TEMA 3

DOCUMENTOS MERCANTILES

DEFINICION- Los documentos mercantiles son los valores, efectos como ser las
letras de cambio y pagares, recibos, facturas, notas de debito y crédito, planillas de
sueldos, notas de remisión, notas o vales de salida de mercaderías, informes de consumo
de materiales, etc. Es decir, son los documentos que son de uso normal y corriente
dentro las empresas u organizaciones e instituciones estatales, en base a las cuales se va
proceder a su registro y control en los comprobantes de contabilidad.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción
mercantil facilitan el respaldo y registro de las operaciones, informan al contable sobre
la secuencia de las operaciones y son la base para el registro en los libros de
contabilidad.

OBJETIVOS.- El principal objetivo de un documento mercantil es lograr un control

interno adecuado de todas las transacciones comerciales que realiza una empresa publica
o privada, respaldando con la documentación suficiente y pertinente, ya sea realizando el
pago a clientes por venta de bienes o servicios, pago de obligaciones y gastos operativos
necesarios para mantener en marcha la empresa, los mismos que se adjunte como
documentación de respaldo a los comprobantes de contabilidad (comprobantes de
ingreso, egreso y dario o transferencia), permitiendo además a los responsables de la
administración de una empresa revisar y autorizar todas las operaciones.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION MERCANTIL.- La importancia de

la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y
disposiciones legales para la impresión, archivo y conservación de distintos documentos
que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aun los formularios de simple orden
interno para la tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar
un envió de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de compras, haciendo
mención de la fecha y numero de una solicitud de compras, el que un pedio no se
hubiera recibido dentro el plazo establecido..

A continuación se describen algunos de los documentos mercantiles de uso mas

corriente dentro del ámbito mercantil o empresarial:

EL PAGARE.- El pagare es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija
o determinable (cuando reconoce interés) de dinero en un momento determinado y
firmado por la persona o personas que acuerdan ejecutar el pago.

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Por tanto, es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a
instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rubricas antes o después de
la transacción.

Los pagares pueden ser u originarse de acuerdo a las siguientes circunstancias:

Simple o a sola firma: Cuando el Pagare esta firmado solamente por el deudor quien
garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

Con garantía personal.- cuando existe la garantía de otra persona quien en forma
solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de
vencimiento en caso de incumplimiento por parte del deudor.

Con garantía prendaría.- Cuando se garantiza la deuda con una prenda que puede ser un
vehiculo, joyas, títulos de propiedad de un inmueble, etc.

Con garantía hipotecaria.- Se presenta este caso cuando existe una garantía hipotecaria
como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para
recuperar el valor del crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de
vencimiento.

Mixto.- Cuando existe la combinación de las garantías mencionadas, así como por
ejemplo, el crédito se otorgue con garantía personal y prendaría.

EL CHEQUE.- Es una orden de pago de una determinada suma de dinero a la vista,

que debe ser pagado contra presentación de de cheque en cajas de un Banco y que
permite al librador (cuentacorrentista del mismo retirar a su nombre o en el de un tercero
(en caso de endoso) excepto que sea intransferible, en forma parcial o total de los
fondos depositados en poder del librado (Banco).

El girador debe necesariamente tener fondos depositados y disponibles en el Banco

girado o haber recibido de este autorización para girar cheques en virtud de una apertura
de crédito. De acuerdo a las disposiciones legales en el país, esta prohibido girar cheques
al descubierto o también conocido sin fondos, al estar tipificado el mismo como una
estafa.

La emisión de los cheques debe de cumplir con las siguientes características o requisitos:

- Numero de cheque.
- Cantidad en cifras.
- Nombre del beneficiario.
- Cantidad (valor del cheque) en letras.
- Firma del Girador
- Talón del cheque debe ser llenado en el momento de la emisión del mismo.

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Los cheques que previamente fueron emitidos, podrán ser rechazados bajo las siguientes
circunstancias:

- Cuando no hubieran los fondos disponibles en la cuenta o no hubiera autorizado

expresamente el cuentacorrentista para girar cheques en virtud de la concesión de
un crédito.

- Si el cheque estuviese tachado, borrado, interlineado o alterado en cualquiera de

sus enunciaciones o sin que medie cualquier circunstancia que hiciera dudosa su
autenticidad.

- Cuando el girador o el beneficiario del cheque notifiquen oportunamente y por

escrito al Banco, bajo su responsabilidad que no se pague el cheque por haber
mediado violencia al girarlo, al transmitirlo o por haber sido sustraído o
extraviado bajo protesta de cumplir con las formalidades.

- Cuando se tuviese conocimiento de la muerte o declaración de incapacidad del

girador y el cheque llevase fecha posterior a esos hechos.

- Desde su notificación por autoridad judicial competente o tuviera noticia cierta

de la declaración de quiebra, concurso de acreedores o cesación de pagos al
girador.

- Que la firma del cheque no coincida con el registro de firmas del Banco.

Los términos para su presentación se sujetan de la siguiente forma:

- Dentro de los 30 días corridos a partir de su fecha, si fueren expedidos dentro el

territorio nacional.
- Pasado este plazo puede ser revalidado por el girador y a partir de este tiene
vigencia por otros 30 días calendario.
- Dentro los 3 meses, si fueran expedidos en el exterior para su pago en el
territorio nacional.

El PROTESTO o constancia de falta de pago parcial o total por parte del girador al
girado se denomina PROTESTO, y se anotara en el mismo cheque o en hojas adheridas
a el, señalando los motivos de la negativa del pago, la fecha y la hora de presentación.

CHEQUE CERTIFICADO.- Es el cheque donde el Banco certifica que el cuenta

correntista tiene los fondos suficientes en la cuenta para girar contra ella. El Banco al
certificar, debita inmediatamente en su cuenta el valor nominal del cheque. Usualmente
la certificación se realiza en el reverso del cheque, que es firmado por un funcionario del

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Banco en forma gratuita, e indica que el pago del cheque esta garantizado a sola
presentación del mismo.

CHEQUE CRUZADO.- Es aquel en que el librador o cualquier tenedor legal traza en

el anverso dos líneas transversales paralelas entre las cuales se escribe las palabras “y
CIA”, o el nombre del Banco donde únicamente podrá ser pagado. En caso de robo o
extravió del cheque, este no puede ser cobrado por quien lo robo o encontró.
Usualmente, el cheque cruzado se deposita en una cuenta corriente bancaria o caja de
ahorros del beneficiario.

CHEQUE DE GERENCIA.- Son cheques emitidos por el Banco a su propio cargo,

para ser cobrados en la misma localidad o en otra distinta dentro del país, vendibles a
quien lo solicite, previo pago de su valor nominal, mas una pequeña comisión.

EL RECIBO.-

El recibo es un documento mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de
pago. Existen varios tipos de recibos, siendo los mas importantes:

- Caja ingreso.
- Caja egreso.
- Alquiler (equivalente a la factura)
- Deposito en cuenta Corriente o Caja de Ahorro
- Deposito en garantía
- Deposito Judicial

RECIBO DE CAJA INGRESO.-

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por

ventas al contado, cobranzas a clientes y otros deudores.

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los
mismos.

La emisión se efectúa de la siguiente manera:

- Importe numeral en Bolivianos o en Dólares.

- Nombre de quien recibe el efectivo o cheque.
- Importe literal
- Una breve descripción del pago.
- No de Cheque y el Banco (cuando correspondiera)
- Lugar y fecha de emisión
- Firma del cajero(a) en señal de haber recibido conforme

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RECIBO CAJA EGRESO.-

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por la compra de bienes y

servicios al contado y/o por el pago de deudas de la empresa.

Los recibos de caja egreso deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la
correlatividad. La emisión se la efectúa de la siguiente manera:

- Importe en numeral, en bolivianos o en Dólares.

- Nombre del beneficiario a quien se le paga el efectivo
- Importe literal, tachando lo que no corresponde.
- Una breve descripción del pago
- Lugar y fecha de emisión.
- Firma del cajero(a) en señal de haber pagado conforme
- La firma del beneficiario, y registra su Numero de C.I.

RECIBO DE ALQUILER

Estos deben ser extendidos en forma obligatoria por el dueño de casa por el dinero que
recibe del inquilino.

El propietario del bien inmueble debe registrarse con su Numero de Identificación

Tributaria en forma obligatoria de acuerdo a disposiciones tributarias en vigencia. El
recibo oficial de alquileres puede ser adquirido en oficinas del Servicio de Impuestos o
mandar a imprimir las facturas.

El recibo de alquiler es equivalente a la factura, por tanto, genera el Impuesto al Valor

Agregado (IVA) y el Impuesto a las Transacciones.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE O CAJA DE AHORRO

Es un documento que firma y sella una entidad financiera (Banco) como constancia de
haber recibido una determinada cantidad de dinero en moneda nacional o extranjera para
abonar en cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa; estos fondos son de libre
disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el
giro de cheques o a través de cajeros automáticos de todos los Bancos que tienen este
servicio.

En la actualidad ya no se llenan formularios de depósitos en forma manual, sino se

deposita en Caja del Banco en forma directa, se pasa a la tarjeta para la identificación del
numero de la cuenta corriente o de ahorro y el cajero extiende el recibo correspondiente.

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RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO EN MONEDA NACIONAL O
EXTRANJERA.-

Es también emitido por el Banco donde se especifica el plazo del deposito que puede ser
a 30, 60, 90, 180, 360, etc días y la tasa de interés que reconoce el Banco. En este tipo de
depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. El deposito
usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capita mas intereses.

RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA

Es un documento que emite el Banco como constancia de haber recibido valores, títulos
de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se
efectuara una vez satisfecha (pagada) la deuda tanto en el capital como intereses
devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPÓSITO EN CUSTODIA

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Es el documento que el Banco o Depositario otorga como constancia de haber recibido
valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo
establecido previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPÓSITO JUDICIAL

Es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden de un
Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

LA FACTURA

La factura es el documento o constancia escrita que otorga un vendedor al comprador

por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios
y condiciones.

La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los efectos

comprados que desde el punto de vista contable permite registrar en los libros el motivo
del ingreso de efectivo la constancia de una cuenta a cobrar para el vendedor y causa un
desembolso de efectivo y/o cheque o el importe que respalda el nacimiento de una
obligación (pasivo) para el comprado; asimismo, se utiliza para fines estadísticos y para
el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

ASPECTOS TECNICOS Y LEGALES DE LAS NOTAS FISCALES

De acuerdo a disposiciones legales en vigencia, los sujetos pasivos o terceros

responsables del Impuesto al Valor Agregado, en función a las modalidades de
facturación dispuestas por el parágrafo I del Articulo 2 de la Resolución Normativa de
Directorio No 10-0025-06 del 17 de agosto de 2006, por las que opte, deberán aplicar

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las notas fiscales los siguientes formatos e información mínima según corresponda,
como sigue:

1. Datos básicos del Sujeto Pasivo (o emisor de la factura)

- Razón Social para el caso de las personas Jurídicas; Nombres en caso de

personas naturales.
- Domicilio Tributario, Numero de teléfonos
- Numero de sucursal, domicilio y números telefónicos
- Dirección
- Numero de auto impresor asignado por la Administración Tributaria
- Datos de la dosificación
- Numero de Identificación Tributaria del sujeto pasivo
- Numero correlativo de la factura, nota fiscal o documento equivalente
- Numero de Autorización
- El termino “ORIGINAL” o “COPIA”, el que corresponda

- Titulo o subtitulo:
- FACTURA o FACTURA POR TERCEROS, FACTURA CONJUNTA,
FACTURA COMERCIAL DE EXPORTACION, según corresponda
- Sin Derecho a Crédito Fiscal” según corresponda

DATOS DE LA TRANSACCION:

- Lugar y fecha de emisión en el siguiente orden: día, mes y año

- Nombre o razón social del cliente
- Numero de Identificación Tributaria o numero de Cedula de Identidad del
cliente.
- Domicilio del cliente, solo en casos de servicios publico(Electricidad, agua, gas y
telefonía fija).
- Detalle: Cantidad, concepto, precio unitario, descuento del ICE en el caso que
corresponda y el Total
- Tipo de cambio oficial de venta correspondiente a la fecha de transacción,
cuando la operación sea en moneda extranjera
- Total General en Bolivianos (numeral y literal).

DATOS FINALES (Parte Inferior)

- Código de control cuando corresponda (izquierda).

- Fecha limite de emisión (derecha).

- En negrillas y legible la Leyenda: “La reproducción total o parcial y/o el uso

no autorizado de esta Nota Fiscal, constituye un delito a ser sancionado
conforme a la Ley”

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EL VALE

Es el documento que una persona entrega a otra, comprometiéndose a pagar una

cantidad de dinero a la vista o en una fecha previamente convenida. El vale solamente es
canjeable cuando se cumple el pago estipulado o cuando se entregue a cambio otro tipo
de bien a satisfacción del beneficiario. El vale es un documento provisional que facilita
la definición de una transacción futura que aun no se paga o cobra el importe de la
operación.