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Introducción
 La Administración del tiempo de Forma Eficaz

La administración del tiempo es una habilidad

crucial para cualquier profesional en el mundo
actual. Con la creciente demanda de trabajo y
la presión constante para cumplir plazos, es
esencial aprender a administrar el tiempo de
manera efectiva que pueden ayudar a los
profesionales a aumentar su productividad y
lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin
embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy
valioso.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos
más importantes y críticos de los administradores.

Es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del

tiempo.

"Administración del tiempo” significa administrarse uno mismo, de tal manera

que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.

Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio, tanto a corto como a

medio y largo plazo, es imprescindible:

 Identificar metas, objetivos y prioridades.

 Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y

planificación del tiempo.
 Conocer el ciclo vital del estudio y adaptar la planificación del tiempo.

 Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas,

los objetivos y las prioridades.
  Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que
sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional
Características del tiempo
Algunas de las características del tiempo son:

 Puede ser un enemigo para vencer o un aliado si lo logramos

organizar.
 Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un
emprendedor.
 Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
 No se puede comprar.
 No se puede atrapar, detener o regresar.
 Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
 Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el
mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del
tiempo.

Metas
Establecer metas puede ser algo motivador, ayuda a centrar las ideas. Pero
las metas, ya sean a corto o largo plazo, no son algo rígido. A veces es
necesario modificar las metas propuestas, y no significa que hayamos fallado
o que seamos más débiles que el resto de las personas. Es sólo una
respuesta realista a una situación concreta. Una meta es un sueño con una
fecha límite, o al menos eso se dice.
Por ejemplo:
• Quiero ser maestro.
• Quiero estudiar magisterio.
• Quiero estudiar 2º curso de magisterio.
• Quiero aprobar 5 asignaturas este cuatrimestre.
• Quiero estudiar esta semana una asignatura.
• Hoy voy a estudiar un tema de una asignatura.
Tener sueños, y desear alcanzarlos, pueden ayudarte a tener momentos muy
productivos, generando y floreciendo buenas ideas.

Consejos para un buen uso del Tiempo:

Principios básicos para administrar el tiempo con eficiencia:

 Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva
del tiempo.
 Está comprobado y es un principio fundamental de la planeación del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de
tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
 Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo es
utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
 El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como él lo
planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.
 Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y
programas planeados, más que por la pura casualidad.
 El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en
relación a la importancia de sus actividades.
 El establecer un determinado tiempo o fechas límite para
cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda
al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión
y a la tardanza.
 Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados
y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
 No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones
con resultados.
 El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen
debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación
en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a
resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
 Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito
que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la
presión de las fechas límite establecidas.

 Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos

generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea
posible.
 Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la
 repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo
como contestar o hacer llamadas telefónicas.
 El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar
correctamente el tiempo.
 El registro de cómo se piensa utilizar el tiempo en el día, en la
semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es
tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como
confiar en la memoria o establecer metas irreales.
 Consideraciones y puntos importantes.

Consideraciones importantes

Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una

persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en

externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados
por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo

Los 10 puntos más importantes para mejorar sus habilidades en la

administración del tiempo.

1) Defina claramente los objetivos y seleccione lo más importante.

2) Analice como gasta su tiempo.

3) Lleve una lista de tareas pendientes.

4) Asigne prioridad a sus tareas.

5) Planee su día desde el día anterior.

6) No deje las cosas para después.

7) Delegue en los demás.

8) Aprenda a decir “NO”.

9) Concéntrese en la tarea actual.

10) Finalmente, es muy importante no olvidar que la persona más importante
debe ser usted mismo. A veces, cuando tenemos grandes proyectos en
puerta, tendemos a olvidarnos de los demás y lo que es peor, de nosotros
mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un
adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos
relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros
seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de
armonía y rendir al máximo por periodos prolongados. No olvide recargar
sus baterías, porque solo así obtendrá la energía que necesita para
concretar todos sus proyectos.

6 estrategias de gestión del tiempo para incrementar la productividad

Una de las formas más fáciles de desarrollar tus habilidades de gestión
del tiempo es incorporar una estrategia de gestión del tiempo que funcione
según tu rutina diaria. Las estrategias de gestión del tiempo te ayudan a
establecer límites de tiempo en el trabajo, a abordar una tarea a la vez y a
programar tu día de una manera más consciente.

1. Timeboxing
El timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo orientada hacia los
objetivos en la que se finaliza el trabajo dentro de “timeboxes” o bloques de
tiempo. Esta estrategia es particularmente efectiva si no se esta seguro de
cuánto tiempo le dedicas a cada tarea y deseas abordar tu lista de tareas
pendientes de una manera más consciente.
La técnica de timeboxing te ayuda a dividir las tareas grandes en partes
más pequeñas y luego finalizar esas partes en un período de tiempo razonable.
Cada tarea debe tener su propio bloque de tiempo único que no dure más de
tres horas.

Por ejemplo, escribir un artículo para un blog, puedes establecer un

período de dos horas para escribir el bosquejo. Luego, después de tomar un
descanso, puedes definir otro período de tres horas para comenzar el primer
borrador. Al dividir el trabajo en partes más pequeñas, puedes lograr un
progreso constante hacia tu objetivo en el transcurso de días o semanas.

2. Time blocking
El time blocking es similar al timeboxing, pero en lugar de programar un
tiempo específico para cada tarea individual, lo que harás será separar
períodos establecidos de tu calendario para dedicarlo a trabajos relacionados.
Cuando utilizas el time blocking para programar tu trabajo, estás dividiendo la
semana laboral de manera efectiva en espacios de tiempo independientes en
los que puedes trabajar en proyectos, comunicarte con compañeros de trabajo,
tomar un descanso o incluso hacer ejercicio. La técnica de time blocking puede
ayudarte a dedicar más tiempo al trabajo profundo y a trabajar de manera
fluida, porque puedes concentrarte sin ser interrumpido.
Para crear un bloque de tiempo, comienza por determinar cuáles son tus
prioridades diarias o semanales. Luego, agrupa las tareas similares para que
puedas trabajar en ellas en un bloque de tiempo. Finalmente, prueba
programar bloques de tiempo de concentración en tu calendario que te ayuden
a ceñirte al programa de bloques de tiempo que has establecido.

3. El método Pomodoro
El método Pomodoro te ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y
luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de
gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera activa los
descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación intrínseca y
son beneficiosos para el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que
tomar descansos hace que las personas sean más creativas.
Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista
de tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones.
Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese
tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita
revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla
el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos.

Lo ideal sería que se intente hacer algo físico durante tu descanso, como
tomar un refrigerio o levantarte para estirarte, pero está bien si revisas tus
dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún tema importante
mientras estabas concentrado en tu tarea.
Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego
tomar un descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de
trabajo, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

4. No lo dejes para mañana...

Mark Twain dijo la famosa frase: “Si tienes que comer una rana, mejor
hacerlo a primera hora de la mañana”. La estrategia de gestión del tiempo “No
lo dejes para mañana” se inspira en esta cita y te alienta a abordar las tareas
extensas o complejas primero, antes de trabajar en el trabajo menos importante
o urgente. Esta estrategia es especialmente útil si divides tus días entre el
trabajo regular diario y las tareas de alta prioridad.
Con el método “No lo dejes para mañana”, puedes asegurarte de realizar
tu trabajo más importante todos los días. Para comenzar con esta estrategia de
gestión del tiempo, asegúrate de dar seguimiento a tu trabajo y sus prioridades
en una herramienta centralizada. Busca una manera de conectar tus tareas
diarias a los objetivos de la empresa. De esa manera, puedes identificar mejor
qué tareas priorizar todos los días y asegurarte de hacer esas tareas
pendientes primero. Luego, una vez que hayas hecho el trabajo más difícil,
podrás continuar con el resto de tu trabajo.
5. El principio de Pareto
Si desayunar una rana a primera hora de la mañana no suena muy
atractivo, es posible que prefieras la estrategia de gestión del tiempo de Pareto.
El principio de Pareto es lo opuesto al método “No lo dejes para mañana”. Esta
estrategia te alienta a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas
sentirte más realizado y motivado cuando vas comenzando tu día.
A menudo se lo llama la “regla 80/20”; el principio de Pareto tiene una
regla fundamental: dedicas el 20 % de tu tiempo al 80 % de tu trabajo. Si
puedes finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de
trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo.

6. El método “Getting Things Done” (GTD)

El método Getting Things Done fue inventado por David Allen a
principios de la década de 2000. Según Allen, el primer paso para realizar el
trabajo es escribir todo lo que necesitas hacer. Al liberar capacidad mental y,
pasar a confiar en herramientas de gestión de tareas, puedes concentrarte en
ponerte manos a la obra y no tener que estar recordando qué es lo que debes
hacer.
Para utilizar el método GTD, captura todo tu próximo trabajo en un solo
lugar. Luego, una vez que hayas escrito todo lo que necesitas hacer, ordena y
prioriza tu trabajo. Por ejemplo, es posible que tengas trabajo que ya no
necesitas hacer (que debes eliminar), trabajo que eventualmente querrás
hacer, pero no ahora (que va a un proyecto o carpeta de “más adelante”),
trabajo que depende de otras tareas, etc. La herramienta debe capturar todos
los detalles; tu trabajo es tomar medidas en función de ellos.

Priorización de tareas
Una de las principales habilidades necesarias para la administración del tiempo
es la capacidad de priorizar tareas. Los profesionales a menudo se enfrentan a
una gran cantidad de tareas y proyectos, y es importante saber cuáles son las
más importantes y urgentes. Para hacer esto, se puede utilizar el método de
la matriz Eisenhower, que clasifica las tareas en cuatro categorías en función
de su importancia y urgencia

Evitar distracciones
En el mundo actual, las distracciones son una de las principales razones por
las que los profesionales tienen dificultades para administrar su tiempo. Los
correos electrónicos, las redes sociales y las reuniones imprevistas pueden
interrumpir el flujo de trabajo y hacer que se pierda tiempo valioso. Para evitar
distracciones, los profesionales pueden utilizar una variedad de estrategias.

Una estrategia es establecer horarios específicos para revisar el correo

electrónico y las redes sociales. En lugar de revisarlos constantemente durante
todo el día, se puede establecer un horario específico para revisarlos, como por
ejemplo, al comienzo y al final del día laboral. De esta manera, se pueden
enfocar en las tareas más importantes sin distracciones innecesarias.
Otra estrategia es utilizar técnicas de bloqueo de tiempo. Esto implica
establecer bloques de tiempo específicos para tareas específicas y proteger
esos bloques de tiempo para evitar interrupciones. Por ejemplo, se puede
bloquear una hora específica para trabajar en un proyecto importante y apagar
el teléfono y las notificaciones durante ese tiempo. Al hacerlo, se puede enfocar
en la tarea en cuestión y evitar distracciones innecesarias.

Establecer plazos realistas

Establecer plazos realistas para las tareas es otra habilidad importante de la
administración del tiempo. Muchos profesionales tienen dificultades para
establecer plazos realistas para las tareas, lo que puede generar estrés y
ansiedad innecesarios. Para establecer plazos realistas, es importante tener en
cuenta la complejidad de la tarea, la cantidad de trabajo involucrado y cualquier
otra tarea que deba realizarse antes de completarla.
Un estudio realizado por la Universidad de Harvard encontró que los plazos
más cortos pueden aumentar la productividad, pero también pueden aumentar
el estrés y la carga de trabajo para los colaboradores. Por lo tanto, es
importante encontrar un equilibrio entre establecer plazos realistas y motivarse
a completar las tareas de manera eficiente.

Dividir tareas en tareas más pequeñas

A veces, las tareas pueden parecer abrumadoras y desalentadoras, lo que
puede hacer que nos sintamos paralizados y no sepamos por dónde empezar.
Una estrategia útil para abordar tareas grandes y complejas es dividirlas en
tareas más pequeñas y manejables. De esta manera, se puede abordar cada
tarea de manera individual, lo que puede hacer que la tarea parezca menos
abrumadora y más manejable.
Además, dividir las tareas en tareas más pequeñas puede ayudar a establecer
plazos realistas y a medir su progreso de manera más efectiva. Al completar
cada tarea más pequeña, se puede ver el progreso hacia la finalización de la
tarea más grande, lo que puede ser motivador y alentador.
Tomar descansos regulares
Tomar descansos regulares es una parte importante de la administración del
tiempo. Aunque puede parecer contraproducente, tomarse unos minutos para
descansar y recargar energías nos ayuda a ser más productivos y creativos a
largo plazo.
Para tomar descansos efectivos, es importante moverse y desconectar de la
tarea actual durante unos minutos. Esto puede incluir caminar, estirarse, tomar
un refrigerio o simplemente cerrar los ojos y respirar profundamente. Al hacerlo,
se puede reducir el estrés y la fatiga, lo que puede ayudar a los profesionales a
enfocarse mejor cuando regresan a su tarea.

Práctica y paciencia
La administración del tiempo es una habilidad que requiere práctica y
paciencia. No se puede esperar ser un experto en la administración del tiempo
de la noche a la mañana. Es importante ser consciente de cómo se está
utilizando el tiempo y cómo se puede mejorar el enfoque y la productividad con
el tiempo y la práctica.
Un estudio realizado por la Universidad de Harvard encontró que la práctica de
la administración del tiempo puede mejorar significativamente la productividad y
reducir el estrés. El estudio encontró que los profesionales que practicaban la
administración del tiempo de manera regular eran más eficientes y efectivos en
su trabajo.
 La Toma de Decisiones Eficaces:

Cultivar el arte de tomar decisiones eficaces no consiste sólo en elegir, sino en

liberar el potencial de liderazgo y trazar un camino hacia el éxito.
Un liderazgo eficaz requiere una base sólida y uno de los elementos más
críticos es la capacidad de tomar decisiones eficaces. Como líder empresarial o
emprendedor, tus decisiones pueden dar forma a la trayectoria de tu
organización e influir directamente en su éxito.

La importancia de la toma de decisiones en el liderazgo eficaz

La toma de decisiones desempeña un papel fundamental en el liderazgo eficaz
por varias razones:
 Dirección estratégica: Los líderes toman decisiones que marcan el
rumbo de su organización, alineando las acciones con la visión general y
los objetivos estratégicos.
 Asignación de recursos: La toma de decisiones eficaz determina cómo
se asignan los recursos, como el tiempo, las finanzas y el personal,
maximizando la productividad y logrando los resultados deseados.
 Resolución de problemas: Los líderes se enfrentan a numerosos retos
y obstáculos a lo largo de su trayectoria. Tomando decisiones bien
fundadas, pueden resolver eficazmente los problemas y superar los
obstáculos que surjan.
 Gestión de riesgos: La toma de decisiones implica evaluar riesgos y
oportunidades. Los líderes eficaces sopesan los posibles resultados,
toman decisiones calculadas y gestionan los riesgos para garantizar la
estabilidad y el crecimiento de la organización.

Toma de decisiones eficaz en el liderazgo

La toma de decisiones eficaz es una habilidad que puede perfeccionarse y
mejorarse. He aquí algunos principios clave para mejorar su proceso de toma
de decisiones:

Reúna y analice información: Recopile datos y perspectivas relevantes para

fundamentar su decisión. No subestime la importancia de la planificación
anticipada.

Considere múltiples perspectivas, busque opiniones de expertos y evalúe el

impacto potencial de las diferentes opciones.

Defina objetivos claros: Aclare los resultados deseados y las metas que
quiere alcanzar con su decisión. Disponer de objetivos bien definidos
proporciona un marco para evaluar las posibles opciones.

Evaluar alternativas: Genere y evalúe varias alternativas o soluciones al

problema en cuestión. Considere los riesgos potenciales, los beneficios y las
consecuencias a largo plazo asociadas a cada opción.

Considerar la opinión de las partes interesadas: Involucrar a las partes

interesadas y tener en cuenta sus puntos de vista a la hora de tomar decisiones
que les afecten. Esto fomenta la participación, genera confianza y ayuda a
alinear las decisiones con los intereses generales de la organización.
Tómese el tiempo necesario para reflexionar sobre decisiones anteriores, tanto
sobre los éxitos como sobre los fracasos. Aprenda de las experiencias y mejore
continuamente su capacidad de toma de decisiones.

Volver a centrarse cuando se tiene dificultades para tomar una decisión

A veces, la toma de decisiones puede resultar difícil y provocar incertidumbre o
parálisis por análisis. He aquí algunos consejos para volver a centrarse y
superar los obstáculos en la toma de decisiones:

Aclare las prioridades: Identifique y priorice los factores más importantes que
influyen en la decisión. Céntrese en lo que realmente importa y asigne los
recursos en consecuencia.
Busque asesoramiento y apoyo: Acuda a mentores, compañeros o expertos
en la materia en busca de orientación y apoyo. Sus puntos de vista y
perspectivas pueden aportar información valiosa y ayudar a aclarar tus ideas.

Desglosa la decisión: Si una decisión te parece abrumadora, divídela en

componentes más pequeños y manejables. Aborda cada uno de ellos por
separado para ganar en claridad e impulso.

Confía en tu intuición: A veces, el instinto puede guiar una toma de

decisiones eficaz. Si has reunido suficiente información, confía en tu intuición y
toma una decisión segura.
La toma de decisiones eficaz es una piedra angular del liderazgo eficaz. Al
comprender su importancia y seguir las mejores prácticas, los líderes pueden
superar los retos, impulsar el crecimiento estratégico y fomentar el éxito de sus
organizaciones.
Recuerde que tomar decisiones no consiste sólo en elegir, sino en asumir la
responsabilidad, la adaptabilidad y la mejora continua como líder.

¿Qué es exactamente la toma de decisiones?

Es el proceso mental por el que se pasa para tomar una decisión o seleccionar
un curso de acción. Se aplica a opciones pequeñas (como qué grupo escuchar
durante un viaje) y también a las grandes (como si debes o no mudarte por
trabajo). Asimismo, es un proceso que se atraviesa pendientemente si se toma
decisiones individuales o para todo el equipo.

Sin embargo, las decisiones más complejas a menudo exigen un proceso más
complejo. Por eso, hay muchísimos marcos de trabajo y modelos diferentes
para la toma de decisiones, desde una lista de toda la vida con pros y contras
hasta una matriz que ayudará a evaluar las mejores elecciones.
Los beneficios: por qué la toma de decisiones correctas es algo positivo

Cuando se siente angustia por la necesidad de tomar una decisión, es probable

que evaluar y perfeccionar el proceso de toma de decisiones no sea tu
prioridad.

Es comprensible. Sin embargo, hay muchos beneficios para asegurarte de

contar con un proceso sólido de toma de decisiones que incluya lo siguiente:}
Un pensamiento más crítico
Para muchos de nosotros, tomar decisiones no es algo natural, sino que puede
resultar difícil (para eso existe esta guía). Para tomar una decisión, debes
confiar en tus capacidades de pensamiento crítico porque tienes que recopilar y
analizar información para decidir qué camino seguir.
Saca más trabajo adelante
¿Cuánto tiempo ahorrarías si no tuvieras que darle tantas vueltas a cada
elección? Perfeccionar tus habilidades de toma de decisiones le da un gran
impulso a tu productividad; puedes sentirte bien con la dirección en la que vas
en menos tiempo y con mucho menos estrés.
Mayor confianza y seguridad
La capacidad de tomar una decisión rápida y bien fundamentada, en lugar de
divagar sobre cómo avanzar, inspira confianza a tu equipo. Al fin y al cabo,
¿confiarías en un líder que parece no tomar una decisión y que te complica la
vida? No mucho, ¿verdad? Este podría ser el motivo por el que el 63 % de los
empleados señala que sus jefes son poco o nada creíbles.
Modelos de toma de decisiones para agilizar tu proceso de pensamiento
De acuerdo, es importante tomar decisiones con eficacia, pero eso no significa
que sea fácil. Consolarse con el hecho de que no tienes que improvisar. Estos
son algunos de los modelos de toma de decisiones más comunes, un breve
resumen de lo que son y algunos desafíos posibles de los que querrás estar
pendiente.

Modelo de decisión Vroom-Yetton-Jago

Este modelo no te dirige a una elección final, pero es un excelente primer paso
para ayudarte a planear qué hacer a continuación; además, te dirige a uno de
los cinco posibles procesos de toma de decisiones que pueden llevarte a tu
objetivo final.
Este modelo es útil cuando debes tomar una decisión para todo tu equipo.
Comenzarás este ejercicio respondiendo a siete preguntas diferentes de "sí" o
"no". Después de trabajar en un árbol de decisiones, llegarás a un código que
identifica la ruta de toma de decisiones ideal para ti y tu equipo.

 Autocrático (A1): confías en la información (y no en la contribución

adicional de tu equipo) para tomar tu decisión.
 Autocrático (A2): hablas con tu equipo para obtener información más
específica y luego tomar una decisión final.
 Consultivo (C1): pides a los miembros del equipo su opinión sin
reunirlos a todos. Luego usas esa información para tomar la decisión
final.
 Consultivo (C2): reúnes a todo el equipo para tener una conversación
grupal sobre la decisión y luego usas esa información para tomar una
decisión por tu cuenta.
 Colaborativo (G2): trabajas con tu equipo para llegar a un consenso
grupal sobre la mejor manera de avanzar. Tu trabajo consiste en facilitar
el debate, en lugar de tomar la decisión final tú mismo.
Este modelo alivia la presión que supone sentirte paralizado por tu decisión, ya
que te mostrará próximos pasos viables. Sin embargo, algunos críticos señalan
que puede ser poco flexible y que no deja mucho espacio para personalizarlo
de acuerdo con la situación u opinión.
La escalera de inferencia
Es fácil sacar conclusiones durante la toma de decisiones, pero la escalera de
inferencia define un proceso mental por el que hay que pasar para evitar
confiar en tus propios sesgos y suposiciones.

Usando este marco de trabajo, empieza por la parte inferior de la escalera y

trabaja hacia arriba sin saltarte ningún peldaño. Entre estos pasos, se incluyen:

 Observar datos
  Seleccionar datos

 Añadir significado a los datos

 Hacer suposiciones basadas en ese significado

 Sacar conclusiones

 Adoptar creencias basadas en esas conclusiones

 Tomar medidas

Pasar por todos los peldaños ayuda a combatir tu inclinación natural para sacar
conclusiones apresuradas. Un desafío que presenta este modelo es que resulta
tentador seleccionar datos que respalden nuestras suposiciones existentes, lo
que se conoce como bucle recursivo.

Marco DACI
No siempre tomas decisiones por ti mismo. En el lugar de trabajo, muchas de
las decisiones que tomas afectan a otros miembros del equipo y
departamentos, lo que significa que tendrás que lidiar con muchas opiniones e
ideas (a menudo en conflicto) sobre el camino que debes seguir.
Usar el marco DACI para aclarar las funciones de cada uno en la toma de
decisiones en grupo y evitar tener demasiados cocineros en la cocina.
Con este marco de trabajo, se asignan personas a diferentes funciones:

 Conductor: la persona que se encarga de reunir a todos los

interesados, recopilar la información necesaria y tomar una decisión en
cada hito.
 Aprobador: la persona que toma la decisión final.
 Colaboradores: estas personas tienen voz, pero no voto. Pueden
aportar conocimientos y experiencia que pueden influir en la decisión.
 Informados: estas personas no son jugadores activos en el proceso,
pero se les informa de la decisión final.
Esto resulta útil para asegurarse de que todos sepan dónde están y cuánta
influencia tienen. Por otro lado, podría hacer que tengan cuidado de invadirse
el territorio unos a otros, por lo que pueden tomarse un descanso de participar
activamente en el proceso de toma de decisiones.

Matriz de decisiones
Uno de los aspectos más difíciles de la toma de decisiones es hacer
"malabares" con todas las variables. Por ejemplo, si debes elegir entre dos
autónomos para un proyecto de redacción creativa, puede que debas sopesar
la experiencia, la tarifa y la disponibilidad de cada uno.
Sin embargo, ¿qué pasa si un autónomo parece alguien increíble con el que
trabajar, pero no lo borda en todas esas categorías? ¿A quién eliges?

Una matriz de decisiones requiere asignar un grado de relevancia a cada uno

de esos factores y luego hacer unos sencillos cálculos para elegir lo que mejor
cumpla tus criterios.
Es una excelente manera de pensar en todos los aspectos importantes que
podrían influir en tu elección, pero ten en cuenta los sesgos.
No estamos diciendo que vayas a tenerlos, pero es fácil inclinarse más por
unos factores que por otros sin darse cuenta, lo que puede afectar al resultado
final.

Aparte de los marcos de trabajo, ¿de qué otra manera se puede transformar en
un experto en la toma de decisiones?
Establecer una base de la clasificación actual de tus habilidades para la toma
de decisiones. Realiza esta breve evaluación para valorar tu método actual y
descubrir qué es lo debería trabajarse.
Independientemente de tu puntuación, siempre es útil tener consejos a mano.
De este modo, repasemos algunos recordatorios importantes para perfeccionar
tus capacidades para tomar decisiones.
Cuidado con los sesgos
Los sesgos cognitivos son naturales y, básicamente, un tanto inevitables. Una
de las mejores maneras de tenerlos bajo control es cuestionar constantemente
la información que utilizas para guiarte en tu decisión.
Por ejemplo, si ya estás suponiendo que un miembro del equipo no puede
contribuir a un proyecto compartido, pregúntate por qué. ¿Acaso ha comentado
que está demasiado ocupado o lo estás dando por sentado? ¿De verdad que
no tiene la experiencia que necesitas o no te has parado a comprobar todo lo
que es capaz de hacer?

Proponte ser lo más objetivo posible. Tampoco pasa nada por pedir una
segunda opinión y así evitar juicios imparciales.

Deja que los datos te guíen

¿Qué otra gran forma hay de mantener los sesgos a raya? Confiar en los datos
para tomar decisiones fundamentadas.
¿Puedes obtener métricas sobre cómo se ejecutó un proyecto similar en el
pasado? ¿Qué pasa con el feedback sobre lo que salió bien y lo que no? ¿Hay
algún tipo de información que favorezca ir en una dirección en lugar de la otra?

Cuando se recopilan los hechos concretos, los datos no mienten, de modo que
se convierten en un recurso a prueba de sesgos en el que poder confiar para
guiar tus decisiones.
Piensa en los efectos a corto y largo plazo
Cuando estás estancado en medio del proceso de toma de decisiones, la visión
en túnel es algo casi inevitable. Se centra tanto en elegir el camino que no
piensas necesariamente en el efecto dominó que inspirará.
Imaginemos que se estás decidiendo si ampliar o no el cronograma para un
proyecto en el que está trabajando el equipo. Es el momento de la verdad y te
preocupa no llegar al plazo.

Si solo se piensa en los efectos a corto plazo, retrasar ese plazo parece
evidente. Le quitarás algo de estrés a tu equipo, le darás más tiempo para
producir trabajos de calidad y le brindarás tu apoyo.
Si se aleja y se analiza los efectos a largo plazo, hay mucho más que tener en
cuenta de lo que parece en un principio. No hay duda de que retrasar ese plazo
hará retroceder los proyectos posteriores ya programados y que empezarás a
tener como expectativa que los plazos sean sugerencias en lugar de reglas.
Pensar a corto y a largo plazo añade algo de complejidad (ya sabemos que es
lo último que quieres), pero te ayudará a tomar la mejor y más lógica decisión.

Habla abiertamente con tu equipo

Cuando por fin se haya tomado una decisión, querrás que tu equipo se reúna y
se ponga las pilas.
Pues el equipo no estará listo ni dispuesto a llevar a cabo la decisión si no
entiende totalmente el contexto que lo rodea.

Entonces, después de haber sacado la conclusión, informar al equipo de cómo

se logró. ¿Qué factores se tuvieron en cuenta? ¿Qué se espera lograr a lo
largo del camino?

Al incluir al equipo en la decisión, se sentirá parte del proceso (y no como

destinatarios de direcciones unilaterales) y podrá hacer un mejor trabajo de
seguir esa elección.
Cómo funciona la toma de decisiones en la gestión de proyectos
Por ejemplo, se le ha otorgado un presupuesto para añadir a alguien nuevo al
equipo. Dadas todas las necesidades que se tiene, debe averiguar qué tipo de
hueco es más urgente de llenar. Estos son los siete pasos que debería
seguirse:

 Centrarse en el objetivo de la decisión: decidir quién será el próximo

al que se deba contratar.

 Obtener información a tu alcance: ¿qué próximos proyectos se tiene

programados tu equipo? ¿Qué experiencia te falta para sacarlos
adelante? ¿Qué habilidades estás externalizando actualmente?
 Identificar tus opciones: después de sopesar esa información, la has
reducido a un diseñador gráfico, un redactor creativo o un especialista.
 Evaluar tus opciones: ahora es el momento de sopesar estas
opciones. ¿Hay una que ya cubra un miembro del equipo sin muchos
problemas? ¿Hay alguna gran necesidad que tenga tu equipo?
 Haz tu elección: basándote en todas las pruebas, has decidido
 contratar a un diseñador gráfico.
 Actúa: haz esa oferta e incorpora al miembro del equipo.
 Revisa tu decisión: reúne algunas ideas que puedas utilizar la próxima
vez pidiendo al equipo feedback sobre la elección hecha.
Ese es el proceso de toma de decisiones en la gestión de proyectos en su
forma más simple. Pero, de nuevo, hay sitio para añadir algunos de los otros
elementos que hemos visto aquí.

Por ejemplo, puede que utilices una matriz de decisiones en el paso en el que
tienes que evaluar tus elecciones. O puede que, conscientemente, dejes de
lado tu propio sesgo contra incorporar a otro redactor creativo y lo mantengas
como una opción porque sabes que tus redactores actuales están saturados.

Elimina el estrés (o gran parte de él) de la toma de decisiones

Se debe tomar decisiones a diario, desde opciones pequeñas y a corto plazo
hasta las más importantes, que afectan a todo el equipo.
¿Te da miedo solo de pensarlo? No te preocupes... especialmente desde que
se ha demostrado que el estrés cambia la forma en que se toman decisiones.
Por lo tanto, tranquilizarse y usar todas las herramientas dadas como guía. La
idea principal es ir por el buen camino para tomar decisiones eficaces y
efectivas (con el menor estrés posible).
Conclusión

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