Analisis de Puesto de Asistente Administrativa

Formato para Análisis de Puestos.
Ficha de recolección de datos

Nombre del puesto: Asistente Administrativa Departamento: Servicio al cliente
Nombre del ocupante: Orquídea Guzmán Nivel académico: Universitaria
Dependencia Jerárquica: Coordinador de Personal a cargo: SI NO

Operaciones
No. Personas a cargo: 1personas Puestos a cargo: Gestores de cobros motorizados
Donde realiza su trabajo: Oficina Horario de trabajo: Desde las 8:00 AM hasta 6:00 PM
Preparación técnica necesaria para desempeñar de manera óptima sus tareas:
 Paquete de oficina
 Organización de Archivos y Documentación
 Contabilidad avanzada
 Destreza en utilizar tecnología
 Conocimiento de gestiones de cobros
- Responsabilidades o Funciones del puesto
Defina la función principal de su puesto de trabajo y describa de la forma más detallada posible las tareas que realiza en
su puesto de trabajo en orden de prioridades, marcando la periodicidad de las mismas:
 Diarias: todos los días

 Periódicas: tareas mensuales o cada X veces por mes.
 Ocasionales: tareas que realiza en ocasiones, pero en una periodicidad determinada.
DESCRIBA SUS RESPONSABILIDADES EN ORDEN DE IMPORTANCIA, si es necesario PERIODICIDAD

puede escribir en una página adicional.
Diarias Periódicas Ocasionales
Gestionar la comunicación interna y externa, incluyendo la recepción y envío de correos X
electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia.
Aperturar las puertas de la empresa para el inicio de las labores. X
Supervisar al personal bajo su mando. X
Atender llamadas telefónicas para brindar información básica sobre productos y servicios X
financieros, y derivar consultas a los departamentos correspondientes.
Garantizar el cumplimiento de los plazos de pago y la recuperación de préstamos que se X

encuentran en pendientes, atrasados, vencidos, incobrables o en mora, manteniendo una
comunicación profesional y respetuosa con los clientes.
Gestionar a los Gestores de Cobros Motorizados proporcionando información relevante, y X

desarrollar estrategias de cobros, así como proporcionarles la documentación necesaria para
la realización de sus labores.
Coordinar la adquisición y distribución de suministros de oficina, asegurando que todos los X

equipos y materiales necesarios estén disponibles para el equipo.
Crear, análisis y depuración del listado de gestión de cobros. X
Brindar servicio al cliente proporcionando información solicitada por este. X
Realizar seguimiento de las tareas pendientes, los plazos de entrega y el progreso X

asegurando que se cumplan en tiempo y forma, tomando medidas correctivas si es
necesario para evitar retrasos o incumplimientos.
Mantener actualizada y precisa la información de los clientes en las bases de datos de la X

empresa, asegurando que se registren correctamente los cambios en la información de
contacto, historial de pagos y cualquier otra información relevante.
Llenar solicitudes a los posibles clientes que visiten la oficina y o escriban de manera X
virtual.
Agendar, organizar y priorizar las tareas que se llevarán a cabo al día siguiente, asegurando X
una distribución eficiente del tiempo y recursos para maximizar la productividad y cumplir
con los objetivos establecidos.
Preparar informes semanales que resuman las gestiones de cobros que se llevaron a cabo en X
la semana y cuál fue el proceso que se realizó.
Participar en la organización y registro de las reuniones de personal, tomando notas y X

asegurando que las decisiones y acciones acordadas se documenten adecuadamente.
Preparar informes mensuales de sus tareas realizadas donde explique las dificultades que se
presentaron en la realización de la misma y que explique qué acción o medida, se tomó para
resolver dicha dificultad y que se propone para la mejora de esta.
Asistir a sesiones de capacitación organizadas por la empresa para el desarrollo de nuevas X

habilidades.
Apoyar en las tareas cuando sea requerido en los distintos departamentos de la empresa. X
Ayudar en la recopilación de opiniones y comentarios de los clientes mediante encuestas o

cuestionarios para aumentar la credibilidad de la empresa y tomar en cuenta el servicio
brindado.
Recibir los pagos de los clientes de manera segura y eficiente, garantizando una experiencia X
satisfactoria para los clientes y una gestión adecuada de los fondos de la entidad financiera.
Realizar la conciliación de caja con el Gerente General, garantizando la precisión y X

exactitud de todas las transacciones financieras, y asegurando que el saldo coincida con los
registros contables de la entidad.
RESPONSABILIDADES
Responsabilidades Peso relativo
Importante Secundaria
Manejo de documentaciones
X
Manejo de dinero
X
Confidencialidad de la información
X
Gestión de cobros
X
Asistir a los Gestores de cobros
X
Uso de materiales y equipos
X
Manejo de información importante
X
Brindar servicio al cliente
X
Seguridad física de las X
instalaciones
1- Objetivo del Puesto, por qué realiza ese trabajo, qué resultados se esperan conseguir, razón de ser del puesto,
importancia.
OBJETIVO DEL PUESTO
Proporcionar apoyo administrativo eficaz y efectivo para garantizar que las operaciones cotidianas y los
procesos internos se desarrollen de manera eficientes; facilitando la ejecución de tareas administrativas y
operativas, para permitir a los equipos y departamentos concentrarse en sus responsabilidades clave,
garantizar la documentación precisa y asegurar el flujo de trabajo en la organización.
2- ¿Qué herramientas necesita para realizar su trabajo?
 Computador
 Impresora
 software
 Materiales de oficina
3- Selecciones de las competencias en el cuadro debajo que son importantes para el desempeño óptimo en
su puesto de trabajo:
Grado de las competencias:
1: Nivel básico 2: Habilidad demostrada 3: Fortaleza demostrada, puede enseñar a otros
Actitud o Comportamiento No Necesaria Deseable Esencial Grado requerido

Trabajo en equipo X
Relaciones Interpersonales X
Adaptabilidad a los cambios X
Servicio al Cliente X
Liderazgo X
Creatividad e Innovación X
Toma de decisiones X
Empatía X
Comunicación Efectiva X
Negociación X
Proactividad X
Autocontrol X
Delegación Efectiva X
Compromiso X
Otro X
4- ¿Con qué departamentos y puestos internos necesita relacionarse en su puesto de trabajo?
Con los departamentos que debe de relacionarse son con Gestión de créditos y Servicio al cliente
5- ¿Qué relaciones externas tiene su puesto de trabajo? Clientes, proveedores, organismos oficiales,
competencia, etc.
Tiene relaciones con los clientes.
6- Especifique con quién y con qué frecuencia.
Tiene relaciones con los clientes con una frecuencia diaria
7- Experiencia requerida para ocupar el puesto (procesos y número de años).
Un año de Experiencia en Roles similares
8- Condiciones de trabajo 12- Factores de riesgo 13- Nivel de esfuerzo

- Calor - Caídas - Atención fisico-mental
- Frio - Heridas - Auditivo
- Polvo - Quemaduras - Tensión
- Oscuro - Intoxicación - Otros
- Mucha luz - Otros
- otros
9- ¿Existen enfermedades profesionales vinculadas con el puesto, cuáles?
No Existen enfermedades profesionales vinculadas con el puesto
10- ¿Existen comentarios adicionales que desee agregar?
Firma del ocupante del puesto: Orquidea Guzmán
Fecha: 28/5/2024
Firma del Entrevistador: Edry Mota

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Nombre del ocupante: Orquídea Guzmán Nivel académico: Universitaria

Dependencia Jerárquica: Coordinador de Personal a cargo: SI NO

Preparación técnica necesaria para desempeñar de manera óptima sus tareas:

- Responsabilidades o Funciones del puesto

 Diarias: todos los días

DESCRIBA SUS RESPONSABILIDADES EN ORDEN DE IMPORTANCIA, si es necesario PERIODICIDAD

Aperturar las puertas de la empresa para el inicio de las labores. X

Supervisar al personal bajo su mando. X

Garantizar el cumplimiento de los plazos de pago y la recuperación de préstamos que se X

Gestionar a los Gestores de Cobros Motorizados proporcionando información relevante, y X

Coordinar la adquisición y distribución de suministros de oficina, asegurando que todos los X

Brindar servicio al cliente proporcionando información solicitada por este. X

Realizar seguimiento de las tareas pendientes, los plazos de entrega y el progreso X

Mantener actualizada y precisa la información de los clientes en las bases de datos de la X

Participar en la organización y registro de las reuniones de personal, tomando notas y X

Asistir a sesiones de capacitación organizadas por la empresa para el desarrollo de nuevas X

Ayudar en la recopilación de opiniones y comentarios de los clientes mediante encuestas o

Realizar la conciliación de caja con el Gerente General, garantizando la precisión y X

OBJETIVO DEL PUESTO

2- ¿Qué herramientas necesita para realizar su trabajo?

Grado de las competencias:

1: Nivel básico 2: Habilidad demostrada 3: Fortaleza demostrada, puede enseñar a otros

Actitud o Comportamiento No Necesaria Deseable Esencial Grado requerido

4- ¿Con qué departamentos y puestos internos necesita relacionarse en su puesto de trabajo?

Tiene relaciones con los clientes.

6- Especifique con quién y con qué frecuencia.

Tiene relaciones con los clientes con una frecuencia diaria

7- Experiencia requerida para ocupar el puesto (procesos y número de años).

Un año de Experiencia en Roles similares

8- Condiciones de trabajo 12- Factores de riesgo 13- Nivel de esfuerzo

9- ¿Existen enfermedades profesionales vinculadas con el puesto, cuáles?

No Existen enfermedades profesionales vinculadas con el puesto

10- ¿Existen comentarios adicionales que desee agregar?

Firma del ocupante del puesto: Orquidea Guzmán

Firma del Entrevistador: Edry Mota

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