UNIVERSIDAD POPULAR AUTÓNOMA DE VERACRUZ

MATERIA:
ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTO

ASESOR:
LIC. MARIA MONSERRAT RIVERA LARA

ALUMNO(A):
ALDUCIN PANTOJA CITLALI

NOMBRE DEL TRABAJO:

INVESTIGACIÓN: ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

CUATRIMESTRE:
SÉPTIMO

GRUPO:
701
El departamento de compras ocupa una
posición única debido a su importancia dentro
de una organización, porque las compras son
una de las claves para el éxito de una empresa o
negocio de producción moderna que basa su
trabajo en un flujo continuo de materiales
adecuados que se entregarán eficientemente.

Es el área de la empresa, y todos los

profesionales que la forman, que tiene por
objetivo resolver las necesidades de
abastecimiento. En algunos casos, se
ocupará de la compra de materias primas,
otras, de productos terminados.
En ambos escenarios, es crucial garantizar
que cada operación:
 Se planifica teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, entre los
que se encuentra satisfacer las expectativas de los clientes.
 Se lleva a cabo en condiciones de rentabilidad y calidad suficientes.
 Forma parte de un plan orientado a largo plazo con el proveedor, ya
que es lo que garantizará la alineación.
 La función y la organización del departamento de compras es, de
hecho, el órgano de enlace que opera entre la fábrica y sus
proveedores externos.
 En este sencillo punto de relieve lo importante es que hay una gestión,
control y organización del departamento compras, porque incluso un
pequeño ahorro puede reducir los costos de producción de manera
significativa y adecuada por lo tanto añadir beneficios.
 ¿CÓMO SE CREA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS?
El departamento de compras surge de la necesidad de la organización de
optimizar la función de abastecimiento y, al mismo tiempo, ganar en control
sobre su cadena de suministro.
Gracias a la labor de los profesionales de esta área se evitan las roturas de
stock, se consigue negociar las mejores condiciones para las compras, es
posible alinearse con las nuevas tendencias en la demanda y también resulta
más fácil lograr la transparencia en los procesos que exigen hoy día socios y
consumidores y que se puede alcanzar con la trazabilidad.

¿Qué es el control interno de compras?

En relación con esta necesidad surge en muchas organizaciones el control
interno de compras. Se trata de un equipo dedicado a la definición y
aplicación de las políticas y procedimientos que permitirán minimizar el
riesgo y asegurar el cumplimiento, así como también la rentabilidad de las
operaciones.
Para la gestión óptima de todo el proceso de compra es necesario prestar
atención a varios puntos como:
1. Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo,
entre la compra de un semiacabado o su producción dentro de la
empresa.
2. La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La
gestión administrativa de lo que se recibe, por ejemplo, el control de la
documentación que acompañan a las mercancías, etc.
3. La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las compras:
Comprende al análisis del valor de lo que se compra.
4. Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos
adquirido se ajusta a las necesidades reales de la empresa y si no, la
posibilidad de iniciar acciones correctivas.
5. La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en
exceso, u obsoleto.
 6. La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de
suministros de materiales de la calidad deseada, cuando sea necesario
y al menor costo posible.
7. La gestión del transporte de materiales de manera eficiente para
reducir los costos de manejo y entrega.
8. La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe
tener un abanico de posibilidades de grandes compras cada vez que se
presente la necesidad de tener que recurrir a nuevos proveedores.
9. La detección oportuna de los cambios en el mercado para poder
calibrar las mejores compras.
10.La reducción o minimización de los retrasos en la adquisición de
bienes.
11.Constante atención a la calidad de los suministros.
12.La formación del personal en la gestión de materiales, con el fin de
aumentar la eficiencia de todo el proceso de compra.

Entre las principales tareas que tiene a su cargo el Departamento de compras

se incluyen:
 La gestión de una base de datos en la que se marcan los materiales
comprados y sus posibles sustitutos.
 El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de
adquisición y el precio de los materiales.
 Análisis periódico de materiales específicos con el fin de simplificar y
estandarizar su proceso de compra.
 Mantener relaciones con todos los departamentos de la empresa para
planificar, cuando sea posible, la gestión centralizada y las compras
racionales.
 El análisis continuo de los precios.
 La gestión completa de las órdenes de compra.
 Mantener registros de todas las compras realizadas.
 Preparar un presupuesto anual de las compras.
 La preparación y la gestión de una lista de materiales requeridos por
los distintos departamentos de la empresa en un plazo determinado
 ¿Cuáles son las funciones básicas del departamento de compras?
Si bien el departamento de compras se relaciona con los aspectos
mencionados anteriormente, lo cierto es que es un área completamente
independiente del resto, con funciones y responsabilidades claras, y que
juega un rol definitivo en el momento en que una marca establece conexión
directa con sus clientes.
Quizá no haya mejor manera de visualizar su importancia y el papel que
juega dentro de una empresa que repasando brevemente las funciones que
se delegan en sus responsables.
A continuación, te describimos las más significativas.
 Evaluación de precios:
Su labor no sólo se centra en la adquisición de materias primas y la relación
con los proveedores. También es tarea de sus responsables evaluar si los
precios de los insumos con los que se fabrican los productos de una marca
son los mejores, así como sus condiciones y elementos añadidos. Esto es de
vital importancia para cualquier empresa, pero en especial para las más
pequeñas, que siempre están en busca de los mejores proveedores.

 Aprovisionamiento de insumos y materiales:

En este caso, el departamento de compras asume dos labores esenciales: por
un lado, asegurarse que los materiales primarios para la elaboración de
artículos o productos es la que se requiere en cada momento y fase de la
producción; por otro, tener control de las existencias que ya se encuentran
en los puntos de venta.

 Administración y contabilidad:
La entrega de productos a los clientes en los plazos previstos no es una labor
que se realice por separado. Al ocuparse de esto, el departamento de
compras tiene que trabajar de la mano con el área contable, pues solo de
este modo se garantizará un control eficaz de la entrada y salida de
productos y, como es obvio, de beneficios.

 Cumplimiento de protocolos:
La acción de un departamento de compras siempre debe estar dentro del
marco corporativo de cada organización. Es decir, debe existir un protocolo
tanto para la adquisición de los materiales primarios como para la
distribución de los artículos en los puntos de venta. A los responsables de
esta área les corresponde velar para que dicho protocolo se cumpla y
garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar dentro de la
empresa.
No se debe confundir un director de departamento de compras con la figura
de un encargado del suministro y la logística. Mientras el primero trabaja de
la línea de producción hacia arriba, el segundo se ubica de la línea de
producción hacia abajo.

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DIRECTOR DE COMPRAS:
Se encarga de supervisar todas las operaciones
del área de compras y sobre todo, tomar
decisiones estratégicas para garantizar que la
empresa obtenga los bienes y servicios
necesarios para operar de manera efectiva y
eficiente, al mismo tiempo que se busca
aumentar la rentabilidad de la empresa.
Negocia los contratos más importantes para la empresa y analiza los gastos
más significativos. También es el contacto directo con el CEO o el director
ejecutivo, para mostrarle la información más relevante relacionada con
compras de bienes y equipos, materiales directos e indirectos.

GERENTE O JEFE DE COMPRAS:

Es el área responsable de la gestión y
coordinación del proceso de compras
dentro de la empresa, por lo que necesita
identificar las necesidades cruciales de
todos los tipos de compras que requiera la
empresa, para mantener un flujo de
trabajo eficiente y sin contratiempos.
Trabaja en colaboración con los gerentes de los distintos departamentos para
atender sus requerimientos y se encarga también de definir las políticas de
compras y garantizar la reducción de costos, cumplir los parámetros de
calidad y asegurar los tiempos de entrega.
Dependiendo el tamaño de la empresa, puede ser que haya una gerencia o
jefatura por cada tipo de compra (materiales directos, materiales indirectos,
bienes y equipos).
INGENIERO DE COMPRAS:
El ingeniero de compras o ingeniero de
abastecimiento es el responsable de evaluar a
los proveedores para confirmar que puedan
cumplir con la calidad de los productos y
servicios requeridos, además, de apoyar a
cualquiera de los puestos a desarrollar
proveedores, para asegurar de igual manera la
calidad de los suministros. Este ingeniero deberá de conocer a detalle todo el
proceso de compras, ya que, él será quien asegure que un proveedor cuente
con todo lo necesario (certificaciones, calificaciones, capacidades y
condiciones de su empresa y de sus trabajadores) para realizar el servicio o
producto que necesitamos comprar en la mejor forma posible.

ESPECIALISTA EN ABASTECIMIENTO:
El especialista en abastecimiento o desarrollador de proveedores es el
responsable de buscar con los proveedores existentes en nuestra empresa, o
con nuevos proveedores, diferentes productos, diseños, insumos,
componentes, materias primas o servicios, que ofrezcan a la empresa una
reducción de costos y/o mejorar las condiciones del servicio comprado.
Para esto, deberá considerar una variedad de
factores como la ubicación, los costos
logísticos, lo novedoso del producto o servicio,
el riesgo, y el estado de maduración del
proveedor, trabajando en conjunto con el
ingeniero de compras y el equipo de
planeación para conocer el pronóstico de la demanda.
SUPERVISOR DE COMPRAS:
El supervisor de compras es el encargado
de supervisar el trabajo del equipo de
compradores (ya sea de materiales
directos, indirectos o de bienes y equipos) y
de asegurarse de que las actividades del
departamento de compras se realicen de
manera efectiva.
El supervisor de compras reporta directamente al gerente de compras, para
facilitarle la información relevante sobre los riesgos que se pueden presentar
en alguna compra y así poder tomar una acción efectiva que minimice los
riesgos en la producción o en el servicio a realizar.
Así mismo, comenta con el gerente de compras sobre alguna actualización o
cambio a realizar en los procesos y políticas de compras, para mejorar el
trabajo del equipo.
Dependiendo el tamaño de la empresa, puede haber más de un supervisor.

COMPRADOR DE MATERIALES DIRECTOS:

El comprador de materiales directos se encarga de comprar las materias
primas y los componentes necesarios para la producción o servicio que se
ofrece, donde colabora principalmente con el departamento de producción,
planeación, calidad y logística para realizar las siguientes compras:
Materias primas como madera, tela, acero, aceites y minerales
Componentes y partes como motores, cables, interruptores, partes
mecanizadas
Procesos externos como recubrimientos,
pintura, tratamientos especializados y
certificaciones.
EXPEDITADOR O EXPEDITOR:
Un expedidor se enfoca en realizar el
seguimiento de los pedidos de mayor
urgencia o relevancia con los
proveedores, asegurándose de que se
entreguen en el plazo, cumplan con
cantidad y las especificaciones
acordadas, entre las tareas que más
destacan de este puesto se encuentran:
 Realizar seguimiento a los tiempos de entrega confirmados por los
proveedores, verificando periódicamente el status de los pedidos, para
asegurar que se cumplan los plazos establecidos
 Reportar y resolver cualquier problema o retraso en la entrega de los
productos o servicios
 Proporcionar retroalimentación a los proveedores sobre la puntualidad
de sus entregas, para analizar puntos de mejora.

COMPRADOR DE MATERIALES INDIRECTOS:

Un comprador de materiales indirectos se encarga de adquirir los materiales
que no están directamente relacionados con la producción de los bienes o
servicios que se ofrecen, pero que son necesarios para que el personal pueda
desarrollar su trabajo de forma eficiente.

Colabora con todas las áreas para realizar las siguientes compras:
 Suministros de oficina, mantenimiento, seguridad y limpieza
 Servicios de mantenimiento
 Empaques y envases
  Subcontratación de servicios de tecnologías de la información,
contabilidad, mantenimiento, asistencia legal.
 Comprador de bienes y equipos
Este tipo de comprador se encarga de adquirir los bienes y equipos
necesarios para el funcionamiento de la empresa, donde colabora
principalmente con el departamento de producción, seguridad,
mantenimiento y finanzas, para realizar las siguientes compras:
Bienes inmuebles
 Maquinaria, robots, herramientas y equipo industrial
 Vehículos y equipos de transporte
 Equipos de laboratorio
Cabe aclarar, que este comprador es menos común encontrarlo en un
organigrama de compras, ya que, cada vez más, estas actividades las ejecuta
el departamento de compras de materiales indirectos.

DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN:
Es el área encargada de desarrollar y coordinar los planes estratégicos, así
como el plan de producción de la empresa, con el objetivo de asegurar que la
organización pueda cumplir con sus objetivos a largo y corto plazo. Es clave
para esta área identificar oportunidades de crecimiento y desarrollar planes
para aprovecharlas, así como identificar riesgos y desarrollar planes para
mitigarlos.
Su relación principal con el departamento de compras es informar sobre las
necesidades futuras de la empresa, incluyendo el volumen de producción o
las nuevas líneas de productos que se prevén, lo que permite al
departamento de compras planificar y adquirir los bienes y servicios
necesarios para satisfacer esas necesidades.
DEPARTAMENTO DE CALIDAD:

Esta área se encarga de todo lo relacionado

con la calidad, tanto de lo que se produce
internamente como lo que se compra con
proveedores, por lo que, se enfoca en
garantizar la calidad de los bienes y equipos,
así como de las materias primas e insumos
adquiridos.
Su relación con el departamento de compras se enfoca en establecer
especificaciones técnicas y de calidad para lograr comprar de forma
adecuada los equipos, materias primas e insumos necesarios.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN:

Es el departamento encargado de fabricar todos los productos que ofrece la

empresa, ya sea que se transformen las materias primas hasta el producto
final o funcione más como una ensambladora, donde el departamento de
compras adquiera componentes y el departamento de producción se
encargue de ensamblar los equipos a su
forma final.
Su relación con el departamento de
compras se enfoca en solicitar las materias
primas, componentes, procesos externos e
insumos necesarios para cumplir con las
solicitudes de los clientes.
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y ALMACENAMIENTO:
Este departamento se encarga del
transporte, recepción, almacenamiento y
distribución de los materiales directos e
indirectos, enfocándose en surtir a los
diferentes departamentos de la empresa,
los materiales que solicitan para cumplir
con las órdenes de trabajo.
Su relación con el departamento de
compras se enfoca en garantizar el transporte de los materiales en tiempo y
forma, así como resolver cualquier contratiempo relacionado con la
distribución y almacenamiento.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS:
Esta área se encarga de la gestión financiera
de la empresa, por lo que tiene un papel
relevante en la toma de decisiones
estratégicas, enfocándose en asesorar a la
dirección y a los gerentes de todas las áreas
de la empresa, para manejar con
transparencia y de forma ética, los recursos
financieros.
Su relación con el departamento de compras se enfoca en asegurar los pagos
a los proveedores, así como proveer de la información necesaria para poder
identificar los gastos más significativos en materias primas, insumos, bienes y
equipos.
 Conclusión:
En resumen, la creación de un departamento de compras efectivo es un
proceso que requiere tiempo, planificación y atención a los detalles. Es
fundamental definir los objetivos, el organigrama del departamento de
compras, seleccionar y capacitar al personal adecuado, establecer políticas y
procedimientos de compras, e implementar un sistema de evaluación.
Al seguir estos pasos, se puede crear un departamento de compras eficiente,
eficaz y que contribuya al éxito de la empresa. Un departamento de compras
bien organizado y efectivo puede contribuir a la gestión del riesgo en la
empresa, ya que se evalúan y seleccionan a los proveedores confiables y de
calidad, disminuyendo así los problemas relacionados con la calidad, se
garantiza el cumplimiento de diferentes normas y se planifica el flujo del
suministro.