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CONCEPTO ESTADOS CONTABLES BASICOS (estudiado)
Toda persona y toda empresa tienen un patrimonio.
El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones.
La suma de bienes más derechos es el activo. Mientras que la suma de las
obligaciones es el pasivo
La resta del activo menos el pasivo: si el resultado es positivo, es el capital de
la persona o empresa.
Por el contrario, si el resultado es negativo, esa cifra será el déficit de la
persona o empresa.
La contabilidad es el sistema que procesa las modificaciones que se dan
habitualmente en el patrimonio.
Para ordenar el funcionamiento y la variación del activo y el pasivo, se dividen
ambos en cuentas, que son el conjunto de objetos, derechos y obligaciones que tienen un significado común. Serán esas, las cuentas patrimoniales.
Veamos:
CUENTAS DE ACTIVO
CAJA. En ella se registran las entradas y salidas de dinero en la empresa, por
cualquier concepto.
BANCOS. Registra los movimientos que realizamos en el o los Bancos con los que trabaja la empresa, depositando y retirando. Si la empresa trabaja con más de un Banco, esta cuenta tendrá una derivación donde se registrarán los movimientos de cada banco
VARIOS DEUDORES. Registra el movimiento de las entregas de producto y
los pagos, que hacen habitualmente los clientes que compran a crédito. Esta cuenta tendrá una derivación donde se registrarán los movimientos de cada uno de los clientes que se agrupan en Varios Deudores.
DOCUMENTOS A COBRAR. Tiene el mismo cometido que la anterior, aunque
en ella se registran las deudas de personas que firmaron documentos o entregaron cheques diferidos en reconocimiento de su deuda.
MERCADERÍAS. Registra el movimiento de los productos que compra y vende
la empresa. Esta cuenta tendrá una derivación donde se registran los movimientos por unidad de medida de cada producto para la venta MATERIAS PRIMAS. Registra el movimiento de los productos que se utilizan para fabricar las mercaderías en las empresas industriales. También tiene una derivación donde se registran los movimientos por unidades de medida de cada materia prima.
MUEBLES Y UTILES. Registra el valor de los muebles que se usan para el
trabajo en la empresa. Escritorios, máquinas contables, mostradores, estanterías, etc.
VEHICULOS. Registra el valor de los que la empresa utiliza para su trabajo.
INMUEBLES. Registra el valor del inmueble donde está la empresa, si es de su
propiedad.
Si observamos el orden en que hemos dado los ejemplos de cuentas de activo,
veremos:
Algunas cuentas (Caja, Bancos) registran dinero corriente. Esa parte del Activo se designa DISPONIBLE.
Algunas cuentas (Varios Deudores, Documentos a Cobrar) deben recorrer un
paso para transformarse en disponible. Esa parte del Activo se designa EXIGIBLE.
Algunas cuentas (Mercaderías, Materias Primas) deben recorrer dos o tres
pasos para transformarse en disponible (venderse y luego cobrar, fabricarse, venderse y luego cobrar) Esa parte del Activo se designa REALIZABLE.
Algunas cuentas (Muebles y Útiles, Vehículos, Inmuebles) no está previsto que
se transformen en dinero. Esa parte del Activo se designa FIJO
CUENTAS DE PASIVO
VARIOS ACREEDORES. Registra el movimiento de las compras de producto y
materias primas que realiza la empresa a sus proveedores y los pagos que se les realizan. Esta cuenta tendrá una derivación donde se registrarán los movimientos de cada uno de los proveedores que se agrupan a Varios Acreedores.
DOCUMENTOS A PAGAR. . Tiene el mismo cometido que la anterior, aunque
en ella se registran las deudas en que la empresa firmó documentos en reconocimiento de su deuda.
CHEQUES DIFERIDOS. En ella se registran estos documentos entregados a
los proveedores, cuidando que haya el suficiente disponible en el Banco en la fecha de su vencimiento. HIPOTECAS A PAGAR. Se registran las deudas creadas por la compra o la puesta en garantía de un inmueble. Se trata, en general, de deudas a mediano o largo plazo.
También aquí hemos ordenado las cuentas por el plazo –de menor a mayor- para honrar las deudas contraídas. Y en la presentación se denominarán PASIVO A CORTO PLAZO, PASIVO A MEDIANO PLAZO Y PASIVO A LARGO PLAZO
CUENTAS DIFERENCIALES. En muchas de las acciones comerciales de la
empresa, el patrimonio cambia en su contenido pero no en su monto. Tal es el caso de las compras de materias primas o mercaderías, el cobro de deudas, el pago de obligaciones, los depósitos y retiros en los bancos, etc.
Pero existen otras acciones que afectan el monto del patrimonio, sea aumentándolo o disminuyéndolo. Veamos: El pago de los sueldos y/o jornales, los aportes a la seguridad social, los impuestos, los gastos de gasolina de los vehículos, los intereses de los préstamos bancarios, los gastos de papelería, propaganda, limpieza, vigilancia, etc. Todos estos ejemplos implican disminución del activo, dado que sale dinero y, a cambio, no ingresa nada que sea realizable.
En contrapartida, cada vez que se realiza una venta, se produce un incremento
patrimonial, porque la deuda que adquiere el cliente, o el dinero que paga, es mayor que el costo del producto que se le entrega.
Para registrar esos movimientos, están las cuentas diferenciales, que registran de forma ordenada los montos y conceptos de los aumentos o disminuciones en el patrimonio.
HECHOS ECONÓMICOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS. SU REPERCUSIÓN
EN EL PATRIMONIO. Todos los ejemplos que hemos puesto hasta ahora, son hechos económicos; dados que ellos modifican en su composición o en su dimensión al patrimonio.
En la empresa se dan también los actos administrativos, que sirven para
ordenar el trabajo, sin incidir directamente en el patrimonio. Fijar los horarios de atención, distribuir el trabajo entre el personal, ordenar la ubicación de las distintas secciones o estanterías, etc.
EL METODO DE PARTIDA DOBLE. Es el utilizado para contabilizar los
movimientos que ocurren en el patrimonio permanentemente. Su definición es: No hay deudor sin acreedor. El que recibe es deudor y el que entrega es acreedor. El libro que registra cada uno de los hechos económicos es el DIARIO. Veamos:
1.- Depositamos dinero en el Banco. La cuenta Banco será deudora porque
recibe y la cuenta Caja será acreedora porque entrega.
2.- Cobramos una deuda a un Cliente. La cuenta Caja será deudora y la cuenta Varios Deudores será acreedora.
3.- Pagamos el alquiler de nuestro depósito. La cuenta Caja será acreedora
porque entrega el dinero; pero, a cambio no ingresa ningún activo ni disminuye el pasivo. Se está produciendo una disminución del patrimonio. En este caso, la cuenta deudora será una cuenta diferencial que puede llamarse Arrendamientos. 4.- Vendemos un producto. Aquí habrá una cuenta deudora que puede ser Caja, si la venta fue al contado y una cuenta acreedora que debe ser mercaderías. Pero el ingreso de dinero es mayor al egreso de producto. La diferencia, en este caso es una cuenta diferencial acreedora: Utilidades sobre Ventas
Como vemos con los ejemplos dados, en todos los casos se cumple que en cada hecho económico hay deudores y acreedores por el mismo importe. Y en los casos que se produce un incremento o disminución del patrimonio interviene una cuenta diferencial que registra la ganancia o la pérdida para la empresa.
DOCUMENTACION COMERCIAL
Todos los hechos económicos se registran por documentos:
Nota de Entrega
Factura (contado o crédito)
Recibo
Conforme (documento que certifica venta de mercadería a crédito)
Vale (Documento que certifica préstamo a plazo)
LIBROS DE COMERCIO
Diario. Registra en asientos de partida doble todos los hechos económicos.
Mayor. Cada una de las cuentas tendrá una hoja en él, donde se registran los movimientos de diario en que la cuenta aparece. Sea al Debe (deudor) o al haber (acreedor). De las restas sucesivas se irá registrando diariamente el saldo (deudor o acreedor) de la cuenta.
Como ya hemos visto, este libro tiene unos derivados que son los auxiliares del mayor:
Bancos
Varios Deudores
Efectos a Cobrar
Mercaderías
Materias Primas
Varios Acreedores
Efectos a Pagar Finalmente: el Libro de Inventarios que registra, en detalle la composición de cada una de las cuentas patrimoniales en el momento de la realización del balance.
