1.

INTRODUCCIÓN

CALPRA S.A.S como industria xxxxxxxxxx líder de la región, cuenta con un Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo enfocado en garantizar la integridad de todos sus colaboradores
durante el desarrollo de su actividad económica. En la presente cartilla se establecen las
condiciones mínimas que rigen cualquier actividad que se desarrolle para CALPRA S.A.S por parte
de sus contratistas, subcontratistas y cobija también a los profesionales que se contratan por
prestación de servicios para la ejecución de obras previamente establecidas.

2. OBJETO

El objeto de la presente cartilla es el de informar, y servir como guía principal de los deberes,
funciones, controles, reportes, procedimientos, y demás actividades relacionadas con la actividad
de los Contratistas de CALPRA S.A.S enmarcado en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

3. ALCANCE

El contenido de esta cartilla es complementario a lo declarado en la CARTILLA DEL PROVEEDOR DE

BIENES Y SERVICIOS de la Empresa y es aplicable a todos los proveedores, contratistas,
subcontratistas y a sus trabajadores o alguna otra entidad o persona que tenga relación
contractual con CALPRA S.A.S.

Las exigencias expresadas en esta cartilla no eximen al proveedor, contratista o subcontratista del
cumplimento de la normatividad legal y técnica vigente que rige su actividad.

4. GLOSARIO

Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del
trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o
psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce
durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor
bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los

trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el
transporte lo suministre el empleador.

También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función

sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se
produzca en cumplimiento de dicha función.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de

actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación
del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios
temporales que se encuentren en misión.

Acto Inseguro: No cumplir con una norma de seguridad definida / Se refieren a todas las acciones
y decisiones humanas, que pueden causar una situación insegura o incidente, con consecuencias
para el trabajador, la producción, el medio ambiente y otras personas.
Análisis de Trabajo Seguro (ATS): Metodología de análisis de riesgos documentada, mediante la
cual las personas involucradas en una actividad se reúnen en la planeación de la misma, para
analizar la secuencia ordenada de los pasos que demande su ejecución, identificando los peligros
asociados, estableciendo las consecuencias de la liberación de los mismos, definiendo los
controles requeridos, y especificando el responsable por cada uno de éstos.

Condición Insegura: Es todo elemento de los equipos, herramientas, instalaciones locativas o el

medio ambiente que se convierte en un peligro para las personas, los bienes, la operación y el
medio ambiente y que bajo determinadas condiciones puede generar un accidente.

Contratista: Entiéndase el proveedor de bienes o servicios que actúan como parte en un contrato
prestando o suministrando los mismos. Este puede ser contratado por la corporación, el cliente
y/o por otro contratista (subcontratista).

Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a

factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto
obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que
se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de
enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo
ocupacional será reconocida como enfermedad laboral, conforme a lo establecido en las normas
legales vigentes.

EPP: Elemento de Protección Personal

Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos: Metodología que permite

identificar los peligros y evaluar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo, con el fin de
priorizarlos y establecer los controles necesarios. (Decreto 1072 de 2015)

Incidente: Suceso acontecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial
de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se
presentaran daños a la propiedad y/o pérdida en los procesos.

Peligro: Cualquier fuente, situación o acto con un potencial de producir un daño en términos de
una lesión o enfermedad, daño a la propiedad, daño al medio ambiente o una combinación de
éstos. Este término se usa para describir algo presente en el lugar de trabajo que tiene el potencial
de causar una lesión a los trabajadores, ya sea un accidente de trabajo o una enfermedad
profesional.

Permiso de Trabajo: Es una autorización y aprobación por escrito que especifica la ubicación,
tiempo, responsables y el tipo de trabajo a efectuarse. Debe ser realizada en el momento de la
ejecución del trabajo y autorizada y aprobada por una persona idónea en el trabajo establecida en
los procedimientos de CALPRA S.A.S según sea el caso.

Proveedor: Persona natural o jurídica, privada o abierta, nacional o extranjera, que

individualmente o en conjunto con otra(s) se obliga(n) a una determinada prestación, según las
especificaciones del objeto de la compra o del servicio contratado, a cambio de una
contraprestación.

SGSST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Subcontratista: La persona natural o jurídica que asume contractualmente ante el contratista,
empresario principal, el compromiso de realizar determinados servicios

Tarea Críticas: Las tareas críticas son todas las actividades que por su naturaleza o lugar donde se
realiza, implica la exposición o intensidad mayor a las normalmente presentes en la actividad
rutinaria las cuales pueden causar accidentes laborales severos y en muchas ocasiones mortales.
Las que se catalogan como tal son: trabajos en alturas, trabajos en espacios confinados, trabajos
en caliente, trabajos con energías peligrosas y trabajos con sustancias químicas.

5. EXIGENCIAS LEGALES

Todo proveedor, contratista o subcontratista está obligado a conocer, entender y comprender su

responsabilidad en el cumplimiento de la normatividad legal vigente (Constitución, Acuerdos
internacionales ratificados, Leyes, Ordenanzas, Acuerdos Municipales, Decretos, Resoluciones,
Circulares, Conceptos, Sentencias, y otros vinculantes), así como los estándares corporativos o
normativos adoptados por CALPRA S.A.S en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para esto
deben implementarse estrategias que permitan hacer seguimiento periódico a su cumplimiento y,
en caso de ser necesario, se ajuste de acuerdo con las condiciones de la actividad o de los
requerimientos legales.

Los Contratistas son responsables de los actos de sus colaboradores, así como también por
cualquier consecuencia penal que se derive del incumplimiento de cualquier Ley, Normas y
Reglamentos de Seguridad, Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad vigentes a la firma del
contrato.

6. CONDICIONES GENERALES

Teniendo en cuenta el objetivo de la presente cartilla, los contratistas y sus colaboradores, deben
cumplir con los siguientes postulados:

a. El CONTRATISTA, así como sus trabajadores se obligan a cumplir con todos los requisitos legales
en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo vigentes en Colombia y CALPRA S.A S al momento
de desarrollar las actividades que se contraten, en caso de no encontrarse la actividad a
desarrollar regulada en Colombia y/o en CALPRA S.A S, se adoptarían los estándares
internacionales, así como las identificadas en la matriz de requisitos legales de la empresa.

El incumplimiento de las normas indicadas por esta cartilla para preservar la seguridad y salud en
el trabajo, se considera un incumplimiento contractual y puede generar la detención, suspensión,
cancelación de las labores y la ocurrencia deliberada o reiterada puede llevar a la suspensión del
contratista o sus trabajadores de las instalaciones de CALPRA S.A.S, así como la liquidación del
contrato.

b. Esta cartilla hace parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se entrega
como parte constitutiva del contrato y es de obligatorio cumplimiento por parte del contratista
durante su vinculación con la empresa.

c. El CONTRATISTA y todos sus trabajadores deberán asistir de manera OBLIGATORIA a la

inducción Corporativa antes de iniciar las actividades por primera vez en la empresa, dejando la
respectiva evidencia de aprobación. Así como también la reinducción anual cuando corresponda a
nuevas vigencias del contrato.

d. El CONTRATISTA debe garantizar que las funciones, responsabilidades y competencias serán

extendidas y deberán ser cumplidas por sus Subcontratistas, por lo cual, cualquier

subcontrato debe incluir y cumplir los mismos requisitos del Contrato principal en materia

SST, sin excepción alguna.

e. EL CONTRATISTA debe asegurar la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y

financieros que permitan la ejecución del plan de trabajo en SST establecido para el

contrato.

f. El CONTRATISTA deberá estar dispuesto a someterse a exámenes y pruebas para la

verificación del uso de sustancias psicoactivas cuando se encuentren dentro de las

instalaciones de COTECMAR acuerdo lo establecido en El Programa de Prevención de

Sustancias Psicoactivas de la Corporación, para esto garantizará que cada uno de los

trabajadores firme un acta de consentimiento informado de autorización individual. Así

mismo, el Contratista deberá formular e implementar un Plan de Acción con el trabajador

que arroje resultados positivos en las pruebas, el cual deberá presentar a la Corporación

quien validará la pertinencia del reingreso del trabajador a través del área de Seguridad y

Salud en el Trabajo de COTECMAR.

g. La cartilla de contratistas complementa y respeta los sistemas y programas individuales de

seguridad del contratista, quien es responsable de la seguridad y salud el trabajo de sus

empleados, mientras se encuentren en las instalaciones de COTECMAR, o cuando realicen

labores en su nombre.

h. Teniendo en cuenta la naturaleza del servicio, y el área de trabajo donde se ejecutarán los

servicios a proveer (información suministrada por la División de Adquisiciones), se

procederá a clasificar el riesgo de los CONTRATISTAS así:

GRUPO 4: RIESGO ALTO

En este grupo se recopilan aquellos CONTRATISTAS que ingresan a las áreas de trabajos en

campo, así como aquellos que en áreas administrativas llegan a desarrollar una actividad

específica relacionada como servicios críticos declarados en la Matriz MZ-GESLOG-001 que

sea riesgo IV o V.

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NINGUNA Persona Natural podrá desarrollar este tipo de actividades como proveedor.

GRUPO 3 – RIESGO MEDIO SATELITE

Actividades descritas en el grupo 1, pero desarrolladas en Proyectos Satélite de COTECMAR

abordo de unidades a flote, en desarrollo de un proyecto Corporativo, previa asignación de

Orden de Servicios.

GRUPO 2 – RIESGO MEDIO

En este grupo se relacionan todos aquellos CONTRATISTAS que desarrollan actividades

dentro de instalaciones de COTECMAR, que se limitan a tareas administrativas dentro de las

áreas establecidas.

GRUPO 1 – RIESGO BAJO

En este grupo se relacionan los CONTRATISTAS de servicios que desarrollan las actividades

en locaciones diferentes a INSTALACIONES, PROYECTOS, Y/O SEDES PROPIAS O

ARRENDADAS de COTECMAR.

7. FASE INSCRIPCIÓN

a. El CONTRATISTA deberá presentar un certificado vigente expedido por parte de la ARL

donde certifique que su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentre

implementado y cumpla con lo establecido por la legislación legal vigente en Colombia y el

informe de Evaluación Inicial firmado por el Representante Legal del Contratista. Los

documentos deberán ser remitidos al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COTECMAR.

b. El CONTRATISTA deberá diligenciar el FORMATO SGSST PARA INSCRIPCIÓN DE

CONTRATISTAS, entregado por COTECMAR, con los anexos allí descritos.

8. FASE PREVIA PRESTACIÓN SERVICIO

En caso de que el CONTRATISTA o los empleados contratados para realizar la labor sean
extranjeros,

el CONTRATISTA debe comunicarse con el Supervisor del contrato designado por COTECMAR y

enviará copia de su visa o pasaporte en la hoja que sella migración Colombia con el fin de
determinar
la clasificación otorgada y los permisos que le son conferidos, así como el seguro de asistencia
médica

vigente.

Sin embargo, sea cual sea el tipo de visa todos los trabajadores extranjeros tienen derecho a ser

afiliados al Sistema General de Seguridad Social, caja de compensación familiar, de acuerdo con la

legislación vigente en especial la Ley 1562/2012. La información aportada será validada por la
Oficina

Jurídica de COTECMAR para validar y autorizar según sea el caso.

9. FASE PRESTACIÓN SERVICIO

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a. El CONTRATISTA deberá nombrar un encargado permanente, quien será el responsable de

la aplicación, exigencia y control al cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el

trabajo del personal contratado por el contratista y se entenderá como canal de

comunicación para la Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo entre el CONTRATISTA y

COTECMAR.

b. El CONTRATISTA deberá reportar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COTECMAR,

los datos de los trabajadores involucrados en la ejecución del objeto del contrato, que

incluyan nombres y apellidos, número de documento, persona contacto en caso de

emergencia, reporte de afiliación o pago de seguridad social, aptitud médica, competencia

requerida.

c. El CONTRATISTA deberá entregar constancia de afiliación a una Entidad promotora de Salud

(EPS), a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y al régimen de pensiones (AFP), del

personal que realizará la ejecución del objeto del contrato, de manera oportuna y de

acuerdo con el riesgo de la actividad conforme a la legislación vigente. COTECMAR no

permitirá que el CONTRATISTA presente afiliaciones al Sistema General de Riesgos Laborales

a través de agremiaciones, cooperativas, etc., o a través de terceros o empresas diferentes

al empleador. Para dar cumplimiento a lo anterior deberá diligenciar el Formato Solicitud

de Ingreso de Trabajadores Contratistas y Eventuales.

d. El CONTRATISTA deberá aportar los certificados de vacunación de Fiebre Amarilla y Tétano

del personal que ejecutará tareas criticas inherentes a la ejecución del objeto del contrato
en COTECMAR, deberán ser adjuntados al Formato Solicitud de Ingreso de Trabajadores

Contratistas y Eventuales.

e. El CONTRATISTA hará entrega al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COTECMAR, los

certificados médicos de ingreso o periódicos de acuerdo con el tiempo de permanencia del

trabajador en la empresa y el certificado de aptitud de todos los trabajadores que vayan a

participar en la ejecución del objeto del contrato.

f. El CONTRATISTA deberá entregar al Supervisor de Contrato, la certificación de competencias

para las especialidades que así lo requieran (Soldadores, Electricista, Operadores de

Equipos, Armadores de Andamios, Certificadores de Andamios, Trabajo en Alturas, etc)

expedido por instituciones avaladas por organismos nacionales o internacionales de

conformidad con la legislación colombiana y/o la legislación del país de origen de la

respectiva institución.

g. El CONTRATISTA y los trabajadores que ejecutarán el objeto del contrato, deberá asistir de

manera OBLIGATORIA a la inducción Corporativa antes de iniciar las actividades, dejando la

respectiva evidencia de aprobación de la evaluación de la inducción, así:

• Inducción general (todos los trabajadores): Horario establecido lunes a viernes de 8:15

am a 9:15 am.

• Inducción específica (Supervisor o Líder de Trabajadores): martes de 8:15 am a 12:00

am.

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COTECMAR se reserva el derecho de realizar cambios y/o modificaciones a los días y horarios

anteriormente descritos, informando previamente al contratista.

h. El CONTRATISTA deberá aportar registro de entrega de dotación, calzado y/o vestuario de

labor al personal que participa en la ejecución del objeto del contrato de acuerdo con la

naturaleza de su oficio y los riesgos a los que se encontrará expuesto. La evidencia de deberá

adjuntar junto con el formato de Solicitud de Ingreso de Trabajadores Contratistas y

Eventuales.

i. El CONTRATISTA previo al inicio de actividades que involucren herramientas y equipos,

deberán ser avalados por el Supervisor de Producción y el Inspector de Seguridad y Salud en

el Trabajo a través de los permisos de trabajo que sean autorizados por la Corporación. El

CONTRATISTA deberá aportar la hoja de vida del equipo con el último mantenimiento

efectuado y las certificaciones en los casos que sea aplicable. COTECMAR podrá solicitar el

reemplazo inmediato de equipo manual o herramienta que no sea segura de usar.

j. Todo CONTRATISTA que ejecute labores en las instalaciones de la Corporación deberá

diligenciar el formato INFORME SEMANAL CONTRATISTA SG-SST y ser entregado todos los

días viernes al Supervisor de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Para aquellos contratos cuya duración supere 10 días de ejecución, El CONTRATISTA deberá

entregar un Plan de Trabajo de SST dentro de los 10 días siguientes a la firma del contrato,

para aprobación por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de COTECMAR y posterior

ejecución del Plan de Trabajo SGSST teniendo en cuenta los riesgos y tiempo de ejecución

del contrato.

Para dar cumplimiento al anterior requisito la División de Adquisiciones enviará copia de las

ordenes de servicio al área de Seguridad y Salud en el Trabajo para validar el cumplimiento

de la entrega por parte de los Contratistas del Plan de Trabajo SGSST.

Los requisitos mínimos que debe tener el Plan de Trabajo SGSST del contratista serán los
siguientes:

i. Divulgación y seguimiento políticas y objetivos SGSST de la empresa y de COTECMAR

El CONTRATISTA debe garantizar que la política y objetivos en el SGSST de la empresa y

de COTECMAR sea divulgada y aplicada por todos los trabajadores.

ii. Recursos para la Gestión de SST

El CONTRATISTA deberá garantizar y detallar en el Plan de Trabajo SGSST, los recursos

(humano, técnico y financiero) para la ejecución de las actividades que impactan el

SGSST de acuerdo con el objeto del contrato.

El CONTRATISTA deberá tener personal de Seguridad y Salud en el Trabajo en los

siguientes casos: