Porque - Administrar Su Tiempo

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¿Por qué administrar su tiempo?
Correo electrónico. Correo de voz. Reuniones. Papeleo. Subordinados

directos que solicitan ayuda o le traen sus problemas
permanentemente. ¿Cómo puede ser un gerente responsable y
accesible, seguir realizando el trabajo y cumplir con sus metas de
mayor prioridad al mismo tiempo?
Necesita administrar su tiempo con destreza. La administración del

tiempo es la disciplina de organizar, asignar y controlar el tiempo que
usa para las actividades, de manera de lograr los resultados
deseados. La administración del tiempo le obliga a ser explícito sobre
lo que valora y le permite asignar sus esfuerzos de la manera
correspondiente.
Los beneficios de usar su tiempo en forma más eficaz
Usar su tiempo de manera más eficaz genera importantes beneficios

para usted y su organización. Por ejemplo:
z Usted dedica energía y atención a las actividades que más

apoyan los objetivos de su empresa.
z Usted elimina las distracciones y permanece concentrado en lo

que es más importante para su departamento y la organización.
z Usted evita el estrés e incluso el agotamiento que puede

originarse al tratar de equilibrar las diversas exigencias que
compiten por su tiempo.
z Usted exhibe comportamientos adecuados de administración de

tiempo, de modo que sus empleados y colegas puedan
aprender de su ejemplo.
z Usted mejora su desempeño en el trabajo, lo cual agrega más

valor a su organización, unidad y equipos.
Claramente, una empresa en la cual los líderes emplean el tiempo en

forma eficaz puede aventajar a la competencia. Pero administrar su
tiempo es más difícil de lo que podría parecer a primera vista.
Disciplina y práctica
Usar su tiempo en forma eficaz exige disciplina y práctica. El siguiente

proceso de seis pasos puede ayudarle a aprovechar al máximo las
horas que tiene disponibles cada semana para trabajar:
1. Identifique y priorice sus metas: ¿Cuáles son los objetivos

prácticos más importantes? ¿Qué tareas necesita realizar para
lograr esos objetivos? ¿Cuánto tiempo debería emplear en esas
tareas?
2. Divida las metas en tareas manejables: ¿Qué actividades

necesita realizar para alcanzar cada una de sus metas?
¿Cuánto tiempo estima que requerirán las diversas tareas?
3. Analice cómo ocupa su tiempo: con frecuencia, los gerentes

piensan que están usando su tiempo para cumplir con tareas
vitales. Pero en la realidad, están empleando tiempo en
actividades que no les permiten alcanzar objetivos de alta
prioridad. Por ejemplo, desperdician horas cada día
respondiendo correos electrónicos en lugar de planear una
estrategia a largo plazo para su departamento o ayudar a sus
subordinados directos a mejorar sus destrezas. Para usar su
tiempo en forma más eficaz, necesita resolver cómo en realidad
está empleando su tiempo y compararlo con la forma en que
debería distribuirlo. Luego, necesita identificar las formas de
corregir las prácticas poco eficaces de administrar el tiempo.
4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder

tiempo: ciertas prácticas, como postergar, asumir los
problemas de los subordinados directos y pasar con frecuencia
de una tarea a otra se conocen por consumir el tiempo que se
podría emplear de mejor forma en otras actividades. Al
comprender y prever estas actividades que hacen perder
tiempo, tiene más posibilidades de evitarlas o reemplazarlas por
mejores prácticas.
5. Programe su tiempo con mayor eficacia: una vez que sabe

cuáles son sus metas, cómo está realmente empleando su
tiempo y de cuáles prácticas poco eficaces es víctima, puede
comenzar a cambiar la forma en que programa su tiempo. Esto
incluye utilizar herramientas para la administración del tiempo
en forma más eficaz. También significa crear programas que
http://delp-courses.dextro.com/courses/hmm/time/core/manage.htm 05/07/2012
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favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para

resolver problemas inesperados y aprovechar las oportunidades
no planeadas.
6. Monitoree y mejore las estrategias de administración del

tiempo: Una vez que haya definido un horario, póngalo en
práctica. Monitoree lo que sucede, identifique problemas y
ajuste sus estrategias de administración del tiempo, de modo
que mejore constantemente la forma en que lo está usando.
Consulte también Pasos para administrar su tiempo.
Aprenderá más acerca de estos pasos en los siguientes Conceptos

básicos. Además, descubrirá las pautas para los próximos desafíos
especiales para la administración del tiempo:
z Cómo tratar a un jefe que pierde tiempo
z Cómo equilibrar las exigencias de su día de trabajo y de su vida

personal
z Cómo ayudar a sus empleados a administrar su tiempo en

forma más eficaz
Versión 4.0.20070221 © 2006 Harvard Business School Publishing. Reservados todos los
derechos.
http://delp-courses.dextro.com/courses/hmm/time/core/manage.htm 05/07/2012

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Correo electrónico. Correo de voz. Reuniones. Papeleo. Subordinados

Necesita administrar su tiempo con destreza. La administración del

Los beneficios de usar su tiempo en forma más eficaz

Usar su tiempo de manera más eficaz genera importantes beneficios

z Usted dedica energía y atención a las actividades que más

z Usted elimina las distracciones y permanece concentrado en lo

z Usted evita el estrés e incluso el agotamiento que puede

z Usted exhibe comportamientos adecuados de administración de

z Usted mejora su desempeño en el trabajo, lo cual agrega más

Claramente, una empresa en la cual los líderes emplean el tiempo en

Usar su tiempo en forma eficaz exige disciplina y práctica. El siguiente

1. Identifique y priorice sus metas: ¿Cuáles son los objetivos

2. Divida las metas en tareas manejables: ¿Qué actividades

3. Analice cómo ocupa su tiempo: con frecuencia, los gerentes

4. Reconozca y derrote las actividades que hacen perder

5. Programe su tiempo con mayor eficacia: una vez que sabe

favorezcan sus prioridades. Y significa asignar tiempo para

6. Monitoree y mejore las estrategias de administración del

Consulte también Pasos para administrar su tiempo.

Aprenderá más acerca de estos pasos en los siguientes Conceptos

z Cómo tratar a un jefe que pierde tiempo

z Cómo equilibrar las exigencias de su día de trabajo y de su vida

z Cómo ayudar a sus empleados a administrar su tiempo en

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