CODIGO HSEQ-PR-02

GESTION HSEQ
VERSION 02
PROCEDIMIENTO DE MOVILIZACION DE FCREADCTO 25-11-2022
CARGA FACTUDCTO 25-02-2023

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Atención de solicitudes de movilización de carga realizadas por el cliente, cumpliendo con las normas
definidas por el ministerio de transporte y las políticas de la organización.

2. ALCANCE:
Aplica para la línea de transporte de carga a nivel nacional de CONSORCIO DE CARGA SABANA DE
TORRES
Desde: Recibir solicitud de servicio.
Hasta: Analizar el proceso y tomar acciones preventivas y correctivas.

3. RESPONSABILIDADES
Coordinadora de compras: Trámites administrativos
Coordinador Operativo: coordina las actividades de cargue, movilización y descargue de equipos
Conductor Vehículo: Movilización de carga

4. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
CICLO ACTIVIDAD NO. DESARROLLO ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibir ofertas de servicios debidamente Coordinador de
1. aprobadas por el Gerente. Operaciones
H Recibir oferta

2. Si no es nuevo se recibe la solicitud directamente Gerente de

¿Es una OS/OT/ del cliente tenga que pasar por la gerencia Operaciones
V
Contrato(o) Pasar a la actividad 4
Nuevo?
Si es nuevo, se debe realizar la creación del coordinadora financiera y
3. contrato, identificando toda la información contable / Gerente
H
Crear contrato necesaria: Fechas, valor definido, tarifas,
condiciones.
Cuando no se refiera a proyectos (movilizaciones), Coordinador de
se debe generar una solicitud de pedido a la Operaciones /
coordinadora financiera y contable. Con el número coordinadora financiera y
de pedido se genera una orden de transporte.
Cuando no exista OS/OT/Contrato o se refiera a contable
4.
H una venta directa, se aceptará correo electrónico
Realizar Pedido
de aprobación de la cotización, el correo debe
especificar claramente alcance en cuanto a
número y tipo de viajes/equipos a utilizar, origen
y destino, duración, fechas de ejecución y tarifa
establecida previamente aprobada por el Gerente.
Se identifican los requisitos específicos de la Coordinador Operaciones
movilización, los responsables, los controles, los
equipos, que se requieren para la ejecución del Coordinador HSE
5. servicio.
Realizar Para el caso movilizaciones de equipos a nivel
P
Planeación nacional, se realiza la planificación del servicio y se
inicial determina la distancia a recorrer (en KM) y el
número de cargas (tamaño del taladro); Es
importante solicitar al cliente todos los requisitos
específicos del sitio donde se va a realizar la

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operación, que no hayan sido contemplados en las

OT/OS o Contratos
Se determinan las órdenes de servicio y los
recursos disponibles para generar las órdenes de
transporte.
Para las rutas de mayor frecuencia, se debe
elaborar y actualizar el Rutograma, conforme a los
requisitos del proyecto.
6. Para las movilizaciones por proyectos, se deja Coordinador de
Liberación de constancia del inicio de la movilización a través de Operaciones
H
Movilización / un acta; sin dicha liberación no se puede iniciar la
proyecto movilización.

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Se deben conocer todos los requisitos de los
clientes en el campo para la operación diaria o Coordinador de
semanal. Operaciones
Se deben determinar las secuencias de actividades
que se llevarán a cabo en la operación. Coordinador HSE
Para la movilización de equipos, a partir de las
necesidades identificadas durante la planeación
inicial, genera las órdenes de pedido
automáticamente o de forma manual.
Se les comunicará a todos los empleados que
participen en la operación, el plan de movilización
y el formato de gerenciamiento de viaje.
El plan de movilización incluye reporte de
inspección vial, donde se debe tener en cuenta los
Riesgos de seguridad Física, registro de cargas
extra dimensionadas y extra pesadas.
Previo al despacho del vehículo, se debe tomar
fotos del conductor, vehículo y la carga. (Teniendo
en cuenta que las fotos al vehículo deben ser de
7.
frente, de costado, y la parte posterior del
Planificar
vehículo, la foto del conductor debe identificarse el
operación y
rostro claramente.)
P Evaluar
Se distribuye el personal y los equipos por
disponibilidad
operación.
recursos
En el caso que no exista equipo propio disponible,
se debe consultar en la base de datos de
contratistas inscritos y seleccionar el contratista
que posea el equipo adecuado para cumplir con la
solicitud del cliente. Si se selecciona un contratista
de la base de datos, se debe revisar que cuente
con los documentos exigidos por ley y por la
empresa y se actualiza la información en el
sistema.
Se deben confirmar referencias del operador de
transporte, conductor y dueño del vehículo
Para operaciones en campo, se debe realizar el
reporte diario de operaciones relacionando el
personal, la secuencia de actividades, equipos
asignados, fecha, localización y proveedores o
contratistas que intervienen. En las operaciones en
campo, se debe registrar diariamente la siguiente
información del equipo movilizado, puesto de
trabajo o equipo empleado durante la
movilización, actividad realizada, número de horas

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que el equipo ejecutó la actividad y fecha de

ejecución del servicio.
8. Se solicita a compras la búsqueda del contratista
¿Los que posea el equipo adecuado para la operación. Coordinador de
contratistas Operaciones
H actuales no
cuentan con los
equipos
necesarios?
9. Se debe realizar la creación del vehículo a través Auxiliar de Operaciones de
Crear datos del especificando, nombre del conductor, control tráfico y seguridad
equipo transportista, propietario del vehículo, y demás
H datos relevantes del equipo como placas, Soat, No.
R, pólizas, revisión técnico-mecánica,
certificaciones necesarias; siempre verificando su
vigencia o vencimiento
Garantizar que los equipos cumplan con los Operador/
10. parámetros de seguridad, salud, contractuales y Coordinador de
H Realizar de ley. operaciones/ HSE /
inspección del Diariamente el Operador en conjunto con el Coordinador de
equipo de Coordinador de Operaciones desarrolla la mantenimiento
transporte inspección del equipo dejando registro en el Lista
de chequeo de Preoperacional
El Coordinador HSE da Vo. Bo. A la inspección
realizada teniendo como base el Preoperacional.
11. Si el equipo no cumple con estándares de Coordinador de
¿Equipo cumple seguridad o mecánicos, se debe reportar al área operaciones/ Coordinador
estándares de de mantenimiento para que el vehículo sea HSE
V
operación y bloqueado en el sistema hasta tanto no sea
seguridad? reparado.

Garantizar que el desplazamiento y la operación Operador/

sean seguros. Ayudantes/
Ningún vehículo o equipo de transporte puede
movilizarse con carga, hasta tanto se le haya Coordinador de
12. realizado la debida inspección y el análisis seguro operaciones y HSE
Realizar análisis de trabajo.
de riesgo en Todos los operadores de vehículos propios y
H
puesto de contratistas deben realizar el Análisis Seguro de
trabajo Trabajo, antes de iniciar su labor, considerando
que sean identificados los riesgos a los que están
expuestos, evaluando si las condiciones son
óptimas para iniciar la operación de manera
segura, si se encuentra alguna novedad se debe
informar al coordinador de operaciones o HSE.

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Se debe garantizar el cumplimiento de normas y Coordinador de

resoluciones del Ministerio de Transporte, operaciones/Administrador
correspondientes a carga extra-dimensionada y de Base /Operadores
horarios de movilización, Ver Resolución 04959 del
Ministerio de Transporte.
Se valida en el sistema que tanto el conductor
como el equipo cuenten con toda la documentación
requerida, de no ser así, se genera un bloqueo, el
13.
cual no permite programar para la movilización a
Diligenciar
alguno de ellos.
documentos de
Se deben generar en el sistema los documentos de
transporte
H transporte tales como: remesa, manifiesto de
propios del
carga y orden de cargue para el caso de vehículos
vehículo y
de transporte propios y contratistas. Estos
conductor
documentos se entregan al operador por medio
electrónico o físico.
Para los equipos de izaje, se debe generar un
registro de actividades por tiempo.
Los permisos especiales y certificaciones siempre
deben estar en original, Ej. Certificación de brazo
(equipos de izaje), certificación quinta rueda,
Kinpin, cargador, carro macho, spooler, grúa,
montacarga, tanque.
Se realiza medición de alcoholimetría al personal Coordinador de
14. que participe en la movilización, en caso de operaciones /Operadores
Realizar charla detectar que alguien presenta grado de
H
Pre-operacional alicoramiento debe ser retirado de la operación.
Socializar las actividades a seguir, disponiendo
personas y equipos.
Se inicia la movilización/proyecto conforme a las Coordinador de
condiciones establecidas por el cliente. Operaciones / operadores/
Se entrega al conductor la orden de cargue coordinador HSE
enviada por el cliente o la Agencia de Aduanas, con
la cual el conductor se podrá presentar en el lugar
de cargue. (aplica solo para puerto)
15.
Se inicia el izaje, manipulación o transporte de la
Iniciar
H carga
operación.
Organizar y despachar vehículos de manera
individual o en caravanas si se requiere
El cargue y descargue de mercancía, Desarme,
movilización y armado de equipos. Debe
soportarse con registro fotográfico
En caso de presentarse una emergencia vial, se
debe seguir el Instructivo de Emergencias Viales.

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Durante la operación de izaje, manipulación o Coordinador de
transporte de la carga, desarme, movilización y Operaciones/ Coordinador
armado de equipos el coordinador o administrador HSE
16. de base deberá reportar al Coordinador de
Realizar Operaciones el estado de dicha operación.
monitoreo y Se debe garantizar el monitoreo permanente de
V seguimiento a vehículos propios o tercerizados que se encuentren
vehículos y en transito
operación Se debe controlar los vehículos propios que se
encuentren vacíos verificando su ubicación y
estado.
Cuando se detecte que hay desviación en la ruta
establecida, parada (s) con tiempo superior a una

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hora, frenadas fuertes, excesos de velocidad o

eventos no considerados normales, se llama al
operador para verificar sus condiciones y
ubicación.
En caso de eventos críticos se debe comunicar a la
al área HSE. Con el fin de activar el respectivo plan
de emergencia.
Evidenciar las desviaciones presentadas en la Coordinador de
operación respecto al procedimiento e instructivos. Operaciones/ Gerente
Cuando se presente cambios en las condiciones
17. contractuales se deben reportar al área comercial,
¿Operación área de Operaciones, oficial de cumplimiento.
V presenta Estos cambios solo deben ser aprobados por el
desviación? área comercial, mediante correo electrónico, y
contar con el aval del Oficial de Cumplimiento, en
el tiempo requerido por la operación.
Si no presenta desviación ir a la actividad 19
realizar reunión post movilización.
18 Se realizan las correcciones necesarias para Coordinador de
H Realizar ajustar el proceso. Operaciones
corrección
Identificación de posibles mejoras en la operación. Coordinador de
Elaborar y firmar documentos de operación. Operaciones
Solicitar diligenciamiento formato Evaluación de
19.
Satisfacción.
Realizar reunión
Una vez finalizada la operación, se debe asegurar
H post
que el lugar de trabajo queda completamente
movilización
limpio y ordenado.
No aplicara reunión de post movilización para
Spooler y Camiones de Vacío, ni para viajes
sencillos
20. Se debe solicitar el diligenciamiento de la Coordinador de
Solicitar evaluación de satisfacción para realizar las Operaciones
diligenciamiento acciones de mejora pertinentes en caso de ser
H
Formato requeridas.
Evaluación de
Satisfacción
En el caso de vehículos contratados, se debe y Coordinador de
21. validar el número del manifiesto para realizar la operaciones/coordinador
Realizar correspondiente aceptación del servicio, en el administrativo
H
aceptación del momento en que finaliza el servicio.
servicio Para el caso de vehículos propios, la aceptación se
realiza en el momento del despacho.
Se debe garantizar que una vez finalizado el Coordinador de
servicio, los operadores entreguen todos los operaciones/coordinador
22. documentos soportes de facturación al administrativo
Entregar administrador de base y/o coordinador de
documentos operaciones quien se encargará de verificarlos.
H soporte Posteriormente, se debe realizar en el sistema el
facturación a cumplido de los soportes, para poder reconocer el
Administrador ingreso y liberar el pedido inicial, para luego ser
de Base. facturado. Con el número de registro generado en
el cumplido, se escanean los documentos
referenciando el número de cumplido generado.

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23. Verificar y validar que se encuentren las firmas Coordinador
V Verificar correspondientes en los documentos, y que estos Administrativo
documentos se encuentren con los soportes completos

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Consultar el contrato/orden de servicio recibidas Gerente

por el cliente para determinar la entrega final del Coordinador
(los) servicio(s) y se envían los documentos Administrativo
soporte a facturación
24. Finalmente, se debe realizar el cierre técnico y
H Cierre de la comercial en el sistema; así se garantiza que todos
movilización los servicios se hayan entregado a satisfacción,
que se hayan generado los ingresos respectivos y
que no queden órdenes pendientes por ejecutarse,
saldo por pagar a proveedores. Adicionalmente
paz y salvo de las comunidades, si aplica.
25. Se toman las acciones correctivas y preventivas si
Analizar el se presentan hallazgos. Coordinador de
proceso y Aplicar el procedimiento de Gestión del Cambio y Operaciones
A Mejoramiento si se presentan cambios.
tomar acciones
preventivas y
correctivas

ACTIVIDAD QUE ENTREGA SALIDAS CLIENTES

5. Realizar Planeación inicial órdenes de transporte, plan de Personal operativo
movilización
10. Realizar inspección del equipo Lista de chequeo Preoperacional Coordinador HSE
de transporte
9. Diligenciar documentos de Remesa, manifiesto de carga y Operador del equipo
transporte propios del vehículo y orden de cargue si aplica
conductor
17. Entregar documentos soporte Actas de inicio y fin de Movilización, Coordinador Administrativo
facturación a Administrador de Planes diarios, remesas y soportes / Coordinador de
Base. del cliente operaciones

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