Desarrollo Guia Ap3-Aa1

DESARROLLO GUÍA DE APRENDIZAJE AP3-AA1
Programa de Formación: Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud

Ocupacional
Código del Programa de Formación: 122128 Versión 1
Fase del Proyecto: Ejecución
Actividad de Proyecto: AP3. - Elaborar la estructura documental del SIG de acuerdo con
lineamientos de la organización y requisitos normativos.
Competencia: Documentar los procesos necesarios para la implementación, mantenimiento y

mejora de los sistemas de gestión, de forma individual o integrada; según procedimientos
establecidos por la empresa.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
- Construir la documentación del sistema de gestión, bajo lineamientos de la organización y

normas vigentes.
- Controlar la documentación del sistema de gestión, teniendo en cuenta las normas vigentes y la
documentación externa e interna de la organización.
- Caracterizar los procesos de acuerdo con los lineamientos de la organización.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Reflexión inicial:
Lo invito a que, de acuerdo con las siguientes consideraciones, desarrolle la actividad “Conociendo
el Proceso. Gestión de Formación Profesional Integral (SENA)” que le ayudará a comprender
acerca de la importancia de conocer el paso a paso que se desarrolla al describir un proceso, para
el desarrollo de la actividad es necesario que se tenga en cuenta lo siguiente:
Consultar sobre los Diagramas de flujo de proceso.
NORMA TECNICA COLOMBIANA
NTC 2921. 1991 (Reaprobada el 19-12-2021). Sistemas de procesamiento de la información:

símbolos de documentación y convenciones aplicables a los diagramas de flujo de datos, de
programación y de sistemas y a los gráficos de redes de programas y recursos del sistema.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.
3.2.1 Información documentada del SIG
TALLER Nº1 Información Documentada del SIG
1. ¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)?
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. (Archivo
General de la Nación, 2000).
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/14557/
BerdugoBaezLuisErnesto2016.pdf?sequence=1&isAllowed=y
HISTORIA
https://www.timetoast.com/timelines/historia-de-gestion-documental-6f9b6135-a2d1-4a78-
833a-362f6e6019e6
https://www.timetoast.com/timelines/evolucion-de-la-gestion-documental-8eb1db25-381e-
4949-a9c2-64c2ef944472
2. Para el sector público, qué normatividad legal rige la gestión documental en Colombia.
Haga una pequeña reseña de esta.
NTC 18829
NTC-ISO 18829 GESTIÓN DE DOCUMENTOS, E¿En qué consiste el ciclo de vida de los
documentos?VALUACIÓN DE IMPLEMENTACIONES DE ECM-EDRM CONFIANZA
https://www.archivogeneral.gov.co/Infografias-AGN
https://www.archivogeneral.gov.co/politica/normativa
https://normativa.archivogeneral.gov.co/
https://www.funcionpublica.gov.co/web/intranet/normas-gestion-
documental#:~:text=Requisitos%20Legales%20de%20Gesti%C3%B3n
%20Documental&text=Desarrolla%20art%C3%ADculos%20de%20la%20Ley,documentos%20y
%20la%20normatividad%20archiv%C3%ADstica.
3.
https://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso/282_INS-
GD-AS-008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI%20(MA).pdf
Tabla de retencion documental

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2019/
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/
10.6%20tablas%20de%20retencion/Trdjunio_2016.pdf
https://slideplayer.es/slide/3485098/
El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y

papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando
menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del
último asiento, documento o comprobante.
4. ¿Cuál es el propósito de la documentación? e identifique sus ventajas
5. De acuerdo a su investigación realizada mencione los beneficios que la documentación le

brinda a las organizaciones.
6. Identifique la información documentada mínima para las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 e ISO 45001:2018.
7. Consulte el significado de:
- Formato
- Manual
- Instrucciones de trabajo
- Procedimientos - Plan de calidad
- Documentos externos
- Especificación técnica.
- Registro
- Documento
- Tablas de retención documental
- Archivo de gestión
- Archivo central
- Archivo histórico
8. ¿Qué factores pueden condicionar la necesidad de la generación de información

documentada?
https://mgd.archivogeneral.gov.co/inicio/componentes-del-modelo/componente-procesos-
de-la-gestion-documental/
9. ¿Qué tipo de soluciones tecnológicas existen en el mercado actualmente para el soporte

de la gestión documental? Mencione algunas de ellas.

Desarrollo Guia Ap3-Aa1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Desarrollo Guia Ap3-Aa1

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Desarrollo Guia Ap3-Aa1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DESARROLLO GUÍA DE APRENDIZAJE AP3-AA1

Programa de Formación: Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud

Código del Programa de Formación: 122128 Versión 1

Fase del Proyecto: Ejecución

Competencia: Documentar los procesos necesarios para la implementación, mantenimiento y

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

- Construir la documentación del sistema de gestión, bajo lineamientos de la organización y

- Caracterizar los procesos de acuerdo con los lineamientos de la organización.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Reflexión inicial:

Consultar sobre los Diagramas de flujo de proceso.

NORMA TECNICA COLOMBIANA

NTC 2921. 1991 (Reaprobada el 19-12-2021). Sistemas de procesamiento de la información:

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

TALLER Nº1 Información Documentada del SIG

1. ¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)?

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

Tabla de retencion documental

El Decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60 Los libros y

4. ¿Cuál es el propósito de la documentación? e identifique sus ventajas

5. De acuerdo a su investigación realizada mencione los beneficios que la documentación le

7. Consulte el significado de:

8. ¿Qué factores pueden condicionar la necesidad de la generación de información

9. ¿Qué tipo de soluciones tecnológicas existen en el mercado actualmente para el soporte

También podría gustarte