Código:

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Versión: 01

Procedimiento de Comunicación Interna y Externa del

Fecha: 22-12-2023
SGSST

1. OBJETIVOS

1.1. General

Definir los diferentes mecanismos de comunicación internos y externos relacionados con el SG-
SST (Sistema de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo) de la IPS Fundación Diversidad.

1.2. Específicos

• Dar a conocer por medio de los diferentes medios de comunicación (correos, carteleras,
canales digitales, oficios), el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo a los
trabajadores y contratistas; logrando así la participación e interés del personal.

• Asegurar que los medios de comunicación empleados sean los pertinentes y que estos tengan
la cobertura necesaria para la información emitida a las partes interesadas internas y
externas, sea recibida de manera clara, oportuna, concisa con el fin de obtener los resultados
esperados con la difusión de la información con respecto al SG-SST

• Adquirir por los mismos medios inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia
de Seguridad y Salud en el Trabajo; apoyando la cultura de prevención y reporte de
condiciones inseguras.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los trabajadores, contratistas, visitantes y partes
interesadas.

3. CONTENIDO

La IPS Fundación Diversidad ha definido los mecanismos para la recepción de la información

interna y externa, así mismo la comunicación con las partes interesadas y, en materia de
seguridad y salud en el trabajo, estos mecanismos se dan a través de los siguientes pasos:

3.1 Recepción de la información

Toda la información relacionada con el SG-SST que ingrese a la organización, debe ser
recepcionada por el Líder del SG-SST, este debe revisar la comunicación recibida y de ser
necesario este mismo debe dar respuesta a la misma.

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3.2 Comunicación interna

Está dirigida a los trabajadores, intentando construir un clima de confianza y motivación, con el
fin de profundizar en el conocimiento de la Seguridad y Salud en el Trabajo, informar acerca de
los logros conseguidos por la empresa y permitir que las personas puedan expresarse por medio
de los diferentes medios de comunicación existentes:

• Persona a persona

• Cartelera Física

• Cartelera digital

• Correos electrónicos

• Auto reportes, etc.

• Información y Comunicación Vía WhatsApp institucional

3.2.1. Herramienta de Gestión para Comunicación Interna

Los mecanismos de comunicación que se utilizan son verbales, escritos o electrónicos, entre los
cuales se encuentran:

• Comunicado o carta al personal: Estas comunicaciones deben ser breves y legibles. Se utilizan
para difundir información importante, tales como resultados, cambios en la organización. Su
ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca al remitente, por ello se
aconseja no realizarlas en forma múltiple, con un destinatario común sino personalizado.

• Carteleras o muro informativo: Este efectivo medio de comunicación se debe colocar en un

lugar visible y que se encuentre al alcance de las personas que requieren conocer la
información. Puede contener información general, temas actuales en seguridad y salud en el
trabajo, indicador de accidentalidad, invitación a participar en actividades de promoción de
la salud y prevención del riesgo, presentación de lecciones aprendidas entre otros temas de
interés relacionados con la seguridad y salud en el trabajo. Es necesario que su contenido
esté ordenado visualmente, para su rápida lectura y notoriedad al cambio periódico de su
información, evitando malos entendidos con la información emitida, se requiere consignar
en cada mensaje los remitentes y su fecha.

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• Folletos: Sobre temas particulares como coberturas de las ARL, información general de la
organización (política, acciones frente a una emergencia), básicas de seguridad y salud en el
trabajo; los folletos se deben diseñar sencillos y prácticos relacionados con campañas de
sensibilización.

• Reuniones mensuales: Son un espacio de comunicación para informar, capacitar, reflexionar

y tomar decisiones. Lo importante es contar con momentos y lugares afines y convocar a los
participantes con la debida antelación.

• Medio electrónico (control documental): Se emplea esta nueva herramienta debido a su

facilidad de acceso, rapidez y seguridad en su entrega, confirmación de lectura y respuesta.

3.3 Comunicación externa

La comunicación externa, implementa actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear,

mantener o mejorar la relación con el público que se moviliza en la organización. La comunicación
externa es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a
su contexto.

Funciones de la comunicación externa: La comunicación con las partes interesadas,

intermediarios, proveedores, contratistas, es tan vital para la organización como la comunicación
interna, entre ellas además debe existir una alta integración.

Para estas comunicaciones se utilizan herramientas como:

• Página web.

• Correo electrónico

• Persona a persona y vía telefónica.

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4. MATRIZ COMUNICACIONAL
¿Medios de ¿Quién Recepción de la Responsable de
¿Qué comunica? ¿A quién comunica? Frecuencia
comunicación? comunica? comunicación responder
Clientes,
Comunicaciones internas y Responsable SG-
Personal, telefónico o colaboradores,
externas relativas al SG- Gerente Responsable SG-SST SST o alta Permanente
por escrito. proveedores, Comité
SST y otros. dirección
de convivencia

Comunicación de objetivos Inducción, Reunión Todo el Personal y Colaboradores y

Responsable SG-SST No aplica Permanente
y políticas del SG-SST general, publicación Visitantes visitantes

Respuestas de las Clientes,

Responsable SG-
comunicaciones internas y Personal, telefónico colaboradores,
Gerente Responsable SG-SST SST o alta Permanente
externas relativas al SG- por escrito. proveedores, Comité
dirección
SST y otros. de convivencia
Colaboradores,
Personal, Colaboradores, Colaboradores,
Conocimiento del SG-SST Responsable SG-SST clientes, Anual
Capacitaciones clientes, proveedores clientes, proveedores
proveedores
Recolección inquietudes, Responsable SG-
Personal, verbal, por Colaboradores,
ideas y aportes referentes Gerente Responsable SG-SST SST o alta Permanente
escrito, Capacitaciones comités, brigadistas
al SG-SST dirección
Seguimiento y
Desempeño de los Coordinadora de
evaluación de Proveedores Proveedores Proveedores Anual
proveedores calidad
proveedores
Cada que sea
Eficacia del SG-SST Revisión gerencial Gerente Todo el personal Todo el personal No aplica
necesario
Reporte de accidentes, Responsable SG-
Reporte interno de Cada que sea
incidentes, condiciones, Colaboradores Responsable SG-SST Responsable SG-SST SST o alta
accidentes e incidentes necesario
actos inseguros dirección

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Verbal, cartelera,
Responsabilidades en el Responsable SG- Una vez inicien
correo, acta de Colaboradores Responsable SG-SST Responsable SG-SST
SG-SST SST labores
responsabilidades
Responsable SG-
Conformidades con el SG- Responsable SG-SST -
Auditorias Auditores Responsable SG-SST SST o alta Una vez por año
SST. Colaboradores
dirección

Formato de acciones
Acciones correctivas, correctivas, Cuando se
Responsable SG-SST Colaboradores Colaboradores No aplica
preventivas o de mejora preventivas y de presenten
mejora.

Inducción,
Responsable SG- Cada vez que se
Desarrollo y revisión de reinducción, folletos, Responsable SG-SST Colaboradores Responsable SG-SST
SST actualice
políticas y objetivos de SST correo electrónico

Inducción, Reunión
Cada que se
Peligros y riesgos general o correo Responsable SG-SST Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal
actualice
electrónico
Inducción, Reunión
Cada que se
Exposición a riesgos general o correo Responsable SG-SST Partes interesadas Partes interesadas Partes interesadas
actualice
electrónico
Brigada de
Resultados de simulacros Correo electrónico. Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Cada año
emergencias
Informe de revisión por la Correo electrónico,
Gerente Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Cada año
dirección reunión general
Cada que se
Plan de emergencias Reunión general Responsable SG-SST Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal
actualice

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Reglamento de higiene y
Cartelera Área de calidad Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal Permanente
seguridad industrial
Cada que se
Requisitos del cliente, Reunión general, identifique
Gerente Todo el Personal Todo el Personal Todo el Personal
legales y reglamentarios correo electrónico normatividad
aplicable.
Personal que
Reunión general, Brigada de Personal que maneja Personal que maneja
Hojas de seguridad maneja sustancias Cada año
persona a persona emergencias sustancias químicas sustancias químicas
químicas
Cada que se
presente una
Investigaciones de Reunión general,
Responsable SG-SST Todo el personal Todo el personal Todo el personal investigación o
incidentes persona a persona
acumulativas
anualmente
Cuando se hagan
RECOMENDACIONES DE los exámenes
Persona a persona Responsable SG-SST Todo el personal Todo el personal Todo el personal
EXÁMENES MÉDICOS periódicos y de
ingresos

Cuando se
Reuniones, circulares
apruebe la
CAMBIOS informativas, Persona Gerente colaboradores colaboradores colaboradores
planificación de
a persona
un cambio

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Decreto 1072 de 2015: Criterios para la implementación del SG-SST.

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