
Noticioso: Se enfocan en informar a un público sobre de un hecho o suceso.
De hechos: Estos brindan la información de un hecho o suceso de manera
detallada y concisa.
Otros tipos de reporte: Reporte médico, Reporte militar, Reporte policial, Reporte
climatológico, Reporte de trabajo escolar.

PREGUNTAS CLAVES:

¿En el ámbito laboral los reportes e informes consideran la misma estructura?

¿En la realización de un reporte se debe utilizar un lenguaje formal y la información

proporcionada debe ser acotada?

a. Ejemplo de Reporte Ventas:

Reporte de Ventas Semanal

Dirigido a: Realizado por:

Gerente de ventas KLM S.A. Francisca González G.
Pedro Campos R. Departamento de venta KLM S.A.

Por medio del presente, le informo sobre las ventas realizadas durante la última semana, en
la local casa matriz, en relación a los 11 nuevos productos de la marca A2M, que se
encuentran en comercialización dentro del local:

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Con Respecto a la proyección esperada para la semana, la cual corresponde a: $1.150.000.

Las ventas realizadas de productos de la marca correspondieron a: $946460, Lo que nos
deja una diferencia de $168540, en relación a lo proyectado.

b. Ejemplos de Reporte de Acciones y Condiciones Inseguras:

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3. CARACTERISTICAS DE UNA LISTA DE CHEQUEO.

3.1. El Check List y sus características.

Los Check List o listas de chequeo, se pueden encontrar con diferente nombre, tales
como: listas de control u hojas de verificación. Este tipo de documentos, corresponden
a formatos creados para el control de actividades repetitivas, vigilar el cumplimiento de
una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se
usan para efectuar comprobaciones metodológicas de actividades o productos
asegurándose de que el trabajador o inspector no deje ningún aspecto importante sin
revisar.

En la Prevención de riesgos, este tipo de documentos es sumamente utilizado para dar

cumplimiento al programa de prevención de riesgos de la organización, ya que permiten
la verificación y análisis del GEMA (gente, equipo, material y ambiente).

COMENTARIO DE INTERES:

• Una ventaja de los check list es que, ayudan a sistematizar las actividades a
realizar, y una vez rellenados sirven como registro, que podrá ser revisado
posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en
un momento dado para efectuar análisis de su comprobación y aplicación
sobre una determinada actividad.

PREGUNTAS CLAVES:

¿Cualquier tipo de entidad u organización puede diseñar un check list, según sus
necesidades?

¿Es posible crear check list para el control de cualquier tipo de actividad?

3.2. Principales usos de los Check List.

En definitiva, se utilizan principalmente para la realización de comprobaciones rutinarias

y para asegurar que el encargado de dichas comprobaciones no se le pase nada por
alto, además para la obtención de datos sobre un determinado tema.

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Los principales usos del Check List:

• Realización de actividades en las que es importante que no se
olvide ningún paso y/o se deben efectuar según un orden
establecido por la tarea.
• Realización de inspecciones donde se debe dejar constancia
de cuáles han sido los puntos inspeccionados.
• Verificar o examinar artículos.
• Examinar o analizar la localización de defectos. Verificar las
causas de los defectos.
• Verificación y análisis de operaciones.
• Verificar y analizar la metodología de trabajo de un trabajador,
en relación a una determinada función o proceso.
• Recopilar datos para su futuro análisis.

3.3. Ejemplos de Check List.

Es importante que los Check List queden claramente establecidos e incluyan todos los
aspectos que puedan aportar datos de interés para la organización. Por esta razón, es
importante que quede correctamente considerado en el documento, al menos los
siguientes aspectos:

Qué tiene que controlarse o chequearse.

Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad (qué es lo correcto y qué es
lo incorrecto).
Cada cuánto tiempo se debe aplicar: frecuencia de control o chequeo.
Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables.
También se debe disponer de un apartado de observaciones con el fin, de que el
realizador del documento pueda argumentar, justificar o entregar algún tipo de
información sobre posibles motivos que han causado algún tipo de disconformidad
la revisión y realización del Check List:

Por otro lado, si se va utilizar de los Check List para la obtención de datos. Los datos
obtenidos, mediante su aplicación se pueden utilizar para construir gráficos o diagramas
para controlar la evolución de una característica o actividad. También se utilizan para
reportar diariamente el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia y/o
dispersión de la producción, sin que sea necesaria la realización de estadísticas o
gráficas de mayor complejidad.

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Algunos aspectos a verificar en un proceso son

estos:
• ¿Se han seguido los procedimientos?
• ¿Se cumple con la normativa aplicable de la tarea?
• ¿Los productos o maquinarias cumplen con sus
especificaciones?
• ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad,
etc. están dentro de las tolerancias?
• ¿Se han rellenado los registros?
• ¿Se ha detectado alguna incidencia?
• ¿Los equipos estaban en correcto estado de
mantenimiento?
• ¿Los equipos se encontraban calibrados / verificados?
• ¿Los equipos o maquinarias cuentan con sus resguardos de
seguridad?
• ¿El producto final es conforme?, entre otros.

Para la elaborar un Check List, se deben considerar una serie de pasos, tales como:

1. Definir quien la elaborará y para que se quiere realizar la lista. Determinando

claramente el objetivo, es decir que se busca con la lista. Se recomienda tener
entre 10 o 12 ítems a controlar.
2. Observar el proceso, actividad, equipo o proyecto a evaluar para convertirlo en
los ítems a verificar.
3. Analizar toda la información e ir realizando un listado, describiendo los ítems que
conformarán la lista de chequeo.
4. Verificar la lista con los ítems descritos, es decir, anular aquellos criterios que se
han repetido o es preferible unir en una, los ítems que no se requiere que
aparezcan individualmente.
5. Establecer el formato que queremos utilizar y hacer un manual de instrucciones.
6. La lista debe considerar un encabezado con:
➢ Nombre de la empresa.
➢ Proyecto, trabajo, actividad a controlar, evaluar o verificar.
➢ Fecha.
➢ Responsable.
➢ Contenido: Definir los ítems a evaluar, de fácil aplicación
7. Realizar una prueba piloto con el formato y el manual de instrucciones.
8. Retroalimentar el equipo de trabajo sobre la información, con el fin de hacer
ajustes pertinentes de forma y de contenido.

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9. Normalizar el formato a utilizar y aplicarlo de acuerdo con el cronograma que se

establezca.
10. Retroalimentar de manera periódica los avances o retrocesos del asunto que se
está controlando.

Ejemplos de aplicación de listas de chequeo:

a. Check List verificación cumplimiento Decreto Supremo N°594

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b. Lista de Chequeo Inicial: Identificación y Evaluación de Factores de Riesgos de

Trastornos Musculo Esqueléticos Extremidades Superiores.

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c. Check List Trabajo en Altura:

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Conclusión

En conclusión, el uso de estos elementos, como lo son los informes, reportes o check
list, en términos generales estos tres documentos conllevan un trabajo cuyos resultados
será el esperado según los requerimientos del solicitante. En cualquiera de los casos
la aplicación de este tipo de documentos, siempre será necesario preparar previamente
todo el material que permita su desarrollo. De esta forma, se dar cuenta de lo esencial,
con una explicación para su comprensión.

Dentro del desarrollo de una investigación, no se considerará realizada por completo,

hasta que se prepare el informe o reporte que permita entregar los resultados obtenidos
de un proyecto de investigación, de esta forma se difundirán los resultados según los
solicitantes o receptores.

Como se analizó en el presente material de estudio, un informe de investigación

representa el resultado final de un trabajo de investigación. La articulación o estructura
de las partes de un informe constituye el modo en que se ordenarán, clasificarán y
representarán los datos o información obtenida.

En cambio, el reporte representa el método para entregar una determinada información

de algún hecho reciente. La información y datos que se entregan en el reporte son mas
acotados en relación al informe. En el ámbito laboral, es común la utilización de este
tipo de documentos para comunicar el desarrollo de los objetivos propuestos por una
entidad u organización, los cuales según la jerarquía del solicitante se definirá el tipo
de estructura que considerará.

Finalmente, los check list, cumplen el objetivo de garantizar que, durante la realización
de los controles, no se olvide nada importante durante su proceso de ejecución,
garantizando de esta forma, que las actividades se realicen de forma organizada.

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Bibliografía

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