CFE FOCUS – POWER POINT

Concepto:
Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la suite de oficina Microsoft Office. Es una
aplicación utilizada en tareas financieras y contables, con fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Iniciar Excel
1. Presionar [Win]+R
2. Escribir “EXCEL” – sin comillas
3. Aceptar

Crear un nuevo libro de Excel:

Forma 01: Presionar [Ctrl]+U (Libro en blanco predeterminado)
Forma 02: Presionar ficha archivo / Nuevo / Documento en blanco

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Elementos de Excel:

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Ficha diseño de página o Formato

La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel
y permite cambiar los márgenes, tamaño y orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de
página, especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Diseño de Página se organizan en grupos: Temas, Configurar
Página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar
Los elementos que forman parte de la barra de menú Diseño de página se describen a continuación:

Temas:
Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los colores las
fuentes y los efectos.
Colores: Cambia los colores del tema actual.
Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.
Efectos: Cambia los efectos del tema actual.
Configurar Página:
Márgenes: Establece el tamaño del margen del
documento actual.
Orientación: Cambia el diseño de la página entre
horizontal y vertical.
Tamaño: Elige el tamaño del papel actual.
Área de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa.
Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.
Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página impresa.
Ajustar Área de Impresión:
Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión.
Alto: Reduce el alto de impresión.
Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.
Opciones de la Hoja:
Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de
la hoja para facilitar la lectura.
Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para
facilitar la vista de impresión.
Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas.
Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.
Organizar:
Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.
Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa
Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos
individuales.
Alinear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.
Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.
Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

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Fórmulas: Funciones:
|

Obs: sea fórmula o función debe empezar siempre con el signo igual

Realizar cálculos
1. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.
2. Escriba el = (signo igual), seguido de las constantes y los operadores que desea utilizar en el cálculo. ...
3. Presione Entrar.

Auditoria de Formulas:
Es la tercera sub pestaña de Excel es una aplicación necesaria para
Rastrear, quitar, comprobar, evaluar e inspeccionar las formulas
utilizadas en el documento.
1. Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.
2. Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.
3. Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.
4. Mostrar Formulas: Muestra la fórmula utilizada en cada celda en vez del valor resultante.
5. Comprobación de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este
error.
6. Evaluar Formula: Evalúa la fórmula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.
7. Ventana de Inspección: Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en
una celda contigua.

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Filtros básicos
Los filtros en Excel nos permiten buscar un
subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando
tenemos un rango de celdas con información y
queremos ver solamente aquellas filas que
cumplen con ciertas condiciones.
Para ello, siga estos pasos:
8. Seleccione los datos que quiere filtrar, o haga clic en algún lugar de los datos. ...
9. Ficha datos/grupo ordenar y filtrar/Filtro
10. Para aplicar un filtro, haga clic en la flecha en el encabezado de columna y seleccione una opción de
filtro.
11. Ahora verá el resumen solicitado y siempre al pie puede colocar la función Subtotales

Vínculos en Excel
Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o un rango en una hoja de
cálculo en otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro. Si el dato de la hoja inicial
u origen cambia, este cambio también se realiza en la hoja destino.
Pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:
1. Abre un libro de Excel en blanco.
2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo, escribe un 2. Pulsa
enter.
3. Ahora Copia este dato.
4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras
5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra
debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige
Pegar vínculos.
6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.
7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.
8. Además, fíjate en la barra de fórmulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas
vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda
de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

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Tabla Dinámica
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de
cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para
ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta
muy poderosa.
Crear una tabla dinámica en Excel
1. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea
considerar en la nueva tabla dinámica.

2. Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos
que se considerará en la tabla dinámica.

4. En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja
de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de
campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por
debajo una zona a donde arrastraremos c campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
1. Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área
correspondiente. Siguiendo el ejemplo, colocaré como columna el campo
Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente, como valores colocaré
el campo Ventas.

2. De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta
después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar
fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un
análisis profundo de la información.
1. Cambiar la forma en que se totalizan los valores (suma, mayor, promedio, etc.)
Excel determina el cálculo apropiado para totalizar los valores en la tabla dinámica, sin embargo, puedes que
desees usar otro calculo, para cambiarlo debes dar clic derecho sobre la primera celda, luego
selecciona Resumir valores por, y luego seleccionas el tipo de cálculo.

• Suma
• Recuento (Total de valores)
• Promedio
• Max (Valor más alto entre todos)
• Min (Valor más bajo entre todos)
• Producto (Multiplicación)

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Revisar libros
Podemos usar la ficha revisar para proteger información sensible para cuando los
usuarios solo deben interactuar con la portada eligiendo dato, pero protegiendo
los datos que alimentan a esta portada
1. Pasos para proteger libros y hojas
Los datos importantes deben estar en hojas separadas, las cuales
posteriormente serán escondidas y no podrán ser volver mostradas por los
usuarios que no correspondan.

Estos datos servirán para alimentar a la pantalla principal del libro mediante la función BUSCARV

2. Terminada la inserción de funciones, se

procede a seleccionar las celdas que el usuario
final deberá usar en su tarea diaria, luego
[CTRL]+1 (formato de celdas) /hoja
Proteger/apagar BLOQUEADA. Para este caso
el usuario sólo debe interactuar con la celda
que elige el código del usuario:

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3. Ocultar las hojas de los datos

4. Protegemos la hoja para evitar que los usuarios escriban o modifiquen fórmulas que no les corresponden
en Proteger Hoja de la ficha revisar

5. Protegemos el libro para evitar que se vuelvan a mostrar las hojas ocultas y protegerlas de cambios no
deseados: Ficha revisar/proteger hoja

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Gráficos en Excel
Las gráficas en Excel son una de las herramientas más útiles para analizar datos. Son
representaciones de datos numéricos, utilizando líneas, barras, áreas y otros formatos, para
poder visualizar fácilmente datos numéricos o porcentuales.
Pasos para crear gráficos:
1. Para crear un gráfico básico, seleccione cualquier parte del rango que quiera
representar
2. A continuación, haga clic en el tipo de gráfico que desee en la pestaña Insertar del
grupo Gráficos de la cinta. También puede presionar Alt+F1 en Excel para crear
automáticamente un gráfico de columnas básico.

3. A partir de aquí, puede utilizar las diversas opciones disponibles para modificar el gráfico según sus
preferencias.

Partes de un gráfico

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Crear Tablas en Excel

Cuando se crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, no sólo es
más fácil administrar y analizar los datos, pero también obtendrá
integradas de filtrado, ordenación, sombreado de fila con Filas con
bandas y la capacidad de utilizar diferentes fórmulas en una Fila de
totales.
Crear una tabla en el estilo que desee
1. Seleccione cualquier celda dentro del rango de celdas que
desea incluir en la tabla.
2. En la ficha Inicio, haga clic en estilos > dar formato como tabla > Seleccionar el estilo de su opción de
la Galería de estilos de tabla.

3. Excel resaltará automáticamente el rango de datos para la tabla y la dirección del rango se mostrará en
el cuadro de diálogo de Formato como tabla, pero puede ajustar el rango si es necesario. Si la fila
superior del rango seleccionado contiene los datos que desea utilizar como encabezados de tabla, active
la casilla la tabla tiene encabezados. Si no activa la
casilla de que la tabla tiene encabezados, los
encabezados de tabla con nombres
predeterminados como Column1 y Column2 se
agregan a la tabla por encima de sus datos. Puede
modificar los nombres de encabezado de forma
predeterminada en cualquier momento. Para
obtener más información, vea Excel activar o
desactivar los encabezados.
Una vez que hace clic en Aceptar, Excel dará formato el rango de datos como una tabla con el estilo
seleccionado.
Puede cambiar el estilo actual de cualquier momento seleccionando uno nuevo desde la Galería de
estilos. También puede crear su propio estilo de tabla a utilizar en el libro actual seleccionando Nuevo estilo
de tabla en la Galería de estilos. Después de crear un estilo de tabla personalizado, está disponible para el
libro actual al hacer clic en dar formato como tabla > personalizado en la Galería de estilos.
Ventajas de usar una tabla.
1. Ordenar los datos y filtrarlos.
Cuando has creado tu tabla, automáticamente aparecerán los filtros
junto a los encabezados de tus columnas, permitiéndote ordenar los
datos o filtrarlos de acuerdo a tu elección.

2. Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

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Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin

preocuparte de afectar a las celdas que están fuera del área
de la tabla.
Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los
datos de tu tabla.

3. Insertar totales.
Aunque son igualmente válidas las fórmulas
sobre una tabla, Excel te da la opción de insertar
una línea de “total” al final de tu tabla.
Esto crea una línea “especial” claramente
diferenciable donde Excel aplicará por defecto
el total de cada columna -si aplica-.
Pero también te mostrará una lista desplegable, desde la cual podrás seleccionar la función que quieres
aplicar para realizar el cálculo sobre esa columna.

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Base de datos
Un Buen Diseño de Base de Datos tiene un alto Nivel de importancia, ya que de
este depende que nuestros Datos estén correctamente actualizados y siempre
sean exactos.
Si logras Diseñar una buen Base de Datos en Excel, obtendremos
reportes efectivos y eficientes.
Conceptos Básicos Sobre el Diseño de Base de Datos
En cualquier Base de Datos, todas las informaciones están almacenadas en tablas,
estas tablas están formadas por Columnas y por Filas.
Una Base de
Datos Simple solo consta de una tabla, pero una
su mayoría las Bases de Datos constan de varias
tablas.
Las Filas de una Tabla, reciben el Nombre de
Registros y las Columnas Reciben el nombre de
Campos.

Diseñar y Modelar una Base de Datos en Excel

Al Diseñar una Base de Datos, debemos determinar las Tablas y los Campos a Utilizar, para darle forma a nuestra
base de Datos.
Es vital tomarnos el tiempo necesario para Identificar, Organizar y Relacionar la Información. Esto evitara
problemas futuros.
Para Diseñar una Base de Datos es necesario Conocer la Problemática y todo el contexto sobre la información que
se almacenara en la Base de Datos.
También debemos determinar la finalidad de la Base de Datos.
A continuación, voy a compartir contigo 5 Pasos de Como Modelar y crear un buen diseño de Base de Datos en
Excel:
1. Identificar las Tablas de Base de Datos en Excel
De acuerdo con las Necesidades y la Finalidad de la Base de Datos, debemos identificar adecuadamente los
elementos de información y dividirlos en entidades, como, por ejemplo:
Clientes, Proveedores, Bancos, Productos, Empleados, Departamentos, etc.

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Para Cada uno de los Objetos (entidades) identificadas crearemos una tabla, tal a como se muestra en la
imagen, en Excel, se le asigna una Hoja a cada entidad.
Veamos otro Ejemplo, si en otra Base de Datos, tenemos Libros, Autores y Editores, entonces crearemos Tres
Tablas, en este caso lo ubicaremos en tres Hojas Excel.
2. Determinar los Campos a utilizar en las Entidades
Cada Entidad representada en una Tabla (Hoja Excel), posee sus propias características que lo describen y lo
hacen diferentes a las demás entidades.
Estas Característica de Cada entidad tendrá los campos adecuados que describan la entidad. Por ejemplo:
Una entidad Cliente, tendrá los campos Básicos: Nombre del Clientes, ID del Cliente, ID Contable, Dirección,
Teléfono, etc.

3. Determinar las Llaves Primaria de las Entidades

Una llave Primario es un Identificador Único para cada registro (fila) de una tabla.
Por Ejemplo, en la entidad Clientes la llave primaria bien puede ser el ID Contable, ya que cada ID es único
para cada cliente.
Ahora bien, te comento más ejemplo, si tenemos una tabla de Libros, la llave primaria, bien podría ser el
ISBN el cual es único para cada Libro.
4. Determinar las Relaciones entre Tablas (Entidades)
Debemos de Examinar las Tablas Creadas y revisar si existe alguna
relación entre ellos.
Cuando encontramos que existe alguna relación entre dos tablas,
debemos de identificar el Campo de Relación.
Por Ejemplo, una Tabla de Productos y Costo Comercial existe una
relación entre estas dos tablas.
porque el campo Costo y precio de la tabla Producto depende del
resultado obtenido en el Campo Costo y Precio de la tabla Costo
Comercial.
5. Identificar y Remover Datos Repetidos
Al llegar al último paso del Diseño, lo que sigue es verificar que no existan Datos Repetidos.
El Tener una Información Repetida, puede Causar Problemas, de consistencia en los Datos, además, ocupa
más espacio de almacenamiento.
El diseño de bases de datos es un tema muy extenso y es difícil abarcar todos sus aspectos en un solo artículo.
Sin embargo, al seguir estos 5 pasos básicas del diseño de bases de datos estaremos dando un paso hacia
adelante.
En las buenas prácticas de creación y gestión de bases de datos en Excel.

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