Guia 006 Organización de Documentos

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
01. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 006

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO EN
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA, ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRALES Y
FONDOS ACUMULADOS
 Fase del Proyecto: Ejecución.
 Actividad de Proyecto: ORGANIZAR DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS, DE
ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA VIGENTE Y NORMAS MEDIO
AMBIENTALES
 Actividad de Aprendizaje: ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y
RECIBIDOS, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LAS POLITICAS
INSTITUCIONALES.
 Competencia: ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON
NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
 Resultados de Aprendizaje a alcanzar:
- Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de
seguridad y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación
documental, y la legislación vigente.
- Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la
organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.
- Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología
disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.
- Aplicar las tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos,
normas institucionales y la legislación vigente.
- Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración
documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.
- Preservar y conservar los documentos de archivo, de acuerdo a la normatividad técnica
legal vigente.
 Competencia: ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON
NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
- Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoración documental, los
principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.
- Elaborar instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas técnicas,
la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la
información.
- Recopilar la información requerida para planear de la organización del fondo acumulado,
de acuerdo con las normas establecidas y las políticas documentales de la organización.
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
- Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras

organico-funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad industrial
y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la
legislación vigente.
 Competencia: ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD
VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
 Resultados de aprendizaje a alcanzar:
- Programar las transferencias documentales de la organización, aplicando la tecnología
disponible, la normatividad vigente, las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo.
- Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por transferir, teniendo en
cuenta las tablas de retención, tablas de valoración documental, el cronograma, el
inventario documental, las normas técnicas, la normatividad de la organización.
- Realizar la ubicación topográfica de los documentos transferidos, de acuerdo con las
normas establecidas.
 Competencia: COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO,
TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
 Resultados de aprendizaje a alcanzar:
 Ejecutar las actividades relacionadas con el talento humano de acuerdo con los
requerimientos y las funciones de la unidad administrativa.
 Asignar tareas y actividades al personal a su cargo, de acuerdo con las políticas
organizacionales.
 Verificar la realización de las actividades del talento humano de la unidad administrativa
que cumpla con los estándares de calidad establecidos por la organización, la política
institucional y la normatividad vigente.
 Duración de la Guía: 400 horas
2. PRESENTACION
La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto
crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar
documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos
futuros para localizar dicha documentación.
Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una

potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 REFLEXION INICIAL

Descargue y analice los videos sobre organización de archivos en los siguientes link:
https://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw
https://www.youtube.com/watch?v=MtHzEwF7sUA
3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN
Teniendo en cuenta el video descargado y analizado, desarrolle el siguiente estudio de caso:
Usted como Tecnólogo en Gestión Documental es contratado por una empresa X y es la persona
encargada del Archivo Central. Además, debe orientar sobre la organización de los archivos de
gestión y fondos acumulados en dicha empresa. En el desarrollo de sus funciones se presenta la
siguiente situación:
a. La empresa que lo contrató tiene los archivos de gestión, pero éstos están organizados como
les parece a cada persona que los utiliza.
b. Además, en el archivo central guardan los documentos en cajas de cartón donde vienen las
resmas de papel, sin ningún tipo de identificación.
c. Tienen un fondo acumulado en una bodega, con documentos generados por la empresa desde
que se inició hace 15 años, pero ha habido diferentes administraciones y los documentos de
los archivos de gestión los han ido llevando a dicho depósito en cajas no de archivo, bolsas
plásticas, algunos atados con pitas, entre otros. También en la bodega hay una llave de agua
con una fuga, sillas dañadas, escritorios rotos, elementos de aseo y presencia de roedores,
comején y pececillos de plata. El depósito no tiene ventanas, tampoco aire acondicionado y no
tiene bombillos.
d. Un cliente externo llega a la oficina de Recursos Humanos de la entidad y a través de una
comunicación solicita le sea entregada copia de su historia laboral de cuando él trabajó en la
empresa, pero al momento de que llega la comunicación a dicha oficina no saben qué hacer
porque no tienen los documentos a la mano y aparte de eso, no saben dónde están.
e. Ante la urgencia de encontrar el documento, van al archivo central para que usted busque en
las cajas que están en dicho archivo y en el fondo acumulado.
f. Le dicen al cliente que no tienen la información y que no se la pueden dar porque no saben
dónde está y él aduce que interpondrá una acción de tutela por la vulneración del derecho a la
información.
De acuerdo con la situación planteada anteriormente…….

¿Usted qué haría al respecto? Justifique su respuesta.
R/ Primero buscar el documento y hacer lo posible por encontrarlos protegiéndonos con los
elementos de seguridad en el trabajo. Si no lo encuentro, le recomendaría a la empresa que
trabajara bajo las normas y leyes de administración y ordenación documental establecidas por
el Archivo General de la Nación, guiaría al personal para utilizar los distintos sistemas de
organización documental, los orientaría sobre como dotar a las oficinas de elementos y
estantería que permitan mantener un ambiente óptimo para conservar los documentos y
localizarlos rápidamente.
¿Qué elementos hacen falta para poder localizar los documentos?
R/ El inventario es fundamental, ya que nos permite ubicar más rápido donde está el documento
que estamos necesitando, tener archivadores horizontales, verticales, rodantes, así como la
estantería. Los archivadores deben llevar los respectivos índices y que estén organizados con los
distintos sistemas de ordenación para facilitar la localización de los documentos.
¿Qué es lo primero que debe tener una empresa para tener los documentos
organizados?
R/ Debe tener establecidas las tablas de retención documental, además de tener el archivo
unificado, clasificado con los sistemas de ordenación documental.
¿Cuáles considera son los puntos negativos en esa situación empresarial?
R/ Pueden tener sanciones legales e incluso haber fraude documental ya que no hay una
organización a la hora de archivar documentos, además de no estar utilizando los muebles y
la estantería adecuada para guardar los mismos. También hay un serio problema de
ordenación y eficiencia por parte del personal de la empresa, ya que no realizan su trabajo
como debe ser, incumpliendo con las normas, no utilizan los sistemas de ordenación
documental y esto hace que no haya un orden en la actividad y todo personal nuevo que entre
a la empresa no sabrá como trabajar y mucho menos como localizar un documento.
¿Cuáles serían las recomendaciones especiales que usted daría para tener todos los
archivos de la empresa en orden y evitar la anterior situación?
R/ Recomendaría que se guiaran por las normas establecidas e implementar sus

actualizaciones de las mismas en cada una de las oficinas de la empresa, por el Archivo
General de la Nación en cuanto a la administración de documentos, además, de trabajar bajo
los sistemas de ordenación documental ya sean alfabéticamente, por asuntos, por
direcciones, por zonas o numéricos, esto facilitara la localización de los documentos.
También que contrataran personal que esté capacitado y que sepa manejar documentos.
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION
Todas las Actividades desarrolladas se planeado pedagógicamente con el fin de lograr el mayor
grado de aprehensión Cognitivo – Procedimental – Actitudinal.
- Actividad Cognitiva:
La instructora socializa la importancia de la organización de los diferentes tipos de archivo (gestión,

central y fondos acumulados), resaltando el apoyo del archivista dentro de cada uno de los
procesos administrativos y operativos, e indaga sobre los saberes previos entre el grupo de
aprendices.
Señor aprendiz, de forma individual, una vez realizada la inducción al tema, usted deberá apropiar
para su buen desempeño como archivista, investigación de:
ARCHIVO DE GESTIÓN
¿Qué es el Manual de Procesos y Procedimientos, cómo es su interpretación y cómo

se debe aplicar?
Un manual de procesos y de procedimientos es un documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
o más unidades administrativas de una empresa. Facilitan las labores de auditoria,
la evaluación y control interno y su vigilancia, y la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
También incluyen una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que
permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Reúnen las normas básicas de
funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas,
sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
También son determinantes de las responsabilidades, ayudan a la coordinación de las
actividades y aumentan la eficiencia de los empleados ya que les indican lo que deben
hacer y cómo hacerlo.
Interpretación:
Los manuales de procedimientos nos ayudan a capacitarnos, y a tener un mejor
desempeño en el trabajo, ya que describen de forma detallada las funciones que
debemos realizar en la empresa, que procedimientos debemos hacer para tener una
mayor eficiencia en la empresa.
Aplicación:
Es fundamental que toda organización, maneje los manuales de procesos y
procedimientos, el personal de la empresa debe aplicarlo en sus actividades laborales,
seguir el paso a paso lo que establezca para que el trabajo sea más eficiente y de
calidad, este manual contiene:
¿Qué es el Manual de Gestión Documental, cómo es su interpretación y aplicación?
Es documento físico o digital en donde la Directiva de una Empresa especifica cuáles

son los procedimientos que conforman el Programa de Gestión Documental por el que
se regirán las actividades de Archivo de la institución. De esta forma, en el Manual de
Gestión Documental se podrán encontrar los lineamientos de la empresa a la hora de
recibir documentos, clasificarlos, proceder a su Archivo temporal, permitir la consulta por
parte de los miembros o ajenos a la empresa, así como cuáles son los documentos que
se almacenarán de forma permanente y cuáles después de un tiempo prudente serán
eliminados.
Interpretación:
Este manual es de gran ayuda para el personal encargado del archivo de una
organización, ya que en él se pueden consultar y así aclarar y entender los
procedimientos que se deben seguir en la administración documental.
Aplicación:
El manual de Gestión Documental debe ser aplicado como elemento para capacitar y
orientar a los funcionarios y demás trabajadores encargados del manejo, producción,
tramite y recepción de documentos que llegan o salen de la organización, con todos los
procesos para responder a lo establecido en el programa de Gestión Documental de la
empresa.
¿Qué es Ciclo vital de los documentos, cuál es su uso?
El ciclo vital de los documentos hace relación a las etapas de que cumple un documento a lo
largo de su vida útil.
 Uso: el ciclo vital de los documentos se usa para saber que documentos tiene valores
primarios y que documentos tienen valores secundarios. Para realizar este proceso el
documento debe pasar por tres fases:
Prearchivo: Gestación y trámite

Archivo administrativo: Vigencia, Plazo Precaucional, Selección –Expurgo
(eliminación)
Archivo histórico: Investigación, Identidad.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de valores documentales y su aplicación?

Nos referimos a los valores que determinan la utilidad que prestan los documentos a través del
tiempo y determinan su permanencia en cada una de las fases de archivo.
El valor primario, el cual representa los documentos para la entidad productora desde el punto
de vista de administrativo, legal, contable y técnico, este valor se aplica para analizar y evaluar los
documentos que están en la fase activa y semiactiva y determinar su permanencia en las fases de
archivo. En el establecimiento de este valor deben intervenir tanto los productores de la
documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y
contable.
El valor secundario representa la información del documento desde el punto de vista de

investigación del pasado o de la historia. Este valor se aplica como referencia para la elaboración
o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia
y como testimonio de la memoria colectiva, para la ciencia, la historia y la cultura, también se
analizan los documentos de fase inactiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los
creó y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes,
En el establecimiento de los valores secundarios, es necesaria la participación de productores,

archivistas e historiadores.
Aplicación: Los valores primarios y secundarios se aplican en todas las fases del archivo desde
el nacimiento hasta su disposición final.
¿Cuáles son las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización

documental?
Un común denominador encontrado en los archivos clínicos son las condiciones

desfavorables a las que están expuestos, tanto los documentos como las personas que
allí laboran, lo cual, en muchos casos, derivan en situaciones de riesgo.
esta situación se presenta por los inadecuados estados de conservación y

mantenimiento de los documentos y sitios de trabajo, producto de muchos factores entre
los que se cuentan la desidia institucional y el desconocimiento de las obligaciones que

tienen las entidades frente a la custodia, preservación y conservación de sus archivos,
normatividad contenida en leyes, decretos y resoluciones”. En este orden de ideas, el
riesgo que representa trabajar en archivos en estas condiciones es constante, pues
diariamente el personal debe enfrentarse a ambientes que afectan la calidad de vida.
En Colombia el campo de la Salud Ocupacional, se encuentra enmarcado en toda la

reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgos Profesionales contenido
en la Ley 100 de 1993, la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema
de Seguridad Social Integral y establece el Sistema General de Riesgos Profesionales.
La posición del Ministerio de la Protección Social, es clara y advierte que todas las
empresas, sin importar su actividad económica, deben contar con un Programa de
Salud Ocupacional, en el cual se definirán las estrategias necesarias para garantizar la
protección y seguridad de sus empleados. Esto se estableció mediante la Resolución
1019 de 1989.
Los factores de riesgo pueden ser de varias clases:
 Contaminantes del ambiente

 Insalubridad locativa y ambiental deficiente
 Sobrecarga física
 Psicosociales productores de sobrecarga síquica
Recomendaciones para la Salud Ocupacional del personal de archivos:
• Hacer un levantamiento del panorama de riesgos del archivo

• Contar con lugares saludables de trabajo
• Adecuar las condiciones ambientales
• Mantener limpio el archivo
• Dotar al personal de elementos de protección
• Realizar jornadas de desinfección de documentos afectados por biodeterioro
• Desarrollar brigadas de salud
• Apropiarse de la cultura del autocuidado
¿Cuándo se aplica la norma ISO 15489 en la organización documental?
La norma ISO 15489 se aplica para regular la gestión de documentos que producen las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines internos y externos, de forma que se aplica a
la gestión de documentos con independencia de su formato o soporte y de las tecnologías, creados
o recibidos por una organización durante sus actividades. La norma no incluye la gestión de los
documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.
A través de ella la organización puede, en cualquier momento, disponer de los documentos

adecuados para:
 Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades

 Cumplir con el marco legal y reglamentario
 Rendir cuentas de sus actividades cuando lo requieran las partes interesadas (clientes,
personal, accionistas, socios, proveedores, sociedad)
Por eso, el sistema de gestión de documentos tiene que garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad
y disponibilidad de los documentos, identificándolos en el contexto de las actividades de la
organización.
¿A qué llamamos Clasificación Documental? ¿Y cuáles son los fundamentos y pasos

metodológicos para clasificar?
Llamamos clasificación documental a la labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la empresa.
Fundamentos:
La clasificación bien fundamentada deberá basarse tanto en los principios de procedencia y de

orden original para identificar categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo,
como la identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que estas
tramitan.
Principio de procedencia:
Permiten identificar los creadores del documento que bien pueden ser institucionales y
administrativos.
Principio de orden original: Se aplica a partir del conocimiento de los procedimientos
administrativos que determinar el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de
un trámite.
El fundamento de la clasificación de documentos es ordenar y disponer por clases de objetos

según sus características y similitudes, de esta forma la clasificación documental demuestra
estructuras analíticas, correspondientes al tema o temas encontrados en los documentos de un
fondo, con el fin de establecer las agrupaciones documentales.
Siendo así:
Se fundamenta en:
 La aplicación de los principios de procedencia y de origen.
 La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
 Los asuntos que tramita cada división administrativa
Pasos metodológicos para clasificar:
Con la clasificación se reconstruye como es y cómo funciona la entidad que ha producido los
documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo
originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación en
cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa.
Pasos:
Identificar las agrupaciones documentales: Fondo, sección y subsección, serie y

subserie.
Para la identificación del fondo documental es necesario recopilar información sobre el
origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:
1- Fecha de creación
2- Fecha de supresión. Si es el caso
3- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
4- Organismos que le han procedido en el desempeño de funciones análogas
5- Organismos que heredan competencias
FONDOS ABIERTOS-----------------Documentos de entidades administrativamente vigentes
FONDOS CERRADOS---------------Documentación de entidades suprimidas
FONDOS ACUMULADOS---------------Documentación reunida por una entidad en el transcurso de

su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación
Estructura orgánica: Identificar las subsecciones y secciones documentales relacionadas

con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por
los grupos de trabajo en que este se subdivide:
1- Organigramas
2- Creación y supresión de dependencias
3- Manuales de funciones
4- Manuales de procedimientos
5- Reglamentos internos
Series documentales y asuntos: Identificar las series documentales con las funciones y
actividades desarrolladas por las dependencias Para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad
documental que, reunida con otras estructuras y contenido homogéneos conforman la serie
documental.
¿A qué conocemos como agrupaciones documentales? Identifique cada uno (¿Fondo,

sección, subsección, serie, subserie documental?
Las Agrupaciones Documentales

Se pueden definir como un conjunto de documentos agrupados por cualquier criterio
archivístico. En conformidad con el principio de procedencia y de orden original, de esta
manera los documentos, de forma natural, se agrupan en:
 Fondos
 Secciones
 Subsecciones
 Series
 Subseries
Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones y actividades. Totalidad de la documentación producida, acumulada
y/o recibida por una institución o persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones
de su entidad generadora.
Sección: Conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las

subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es
posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia
documentación.
Subsección: División de la sección realizada en virtud de la estructura orgánica y las líneas de

acción de entidad generadora del fondo.
Serie: Conjunto de homogéneo de documentos producidos de manera continúa o seriada

como resultado de una misma actividad la cual tiende a repetirse indefinidamente en el
tiempo. Es equivalente a ¨Tipología Documental¨. Las series son el resultado de la
aplicación del principio de orden original y responden al carácter seriado de los documentos.
Subserie: Se define como el conjunto de unidades documentales, de estructura y

contenidos homogéneos, y producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones
Cuadro de Clasificación Documental

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida
por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y
subseries documentales. Los cuadros tendrán tantas casillas como unidades productoras de
documentos haya en cada entidad, en concordancia con el organigrama institucional, cada unidad
productora se identificará con un código.
El código se asigna a las dependencias teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la
estructura de la entidad; puede ser numérico o alfanumérico.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación Documental
El cuadro de clasificación debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo
individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgánico-
funcionales de los sujetos productores.
Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento

de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo, se deben
tomar en consideración:
Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.
Los esquemas de clasificación existentes.
Los recursos con se cuenta para ello.
Para la correcta formulación de un cuadro de clasificación, como actividad clave dentro la gestión
de documentos, se divide el proceso en dos etapas:
Uso: Es fundamental que las entidades manejen el cuadro de clasificación documental, esto les
permite llevar un control de las actividades sobre la creación y recepción de documentos,
además de que facilita la búsqueda y organización de la información y así poder formar
expedientes.
Aplicación:
Con un cuadro de clasificación bien estructurado de acuerdo a las correspondientes normas
descriptivas y de procedimientos, la institución tiene la posibilidad de organizar los documentos de
archivo que gestiona dentro del espacio físico de conservación, temporal o definitiva, le permitirá
agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de manera lógica con otros
documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localización conceptual de la
documentación, o lo que es lo mismo el acceso a la información contenida en el acervo
documental a la vez que también facilita la localización física de cada documento o expediente
para su eficaz control y manejo.
El correcto funcionamiento de una entidad u organización determinada en gran medida depende

de una adecuada gestión de la documentación, mientras que esta última debe seguir ciertos
requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "acceso y disponibilidad de los
documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser
recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera dichos documentos", teniendo
entonces al Cuadro de clasificación como instrumento clave dentro del proceso de gestión de
documentos.
Cuadro de Clasificación y su distribución según el Archivo General de la Nación.
Sigla Código Código Serie Serie Código Subserie

Dependencia Document Subserie Documental
No Dependencia al (SD) (SD)
.
ARCHIVO CENTRAL
¿Qué es una Tabla de Retención Documental y cuál es su uso y aplicación?
Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Uso: Las tablas de retención documental se usan para:
 Facilitar el manejo de la información.

 Contribuir a la racionalización de la producción documental.
 Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitar control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados.
 Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
 Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
 Instructivo para su aplicación
 Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD
de cada oficina.
 Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención
Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de
inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
¿Cuáles son las Normas y legislación vigente para la aplicación de la TRD en el proceso
de transferencias documentales?
La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales

establece:
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la
presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del
orden central.
Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se
ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la
Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto
1382 de 1995."
Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la
Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al
Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."
El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.
Indague los Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado, Fondo abierto,
Fondo donado y Fondo adquirido en custodia
Fondo: Comprende el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones y actividades. Totalidad de la documentación producida, acumulada
y/o recibida por una institución o persona, cuya organización refleja la estructura o las funciones
de su entidad generadora.
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.
Fondo Cerrado: Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o
jurídicas que los generaban.
Fondo Donado: Son aquellos documentos que se han recibido sin ningún título generoso por
parte de la entidad o institución que los recibe, pueden clasificarse según el volumen, expresado
en metros de estantería.
Fondo Adquirido en Custodia: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o
persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
Fases del Archivo: Gestión, central e histórico
Primera Fase-Archivo de gestión o de oficina: En este archivo reposan los documentos

generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la
documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas
indicadas en las tablas de retención documental, para luego decidir su traslado al archivo
central.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales
que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán
transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados, respetando la
secuencia de su producción y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales,
circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios. Toda
transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series,
subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.
El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores
de la documentación y el Jefe del Archivo Central.
Segunda fase-Archivo central o intermedio: A este archivo son transferidos los

documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando
están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la
consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las
normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este
deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el
inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para
cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo
estipulado en las TRD.
Tercera fase-Archivo histórico o permanente: Aquel al cual se transfiere la

documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al
archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental
correspondiente, señalándole la signatura topográfica
Transferencias Documentales: - Concepto - Principios y normas archivísticas

relacionados con el proceso de transferencias documentales.
Las transferencias documentales son la remisión de los documentos del archivo de gestión
al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención
Documental (TRD) aprobadas.
Principios:
Las transferencias documentales permiten:
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
 Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
 Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos
en las dependencias e instituciones productoras.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o

para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
 Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o

de oficinas al central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que
establezcan las TRD en cada entidad.
Normas archivísticas:
 Ley 594 del 2000

 Mini-manual-AGN
 Ley 80 de 1989
 Decreto 1382 de 1985
 Decreto 998 de 1997
Clases de transferencias: Primarias y Secundarias.

Transferencias primarias:
Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión (o de oficina) al Central para su
conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención.
La propiedad de consulta es media con tendencia a la baja, pues su uso se ve disminuido por
cuanto la información ha perdido algunos valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable).
ARCHIVO DE ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL
Transferencias secundarias:
Es el traslado de documentos del Archivo Central al Histórico. Estas transferencias concluyen los
procesos de valoración documental secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la
protección de los documentos con valores secundarios: social, cultural, patrimonial, investigativos
e histórico. En este sentido, el ciclo vital del documento es evidenciado en su última fase, al
conservar o preservar en el Archivo Histórico los documentos con valores secundarios para su
custodia permanente.
Los documentos a transferir, deberán cumplir el principio de procedencia, el principio de orden

original, descripción e integridad del fondo. Las transferencias se deben llevar a cabo con estricta
aplicación de las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental por
series documentales, y deben incluir tanto los expedientes físicos, como electrónicos e híbridos.
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO

Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales
 Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo

estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 e la Junta Directiva del Archivo
General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07de 1994
 Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de
cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,
cuando sea el caso.
Procedimiento y normas para las transferencias documentales:
Para llevar a cabo una transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Revisión de la tabla de retención de la dependencia para confirmar que es pertinente
preparar la transferencia.
2. Preparación física de la documentación, mediante la cual debe asegurarse que:
- Los documentos estén organizados cronológicamente o de acuerdo con la
organización lógica para dicha serie documental.
- Cada carpeta tenga hasta doscientos folios.
- Retirar ganchos, clips y demás elementos metálicos
- El documento que esté impreso en papel termoquímico de fax, debe ser
fotocopiado en papel bond de 70 gr.
- Revisar que la foliación esté completa y correcta, con esfero de tinta negra en
la parte superior derecha.
- Todos los documentos deben ir legajados, de manera que coincidan en la
parte superior al papel tamaño oficio.
- Identificar cada carpeta con el rótulo que se muestra en la figura 2 y que
incluye la siguiente información:
- Nombre de la dependencia
- Código de la dependencia
- Serie – Subserie
- Carpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. Caja
- Año
NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA
CODIGO DEPENDENCIA
SERIE
SUB SERIE
CARPETA No.
FOLIOS
No. CARPETA
No. CAJA
AÑO
3. Diligenciar el formato de inventario para cada unidad de conservación, en el cual

deberán tenerse en cuenta los elementos presentados en dicho formato, como son:
- Localización -Unidad de conservación

- Serie -Subserie -Identificación de la unidad de almacenamiento
- Fechas extremas (inicio y finalización del proceso)
- Número de folios
- Soporte
- Frecuencia de consulta
- Observaciones.
- Tener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el Grupo de
Archivo para el nivel central y en el nivel territorial según lo coordinado por el
jefe y el responsable del archivo. - Elaborar el acta de transferencia al archivo
central
- Entregar al archivo central
- Revisión de la transferencia por parte del archivo central
- Legalización o validación de la transferencia
Preparación física de los documentos de archivo

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar su documentación. Por lo que
deben realizar:
Limpieza de los documentos de archivo

Esta labor debe contar con un espacio con buenas condiciones de ventilación,
iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de
elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.
Para realizar esta labor se debemos contar con materiales como: aspiradora,
brochas, telas
De algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión
protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de
algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes
externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el
interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
Eliminación de material metálico

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe
efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de
documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Con el
fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar
el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con
recubrimientos que eviten su oxidación, también podemos Reemplazar las
carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina
blanca.
Identificación del material afectado por biodeterioro: Revisión y aislamiento
Si se encontramos un material afectado especialmente por agentes biológicos

como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la
unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible.
Dicho material deberá mantenerse con buena ventilación y aislado de fuentes
de alta humedad y temperatura.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de las cajas, carpetas, legajos en
su parte externa.
Además, podemos solicitar el servicio de personal especializado para los
procesos de desinfección del material afectado.
Unidades de conservación, almacenamiento y realmacenamiento: Cajas, carpetas,

amarre y embalaje Organización de documentos por transferir
Entre las unidades de conservación más comunes se encuentran los paquetes, legajos,
tomos, cajas, carpetas A-Z.
Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá
prepararse de la siguiente manera para la transferencia.
La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están

desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá

almacenarse en cajas y carpetas.
Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no

sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en
archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las
siguientes especificaciones:
Cajas:
Son elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a
base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles
elaborados en el mismo cartón.
En cuanto al tamaño, las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho
40 cms. y profundidad 12.5 cms., depende de lo que establezca la entidad.
El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y
espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o
adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.
Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no
queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se
recomienda el uso de fuelles de cartón.
Para identificarlas las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los
siguientes datos generales:
CODIGO: (de la entidad) _______________________________

FONDO: _______________________________________
SECCIÓN: __________________________________________
SUBSECCION_________________________________________
NUMERO DE CARPETAS________________________________________________
CAJA N°___________
N° CONSECUTIVO________________
N° CORRELATIVO__________________________
FECHAS EXTREMAS DEL__________________AL____________
Carpetas:
 Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o su defecto, cartulina bond (blanca)
 Diseño: Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando

la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad
del expediente, pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación deberá
hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas
 Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con
los siguientes datos:
FONDO________________________________________
SECCIÓN________________________SUBSECCION________________
_
SERIE_____________SUBSERIE__________________
N° DE FOLIOS___________________
N° DE CARPETA
N° DE CAJA
Para unidades de menos de 10cms de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de

faya
En caso de mapas y planos y documentos de gran formato no deben doblarse sino
depositarse horizontalmente.
Amarres:
Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación
a transferir y a la vez a facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el
empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm, de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje:
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se
procederá al embalaje o empaque así:
o Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo
General de la Nación
o La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de
transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación.
No olvidar que no solo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso
o Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos
seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos
encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolsas de papel sin impresión,
preferiblemente papel periódico.
o Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario
o Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible,
con marcador sobre un rótulo
o Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:
La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así
sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al
vehículo sea la N° 1
En el caso del material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de

conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su
transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas
para las cajas.
Ubicación topográfica
Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de
un depósito además permite localizar un documento o expediente.
Actualización de inventario documental
El inventario documental constituye un instrumento archivístico de recuperación de

información que define de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
La verificación de inventarios
Es el cotejo que se le hace a la información descrita en el Formato Único de inventario

documental en el cual verificamos que los documentos que están descritos allí son los
que nos están entregando.
¿Cuáles son las normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes

soportes?
El embalaje debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones
de transporte.
El acondicionamiento debe, además, evitar daños al propio envío, a los otros envíos, al
personal que manipula la correspondencia y al equipo postal utilizado.
Cumplir con las siguientes normas o requisitos
1. Que cumpla las condiciones respecto a los límites de peso y dimensiones. Los
envíos de cualquier naturaleza deben estar colocados en sobres o cubiertas

cuyas dimensiones no sean inferiores a las mínimas exigidas. En su defecto,
deben ir acompañados de una etiqueta de dirección, cuyas dimensiones no deben
ser inferiores a 7 x 10cm.
2. Que este libre el ángulo superior derecho del anverso de los envíos, para colocar
allí los sellos o las impresiones de franqueo.
Se considera como anverso de un envío, el lugar donde se escribe la dirección del

destinatario, o sea el lado contrario al de las solapas o cierres de los diferentes
tipos de sobres o cubiertas de uso corriente en el correo.
3. Que tenga el nombre y los apellidos de la persona destinataria o la razón social

de la empresa a la cual se envía.
Nota: no se admite el uso de iniciales, nombres o apellidos solos, apodos o

signos convencionales.
Debe indicarse la calle, carrera, avenida, diagonal, transversal, circular, bloque,

edificio, piso, oficina, apartado postal, etc.
El nombre de la localidad puede ponerse en mayúscula sostenida o mayúscula
inicial
Cuando se envían al extranjero, el nombre del país de destino debe escribirse con
mayúsculas fijas.
Los datos del destinatario se deben escribir en la parte central del sobre, dejando
espacio suficiente para los sellos postales o impresión de franquicia, y para las
indicaciones o etiquetas del servicio como entrega inmediata o recomendado, etc.
Nota: está prohibido usar ganchos o grapas metálicas para el cierre de los envíos
El modelo siguiente indica la forma correcta de consignar los datos del

destinatario en un sobre.
4. Que tenga anotada la dirección del remitente. La correspondencia que usted

envíe en sobres que no tengan el membrete de la empresa (o sea, la
correspondencia de carácter personal) debe llevar el nombre del remitente en el
ángulo superior izquierdo del anverso del sobre, de manera que no perjudique la
claridad de los datos del destinatario, ni la aplicación de anotaciones o etiquetas
del correo. También la dirección del remitente se puede escribir en el reverso del
sobre.
Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación

y almacenamiento de documentos en diferentes soportes.
Circular Nº 001 de 2003. Organización y conservación de los documentos de

archivo
Ley 975 de 2005. Ley de justicia y paz (capitulo X "conservación de Archivos" Arts.
56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos. Arts. Medidas
para facilitar el acceso a los archivos)
Acuerdo Nº 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del
título VII "conservación de documentos", el reglamento general de archivos sobre
"prevención de deterioro de los documentos de archivo y situación.
Acuerdo Nº 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo del

capítulo 7 "conservación de documentos" del reglamento general de archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
Acuerdo Nº 048 (5 de mayo de 2000). "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del

capítulo 7 "conservación de documentos", del reglamento general de archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración.
Acuerdo Nº 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

capítulo V "acceso a los documentos de archivo", del Archivo General del
reglamento general de archivos sobre "restricciones por razones de conservación".
Acuerdo Nº 011 (22 de mayo de 1996). "Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos.
ACUERDO 07 DE 1994
CAPITULO VII.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar
cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes
documentales.
PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso
mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya
que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales
adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de
almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y
mantenimiento periódico, entre otros factores.
PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas
tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad
de los documentos.
PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores estéticos del
material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de
obras específicas que requieran una intervención de este tipo.
PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de
restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente
autorizados por el Archivo General dela Nación.
ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los
archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el
sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado
mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de
toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de
vigencia, hasta su disposición final.
PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas
las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la
manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la
contaminación y propagación de factores nocivos.
ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los
archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la
conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de
almacenamiento, depósito y unidades de conservación.
PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las
unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que
faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.
ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones
de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las
condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de

los fondos, entre otros.
PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que
contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes
documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.
ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su
soporte original, considerado de valor permanente, deberá mantenerse en dicho
soporte aun cuando se regule la validez y utilización de otros medios de
almacenamiento de la información.
PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de los
documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad;
éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios
de archivos.
PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes

documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una
vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.
¿Cuáles son los Equipos y elementos de protección personal para los procesos
archivísticos? ¿Y cuáles son los riesgos ocupacionales en caso de no usarse?
EQUIPOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL PARA ARCHIVISTAS

 Batas: preferiblemente con cierre de adelante y puños ajustados
 Tapabocas o respiradores desechables
 Gafas protectoras plásticas transparentes.
 Gorros desechables
 Guantes desechables de látex o de nitrilo
 Jabón antibacterial y gel antibacterial
RIESGOS: Si no nos protegemos con los elementos necesarios podemos estar

expuestos a contraer:
 DERMATITIS
La dermatitis (eccema) es una inflamación de las capas superficiales de la piel que

se acompaña de ampollas, enrojecimiento, inflamación, supuración, costras,
descamación y, frecuentemente, picores.
El rascado y el frotado continuo de la piel pueden provocar un engrosamiento y

endurecimiento de la misma. Algunos tipos de dermatitis sólo afectan a partes
específicas del cuerpo. El polvo y el papel pueden llegar a ser fuentes de dermatitis
en algunos archivistas que presentan reacción a estos componentes estas se
denominan dermatitis por contacto.
 TÉTANOS
El tétanos es una enfermedad bacteriana que causa espasmos musculares

intensos y dolorosos, dolor de cabeza, y dificultad para tragar. Alrededor del 30%
de los casos de tétanos es fatal. El tétanos está causado por una toxina, o una
sustancia venenosa, producida por la bacteria Clostridium tetani. La toxina ataca
la parte de la médula espinal que controla los músculos.
Las esporas de la bacteria pueden encontrarse en el polvo y documentos
archivados durante mucho tiempo, entra al cuerpo a través de una cortadura, por lo
general una herida por punción profunda. El tétanos no se contagia de una persona
a otra. Y en los archivos se presenta debido a la punción o cortadura con ganchos y
grapas metálicas infectadas y ocasionalmente oxidadas. Los archivistas al legajar o
grapar documentación (a pesar de no ser una práctica sana para la
documentación), deben estar atentos en caso de herida o punción con estos
objetos, ya que la simple desinsectación no es suficiente. Es necesario observar los
síntomas que se presenten a las horas siguientes del momento de la herida.
 MICOSIS
Los hongos microscópicos producen infecciones llamadas micosis y toman su

nombre de la parte del organismo que invaden o del hongo que las causa. En el
caso de los archivos existen reacciones alérgicas por inhalación de las esporas y se
ha estimado que algunas enfermedades alérgicas como el caso del asma se
ocasionan debido a la presencia de hongos.
Las esporas de la documentación con hongos penetran en el organismo por

inhalación, más adelante ocurre una colonización que degenera en infecciones
pulmonares de diversa índole. En general las micosis son de evolución sub aguda o
crónica, pueden ser letales o durar años
 CELULITIS:
infección de la palma de la mano a raíz de roces repetidos.

Dolores e inflamación de la palma de la mano.
Empleo de herramientas manuales, como martillos y palas, junto con abrasión por
polvo y suciedad.
 INFECCIONES Y ALERGIAS
¿A qué nos referimos cuando hablamos de Plan de contingencia en los archivos?
Cuando hablamos de Plan de Contingencia en los archivos, nos referimos a “los

procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, que implican un
análisis de los posibles riesgos a los cuales pueden estar expuestos nuestros
archivos y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento.
En tal sentido, los archivos como centros de la memoria organizacional, están
llamados a participar activamente en el diseño, planificación y ejecución de
metodologías de trabajo propias, que permitan garantizar que en el mínimo tiempo
posible se disponga de información confiable, veraz y oportuna.
¿Qué es el Sistema integrado de conservación preventiva de archivo?
Es el conjunto de actividades y procesos de preservación y conservación preventiva,

diseñados de manera estratégica en articulación con el Programa de Gestión
Documental, de acuerdo con los requerimientos de la entidad, bajo el concepto de
Archivo Total, con el objetivo de garantizar la integridad física y funcional de los
soportes, desde el momento de su emisión, periodo de vigencia, hasta su
disposición final, lo cual asegura la perdurabilidad de la información.
Preservación de documentos:
Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito
y la instalación de materiales, la formación del personal, los planes de acción, los
métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y
bibliotecas y a la información contenida en los mismos.
Medidas de prevención de los documentos:

 Buen acondicionamiento
 Limpieza de la estantería
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo
FONDOS ACUMULADOS
¿Qué es un fondo acumulado y cuál es la normatividad que aplica para su
organización?
Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización y conservación archivística.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del
desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se
reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades, así como también en las
reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto
conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o
las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
Normatividad: Acuerdo 02 de 2004 – Artículo tercero: ORGANIZACIÓN DE LOS

FONDOS ACUMULADOS, el cual establece que:
PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de

identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.
2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y

organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la
evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en
la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos,

informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya
relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en
la estructura Administrativa.
5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones

ambientales, locativas y materiales del mobiliario.
6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro

biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de
Continuación Acuerdo No. -2004 Página No. 3 conservación (Carpetas, AZ, legajos,
tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.
SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO: Una vez adelantadas las tareas anteriores, se

procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado,
explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de
organización documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios,
relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte ( papel,
audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos,), fechas extremas teniendo en cuenta
desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en
metros lineales, entre otros.
TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

ARCHIVISTICO INTEGRAL: Para la preparación del plan de trabajo es importante tener
en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el
fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e
instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los
tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.
En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos

relacionados a continuación:
Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del

organismo u organismos productores.
Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta

las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al
interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros),
correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario

documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo, además, la
documentación afectada biológicamente. En la aplicación de los anteriores procesos
archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:
 Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). -

Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo
testigo. –
 Foliación y retiro del material abrasivo. Continuación Acuerdo No. 002 -2004 Página
No. 4 - Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y
Cajas.
 Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el

inventario.
CUARTA ETAPA. VALORACIÓN Se debe proceder a identificar los valores primarios

(administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores
secundarios (Históricos, científicos, culturales), que posea la documentación. Esta
valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su
disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.
¿Qué es el Plan archivístico integral? ¿Cuál es el procedimiento para su

elaboración y aplicación?
Un Plan Archivístico es el conjunto de acciones administrativas y técnicas tendientes a la

organización, conservación y preservación de los documentos de valor secundario,
teniendo claridad en los objetivos y metas por alcanzar, utilizando los recursos con
eficacia, eficiencia y economía.
¿Cómo se elabora?
El plan archivístico integral se elabora cuando se ha recolectado toda la información

necesaria para poder elaborar un documento que contenga:
 Objetivos
 Descripción actual (resumen diagnostico)
 Necesidades
 Metodologías para su organización
 Actividades a realizar
 Personal idóneo requerido
 Logística
 Costos
 Cronograma (actividades, recurso humano, tiempo)
 Bibliografía
¿Cómo se aplica?
El plan archivístico debe ser aplicado a partir del análisis que se hace de los resultados de
un diagnóstico. Contempla aspectos tales como el operativo, técnico, legal, administrativo,
financiero y económico.
Su correcta aplicación, contribuye al desarrollo de las actividades de vital importancia para

la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos de archivo, así como
de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos.
El plan archivístico permite determinar si están bien organizados los archivos, si se están
rigiendo de acuerdo con la normatividad archivística y detectar que documentos que están
deteriorados y que se debe llevar a cabo para no perder dicha información, entre otros
aspectos de vital importancia para la conservación de un archivo.
Investigue el concepto de Diagnóstico integral de archivo y cuáles son las pautas

para su elaboración?
¿Cuáles son las características de la infraestructura física del archivo?
¿Cómo debe ser el estado de los depósitos y muebles de archivo? Cuál es la norma
que los regula?
¿Cómo se diagnostican y cuál es el tratamiento que se les da a los documentos con

factores de deterioro?
¿Qué se entiende por primeros auxilios en los documentos y cómo se hacen?
primeros auxilios para documentos:
Se puede decir que los Primeros Auxilios son acciones de emergencia que nos
permiten reducir los efectos de deterioro en los documentos, como: proteger, alertar
y socorrer. Dentro de los primeros auxilios para documentos, podemos tener en
cuenta los siguientes aspectos:
 Limpieza mecánica: Se empieza por retirar elementos mecánicos, eliminar el

polvo y suciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave.
 Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: Para esta técnica se requiere un
análisis previo a los documentos, solo se pueden retirar mediante el empleo
de solventes químicos.
 Eliminación de pliegues y dobleces: Esta técnica se aplica a las hojas que
presentan dobleces leves y no muy marcados.
 Unión de roturas y rasgaduras: Cuando existan documentos que presenten

rotura y/o rasgaduras se recomienda utilizar cinta mágica en los cortes
pequeños de forma que cubra la rotura.
¿Cuáles son los sistemas de almacenamiento y los tipos de soportes para el

almacenamiento?
¿Cómo es el proceso de recolección de información y de reconstrucción de la

historia institucional para la elaboración de los cuadros de clasificación y
tablas de valoración documental?
R/ La labor de organización de los fondos acumulados requiere por lo menos de

tres momentos: el establecimiento del nivel de organización de la
documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de
un Plan Archivístico Integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las
normas y principios archivísticos. El establecimiento del nivel de organización se
logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un
formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración,
estado de conservación y nivel de organización de la documentación.
DIAGNÓSTICO: Establecimiento del nivel de organización documental

El diagnóstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad
tales como el nombre del archivo, su ubicación 15 Manual de Organización de
Fondos Acumulados geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura
organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el archivo: áreas de
depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales,
el mobiliario; estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro;
almacenamiento: unidades de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros,
paquetes, costales) entre otros aspectos.
RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL:

La reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental
para el desarrollo de los procesos de organización de los fondos
acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la
institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir” los
documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.
Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los

productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes
primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser
documentales u orales, las secundarias son las bibliográficas.
Se deben recopilar los siguientes documentos para elaborar la Historia
Institucional:
ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las

entidades que le antecedieron.
CREACIÓN: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras

Públicas que crean el nuevo ente.
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: Esta información se encuentra

en aquellos documentos generados por órganos de dirección o sus
grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo,
Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Manuales de
Funciones, Manuales de Procedimientos.
ORGANIGRAMAS: para cada etapa de la vida institucional; en el evento

de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de
la estructura orgánica de la institución a partir de los materiales obtenidos
en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de
organización. Planes, Programas, Informes y Proyectos. Inventarios de
bienes muebles e inmuebles. Documentación técnica. Actas de Comités
Técnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las Áreas Técnicas,
Proyectos, Convenios, Informes Técnicos.
ESTRUCTURALES: Leyes, decretos.
DESAPARICIÓN: Leyes, Decretos de fusión o liquidación. La revisión y

análisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las
fechas de creación, de cambios estructurales y de supresión; el lugar de
funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales,
el estatuto jurídico de la entidad, las funciones y atribuciones,
actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL: Una vez aplicados los

formatos para evaluar el nivel de organización es necesario tabular sus datos.
Particularmente, debe revisarse aquella información relacionada con cada una de
las columnas del último formato tales como: número de depósitos, entidades que
produjeron la documentación, dependencias, asuntos, fechas extremas de la
documentación producida por cada una de ellas, volumen documental en metros
lineales para cada entidad productora. De otra parte, se debe valorar el estado
en que se encuentran los procesos de identificación, clasificación, ordenación y
descripción que son las acciones que deberán emprenderse en el proceso de
organización.
Diga el concepto de Valoración documental.
Es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los

documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo.
¿Qué son las Tablas de valoración documental y cuál es la norma que las
reglamenta? Identifique el Formato de TVD
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su
disposición final.
Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de
Clasificación con el fin de registrar correctamente las oficinas productoras
(tanto administrativas como misionales) y la documentación por ellas producida.
Además, se tendrán en cuenta otros datos tales como la retención de la
documentación y la disposición final (conservación total, eliminación, selección),
producto de la valoración.
¿Cuáles son las directrices para la disposición final de los documentos?
Se entiende la disposición final como, "la decisión Resultante de la valoración hecha

en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las Tablas de
Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción. Se podría decir, que, de acuerdo a la
anterior definición, suministrada por el Archivo General de la Nación, la disposición
final, resulta ser una de los Procesos técnicos más delicados a la hora de elaborar
las Tablas de Retención Documental. Teniendo en cuenta que la Disposición Final
de los documentos tiene directrices tales como:
1. Conservación Total
2. Microfilmar
3. Seleccionar
4. Eliminar.
Conservación Total: Se conservan totalmente, aquellos documentos que

adquieren con el tiempo, valores secundarios, es decir se convierten en fuentes
de consulta para a la investigación, la ciencia y la cultura.
Microfilmar: Esta técnica que permite registrar ¡fotográficamente documentos

como pequeñas imágenes en películas de alta resolución, se aplica a aquellos
documentos que se van tanto a conservar totalmente, como a seleccionar con el
fin de garantizar la consulta de la información en otro soporte, para asegurar la
preservación del documento original.
Selección: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subserie

documentales que no ameritan conservarse totalmente, pero que poseen valor
informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subserie
documentales. Una vez que se efectué la selección, implícitamente se está
determinando eliminación sobre la documentación no seleccionada.
Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten
establecer que documentos deben ser eliminados.
Eliminación: Se aplica para aquellos documentos que pierden sus valores

primarios (Administrativo, legal, fiscal, contable y jurídico) y no adquieren valores
secundarios (históricos, científicos, culturales). La eliminación es un proceso
irreversible, por lo que esta decisión debe estar muy bien sustentada, de acuerdo
con el estudio de valoración abordado durante el proceso de elaboración de la
tabla de retención documental. Los anteriores procedimientos deben ser
abordados por personal capacitado y con pleno conocimiento sobre la producción
documental al interior de la institución, identificando características propias de los
documentos que permitan de una u otra forma establecer aspectos que permitan
concluir en cada uno de los procedimientos antes mencionados, sin que esto
afecte la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades.
¿A qué le llamamos conservación total, cuál es el procedimiento y las normas que le

aplican? Y cómo se aplica la tecnología en la conservación de los documentos?
Conservación Total: Llamamos conservación total a la disposición final que se le

aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen
por disposición legal o los que por sus contenidos informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son
Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura.
Procedimiento:
Se definen los lineamientos para la protección y conservación de los documentos de archivo con
actividades como:
 Monitoreo de condiciones ambientales, inspección y mantenimiento de instalaciones,
almacenamiento y re-almacenamiento
 Prevención y atención de desastres
 limpieza de áreas y de documentos, saneamiento ambiental, intervenciones menores de los
documentos y preservación de medios y documentos electrónicos.
¿Qué es la Eliminación, su procedimiento y que instrumentos archivísticos se

utilizan? ¿Qué tecnología se aplica para la eliminación y que normas regulan la
eliminación?
ELIMINACIÓN. Es el proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han

perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen
de relevancia para la investigación, la ciencia y la cultura.
Procedimiento:
Las eliminaciones son la consecuencia directa de la aplicación de la respectiva TRD.

En ella, está definido el tiempo de retención para cada una de las Series y Subseries
en el archivo de gestión y en el archivo central, este tiempo (años) se contará a partir
de la fecha de finalización o de radicación del documento y la fecha establecida para la
transferencia del documento al Archivo Central.
Los documentos se eliminan teniendo en cuenta lo siguiente:
Disposición Final: Si la disposición final del documento es la eliminación, la

persona encargada del archivo separará dichos documentos por cada Serie y/o
Subserie cuando se cumpla el tiempo de retención. Una vez agrupados se
deben relacionar en un Acta.
Elaboración del Acta de Eliminación: El acta de eliminación debe ser firmada

por el jefe de la entidad y el responsable del manejo de los documentos; el
original del Acta se enviará a la dependencia para su archivo, una vez los
documentos hayan sido eliminados. Es importante recordar que las actas de
eliminación son de conservación total, por lo tanto, no se recomienda la
perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico.
Los documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia para la gestión, dejando constancia de ello, en acta suscrita por el
respectivo jefe de la Unidad Administrativa.
EJEMPLO DE ACTA PARA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:

Normas que regulan eliminación (Minimanual AGN)
 La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es

responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.
 Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido
de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el
plazo fijado por las Tablas de Retención.
 Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado
al respecto.
 Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al
histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario
Instrumentos archivísticos que se utilizan para la eliminación:
 La Tabla de Retención Documental

 El Inventario Documental
Concepto de selección documental, su metodología, procedimiento y normas.
La selección documental es el proceso mediante el cual se determina la

conservación parcial de la documentación por medio de muestreo. Éste se entiende
como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter
representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos,
cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Procedimiento y metodología:
SELECCIÓN DE ANALISIS DIFUSIÓN

DOCUMNETOS DOCUMENTAL
Búsqueda
Recuperación
Adquisición de fondos Resumen indización
Selección selección
De contenido de contenido SELECCIÓN
Informativo temático DE INFORMACIÓN
SELECCIÓN DE
INFORMACIÓN
La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario

establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito
administrativo.
El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de
los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos
sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia
laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y
la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la
entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas -
hospitales, clínicas- etc.).
Normas.
Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar
algunos elementos indispensables para abordar este proceso, Pero se deben tener en
cuenta estas (Minimanual TRD):
- La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

- La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
- La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
- Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe
seleccionarse a través de muestreo.
¿Qué es microfilmar y qué es digitalizar?
Microfilmar es la técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas

imágenes en película.
Digitalizar: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte

análogo (papel, videos, cassette, cintas, películas, microfilm) en uno o varios archivos
digitales que contienen la imagen codificada, fiel e integra del documento.
¿Cuáles son las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización

documental para los fondos acumulados?
¿Cuáles son las normas y principios de gestión de la calidad en la organización de
fondos acumulados?
¿Cuál es el procedimiento para la consulta y préstamo de documentos y cuáles son
las normas que se aplican
Investigue cuáles son los instrumentos de Descripción documental, cuáles son sus
objetivos y el procedimiento para la descripción.
Defina Depósitos de archivo, cuáles son sus principios y cuáles deben ser sus
condiciones estructurales, su ubicación, estructura, Capacidad, Consistencia,
Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones
hidráulicas. - Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios,
Condiciones funcionales - Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso –
Normatividad.
Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación,
Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución,
Muebles: Gran formato, Verticales, Otros formatos.
Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
Actividad Procedimental: Organizar documentos de los archivos de gestión, central

y fondos acumulados
Después de haberse apropiado de los conocimientos, realice talleres, ejercicios, teóricos

prácticos, estudios de caso sobre organización de archivos que le asigne la instructora.
Quien definirá si será en forma individual, parejas o grupos.
Actividad Actitudinal:
Después de conocer y apropiarse de los conocimientos, individualmente diga

- ¿Cuáles serían las consecuencias al momento de una consulta, observar que usted
organizó indebidamente un expediente?
- Describa los aspectos errados en la organización de dicho expediente.
- A nivel profesional ¿en cuáles cualidades éticas falló?
 Actividades de transferencia
Señor aprendiz, realice la transferencia de los conocimientos y habilidades adquiridas a

través de un mapa mental en grupos designados por la instructora, en donde se evidencie
todo el procedimiento para la organización para el archivo de gestión, central y fondo
acumulado, para elaboración de tablas de retención, descripción documental,
transferencia, preservación, entre otros. La instructora asignará el tema a cada grupo.
El mapa mental deberá ser socializado en el ambiente de formación, en donde se

aclararán las dudas correspondientes por parte de la instructora.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Respuesta a preguntas sobre: -Interpreta Técnica: preguntas
- Temas de organización de archivos responsablemente la Instrumento: Cuestionario y
de gestión, central y fondo acumulado, legislación archivística análisis documental.
preservación, etc. para funciones
archivísticas.
-Norma ISO 27001. -Identifica los pasos para
-Norma de gestión de calidad 15489 procesos de recibo y
control de documentos.
Técnica: Observación
Evidencias de Desempeño: Instrumento: Lista de
chequeo
Aplica el Código de Ética
del Archivista.
Aplica las Tablas de
Retención Documental y el
instructivo, de acuerdo con
las normas establecidas y

la legislación vigente.
Aplica las normas de
gestión de la calidad, de
seguridad y salud
ocupacional, utilizando los
equipos y elementos
archivísticos; y de
protección personal.
Aplica los requisitos de la
documentación, según lo
establecido por el sistema
de gestión de la calidad.
Aplica los principios
archivísticos para la
clasificación documental,
de acuerdo con la
estructura orgánico-
funcional, las Tablas de
Retención Documental, las
normas y la legislación
vigente.
Aplica las agrupaciones
documentales de la
Organización, según la
estructura orgánico
funcional de la empresa.
Elabora el cuadro de
clasificación documental,
de acuerdo con los
principios archivísticos.
Aplica los principios y
sistemas de ordenación
documental de acuerdo
con las políticas
institucionales y la
legislación vigente.
Realiza la conformación y
ordenación interna del
expediente, según normas
vigentes. Técnica: Observación
Evidencias de Producto: Aplica los principios y Instrumento: Lista de
procesos archivísticos en chequeo.
la organización de la
sección documental:
Clasificación, Ordenación
y Descripción, teniendo en
cuenta la depuración,
foliación y
almacenamiento de la
documentación en buen
estado.
Aplica el proceso de
conservación documental,
teniendo en cuenta los
riesgos y niveles de
biodeterioro.
Selecciona el mobiliario,
los equipos, elementos y
útiles de archivo, para la
conservación y seguridad
de la información, de
acuerdo con la
normatividad vigente.
Diseña los legajos y

carpetas especificadas por
la norma y presenta cinco
expedientes, debidamente
descritos (inventario
documental); hace la
transferencia respectiva al
archivo central y codifica
topográficamente en una
estantería abierta.
Utiliza la unidad de
conservación adecuada a
la etapa del ciclo vital del
documento.
Elabora cuadro de
clasificación documental.
Presenta diagnóstico
integral de un fondo
acumulado.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
 Acuerdo 07 de 1994
 Libro Organización de Archivos, Editorial Norma
 Ley 594 de 2000
 Acuerdo 11 de 1996
 Acuerdo 47, 48, 49 y 50 del 2000 del AGN
 Acuerdo 42 de 2002 del AGN
 Acuerdo 02 de 2004 AGN
 Circular 04 de 2003 AGN
 Circular externa AGN 002 de 2015
 Manual Servicios de Archivo del AGN
 Manual de Pautas para la microfilmación del AGN
 NTC 5397 de 2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel
 Norma ISO 27001 “Seguridad de la Información”
 Norma ISO 15489 para la gestión de documentos
 Minimanual TRD AGN
 Manual de implementación de un PGD-AGN
Webgrafía:
 www.archivogeneral.gov.co
 Sistema de Bibliotecas SENA, link: biblioteca.sena.edu.co, ingresar al repositorio,
finanzas y administración.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependenci Fecha

a
Autor Deniris Zambrano Instructora CLPE Agosto de 2018
(es) Nancy Pinedo Instructora CLPE

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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

01. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 006

- Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras

Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 REFLEXION INICIAL

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN

Teniendo en cuenta el video descargado y analizado, desarrolle el siguiente estudio de caso:

De acuerdo con la situación planteada anteriormente…….

¿Usted qué haría al respecto? Justifique su respuesta.

¿Qué elementos hacen falta para poder localizar los documentos?

¿Cuáles considera son los puntos negativos en esa situación empresarial?

R/ Recomendaría que se guiaran por las normas establecidas e implementar sus

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION

La instructora socializa la importancia de la organización de los diferentes tipos de archivo (gestión,

¿Qué es el Manual de Procesos y Procedimientos, cómo es su interpretación y cómo

Un manual de procesos y de procedimientos es un documento que contiene la

mayor eficiencia en la empresa.

¿Qué es el Manual de Gestión Documental, cómo es su interpretación y aplicación?

Es documento físico o digital en donde la Directiva de una Empresa especifica cuáles

¿Qué es Ciclo vital de los documentos, cuál es su uso?

Prearchivo: Gestación y trámite

¿A qué nos referimos cuando hablamos de valores documentales y su aplicación?

El valor secundario representa la información del documento desde el punto de vista de

En el establecimiento de los valores secundarios, es necesaria la participación de productores,

¿Cuáles son las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización

Un común denominador encontrado en los archivos clínicos son las condiciones

esta situación se presenta por los inadecuados estados de conservación y

los que se cuentan la desidia institucional y el desconocimiento de las obligaciones que

En Colombia el campo de la Salud Ocupacional, se encuentra enmarcado en toda la

Los factores de riesgo pueden ser de varias clases:

 Contaminantes del ambiente

Recomendaciones para la Salud Ocupacional del personal de archivos:

• Hacer un levantamiento del panorama de riesgos del archivo

¿Cuándo se aplica la norma ISO 15489 en la organización documental?

A través de ella la organización puede, en cualquier momento, disponer de los documentos

 Llevar a cabo de forma eficaz sus procesos de negocio y actividades

¿A qué llamamos Clasificación Documental? ¿Y cuáles son los fundamentos y pasos

Llamamos clasificación documental a la labor intelectual mediante la cual se identifican y

La clasificación bien fundamentada deberá basarse tanto en los principios de procedencia y de

El fundamento de la clasificación de documentos es ordenar y disponer por clases de objetos

Pasos metodológicos para clasificar:

Identificar las agrupaciones documentales: Fondo, sección y subsección, serie y

FONDOS ABIERTOS-----------------Documentos de entidades administrativamente vigentes

FONDOS CERRADOS---------------Documentación de entidades suprimidas

FONDOS ACUMULADOS---------------Documentación reunida por una entidad en el transcurso de

Estructura orgánica: Identificar las subsecciones y secciones documentales relacionadas

¿A qué conocemos como agrupaciones documentales? Identifique cada uno (¿Fondo,

Las Agrupaciones Documentales

Sección: Conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las

Subsección: División de la sección realizada en virtud de la estructura orgánica y las líneas de

Serie: Conjunto de homogéneo de documentos producidos de manera continúa o seriada

Subserie: Se define como el conjunto de unidades documentales, de estructura y

Cuadro de Clasificación Documental

Elaboración de un Cuadro de Clasificación Documental

Para la elaboración de un cuadro de clasificación además de contar con un amplio conocimiento

Los instrumentos jurídicos, de organización y normatividad de dependencia o entidad.

Los esquemas de clasificación existentes.

Los recursos con se cuenta para ello.