AR-P-42300 Control de Documentos

Preparado por: Código
C. Raiano - D. Funes MI SWACO de Argentina S.A. AR/P – 42300
Revisado por: Fecha Original: ( Rev. y Fecha)

Roberto Federici 28/05/04:(1, 26/07/05)
Aprobado por: Página
Alberto Lateulade PROCEDIMIENTO 1 de 11
Tìtulo:
CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto el control de documentos del Sistema Integrado de Gestión QHSE de
MI SWACO de Argentina S.A., estableciendo la metodología de preparación, revisión y aprobación de los
mismos, así como también su correspondiente adecuación previo a la emisión. Asimismo incluye la
normativa respecto a las posteriores actualizaciones que se realicen. Todo lo anterior permitirá su correcta
disposición en los respectivos lugares de trabajo, fácilmente identificados y rastreables, evitando el uso no
intencional de los documentos obsoletos, que deberán ser debidamente identificados cuando estos últimos
sean retenidos por causas plenamente justificadas.
2. ALCANCE
Aplicable a todas las actividades de MI SWACO de Argentina S.A.
3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2000 - Sistema de Gestión de la Calidad – requisitos.
Norma ISO 14001: 2004 – Sistemas de Gestión Ambiental
Norma OHSAS 18001:1999 – Sistema de Gestión en Salud Ocupacional y Seguridad.
Sistema de Gestión de HSE (Salud, Seguridad y Ambiente) de MI SWACO corporativo.
Manual del Sistema Integrado Gestión de QHSE de MI SWACO de Argentina S.A.
AR/I – 42301: Formato, numeración y distribución de documentos.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
HSE: Salud, Seguridad y Ambiente
QHSE: Calidad, Salud, Seguridad y Ambiente
Form.: Formulario del Sistema Integrado de Gestión
5. RESPONSABILIDADES
Los diferentes sectores de la empresa son responsables de la preparación y actualización de sus
procedimientos e instrucciones.
El presente documento forma parte del Sistema Integrado de Gestión de QHSE de MI SWACO de Argentina S.A.
Queda prohibida cualquier reproducción no autorizada.
Título: Página: Código : AR/P – 42300
CONTROL DE DOCUMENTOS 2 de 11 Rev. y Fecha:1, 26/07/05
El Representante de QHSE es el responsable del control y la revisión de los documentos del Sistema de
Gestión de QHSE.
El Gerente General es el responsable de la aprobación del Manual del Sistema Integrado de Gestión de
QHSE y de los procedimientos e instrucciones de aplicación a nivel país.
El Gerente de Operaciones de Fluidos de Perforación o Country Manager de DWM son responsables de
la aprobación de los procedimientos e instrucciones aplicables a sus respectivas Divisiones.
Los Gerentes de Sucursales son responsables de la aprobación de planes o documentos aplicables en su
Sucursal..
El Gerente de Laboratorio es responsable de la aprobación de instrucciones, técnicas de control de calidad,
técnicas de calibración, etc., generadas en su Departamento..
6. DESARROLLO
6.1. Procedimiento.
La justificación de la creación y mantenimiento de un documento debe seguir el criterio de costo /
beneficio. Todo documento tiene un costo, el cual debe ser menor que el beneficio que pretende
proporcionar. Un documento debe ser creado cuando se ha comprobado su real necesidad y los
beneficios que deberá prestar a su sistema de gestión y a la organización.
6.2. Flujograma de ciclo de vida de los documentos.
La documentación tiene un ciclo de vida, debe ser actualizada de forma dinámica para evitar su
obsolescencia. Estará disponible en los lugares de trabajo.
El ciclo de vida de los documentos, seguirá el siguiente flujograma:
a) Preparación: La preparación de documentos, tendrá por objeto solucionar problemas, mejorar
procesos, definir rutinas, siguiendo las recomendaciones del ítem 6.1.
b) Formato: Todo documento tendrá un formato que ha sido adoptado tanto para el contenido como
para su presentación. Ver Instrucción AR/I – 42301.
c) Revisión: Tiene por finalidad verificar el contenido del texto y la propuesta, y que responde a los
criterios de las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001:1996 y OHSAS 18001:1999.
d) Aprobación: Oficializar y obligar a utilizarlos a todos los empleados, con asignación de
autoridades y responsabilidades reconocidas.
e) Incluir en el sistema: Numerar, catastrar y controlar la documentación (ver la Instrucción AR/I –
42301 de la referencia).
f) Emisión: Corresponde a la distribución controlada de los documentos a los receptores de copias
controladas.
g) Entrenamiento: Entrenar, implementar y orientar al personal para efectivizar una práctica
establecida en los documentos.
h) Auditoria: Tiene por objeto verificar si lo expresado en los procedimientos e instrucciones es

efectivo y se ha implementado.
i) Cancelar: Eliminar formalmente y de manera controlada la documentación cuando no fuera más
necesaria. Definir como obsoleto o fuera de uso.
6.3. Identificación y numeración de documentos:
El criterio de numeración e identificación de documentos, está descripto en la Instrucción AR/I –
42301.
6.4. Preparación, revisión y aprobación de documentos.
6.4.1. Los documentos deberán ser preparados y revisados por el personal que está directamente
comprometido con el proceso o actividad. Cuando la documentación afecte a más de un
área de la empresa, el responsable de QHSE debe establecer las interfases con las demás
áreas intervinientes.
6.4.2. La revisión de la documentación deberá quedar registrada en todo los casos. Tal evidencia
podrá efectivizarse por algunos de los siguientes métodos:
a) Indicando las observaciones y comentarios en el mismo documento borrador.
b) En una hoja aparte.
c) Cualquier otro medio que se considere apropiado.
En todos los casos el personal interviniente deberá registrar con claridad sus observaciones
y comentarios. Una vez efectuados éstos deberá firmar e indicar la fecha de su
intervención.
6.4.3. El documento final deberá ser firmado por quién lo preparó, quién lo revisó y quién lo
aprobó. Se deberá tener en cuenta la Matriz de Niveles de Autoridad Se usará en ese caso
la Hoja de Actualización (ver Anexo II). Podrá utilizarse una metodología electrónica, que
quedarán evidenciadas a través de documentación, tal como e-mails, notas, etc., que harán
referencia a la aceptación o cambios introducidos al documento. Para este último caso el
estado e historial de actualización de los documentos se evidenciará a través de planilla
electrónica, mantenida por quien emite la documentación.
6.4.4. La emisión de los procedimientos e instrucciones, su distribución y uso, deberá ser
autorizada solamente después de firmadas por los responsables de la preparación, revisión
y aprobación.
6.4.5. Una Matriz de Control de Revisión y Distribución de Documentos, será mantenida con
información actualizada sobre el estado de revisión de los documentos de los Sistemas de
Gestión y los sectores que reciben copias controladas de los Manuales correspondientes.
6.4.6. Para la documentación interna, que no tiene influencia en el Sistema de Gestión de QHSE, la
preparación, revisión y aprobación será atribución de los responsables de cada área.
6.4.7. Los cambios introducidos en los documentos serán identificados con un trazo continuó
vertical en el margen derecho de la página involucrada.
6.5 Registros de emisiones y revisiones.

6.5.1. El área de QHSE será responsable por los registros de las emisiones y revisiones de todos
los documentos del Sistema Integrado de Gestión. El formato de los documentos está
descrito en detalle en la Instrucción AR/I – 42301. Cuando estos documentos son
modificados, una copia de la nueva revisión debe ser remitida a los distintos receptores de
copias controladas por el área de QHSE local.
6.5.2 Los documentos obsoletos, existiendo la necesidad de su retención, deberán ser
adecuadamente identificados como tales y archivados. QHSE los archivará con un sello en
tinta roja con la leyenda “OBSOLETO”. (Ver Anexo de Instrucción AR/I - 42301). Al
área QHSE deben ser remitidas para su destrucción las copias obsoletas que estén en las
áreas, y archivar en QHSE por lo menos una copia de la documentación (en papel o
electrónica) identificado con el sello abajo indicado y será archivada a efectos de
rastreabilidad Las otras copias deben ser destruidas por el área QHSE.
6.5.3 Es función del área QHSE, verificar y exigir en cualquier momento, el cumplimiento de lo
aquí descrito, tomando las debidas medidas para asegurar la conformidad con el Sistema
Integrado de Gestión. El no cumplimiento generará una no conformidad, acción correctiva
y su seguimiento.
6.5.4 La documentación del Sistema Integrado de Gestión puede dividirse en dos categorías:
documentos borradores o documentos aprobados.
6.5.5. Siempre que un documento fuera revisado, el nivel de revisión deberá aumentar en forma
secuencial y alfabética (A, B, C, D, etc.) para los documentos borradores y en forma
secuencial y numérica para los documentos aprobados (0,1,2,3,etc.)
6.5.6. La Matriz de Control de Revisión y Distribución Documentos, debe ser revisada cuando los
documentos listados fueran modificados o introducidos nuevos documentos.
6.5.7. Los Manuales de Gestión deben ser revisados por lo menos cada dos años para verificar
que estén actualizados, o extraordinariamente en función de cambios en las actividades de
las operaciones, nuevas tecnologías, por las necesidades de nuestros clientes o por los
motivos abajo detallados:
a) cambios en la política general o la estructura organizacional interna de nuestra empresa
que determine la necesidad de una revisión .
b) cambios en la leyes nacionales e internacionales, que afecten la política general de
nuestra empresa y.
c) resultado de auditorias internas y/o externas que determinen la necesidad de revisar los
documentos del Sistema de Gestión de QHSE.
6.5.8. Los Manuales del Sistema Integrados de Gestión de QHSE, son entregados por el Asistente
de QHSE local a todos los sectores de la sucursal que reciben copia controlada. Cada
persona que recibe un documento controlado y revisado, es responsable por la actualización
de ese documento, retirar y remitir a QHSE el documento obsoleto (ya sea en formato
papel o electrónico).
6.5.9. Todos estos procesos del ítem 6.5 están sujetos a auditorias por el área QHSE para verificar
que las revisiones vigentes estén en uso en los sectores. Copias de documentos no
controlados serán hechas solamente para fines de referencia, entrenamiento y deben ser
identificadas como copias no controladas.
6.5.10. Cualquier modificación en el contenido de un documento, por pequeña que fuera,
originará la revisión de todo el documento.
6.6. Versión de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
La primera emisión de los Manuales corresponderá a versión 0 (cero). Cuando se hayan efectuado
un determinado número de revisiones en los diferentes documentos o cuando hayan ocurrido
cambios importantes en el sistema, tales como: integración de sistemas de gestión, cambios en las
Normas externas aplicables, cambios de organización, inclusión de nuevos sectores de la
compañía, etc., podrá efectuarse una modificación en la versión de los Manuales. Este cambio
será identificado en forma numérica y creciente (1, 2, 3, etc.). En ese caso, los procedimientos e
instrucciones vuelven a revisión 0.
6.7. Control del Manual del Sistema Integrado de Gestión.
6.7.1. El Manual del Sistema Integrado de Gestión QHSE tiene circulación y revisiones
estrictamente controladas por el área QHSE. Solamente la última revisión es válida.
6.7.2. Todas las copias de los manuales son numeradas y registradas. Todas las revisiones están
sujetas al control del área QHSE
6.7.3. El Manual de Gestión QHSE será revisado y aprobado por el personal responsable, de
acuerdo al Anexo I.
6.7.4. Los Manuales de Procedimientos e Instructivos del Sistema Integrado de Gestión,
correspondientes a un mismo sector genérico, tendrán la misma numeración de copia
controlada.
6.7.5. La numeración de los receptores de Copias Controladas está formada por 4 dígitos, tales
como:
MZ 04
NQ 08
Donde los dos primeras letras se refieren a la provincia / ciudad donde se encuentra, y los
dos restantes indican la numeración creciente de los sectores de trabajo en esa Sucursal.
Sólo para el Laboratorio Central en vez de la Sucursal se identificará con LA.
6.8. Jerarquía de los documentos.

6.8.1. La documentación del Sistema de Gestión QHSE está formada por cuatro niveles
jerárquicos de documentos, indicados en la Fig. 1, de acuerdo al siguiente detalle:
Define el Sistema Integrado de Gestión

e indica lo que la compañía hace en
materia de Calidad, Salud, Seguridad y
1° nivel: Manual del Sistema Medio Ambiente.
Integrado de Gestión
c Estratégico
2° nível: Procedimentos Documenta CÓMO,QUIÉN O

Táctico QUÉ Y CUANDO la Compañía DEBE hacer
3°nivel: Manuales sectoriales, Detalla CÓMO la Compañía lo hace

Técnicas, Especificaciones, Operacional en forma detallada
Ensayos, Instrucciones etc
Comprobación de QUE
4° nivel- Registros Comprobación FUÉ HECHO
Fig 1. Orden de prelación de los documentos del Sistema de Gestión
1º Nivel: EL nivel estratégico, donde se encuentra el Manual del Sistema Integrado de Gestión,
describe el compromiso de la Compañía siguiendo la política adoptada por M-I., conforme a la
Norma de la referencia. Trata sobre las pautas que la Compañía piensa ejecutar indicando QUE
hace la Compañía, O QUÉ debe hacer, también define el Sistema de Gestión QHSE de M-I
SWACO de Argentina S.A, indicando los procedimientos y recursos que se deben aplicar en
nuestra organización para asegurar la calidad y cuidado del medio ambiente.
2º Nivel: EL nivel táctico describe en procedimientos CÓMO la Compañía hace, QUIÉN lo
hace, o QUÉ y CUANDO eso se hace. En resumen, describe las estrategias para alcanzar los
objetivos y política establecidas en el nivel estratégico.
3º Nivel: Es el nivel operacional que detalla CÓMO la Compañía hace las tareas específicas. En
este nivel están incluidas, manuales sectoriales, instrucciones, especificaciones, técnicas de
control de calidad, técnicas de laboratorio, etc.
4º Nivel: Este es el nivel de comprobación y resultado de QUE FUÉ HECHO, compuesto por los
registros que muestran las evidencias objetivas, de las conformidades con las Normas, lo
especificado por el cliente y el resultado obtenido por la Compañía.
6.9 Formato de la documentación.
6.9.1 Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de QHSE tendrán un formato
único que será respetado en el tiempo hasta que ocurra una revisión. Se respetará lo
expresado en las Instrucción AR/I – 42301.
6.9.2 Los Formularios del Sistema Integrado de Gestión de QHSE responderán al mismo criterio
anterior, la numeración de formularios se describe en las instrucciones AR/I – 42301.
6.10 Matriz de niveles de Autoridad para el Control de Documentos.
6.10.1 En el Anexo I se identifican los responsables de la preparación, revisión, aprobación y
control de los documentos.
6.10.2 Se deberá utilizar una metodología que permita que la documentación se encuentre
disponible en los lugares de trabajo donde se efectúen las tareas.
6.11 Enmiendas en Registros
Las enmiendas efectuadas a los registros serán realizadas por la misma persona responsable del
registro o por aquella que detecte el error, debidamente firmadas y fechadas.
6.12 Control de documentos externos a la empresa:
Los documentos de origen externo que se aplican en la empresa, se encuentran identificados en
el cuadro Control de Documentos Externos de la Empresa. Anexo III.
Los Responsables del control de documentos externos allí mencionados evidenciarán su
gestión, por alguna de las siguientes maneras:
a) A través de documentos del organismo emisor que lo acredite como receptor de copia
controlada.
b) A través de consulta formal al organismo emisor cada cierto período de tiempo. En tal
caso, indicará en qué meses del año se efectuará la consulta formal.
c) Para el caso de que el emisor sea MI SWACO (USA), se puede acceder a la intranet de la
compañía y bajar la documentación necesaria cada cierto período de tiempo. Deberá indicar
en qué meses se efectuará dicha metodología.
6.13. Requisitos Legales y Reglamentarios.
Este punto se trata en el procedimiento AR/P – 43200 Requisitos legales y de otro tipo, donde se define
la metodología de identificación y las responsabilidades.
Debido a las diferencias en las legislaciones provinciales, la Lista de Requisitos Legales y de otro tipo
que identifica la normativa que aplica en la empresa se definirá en cada sucursal de la compañía.
7. REGISTROS
7.1. El área QHSE es responsable de mantener los siguientes registros:
• Matriz de Revisión y Distribución de Documentos
• Manuales Originales y los backs ups de la documentación.
• Manuales Obsoletos.
• Registros de Distribución de Documentos.
7.2. El Laboratorio Central deberá mantener los siguientes registros:
• Manuales originales y los backs ups de: Instrucciones, especificaciones, técnicas de control de
calidad, etc.
• Manuales obsoletos de la documentación arriba mencionadas.
• Matriz de distribución de documentos (para el caso de distribución controlada)
7.3. Los Departamentos que posean Manuales Sectoriales deberán mantener:
• Manuales originales y backs ups
• Matriz de distribución de Documentos (en caso de distribución controlada)
8. ANEXOS
Anexo I: Matriz de niveles de autoridad para el control de documentos
Anexo II: Hoja de Actualización de Documentos. (Formulario 044)
Anexo III: Control de Documentos Externos de la Empresa.
Anexo I
Matriz de Niveles de Autoridad para el Control de Documentos
Responsable del
Documento Preparación de Revisión de Aprobación de
Control de
controlado documentos documentos documentos
Documentos
Manual del Sistema Asistente de QHSE,

Representante de
Integrado de Gestión Área de QHSE Representante de Gerente General
QHSE
QHSE QHSE
Gerente General (1)

Personal
Gerente de
involucrado en la Representante de
Procedimientos Área de QHSE Operaciones DF (2),
actividad QHSE
Gerente de DWM
Asistente de QHSE
(2)
Gerente General (1),
Gerente Operaciones
Personal (2), Gerente de DWM
Instrucciones de involucrado en la Representante de (2), Gerente de
Área de QHSE
Trabajo actividad, QHSE Sucursal (3) / Jefe de
Asistente de QHSE Laboratorio Central
(3)
Manual de
Laboratorio Central.,
Técnicas de Ensayo Supervisor /
Personal de Jefe de Laboratorio
Especificaciones, Laboratorio Central personal de
Laboratorio (3)
Técnicas de Laboratorio (4)
calibración, etc., del
Laboratorio Central
Gerentes
Personal Representante de Involucrados
Formularios Área de QHSE
Involucrado QHSE Representante de
QHSE (5)
Gerente del
Gerente General
Manual Sectoriales Personal del Departamento
Departamento Gerente de
de algún Departamento involucrado
involucrado Departamento
Departamento involucrado Representante de
Involucrado
QHSE
Notas:
(1) Cuando el procedimiento es aplicable para toda la Compañía MI SWACO de Argentina.
(2) Cuando el procedimiento o la instrucción es aplicable solo a una de las líneas de producto
de MI SWACO de Argentina S.A.
(3) Cuando la instrucción es válida para una Sucursal o para el Laboratorio Central.
(4) Cuando se trata de la documentación generada y aplicable dentro del Laboratorio Central.
(5) Cuando el formulario forme parte del área de QHSE.
Anexo II
Hoja de Actualización de Documentos. (Form. 044)
Código Fecha Rev.

MI / SWACO de Argentina S.A.
044 08/09/03 0
HOJA DE ACTUALIZACIÓN
Documento:
Código: Versión:
Fecha
Rev. Preparó Controló Aprobó Observaciones
Vigencia
Anexo III
Control de Documentos Externos de la Empresa.
Código Fecha Rev.
MI SWACO de Argentina S.A. N/A 26/07/05 1
CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA
Responsable del
Item Documentos Externos Control de Observaciones
Documentos
1 Normas / Recomendaciones Prácticas El Sector Usuario, cuando sea aplicable,
Nacionales e Internacionales Sector Usuario identificará las normas que deberá
mantener en su última edición.
2 Especificaciones del cliente Revisor de Contratos Cuando corresponda distribuirá como

(Gerente de Sucursal, copia controlada a los usuarios..
Gerente de Operaciones
DF, Gerente de DWM,
Gerente Desarrollo de
Negocios)
3 Especificaciones de productos de MI
SWACO (USA) Dpto. Compras Buenos
Aires
4 Maestro de artículos de MI SWACO (USA) .

Dpto. Compras Buenos
Aires
5 Software de aplicación Distribuye a los IT de cada Sucursal.

Supervisor de Tecnologías
Informáticas
6 Hojas MSDS (hojas de datos de seguridad de Se distribuirá como copia controlada a los
los materiales) de productos de MI. Hojas de usuarios a través de los Asistentes de
Coordinador QHSE
Transporte. Hojas de Seguridad de drogas de QHSE Locales de Sucursal.
Buenos Aires
laboratorio y productos de proveedores
locales
7 Manuales Técnicos, Paquetes de Son recibidos por los Gerentes de la
Comercialización, Lineamientos de empresa y se distribuirán de acuerdo a
MI SWACO (USA)
Identidad Corporativa, etc., recibidos de necesidad ( Controlados o no controlados)
MIDF (USA)
8 Requisitos Legales y de otro tipo. Distribuye a Asistentes de QHSE de cada
Sucursal quienes comunicarán a los
(Ver detalle en punto 6.13) Representante de QHSE responsables de manera fehaciente.

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C. Raiano - D. Funes MI SWACO de Argentina S.A. AR/P – 42300

Revisado por: Fecha Original: ( Rev. y Fecha)

h) Auditoria: Tiene por objeto verificar si lo expresado en los procedimientos e instrucciones es

6.5 Registros de emisiones y revisiones.

6.8. Jerarquía de los documentos.

Define el Sistema Integrado de Gestión

2° nível: Procedimentos Documenta CÓMO,QUIÉN O

3°nivel: Manuales sectoriales, Detalla CÓMO la Compañía lo hace

Fig 1. Orden de prelación de los documentos del Sistema de Gestión

Manual del Sistema Asistente de QHSE,

Gerente General (1)

Código Fecha Rev.

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA

2 Especificaciones del cliente Revisor de Contratos Cuando corresponda distribuirá como

4 Maestro de artículos de MI SWACO (USA) .

5 Software de aplicación Distribuye a los IT de cada Sucursal.

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