Desventajas de Las Hojas de Calculo

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DESVENTAJAS DE LAS HOJAS DE CALCULO

https://fullaudits.com/ Josue Herrera

Hace algunos años, las hojas de cálculo cambiaron increíblemente la forma de trabajar de los auditores
y cómo se desarrollaban los procesos de auditoría. La aparición de las tablas dinámicas permitió el
acceso a la gestión de las bases de datos facilitando la revisión y análisis de la información. En este
artículo hablaremos de las ventajas y desventajas de utilizar hojas de cálculo para la ejecución
de auditorías en el presente, ya que la tecnología ha avanzando drásticamente y para realizar
eficientemente los procesos, hay que adaptarlos a las innovaciones tecnológicas.

Si estás leyendo esto, es probable que hayas visto


alguna vez una hoja de cálculo. Seguramente Excel
de Microsoft Office sea el más conocido para ti.

Este software de aplicación informática es un


sistema que utiliza celdas verticales y horizontales
que conforman filas y columnas. Su objetivo es
organizar y calcular el valor que se le atribuye a las
celdas.

1.Tienes que tener cuidado con las versiones de un documento: Aunque existe la posibilidad de
trabajar en equipo con las hojas de cálculo, de forma que diferentes usuarios puedan editar el mismo
documento, suele haber inconvenientes con las diferentes versiones. Generalmente, si no se trabaja en
la nube, las hojas de cálculo se envían por mail. Cabe destacar que suelen ser muy pesadas para
enviarlas todas juntas, pero este no es el mayor contratiempo. El problema es que, si el documento es
modificado, es necesario que sea reenviado con la información actualizada. Si se trabaja en la nube
tienes que tener muy presente el guardar la última versión o actualizarla y claro, tener siempre buena
conexión a internet.

Muchas veces, empleados de diferentes áreas o de diferentes niveles jerárquicos toman un archivo para
hacer sus propias modificaciones, sin consultar o verificar los cambios. Un empleado nuevo o alguien
que acceda a una de estas hojas de cálculo puede no saber si es correcta, si está desactualizada, o si es
un borrador descartado.

FullAudits permite integrar a todo el equipo en una misma plataforma, sincronizando al equipo de
auditoría y calidad con el resto de la empresa; descartando así, errores de comunicación y recolección
de datos. Todo lo que se genera y se trabaja queda integrado en un solo lugar, en una sola herramienta
confiable que se actualiza en tiempo real a medida que el equipo va completando su trabajo.

2. No es sencillo tener un registro de los cambios: Si una hoja de cálculo es compartida por muchos
usuarios, es muy probable que no se sepa quién ha accedido o modificado por última vez, cuándo lo ha
hecho o qué cambios ha realizado. A esto le sumamos que los usuarios no tienen donde dejar
registrado lo que hacen en el documento.

Softwares como FullAudits han llegado para solucionar estos inconvenientes. Nuestra herramienta te
permite crear y gestionar incidencias con todo el equipo. Todos los datos que se suben a la
herramienta están disponibles de forma inmediata. Contiene canales de comunicación para que todas
las partes involucradas estén en contacto, añadiendo a cada proceso anotaciones y archivos
multimedia. Además, contiene una sección llamada “Historial de Incidencias” donde se guardan todas
las modificaciones que se hicieron sobre la incidencia con fecha del cambio y responsable.

3. No tiene medidas de seguridad: Los archivos creados en hojas de cálculo por lo general se
trabajan sin medidas de seguridad, entonces es posible que sean alterados de manera voluntaria como
involuntaria. Esto hace que no se tenga la certeza de si los resultados que muestra la plantilla sean
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correctos o confiables. Esto se vuelve más complejo cuando las hojas de cálculo están vinculadas a otros
archivos.

En este caso con FullAudits el usuario administrador de nuestra herramienta será el encargado de dar
y limitar el acceso al resto de los usuarios y las áreas particularmente deseadas.

4. Las hojas de cálculo tienden a enlentecer la automatización: Los procesos de una organización
pueden ser muy complejos, y una empresa que quiere progresar debe hacer todo lo posible
por automatizar sus tareas. Realizar el reporte y conclusión de la auditoría, es un proceso externo que
se suma a las hojas de cálculo. Esto conlleva horas de trabajo por parte del equipo.

FullAudits es una herramienta eficaz, que hace la mayor parte del trabajo por ti. Una vez realizado el
proceso la aplicación hará un reporte automatizado, haciendo que ahorres tiempo y recursos. Al
mismo tiempo la automatización de los procesos de una empresa hace que sea todo más fluido y
rápido, y a la hora de cumplir tiempos estipulados para la resolución de problemas, las hojas de cálculo
se quedan atrás. Nuestro software permite el control de tiempos y recursos y la creación
de Checklists hace de las auditorías algo extremadamente organizado, donde es posible jerarquizar las
tareas según necesidades y urgencias.

5 .Las hojas de cálculo no son fáciles de utilizar: Para utilizar hojas de cálculos es necesario
tener conocimientos sobre la herramienta, y estos pueden ser desde básicos hasta avanzados. Es muy
probable que en una hoja de cálculo existan errores en las fórmulas, creando resultados inexactos. Esto
dificulta que todos los usuarios involucrados en el proceso puedan trabajar con la misma.

FullAudits puede utilizarse desde cualquier dispositivo: una PC, una tablet o un celular, y es
una aplicación intuitiva, que no necesita de formación previa para utilizarla. La plataforma web es
idónea para uso administrativo, para realizar la planificación y en análisis de resultados. Tendrás una
visión completa del software y una visión global de las auditorías a través de la sección Business
Intelligence.

La plataforma móvil, en cambio, es más cómoda para el uso operativo y para la recopilación de
información. Tiene una fácil visualización de la sección de auditorías, incidencias, comunicación y
calendario. La app es geolocalizada y puede funcionar con o sin conexión a internet, dejando atrás los
problemas que implica la utilización de la nube.

Si quedara alguna duda al momento de utilizar nuestra herramienta, contamos con Asistencia Global
24hs para facilitar tu experiencia.

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