UNIDAD N°1:” Aproximación al conocimiento de las organizaciones”-” Los sistemas-sus

componentes y propiedades”

En las organizaciones coexisten al mismo tiempo elementos, acontecimientos y procesos técnicos,

económicos, psicológicos y contextuales que en su interrelación se puede reconocer cierta
autonomía relativa. Por este motivo es importante tener en cuenta que la visión del fenómeno
organizacional estará fuertemente sesgada, influenciada por la disciplina desde la cual se hace la
aproximación.

Como sabemos, un modelo representa la realidad simplificada, en el cual se seleccionan los

elementos más relevantes para simplificar su estudio. Desde la perspectiva de los profesionales en
ciencias económicas, se realiza una aproximación al estudio de las organizaciones, a través de un
modelo dinámico que describe cómo se ejecutan las actividades y se toman las decisiones
necesarias para alcanzar el ciclo productivo, al mismo tiempo que se genera información que
permite realimentar ese mismo sistema.

Ese conjunto integrado de procedimientos que se necesitan para desarrollar actividades

organizacionales básicas, se conoce como Sistema Administrativo.

● EFICACIA: Es el grado en que se alcanzan las metas. Si se logró el objetivo se es eficaz.

● EFICIENCIA: Es la forma en que se combinan los recursos para lograr un determinado
objetivo.
● EFECTIVIDAD: Comprende las actividades que una organización debe realizar para perdurar
y seguir triunfando en el futuro. Solo cuando se está haciendo lo correcto puede hablarse de
efectividad.

Una característica distintiva de las organizaciones es que son una creación artificial del hombre,
están diseñadas para cumplir con fines específicos y determinados, para ser eficaces, eficientes y
efectivas.

Otro concepto vinculado a la actividad de las organizaciones es la productividad.

La Productividad: Implica considerar aspectos relacionados con los resultados de una gestión:
una producción determinada y los factores de producción que intervienen en el proceso o gestión
para obtenerla. El concepto de productividad puede aproximarse al de rendimiento, ya que se
origina en la relación entre una producción y los elementos utilizados para obtenerla. Al vincular
los resultados con los recursos utilizados, se puede aplicar este concepto en diversas actividades.

Otro enfoque para concebir y estudiar las organizaciones es a través de su accionar. Podemos
diferenciar dos actuaciones: la estratégica y la administrativa. La simbiosis en su actuación
conjunta otorga un comportamiento mutuamente dependiente, del cual no concibe una gestión
organizacional sin un equilibrio entre ambas. Solo a fines de una mejor comprensión suele realizarse
la separación de los elementos que participan en cada área. Los sistemas administrativos se ubican
dentro del campo administrativo.

Ya mencionamos que existe una relación estrecha entre lo administrativo y lo estratégico; desde un
plano conceptual podría expresarse que de la conjunción de lo administrativo y lo estratégico se
logra la eficacia, siendo que la eficiencia es responsabilidad fundamental de lo administrativo, en
tanto que la efectividad lo es de lo estratégico.

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ADMINISTRATIVO: Se refiere a lo cotidiano, actividades que desarrollan las organizaciones, sus
funciones básicas, como comprar mercaderías y MP, realizar pagos a proveedores, producir, vender.
ESTRATÉGICO: Las variables que una organización puede manejar interviene el entorno y ciertos
elementos cuya previsibilidad no depende de la organización, como cliente, proveedores,
competidores, políticas económicas gubernamentales. La incertidumbre cada vez es mayor y pocos
elementos son predecibles.

Sistemas Administrativos

Es el conjunto de sistemas que actúan como medio y soporte de la gestión administrativa de la

organización. Permiten que las definiciones estratégicas y políticas establecidas en el nivel superior,
se implanten y concreten en una serie de múltiples acciones y decisiones en el nivel medio y
operativo. Establecen formas de organización y de ejecución de las actividades, sustentada por una
red de decisiones y de información, configurando así el sostén de las funciones administrativas de
la organización.

LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO EN LAS ORGANIZACIONES

● Capital Intelectual: Surge de la interacción que se produce entre el capital humano y el

estructural.
● Capital Humano: Surge cuando los hombres se movilizan y combinan sus destrezas,
conocimientos, inventiva y capacidad durante el desarrollo de sus tareas, incluye su cultura,
valores.
● Capital Estructural: Integrado por los equipos de trabajo, la estructura organizativa, las
marcas, las patentes, los clientes, está representado todo lo que queda en la empresa
cuando la gente vuelve a sus hogares.

CONOCIMIENTO EXPLÍCITO Y TÁCITO

● C.Explícito: Es aquel que se expresa formalmente mediante un sistema de símbolos y que

por eso se puede comunicar y difundir con facilidad.
● C.Tácito: Es el conocimiento implícito que utilizan los integrantes de una organización para
realizar sus actividades y darle sentido a sus respectivos mundos.

SISTEMA ADMINISTRATIVO (S.AD) Y SISTEMA DE INFORMACIÓN

El sistema administrativo de una organización permite realizar transacciones rutinarias, estas se

estructuran en procedimientos que permiten realizar actividades básicas de las organizaciones
como comprar, vender, pagar, producir, cobrar, obteniendo una gran cantidad de datos sobre ellas.
Estos datos transformados se convertirán en información significativa, que una vez puesta en
circulación a través de los canales de comunicación que conforman el sistema de información de
la organización es recepcionada por las personas, las que procesarlas adecuadamente la
convertirán en conocimiento.

Una nueva función de los S.AD es transformar el conocimiento tácito en explícito, creando los
procesos necesarios para que esa conversión sea posible.

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Un buen S.AD debe tener un diseño que permita la realización de las tareas rutinarias obteniendo
información y por otro lado captar información que no se genera en la organización pero que resulta
vital para elaborar su estrategia. Hay 5 clases diferentes de información que permiten activar
diferentes instrumentos de diagnóstico, para que los ejecutivos tomen decisiones adecuadas.
1. Inf de fondos: Son valores que indican los límites de control, indicando un problema que hay
que identificar y solucionar.
2. Inf sobre productividad: Ver si la organización aprovecha sus recursos y genera riqueza.
3. Inf sobre los competidores centrales: Con el fin de determinar si las estrategias son las
adecuadas para mantenerse en el mercado y además si están mejorando o empeorando.
4. Info sobre la asignación de recursos: Permite estimar y valorar el uso que se hará del capital
humano y económico.
5. Info sobre el entorno de los tipos anteriores:

LOS SISTEMAS

Un enfoque de sistemas es un esfuerzo por generar una visión amplia, comprensiva y total del
fenómeno de la complejidad y la interrelación que caracterizan a los sistemas, a través de una
perspectiva que los considere desde una configuración total organizada y en función de los fines
que persiguen. Tiene su origen en la TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS se ocupa del desarrollo
de un marco teórico-sistemático para la descripción de las relaciones generales de la realidad
empírica, produciendo formulaciones y teorías conceptuales que permitan crear condiciones de
aplicación en ese mundo empírico
.
Las organizaciones son sistemas con características sociotécnicas en las que se manifiestan
fuertes interdependencias entre sus componentes: personas, tareas, tecnología y estructura.

Para entender mejor esto, veamos el concepto de Sistema.

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, interdependientes e interactuantes que
propenden a la obtención de un determinado objetivo.

El pensamiento sistémico brinda una herramienta de análisis para los sistemas administrativos. La
visión como sistema entonces nos permite:

● Crear condición para actuar oportunamente

● Crear principios de acción común, a través de las políticas y los sistemas corporativos
● Desarrollar y mantener una organización competitiva
● Aprovechar los datos que brinda el entorno.
Todos los sistemas existen en un ambiente , lo difícil es definir dónde comienza y dónde termina
un sistema. Los límites entre el sistema y su ambiente se definen de manera arbitraria muchas
veces.
Para lograr sus objetivos en ambientes que se presentan cambiantes, el sistema debe adaptarse
activando mecanismos que le permitan encontrar equilibrios dinámicos entre él y su entorno, si esto
no se logra, el sistema puede entrar en un proceso de ENTROPÍA, por el cual entra en crisis,
desgastandose y llegando incluso a su desintegración.

Los elementos de los sistemas pueden ser de diferentes tipos, pueden ser:
● Objetos como en el caso de una compu.
● Conceptuales como un lenguaje de programación.
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● Sujetos como las personas integrantes de una empresa.
Los sistemas pueden integrarse con uno solo de estos tipos, con dos o bien los tres, como en el
caso de las empresas. Además presentan propiedades que son atributos y cualidades que derivan
del dominio de cada sistema.
Dominio: Es el campo sobre el cual se extienden.

Los sistemas pueden clasificarse en:

● Vivientes: Es aquel que tiene funciones biológicas relacionadas al nacimiento, la
reproducción y la muerte.
● No viviente:
● Abstracto: Es aquel en que la totalidad de sus elementos son conceptos.Son creaciones de
la mente humana y consisten en una disposición conceptual y ordenada de ideas. son no
vivientes.
● Concreto: Es aquel en el que por lo menos dos de sus elementos son objetos o sujetos.
Exponen actividades o comportamientos. Pueden ser vivientes o no vivientes.
Los elementos son los componentes de los sistemas, pueden ser vivientes o no vivientes y desde
una visión estática se los podría definir como las partes que conforman un sistema siendo que esas
partes pueden ser objetos, sujetos o conceptos. Se relacionan entre sí, interactuando
dinámicamente, desde un punto de vista funcional, pueden definirse como las funciones básicas
que realizan cada uno de ellos. Así lo que entran al sistema serán las entradas y los que salen serán
salidas o resultados, y los que operan sobre las entradas realizando algún proceso de
transformación, procesos o proceso.
● Entradas: Input: es cualquier ingreso del ambiente al sistema, personas, mp, info. Se debe
establecer si están bajo su dominio o son parte del ambiente. En ciertos sistemas se genera
una corriente de control sobre las entradas, Feed-forward, de modo que detecte errores con
anterioridad al ingreso, actuando como filtro antes del proceso.
● Salidas-Output: Es cualquier elemento que sale del sistema hacia el ambiente. También
puede definirse como el propósito o razón de ser para lo cual existe el sistema.
● Proceso: Es la actividad que el sistema aplica sobre los elementos de entrada para
transformarlos en elementos de salida, es el que produce cambios. Durante el proceso-
throughput es deseable y esperable que a las entradas se les añadan valor y utilidad.
● Retroalimentación:es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o
estándar previamente establecido, obteniendo información sobre su funcionamiento y con
el fin de mantener al sistema operando de acuerdo con los parámetros establecidos. El
activante es un elemento que debe tomar se en cuenta una vez evaluado los cursos de
acción, la decisión de aplicar las medidas correctivas generando una señal de entrada al
proceso que permita realizar los ajustes necesarios para disminuir o eliminar las variaciones
detectadas.
Existen dos tipos de retroalimentación:
1. R.Negativa: Es de tipo correctivo y ayuda a mantener el sistema, buscando la
estabilidad del sistema.
2. R.Positiva: Refuerza la operación de un sistema, tendiendo a que continúe con los
mismos rendimientos y sin modificar sus actividades.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS:

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1. Estabilidad( HOMEOSTASIS): Indica la capacidad que tiene un sistema para absorber los
efectos de los factores externos, sin alterar su funcionamiento, ni modificar su estructura.
2. Adaptabilidad: Indica la aptitud que tiene un sistema de evolucionar conjuntamente con su
medio, conservando su eficacia y su finalidad. Es la capacidad de un sistema para adaptarse
a los sucesivos estados que se presentan en su entorno inmediato, sin alterar su finalidad.
3. Eficiencia: Indica la facultad que tiene un sistema para alcanzar sus objetivos con economía
de medios.
4. Sinergia: Es la capacidad del sistema para que el producto total sea mayor a la suma de los
productos que aportan cada una de sus partes individuales.

PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS:

1. Subsidiariedad: Ningún sistema es completo en sí mismo. Cada sistema debe ser

considerado como parte de un sistema mayor, que puede ser llamado macrosistema; y como
un conjunto de sistemas de menor calibre, llamados cada uno de ellos subsistemas.
2. Interacción: Cada uno de los subsistemas que componen un sistema global, tiene algún tipo
de relación con otro, de tal manera que las acciones de cada uno de ellos repercuten en las
de los demás, y de esta forma influyen en el sistema total como un todo,
3. Determinismo: Cada fenómeno que se produce dentro de un sistema, o a través de él, tiene
siempre una causa concreta y discernible.
4. Equifinalidad: El sistema está concebido de manera tal que puede alcanzarse el mismo
objetivo global valiéndose de métodos o procedimientos análogos, esto le otorga un mayor
o menor grado de flexibilidad y de estabilidad.

En los sistemas podemos identificar una estructura y un objetivo a cumplir. La estructura presenta
componentes y relaciones que vinculan a estos componentes de determinada manera. De acuerdo
al tipo de componente, podremos encontrar distintos tipos de sistemas, en nuestro caso, nos
interesan los Sistemas Administrativos.

Sistemas que componen la organización

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AMBIENTE O CONTEXTO:

Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Entre el ambiente
y el sistema existe una interrelación e interdependencia.
Para que lo externo sea considerado como ambiente para un sistema deben presentarse en forma
conjunta dos circunstancias: que el sistema no pueda controlarlo y que afecte significativamente
su desempeño.
Hay dos clases diferentes de elementos:
1. Transaccionales: son aquellos que el sistema no puede controlarlos pero sí ejercer
influencia. como proveedores y consumidores.
2. Contextuales: Son aquellos que el sistema no puede controlar ni modificar, como la
competencia y factores climáticos.

LÍMITES: Separan y demarcan un sistema respecto de su ambiente, línea que encierra elementos
que comparten mayor intercambio de energía que con aquellos que se encuentran atravesando
dicha línea. La delimitación de un sistema siempre es arbitraria y subjetiva.
En un sistema concreto los límites surgen de una demarcación natural determinada por su
estructura básica y por sus objetivos.
En un sistema abstracto los límites son determinados según el nivel de percepción, intención,
objetivos y conocimientos del observador en relación con el funcionamiento interno del sistema.
Cuando el límite es restringido pueden dejar de considerarse elementos e interrelaciones
significativas entre ellos, lo que implica asumir un riesgo de optimización, se manifiesta por una
mala fijación de límites.
La permeabilidad del límite define el grado de apertura del sistema respecto del ambiente.
SUBSISTEMAS
Un subsistema es un conjunto de elementos interrelacionados, cuando un componente de un un
sistema es en sí mismo un sistema, se conectan para lograr un determinado fin.
Los procesos dentro de cada subsistema modifican, separan o combinan sus entradas para originar
una salida. Dentro del sistema debe existir algún medio de transferencia de la información que
represente esas salidas, de manera que el subsistema pueda realizar su trabajo interactuando con
los demás, estas interacciones se llaman INTERFAZ.

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INTERFAZ: Son elementos de interconexión, intermediarios situados en los límites de un sistema o
subsistema por los cuales la info es transferida o coordinada entre ellos.

Dentro del concepto de subsistema se destacan dos aspectos:

1. Fragmentación: es una condición de los sistemas, se aparecían dos procesos:
● Proceso de descomposición: cuando un sistema complejo es difícil de entender o
analizar en su conjunto el sistema se descompone o factoriza en subsistemas, con
tareas individuales más simples.
● Proceso de composición: al descomponer jerárquicamente se supone que la
obtención de logros de los subsistemas facilitan el logro de los subsistemas
superiores que a su vez lo contienen.
2. Simplificación: es el proceso por el cual se ordenan los subsistemas de modo que se
reduzca el número de interconexiones. hay dos formas de realizar:
● Agrupamiento: se establecen grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
● Desacoplamiento: es necesario que los subsistemas estén en gran parte aislados,
desacoplados, con cierta independencia parcial.

PROPÓSITOS U OBJETIVOS
Los elementos de un sistema interactúan para lograr alguna meta, esta búsqueda permanente se
denomina teleología, constituye una característica presente en todos los sistemas, son
determinantes de la configuración del sistema y de las acciones que realiza.
INTERRELACIÓN E INTERDEPENDENCIA:
La interrelación se verifica a través de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos, a su vez las
relaciones connotan la interdependencia que entre los elementos interrelacionados se produce.
● Relaciones simbióticas: enlazan elementos que requieren de esa vinculación para seguir
funcionando, no podrían hacerlo si son separados. Pueden ser de dos tipos: las
unidireccional indican que uno de los elementos necesita si o si del otro para existir y las
bidireccional ambos elementos se necesitan.
● Relaciones sinérgicas: cuando la interrelación que se produce entre los elementos genera
un resultado mayor.
● Relaciones superfluas: en la medida en que una relación es repetida aumenta la confiabilidad
del sistema.

RECURSOS: son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar las actividades
necesarias para cumplir con sus objetivos, se encuentran en el interior de los sistemas, no quita que
puedan ingresar del ambiente. Los recursos son la gente, capital, infraestructura, información,
conocimiento y capacidades.

TOTALIDAD: El sistema puede ser explicado como una totalidad, localizando en las interrelaciones
e interdependencia.

ATRIBUTOS: Son propiedades y características que pueden reconocerse de los elementos y de sus
vinculaciones. Los hay:
1. CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS: Es importante en las tareas de medición.
2. DEFINIDORES Y CONCOMITANTES: El definidor permite designar adecuadamente al
elemento o relación como ser la MP. y las concomitantes son las que no establecen ninguna
diferencia con respecto al elemento.

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UNIDAD N°3:Los sistemas de la organización y las TIC

Retomemos la mirada de las organizaciones desde el pensamiento sistémico y el concepto de

sistema:

“CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS, INTERDEPENDIENTES E

INTERACTUANTES QUE PROPENDEN A LA OBTENCIÓN DE UN DETERMINADO OBJETIVO “
Actualmente, a las organizaciones en general y a las empresas en particular se las considera
dentro del modelo de sistemas sociales o sociosistemas.

La consideración de las empresas como sociosistemas es la culminación de una evolución que se

puede resumir de la siguiente manera:

También podemos mencionar dos enfoques básicos que consideran a las organizaciones como
Sistemas Abiertos o Sistemas Cerrados.

TIPOS DE SISTEMAS

1. Sistemas abiertos: son aquellos que tienen ambiente y que con él intercambian,
regularmente, información, materiales y energía. Tienen la característica de adaptarse a los
cambios que se producen en su ambiente, se ajustan a sus modificaciones con el fin de
preservar su existencia. Poseen la capacidad de auto-organizarse, adaptando su estructura
y organización.
2. Sistemas Cerrados: No tienen ambiente, son herméticos a cualquier influencia ambiental,
auto-contenidos, no interactúan con el contexto por lo cual no influyen ni son influidos por
el.
3. Sistemas predictibles: Cuando la interacción de sus elementos se conoce con certeza y
cuando su evolución puede determinarse con precisión a partir del conocimiento de su
estado actual y de sus operaciones.
4. Sistema Probabilístico: no se conoce con certeza su comportamiento, lo que implica que
haya que estudiarlo en función de su actuación probable asumiendo un cierto nivel de error
vinculado con la estimación de su desenvolvimiento.
5. Sistemas hombre-máquina: Implica que en el cumplimiento de un objetivo algunas tareas
son ejecutadas por máquinas y otras por personas. En el sistema de información los
componentes de las máquinas-unidad de procesamiento, software se pueden asimilar a

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sistemas cerrados y predictibles, mientras que los componentes humanos se asimilan
sistemas abiertos y probabilísticos.
6. Sistemas con propósitos y sin propósitos: Implica considerar si en dos o más ambientes el
sistema tiene libertad de elección tanto de medios como fines. Y si sus partes
consideradas en forma independiente tienen sus propósitos propios. Se distinguen cuatro
tipos y modelos de sistemas.

SISTEMAS Y LAS PARTES EL TODO

MODELOS

Determinista Sin propósito Sin propósito

Animado Sin propósito Con propósito

Social Con propósito Con propósito

Ecológico Con propósito Con propósito

7. Sistemas deterministas: al carecer de todo como sus partes de propósitos, su

comportamiento está determinado.
8. Sistemas animados: son los que como totalidad poseen propósitos propios pero no así
sus partes consideradas individualmente.
9. Sistemas sociales: tienen propósitos propios y están formados por partes que pueden ser
tanto de otros sistemas sociales como también sistemas animados, deterministas.
Forman parte de sistemas sociales mayores que contienen también a otros sistemas
sociales.
10. Sistemas ecológicos: no poseen propósitos propios, contienen sistemas deterministas,
animados y sociales. pueden verse afectados por el comportamiento de los sistemas
animados y sociales. Algunas de sus partes si tienen propósito.

SISTEMA CERRADO

Implica que en su manejo se utilizarán modelos deterministas que las utilizan como instrumentos
diseñados para obtener objetivos claramente definidos. Conocidos los fines, los recursos con los
que cuenta la organización, se disponen de tal forma que el comportamiento y los resultados son
absolutamente predecibles.

SISTEMA ABIERTO

Opuesto al enfoque de sistema cerrado, considera que las organizaciones tienen permanente
vinculación con su ambiente, ya sea con clientes, proveedores, competidores, organismos
gubernamentales, entre otros. La retroalimentación es fundamental para mantener al sistema
dentro de un equilibrio dinámico.

Entre las características de los sistemas abiertos se encuentran:

● Importación de energía: a través de su permeabilidad continuamente incorporan del

ambiente insumos y representaciones simbólica e info.

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● Procesos internos de transformación: son las actividades que se realizan sobre las
entradas de acuerdo con pautas y procedimientos predeterminados, produciendo una
reorganización de los insumos.
● Salidas: es el rdo o producto final que la organización vuelca al ambiente, ya sea en P o S.
● Ciclos de sucesos: cuando se exporta el producto final, recibe nuevos insumos que
permiten que se reinicie el ciclo.
● Entropía negativa:con el fin de asegurar su supervivencia los sistemas abiertos deben
moverse para evitar la entropía, deben incorporar entropía negativa. como pueden
incorporar más energía de la necesaria pueden almacenar parte de ella con el objetivo de
utilizarla y mantener el orden interno., funcionando de manera normal en época de crisis.
● Proceso de retroalimentación y codificación: el sistema abierto recibe info de las
consecuencias de sus actividades con el fin de detectar y corregir desvíos con relación a
los objetivos. y por medio de la codificación se seleccionan los insumos a incorporar,
rechazando con anterioridad ciertos elementos.
● Estado estable y homeostasis:debido al intercambio de energía con el ambiente adquieren
una condición estable en su estructura y sus estados internos, conservando con el tiempo
el carácter de sistema.
● Diferenciación:creación y obtención de nuevas funciones, conduce a la elaboración de una
estructura.
● Equifinalidad: significa que pueden lograr sus objetivos organizacionales de más de una
manera y partiendo de condiciones iniciales diferentes.

Además las organizaciones son sistemas que se caracterizan por tener las siguientes
condiciones:

● Artificialidad: sistemas inventados por el hombre actuando en base al conocimiento

persiguiendo un valor social. Las organizaciones son creaciones artificiales diseñadas
intencionalmente para cumplir fines específicos y determinados, por un lapso determinado.
● Morfogénesis: la capacidad que tienen las organizaciones de modificar sus características
estructurales básicas.
● Complejidad: la complejidad de una organización depende de los elementos que la
compone, características y atributos, como así también n° de vínculos e interacciones
entre ellos. A medida que crecen en tamaño y en el desarrollo de sus elementos, aumenta
su complejidad.
● Apertura:esta condición se relaciona con la capacidad que tienen sus límites para permitir
un fluido intercambio con el ambiente que lo rodea.
● Intencionalidad: sus acciones y actividades están orientadas a lograr objetivos, sin
importar los cambios en el ambiente o en su interior, siempre se dirige al logro de los
objetivos organizacionales.

MODELOS DE ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

El enfoque sociotécnico surgió con el fin de lograr sistemas que permitan obtener satisfacción
plena en el trabajo junto a eficiencia tecnológica. Concibe a las organizaciones como una
combinación de tecnología y al mismo tiempo como sistema social, desarrollándose entre estos
subsistemas interacciones mutuas y recíprocas. Los elementos de este modelo se agrupan en dos
subsistemas:

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1. Subsistema Técnico
● Incluye: trabajos, forma de organización, equipos, instrumentos, disponibilidad tecnológica.
● Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización
2. Subsistema Social
● Las personas, sus características físicas y psicológicas. Vinculaciones y relaciones
● Encargado de transformar la eficiencia potencial en eficiencia real.

Enfoque situacional o contingente

Los conceptos de sistemas proveen un modelo amplio con el cual es posible entender a todas las
organizaciones, en tanto que los factores de contingencia reconocen que los subsistemas de la
organización y su ambiente son en cierto sentido únicos, y representan la base que hay que
considerar para diseñar y administrar organizaciones específicas. Los factores contingentes actúan
en cada caso en particular para especificar las alternativas, elementos y las reglas o criterios a
elegir.

LAS CONSECUENCIAS POR LA INTRODUCCIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS

La velocidad del avance tecnológico y la alta tasa de incorporación de nuevas tecnologías por parte
de las organizaciones están produciendo un entorno organizacional que se muestra dinámicamente
cambiante. En función del ritmo e intensidad con que se incorpora tecnología y el control que se
tenga sobre las consecuencias de su implementación se pueden identificar cuatro resultados del
cambio organizacional.

Cuando se incorpora tecnología se puede tener el control que ese cambio genera, determinando
consecuencias que sean pretendidas por la organización-premeditadas o no- no premeditadas.
Además debe considerarse la intensidad y el ritmo de ese cambio por la incorporación de la
tecnología, cuando la estructura y los procesos organizacionales-tareas- son transformados de
manera progresiva este cambio puede ser considerado como incremental, tanto qye los cambios
rápidos y profundos que generen nuevas formas de organización y trabajo pueden ser definidos
como revolucionarios.

La contingencia de control del cambio y ritmo e intensidad está definida por la interrelación entre
al menos, 4 conjunto de factores:

1. Que se busca y cómo y durante cuánto tiempo

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2. Características de la tecnología y de su implementación
3. Áreas en las que impacta
4. Características del usuario y del entorno organizacional

ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

El diseño de los sistemas administrativos, debe considerar las características de las actividades
realizadas y los tipos de decisiones que toman los integrantes de la organización. Las necesidades
de información de cada uno de estos varía de acuerdo con las tareas que efectúan y con el nivel de
la organización en el cual realizan su trabajo. Así, en la organización se genera una articulación entre
tarea, toma de decisiones y flujo de información necesaria.

Podemos mencionar dos enfoques que esquematizan globalmente las actividades de las
organizaciones: Enfoque de Cadena de Valor y Enfoque Tradicional.

➔ ENFOQUE CADENA DE VALOR

Las empresas son organizaciones que están orientadas a la creación de riqueza, y una de las formas
de generar esa riqueza es desarrollando ventajas competitivas. Estas resultan del valor que una
empresa es capaz de crear para sus clientes, reflejándose en el ofrecimiento de precios menores a
los de los competidores ante productos o servicios equivalentes, o bien en la provisión de
características especiales difíciles de equiparar para la competencia.

Analizar la fuente de una ventaja

competitiva requiere examinar
sistemáticamente sus actividades y
cómo interactúan, para entender el
porqué se realizan a menor costo o
de manera mejor que la
competencia.

Toda actividad de valor emplea

insumos físicos (materiales,
materias primas, personas)
tecnología, información. Esas
actividades se dividen en:

Actividades Primarias:Son aquellas que están orientadas a la elaboración física del producto, su
venta y su entrega al cliente, así como todo lo relacionado al servicio postventa, ellas son:

● Logística de entrada: recibo, almacenamiento y administración interna de insumos y MP

● Operaciones: actividad vinculada con la conversión de insumos en PT, incluyendo embalaje,
mantenimiento, controles.
● Logística de salida: entrega de productos a los clientes, procedimiento de pedido y su
programación.
● Comercialización y ventas. actividad destinada a proporcionar un medio por el cual se
puedan adquirir los productos, o inducción a hacerlo, promoción, publicidad.
● Servicio: actividades que apoyan al producto, manteniendo realzando su valor como
instalación del producto, reparación, provisión de repuestos.

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Actividades de Apoyo: sustentan las actividades primarias pero también se apoyan entre sí,
proporcionando insumos comprados, tecnología, personas y demás funciones que la empresa
necesite.

● Abastecimiento: compra de MP , maquinarias, equipos de oficina, edificios, etc.

● Desarrollo de tecnología: comprenden acciones destinadas a mejorar productos o procesos.
● Administración de recursos humanos: actividades de búsqueda, selección,
contratación,capacitación, desarrollo y compensación del personal de la empresa.
● Infraestructura de la empresa: agrupación de varias actividades, administración general,
contabilidad, finanzas, sistemas de información, administración de calidad.
●
➔ ENFOQUE TRADICIONAL

Todas las organizaciones realizan diversas actividades con

el fin de alcanzar objetivos deseados. Esquemáticamente, la
forma tradicional de representar las actividades
organizacionales es a través de una pirámide, donde se
expresan distintos niveles que representan en cada uno,
agrupamientos de tareas comunes pero diferentes a las de
los otros niveles.

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA: la actividad principal es la coordinación y supervisión de las

tareas operativas, por ello se necesita una estrecha relación con el personal. Normalmente se
diseñan programas semanales de actividades dirigiendo el uso de los recursos y el desarrollo de
las actividades de acuerdo con los procedimientos establecidos. El personal operativo puede ser
de dos tipos, los administrativos que procesan transacciones y participan de tareas
administrativas, y el personal operativo cuya función está vinculada a la actividad principal de la
empresa, osea producir un producto o brindar un servicio.

ADMINISTRACIÓN TÁCTICA: Se ocupa de supervisar el rendimiento de la organización y controlar

las actividades que llevan hacia el logro de los objetivos. Se desarrollan planes, programas y
presupuestos de corto-mediano plazo. Se desarrollan tareas como la administración de
personal,adquisiciones de equipos y MP y en general la organización del trabajo.

ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA: Realiza tareas de planeación y formulación estratégica,

desarrollando objetivos, metas y políticas organizacionales.

LAS DECISIONES EN LA ORGANIZACIÓN

Los tres niveles organizativos se diferencian por las distintas decisiones asociadas a cada uno de
ellos. La decisión es un proceso por el cual se elige una entre varias alternativas disponibles y
posibles.

Tipos de decisiones:

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1. Decisiones programadas: Son repetitivas y rutinarias, dan solución a problemas
estructurados, se reflejan por medio de manuales sobre procedimientos administrativos,
además podemos decir que son decisiones programadas se conoce con anticipación:
● todas las variables que la afectan
● la interrelación entre todas las variables
● la cuantificación de todas las variables
● el objetivo a optimizar u obtener.

son decisiones que se toman bajo certeza, porque pueden conocerse sus consecuencias o rdos a
priori.

2. Decisiones no programadas: no tienen una solución previa, ya que es probable que la

situación sea la primera vez que se presenta. Dan solución a problemas no estructurados,
son novedosos. Por eso no es posible establecer reglas o procedimientos.

Proceso de toma de decisiones:

La decisión es un proceso continuo, complejo y muchas veces con incertidumbre que supera la
elección del curso de acción a seguir. Simon elaboró un modelo de toma de decisiones que
consiste en tres etapas.

1. Detección: ¿Cuál es el problema?Para iniciar un proceso se debe verificar si es un problema

o una oportunidad. Cuando la detección es de un problema se requiere su precisa
identificación y formulación con el fin de definirlo correctamente y comenzar a recolectar
información. Es una fase de inteligencia en la que se trata de investigar la dimensión del
problema.
2. Diseño: ¿Cuáles son las alternativas? Se desarrollan todas las alternativas posibles que
aportan una posible solución. La evaluación de las alternativas implica considerar todas las
potenciales consecuencias de cada una de ellas. Certeza, riesgo e incertidumbre de cada
una de ellas.
3. Selección: ¿Cuál es la mejor alternativa? si las evaluaciones de las alternativas fueron
realizadas correctamente esta etapa se simplifica limitando a la elección de la alternativa
más favorable.

ADMINISTRACIÓN: Es un sistema que cumple determinadas funciones dentro de un suprasistema

que es la organización, logra que los recursos se integren con el fin de alcanzar los objetivos
organizacionales. Podemos decir entonces que es la encargada de organizar los medios de los que
dispone la organización para alcanzar sus propósitos.

En su esencia, los sistemas administrativos son la práctica cotidiana de las tareas de la

organización. Su razón de ser es que las cosas se hagan, para lo cual el sistema administrativo debe
diseñarse considerando los objetivos que busca alcanzar la organización.

El sistema administrativo debe operar con máxima eficiencia, entendiéndose que estos sistemas
deben:

● Posibilitar la realización de las tareas y actos administrativos dentro de los plazos que se
consideran adecuados para su ejecución con un costo compatible con la naturaleza de los
trabajos y con un alto margen de seguridad.

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● Obtener periódicamente un resumen estructurado de datos, de manera de proveer a toda la
organización de información que posibilite el desarrollo de las actividades y la toma de
decisiones.
● Promover y alentar por medio de mecanismos adecuados, los objetivos últimos de la
organización, los de sus integrantes y los de su ambiente.

COMPONENTES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

● Conjunto de procedimientos: secuencias de actividades que realizan en diferentes puestos

de trabajo destinados a la misma finalidad.
● Personas: son las que desarrollan actividades dentro de la organización.
● Sistema de información: las transacciones rutinarias necesitan información operativa para
ser ejecutadas y de ellas surgen datos e información que realimenta el sistema de
información permitiendo el funcionamiento operativo del S.ADM
● Recursos: se refiere a la tecnología informática, es el recurso más asociado a los S.ADM.

Cualquier organización para alcanzar su desarrollo necesita contar con un sistema administrativo
que sea eficiente y útil, y que le permita adaptarse y aprender dentro de un ambiente cada vez más
cambiante y turbulento.Para evaluar la eficiencia deben darse los siguientes parámetros:

● Capacidad: seguridad y captación de datos, velocidad de procesamiento, recuperación de

la información, volumen de trabajo.
● Comunicación: transmitir información, coordinación entre sectores.
● Costos: relación beneficio-costo, conocimiento de los costos
● Competitividad: buscar y mantener clientes, mejorar acuerdos con proveedores, alejar
competidores, apoyar el desarrollo de nuevos productos.
● Control interno: generar información confiable, promover la eficiencia operativa, seguridad
general, buscar satisfacer los objetivos.

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y LA INFORMACIÓN

El sistema administrativo y, en consecuencia la organización, se comporta como un gran

procesador de información. La captación y recopilación de información se realiza de varias
fuentes tanto internas como externas, el S.ADM procesa todos esos datos, produciendo salidas
que se interpretan tomando decisiones basadas en esa información. Gran parte de esa
información es difundida dentro de la organización para que el personal la utilice y la otra parte se
utiliza para confeccionar diversas comunicaciones e informaciones a agentes externos.

Sistemas de información: Son subsistemas de los S.ADM y su responsabilidad es la de hacer fluir

por toda la organización la información necesaria para que cada componente pueda realizar sus
actividades y tomar decisiones.

Información operativa: clase de información relacionada a las transacciones rutinarias que se

producen en la organización, que resulta necesaria para el funcionamiento operativo del S.ADM

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 16
El S.ADM y las nuevas tecnologías de la información: La incorporación de nuevas tecnologías de
la información afecta sensiblemente al S.ADM otorgándole características especiales, los
recursos tecnológicos impactan sobre los otros elementos, modificando el diseño tradicional del
S.ADM marcando tendencias irreversibles sobre la forma de concebirlos y entenderlos.

1. Impacto sobre los procedimientos: Las nuevas tecnologías permiten eliminar tareas que
antes se realizaban en un procedimiento, la base del reemplazo se encuentra en la
sustitución e integración de funciones, profundizando el teletrabajo individual o por medio
de grupos.
2. Impacto sobre las personas:Al incorporar nuevas tecnologías, se incrementa la necesidad
de aprender continuo como parte inseparable de trabajos enriquecidos que permiten mayor
autonomía y discreción por parte del trabajador. Otro aspecto que modifica son las
relaciones sociales y físicas.
3. Impacto sobre el sistema de información: Posibilita que los sistemas de información
proveen mayor cantidad de datos,con más complejidad, y además potencia las
comunicaciones más eficientes al reducir limitaciones espaciales y geográficas.

Cuando se decide o nos proponen incorporar nuevas tecnologías debemos respetar la esencia de
estos elementos y adoptar una actitud crítica respecto de las posibilidades, indagando y
analizando sus potencialidades como la necesidad concreta de su incorporación desde la
perspectiva administrativa y organizacional. Hay que evitar caer en dos extremos, ambos
peligrosos porque tratar de estar a la última moda tecnológica, haciendo lo mismo que se venía
haciendo pero con nueva tecnología no sirve, y modificar la manera de hacer las cosas por
incorporar tecnologías impone hacerlas de otro modo sin analizar si esos cambios tienen sentido
o no.

Procedimiento administrativo: Son secuencias de tareas que realizan los diferentes puestos de
trabajo destinados a una misma finalidad, que es lograr los objetivos organizacionales. Están
compuestas por un conjunto de tareas ordenadas secuencialmente invariable, asegurando que las
transacciones rutinarias se realicen siempre de la misma forma, independientemente de la
persona que la ejecute.

UNIDAD N°5: EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

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 17
Dentro del S.ADM, como subsistema, el sistema de información ha adquirido en los últimos años
una entidad propia. Permitiendo a las organizaciones delinear nuevas formas de trabajo, pero a
pesar de ello en el procesamiento de la información es importante la capacidad humana para
asignarle valor real a los datos, convirtiéndolos en nueva información y conocimientos.

El sistema de información es un sistema formal de personas, equipos y procedimientos, que en

forma integrada y coordinada y operando sobre un conjunto de datos estructurados acorde a las
necesidades organizacionales, capturan datos, los transforman en información, los procesan y
almacenan, a fin de apoyar las actividades de la organización tales como las operaciones de control,
la administración y la toma de decisiones, necesarias para desarrollar estrategias y lograr los
objetivos.

Se distinguen tres funciones básicas en el sistema de información:

1. Apoyo a los procesos y operaciones de negocio.

2. Apoyo a los empleados y directivos a la hora de tomar decisiones.
3. Apoyo a las estrategias establecidas, como así también la creación y mantenimiento de las
ventajas competitivas.

INFORMACIÓN

● Son datos procesados con una significación real y perceptible para el receptor, para ser
utilizado en la toma de decisiones.
● Es una entidad tangible o intangible que reduce la incertidumbre, apoyando el proceso de
planificación y control

Para que la información sea de calidad, debe reunir ciertas características:

● Oportuna:Debe llegar a los receptores dentro del marco de tiempo necesario.

● Relevante:Debe responder de manera específica las necesidades del receptor.
● Completa:Abarcara todos los datos que requiera o presente la situación.
● Selectiva:Contendrá solamente lo referido al tema.
● Exacta:Debe ser precisa y contener datos que sean comprobables.
● Clara:Debe presentarse de manera comprensible.
● Sencilla:Debe estructurarse con simplicidad.

Tipos de información:

● Información normativa:Estrategias, políticas, organización y reglas de comportamiento,

normas, reglamentaciones y disposiciones sobre aspectos técnicos, administrativos, y de
control. Permanentes y transitorios. Responde al: Qué, Por Qué, Quién, Cómo, Dónde.
● Información de planificación:Objetivos y medios sobre operaciones futuras de la empresa.
Definición de metas y cuotas. Responde al: Cuánto, Cuándo y Con qué.
● Información de relación:Conocimiento de la acción de los factores endógenos y exógenos.
Contacto entre los miembros de la empresa. Responde al: Qué pasa.
● Información operacional:Resultados de la actividad. Responde al: Qué ha ocurrido.
● Información de control de gestión:Comparación entre la operacional con la normativa y la de
planificación. Responde al: En qué grado se cumple.

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 18
● Información integrada:Síntesis de información para uso formal y periodico de la dirección a
todos sus niveles. Responde : En qué grado se cumple.
● Información de investigación:Empleo de los medios y técnicas modernas para ayudar a la
toma de decisiones y a la planificación, que realiza la dirección. Responde : ¿Qué puede
ocurrir?

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Tecnologías de la información (TIs): Representan recursos que se comparten en la organización, y

en su conjunto, constituyen la infraestructura de TI. La infraestructura proporciona la base sobre la
que una organización puede crear sus sistemas de información específicos y lograr que estos
operen.

Un sistema de información cuenta con 5 recursos, que son los que conforman su tecnología de
información:

1. Recursos de Hardware: Abarca maquinas, computadoras, otros equipos y medios tangibles

en los que se graban los datos, desde las hojas de papel como los discos magnéticos, pen
drive, tarjetas de memoria,etc. (Hardware: todos los dispositivos electrónicos y
electromagnéticos que captan, procesan y muestran los datos en un sistema informático).
2. Recursos de Software:Conocido como programa de sistema, sin este, el sistema no
funciona, se divide en dos:
a. Software del sistema, como el programa del sistema operativo, que controla y
respalda las operaciones de un sistema computacional.
b. Software de aplicación, que son los programas que dirigen el procesamiento para un
uso específico de tareas por parte del usuario final.
3. Recursos de redes y comunicaciones:Pone acento en las computadoras y
telecomunicaciones, estas son un componente fundamental en el diseño de los sistemas de
información. Un sistema de telecomunicaciones es un conjunto de hardware y software
compatibles, ordenados para comunicar y transmitir información de un lugar a otro.
4. Recursos de datos:Se organizan en torno a bases de datos, siendo un conjunto integrado de
datos procesados y almacenados en diferentes tipos de registros. Pueden adquirir varias
formas, datos alfanuméricos, datos de textos, de imágenes y de sonido.
5. Recursos humanos:Se los conoce como usuarios, responsables del ingreso de datos e
instrucciones al sistema o bien utilizar la información que proporciona el sistema. Existen
dos tipos de usuarios, directos e indirectos. El directo interactúa con el sistema, los
indirectos aprovechan los informes producidos por el sistema . Y el usuario final utiliza los
resultados del procesamiento de datos, creando su propio sistema para recuperar los datos.

ACTIVIDADES FUNDAMENTALES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN(no)

En los sistemas de información podemos identificar un conjunto de actividades fundamentales,

agrupando las actividades sobre la base de operaciones de entrada, procesamiento,salida,
almacenamiento y control del sistema que presentan todos los sistemas de información.

1. Entrada de los recursos de datos: Surgen de las transacciones de las operaciones

rutinarias que lleva a cabo una organización.

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 19
2. Recolección de datos: Captar datos que se relacionan con acontecimientos que afectan a
la organización y a su ambiente. Es el órgano sensorial de la organización y consta de dos
etapas que son la captación de datos y registro.
3. Almacenamiento de los recursos de datos: Creación y mantenimiento de archivos que
permiten resguardar la memoria de la organización, las funciones básicas son: Archivo de
datos, clasificación de datos y recuperación.
4. Procesamiento de datos en información: Consiste en transformar los datos de entrada en
salidas de información.
5. Salida de los productos de información:Toda salida de datos debe alcanzar dos o más
objetivos.
a. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual y
proyecciones a futuro.
b. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
c. Iniciar una acción.
d. Confirmar una acción.
6. Comprensión de los datos:La
comprensión aumenta el valor el
valor de la información al hacerla
más expresiva y clara en su
exposición.
7. Transmisión de datos:Implica la
comunicación de datos entre
puntos geográficamente distantes,
puede realizarse mediante traslado
físico (papel o pen) o por
transmisión de una señal donde la
información se encuentra
codificada entre equipos
computarizados
(fax,radio,teléfono)
8. Exposición de datos:Posibilita que
la información producida sea útil para los usuarios.
9. Control del desempeño del sistema:Es importante para mantenerlo dentro de un
funcionamiento eficiente.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1. Sistemas de Información según los niveles de organización

Los sistemas de información deben prestar apoyo a las actividades y los procesos de toma de
decisiones en todos los niveles de la organización. Este criterio se basa en las características de la
información requerida en cada nivel (alcance, precisión, agregación, frecuencia, etc.) Los sistemas
dentro de este criterio son:

1. Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Representa la primera aparición de las

computadoras. Un TPS es un conjunto organizado de dispositivos-hardware-archivo, base
de datos, software, procedimientos y personas que se utilizan para registrar las operaciones
de los negocios en la organización.Su objetivo es mejorar la eficiencia y eficacia en el

19
 20
procesamiento de las actividades rutinarias. Los TPS proveen dos salidas, una es la
confección de documentos como facturas, recibos de cobro y la otra son informes de
operaciones, que son resúmenes establecidos como salida rutinaria. Además realizan 5
actividades esenciales con los datos durante el manejo de las transacciones que son:
operaciones matemáticas, clasificación,ordenamiento, síntesis, almacenamiento.Los TPS
procesan transacciones de dos maneras: a- Procesamiento por lotes: los datos del mismo
tipo se codifican y se reúnen en grupos-lotes durante un periodo y luego se procesan con
periodicidad temporal. b- Procesamiento en tiempo real-o-en línea: Cada información entra
de manera individual en el sistema de cómputo y los datos se procesan
● Sistema de Información Administrativa (MIS): Inauguran un sistema de apoyo a la
administración y su función básica es ofrecer información para la planificar, supervisar y
controlar. Estos sistemas son poco flexibles y tienen poca capacidad analítica y utilizan
rutinas simples, como resúmenes y comparaciones.
● Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS):Su función es ayudar a los
administradores a determinar el curso de acción más óptimo en situaciones que se debe
optar por la alternativa que no pueden anticiparse, utilizando información interna y externa,
asi como herramientas analiticas y de modelación. Este sistema se utiliza cuando el
problema es complejo y no muy estructurado, cambia rápidamente y la información
necesaria para solucionar no es fácil obtenerla y manejarla. Un DDS está formado por
una base de datos internos, externos y de modelos. El administrador apoyado por el
sistema puede realizar diversos análisis:
a. Análisis de escenario:Se analiza cómo cambia un modelo ante el cambio de una
variable.
b. Análisis de sensibilidad:cómo se modifica un modelo ante al cambio representado
en una variable.
c. Análisis de búsqueda de objetivos:En el caso que se conozca el resultado deseado
pero no la variable que determina el resultado.
d. Análisis de optimización:Es la búsqueda de un valor óptimo para los valores
seleccionados.
● Sistema de Información Ejecutiva (EIS): Orientado hacia el procesamiento de las
operaciones. Ayuda a los administradores a resolver problemas y tomar decisiones
altamente estructuradas.Está dirigido a decisiones de naturaleza no recurrente y

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 21
posiblemente no vuelvan a presentarse en la organización y por otro a evaluar tendencias a
largo plazo.

2. Sistemas de Información según las funciones de la organización

Desde la perspectiva funcional, un

sistema de información quedaría
conformado como una asociación de
sistemas orientados al apoyo de las
funciones organizativas, en el que cada uno necesitaría de su propia aplicación para poder realizar
todo el procesamiento de la información vinculada con dicha función, a través de una base de datos,
una base de modelos y algunos programas comunes para todas las funciones, además de contar
con sus propios archivos. Dentro de cada subsistema funcional habrá aplicaciones para la gestión
de la administración operativa, administración táctica y administración estratégica.

Utilizando este enfoque se desarrollan a continuación los subsistemas de información que cubren
las funciones típicas:

1. Sistema de apoyo en ventas y marketing: Planeación, promoción y venta de productos o

servicios existentes en los mercados actuales, así como la investigación de mercado y
productos tendientes a brindar un mejor servicio a los clientes actuales y potenciales.
2. Sistema de apoyo de producción:Incluye todas las actividades que involucran directa e
indirectamente la planeación y control de los procesos de fabricación de productos, desde
la MP hasta su transformación en PT.
3. Sistema de apoyo de finanzas:Maneja las actividades financieras de la organización,
asegurando el financiamiento adecuado de sus actividades al costo más bajo compatible
con los objetivos organizacionales, además administra el flujo de efectivo y valores
4. Sistema de apoyo de recursos humanos: Esta función incluye, reclutamiento,
entrenamiento, capacitación, contratación y evaluación de los empleados.Y todo lo referido
a ello.

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 22
5. Sistema de apoyo de contabilidad: Su función es mantener e informar de todas las
transacciones comerciales y otros eventos económicos que afectan a la organización.
Además efectúa los ESP,ER Y Balance.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

La estructura conceptual de un sistema de información se describió desde dos enfoques diferentes

tomando en cuenta, en el primero, las características de la información requerida en cada nivel
organizacional y por el grado de estructuración de las decisiones que se toman en ellos, en tanto
que en el otro se puntualizó su orientación hacia las funciones organizativas.

En la realidad se realiza un procesamiento que integra varias aplicaciones, vinculadas con alguna
operatoria común, simplificando las interconexiones entre estas aplicaciones y eliminando la
posible duplicación de entradas en la captura de datos.

La integración de los sistemas de información es una meta en toda organización. Pero no siempre
es posible conseguirla ya que a través del tiempo muchas organizaciones fueron incorporando
sistemas especializados sin ninguna interfaz entre ellos, de manera que incorporar un sistema
integrado, en muchas ocasiones, supone un costo muy alto. La integración deseable es aquella que
permite que el flujo de información circule sistemáticamente por los sectores que necesitan de ella
ingresando los datos una sola vez.

Estructura de un Sistema de Información según el enfoque de la Cadena de Valor

La ventaja competitiva de una organización es el resultado del valor que genera para sus clientes, y
que puede expresarse a través del ofrecimiento de precios menores a la competencia ante
productos o servicio similares, o bien en la provisión de características especiales difíciles de igualar
por los competidores.

El modelo de Cadena de Valor muestra en la parte inferior del esquema a las actividades primarias,
que son las que tienen que ver directamente con la creación de valor, y en su parte superior a las

22
 23
actividades de apoyo. El Sistema de Información, como se muestra en el siguiente gráfico, forma
parte de la actividad de infraestructura de la empresa: por consiguiente interactúa con las restantes
actividades que se llevan a
cabo en la organización.

LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y LA
TECNOLOGÍA
INFORMÁTICA

23
 24
Este marco plantea un nuevo enfoque, el de la gestión de los recursos informáticos,
considerándola como fuente de oportunidades para generar ventajas competitivas.

Planeamiento del Sistema de Información

Al analizar el sistema, se deben considerar las

siguientes variables:

● El medio ambiente en el que deben

operar las organizaciones
● La estructura organizacional
● La cultura y la política de la organización
● El grado de apoyo de la alta dirección
● El nivel de la institución en que operará
el sistema
● Los principales grupos de interés
afectados por el sistema
● Los tipos de tareas y
decisiones que deben
ser apoyadas por el
sistema de información
● La cultura y actitudes
del personal que usará
el Sistema de
Información
● Las habilidades de los
recursos humanos

UNIDAD N°4: El Sistema

Organizativo

Se definió “sistema” como “un conjunto de partes o componentes interrelacionados para alcanzar
un objetivo o fin común”.

El fin u objetivo que rige la disposición interna y la forma en que actuará el sistema de organización,
es brindar a la organización un mecanismo que le permita alcanzar sus fines y metas ordenando
sus recursos internos, con adecuadas conexiones, obteniendo estabilidad en los vínculos entre sus
componentes y en las relaciones que establezca con el contexto.

La estructura del sistema surge de la consideración de los denominados componentes de ejecución,

que son aquellos que procesan bienes y servicios de acuerdo a formas establecidas previamente y
de las relaciones que vinculan a los componentes de ejecución para regular su comportamiento que
se manifiestan a través de procesos de información, influencia y decisión.

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 25
El sistema de organización se refiere a la división y distribución lógica de actividades, la reunión de
las mismas aplicando un criterio de homogeneidad, la disposición de recursos humanos y
materiales necesarios y la vinculación entre sí por relaciones de autoridad e información con el fin
de obtener una actuación efectiva en la búsqueda de sus objetivos.

El sistema de organización es un modelo o construcción artificial que permite comprender y explicar

las formas que adoptan las relaciones entre sus partes, obteniendo un marco para su análisis bajo
la idea de integración y coherencia interna como atributos esenciales.

La definición del sistema de organización busca reunir las fuerzas individuales de todos sus
elementos componentes y darles un orden que potencie su acción obteniendo un efecto sinérgico
permitiendo el desarrollo de un trabajo conjunto y cooperativo.

Pozo Navarro (1992:189) se refiere al sistema de organización diciendo:

“La organización es un concepto muy específico. Se refiere a un método de disposición de hombres

y materiales que representa una forma eficaz de hacer las cosas eficientemente. La organización se
hace necesaria a medida que deban coordinarse esfuerzos de más y más personas, ha de establecer
canales a través de los cuales un cierto número de aquellas, demasiadas para poder entenderse
directamente – cara a cara – entre sí y comprometidas en un complejo de tareas diversas, se
relacionan unas con otras en orden a la obtención consciente y sistemática de unos fines comunes”.

Entonces, podemos decir que el sistema de Organización se refiere a la división y distribución lógica
de actividades, la reunión de las mismas aplicando un criterio de homogeneidad, la disposición de
los recursos humanos y materiales necesarios y la vinculación entre sí por relaciones de autoridad
e información con el fin de obtener una actuación efectiva en la búsqueda de sus objetivos.-

Conceptos organizacionales clásicos

● Estructura: Conjunto formado por componentes de la organización tales como: funciones,

tareas, personas, roles, decisiones, procesos, sistemas, equipamiento, infraestructura,
capacidades y las interrelaciones entre los mismos.
● Jerarquía: El concepto de estructura jerárquica es el principio piramidal y se refiere a la
división vertical de la autoridad y responsabilidad y a la asignación de los deberes a las
unidades organizacionales.
● Unidad de mando: cada subordinado responde ante un solo superior.
● Tramo de control:Hace referencia a la extensión de la unidad de mando que permite a la
gerencia mantener el control de la eficacia y la eficiencia en el trabajo.
● Campo de control: es el límite del número de personas o unidades de organización que
puede ser supervisado eficientemente en forma directa.
● Homogeneidad: la eficiencia de un grupo de personas está directamente relacionado con la
homogeneidad del trabajo que están realizando, con el proceso que están utilizando, y con
los propósitos por los cuales actúan.
● Especialización de funciones: concentración del esfuerzo sobre un limitado campo de
acción. Célula elemental de trabajo es la parte de la organización compuesta por uno o más
puestos donde la actividad simultánea tiende a cumplir una función.
● Autoridad: es el derecho de un superior de requerir a un subordinado la ejecución de alguna
actividad o tarea. Deriva de la posición ocupada por la persona en la organización, bajo la
cual puede ejercer el mando y ejecutar las funciones asignadas. En la organización formal y
25
 26
en su origen, tal como la expresa Fayol en su obra, la autoridad tiene un origen legal y está
vinculada a la posibilidad de decidir y mandar concediendo el derecho de dirigir a los niveles
subordinados. Autoridad de línea se refiere a la autoridad lineal basada en la unidad de
mando, se diferencia de la autoridad staff, donde los órganos staff proveen asesoramiento,
recomendaciones o consultas a los órganos de línea pero no se rigen por el principio escalar
ni poseen autoridad de mando en relación a los órganos de línea.
● La responsabilidad: es una consecuencia natural y directa de la autoridad y debe estar
equilibrada acorde a las funciones delegadas. El concepto clásico se refiere a la
responsabilidad como el deber del subordinado de cumplir con las tareas asignadas y
responder ante el superior por lo ejecutado. La responsabilidad no puede ser delegada, por
lo cual el nivel superior siempre conserva la responsabilidad sobre lo actuado por los niveles
subordinados, a quienes tiene derecho de solicitar que rindan cuentas. Como la
responsabilidad tiene una relación directa con las funciones realizadas, a mayor jerarquía la
responsabilidad será mayor.
● La delegación: es un proceso por el cual un nivel superior que posee autoridad, otorga a un
nivel subordinado una autoridad específica en relación a una función asignada para su
ejecución.
● Poder. Es la capacidad de influir sobre una persona o grupo para cambiar el comportamiento
de estas.
● Proceso de delegación de autoridad:Secuencia de acciones para la asignación de tareas y
autoridad que garanticen el cumplimiento de los resultados de trabajo previstos.
● Departamentalización: Es un medio para organizar, coordinar y agrupar las distintas
funciones y actividades dentro de una empresa, facilitando el logro de los objetivos
organizacionales. Existen diferentes tipos:
a. Funcional: el trabajo se divide de acuerdo con las capacidades y habilidades que
posee cada persona.se divide en departamentos tomando como criterio principal el
tipo de tarea que se realiza en cada una de las áreas de trabajo. Generalmente es
utilizado por pequeñas y medianas empresas, porque el costo de implementarlo es
bajo.
b. Geográfica:se utiliza cuando la empresa tiene presencia en distintos lugares, por lo
que puede organizar el trabajo por regiones geográficas. Para ello se deben conocer
las necesidades y las costumbres de cada región
c. Por productos o servicios:se implementa cuando los productos son un elemento muy
importante para la empresa. Cada departamento se ocupa de un producto en todas
sus fases de producción y comercialización.
d. Por clientes:logra que la empresa se enfoque más en la atención al cliente y en lograr
satisfacer de forma más eficiente sus necesidades. Todo el trabajo se organiza de
acuerdo con las necesidades de cada cliente, para ello se debe conocer muy bien a
cada segmento de clientes.
e. Por procesos:se utiliza especialmente por las empresas que buscan optimizar el
trabajo dentro de la organización y alcanzar la mejora continua dentro de sus
procesos.
f. Por proyectos:se aplica de forma temporal para poder desarrollar ciertas actividades
que se deben coordinar e interrelacionar, con el propósito de alcanzar fines y
objetivos determinados.
g. Por unidades de negocio: Posee un grupo de servicio centralizado, llamado servicio
corporativo o área corporativa, están diseñadas para fabricar productos

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 27
relacionados, dirigidos a mercados específicos, que requieren una oferta muy
delimitada
h. Por áreas de conocimiento o disciplina: Promueve la concentración de personas con
las mismas competencias, normalmente estos miembros poseen intereses y
capacitaciones similares.
i. En forma matricial:se realiza una combinación de la departamentalización funcional
y de producto o de proyecto. Esto genera una organización mixta, donde se combina
la forma vertical de la forma de organización funcional y la horizontal de la
organización de producto o de proyecto. Es matricial porque las dos formas de
organización se encuentran superpuestas.

Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad para una buena
dirección y control de las actividades planeadas y así cumplir con el curso de acción fijado con las
metas propuestas.

Este trabajo trata de las estructuras organizacionales por las que están constituidas las empresas.
Lo realizan mediante los organigramas.

Organigramas: Son el enlace, la conexión de todas las áreas funcionales del organismo social. En
otras palabras son el mapa de toda empresa, ya que plasma la división jerárquica y distribución de
delegación.

El propósito de los organigramas es mostrar la estructura, los niveles jerárquicos, los diversos tipos
de funciones, las líneas de comunicación, de autoridad y responsabilidad, dependiendo del tamaño
y giro de la empresa.

Importancia de una estructura organizacional:

● Es un facilitador que permite el logro de los objetivos de estos mediante la adecuada

coordinación de los recursos humanos, financieros y materiales.
● Ayuda a definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo.
● Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los
integrantes de una empresa.
● Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
● Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
● Delegan a través de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan
responsabilidades.

Es por eso que es importante que como empresa sepamos cuales son los diferentes tipos de
sistemas de organización para ver cuál se adecua a nuestra organización e implementarlo.

Tipos de sistemas de organización (estructuras):

1. Organización Lineal o Militar: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en

una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del
mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez
reportará a un sólo jefe.

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 28
a. Ventajas: Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.-
-No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.--Es claro y sencillo.--Útil
en pequeñas empresas.-La disciplina es fácil de mantener.
b. Desventajas:Es rígida e inflexible.--La organización depende de hombres clave, lo que
origina trastornos.--No fomenta la especialización.--Los ejecutivos están saturados
de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino,
simplemente de operación.

2. Organización Funcional o de Taylor:Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización

de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de
funciones.

3. Organización Lineo- funcional: Es una combinación de Organización Lineal y Funcional

● LINEAL: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo jefe para cada

función especial.
● FUNCIONAL: La especialización de cada actividad en una función, es más aplicable en las
empresas.

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y
evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización
de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a
través de un sólo jefe por cada función en especial.

4. Organización staff:Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer

decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología,
proporciona información experta y de asesoría.

Las principales funciones del staff son:Servicios.-Consultoría y asesoría.-Seguimiento.-Planeación

y control

5. Organización matricial:Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de

funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad
de mando o de dos jefes.

La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Cuenta con dos
tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan
con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se
diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una disposición horizontal
que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo
de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el
campo de especialización asignado al equipo.

6. Organización divisional:Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus
productos o sus mercados. Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y
a esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para
tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica. Cuando esta
descentralización existe se habla siempre de división y no de departamentación.

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Cada división realiza todas las funciones necesarias para servir correctamente a su producto, a su
mercado o a sus áreas geográficas. Y el director de división es un semi-director general de la
empresa.

La sede central controla la actuación de todas las divisiones normalmente a través de normalización
de resultados.

7. Organización por comités:Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo

de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

a. Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b. Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos
toman.
c. Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los
empleados de la empresa.
d. Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre
asuntos que les son consultados.

8. Organización por equipos de trabajo:es la actividad más delicada con la que se enfrenta un
Director de Proyecto, y en la que más debe demostrar sus capacidades. El equipo es creado para
una operación determinada, y está compuesto en su mayor parte por personas sobre las que no
tiene poder jerárquico, provenientes de diversos departamentos o especialidades, y que ha de
funcionar como un todo armónico y ser capaz de conseguir los resultados esperados que, por
definición, son complejos, inusuales y arriesgados.

9. Organización virtual: La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la

realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de
realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la
información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y
recursos de las partes involucradas.

10. Organización por redes:Es un modelo de organización vigente en una compañía, y su conversión
en un modelo adaptado a las nuevas tecnologías y con capacidad de aprovechar al máximo las
ventajas de una organización en red, suponen establecer unas “reglas del juego” distintas a las
actuales.Para que las empresas puedan comenzar a operar bajo los principios de las organizaciones
en red, los directivos deben adoptar nuevas formas de dirección y gestión de las organizaciones.
Han de desarrollar habilidades que les permitan afrontar los retos de dirigir organizaciones auto-
organizadas,

Otra palanca para el cambio es la introducción de nuevos procesos, organizativos o de servicio a

través de la Innovación. En este sentido debe entenderse la innovación como consecuencia del
cambio y no viceversa; surge como proceso adaptativo constante al entorno en el que se encuentra
una organización y como necesidad de ésta de ser espejo de su entorno y mercado.El sistema de
decisiones está formado por un conjunto de atribuciones otorgadas a ciertas y determinadas
posiciones de trabajo. Su objetivo es dotar a la organización de un sistema que favorezca la toma
de decisiones en condiciones de eficiencia, eficacia y efectividad, con un nivel de flexibilidad acorde
a las condiciones y requerimientos de la organización. La estructura del sistema de decisiones

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surgirá entonces de un conjunto de decisiones o facultades y las relaciones entre las facultades
distribuidas a través del proceso de delegación.

SISTEMA DE DECISIONES: Está formado por un conjunto de atribuciones otorgadas a ciertas y

determinadas posiciones de trabajo. Su objetivo es dotar a la organización de un sistema que
favorezca la toma de decisiones en condiciones de eficiencia, eficacia y efectividad, con un nivel de
flexibilidad acorde a las condiciones y requerimientos de la organización. La estructura del sistema
de decisiones surgirá entonces de un conjunto de decisiones o facultades y las relaciones entre las
facultades distribuidas a través del proceso de delegación.

TIPOS DE DECISIONES:

ESTRATÉGICAS Son aquellas que definen políticas, acciones y finalidades que comprometen a toda
la organización por un lapso importante de tiempo o aspectos relevantes de la misma con una
incidencia económica destacada. Se refieren a la determinación de fines y objetivos de la
organización.

TÁCTICAS Se refieren a periodos de tiempo que no exceden de un año, sobre aspectos sectoriales
o funcionales. Están referidos al aprovechamiento de recursos y disposición de medios, con una
relativa incidencia económica. Son decisiones referidas a las metas de la organización

OPERATIVAS Son aquellas referidas a la aplicación de los medios necesarios para la conducción de
las operaciones, las que permiten alcanzar las cuotas establecidas para cada integrante. El nivel de
incidencia económica es reducido y la corrección de los errores es fácil de realizar. Son decisiones
de muy corto plazo.

PROGRAMADAS Se aplican a problemas estructurados rutinarios. Se basan en criterios

establecidos previamente a través de políticas, reglas o procedimientos. Simplifican las decisiones
en situaciones recurrentes al limitar o excluir opciones. Se aplican en situaciones complejas y no
complejas.

NO PROGRAMADAS Se aplican a situaciones no habituales o excepcionales o en aquellos casos en

que la frecuencia de presentación del problema no es suficiente para definir una política específica
o cuando por su importancia merece un tratamiento especial.

ESPECÍFICAS Corresponden a facultades inherentes a actividades propias de la unidad de trabajo.

CORPORATIVAS Corresponden a facultades inherentes a actividades desarrolladas en la unidad de

trabajo, pero pertenecientes a algún sistema corporativo.

Un sistema de decisiones es centralizado cuando las decisiones se toman en los niveles superiores
de la organización. Y, por el contrario, la descentralización aparece cuando las decisiones se toman
en distintos niveles de la organización.

Se puede decir que el sistema es más descentralizado cuando encontramos los siguientes
indicadores:

● Es mayor el número de decisiones tomadas en los niveles inferiores.

● Es mayor en la importancia de las decisiones.
● Es mayor el número de funciones afectadas por esas decisiones.

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● Es menor la consulta o comprobación que requiere una decisión.

UNIDAD N°6: Los Procedimientos Administrativos

Sistemas Operativos

ES EL CONJUNTO DE HOMBRES Y MEDIOS DE TODO TIPO, CUYAS ACTIVIDADES SE ENCADENAN

ENTRE SÍ, DE MODO QUE PERSIGUEN LA CONSECUCIÓN DE UN OBJETIVO COMÚN, Y ENTRE LOS
QUE SE PRODUCEN TRANSFERENCIAS DE INFORMACIÓN, BIENES Y SERVICIOS CON ARREGLO A
UNOS PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS.

En ellos podemos encontrar los siguientes elementos:

● Es un conjunto ordenado de operaciones (hombres, medios, actividades)

● Posibilita el flujo de información, bienes y servicios.
● Posee mecanismos de decisión que le otorgan cierta independencia.
● Establece en forma previa las responsabilidades.
● Debe permitir el trabajo creativo.
● Se enlaza con los sistemas corporativos.
● Conduce al logro de un objetivo.

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● Debe reunir condiciones de flexibilidad y adaptación.
● Desaparece cuando el objetivo se ve sustituido o anulado.

Al estudiar el Sistema Operativo, podemos detectar su orientación, esto es cómo debe actuar, de
qué depende y hacia qué enfoca su comportamiento. Define su finalidad. Enlaza componentes de
la organización, del entorno y de los sistemas de recursos. Integra componentes del Sistema
Decisorio que gobierna la actividad en distintos niveles, influyendo en el sistema. Indica la zona del
sistema total y del entorno sobre el cual ha de influir con su comportamiento. Puede dar lugar a
diferentes sistemas operativos, en número y en conjunto. Depende de: el nivel de análisis
realizado, aspectos políticos que intervengan, disponibilidad de recursos informáticos y factores
externos e internos que intervengan.

¿Qué es un proceso?

De forma muy general, podemos decir que un proceso es un conjunto de actividades que crean o
modifican algo.

Proceso vs. Procedimiento

Los procesos, como dijimos, son conjuntos de acciones o tareas para llegar a crear o modificar
algo, los procedimientos son esas tareas que realizamos y que forman parte del proceso. Los
procedimientos están orientados a cumplir objetivos específicos dentro de los objetivos generales
del proceso.

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Cambio de Patrón de Pensamiento:

Centrarse en el proceso genera ciertas ventajas como:

● Centrarse en el cliente
● Predecir y controlar el cambio
● Incrementar la capacidad de competir, mejorando el uso de los recursos
● Suministrar los medios necesarios para las actividades
● Manejar las interrelaciones
● Ofrecer una visión sistemática de las actividades
● Prevenir errores
● Comprender la transformación de insumos / producto
● Suministrar una medida de los costos
● Detectar cómo se producen los errores y cómo corregirlos
● Brinda un sistema de evaluación

Un proceso definido y administrado tiene: un responsable del proceso; límites bien definidos
(alcance); interacciones y responsabilidades internas bien definidas; procedimientos bien
documentados; obligaciones de trabajo y requisitos de entrenamiento; controles de evaluación y
retroalimentación cercanos al puesto donde se ejecuta la actividad; medidas de evaluación y
objetivos que se relacionan con el cliente, y tiempos de ciclo del proceso bien definidos.

Plantear los límites del proceso implica:

● Definir qué se incluye en el proceso

● Definir qué no se incluye en el proceso
● Definir cuáles son los inputs del proceso
● Definir cuáles son los outputs del proceso

¿Qué es un mapeo de procesos?

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El mapeo de procesos es una herramienta de gestión que sirve para diseñar el flujo de tus
actividades. Se utiliza para representar gráficamente los procesos que se llevan a cabo en una
empresa. Tal cual como su nombre lo indica, es un mapa conceptual que tiene como objetivo
representar fácilmente el funcionamiento de una empresa. Algunas de las ventajas que tiene realizar
un mapeo de procesos son:

● Sirven como ayuda para capacitar a los trabajadores de todas las áreas sobre los procesos
que una empresa lleva adelante.
● Es una buena herramienta para detectar problemas. Si estamos teniendo problemas en el
resultado, podemos ir al mapa de procesos para ver en qué parte de la cadena están
cometiendo errores y solucionarlos.
● Son muy útiles para lograr la estandarización.
● Ayuda a mantener la organización y el cumplimiento de cada tarea.
● Fomenta el trabajo en equipo, haciendo que cada miembro colabore en su creación y una
vez realizado, que cada uno sepa lo que hacen sus compañeros.

Para realizar un mapeo de procesos hay nueve etapas que debemos poner en práctica:

1. Determinar los objetivos: es importante que definamos los objetivos de cada proceso para
determinar hacia dónde apunta nuestro proyecto.
2. Identificar los inputs del proceso: son todos los elementos que se modifican en un
proceso. Pueden ser recursos humanos, físicos, datos, entre otros.
3. Identificar a los clientes: los clientes y a las interacciones con ellos durante el proceso.
4. Identificar los outputs del proceso: son las salidas del proceso, las entregas que se hacen
al terminar cada proceso.
5. Identificar los componentes del proceso: son todos los insumos y recursos que
necesitamos para llevar a cabo el proceso.
6. Identificar a los proveedores: pueden ser internos o externos, son los individuos dentro de
la empresa o proveedores externos de insumos.
7. Comprender los límites del proceso: cuándo inicia y cuándo finaliza.
8. Documentar el proceso: se recomienda hacerlo mediante un diagrama de flujo.
9. Identificar las fallas para solucionarlas: es importante para determinar la eficacia de los
procesos. Detectar las fallas es importante para poder ajustar esas acciones y que las
próximas veces no tengamos inconvenientes.

Manejo de los Procesos de la Empresa

Implica el cumplimiento de tres objetivos importantes

● Hacer efectivos los procesos, generando los resultados deseados

● Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados
● Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad de adaptarse a los clientes
cambiantes y a las necesidades de la empresa

Algunas medidas que podemos mencionar son:

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Contar con una visión general de los procesos permitirá: identificar los proveedores de los inputs
del proceso, identificar los clientes de los outputs del proceso y reconocer con qué otros procesos
interactúa.

Al referirnos a los Clientes de los procesos, debemos hacer la siguiente distinción:

● Clientes Primarios: reciben directamente el output del proceso.(usuario)

● Cliente Secundarios: es una organización que está por fuera de los límites del proceso y
recibe el output, pero que no es necesaria directamente para respaldar la misión primaria
del proceso. No son participantes activos.Ejemplo: flete
● Clientes Indirectos: son los que estando dentro de la organización, no reciben directamente
el output pero se ven afectados si el output es erróneo y/o retardado.
● Clientes Externos: son los clientes externos de la empresa que reciben el producto o
servicio final.
● Consumidores: son generalmente los clientes externos e indirectos. Algunas veces las
empresas envían directamente sus outputs al cliente, en esos casos el Cliente Externo y el
Consumidor son los mismos.

En el análisis de los procesos, se pueden aplicar alguna o la combinación de varias herramientas de

mejoramiento de procesos, tal como propone H. James Harrington. Estas son:

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Modernización de procesos: Los

principios de la modernización son:

1. Eliminación de la burocracia. Suprimir

tareas administrativas, aprobaciones y
papeleos innecesarios.

2. Eliminación de la duplicación. Suprimir

actividades idénticas que se realizan en
partes diferentes del proceso.

3. Evaluación del valor agregado. Estimar

cada actividad del proceso de la empresa
para determinar su contribución a la
satisfacción de las necesidades del
cliente. Las actividades del valor
agregado real son aquellas por las cuales
los clientes le pagan a usted. Por
ejemplo, un cliente está dispuesto a
pagar por la comida que se sirva en el
avión (valor agregado real); pero a él no le
interesa si usted lleva un registro de los
empleados que se encuentran en
vacaciones o que llegan tarde al trabajo.

4. Simplificación. Reducir la complejidad

del proceso

5. Reducción del tiempo del ciclo del proceso. Determinar las formas de aminorar el tiempo del
ciclo para satisfacer o exceder las expectativas del cliente y así minimizar los costos de
almacenamiento.

6. Prueba de errores. Dificultar la realización incorrecta de la actividad.

7. Eficiencia en la utilización de los equipos. Hacer uso efectivo de los bienes de capital y del
ambiente de trabajo para mejorar el desempeño general.

8. Lengua simple. Reducir la complejidad de la manera como escribimos y hablamos; hacer que
todas las personas que utilizan nuestros documentos puedan comprenderlos fácilmente.

9. Estandarización. Elegir una forma sencilla de realizar una actividad y hacer que todos los
colaboradores lleven a cabo esa actividad, del mismo modo todas las veces.

10. Alianza con proveedores. El output del proceso depende, en gran parte, de la calidad de los
inputs que recibe el proceso. El desempeño general de cualquier proceso aumenta cuando mejora
el input de sus proveedores.

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11. Mejoramiento de situaciones importantes. Esta técnica se utiliza cuando las primeras diez
herramientas de modernización no han dado los resultados deseados. Estas herramientas tienen
como objetivo ayudar al EMP en la búsqueda de formas creativas para cambiar significativamente
el proceso.

12. Automatización y / o mecanización. Aplicar herramientas, equipo y computadores a las

actividades rutinarias y que demandan mucho tiempo para liberar a los empleados a fin de que
puedan dedicarse a actividades más creativas.

Reingeniería de procesos.

En términos empresariales, la reingeniería de procesos tiene como objetivo aumentar la capacidad

de gestión. El plazo que nos lleve a reorganizar los procesos no está estandarizado, ya que depende
de cada empresa y qué tipo de tareas deben implementarse nuevamente o reconfigurar.

Es importante hacer un plan de reestructuración, para determinar en ese momento, los pasos que
vamos a seguir y el tiempo que nos tomará hacerlo, así como los recursos necesarios.

Los pasos para implementar una reingeniería de procesos son:

1. Descubrimiento: la empresa observa sus procesos y el entorno en el que se desarrolla y

propone una estrategia para modificar los procesos que lo necesiten.
2. Rediseño: detallar, planificar y mapear cómo funciona el proceso adaptado y cómo se
implementaría.
3. Ejecución: se lleva a cabo e implementa para poder alcanzar los objetivos preestablecidos.

Las ventajas de implementar una reingeniería de procesos son:

● Simplificar los flujos de operación

● Optimización del tiempo
● Eliminar actividades sin valor agregado
● Mejorar calidad de servicio
● Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión de la empresa
● Definir estructura para la plataforma tecnológica adaptada a los procesos

Principales procesos que podemos encontrar en una organización son:

● Compras:
● Cuentas a pagar
● Ventas al contado y a crédito
● Facturación
● Remuneraciones
● Administración de Inventarios

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UNIDAD N°2

LA METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA PRÁCTICA PROFESIONAL.

EL OBJETIVO DEL ESTUDIO O MANDATO. LAS ETAPAS DEL ESTUDIO: SUS FASES Y
DECISIONES ASOCIADAS.

La aplicación de un método científico en estudio de la administración nos permite realizar

investigaciones sobre hechos reales. Es necesario para ello realizar una serie de acciones que
permitan llegar a contrastar la realidad, verificarla, con el fin de realizar enunciados. Estas
acciones son la observación, la experimentación, el pensamiento reflexivo y la deducción
lógica.Daremos inicio al proceso de investigación de los sistemas administrativos cuando se
identifica un problema, dado por un conjunto de hechos o circunstancia que dificultan la
consecución de un objetivo. Este problema también puede ser una situación a mejorar o que
requiere acción para optimizar el uso de los recursos de la organización.

Es decir, podemos observar un problema cuando se generan dificultades por causas

desconocidas, no se encuentran soluciones o hay soluciones parciales o incompletas, hay
contradicciones o incongruencias en el funcionamiento, surgen desvíos no previstos, se logran
resultados menores a los deseados.

Como vimos en el capítulo 1, hay indicadores de efectividad, eficiencia, eficacia, desempeño,

productividad o competitividad, al ser medidos estos no responden a lo esperado.

Esta metodología se presenta práctica y sencilla, es de fácil comprensión para el analista,

consultor o investigador y para las personas que se ven afectadas con las modificaciones en los
sistemas.

Decisiones incluidas en la metodología

A continuación comenzaremos a describir las decisiones, fases y etapas de esta metodología, la

cuál es una herramienta que nos permitirá conseguir ciertos objetivos.

Es importante identificar tres decisiones importantes las cuales son tomadas por la organización o
institución pública que será objeto de estudio. Cada decisión determina una fase de la
metodología, y cada fase tiene diferentes etapas, que como tal deben darse de manera secuencial
y progresiva, pero no determinantes, es decir ante necesidad de revisión o al notar que alguna
etapa fue realizada de manera parcial o incompleta, se podrá volver a esta.

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Las decisiones

estudiadas dan lugar a las siguientes etapas y fases.

PRIMERA FASE

A) Estudio Preliminar

El estudio preliminar es la primera aproximación del especialista a la organización, este estudio

tiene por objetivo el conocimiento de aspectos centrales de la misma. Por ejemplo, conocer las
estrategias, objetivos, mercado, historia.

La construcción de este estudio es para el analista, será la base para determinar un diagnóstico y
elaborar un plan de trabajo. Le dará seguridad de que ha sabido interpretar correctamente los
objetivos del nivel superior de la organización, con respecto a la investigación que va a realizar..

La realización de este estudio comienza con la definición de las técnicas de relevamiento de la

información que se utilizará. Es un estudio rápido, debe ser eficiente, aún no han contratado su
servicio, usted no ha presentado su plan, y para realizar dicho plan debe conocer el objeto de
estudio, para ello realiza el Estudio Preliminar.

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En el primer encuentro el directivo, le expondrá la razón por lo cuál ha sido llamado, sus
preocupaciones y los problemas que él detecta. A su vez podrá expresar la urgencia o no en la
realización del estudio, los tiempos y recursos que dispone.

El estudio preliminar permite aislar los problemas y clasificarlos, establecer un orden de

importancia.

Técnicas de relevamiento de
información

● Entrevistas
● Estudio de la documentación
● Observación personal y directa.

Otras técnicas de relevamiento posibles, pero no recomendadas en estudio preliminar son:

● Cuestionario
● Muestreo

El el estudio preliminar la Entrevista tiende a:

Comenzar una relación y comunicación con quién ha elegido el especialista para el estudio.
Obtener información disponible en el nivel, en la posición y/o en la mente del entrevistado. Se
recomienda realizar la entrevista a o con quién tenga la decisión de contratación.
Mostrar interés en colaborar, generando confianza y acceso a la información.
Comunicar y lograr el compromiso aspectos que tienen relación con el objetivo del estudio.

¿ Qué relevar para Estudio Preliminar?

A continuación se mencionan algunas variables que necesitará relevar en E. Preliminar.

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El Estudio de la documentación podrá hacerse sobre: manuales de procedimientos, estatutos,

balances, página web, reglamentos, estudios anteriores.

La observación personal y directa, permitirá vivenciar lo que en la organización, se lleva a cabo.

Por ejemplo, ubicación de los espacios, distribución de puestos de trabajo, clima laboral,
uniformes, conformación de equipos etc.

B) Planeamiento del mandato

CONTIENE LA FINALIDAD Y OBJETIVOS DEL ESTUDIO.

INCLUYE EL CONJUNTO DE TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR.
INDICA LOS PROYECTOS QUE SE PRESENTARAN.
MUESTRA LOS TIEMPOS PARCIALES Y TOTALES, ASIGNADOS.
DEFINE PRESUPUESTO CON COSTOS DE LOS RECURSOS INVOLUCRADOS
El planeamiento del mandato es un informe que surge del producto del estudio preliminar. Este
informe contendrá:

Los pasos o etapas que se desarrollaran. con sus respectivos objetivos a cumplir.
Detalle de las actividades a realizar,
Los tiempos disponibles y los recursos que necesitará. Esto es muy importante para contar con el
apoyo y predisposición de los miembros de la organización para la ejecución de
El capital humano requerido, insumos, costos, beneficios y demás componentes requeridos para
elaborar y estar en condiciones de presentar un plan de trabajo con sus correspondientes
especificaciones, términos de referencia y presupuesto.

Determinación del objetivo y finalidad del Mandato.

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Entonces, este informe de plan de trabajo contendrá:

El contenido del trabajo

Los equipos de trabajo que intervendrán
Cuáles son las etapas que se realizarán
Cuáles son los recursos necesarios
El presupuesto el cuál indicará, cuánto costará el trabajo.

Se presenta a la dirección, y será quién toma la decisión de seguir o no con la propuesta.

Segunda Fase

C) Relevamiento

En caso de lograr la aprobación de la propuesta y se perfecciona la contratación del servicio

profesional, el profesional comienza el plan relevando la información que necesita.

Anteriormente, se mencionó las técnicas de relevamiento. En la bibliografía de la materia el autor

desarrolla ampliamente los métodos de relevamiento en el cap. IX.

Características del relevamiento

● Selectivo, se debe seleccionar la información a recolectar que sea pertinente y esté

vinculada con el sistema en estudio.
● Completo la información que se obtenga debe ser descriptiva del objeto de estudio en
forma total, sus componentes, las relaciones, el funcionamiento, etc.. Debe mostrar en
forma íntegra al sistema real.
● Preciso o exacto, se debe prestar especial atención a la fuente de información , relevar la
información en el lugar adecuado. Requiere la capacidad de distinguir entre datos y
hechos, siendo los hechos los datos verificados.

D) Análisis y Diagnóstico

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En esta etapa son las capacidades y habilidades del analista que le permitirán realizar propuestas
de mejora o solucionar el problema del mandato. Creatividad, conocimiento, ingenio y experiencia
lo diferenciarán como profesional.

El examen analítico es la indagación y estudio de las cualidades y circunstancias de una cosa o

de un hecho y que procede descomponiendo o pasando del todo a las partes.

Para obtener mejores resultados, y lograr profundidad en el análisis se aplicarán las siete
preguntas básicas de la indagación: ¿qué?, ¿por qué?, ¿quién?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿cuándo? y
¿cuánto?, las que permitirán asegurar un conocimiento acabado de la situación al ser capaz de
responderlas.

El examen analítico constituye un proceso que lleva al diagnóstico y tiene como características las
siguientes;

Estas características
logran un estudio analítico objetivo. racional, imparcial y crítico.

Propósitos del Análisis

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Diagnóstico

Es fundamental entender claramente y no confundir Análisis y Diagnóstico.

Realizado el análisis se dispondrá de información procesada, estará en condición es de

realizar diagnóstico respectivo.

El diagnóstico describe en forma sistemática y completa las causas de cada problemática,

conforma un momento especial y en muchas oportunidades el propio cierre del mandato.

E) Diseño e Informe

Realizado el diagnóstico se deberán plantear soluciones para los problemas encontrados.

POSIBILIDADES BÁSICAS DE SOLUCIÓN:

● ELIMINAR
● SIMPLIFICAR
● CAMBIAR EL ORDEN
● COMBINAR
● INCORPORAR

La tarea de generar y elaborar soluciones constituye una actividad que utilizando toda su
capacidad el analista generará una verdadera ventaja competitiva, propia y para el
proyecto.

Informe:

El Informe contendrá recomendaciones que solucionarán todos y cada uno de los

problemas. La Propuesta contendrá él o los proyectos destinados a la implementación de
modificaciones a los sistemas administrativos actuales o la aplicación de nuevos sistemas.

Elementos a cumplir en la presentación:

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Tercera Fase

F) Implementación

● ORGANIZACIÓN DEL PLANEAMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN

○ DESIGNACIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN
○ SELECCIÓN Y DETERMINACIÓN DEL PERSONAL QUE ACTUARÁ
○ PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
● PREPARACIÓN
● CONVERSIÓN
○ DIRECTA
○ PARALELA
○ POR FASES
● PUESTA EN MARCHA

G) Seguimiento y Control

Implica una vez puesta en marcha generar acciones de control para corregir desviaciones,
solucionar los problemas o consolidar el nuevo sistema.

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