MANUAL DE USUARIO DE COLMENA GESTIÓN

MÓDULO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

2021
 DATOS DEL DOCUMENTO

Documento: Manual de Usuario, Estructura Organizativa

Manual del usuario final de las funcionalidades relacionadas con el
Descripción:
módulo de Estructura Organizativa.

Versión: Marzo 2021

Fecha de modificación: 01/03/2021

Realizado por: César Alexander Acosta Moreno

 INTRODUCCIÓN.

Colmena Gestión es la plataforma tecnológica especializada en el ámbito de Seguridad y Salud en el Trabajo

adoptada a nuevas tecnologías y a los nuevos modelo de gestión de la prevención.

En el módulo Nos alineamos a la estrategia de negocio el usuario puede definir la información asociada con las
variables de ubicación como son: empresa, centro de trabajo, puesto de trabajo y trabajadores.

En su funcionalidad “Estructura Organizativa” la información registrada es el insumo que permitirá realizar el

proceso de Identificación de peligros, evaluación, valoración de riesgos y determinación de controles, por lo
anteriormente expuesto es importantes definir adecuadamente las variables de la estructura organizativa.

Este documento tiene como propósito explicar el funcionamiento del módulo Nos alineamos a la estrategia de
negocio”, como implementarlo en una empresa usuaria y así disfrutar de los beneficios que Colmena Gestión
ofrece a sus usuarios.
 DEFINICIONES GENERALES

• Empresa: Organización integrada por elementos humanos, materiales y técnicos dedicada a una o varias
actividades económicas de bienes o Servicios.
• Actividad económica (CIIU): Proceso Comercial o industrial que realiza una empresa.
• Centro de Trabajo: Se refiere a la sede física o sucursales de empresa, todo espacio físico en el que se
realizan procesos empresariales.
• Ocupación: Actividad o tarea profesional asumida por una persona.
• Puesto de Trabajo: Relación de una ubicación fisca y una ocupación, en la que un trabajador/es
desarrolla/n las funciones propias de su perfil profesional en la empresa.
• Trabajadores: Personas vinculadas a una organización a través de un contrato laboral.
 PLATAFORMA TECNOLÓGICA COLMENA GESTIÓN

A continuación se explicará paso a paso el acceso a los módulos y funcionalidades que conforman la plataforma
Colmena Gestión:

Menú Lateral: Para interactuar con los diferentes módulos y funcionalidades, el usuario debe acceder a través del
menú lateral izquierdo, el cual se diferencia por su color azul agua marina y está dividido por los siguientes
capítulos:
• Navegación.
• Modelo de Negocio Gire.
• Funcionalidades.
Imagen 1. Menú Lateral

Fuente Plataforma Colmena Gestión

Navegación: En este capítulo el usuario puede acceder a las siguientes funcionalidades:

• Mi panel principal: En esta sección de la plataforma el usuario visualiza la opción de los tutoriales de los
módulos que conforma la plataforma, la explicación del alcance de los módulos de acuerdo al Modelo de
Negocio Gire, el ingreso a realizar la autoevaluación de los estándares mínimos, los cardboard para
ingresar a los diferentes módulos. En la parte inferior se presenta un dashboard que contiene datos
estadísticos actualizados automáticamente a la fecha de consulta de la empresa a nivel de estructura
organizativa, entre los que figuran:
 NOMBRE DESCRIPCIÓN
Trabajadores por tipo de contrato Valor informativo. Total de trabajadores registrados por tipo de
contrato.
Puestos de trabajo Valor informativo. Total de puestos de trabajo registrados.
Trabajadores asociados a puestos de Valor informativo. Total de trabajadores asociados a un puesto de
trabajo trabajo.

• Notificaciones: el usuario tiene la trazabilidad de los envíos realizados de la autoevaluación y plan de

mejora a Colmena Seguros como su administradora de riesgos laborales. Dando cumplimiento a la
resolución 0312 de febrero de 2019.

Imagen 2. Notificaciones / Evidencia de envíos.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

Modelo Negocio Gire: En esta sección el usuario podrá ingresar a los seis módulos que conforman la plataforma
Colmena gestión:
1. Nos Alineamos a la estrategia de negocio.
2. Analizamos los Riesgos.
3. Evaluamos su situación actual en el SGSST.
4. Realizamos gestión de Conocimiento.
5. Medimos los resultados a través de indicadores.

Nos alineamos a la estrategia de negocio: En su página principal de módulo donde el usuario encontrará los
siguientes elementos:
 • Guías Metodológicas documentos que sirven como ayuda para la implementación del Sistema de Gestión
en Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Acceso a la funcionalidad del módulo.
• Gráficas relacionadas con la gestión realizada en el módulo.
Imagen 3. Página principal módulo 1.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

Acceso al módulo 1. Nos alineamos a la estrategia de negocio: El usuario para acceder debe
dar clic en el cardboard “Ir a estructura organizativa”

Imagen 4. Cardboard acceso a Estructura Organizativa.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

El usuario visualiza las diferentes variables que conforman la estructura organizativa (empresa, centro de trabajo,
puesto de trabajo, trabajadores y resumen). Se recomienda seguir gestionando con el orden que presenta la
plataforma gestión.
Datos de Empresa: El usuario al ingresar en esta opción debe validar la información registrada en la plataforma,
en los casos de encontrar alguna diferencia o imprecisión debe actualizarla en los procesos de novedades por el
servicio de la página web www.colmenaseguros.com en oficina virtual.

Imagen 5. Datos de empresa.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

Centro de trabajo: El usuario de Colmena Gestión tiene la opción de crear uno o varios centros de trabajo de
acuerdo a las necesidades y la realidad de la empresa cliente. La creación de nuevos centros de trabajo se tiene dos
opciones dando clic a los botones “Carga Masiva” y/o “Añadir”.
Imagen 6. Centros de Trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

Añadir Centro: El usuario al dar clic al botón “añadir” en la pantalla se visualiza un cuadro en la parte derecha de
la pantalla, donde se debe registrar la siguiente información de acuerdo a las siguientes imágenes:

Imagen 7. Registro de creación Centro de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

Luego de registrar la información el usuario valida la información y procede a dar clic en el botón guardar que se
encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla. Posteriormente a dar guardar en la plataforma se visualizan los
centros de trabajo creados, en la opción “descargar listados” el usuario puede descargar el listado de centros de
trabajo en un archivo de formato Excel.

Imagen 8. Listado centros de trabajo de la empresa.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Carga masiva: La funcionalidad carga masiva permite crear los centros de trabajo desde un archivo plano
en formato Excel y registrar la información en la plataforma. Al dar clic en el botón de carga masiva se
visualiza en la pantalla un recuadro al lado derecho, el usuario debe seleccionar “importador de Centros
de Trabajo de PYMES.

Imagen 9. Carga Masiva.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Importación y Exportación: Siga las instrucciones plasmadas en la pantalla con los pasos de exportar
planilla e importar plantilla.

Imagen 10. Importación y Exportación.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Exportar plantilla en blanco: La plataforma permite descargar una plantilla en formato Excel, sin
información con el propósito de registrar la información relacionada con el centro de trabajo, para que
posteriormente el usuario pueda subir a la plataforma la información registrada en la plataforma Colmena
Gestión, relacionada con el centro de trabajo. El usuario debe dar clic en descargar.

Imagen 10 A. Importación y Exportación.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Variables del archivo plano: En la siguiente imagen se presentan las variables a registrar por el usuario
de Colmena Gestión.

• Imagen 11. Importación y Exportación.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Importar plantilla: Luego de registrar el usuario debe guardar al archivo plano de Excel y en el botón de
carga de archivo, y dar clic en el botón “Procesar”. De esta manera el usuario carga la información en
plataforma Colmena Gestión.

• Imagen 12. Importar plantilla.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Listado de Centros de trabajo: El usuario podrá validar en la página principal del módulo la
información relacionada, con los centros de trabajo creados.

• Imagen 13. Listado de centro de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Funcionalidad Acciones: En la plataforma Colmena Gestión el usuario interactúa con en el listado de

centros de trabajo con la columna acciones la cual tiene dos iconos:

o Editar: Dar clic al icono en forma de lápiz.

o Eliminar: Dar clic al icono en forma de caneca.

• Imagen 14. Listado de centro de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Geo- referenciador: El usuario visualiza las ubicaciones de los centros de trabajo por medio del geo-
referenciador de centro de trabajo, como lo muestra la imagen.

Imagen 15. Geo-Referenciador.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Puesto de Trabajo: La variable puesto de trabajo esta compuesto por la ocupación y las condiciones del
puesto de trabajo, cada empresa o usuario debe crear los respectivos puestos de trabajo de acuerdo a la
realidad de cada organización.

Imagen 16. Listado de puestos de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Crear puesto de trabajo: El usuario al dar clic en el botón “añadir” para crear un puesto de trabajo, se
despliega una pantalla lateral (Ver Imagen 18 “Datos puestos de trabajo”).

Imagen 17. Crear puestos de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Registro de datos puesto de trabajo: Se hace el despliegue de la pantalla y el usuario debe registrar la
información relacionada con el puesto de trabajo como:
1. Actividad Económica.
2. Ocupación.
3. Nombre de puesto de trabajo.
4. Centro de trabajo.
5. Descripción
Luego de registrar la información el usuario debe dar clic en el botón de guardar.
Imagen 18. Dato puesto de trabajo.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Validación de información: La plataforma Colmena Gestión tiene avisos que se visualizan en la parte
inferior derecha de la pantalla, que validan que la información a sido guardada. (Ver imagen 19 “Validación
de guardado).

Imagen 19. Validación de guardado.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Asociación de trabajadores: Luego de registrar la información relacionada con el puesto de trabajo el

usuario procede a asociar los trabajadores al puesto de trabajo. La asociación se realizada al dar clic en el
check o cuadro como lo muestra la imagen 20 “Asociación de Trabajadores”. El usuario procede a dar clic
en el botón guardar.

Imagen 20. Asociación de trabajadores.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Validación de asociación de trabajadores puestos de trabajo: Para garantizar que los trabajadores
están asociados al puesto de trabajo en la plataforma en la imagen que se despliega al lado izquierdo se
visualiza el listado de los trabajadores asociados (Ver imagen 21. “Validación Asociación de Trabajadores)

Imagen 21. Validación Asociación de trabajadores.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Trabajadores: Esta funcionalidad tiene el propósito de permitirle al usuario la validación de los

trabajadores que están asociados a los puestos de trabajo como los trabajadores que no se encuentran
asociados.
Imagen 22. Trabajadores.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.

• Resumen: En la opción de resumen el usuario genera la descarga de un documento que consolida la
información de la estructura organizativa.

Imagen 23. Resumen.

Fuente: Plataforma Colmena Gestión.