1. Las empresas deben conservar documentación durante cierto tiempo establecido legalmente según el Código de Comercio, normativa tributaria y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
2. No existe una norma única que determine cómo llevar a cabo la labor de archivo, pero sí reglas básicas como registrar la entrada y salida de documentos de los archivos.
3. Los documentos deben referenciarse cuando se encuentren en más de un expediente para mejorar su localización y accesibilidad.
1. Las empresas deben conservar documentación durante cierto tiempo establecido legalmente según el Código de Comercio, normativa tributaria y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
2. No existe una norma única que determine cómo llevar a cabo la labor de archivo, pero sí reglas básicas como registrar la entrada y salida de documentos de los archivos.
3. Los documentos deben referenciarse cuando se encuentren en más de un expediente para mejorar su localización y accesibilidad.
1. Las empresas deben conservar documentación durante cierto tiempo establecido legalmente según el Código de Comercio, normativa tributaria y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
2. No existe una norma única que determine cómo llevar a cabo la labor de archivo, pero sí reglas básicas como registrar la entrada y salida de documentos de los archivos.
3. Los documentos deben referenciarse cuando se encuentren en más de un expediente para mejorar su localización y accesibilidad.
1. Las empresas deben conservar documentación durante cierto tiempo establecido legalmente según el Código de Comercio, normativa tributaria y Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales.
2. No existe una norma única que determine cómo llevar a cabo la labor de archivo, pero sí reglas básicas como registrar la entrada y salida de documentos de los archivos.
3. Los documentos deben referenciarse cuando se encuentren en más de un expediente para mejorar su localización y accesibilidad.
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2.
Si una empresa no conserva documento alguno derivado de su actividad, ¿está
incumpliendo alguna disposición legal? Sí, porque tanto el Código de Comercio, la normativa tributaria y la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales, exigen que toda la documentación sea conservada una cierta cantidad de años concreta, según el tipo de documentación de la que se trate.
4. ¿Todas las empresas deben llevar a cabo la labor de archivo de documentación de
la misma forma? ¿Por qué? No, porqué no existe como tal una norma que determine cómo hay que realizarse la labor de archivo, pero sí existen unas reglas básicas de cualquier procedimiento de archivo.
15.¿Cuándo es necesario referenciar un documento archivado?¿Qué ventajas
proporciona actuar de tal forma? Cuando el documento se encuentra guardado en más de un expediente, por el contenido del mismo. Las ventajas que puede tener es, más accesibilidad a dicha documentación y mejor localización de donde se encuentran.
19. ¿Cuál es la principal ventaja que proporciona para un comercio la utilización de
un disco duro extraíble en vez de un disco duro interno? Porque en caso de que el ordenador donde se encuentra el disco duro interno, se estropee o deje de funcionar, toda la información almacenada en el disco duro interno puede quedar inaccesible, a diferencia de un disco duro extraíble, que toda la información importante, quedará almacenada y accesible en cualquier momento, ya que puede ser transportable.
21. ¿Qué tipo de medidas de prevención es necesario tomar cuando se saca algún documento o expediente de un archivo? ¿Por qué son tan importantes? Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y salidas. Así, si cualquier usuario reclama el uso de un determinado documento, siempre se tendrá constancia de su localización. Cuando se vaya a utilizar un documento, es recomendable sacar del archivo el expediente completo. En caso de tener que extraer solo un documento, se recomienda dejar testigo de la posición del documento en el expediente para conservar la organización del mismo. 28. ¿Qué información de utilidad para la empresa proporciona el registro de salida de correspondencia? - La fecha de salida - Los datos del remitente y destinatario - El tipo de envío - El asunto - Donde se envía - Y si adjunta algún anexo
29.¿Sabes qué diferencia hay entre una carta certificada y una carta ordinaria? ¿Y entre un envío con acuse de recibo y un envío certificado? ALEXANDRA
33.Visita la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y contesta a las siguientes
preguntas: a) ¿Para qué sirve un certificado digital? Es un documento electrónico que identifica a una persona con una clave que le permite hacer trámites por internet. b) ¿Qué pasos hay que seguir para solicitar el certificado digital? 1. Acceder a la página web de la FNMT 2. Solicitud del certificado. 3. Acreditación de la identidad, presentando su DNI y el código de solicitud obtenido en el paso anterior. 4. Descargar el certificado desde Internet.
COMPRUEBA TU APRENDIZAJE 1. Define que es un archivo. ¿Por qué es importante para la empresa guardar cierta documentación? El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos. El archivo de documentos en una empresa es importante, ya que sirve para gestionar, clasificar y ordenar documentos que son necesarios conservar en su base de datos. ALEXANDRA.
2. Mediante un ejemplo, explica qué diferencia hay entre un archivo activo y uno inactivo o semiactivo - Archivo activo: son aquellos documentos que se utilizan frecuentemente y que aún poseen vigencia. Ejemplo: facturas del mes en el que se está trabajando ya que son archivos muy consultados. - Archivo semiactivo: se conservan los documentos que han sido utilizados durante el año. Ejemplo: documentos como facturas y trámites de meses anteriores que son pocos consultados. - Archivo inactivo: son aquellos documentos que se conservan en un almacén y que poseen una utilidad temporal. Ejemplo: documentos de años anteriores ya que son muy pocos consultados.
12. Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos:
a) El servicio de apartado de Correos permite recoger la correspondencia en la oficina postal. VERDADERO b) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresa. FALSO c) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de la correspondencia. FALSO
20. Justifica la veracidad o falsedad de las siguientes afirmaciones: JUSTIFICAR
a) Toda empresa ha de elaborar un plan de actuación ante incendios o inundaciones. VERDADERO b) Un trabajador puede usar la información empresarial a la que tenga acceso según crea necesario. FALSO, debido a que es información confidencial de la empresa y esté trabajador podría utilizarlo en contra de la empresa. c) Se deben establecer niveles de acceso a la información distintos en función del usuario. VERDADERO d) El cifrado y la encriptación evitan la intrusión y la lectura de datos por usuarios no autorizados. VERDADERO e) Las empresas que utilicen información personal están obligadas a desarrollar una auditoría de seguridad de datos con una periodicidad no superior a dos años. FALSO, no se realiza en todas las empresas sino depende de qué tipo de información conserve.
22.Justifica si estas afirmaciones son verdaderas o falsas:
a) Una inadecuada manipulación de la correspondencia recibida puede generar sanciones e infracciones para la empresa receptora debido al incumplimiento de la LOPD. Verdadero, porque cada documento que entra en la empresa tiene un manejo específico, en función del tipo de documento. b) La normativa en materia de seguridad y confidencialidad en la manipulación de la correspondencia solo es aplicable a empresas privadas. Falso, es aplicable a todas las empresas.
