Sistemas de gestión Comercial

Un sistema de gestión comercial es un conjunto de herramientas, procesos y

tecnologías diseñados para facilitar y optimizar las operaciones comerciales de una
empresa. El objetivo principal de un sistema de gestión comercial es mejorar la
eficiencia, aumentar la productividad y optimizar el rendimiento general del área
comercial de una organización. Este tipo de sistema puede abarcar una amplia gama
de funciones y procesos, incluyendo ventas, marketing, atención al cliente, gestión de
inventario, análisis de datos y más.
Algunas características clave de un sistema de gestión comercial pueden incluir:
1. Gestión de ventas: Registro y seguimiento de oportunidades de venta, cotizaciones,
pedidos, facturación y gestión de comisiones.
2. Gestión de clientes: Almacenamiento de información de clientes, historial de
interacciones, seguimiento de cuentas y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
3. Gestión de inventario: Control de niveles de inventario, seguimiento de productos,
reabastecimiento automático y gestión de almacenes.
4. Gestión de marketing: Planificación y seguimiento de campañas de marketing,
análisis de resultados y segmentación de clientes.
5. Análisis y reportes: Generación de informes y análisis de datos relacionados con
ventas, rendimiento de productos, tendencias de mercado, etc.
6. Automatización de procesos: Automatización de tareas repetitivas y flujos de trabajo
para mejorar la eficiencia y reducir errores.
7. Integración: Capacidad para integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados
en la empresa, como sistemas contables o sistemas de gestión empresarial (ERP).
8. Gestión de pedidos y entregas: Seguimiento de pedidos desde la entrada hasta la
entrega final, incluida la logística y la gestión de la cadena de suministro.
9. Análisis de datos: Utilización de datos para identificar tendencias, patrones y
oportunidades de mejora en las operaciones comerciales.
10. Gestión de personal: Asignación de tareas, seguimiento de actividades del equipo
de ventas, gestión de horarios y desempeño.

La elección y la implementación de un sistema de gestión comercial dependerán de

las necesidades específicas de la empresa, su tamaño, industria y objetivos
comerciales. Puede tratarse de software personalizado, soluciones de software
comerciales o plataformas en la nube que se adapten a las necesidades de la
organización y ayuden a mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.
Sistemas Integrados de Gestión
Los Sistemas Integrados de Gestión (SIG), también conocidos como ERP (Enterprise
Resource Planning, por sus siglas en inglés), son sistemas de software diseñados
para integrar y gestionar múltiples procesos y operaciones dentro de una organización
en una única plataforma. Estos sistemas permiten a las empresas automatizar,
supervisar y controlar una variedad de funciones empresariales, como la planificación
de recursos, la gestión de inventario, la contabilidad, la gestión de recursos humanos,
la producción, las compras, las ventas, entre otros.
Los principales objetivos de implementar un sistema integrado de gestión son:
1. Eficiencia operativa: Los SIG eliminan la necesidad de utilizar múltiples sistemas y
hojas de cálculo aislados, lo que reduce la duplicación de esfuerzos y mejora la
eficiencia en toda la organización.
2. Visión integral: Proporcionan una visión global de las operaciones de la empresa, lo
que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.
3. Automatización: Los procesos manuales se automatizan, lo que reduce la
posibilidad de errores humanos y acelera las operaciones comerciales.
4. Integración de datos: Los datos se almacenan en una única base de datos
centralizada, lo que mejora la consistencia y la calidad de los datos y facilita el acceso
y análisis.
5. Colaboración: Facilitan la colaboración y la comunicación entre diferentes
departamentos al proporcionar una plataforma compartida para acceder a la
información.
6. Cumplimiento normativo: Los SIG pueden ayudar a asegurar que las operaciones
de la empresa cumplan con regulaciones y normativas aplicables.
7. Mejora en la atención al cliente: Al tener una visión unificada de las interacciones
con los clientes, las empresas pueden brindar un mejor servicio al cliente.
Algunos de los sistemas de gestión integrada más populares en el mercado incluyen
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, NetSuite, entre otros. La elección de un
sistema depende de las necesidades y características específicas de cada empresa.
Es importante destacar que la implementación exitosa de un sistema integrado de
gestión requiere una planificación cuidadosa, una inversión significativa de recursos y
una gestión adecuada del cambio en la organización para asegurar que todos los
empleados se adapten y aprovechen al máximo la nueva plataforma.

Modulares Los ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de software integral diseñado
para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar sus operaciones
empresariales en áreas como finanzas, recursos humanos, ventas, compras,
inventario, producción y más. Los sistemas ERP son esenciales para integrar y
automatizar procesos en toda la empresa, lo que conduce a una mayor eficiencia y
toma de decisiones informadas.

La modularidad en los ERP se refiere a la capacidad del sistema para dividirse en

módulos independientes que se pueden implementar y utilizar de manera individual o
combinada según las necesidades específicas de la organización. Cada módulo se
enfoca en una función o proceso empresarial específico. Algunos ejemplos de
módulos comunes en un sistema ERP modular pueden incluir:
1. Finanzas y Contabilidad: Gestión de cuentas por pagar, cuentas por cobrar,
presupuestos, activos fijos, contabilidad general, informes financieros, etc.
2. Recursos Humanos: Administración de nómina, seguimiento del tiempo y asistencia,
reclutamiento, capacitación, beneficios, evaluación del desempeño, etc.
3. Gestión de la Cadena de Suministro: Control de inventario, planificación de la
demanda, gestión de proveedores, gestión de pedidos, seguimiento de envíos, etc.
4. Producción y Fabricación: Planificación de la producción, control de calidad,
seguimiento de la producción, gestión de órdenes de fabricación, etc.
5. Ventas y CRM (Customer Relationship Management): Seguimiento de clientes,
gestión de oportunidades de ventas, automatización de ventas, servicio al cliente, etc.
6. Compras: Solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, gestión de proveedores,
seguimiento de entregas, etc.
7. Gestión de Proyectos: Seguimiento de proyectos, asignación de recursos,
planificación de tareas, seguimiento del progreso, etc.
8. Gestión de Activos: Seguimiento y administración de activos físicos y su ciclo de
vida.
9. Gestión de Calidad: Control de calidad, seguimiento de estándares, auditorías, etc.
10. Análisis y Reportes: Generación de informes personalizados, análisis de datos
empresariales, paneles de control, etc.

La modularidad en los ERP permite a las organizaciones implementar solo los

módulos que necesitan inicialmente y luego agregar o ajustar módulos a medida que
evolucionan sus necesidades empresariales. Esto proporciona flexibilidad y permite
una adaptación más específica a las operaciones de cada empresa. Sin embargo,
también es importante tener en cuenta que la integración de diferentes módulos puede
requerir una planificación y coordinación cuidadosas para asegurar que todos los
componentes funcionen juntos de manera efectiva.
Principales Sistemas de Información

La organización cuenta con:

- Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS, por sus siglas en inglés) en el Nivel
Estratégico
- Sistemas de Información Gerencial (MIS)
- Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) en el Nivel Administrativo;
- Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS)
- Sistemas de Oficina en el Nivel de Conocimiento;
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) en el Nivel Operativo.
A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las
principales áreas funcionales. Sistema CRM, SCM y ERP.
1- Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)
 Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora.
Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el
mantenimiento de registros.
Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el
más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo
de las operaciones o actividades rutinarias.
Las características más comunes dentro de la empresa son las siguientes:
- A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
- Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta
en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
- Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
- Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.

2- Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS)

Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores

de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no
estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar (no
reemplazar), las capacidades de decisión del ser humano.

3- Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles
de usuarios individuales.
Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que
los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías
de software.
Ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de
grupos de trabajo.
Características:
- Diseño especial.
- Facilidad de uso.
- Flexibilidad.
- Apoyo a la toma de decisiones.
- Aportaciones anónimas.
- Reducción del comportamiento negativo del grupo.
- Mantenimiento de registros automáticos.

4- Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)

Sistemas de oficina y estaciones de trabajo de diseño.

 Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la
organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos
intensivos en información.
Como podemos observar, el conocimiento como activo intangible es difícil
de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo hacerlo.
El conocimiento es fundamental para las organizaciones, para su forma de
hacer negocios y encontrar ventajas competitivas. Dichas herramientas nos
ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar
los procesos de gestión de una manera más efectiva. Todas las habilidades
y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles
desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su
vez se puedan desarrollar y mejorar.

5- Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)

Es una aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la

productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las
actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.
Coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y
áreas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan
actividades. Comunican.

6- Sistemas de Información para la Administración (SIA) (MIS Management

Information System)

Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de

datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a
administradores y tomadores de decisiones.
Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de
decisiones.
Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas
y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa.

Objetivos:
- Ofrecer a la administración la información necesaria de manera habitual y
continua.
- No sólo ofrece datos, sino el conjunto de éstos analizados y procesados.
- Ayudar en el proceso de planeación como una herramienta en el desarrollo de
estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa
- Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de
control en una empresa.
- Permitir una comunicación más lateral y cruzada sobre una base formal en
una organización.
- Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos
administrativos de una organización mediante el uso de la información
recabada.

7- Sistemas de información Estratégicos

 Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta
gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo
plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.

Características:
- Suelen desarrollarse “in house”, es decir, dentro de la organización, por lo
tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
- Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a través de su evolución
dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a
partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
- Apoyan en el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la
empresa.
- Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o
más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
- Contribuyen al logro de una meta estratégica.
- Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma
en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

8- Sistemas CRM, SCM y ERP

En la actualidad, donde la feroz competencia en el mercado lleva a que las

empresas mejoren sus servicios día a día, se vuelve necesaria la
realización de una adecuada planificación de recursos mediante los
denominados sistemas de información gerenciales, tales como el ERP.
- El sistema de planificación denominado ERP , siglas del nombre en inglés
Enterprise Resource Planning, surgió de la necesidad de englobar todos los
datos referentes a la totalidad de la cadena de producción de las empresas,
con el fin de brindar información confiable en tiempo real.

- Estos sistemas llamados Front Office o más comúnmente denominados CRM,

son aquellos que como su nombre lo indica permiten una relación directa con
los clientes (por ejemplo, los negocios de comercios electrónicos).
Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas áreas de una
compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la logística, la
distribución, el control de stock, la contabilidad de la organización y demás.
Se trata básicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la
información de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los
momentos oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan mediante el
ERP.
Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el ambiente
empresarial como sistemas de Back Office, ya que sólo se encuentran involucrados en
él los diferentes sectores de la compañía.
Gracias a la utilización de ERP, todos los departamentos de una organización logran
estar comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa,
ya que al disponer de información concreta en tiempo real se hacen posible las toma
de decisiones inteligentes.
La característica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes partes, cada
una de ellas destinada a las diversas áreas de la empresa, y las integra en un sólo
programa para compilar la información que puede ser utilizada a la vez por cualquiera
de los sectores que componen una organización.
Objetivos principales de ERP:
- Optimización de procesos empresariales.
- Acceso a información de forma confiable, veraz y a tiempo.
- La posibilidad de compartir información con las demás áreas de la
organización buscando integridad y buen desarrollo de los procesos.
- Eliminación de procesos innecesarios dentro de la compañía.
Esto es posible gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la información
generada por cada área de la empresa, pudiendo recurrir a los datos de manera
confiable y oportuna, eliminando los datos irrelevantes que podrían provocar
operaciones innecesarias y malas decisiones.

En síntesis... Los principales Sistemas de Información son:

1 | Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS)
2 | Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS)
3 | Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)
4 | Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS)
5 | Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)
6 | Sistemas de Información para la Administración (SIA)
7 | Sistemas de información Estratégicos
8 | Sistemas CRM, SCM y ERP