RECURSO HUMANO CÓDIGO: RHH-M1

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE VERSIÓN: 01

CARGOS PAGINA: 1 DE: 5

NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVA - AUXILIAR CONTABLE

DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE ADMINISTRATIVA

A QUIEN REPORTA GERENCIA

QUIENES LE REPORTAN NINGUNO

NATURALEZA DEL CARGO:

Cargo de tipo administrativo que da apoyo funcional a la organización en cuanto a la información,
comunicación y gestión administrativa interna y externa de manera eficaz y eficiente. También con
participación en la gestión contable y operativa de la empresa como canal de suministro de datos e
información desde y hacia los clientes y proveedores.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

 Aplicar y promover la cultura del sistema de gestión de calidad por medio del cumplimiento eficaz de los
procedimientos implementados y la tendencia hacia el mejoramiento continuo.
 Mantener muy buena presentación, mostrar una cara amable y positiva, mostrar actitud de servicio al
cliente y de atender todos sus requisitos con el fin de que tenga la mejor impresión de la empresa
NUEVA IMAGEN.
 Diligenciar las remisiones de todos los elementos o producto que sean retirados de la empresa teniendo
en cuenta especialmente las cantidades entregadas en la orden de producción. Y archivar en orden de
numeración
 Realizar la facturación a los clientes de acuerdo con las órdenes de producción entregadas por los
operarios de planta. Y archivarlas en orden de acuerdo con la numeración.
 Velar por el control de las órdenes de producción terminadas, las cuales deben ser entregadas para
archivar en producción.
 Registrar oportunamente en la orden de producción todos los datos necesarios para garantizar la
trazabilidad.
 Conciliar las cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
 Realizar el informe de facturación y cartera semanalmente.
 Hacer el seguimiento a las facturas vencidas que no se han cancelado, e informar a la Gerencia sobre
el estado de cobro de estos clientes para tomar las acciones correctivas.
 Hacer uso racional de los insumos suministrados para la actividad.
 Mantener, aplicar y reportar oportunamente el calendario de pagos de impuestos y obligaciones de la
empresa en todos los aspectos.
 Elaborar los informes que le sean solicitados relacionados con su cargo.
 Presentar a la gerencia los informes de gestión contable cuando esta lo requiere y coordinar con el
contador para la elaboración y presentación de dichos informes.
 Publicar los avisos necesarios para el reclutamiento del personal requerido por la empresa.
 Elaborar la nomina y novedades de nomina y facilitar la dispersión de la misma para el abono a cada
cuenta de los funcionarios de empresa o para el pago en efectivo.
 Elaborar los pagos para el personal que realiza trabajos externos a la empresa como la maquila.
 Elaborar el contrato de trabajo y realizar las afiliaciones requeridas oportunamente a todos los
colaboradores nuevos antes que ingresen a trabajar.
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 Entregar al personal los diferentes documentos relacionados con la empresa como: recibos de nomina,
contratos, afiliaciones, comunicados, entre otros.
 Realizar la presentación de los nuevos colaboradores que ingresan a la empresa.
 Elaborar los actos administrativos de liquidaciones, cancelación de contratos de trabajo y demás
documentos relacionados con la contratación.
 Atender y solucionar los reclamos del personal sobre la liquidación salarial.
 Atender las solicitudes de los clientes internos y externos sobre los asuntos de su competencia.
 Asistir a las reuniones de gestión programadas para presentar los indicadores de su área.
 Facilitar oportunamente la documentación requerida por el área comercial principalmente o la gerencia y
por otras áreas para participar en actividades en representación de la empresa.
 Elaborar los cheques respectivos a los pagos programados de la empresa, cumpliendo con la
documentación y las autorizaciones requeridas y darles el trámite contable estipulado por la empresa y
la legislación. (impuestos, pagos, nómina, proveedores, etc.).
 Elaborar y digitar la documentación contable, recibos de caja, notas bancarias, notas débito, notas
crédito, notas internas, comprobantes de egreso, etc., y someterlas a aprobación del contador y
reportarlas para el respectivo asiento.
 Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.
 Mantener al día la información necesaria para los contadores.
 Revisar diariamente el programa Control de horario de llegada del personal, elaborar el informe de
novedades y reportarlo a la gerencia y producción.
 Mantener actualizados los listados de clientes y proveedores, precios de insumos y materias primas y
reportar esta información oportunamente siempre que sea requerido.
 Archivar oportunamente la documentación contable y todos los demás documentos relacionados con su
proceso.
 Diligenciar los formularios para pago de impuestos, IVA, ICA, Retención en la Fuente. Entre otros. Si
aplica.
 Operar el conmutador tanto de entrada como de salida, brindar atención oportuna y amable a todas las
personas que se comuniquen a la empresa.
 Atender las llamadas telefónicas que se reportan a la empresa y direccionarlas en el menor tiempo
posible.
 Realizar las llamadas telefónicas solicitadas por los colaboradores siempre y cuando estén relacionadas
con las operaciones propias de la empresa.
 Informar suficiente y oportunamente a los colaboradores de la empresa sobre las llamadas que tengan
en curso o los visitantes que lo requieran y hacer mensajes recordatorios cuando dichos requerimientos
no son atendidos rápidamente.
 Atender diligentemente a los clientes, proveedores y las personas que llegan a la empresa, prestando
un servicio amable y proporcionando una atención eficaz y eficiente.
 Direccionar los visitantes de la empresa hacia las personas que los requieren en forma rápida. Y
permitir el acceso siempre y cuando sea autorizado.
 Participar en la elaboración de los inventarios periódicos programados.
 Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.
 Redactar cartas, elaborar circulares, certificaciones, memorandos y demás documentos que le sean
requeridos.
 Elaborar cartas de presentación y comunicaciones de la empresa cuando sean requeridas.
 Enviar cartas y demás documentos vía e-mail, fax, correo, mensajería, etc. que le sean solicitados.
 Archivar y registrar la correspondencia, enviada y recibida de toda la organización indexando por áreas.
 Recibir, radicar y distribuir internamente la correspondencia y diferentes comunicaciones que llegan a la
empresa, elaborando el registro de entrega correspondiente.
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 Llevar un libro de entrega de todo tipo de documentos a todos los funcionarios de la empresa, este libro
debe firmarse en forma legible por quien recibe el documento.
 Enviar la correspondencia generada internamente a sus destinatarios externos.
 Elaborar, hacer firmar y entregar las cartas de referencia comercial.
 Elaborar, hacer firmar y entregar las cartas de referencia laboral.
 Organizar la carpeta de cada empleado y mantener el archivo de todos en perfecto orden.
 Cada año, verificar la numeración de todos los soportes contables y organizarlos para enviar a empastar
los libros.
 Promover y facilitar el cumplimiento de las normas de seguridad en su proceso.
 Mantener el puesto de trabajo en perfecto estado de orden y limpieza y coordinar con el auxiliar de
servicios generales la limpieza general de la zona de recepción siempre.
 Capacitarse y asistir a los entrenamientos programados por la empresa relacionados con su cargo
 Participar activamente en todas las campañas que realiza la empresa como: Sistema de gestión de
calidad, 5 S. entre otros.
 Aplicar la política de la empresa relacionada con el sostenimiento del medio ambiente por medio de
acciones encaminadas al manejo eficiente de los recursos, la disminución de residuos, el ahorro de
energía y agua y la promoción de esta política en toda la empresa.
 Tomar acción correctiva o preventiva inmediata sobre todas las no conformidades que se presenten en
su proceso.
 Elaborar las cotizaciones escritas para los clientes en el formato correspondiente y llevar el archivo y el
registro organizado.
 Elaborar las órdenes de compra para todas las adquisiciones de la empresa.
 Colaborar en las funciones de compras como: solicitud de cotizaciones, confirmación de compras,
proveedores. Correspondencia.
 Elaborar los rótulos para la identificación de productos terminados cuando es requerido por producción.
 Solicitar autorización a la gerencia para el manejo externo de la información confidencial y técnica de la
Empresa.
 Cumplir estrictamente con las disposiciones y normas del reglamento interno de trabajo de la empresa y
el manual de convivencia implementado.
 Realizar las demás actividades inherentes al cargo.

RELACIONES DE TRABAJO

Internas:
Gerente general: todo lo relacionado con la asistencia administrativa y contable.
Director de gestión de calidad y planta: coordinar actividades relacionadas con los procesos de entrega y
registros de producción.
Ejecutivos de cuenta: todo lo relacionado con la comunicación con los clientes, cotizaciones y
comunicación.
Operaros de planta: coordinar actividades de despacho, nomina y afiliaciones.

Externas:
Clientes y proveedores: coordinación de todo lo relacionado con las comunicaciones y documentación.

REQUISITOS PARA EL DESEMPEÑO

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EDUCACIÓN BÁSICA:
Bachillerato clásico o técnico.
Auxiliar contable
Estudiante universitario en contaduría o administración de empresas (opcional)
Secretariado ejecutivo. (Opcional).

FORMACIÓN:
Cursos de sistemas básicos.
Programas contables
Opcional: cursos, seminarios, diplomados. Relacionados con el sistema contable, auxiliar contable.
Legislación laboral y tributaria.
Preferiblemente: formación por competencias en el proceso de secretariado ejecutivo o auxiliar contable en
el SENA u otra entidad.

EXPERIENCIA:
Mínimo 2 años como secretaria y/o auxiliar contable en empresas similares.

HABILIDADES:
Comprensión del lenguaje: Entender con precisión explicaciones, instrucciones, actividades, procesos,
normas, etc. y aplicarlas ágilmente en el trabajo.

Fluidez verbal: Utilizar palabras y frases con sentido claro para informar o expresarse.

Lenguaje escrito: Uso adecuado de palabras, frases y ortografía en un escrito o en un informe.

Reacción: Velocidad y precisión para actuar ante una situación.

Recursividad: Consecución rápida y efectiva de apoyo y recursos para el desarrollo de los procesos.

Servicio: Tacto, amabilidad, educación, entusiasmo y delicadeza para tratar a las personas y atender al
cliente. Adoptar las posiciones adecuadas frente a los diferentes tipos de clientes para mantener un alto
nivel de satisfacción.

Comunicación: Uso efectivo de mensajes, medios y estilo para expresarse o informar. Transmitir
conocimientos e instrucciones y capacitar a los colaboradores

Trabajo en equipo: Integrar efectivamente la competencia de cada colaborador en su equipo de trabajo,

hacia lograr objetivos, dar la colaboración requerida y producir el mejor producto para nuestro cliente.

Utilización del tiempo: Organización efectiva del propio trabajo para atender oportunamente todas las
actividades asignadas.

Concentración: Mantener la atención sobre la actividad que estamos desarrollando con el fin de mantener
un estándar y satisfacer los requisitos de nuestro cliente.

Comprensión de lectura: Explicar y resumir con precisión las ideas de un texto escrito, contrato,
especificaciones.
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HABILIDAD EN SISTEMAS: manejo de office. Con énfasis en Excel y Word, Programas contables,

Acepto que he leído y comprendido las funciones correspondientes a mi cargo y me comprometo a

cumplirlas cabalmente durante mi permanencia en la empresa, también estoy dispuesto a reportar cualquier
cambio o modificación que contribuya a mejorarlas.

ENTERADO: NOMBRE FIRMA FECHA

REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTO: MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS RHH-M1 – ASISTENTE ADMINISTRATIVA
fecha Cambio o actualización Nueva Responsable
versión

CDO-P1-F2-V1