Unidad 1 / Escenario 1

Lectura fundamental
La importancia de los proyectos en la
estrategia de la organización

Contenido
1 Introducción

2 Plan estratégico

3 Definición de proyectos

Palabras clave: plan estratégico, proyectos, mapa estratégico, direccionamiento.

1. Introducción
El entendimiento del contexto de una organización o empresa es vital para la gestión que debe
realizar un líder de proyectos. Del análisis y conocimiento que se tenga del negocio y del mercado se
garantizará que la organización tome decisiones acertadas en su funcionamiento y que logre adaptarse
a las condiciones de su entorno.

En términos generales, el portafolio de la organización está relacionado con los objetivos

planteados para cumplir a largo plazo; los programas tienen que ver con los beneficios que obtendrá
la organización al desarrollar proyectos a mediano plazo y estos a su vez, deben estar alineados con
su plan estratégico.

Durante este escenario podrá interpretar cómo las organizaciones utilizan la gestión de proyectos,
entendida como la manera en la que se van a administrar y desarrollar las actividades necesarias en la
fase de ejecución del proyecto, para mantener su posición estratégica y crecer en el mercado, con
el fin de garantizar una ventaja y posicionamiento competitivo. Este concepto y el de gerente de
proyectos serán abordados a mayor profundidad en la lectura fundamental del escenario 2.

Figura 1: Idea - proyecto

Fuente: kotoffei (s.f.)

Como se evidencia en la Figura 1, los proyectos nacen de una idea generada para solucionar un
problema, una necesidad o una expectativa del mercado, entre más innovador y creativo sea, mayor
serán el impacto y beneficios generados para las partes interesadas en la organización.

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2. Plan estratégico
La planeación estratégica es determinada por las directivas de una organización y en ella se integran
los proyectos, planes y objetivos del negocio, e involucra áreas estratégicas de la organización como
los procesos financieros, procesos misionales, procesos de soporte y procesos de aprendizaje,
que contienen los proyectos prioritarios para el funcionamiento y operación de la organización,
cumpliendo con las solicitudes del mercado y cliente final.
El plan tiene en cuenta el núcleo de la organización donde se detalla el saber hacer, por lo que resulta
de suma importancia para la organización su formulación y estructuración, pues del cumplimiento del
plan depende en gran medida la sostenibilidad y futuro de la organización.
Los proyectos son importantes para el cumplimento de las metas, sirven para mejorar, garantizar
y definir las acciones que se deberán realizar en cada uno de los procesos estratégicos. Asimismo,
la identificación, selección y gestión de cada proyecto aportarán al cumplimento de los objetivos
establecidos en el plan estratégico. A continuación, se detallan los aspectos fundamentales de la
planeación estratégica.
a. Estrategas: son las partes interesadas de la organización que tienen capacidad de tomar
decisiones relacionadas con el funcionamiento y desempeño de la organización. Los
estrategas establecen las políticas de la organización y son los encargados de estructurar los
objetivos estratégicos del plan.
b. Direccionamiento estratégico: es el propósito de la organización, su finalidad es establecer el
rumbo de la organización, para esto se debe tener claro cuáles son las metas que se quieren
cumplir en determinado espacio de tiempo.
c. Diagnóstico estratégico: sirve como referencia para la toma de decisiones. Con él, la
organización tiene una referencia su estado actual interno y externo, que sirve como soporte
para la formulación de proyectos que mejoren, mantengan y gestionen productos y/o
servicios en el futuro.
d. Opciones estratégicas: corresponden al análisis y escogencia tanto del portafolio como de los
programas y proyectos que desarrollará la organización en un periodo de tiempo, con el fin de
cumplir los objetivos estratégicos.
e. Formulación estratégica: la formulación se traduce en los planes de acción que estructura la
organización para el cumplimento de los objetivos.
f. Auditoria estratégica: corresponde al seguimiento y control de los planes de acción
desarrollados por la organización, mide el desempeño y rendimiento de los proyectos
ejecutados y que se encuentren en ejecución.

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 g. Estrategia táctica: corresponde a la manera en la que la organización o empresa planea
crear valor (Harvard Business Review, 2022), y se elabora a partir del pensar estratégico del
gerente y de la mano de la formulación estratégica.

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2
financiera

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
misional

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
soporte

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
aprendizaje

Figura 2. Mapa estratégico

Fuente: elaboración propia, modificado de Kaplan y Norton (2000)

La gestión de proyectos estratégicos en la organización está relacionada con las cuatro perspectivas
básicas relacionadas por Kaplan y Norton (2000) en su mapa estratégico, el gerente de proyectos
debe conocer cuál es el direccionamiento y estrategia de la organización, con el fin de poder alinear
los objetivos estratégicos de la organización con el plan estratégico.
El mapa estratégico es el compendio de los diferentes proyectos a realizar por la organización,
priorizando aquellos que puedan generar un mayor valor agregado y que contribuyan a alcanzar
los objetivos relacionados en cada una de las perspectivas fundamentales (financiera, misional, de
soporte/procesos internos y de crecimiento y aprendizaje). La gestión de estas perspectivas es
fundamental para lograr los objetivos estratégicos de la organización, considerando la generación
de rentabilidad y utilidades que impulsen el desarrollo de nuevos proyectos (perspectiva financiera);
el fortalecimiento de la línea de negocio y el soporte a la misión de la organización (perspectiva
misional); la optimización de los procesos organizativos para mejorar la prestación del servicio y lograr
eficiencia sistémica (perspectiva de soporte), y el fortalecimiento de las capacidades y habilidades de
la organización (perspectiva de aprendizaje).

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El gerente de la organización busca fortalecer estas perspectivas por medio de la formulación
y ejecución de los proyectos estratégicos, procurando que sus resultados impacten de manera
significativa el rendimiento y cumplimento de los objetivos propuestos para cada una.
De esta manera, se busca obtener una ventaja competitiva por medio de la gestión de proyectos,
que fortalezca el saber hacer y los procesos internos, creando un ambiente armónico en la gestión
organizacional.
La organización obtendrá una ventaja competitiva en el mercado priorizando e implementando los
proyectos formulados en el mapa estratégico, por ende, la estrategia organizacional debe estar
alineada con los objetivos del negocio para lograr cumplir con las necesidades del mercado y las
partes interesadas.

Perspectiva
Proyecto 1

Indicadores de gestión del seguimiento

financiera

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
misional

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
soporte

Perspectiva
Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3
aprendizaje

Plan Estratégico

Figura 3. Balanced scorecard

Fuente: elaboración propia

La Figura 3 representa el balance scorecard, también conocido como cuadro de mando integral, el
cual ayuda al gerente a realizar un seguimiento de los proyectos estratégicos de la organización,
caracterizándolos de acuerdo a la finalidad e impacto que puedan tener en cada una de las
perspectivas de la organización, los indicadores se relacionan con el porcentaje de cumplimiento
de los proyectos, estableciendo cuando deben gestionarse las actividades, que actividades están
pendiente de desarrollar y que actividades ya no son necesarias gestionar.

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 2.1. Contexto organizacional

Misión

Proyectos
Visión

Cultura

Figura 4. Contexto organizacional

Fuente: elaboración propia

El contexto organizacional está relacionado con los factores internos y externos de la organización,
y de este depende el enfoque con el cual se estructura el desarrollo de sus productos y/o servicios
(entregables, resultados obtenidos de la implementación de los proyectos, etc.), lo que, a su vez,
satisface las expectativas y necesidades del mercado.

Por esta razón, se enuncian en los siguientes apartados las principales características que definen
estos factores y los hacen indispensables al momento de hablar del contexto organizacional.

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 2.1.1. Factores internos

Son los factores que caracterizan la organización y la vuelven única e irrepetible. Estos se dividen en
misión, visión, objetivos y valores corporativos.

a. Misión: es la razón de ser de la organización, la misión se considera como el propósito o

núcleo del negocio.

b. Visión: se relaciona con el futuro deseado para la organización; la visión se desarrolla en un

espacio de tiempo.

c. Objetivos: es la meta que tiene la organización en un periodo de tiempo para garantizar

un mejoramiento o consolidación en el mercado; está orientado a mejorar la perspectiva
financiera de clientes, procesos internos y aprendizaje organizacional.

d. Valores corporativos: es la cultura de la organización, la manera como se gestiona y se rige al

interior de su estructura organizacional.

2.1.2. Factores externos

A diferencia de los internos, estos factores están relacionados con el entorno de la organización,
por lo que tienen gran relación con el mercado. Asimismo, hacen referencia a los aspectos políticos,
económicos, sociales, ecológicos, tecnológicos y legales.

a. Político: se refiere a la influencia que puede tener el contexto político de la organización

sobre el proyecto. En un mundo globalizado, las situaciones relacionadas con aspectos
políticos pueden entorpecer o favorecer la ejecución y dinámica del proyecto. Para esto, el
gerente del proyecto debe analizar detenidamente las ventajas y desventajas de llevarlo a
cabo, con el fin de influir en las decisiones para implementarlo o no, en un lugar determinado.

b. Económico: el factor económico está ligado al desarrollo del proyecto, con el fin de
garantizar su viabilidad y cumplimiento en la gestión del negocio. El gerente del proyecto
debe realizar un análisis interno y externo para su desarrollo, garantizando un flujo económico
que permita la ejecución de todas sus actividades, teniendo en cuenta la solidez del mercado.
Es necesario implementar un estudio de mercado que garantice la operación del proyecto,
evaluando su impacto y beneficios potenciales para sus partes interesadas.

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c. Social: la gestión social es fundamental para cualquier organización. Es por esto por lo que
el gerente debe estar al tanto de la gestión del proyecto y de su impacto en la sociedad, y
procurar un flujo de información y comunicación eficiente con la comunidad para evitar un
impacto negativo mayor al momento de desarrollar las actividades del proyecto. Igualmente,
la comunidad juega un papel importante en el desarrollo de actividades, sobre todo si
la organización adolece de algún recurso específico, por ejemplo, del recurso humano,
fundamental para el desarrollo de tareas.

d. Tecnológico: el gerente del proyecto debe realizar una planeación de los recursos y
herramientas necesarias para el desarrollo de las actividades del proyecto, los aspectos
técnicos y herramientas tecnológicas deben ser planeados desde el inicio del proyecto,
como el uso de un software especial o una plantilla establecida en los procedimientos de la
organización, con el fin de garantizar su disponibilidad en el momento en que se necesiten, ya
que su uso puede ayudar a mejorar y optimizar los recursos en el desarrollo de las actividades.

e. Ecológico: la gestión ambiental o ecológica del proyecto es un factor determinante en

su desarrollo, ejecución y operación. Dependiendo el lugar donde se vaya a desarrollar
el proyecto, el gerente debe estar al tanto de las condiciones del entorno, con el fin de
garantizar un menor impacto en el medio ambiente.

f. Legal: gestión legal del proyecto está relacionada con el cumplimiento del proyecto de las
normas y leyes vigentes del lugar donde se esté ejecutando y desarrollando las actividades del
proyecto. Es importante que el gerente del proyecto este rodeado en su equipo de recursos
idóneos en el manejo de la parte jurídica y legal, esto con el fin de blindar el proyecto y evitar
riesgos legales que impidan el cumplimiento de los objetivos.

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 P Político

E Económico

S Social

T Tecnológico

E Ecológico

L Legal

Figura 5. Macroentorno PESTEL

Fuente: elaboración propia

De la gestión que realice el gerente teniendo en cuenta los factores internos y externos de la
empresa, dependerá el éxito del proyecto y por supuesto la sostenibilidad de la organización. Si
los proyectos están enfocados en proporcionar soluciones a las necesidades y requerimientos del
mercado, estos ayudaran a que la empresa cumpla con las demandas de sus clientes, generando
beneficios para todas las partes interesadas de la organización, así como una mejor prospectiva para
su mantenimiento y crecimiento en el mercado.

Es por esto por lo que el gerente del proyecto debe valerse de distintas herramientas para hacer un
análisis completo de su organización o empresa. Como se destacó anteriormente, el PESTEL es una
herramienta que permite evaluar los factores externos; sin embargo, aunque es de las más completas,
no permite hacer un análisis, igual de importante, de los factores internos. Por esta razón, se
recomienda el uso de la matriz DOFA, un muy buen mecanismo para examinar en simultaneo ambos
tipos de factores, como se observa en la Figura 6.

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 Fortalezas Oportunidades
DOFA
Debilidades Amenazas

Factores internos Factores externos

Figura 6. Matriz DOFA
Fuente: elaboración propia

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3. Definición de proyecto

Económico Tecnológico

Político Proveedores Organización Clientes Ecológico

Legal Social

Figura 7. Entorno del proyecto

Fuente: elaboración propia

Los proyectos estratégicos nacen de la necesidad de organizarse para cumplir con el objetivo de
la empresa y se realizan por medio de unas fases que determinan su estructuración, factibilidad,
implementación, cierre, seguimiento y puesta en operación. Su gestión y puesta en marcha ayudará
a aumentar la probabilidad de éxito de la empresa u organización, ya que el resultado debe estar
enfocado a satisfacer los requerimientos realizados por el mercado. Los beneficios del proyecto deben
impactar a las partes interesadas del mismo y a la compañía.

En relación con la gestión de estos proyectos estratégicos, se enuncian algunos marcos de referencia
que definen el proyecto de acuerdo con su intencionalidad:

De acuerdo con la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA, 2017), los proyectos
se definen como un esfuerzo que desarrolla un grupo multidisciplinario, el cual de forma organizada
realiza una serie de entregables a un cliente. Estos entregables cumplen con las necesidades y
requisitos gestionando de manera efectiva unas restricciones (recursos, cronograma, presupuesto y
requisitos de calidad.

Para el IPMA (2017) los proyectos son herramientas idóneas para el desarrollo de actividades que
apuntan a un objetivo establecido, con el fin de agregar valor a la organización que ejecuta el proyecto.

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Para el Instituto de Gestión Monden (Gestión de Proyectos Japonesa [PMAJ], citado en PMCC,
2002), el proyecto se define como un emprendimiento que desarrolla una organización para cumplir
los objetivos estratégicos de acuerdo con su contexto organizacional, recalca la importancia de la
innovación y creatividad para gestionar efectivamente los recursos de la organización y solucionar los
problemas para obtener un mejor beneficio en los entregables.

De acuerdo con el marco de referencia británico Proyectos en Ambientes Controlados (PRINCE

2, citado en TSO, 2009), el proyecto es una herramienta que ayuda a gestionar de manera
efectiva el negocio de una organización. El propósito del proyecto es gestionar en un periodo de
tiempo entregables que mejoren los productos o servicios que ofrece la organización, según su
campo de mercado.

Según la Organización Internacional de Normalización ISO 21500 (2021), un proyecto es la

ejecución de un conjunto de procesos que se desarrollan a través de diversas actividades en un tiempo
determinado, para alcanzar los objetivos propuestos. Para evaluar estos objetivos, es indispensable la
elaboración de entregables que evidencien su cumplimiento de acuerdo con las necesidades iniciales,
así como la gestión de factores considerados como limitantes, por parte del gerente del proyecto y su
equipo de colaboradores.

Los proyectos de desarrollo tienen como objetivo la gestión eficiente de recursos, teniendo
en cuenta el alcance, el tiempo y el presupuesto, como habituales limitantes de los mismos. El
propósito de esta gestión es impactar positivamente en los índices sociales y económicos de un país
(Siles y Mondelo, 2018).

Por último, la definición propuesta por Instituto de Gestión de Proyectos (PMI, 2017) es que el
proyecto que desarrolla una organización se cumple por la gestión de actividades que gracias a sus
entregables, ayudan en la obtención de resultados únicos, que benefician a un grupo de interesados.

Los proyectos constan de unas limitantes que el gerente del proyecto debe gestionar de manera
eficiente para aumentar las probabilidades de éxito. De la gestión que haga el gerente del proyecto se
determinara si fue exitoso y logro impactar y beneficiar a las partes interesadas de la organización.

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Estas limitantes se consideran:

Pre
sup
pom

ue
Tie

sto
Satisfacción del cliente
Calidad

Alcance

Figura 8. Limitantes del proyecto

Fuente: elaboración propia

a. Tiempo: es uno de los recursos más importantes del proyecto, ya que el tiempo que no se
utiliza para la gestión de actividades no se podrá recuperar. El gerente del proyecto debe
estimar la duración del tiempo de las actividades para poder gestionar la entrega al cliente de
acuerdo con las necesidades y plazo establecido. Se considera como limitante ya que se debe
cumplir con los tiempos establecidos en el plan y según las condiciones del mercado.

b. Costo: la gestión del presupuesto del proyecto se realiza con el fin de poder garantizar y
asegurar los fondos necesarios para la realización de cada una de las actividades planeadas. La
organización al tener varios proyectos debe priorizar los que mayor valor agregado generen y
mejores beneficios tengan para las partes interesadas, de ahí que el presupuesto se considere
como una limitante del proyecto.

c. Alcance: la gestión del alcance está relacionada con el objetivo del proyecto, en este proceso
el gerente del proyecto junto con el equipo determina los límites del proyecto, donde se
define específicamente que se va a entregar y que no se va a realizar en el proyecto.

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 En síntesis...
Los proyectos se gestionan para obtener beneficios e impactos a las partes
interesadas, la organización desarrolla los proyectos con los recursos necesarios
para cumplir con sus objetivos, gestionando restricciones y limitantes del mercado
y de la organización.

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Referencias
Arboleda Vélez, Germán. (2013). Proyectos: Identificación, formulación, evaluación y gerencia,
Bogotá Colombia: Alfaomega.

Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA). (2017). Individual Competence Baseline

for project, programme y portafolio management (4a. ed.). https://ipmamexico.com/wp-content/
uploads/2019/12/ICB4.pdf

Harvard Business Review. (2022, 23 de febrero). What Is Strategy? It’s a Lot Simpler Than You Think.
YouTube.

Project Management Professionals Certification Center (PMCC) (2002), A Guidebook of Project

Program Management For Enterprise Innovation Project Management Professionals. https://articulospm.
files.wordpress.com/2013/01/p2mguidebookvolume1_060112.pdf

Instituto de Gestión de Proyectos (PMI). (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos. Project Management Institute, Inc. https://topodata.com/wp-content/uploads/2019/10/
PMBOK_Guide5th_Spanish.pdfJOFO.pdf

Kaplan, R. y Norton, D. (2000). El cuadro de mando integral. Ediciones Gestión.

Organización Internacional de Normalización [ISO]. (2021). ISO 21500 Guidance on project

management (2012). https://www.iso.org/standard/75704.html

The Stationery Office [TSO]. (2009). Managing Successful Projects with PRINCE2. (5ta. Ed.). Office
of Government Commerce. https://nucleoapolo.ufpr.br/download/wp-content/uploads/2019/02/
PRINCE2-2009-remarks.pdf

Project Management Professionals Certification Center (PMCC) (2002). A Guidebook Of Project

Program Management For Enterprise Innovation Project Management Professionals.

Siles, R. y Mondelo, E. (2018); Herramientas y técnicas para la gestión de proyectos de desarrollo

PM4R, 4ta. edición, Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y del Instituto Interamericano para
el Desarrollo Económico y Social (INDES). https://indesvirtual.iadb.org/file.php/1/PM4R/Guia%20
de%20Aprendizaje%20PMA%20SPA.pdf?fbclid=IwAR0_17MRzWGU-xgLTa1HregQQYcDu4V8v
VnAga7GbhPdR2dJ0QbezaNZ-ig

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Referencias de figuras
Kotoffei. (s.f.). Concepto de psicoterapia, lluvia de ideas y resolución de problemas mentales. Ilustración
vectorial. Cerebros con nudo enredado y orden en la cabeza de un hombre. Simplificar el camino complejo.
Idea de bombilla ligera y garabatos [ilustración]. https://www.shutterstock.com/es/image-vector/
psychotherapy-concept-brainstorming-mental-problem-solving-1850566453

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Programas, Proyectos y Portafolios

Unidad 1: Definición y concepto de gestión de proyectos
Escenario 1: La importancia de los proyectos en la estrategia
de la organización

Autor: Jairo Armando Páez Ricardo

Asesora Pedagógica: Ivón Tatiana Parra Astroz

Diseñador Gráfico: Andrés Felipe Figueroa Huertas

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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