MATRIZ DE COMUNICACIONES

SISTEMA DE GESTION TIPO QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR

Ingreso del personal

Todo el personal
CALIDAD Politica y Objetivos En campañas de sensibilización
Interna Contratistas
ISO 9001:2015 Integrales y sostenimiento.
Partes Interesadas
Cuando se actualice.

Ingreso del personal

CALIDAD Directrices Misión, visión y En campañas de sensibilización
Interna Todo el personal
ISO 9001:2015 valores y sostenimiento.
Cuando se actualice.

CALIDAD Información Documentada Ingreso de personal

Interna Todo el personal
ISO 9001:2015 del SGI Cuando se actualice.

CALIDAD Dependiendo de la periodicidad

Interna Desempeño de los procesos Gerencia General
ISO 9001:2015 del proceso

CALIDAD
Interna Desempeño del SGC Revision por la direccion Gerencia General
ISO 9001:2015

CALIDAD Resultados de la evaluacion Durante la revision de la

Interna Gerencia General
ISO 9001:2015 de satifaccion del clientes direccion

CALIDAD Cada vez que se establezca un

Interna Programa de auditoria Responsables de los procesos
ISO 9001:2015 programa de auditoria

CALIDAD
Interna Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas Responsables de los procesos
ISO 9001:2015

CALIDAD Resultados de la auditoria Todo el personal

Interna Al finalizar la auditoria
ISO 9001:2015 interna Gerencia general

Responsable de los procesos.

CALIDAD Estados de la acciones Continuo desde la apertura Responsables de la
Interna
ISO 9001:2015 correctivas y mejoras hasta el cierre de la accion acciones
Coordinador del SGC

Cuando haya una no

CALIDAD No conformidades en el
Interna conformidad del servicio o del Proveedor
ISO 9001:2015 productos y servicios
productos

Cambios en las actividades de

CALIDAD Actualizacion de documentos
Interna los procesos / actualizacion de Responsable de los procesos
ISO 9001:2015 de los procesos del SGI
herramientas y medios

CALIDAD Ingreso de nuevo personal, Gerencia General

Interna Responsabilidad y autoridad
ISO 9001:2015 Reinducción Responsables de los procesos

A todo el personal de Comercial y

CALIDAD Cada vez que se establezcan Mercadeo, Desarrolladores
Interna Requisitos de los Clientes
ISO 9001:2015 nuevos requisitos Tecnicos, Gerente General,
Producción, R&D

CALIDAD Cada vez que haya un cambio

Interna Mapa de Proceso Todo el personal
ISO 9001:2015 en la version
 CALIDAD Planes de mejoramiento de Después de evaluación de
Interna Todo el personal
ISO 9001:2015 competencia desempeño por competencias

CALIDAD Cuando se genera una

Interna Necesidades de compra Coordinador de Compras
ISO 9001:2015 necesidad

CALIDAD Según las necesidades de cada

Interna Mantenimiento Coordinador de manteniento
ISO 9001:2015 area

CALIDAD De acuerdo a la necesidad de

Interna Riesgos y Oportunidades Todo el personal
ISO 9001:2015 registro o seguimiento.

CALIDAD Actualizaciones de la NTC De acuerdo al cronograma de

Interna Todo el personal
ISO 9001:2015 ISO 9001 actividades

CALIDAD Cada vez que se establezcan

Externa Requisitos de los Clientes Todo el personal
ISO 9001:2015 nuevos requisitos

CALIDAD Cada vez que se genere una Gerencia y Responsables del

Externa Quejas o Reclamos
ISO 9001:2015 Queja o Reclamo proceso

CALIDAD Cuando sea necesario y

Externa Portafolio de productos Clientes y partes interesadas
ISO 9001:2015 oportuno

Encontrar la mejor solucion

CALIDAD Requerimientos de la
Externa tecnica y economica a una Proveedores y partes interesadas.
ISO 9001:2015 organización.
necesidad en la organización.

Ingreso del personal

Todo el personal
MEDIO AMBIENTE Politica y Objetivos En campañas de sensibilización
Interna Contratistas
ISO 14001:2015 Integrales y sostenimiento.
Partes Interesadas
Cuando se actualice.

MEDIO AMBIENTE Información Documentada Ingreso de personal

Interna Todo el personal
ISO 14001:2015 del SGI Cuando se actualice.

MEDIO AMBIENTE
Interna Desempeño del SGA Revision por la direccion Gerencia General
ISO 14001:2015
MEDIO AMBIENTE Dependiendo de la periodicidad
Interna Indicadores Ambientales Gerencia General
ISO 14001:2015 del proceso

Cambios en las actividades de

MEDIO AMBIENTE Procedimientos e
Interna los procesos / actualizacion de Responsable de los procesos
ISO 14001:2015 instrucciones Ambientales
herramientas y medios

MEDIO AMBIENTE Aspectos ambientales Cambios en las actividades de

Interna Responsable de los procesos
ISO 14001:2015 significativos los procesos

Responsable de los procesos.

MEDIO AMBIENTE Estados de la acciones Continuo desde la apertura Responsables de la
Interna
ISO 14001:2015 correctivas y mejoras hasta el cierre de la accion acciones
Coordinador del SGC

MEDIO AMBIENTE Ingreso de nuevo personal, Gerencia General

Interna Responsabilidad y autoridad
ISO 14001:2015 Reinducción Responsables de los procesos
 MEDIO AMBIENTE Requisitos legales y otros Cada vez que se actualicen o se Gerencia General
Interna
ISO 14001:2015 requisitos generen nuevos requisitos Responsables de los procesos

Cada vez que se presenten

MEDIO AMBIENTE Actuación en situaciones de Todo el personal
Interna situaciones de emergencias
ISO 14001:2015 emergencia MA Partes Interesadas
ambientales

MEDIO AMBIENTE Simulacros de emergecias Todo el personal

Interna Cada vez que se programen
ISO 14001:2015 ambientales Partes Interesadas

MEDIO AMBIENTE Resultados de la auditoria Todo el personal

Interna Al finalizar la auditoria
ISO 14001:2015 interna Gerencia general

MEDIO AMBIENTE Actualizaciones de la NTC De acuerdo al cronograma de

Interna Todo el personal
ISO 14001:2015 ISO 14001 actividades

MEDIO AMBIENTE De acuerdo a la necesidad de

Interna Riesgos y Oportunidades Todo el personal
ISO 14001:2015 registro o seguimiento.

Respuesta a Peticiones, Cada vez que se genere una

MEDIO AMBIENTE
Externa Quejas o Reclamos de Petición, Queja o Reclamo por Partes Interesadas
ISO 14001:2015
Medio Ambiente las partes intersadas
Solicitudes de cumplimiento
MEDIO AMBIENTE Cada vez que lo solicite la Autoridad ambiental y demas
Externa a Requisitos legales y otros
ISO 14001:2015 autoridad ambiental partes interesadas
requisitos

SEGURIDAD Y SALUD
• Ingreso de personal
EN EL TRABAJO Política de Calidad, Mision,
Interna • A todo el personal de DCA
Dec. 1072/15 Vision y Objetivos de SST
Actualización
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
• Ingreso de personal
EN EL TRABAJO
Interna Procedimientos del SGSST • A todo el personal de DCA
Dec. 1072/15
Actualización
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Dependiendo de la periodicidad
Interna Desempeño de los procesos Responsables de los procesos
Dec. 1072/15 del proceso
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
Interna Desempeño del SGSST Revision por la direccion Comité de SGI
Dec. 1072/15
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Resultados de la evaluacion Durante la revision de la
Interna Responsable de los procesos
Dec. 1072/15 de satifaccion del clientes direccion
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO cada vez que se establezca un
Interna Programa de auditoria Auditor lider
Dec. 1072/15 programa de auditoria
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
Interna Plan de auditoria interna Previo a la auditoria internas Responsable de los procesos
Dec. 1072/15
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Resultados de la auditoria
Interna Al finalizar la auditoria Responsable de los procesos
Dec. 1072/15 interna
Res. 0312/19
SEGURIDAD Y SALUD Responsable de los procesos.
EN EL TRABAJO Estados de la acciones Continuo desde la apertura Responsables de la
Interna
Dec. 1072/15 correctivas y mejoras hasta el cierre de la accion acciones
Res. 0312/19 Coordinador del SGC

SEGURIDAD Y SALUD
Cambios en las actividades de
EN EL TRABAJO Actualizacion de documentos
Interna los procesos / actualizacion de Responsable de los procesos
Dec. 1072/15 de los procesos del SGSST
herramientas y medios
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Ingreso de nuevo personal a los
Interna Responsabilidad y autoridad Trabajadores y partes interesadas
Dec. 1072/15 proyectos
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cada vez que se establezcan
Interna Requisitos de los Clientes A todo el personal de DCA
Dec. 1072/15 nuevos requisitos
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cada vez que haya un cambio
Interna Mapa de Proceso A todo el personal de DCA
Dec. 1072/15 en la version
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Planes de mejoramiento de Después de evaluación de Al personal involucrado en el
Interna
Dec. 1072/15 competencia desempeño por competencias proyecto
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cuando se genera una Al personal involucrado en el
Interna Necesidades de compra
Dec. 1072/15 necesidad proyecto
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO De acuerdo al cronograma de
Interna Manteniento Jefe de manteniento
Dec. 1072/15 actividades
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Informe estadístico de Cada vez se haga revision de
Interna Recursos Humanos
Dec. 1072/15 Ausentismo esta
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Tratar temas relacionado con la
EN EL TRABAJO Reunión mensual de
Interna seguridad y Salud en el Trabajo Integrante de COPASST
Dec. 1072/15 COPASST
de DCA TECHNOLOGY
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD Plan Anual de Seguridad y

Dar a conocer las actividades a
EN EL TRABAJO Salud en el Gerencia Partes
Interna realizar anualmente en materia
Dec. 1072/15 Trabajo(Objetivos, metas y interesadas
de salud ocupacional
Res. 0312/19 programas

SEGURIDAD Y SALUD Informar a los integrantes de las

EN EL TRABAJO Reunion de Brigadas de brigadas las fechas, horarios y
Interna Integrantes de Brigadas
Dec. 1072/15 Emergencias temáticas de las reuniones con
Res. 0312/19 brigadas de emergencia.

Dar a conocer a todas las

SEGURIDAD Y SALUD personas que visitan la oficina
EN EL TRABAJO de DCA TECHNOLOGY, las
Interna Ruta de Evacuacion Trabajadores
Dec. 1072/15 rutas de evacuación previstas
Res. 0312/19 por la empresa en caso de
emergencias.
SEGURIDAD Y SALUD
Identificación de peligros, Dar a conocer los peligros a los
EN EL TRABAJO
Interna evaluación y control de que esta expuestos dentro de la Trabajadores
Dec. 1072/15
riesgos instalaciones de la empresa
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Cuando se modifique la
EN EL TRABAJO Requisitos legales y otros
Interna legislación aplicable en Todos el personal
Dec. 1072/15 requisitos
Seguridad ySalud en el Trabajo
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Dar a conocer la
EN EL TRABAJO
Interna RSE responsabilidad social y Partes Interesadas
Dec. 1072/15
empresarial
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Entrega de orden de servicio
Interna Exmanen medico Medica de sst
Dec. 1072/15 medico y examen clinicos
Res. 0312/19

Hacer afiliacion en la plataforma

SEGURIDAD Y SALUD
de la entidad a la cual el
EN EL TRABAJO Afiliacion del trabajor ARL,
Interna trabajador esta afiliados o Trabajador
Dec. 1072/15 EPS, AFP, PARAFISCALES
escoja, excepto la ARL Y
Res. 0312/19
PARAFISCALES

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
Interna Reunion de copasst Cada fin de mes Representante de comite
Dec. 1072/15
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Reunion deL Comité
Interna Cada tres meses Representante de comite
Dec. 1072/15 Convivencia
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO
Interna Requisitos legales Cada mes Coordinador del SGI
Dec. 1072/15
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cada vez que haya una
Interna Inspecciones Gerencia y Copasst
Dec. 1072/15 ocurrencia en el cronograma
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cada vez que se establezcan
Externa Requisitos de los Clientes A toda la Entidad
Dec. 1072/15 nuevos requisitos
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Cada vez que se genere una
EN EL TRABAJO Peticiones, Quejas o Gerencia y Responsables del
Externa Petición, Queja o Reclamo al
Dec. 1072/15 Reclamos del SST proceso
Interior de la Entidad
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Dar a conocer los servicios y Cuando sea necesario y
Externa Clientes y partes interesadas
Dec. 1072/15 productos de la empresa oportuno
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Cuando haya una no
EN EL TRABAJO No conformidades en el
Externa conformidad del servicio o del Coordinador de SGC
Dec. 1072/15 productos y servicios
productos
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cuando se genera una Al personal involucrado en el
Externa Necesidades de compra
Dec. 1072/15 necesidad proyecto
Res. 0312/19
SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Resultados de la auditoria Gerencia, RRHH y Responsables
Externa Al finalizar la auditoria
Dec. 1072/15 Externa del proceso
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Mantenimiento de equipo de Cada vez que exista la
Externa Mantenimiento, proveedor, Cliente
Dec. 1072/15 comunicación necesidad
Res. 0312/19

Dar a conocer a todas las

SEGURIDAD Y SALUD personas que visitan la oficina
EN EL TRABAJO de DCA TECHNOLOGY, las
Externa Ruta de Evacuacion Visitantes Partes interesadas
Dec. 1072/15 rutas de evacuación previstas
Res. 0312/19 por la empresa en caso de
emergencias.

SEGURIDAD Y SALUD
Identificación de peligros, Dar a conocer los peligros a los
EN EL TRABAJO Vistantes, contratista y Partes
Externa evaluación y control de que esta expuestos dentro de la
Dec. 1072/15 interesadas
riesgos instalaciones de la empresa
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Cuando se modifique la
EN EL TRABAJO Requisitos legales y otros
Externa legislación aplicable en Parte interesadas
Dec. 1072/15 requisitos
Seguridad ySalud en el Trabajo
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Dar a conocer la
EN EL TRABAJO
Externa RSE responsabilidad social y Partes Interesadas
Dec. 1072/15
empresarial
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Orden de prestacion de servicio
EN EL TRABAJO Orden de servicio medico y Proveedor de servicio medico y
Externa medico y clinicos al personal de
Dec. 1072/15 clinicos clinicos
la empresa
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Dar a conocer la norma dentro
EN EL TRABAJO
Externa Requisitos del cliente de su instalaciones con curso Cliente
Dec. 1072/15
de ingreso
Res. 0312/19

Hacer afiliacion en la plataforma

SEGURIDAD Y SALUD
de la entidad a la cual el
EN EL TRABAJO Afiliacion del trabajor ARL,
Externa trabajador esta afiliados o EPS; ARL; AFP; Parafiscales
Dec. 1072/15 EPS, AFP, PARAFISCALES
escoja, excepto la ARL Y
Res. 0312/19
PARAFISCALES

SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO Cuando haya una no
Externa Inspecciones Gerente y compra
Dec. 1072/15 conformidad en la inspecciones
Res. 0312/19

SEGURIDAD Y SALUD
Dar a conocer la
EN EL TRABAJO
Externa RSE responsabilidad social y Partes Interesadas
Dec. 1072/15
empresarial
Res. 0312/19

Divulgacion de politicas, Por lo menos una vez al año.

SISTEMA DE GESTION
objetivos y directrices Cada vez que se generen
EN HIGIENE Interna Todo el personal
Gerenciales sobre el sistema cambios de las politicas,
ALIMENTARIA
HACCP objetivos y directrices

SISTEMA DE GESTION
Información Documentada Ingreso de personal
EN HIGIENE Interna Todo el personal
del sistema HACCP Cuando se actualice.
ALIMENTARIA
SISTEMA DE GESTION
Actualizacion de programas Dependiendo de la peridiocidad
EN HIGIENE Interna
prerrequisitos del la actualizacion Gerencia General
ALIMENTARIA
SISTEMA DE GESTION
Cambios en materias primas Antes de que se ejecute el
EN HIGIENE Interna CALIDAD
y servicios cambio
ALIMENTARIA
SISTEMA DE GESTION
Cambio de maquinaria y Antes de que se ejecute el
EN HIGIENE Interna Personal Operativo
equipos cambio
ALIMENTARIA Lideres de proceso
SISTEMA DE GESTION
Resultados de la auditoria
EN HIGIENE Interna Al finalizar la auditoria
interna Gerencia general
ALIMENTARIA
SISTEMA DE GESTION
Cada vez que se genere una Gerencia y Responsables del
EN HIGIENE Externa Quejas o Reclamos
Queja o Reclamo proceso
ALIMENTARIA

Autoridad sanitaria
SISTEMA DE GESTION
Retiro de productos no Clientes y/o consumidores
EN HIGIENE Externa Cuando se presente el evento
conformes por inocuidad Secretaria de Salud municipal
ALIMENTARIA
CACIONES

COMO COMUNICAR QUIEN COMUNICA REGISTRO

Reuniones, Capacitaciones
Gerente General
Carteleras, Folletos, Correo Registro de asistencia
Coordinador de Gestión
electrónico, Información documentada Correo electronico
Integral
del SGI

Reuniones, Capacitaciones
Gerente General
Carteleras, Folletos, Correo Registro de asistencia
Coordinador de Gestión
electrónico, Información documentada Correo electronico
Integral
del SGI

Reuniones, Capacitaciones Coordinador de Gestión Registro de asistencia

Carteleras, Folletos, Correo Integral Software SGI
electrónico, Comunicado interno Lider del proceso Correo electronico

Seguimiento a los
Responsables de los procesos del SGI
Informe de indicadores
procesos Acciones Correctivas y
de mejora
Coordinador de Gestión Informe de la revision por
Informe de la revision por l a direccion
Integral la direccion

Informe de la evaluacion
Informe de Satisfacción del Cliente Jefe de Mercadeo
de satifaccion del cliente

Coordinador de Gestión Registro de asistencia

Reunion
Integral Auditor lider Correo electronico

Reunion
Coordinador de Gestión Registro de asistencia
Comunicado interno
Integral Auditor lider Correo electronico
Correo electrónico

Reunion Coordinador de Gestión Informe de la auditoria

Correo electrónico Integral Auditor lider Interna

Registro y
documentaciones y
Responsables
Correo electronico seguimiento eficaz de la
asignados
acciones correctivas y de
mejoras del SGI

Informe de reclamos a
Correo electronico Jefe de Calidad
proveedores

Acta de reuniones y
Correo electronico Responsables
informes de la Reunion
Reuniones asignados
Software de SGI

Coordinador de Gestión Registro de inducción y/o

Descripción del cargo
integral Reindución

Registro de asistencia
Correo electronico
Comercial y Mercadeo
Reuniones
Actas de Reuniones

Reuniones, Capacitaciones Registro de asistencia

Coordinador de Gestión
Carteleras, Folletos, Correo Software SGI
Integral
electrónico, Comunicado interno Correo electronico
 Responsable del
Reuniones Successfactors Puratos
proceso

Cotizacion, orden de
Orden de Compra Responsable del compra, Factura y
Correo electronico proceso garantia, Correo
electronico

Software de
Software de Mantenimiento Responsable del
Mantenimiento
Orden de servicio proceso
Orden de servicio
Reuniones
Responsable del Matriz de Riesgos y
Correo electronico
proceso Oportunidades
Charlas, Carteleras
Reuniones Registro de asistencia
Coordinador de Gestión
Correo electronico
Integral
Charlas, Carteleras Actas de Reuniones
Registro de asistencia
Comercial y Mercadeo
Verbal, charlas y conferencias
Gerente General Actas de Reuniones
Correo electronico
Gestor de Reclamos
Correo electronico Jefe de Calidad Correo electronico
Indicador Q&R

Correo electronico,visita, Comercial y Mercadeo

Acuerdos comerciales
capacitaciones Gerente General, R&D

Correo Electronico, Documento Fisico Responsable del Propuestas comerciales

o en medio magnetico. proceso Cotizaciones

Reuniones, Capacitaciones
Gerente General
Carteleras, Folletos, Correo Registro de asistencia
Coordinador de Gestión
electrónico, Información documentada Correo electronico
Integral
del SGI

Reuniones, Capacitaciones Coordinador de Gestión Registro de asistencia

Carteleras, Folletos, Correo Integral Software SGI
electrónico, Comunicado interno Lider del proceso Correo electronico
Coordinador de Gestión Informe de la revision por
Informe de la revision por l a direccion
Integral la direccion
Seguimiento a los
Coordinador de Gestión
Informe de indicadores procesos del SGI
Integral

Acta de reuniones y
Correo electronico Responsables
informes de la Reunion
Reuniones asignados
Software de SGI

Reuniones, Capacitaciones
Registro de asistencia
Carteleras, Folletos, Correo Coordinador de Gestión
Correo electronico
electrónico, Información documentada Integral
Software SGI
del SGI

Registro y
documentaciones y
Responsables
Correo electronico seguimiento eficaz de la
asignados
acciones correctivas y de
mejoras del SGI

Coordinador de Gestión Registro de inducción y/o

Descripción del cargo
integral Reindución
 Reuniones, Capacitaciones Registro de asistencia
Coordinador de Gestión
Correo electrónico, Información Correo electronico
integral
documentada del SGI Software SGI
Reuniones, Capacitaciones
Coordinador de Gestión Registro de asistencia
Carteleras, Folletos, Correo
integral Correo electronico
electrónico, Informes
Reuniones, Capacitaciones
Coordinador de Gestión Registro de asistencia
Carteleras, Folletos, Correo
integral Correo electronico
electrónico, Informes

Reunion Coordinador de Gestión Informe de la auditoria

Correo electrónico Integral Auditor lider Interna

Reuniones Registro de asistencia

Coordinador de Gestión
Correo electronico
Integral
Charlas, Carteleras Actas de Reuniones
Reuniones
Responsable del Matriz de Riesgos y
Correo electronico
proceso Oportunidades
Charlas, Carteleras

Carta, informe de resultados Coordinador de Gestión

Carta, Correo electronico
Correo electronico integral

Carta, informe de resultados Coordinador de Gestión

Carta, Correo electronico
Correo electronico integral

Reuniones de difusión, Corrreo,

Coordinador del SGSST Lista asistencia y correo
folletos

Reuniones de difusión, Corrreo,

Coordinador del SGSST Lista asistencia y correo
folletos

• Seguimiento a los
procesos del SGSST
Envío de informe a través de sistema
Coordinador del SGSST • Acciones
web de indicadores
Correctivas, preventivas y
de mejora

Informe de la revision por

Informe de la revision por la direccion Gerencia
la direccion

Informe de la evaluacion
envio de informe por Email Gerencia
de satifaccion del cliente

Acta de reuniones y
Reunion Coordinador del SGSST
informes de la Reunion

Formato del plan de

comunicación interna Auditor lider
auditoria

Entrega de informe general y por

Informe de la auditoria
proceso. Envio de Coordinador del SGSST
Interna
informe por Email
 Registro y
documentaciones y
Responsables
Correo electronico seguimiento eficaz de la
asignados
acciones correctivas y de
mejoras del SGSST

Correo electronico Responsables Acta de reuniones y

Reuniones asignados informes de la Reunion

perfiles, hoja de vida y entrega de Contarto de trabajo

RRHH
contrato afiliaciones inducciones

* Registro de asistencia

* Divulgación de
Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGC
Procedimientos e
instructivos
* Actas de Reuniones

* Cartelera de cada área

Cartelera y verbal
Gerencia de trabajo e intructivos
Pàgina Web
* Pagina Web

Acta de reuniones y
Reuniones RRHH
informes de la Reunion

Reunion, charlas Compra

Responsable del Formato de

Email
proceso Manteniemiento

Informe escrito Talento Humano Formato de matriz

Integrante de Acta de reuniones

Comunicación Interna
COPASST informes de la Reunion

Lider del proyecto y

Comunicación Interna Cronogramas
Talento humano

A través de comunicaciones internas

Acta de reuniones y
enviada por el correo a los integrantes Coordinador SGI
informes de la Reunion
de las brigadas

Reunion informativa, Avisos en la Acta de reuniones y

Coordinador SGI
pared informes de la Reunion
 Charla informativas Copasst Lista asistencia y correo

Email Coordinador del SGSST acta de verificacion

Charla informativas Coordinador del SGSST Lista asistencia y correo

Resultado de examen de
Email, verbal Gerente de proyecto
la medica

RRHH; Gerente de
Plataforma Documento de afiliados
proyecto

Email, telefonico COPASST Acta de reunion

Email, telefonico Comité de convivencia Acta de reunion

Acta de verificacion de la
Matriz de requisitos y comunicar Coordinador de SGI
pagina del estado

Formato de inspeccion
Email, telefonico, verbal COPASST Y BRIGADA
llenada

* Registro de asistencia

* Divulgación de
Verbal, charlas y conferencias Coordinador del SGSST
Procedimientos e
instructivos
* Actas de Reuniones

Correo electronico Coordinador del SGSST Formato de PQR

Correo electronico,visita , pagina web Ventas, contratacion Contrato firmado

Formato de accion
Correo electronico Clientes
correctiva

Reunion, Email Compra

 Entrega de informe general y por
Informe de la auditoria
proceso. Envio de Coordinador del SGC
Interna
informe por Email

Formato mantenimiento
Email, verbal, o llamada Personal de la empresa
del contratista

Reunion informativa, Avisos en la Acta de reuniones y

Coordinador SGI
pared informes de la Reunion

Charla informativas Copasst Lista asistencia y correo

Email, verbal Coordinador del SGSST acta de verificacion

Charla informativas Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

Factura, resultado de
Email, telefonicos RRHH persona acta para el
trabajo

Charla informativas Hse del cliente Lista asistencia y correo

RRHH; Gerente de
Plataforma Documento de afiliados
proyecto

funcionarios que hace Factura y hoja de vida del

Email, verbal
inspeccion de equipos equipo

Charla informativas Coordinador del SGA Lista asistencia y correo

Reuniones
Folletos Lista asistencia y/o correo
Divulgacion virtual y/o cartelera
Campañas de divulgacion CALIDAD
Reuniones, Capacitaciones
Registro de entrega de
Carteleras, Folletos, Correo CALIDAD
documentos
electrónico, Comunicado interno

Comunicación interna Correo electronico

CALIDAD
Correo electronico
 Formato control del cambio - Registro de Control del
Almacen - Compras
Procedimiento Cambio

Documento Gestion del cambio Registro de Control del

Manetnimiento
Cambio

Reunion
CALIDAD Correo electrónico

Correo electronico o Wapp CALIDAD

Indicador PQR

Documento fisico o en medio Correo electronico

magnetico CALIDAD registros de Recall
Correo electronico