GESTIÓN CON VALORES PARA

- FUNCIÓN PÚBLICA -
EL RESULTADO
 Agenda
1 Contexto y generalidades

Fortalecimiento organizacional y simplificación de

2 procesos

Gobierno digital
3

Transparencia, racionalización de trámites y

4 participación ciudadana

5 Preguntas
 DIMENSIÓN 3
Gestión con Valores
para resultados
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
RELACIÓN DE LA VENTANILLA
ESTADO – CIUDADANO HACIA ADENTRO

Transparencia, acceso a la Fortalecimiento organizacional

información pública y lucha contra la y simplificación de procesos
corrupción
Ejecución Presupuestal y eficiencia
Servicio al ciudadano del gasto público
Contratación
Racionalización de trámites
Gobierno digital
Participación ciudadana en la gestión
Defensa jurídica
Gobierno digital
 DIMENSIÓN 3
Gestión con Valores
para resultados

MIPG Ayuda a lograr resultados y garantizar derechos

- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
TRANSPARENCIA,
FORTALECIMIENTO
RACIONALIZACIÓN
ORGANIZACIONAL GOBIERNO
Y SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES Y
DIGITAL
DE PROCESOS PARTICIPACIÓN
CIUDADANA

La tercera Dimensión de MIPG, tienen como propósito orientar la

realización de las actividades para lograr los resultados propuestos y
materializar su planeación institucional en el marco de los valores del
servicio público.
2 Fortalecimiento organizacional

- FUNCIÓN PÚBLICA -
y simplificación de procesos
v
Fortalecimiento organizacional y
simplificación de procesos

GESTIÓN PARA EL RESULTADO CON VALORES

Carta Iberoamericana de la
Calidad (CLAD: 2008)

La operación por procesos permite la mejora

de las actividades de la administración pública
orientándola al servicio público y a resultados.

Los procesos son una secuencia ordenada de

actividades, interrelacionadas, para agregar valor,
tomando como enfoque y prioridad fundamental, al
ciudadano como el eje fundamental de la gestión.
La estrategia como base para la Gestión
por Procesos

Misión

GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

Por qué existimos

Visión
Qué queremos ser

Valores Fundamentales – Código de Integridad

En qué creemos

Estrategia - Objetivos Estratégicos

Nuestras Directrices

Objetivos de los Procesos

Qué necesito hacer en mi proceso
METAS PROGRAMAS PROYECTOS
 Tener en cuenta:
Misión
 Mandato constitucional
 Normas que regulan la entidad Visión
1. Preceptos
 Quienes somos? Constitucionales y
 Que hacemos? Legales
 Quienes son nuestros clientes y/o grupos de
2. Grupos de Interés
interés? (análisis de
 Hacia donde nos dirigimos? necesidades)
 Cual es la medida de cumplimiento?
(objetivos y metas institucionales)

PRODUCTOS Y 3. Planes, Programas,

SERVICIOS Estructura organizacional
Modelo de Operación INSUMOS
MAPA DE
PROCESOS 4. Cadena de
Valor
(La interrelación de los
PROCEDIMIENTOS procesos misionales
dirigidos a satisfacer
las necesidades y
requisitos de los
usuarios)
PROCESOS
 Mapa de Procesos

GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

Representación gráfica
(visual) de la forma
como la organización
opera para conocer y
para satisfacer las
necesidades de sus
clientes.
Clasificación de los procesos

Estratégicos
Misionales

GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

Tienen como tarea primordial el
Cadena de valor que permite obtener el
establecimiento de políticas y estrategias,
resultado previsto por la entidad en el
fijación de objetivos, comunicación y
cumplimiento del objeto social o razón de
disposición de recursos necesarios, facilitan
ser.
el seguimiento y la mejora

Apoyo Evaluación
Proveen los recursos necesarios para el Necesarios para medir y recopilar datos para
desarrollo de los procesos estratégicos, el análisis del desempeño y la mejora de la
misionales y de evaluación. eficacia y la eficiencia de la entidad.
 Pasos para definir el modelo de procesos de la entidad

1. Identificar los procesos de la entidad.

Caracterizar un proceso

• Consiste en definir los rasgos diferenciadores de

2. Identificar a los dueños de los procesos.
los procesos (insumos, salidas, proveedores,
clientes y riesgos asociados).
• Permite ver de manera integral y secuencial la 3. Definir con cada dueño la secuencia lógica de las
esencia del proceso y el aporte que hace a los actividades o tareas que conforman su proceso.
objetivos institucionales.

4. Elaborar las caracterizaciones de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos

 Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos

Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes

• Descripción de alto • Productos y/o servicios
• Productos del que cumplen con los
nivel de la actividad
proceso requisitos
• Proporcionan • Recursos que 1
los recursos requiere el
requeridos proceso ¿Cuándo
empieza
el
6 5 7 proceso? 2 4 3
¿Quién ¿Qué entradas se ¿Qué es lo ¿Qué son las ¿Qué es lo ¿Quién es el
¿Qué es el
suministra cada requieren para que el salidas? que cada cliente de
proceso?
entrada? habilitar el proceso cliente cada salida?
espera de espera de
proceso? cada cada salida?
¿Cuándo
entrada? termina el
proceso?

Fuente: Entrenamiento Green Belt Seis Sigma.

 – QUÉ DEBE HACER LA ENTIDAD –

Metodología Caracterización de
Procesos

Objetivo y Alcance

GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

Objetivo Alcance

Resultados que la entidad espera Determina desde donde se inicia el

lograr para cumplir la misión y proceso y los principales productos
visión. Determina el cómo logro la que va a generar, lo que va a definir
política trazada y el aporte que se sus límites, responsables e
hace a los objetivos involucrados frente a su desarrollo.
institucionales.
 – QUÉ DEBE HACER LA ENTIDAD –

Establecer

GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO

Identificar
Los objetivos
Un objetivo es un deben ser:
enunciado que Recopilar Medibles,
expresa una realistas y se
acción por lo tanto deben evitar
Investigar
debe iniciarse con frases subjetivas
un verbo fuerte
Buscar

Registrar
Rediseñar el Proceso

• ¿Para qué se hace realmente esta tarea?

• ¿Por qué la actividad es necesaria?
• ¿Qué otra cosa se podría o se debería hacer?
• ¿Dónde se lleva a cabo?
• ¿Por qué se lleva a cabo en ese lugar en particular?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Por qué se hace en ese momento en particular? 4. ACTUAR 1. PLANEAR
• ¿Cuándo se podría o debería hacer?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Por qué lo hace esa persona? 3. VERIFICAR 2. HACER
• ¿Quién más podría o debería hacerlo?
• ¿Cómo se hace?
• ¿De qué otra forma se podría o debería hacer?
 ENTIDAD MIPG
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: 1DT-CP-0001
Fecha: 07-05-2018
DIRECCIONAMIENTO TECNOLÓGICO
Versión: 06

OBJETIVO ESTRATÉGICO : Potenciar la gestión del conocimiento, la innovación, implementación y uso sostenible de las TICS.

OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar, proyectar e implementar los recursos tecnológicos utilizados para el servicio, orientados a garantizar la oportunidad, calidad y
OBJETIVO DE CALIDAD: Crear condiciones de seguridad para la ciudadana.
seguridad de la información, para prestar un servicio efectivo a la ciudadanía con base a la estrategia de innovación.
ALCANCE DEL PROCESO: Este proceso aplica a todos los procesos de la organización e inicia desde la planeación de tecnologías de la información, posteriormente
establece las condiciones para la infraestructura que soporta la operación, así como asistencia y soporte técnico a las necesidades de los usuarios internos,
DUEÑO DE PROCESO: JEFE DIRECCIÓN DE TELEMÁTICA mantenimiento e innovación de la plataforma tecnológica, y continúa con el desarrollo y mantenimientos de sistemas de información y termina con la evaluación de la
atención de requerimientos tecnológicos
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial
ENTRADAS ACTIVIDADES CLIENTES Y PARTES
SALIDAS
PROCESOS O PROVEEDORES (Documentos de origen interno y externo) INTERESADAS
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (Proceso (s), procedimiento (s), formatos, guías, etc.)
(Destinatario)
PLANEAR
Plan Estratégico Institucional
Proceso de Direccionamiento Estratégico Respuesta a requerimientos
Unidades Territoriales
Manual del Sistema de Gestión Integral 1.Aportar a la prospectiva Plan de acción del Direccionamiento Tecnológico
Oficina de planeación
Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral institucional desde el punto de Jefe de Telemática Concepto técnico de equipos y elementos tecnológicos.
Ley 1341 del 30/07/09 Por la cual se definen principios y conceptos vista Tecnológico Manual del Sistema de gestión de seguridad de la información
sobre la sociedad de la información y la organización de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC.
HACER
Informe de gestión controles Tecnológicos de las unidades
2. Aplicar los Lineamientos Jefe Grupo Soporte y Apoyo -
Unidades desconcentradas de Telemática desconcentradas de Telemática Direccionamiento Tecnológico
Controles Tecnológicos (Herramienta de trabajo) Tecnológicos Coordinador Enlace de Telemática
VERIFICAR
Formato de informe de autoevaluación del control y la gestión Informe de autoevaluación del control y la gestión
Dueño Proceso Direccionamiento
Lista de chequeo para la autoevaluación de procedimientos
Tecnológico- Jefes Grupos de
Mejora continua e innovación formato de lista de chequeo para la 3. Realizar autoevaluación Oficina de Telemática
Telemática de las unidades
Direccionamiento Tecnológico (OFITE - UNDES) autoevaluación del control y la gestión. del control y de la gestión Oficina de Planeación
desconcentradas o responsables de
Telemática en las unidades.
Guía de herramientas de seguimiento y medición
ACTUAR
Formato de informe de autoevaluación del control y la gestión Dueño del proceso Direccionamiento
Oficina de Telemática
Resultados de las Auditorías internas Tecnológico
Oficina de Planeación
Mejora continua e innovación Control interno Guía para la realización de auditorías internas 4. Implementar Acciones jefes Grupos de Telemática de las Plan de mejoramiento (correcciones , acciones correctivas,
Procesos de Control Interno
Entes de control externos Resultados de la revisión por la dirección correctivas o de mejora unidades desconcentradas o planes de trabajo) o proyectos
Guía para la mejora continua. responsables de Telemática en las
Procedimiento de ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección unidades. Plan de mejoramiento
RECURSOS
VER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Responsable Gestión por Procesos de Telemática Jefe Grupo Soporte y Apoyo Jefe Oficina de Telemática
Fecha: 31/12/2017 FECHA: 10/02/2018 FECHA: 10/02/2018
 3 Gobierno digital
v

- FUNCIÓN PÚBLICA -
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

Gobierno digital

- FUNCIÓN PÚBLICA -
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
http://mintic.gov.co/portal/604/w3-article-73081.html
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
4 Transparencia, racionalización

- FUNCIÓN PÚBLICA -
de trámites y participación
v

ciudadana
 Marco Normativo
y de Política Documentos de Política - CONPES

Rendición de Cuentas (2010)

Constitución
Política (1991)
Servicio al Ciudadano (2013)
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

Ley Antitrámites

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Anticorrupción (2013)
(2005)

Estatuto
Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Anticorrupción (2011)

Decreto Ley 019

(2012) Planes Participación Ciudadana
Ley Transparencia
(2014) Sistema Único de Información de Trámites – SUIT

Ley Participación Manual Único de

Ciudadana (2015) Rendición de Cuentas
Relación Estado Racionalización y Automatización de
Ciudadano Trámites

Código de Integridad
 ¿Cómo vincular a la
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
ciudadanía a la gestión
v

pública? Niveles de
Madurez Ciudadana
Escenarios de relacionamiento
de los ciudadanos con el Estado
Solicita Trámites y
2 Otros Procedimientos
Administrativos 4 Participa y
colabora

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Accede a
1 Información 3 Hace control y
exige cuentas
Pública
Cómo fortalecer la relación con los
ciudadanos mediante el acceso a la
información pública

• Publicando información de la entidad

Herramientas

- FUNCIÓN PÚBLICA -
y de los trámites y procedimientos que
ofrece, en lenguaje claro
• Estandarizando la información
brindada a través de los diferentes • Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
canales
• Sistema Único de Información de
• Informando al ciudadano de manera
Trámites – SUIT
proactiva • Sistema de Gestión del Empleo Público
• Informando a la medida de las – SIGEP
necesidades del ciudadano acorde • Guía para la implementación de la Ley
con los ejercicios de caracterización de Transparencia
• Teniendo en cuenta elementos de
Accede a accesibilidad físicos y digitales para la
1 Información
Pública
interacción con el ciudadano
 Concepto del Derecho – Ley 1712 de 2014

Gestión documental
- NOMBRE DE LA SECCIÓN -

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Transparencia Transparencia
Activa Divulgación Respuesta a Pasiva
Proactiva de solicitudes de
Información acceso

Derecho de acceso a la información pública

Transparencia Activa – Decreto 1081 de 2015
Información mínima obligatoria
Sección Transparencia y Acceso a Instrumentos de gestión a la información
la Información Pública Informe de solicitudes de acceso
Costos de reproducción de la información pública

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Directorio de servidores públicos, Publicación de información relativa a la hoja de vida y a
empleados y contratistas los datos de contacto
Información publicada en el SIGEP

Publicación de Trámites Inscripción de trámites en el SUIT

Publicación de información Información en el SECOP

contractual

Publicación de datos abiertos

Transparencia Pasiva
Ley 1712 de 2014 y Decreto 1166 de 2016

 Toda persona tiene derecho a solicitar y  Una solicitud de acceso a información pública
recibir información de cualquier sujeto es aquella que, de forma oral o escrita,
obligado incluida la vía electrónica, puede hacer
cualquier persona para acceder a la
información pública
Instrumentos de Gestión de Información –
Ley 1712 de 2014

Registros (inventario) de Activos de Información

Índice de Información Clasificada y Reservada

Esquema de Publicación de Información

Programa de Gestión Documental

Cómo fortalecer la relación con los
ciudadanos en el acceso a los trámites

• Identificando y priorizando de
forma participativa los trámites a Herramientas
Solicita Trámites y racionalizar
2 Otros Procedimientos • Formulando la estrategia de

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Administrativos racionalización
• Reduciendo o eliminando pasos, • Plan Anticorrupción y de Atención al
requisitos, tiempos y/o Ciudadano
documentos y usando TIC • Sistema Único de Información de
• Cuantificando el impacto de las Trámites – SUIT – Modulo de
mejoras efectuadas Racionalización
• Metodologías para la racionalización
de trámites
• Protocolo para la identificación de
riesgos de corrupción asociados a la
prestación de trámites y servicios

1
Accede a
Información
Pública
 Política de racionalización y automatización de
trámites

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Política orientada a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y
automatizar trámites y otros procedimientos administrativos, para
facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos y el
cumplimiento de sus obligaciones.

Fuente: Función Pública.

 Objetivos de la política de racionalización
Facilitar al ciudadano y a los empresarios su interacción con el Estado

Aumentar la transparencia en las actuaciones administrativas y disminuir la

discrecionalidad del funcionario público

- FUNCIÓN PÚBLICA -
Atender las necesidades y expectativas del ciudadano
asociadas a los trámites

Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites

Fortalecer el control social y el seguimiento a la

implementación de las mejoras propuestas

Fuente: Función Pública.

Cómo fortalecer la relación
con los ciudadanos que • Diseñando y promoviendo espacios de rendición de
cuentas que tengan en cuenta los intereses de los
exigen de cuentas ciudadanos
• Garantizando un lenguaje claro para el ciudadano y los
grupos de valor
• Generando una cultura organizacional que informe,
explique, dialogue y de a conocer los resultados de su
gestión

- FUNCIÓN PÚBLICA -
• Implementando protocolos de atención de peticiones y
cartas de trato digno
2 Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos

Herramientas

• Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

• Manual Único de Rendición de Cuentas
• Plan Nacional de Formación para el Control Social
1
Accede a
Información
Pública

3 Hace control y
exige cuentas
¿Qué es Rendición de Cuentas?
Un proceso y una actitud permanente ¡en lenguaje claro y sencillo!

Contenidos
Rendición de Cuentas
ELEMENTOS

 Resultados y avances
Diálogo para de la gestión
Información de Responsabilidad de
explicar, escuchar y  Garantía de Derechos
calidad y en servidores públicos
lenguaje claro retroalimentar la
gestión y ciudadanos

Ley 1757 del 2015 – Artículo 52. Estrategia de Rendición de Cuentas

“Las entidades deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas,

cumpliendo con los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas, la cual
deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos”.
 • Diseñando y promoviendo espacios de participación
Cómo fortalecer la participación que tengan en cuenta necesidades de ciudadanos y
grupos de valor
ciudadana en la gestión pública • Facilitando la interacción de los ciudadanos con el
Estado, sus entidades y organismos a través del
diálogo efectivo
• Promoviendo la co-creación de políticas, acciones,
planes y programas.

4 Participa y

- FUNCIÓN PÚBLICA -
colabora

2 Solicita Trámites y
Otros Procedimientos
Administrativos
Herramientas

• Metodología para el dignóstico y la

planeación participativa
• Plan de Participación Ciudadana
• Manual Único de Rendición de
Cuentas
Hace control • ABC de la Ley de Participación

1
Accede a
Información
Pública
3 y exige
cuentas
Ciudadana
 Estructura de la Participación en Colombia
Constitución Política – Artículo 103

Diagnóstico Mecanismo de participación Directa:

Planeación Voto
Implementación Plebiscito
Seguimiento y/o evaluación Referendo
Consulta popular
Participación en la Gestión Cabildo abierto Participación Directa
Iniciativa legislativa
Revocatoria del mandato
Normatividad
Ley 489 de 1998 Normatividad
Ley 1712 de 2014
Ley 1757 de 2015 Ley 489 de 1998
Conpes 3656 de 2010 Ley 850 de 2003
Conpes 167 de 2013 Ley 1757 de 2015
Círculo Virtuoso de la Participación

Identificación de
Necesidades

Formulación de
Evaluación y
planes,
Control
programas…

Confianza

Ejecución -
Seguimiento
Implementación
La implementación
es un reto

- FUNCIÓN PÚBLICA -
de todos
 - FUNCIÓN PÚBLICA -
Dirección de Gestión y Desempeño
Institucional
eva@funcionpublica.gov.co
Tel: 7395656 exts. 610 hasta 620

www.funcionpublica.gov.co/ eva/mipg/.