SEMANA 06

TEMA: GESTION DE COMPRAS

OBJETIVOS:
. El estudiante conocerá como es el proceso para realizar una compra.

. El estudiante aprenderá a aplicar la gestión de compra.

CONTENIDOS TEMÁTICOS:
Gestión de Compras:

 Entorno industrial
 Entorno de servicios.
 Formas
 Etapas
 Indicadores.

1
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
LA GESTION DE COMPRAS

La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la

empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores
productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a
menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa,
así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los
costos y aumentar los márgenes de beneficio. Dado que la compra ha
dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento
estratégico de la organización, hoy más que nunca resulta necesario
conocer las aristas fundamentales referidas a esta temática.

Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez más

globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia con sus similares
ya sean nacionales o extranjeros.

Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente

y eficaz de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea
económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la
especialización son demasiado importantes. La función de compras a
menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa,
así que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los
costos y aumentar los márgenes de beneficio.

La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un

elemento estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de
compra es asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores
para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

La función de compra “tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios

que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”

Llevar a cabo las compras cada vez se hace más complejo, debido a la
naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de
adquisición, sin dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno
económico, los cambios tecnológicos y las crecientes exigencias de
calidad.

2
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
La complejidad de la gestión de compras depende, entre otros, de los
siguientes factores:

1. Volumen de compras y pedidos anuales

2. Entorno en el que se desarrolla la función.

Entorno industrial.

En este entorno de búsqueda de materias primas y componentes, cuya

calidad y precio hay que concertar de antemano para no encarecer el
proceso de fabricación, teniendo que seleccionar en todo caso los
fabricantes idóneos de estos productos en términos de flexibilidad,
calidad, fiabilidad y precio; la función de compras es generalmente
manejada por un agente de compras quien posee la autoridad legal
para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa
grande, el agente de compras puede también tener personal que
incluye compradores y despachadores.

A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para

stocks de pedidos repetitivos que fabricar sobre pedido o desarrollo de
productos referidos a especificaciones de ingeniería, en los cuales
tanto lo productos requeridos como los suministradores están
cambiando constantemente.

En las empresas manufactureras, la función de compras está

respaldada por planos de ingeniería y especificaciones, documentos de
control de calidad y actividades de pruebas, que evalúan los artículos
comprados

Entornos de servicios.

En estos entornos de adquisición de productos terminados y

homologados por el mercado, el papel de las compras es menos
importante. Sin embargo, en otros servicios como el transporte y
restaurantes, la función de compras es crítica.

En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se

realizan a través de un comprador que es responsable de la venta y de
los márgenes de beneficio de la mercadería comprada. Los
compradores, normalmente, deben confiar en el comportamiento
histórico del proveedor o en las clasificaciones estándares.

3
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como
los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro,
la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta

los programas.
 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de
calidad requeridas.
 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible,
dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
 Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de
las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la
organización.

Para que se realice una gestión de compras efectiva es necesaria una

coordinación permanente entre los departamentos comerciales o de
operaciones y el de compras.

Para cumplir sus responsabilidades el gestor de compras debe realizar

las siguientes actividades:

 Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las

actividades más importantes de la función de compras, tendente a
tener una calificación de los proveedores en función de su
capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que
constituye un punto de partida para las futuras relaciones
comerciales con ellos.
 Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus
características técnicas, códigos de identificación,
suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.
 Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y
plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y
calificación del proveedor.
 Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico
y financiero.
 Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando
los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

4
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
  Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y
seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la
calidad, en el caso que lo requiera.
 Solventar discrepancias en la recepción del producto.
 Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de

actividades netamente diferenciadas que podríamos resumir como:

 Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado)

 Selección de proveedores.
 Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo
empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la
compra )Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien
por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el
departamento de marketing (entorno comercial)
 La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas
posibles.
 La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir
máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de
entrega.
 El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en
todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.
 La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar
pérdidas económicas.

Formas de compra

En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo siguiendo

idénticos procesos.
Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de
bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la
importancia de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de
compra), el tipo de artículo a adquirir, la significatividad de la compra,
la situación geográfica del proveedor, las características del vendedor,
etc.

Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se

tienen definidas de forma independiente:

5
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
Compras normales. Se ubican dentro de esta forma de comprar, las
materia primas a incorporase en un proceso productivo y en otros
bienes o elementos representativos de una erogación de carácter
general identificada con el área de producción, comercialización o
administración.

Habitualmente, se trata de elementos sobre los cuales se posee

información relativa a la cantidad máxima, mínima y al punto de
pedido.

Adquisición de elementos menores. Los elementos menores son

aquellos que son necesarios para el desenvolvimiento de la empresa
pero se precisan solo en un momento determinado, como por ejemplo
una pieza de repuesto, un libro contable, etc. La compra de estos
elementos, por ser de escaso monto se realiza generalmente
empleando un fondo fijo. Incluso, esas operaciones de compra se hacen
por una cantidad limitada.

No es conveniente centralizar este tipo de compras a un solo

departamento. Lo más conveniente es que el responsable del sector
que necesite un bien de este tipo realice la compra. (Klein, Miguel J.
1994)

Compras en el exterior. Existe una marcada diferencia en la forma de

actuar entre una compra local y aquella efectuada en el exterior.

Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades

vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y transporte,
entre otros. Se debe prestar especial atención a la calidad de los bienes
a comprar. También es de tener en cuenta lo relativo a lo de la moneda
empleada en la operación, haciendo hincapié en el riesgo que surge
desde que el producto se embarca o sale del depósito del proveedor
hasta la llegada al país del comprador.

Compras de bienes del activo fijo. Se caracteriza por tratarse de

elementos que no requieren de una reposición permanente. Incluye
redados, maquinarias, motores, herramientas, instalaciones, inmuebles,
etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general, de

importancia, se solicita para la autorización de la misma la
conformidad de un alto representante de la empresa, como la del

6
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
gerente general o la persona que lo sustituye en caso de ausencia o
imposibilidad de aquel, o en última instancia, del directorio se trata de
una adquisición de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)

Etapas de la decisión de compra

Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las

siguientes:

1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza

cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un
producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el
estado deseado y el estado real existente. Esta necesidad puede
surgir por impulsos externos o internos.
2. Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe
acopiar toda la información que considera necesaria para
fundamentar sus análisis y la toma de decisiones.
3. Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el
comprador determinará las alternativas de compra ante las que se
enfrenta, caracterizando a cada una de las alternativas con
aquellos parámetros relevantes.
4. Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra
determina cuáles son los principales criterios de selección.
5. Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior y el
esquema de fuerzas de los actores de la compra se llega a la
decisión de compra que contempla un conjunto de parámetros
tales como: el proveedor, la cantidad a comprar, el valor de la
compra, forma de pago, sujeto de la transportación, lugar de
entrega, fecha de entrega, características del producto, envase y
embalaje a utilizar y otros elementos.
6. Ejecución de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de
acciones para ejecutar la decisión de compra tomada
anteriormente.
7. Monitoreo post compra. Luego de ejecutada la compra debe
mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el
ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que
puedan ser objeto de reclamación, así como aumentar la
información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha
utilidad en próximas compras.

7
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
Calidad de las Compras.

Cuando un producto llega a manos de un productor o es utilizado en el

producto final se está cerrando un eslabón más de una cadena
logística que debe estar orientada hacia la calidad para que el proceso
se efectúe con éxito.

La calidad, ha de entenderse como la base de esta relación, e inherente

a ella han de desarrollarse los conceptos de comunicación e
integración. Siendo valorable el impulso que esta área ha cobrado con
la aplicación de las normas ISO por parte de muchos productores,
comercializadores y proveedores, que han recurrido a la

Indicadores de eficiencia.

Índice de control de la función de compras.

 Índice de compras. Significación de las compras respecto a las

ventas en términos porcentuales.
 Índice de coste del departamento de compras. Significado del
coste del departamento de compras (coste de gestión) en relación
al valor de las compras.
 Coste de un pedido de compras. Se determinará por el cociente
entre el coste del departamento de compras y el número de
pedidos emitidos.
 Índice de concentración de compras. Revela el importe medio de
compra por pedido.
 Índice de carga de trabajo. Cantidad media de compras por
empleado.
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el
número de empleados del departamento de compras.
 Índice de concentración de proveedores. Recoge el número medio
de pedidos que se adjudica a cada proveedor. Se obtiene
dividiendo el número de pedidos entre el número de proveedores.
 Cifra de negocios por proveedor. Indica el volumen de compras
por proveedor.
Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el
número de proveedores.
 Índice de rotación de stocks de materias primas. Indica el número
de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias

8
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
 primas (materiales) comprados. Se determina dividiendo el valor de
las compras anuales entre el stock medio anual.
 Índice de rechazos. Relación entre el valor de las devoluciones y el
valor de las compras, expresado en términos porcentuales. Se
obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las
Compras y multiplicado por 100.
 Índice de financiación de las compras por proveedores. Indica el
porcentaje del valor de las compras que es financiado por los
proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor
de las compras y multiplicado por 100.
 Días de crédito por parte de los proveedores. Si el período de
análisis es el año, se puede determinar por la relación entre el valor
financiado por los proveedores y el de las compras anuales y
multiplicado por los 360 días del año.
 Rentabilidad de las compras. Se obtiene dividiendo el beneficio
(ahorro anual) obtenido por las compras, dividido entre el coste
anual del departamento de compras y multiplicado por 100. (García
Fernández, Nazario. 2002)

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año

anterior
2. Total de compras/Número de compras.
3. Porcentaje de compras rechazadas.
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia
prima.
5. Inventario/Ventas.
6. Costo promedio de Orden de compra.
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

Nuevas tendencias de la política de compras

Hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado

sustancialmente este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en
conjunto resultan más beneficiosas para la empresa.

De acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades serían las

siguientes:
9
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE
 1. Calidad concertada.
2. Tiempo de entrega.
3. Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
4. Precios y condiciones de pago.

10
ADMINISTRACION LOGISTICA - I SEMESTRE