UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

GUÍA DE ESTUDIO No. 14

ELABORADA POR LA DOCENTE: MIREYA SERRANO GÓMEZ

UNIDAD ACADÉMICA: TECNOLOGIA EN EL MANEJO DE LA INFORMACION CONTABLE

ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL
UNIDAD TEMÁTICA LOS AJUSTES DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO

COMPETENCIA RESULTADOS DE APRENDIZAJE

3. Identifica las cuentas y su 3.1 Reconocer las cuentas de acuerdo a la estructura y clasificación del PUC con
codificación según las base a la normatividad legal vidente.
normas vigentes para
elaborar los registros 3.2 Describir los hechos económicos de las empresas para realizar los registros
Contables, el estado de contables aplicando las Normas internacionales de información financiera.
situación financiera y el
estado de resultados a partir
del cierre contable. 3.3 Presentar el Balance de comprobación de saldos, el estado de la situación
financiera y el estado de resultados con base a la información de los hechos
económicos de las empresas, siguiendo la normatividad internacional.

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
. UNIDAD 3 CONCEPTOS GENERALES Y ELABORACION DE LA HOJA DE TRABAJO

1. ¿QUÉ ES UN AJUSTE?
Son los registros que se efectúan al cierre de un período contable con el fin de:
■ Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real.
■ Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al período, aunque no hayan sido cancelados o no
se haya recibido su pago.
■ Corregir errores u omisiones

Una vez que termina todo el proceso de registro en forma cronológica a lo largo de un período contable de todos
los hechos económicos o transacciones en los libros de contabilidad, se inicia el proceso de ajuste para algunas
cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros. Este proceso contable,
utilizado para determinar los resultados económicos del ejercicio, se realiza al final de cada período y se conoce
como terminación del ciclo contable.

1.1. Contabilidad de causación

Se fundamenta en la norma técnica que estipula que las transacciones o hechos económicos deben reconocerse
en el período en el cual se realicen y no solamente cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos. Para
preparar los estados financieros en forma razonable es necesario hacer los asientos de ajuste.

1.2. Contabilidad de Caja

Consiste en reconocer como ingresos de un período las ventas y los servicios prestados al contado y como
costos y gastos aquellos desembolsos efectivamente realizados en el período. En Colombia, este sistema no se
acepta por las normas contables establecidas.

1.3. Asociación de Ingresos y Egresos

Para poder determinar en forma razonable los resultados de un ejercicio, bien sea utilidad o pérdida, deben
asociarse a los ingresos devengados, los costos y gastos incurridos para producir esos ingresos, registrando
cada uno en las cuentas de resultado. La gran mayoría de los ingresos y egresos son fácilmente identificables,
sobre todo cuando implican desembolsos o recepción de efectivo. En el caso de los gastos por arrendamientos,
servicios públicos, gastos de personal, etcétera, pagados en un mes, deben considerarse como gastos del mismo
mes para poder deducirlos de los ingresos obtenidos en el mismo período. Pero, en algunos casos, existen otros
costos y gastos cuya identificación o asociación con los ingresos es difícil, por generarse en transacciones
efectuadas en períodos contables distintos al corriente. Es el caso de la depreciación de un activo, cuyo gasto
debe registrarse no solamente en el año de su adquisición sino también durante todos los años de su vida útil.
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Existen otros gastos en los que se ha incurrido, pero cuyo pago no se ha efectuado en el período. Estos deben
considerarse como gastos del período, independientemente de la oportunidad de su pago.

1.4. Asientos de Ajustes

La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos, como recibos de caja, comprobantes de
egreso, facturas, consignaciones, etcétera. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar en
forma cronológica todas las transacciones y hacer posible la verificación de los hechos económicos. Pero existen
otras transacciones que no sólo afectan el período en que se realizan sino períodos posteriores; por ejemplo,
cuando la empresa toma un crédito bancario y cancela por anticipado el valor de los intereses. La entidad
bancaria expide una nota de débito y carga en la cuenta corriente de la empresa el valor de estos intereses, que
pueden corresponder a varios períodos (trimestre, semestre, etcétera). La empresa, con una nota de
contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios. Como estos intereses corresponden a
varios períodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos casos, la
empresa no cuenta con el documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no
sea el documento inicial de la transacción. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar
periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realización
del ingreso o la causación del gasto, según el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen
como asientos de ajuste y tienen los siguientes fines:
■ Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se hayan reconocido.
■ Corregir los errores cometidos en asientos contables.

Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los ingresos realizados pendientes de
cobro, los gastos causados sin cancelar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el
período corriente, registrar el ingreso del período sobre los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por
depreciación y la corrección de errores en los asientos contables. Permiten, además, la actualización de los
saldos de las diferentes cuentas y facilitan la preparación de estados financieros ajustados a la realidad. Las
transacciones que requieren ajuste son:
■ Los hechos económicos que no solamente afectan el período en el cual tienen lugar sino períodos posteriores,
como las depreciaciones de activos.
■ Los gastos incurridos en el período que no hayan sido cancelados.
■ Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
■ Corrección de errores y omisiones.
■ Reconocimiento de gastos financieros, como diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda,
etcétera.

2. Clasificación de los Ajustes

Como ya se mencionó, los asientos de ajuste tienen como finalidad:

■ Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros más acordes con la realidad económica.
■ Cumplir la norma técnica de la asociación de ingresos y egresos.
■ Registrar los hechos económicos que no se hayan reconocido.
■ Corregir los asientos incorrectos.

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden
clasificar en los siguientes grupos:

2.1 Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados:

2.1.1. Ingresos realizados pendientes de cobro.
Estos ajustes corresponden a aquellos servicios prestados por el ente económico durante un período contable,
que al final del mismo aún no han sido facturados o no se ha enviado la cuenta de cobro respectiva. Estos
servicios deben ser reconocidos como ingresos operacionales del período.

2.1.2. Gastos acumulados causados por pagar.

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Los gastos acumulados corresponden a aquellos gastos causados en un período contable pero que a la fecha
de corte no se han reconocido. Esto puede ser ocasionado por no haberse enviado la factura o cuenta de cobro
respectiva, y por consiguiente no han sido cancelados. A pesar de esto, esos gastos deben reconocerse como
gastos del período, independientemente de la fecha de pago, elaborando una nota de contabilidad para el asiento
de ajuste correspondiente.

2.1.3. Efecto de los ajustes por ingresos acumulados

El reconocimiento de los ingresos acumulados en el período en que realmente se hayan realizado tiene los
siguientes efectos en los estados financieros:
■ En el estado de resultados se presenta un aumento de los ingresos operacionales y no operacionales,
incrementando la utilidad del ejercicio.
■ En el balance se presenta un incremento en las cuentas por cobrar a clientes, si es operacional, o en la de
ingresos por cobrar, si es no operacional.

2.1.4. Efecto de los ajustes por gastos acumulados

Reconocer un gasto causado que a la fecha de corte no se ha cancelado tiene en los estados financieros los
siguientes efectos:
■ En el estado de resultados se presenta un incremento en las cuentas de gastos, disminuyendo la utilidad
operacional del ejercicio, si es un gasto operacional, o la utilidad antes de impuestos, si es un gasto no
operacional.
■ En el balance general se presenta un incremento de los pasivos al reconocer un costo o gasto por pagar.

2.2. Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:

2.2.1. Ajuste por ingresos diferidos.
Las empresas, dentro del giro normal de los negocios, reciben dinero por concepto de servicios que se prestarán
en el futuro o por ventas que se realizarán en otro período. Estos anticipos representan pasivos que se
denominan ingresos diferidos o recibidos por anticipado, para la empresa que los recibe. Estos ingresos se deben
amortizar a medida que la empresa los realice.
2.2.2. Ajuste por gastos diferidos
Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la empresa por concepto de gastos
pagados anticipadamente; por ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos, etcétera. Estos gastos, que
corresponden a períodos posteriores, deben amortizarse al final de cada período contable mediante asientos de
ajuste, convirtiéndolos en gastos del período.

2.2.3. Efecto de los ajustes por gastos e ingresos diferidos

Para los ingresos diferidos, el efecto en los estados financieros es el siguiente:
■ Incremento en la utilidad del ejercicio, pues se reconoce un ingreso que puede ser operacional o no operacional.
■ Al incrementarse la utilidad, se incrementa también el valor del impuesto de renta.
■ Se disminuyen los pasivos, al amortizar el valor de los ingresos recibidos por anticipado.

Para los gastos diferidos o gastos pagados por anticipado, el efecto es el siguiente:
■ Se incrementa el valor de los gastos operacionales por el hecho de reconocer o amortizar dichos gastos
pagados por anticipado.
■ Se disminuye la utilidad del ejercicio y, por consiguiente, el valor del impuesto de renta.
■ Se disminuye el valor del activo corriente con la amortización de dichos pagos anticipados

2.3. Ajustes por depreciación

Los activos considerados como propiedad, planta y equipo contribuyen a la generación de ingresos mediante su
uso. Esta contribución debe reconocerse en cada ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico una
vez que sea ajustado. La depreciación se determina por medio de cualquiera de los métodos de reconocido valor
técnico, como el de línea recta, suma de los dígitos, unidades de producción, etcétera, tratándose como un gasto
y utilizando para ello asientos de ajuste con efecto sobre los resultados operacionales del ente económico.

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2.3.1. Efectos de la depreciación en los Estados Financieros

Los ajustes por concepto de depreciación de los activos tienen los siguientes efectos:
En el estado de resultados:
▲ Los gastos operacionales de administración, de ventas y los costos de producción se incrementan afectando
los resultados del ejercicio.
▲ Se disminuye el valor de la utilidad, disminuyendo el valor del impuesto de renta

En el Balance de situación:
■ El reconocimiento del gasto por depreciación aumenta el valor de la depreciación acumulada, y el valor neto
disminuye en los libros del activo, que corresponde a la diferencia entre el costo histórico ajustado menos la
depreciación acumulada del activo.

2.4. Amortización de los activos intangibles

Estos activos se amortizan según los mismos términos o parámetros de la depreciación de la propiedad, planta
y equipo. Su valor histórico ajustado se amortiza mediante cualquiera de los métodos de reconocido valor técnico
durante el tiempo de vida útil estimada.

2.5. Ajustes por corrección de errores u omisiones

En el proceso de registro de la información contable es posible la comisión involuntaria de errores numéricos o
la omisión de transacciones en los libros de contabilidad. Como existe la prohibición expresa de borrar, tachar o
arrancar hojas de los libros de contabilidad, estos errores pueden corregirse al final de cada período mediante
notas contables que permitan registrar esos ajustes

3. BALANCE DE PRUEBA AJUSTADO

Cuando finaliza el período contable, una vez realizados todos los asientos de ajuste que se han tratado hasta el
momento y antes de preparar los estados financieros, se acostumbra elaborar un balance de prueba ajustado,
cuyo objetivo principal es comprobar que la sumatoria de los débitos es igual a la de los créditos. Este balance
de prueba o de comprobación muestra los saldos de todas las cuentas de resultado y de balance debidamente
ajustados, lo cual permite conocer los resultados obtenidos por el ente económico durante el período contable y
la situación financiera al final del ejercicio, con cifras muy cercanas a la realidad. Este balance de comprobación
realmente es un borrador que permite conocer los saldos de todas las cuentas, pero en ningún caso remplaza
los estados financieros.

4. ASIENTOS DE CIERRE
Cuando finaliza el período contable, las empresas ajustan sus cuentas y cierran los libros de contabilidad para
conocer los resultados de sus operaciones y la situación financiera, y para preparar los estados financieros. Una
vez que se encuentren debidamente ajustadas las cuentas en los libros de contabilidad, o sea cuando se han
reconocido ingresos y gastos propios de cada período, corregidos todos los errores y omisiones, se inicia el
proceso de cierre. Este proceso terminal del ciclo contable tiene como objetivo determinar la utilidad o la pérdida
del ejercicio, y culmina con los asientos de cierre.
■ Los asientos de cierre tienen como propósito saldar o dejar en cero todas las cuentas del estado de resultado.
■ Estas cuentas, denominadas también cuentas transitorias o nominales, deben cerrarse al finalizar el ejercicio
para iniciar el siguiente período con saldo igual a cero.
■ La metodología de los asientos de cierre implica que las cuentas de resultado que presentan saldo débito,
como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor y las cuentas transitorias con saldos crédito como los
ingresos deben debitarse por idéntico valor.
■ Al acreditar las cuentas de gastos para su cierre, debe debitarse de la cuenta ganancias y pérdidas por el
mismo valor; mientras que, al debitar las cuentas de ingresos, se debe acreditar la cuenta ganancias y pérdidas
por igual valor.
■ La cuenta ganancias y pérdidas es una cuenta temporal, cuyo fin es determinar con su saldo final si las
operaciones realizadas por la empresa en el período arrojaron una utilidad si su saldo final es crédito, o una
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pérdida si su saldo final es débito. Por tanto, también debe cerrarse al finalizar el período contable cancelando
su saldo contra la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio.

5. BALANCE DE PRUEBA MENSUAL

El balance de prueba consiste en relacionar todas las cuentas del mayor en orden numérico con sus respectivos
saldos utilizando varias columnas así: código de cuenta, nombre de la cuenta, columnas para débitos créditos.
En la columna de los débitos irán las cuentas del activo, los costos y los gastos; y en la columna de los créditos,
las cuentas del pasivo, el patrimonio y los ingresos. La suma de las dos columnas deberá ser igual

Cada fin de mes, antes de la preparación de los estados financieros, se recomienda hacer una verificación de
igualdad de los saldos débito y crédito de todas las cuentas incluidas en el libro mayor. Aunque esta verificación
no garantiza el correcto registro de las transacciones, en algunos casos permite detectar errores y verificar el
cumplimiento de la partida doble en ellos.

6. HOJA DE TRABAJO

Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y de cierre, que
permite conocer en forma preliminar la situación financiera de la empresa al finalizar el mes.

El diseño de esta hoja esta dado por columnas dobles en las que se transcribe los movimientos y los saldos
débitos y créditos de todas las cuentas durante el período. La hoja de trabajo permite realizar los asientos de
ajuste y de cierre en los libros en borrador para evitar errores y pérdida de tiempo. La hoja de trabajo contiene
varias columnas con la siguiente información:

1. Columna. Nombre de la cuenta: en ella se relaciona los nombres de todas las cuentas que intervienen en
los estados financieros.

2. Columna del balance de prueba: En esta columna se presenta los saldos débitos y créditos de las cuentas
antes de los correspondientes ajustes. La suma de estas dos columnas debe ser iguales.

3. Columna de ajustes: En esta columna se preparan los asientos de ajustes, que las empresas deben realizar
al final de cada período contable. Si al efectuar estas aparecen nuevas cuentas, se deben agregar en la columna
de los nombres. La suma de las dos columnas debe ser iguales.

4. Columna del balance de prueba ajustado: Esta columna sirve para anotar los saldos débito y crédito de
cada una de las cuentas debidamente ajustadas. Los saldos de estas cuentas resultan de tomar los saldos del
balance de prueba y sumar o restar horizontalmente los movimientos de cada cuenta. La suma de las dos
columnas debe ser iguales.

5. Columna de estado de resultados: En esta columna debe presentarse las cifras ajustadas, correspondientes
a las cuentas de resultado. En la columna de los débitos aparecen los saldos de las cuentas de los gastos
operacionales y no operacionales. En la columna de los créditos aparecen los saldos de las cuentas de los
ingresos operacionales y no operacionales generados por la empresa durante el período.

Al sumar las columnas débito y crédito, su saldo no coincide, pues este representa la utilidad o la pérdida de la
empresa en el período. Si la suma de la columna crédito es mayor que la suma de la columna débito, la empresa
obtuvo utilidad, en caso contrario, la empresa incurrió en pérdida, la diferencia de estas dos columnas debe
anotarse en el lado menor y sumarse, para que de esta forma las dos columnas den sumas iguales.

6. Columna de asientos de cierre: Esta columna sirve para cancelar los saldos de las cuentas de resultado
producto de las operaciones realizadas durante el período dejando como saldo cero, para pasar los saldos
solamente de las cuentas reales o de balance a la columna
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siguiente. El procedimiento que debe aplicarse es el siguiente: En la columna de los débitos se registra cada una
de las cuentas de ingresos y en la columna de los créditos se registra cada una de las cuentas de los gastos. Al
sumar las columnas débito o crédito da una diferencia que corresponde al valor de la utilidad o pérdida del
ejercicio, esta diferencia debe anotarse en el lado menor de la columna para que de esta forma las dos columnas
den sumas iguales.

7. Columna del balance de situación: En esta última columna debe trasladar los saldos débito y crédito de las
cuentas que han quedado con saldo. Las sumas de las columnas débito y crédito deben ser iguales.

Modelo registros contables por los ajustes:

FECHA CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO

SUMAS IGUALES

Modelo Hoja de Trabajo

Balance de Balance de Estado de Asientos de Balance de
Ajustes
Nombre de la Cuenta Prueba Prueba Resultados ciere Situación
Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito DébitoCrédito Débito Crédito Débito Crédito

EVALUACIÓN
CRITERIOS INSTITUCIONALES DE EVALUACIÓN

La evaluación se hará teniendo como referente los resultados de aprendizaje previstos en cada unidad y
corte, los cuales serán comunicados a los estudiantes antes de valorar su desempeño. Se hará uso de
diversas estrategias para recoger, como mínimo, tres evidencias de aprendizaje en cada uno de los tres
cortes que establece el calendario académico semestral.
Para garantizar un seguimiento efectivo del aprendizaje es necesario realizar una evaluación diagnóstica al
comienzo del semestre con el fin de determinar los pre-saberes requeridos para iniciar el nuevo proceso de
aprendizaje. Igualmente, se deben realizar evaluaciones periódicas para observar progresos en el
aprendizaje de los estudiantes. Al finalizar cada corte se realizará una Evaluación escrita (parcial) para
evidenciar los aprendizajes esperados y certificarlos mediante una calificación (valoración cuantitativa) en
una escala de 0.0 a 5.0.

BIBLIOGRAFÍA

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BIBLIOGRAFIA BASICA
• CORAL D. Lucy y GUDIÑO D. Emma L. Contabilidad Universitaria. Sexta edición. Bogotá: Mc Graw Hill.
2008.
• DIAZ M. Hernando. Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones Informáticas. Primera
edición. Bogotá: Prentice Hall. 2001.
• SINISTERRA V. Gonzalo, POLANCO I. Luis Enrique y HENAO G. Harvey. Contabilidad Sistemas de
Información para la Organización. Bogotá: Mc Graw Hill 2005.
BIBLIOGRAFIA SUGERIDA
• Código de comercio LEGIS EDITORES.
• Ley 1314 de 2009 – Convergencia a NIIF
• Decreto 2784 de 2012 – decreto 3023 de 2013 – grupo 1 NIF Colombia (NIIF plenas)
• Decreto 3022 de 2013 grupo 2 NIF Colombia (NIIF Pymes)
• Marco conceptual NIIF.
• Régimen Contable Colombiano Actualizado. LEGIS EDITORES.
Páginas WEB
www.actualicese.com
www.kpgm.com
www.comunidadcontable.com
www.ifrs.org

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