1.

Concepto de compras

“OBTENER EL (LOS) PRODUCTO(S) O SERVICIO(S) DE LA CALIDAD ADECUADA, CON EL

PRECIO JUSTO, EN EL TIEMPO INDICADO Y EN EL LUGAR PRECISO.

Muchas empresas manejan este concepto cómo la acción de “adquirir

provisiones o materiales” para la empresa (materias primas, componentes o
artículos terminados”. También podemos decir que compras es comerciar, es el
acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en
el tiempo correcto y en el lugar correcto;

Es necesario comentar también que el proceso de compras no sólo implica el

adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa sino que
también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar
con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios.

2. Departamento de compras

2.1. Concepto. –

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros
departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la
importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada
departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la
organización

MI ASESOR CONTABLE 1
2.2. Funciones:

• Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y

equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales
deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.

• Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario

y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas
(peso y medidas.

• Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras

se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación
proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y
dimensiones de las mismas.

3. Actividades del Departamento de Logística

3.1. Participación del departamento de compras en la obtención de

utilidades.

• La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por

lo tanto, el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la
medida que se realice una buena compra.

• Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final,

si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y,
como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.

MI ASESOR CONTABLE 2
3.2. Fijación del precio de compra.

• Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado,

ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de
importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo
al deslizamiento del T/C, razón por la cual el comprador debe estar
informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar
que el precio cotizado sea respetado.

• Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste

brusco de la relación T/C afecta al producto comprado, debido a que el precio
de venta del material que se pretende adquirir aumentará en proporción a la
cantidad de materiales de importación que lleve en sí dicho producto; por
ejemplo,

• Si se compone de un 30% de material de importación, el comprador no

aceptaría un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe
considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como
ayuda o para las transacciones comerciales.

• Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus
materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos
de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo
para ellos.

3.3. La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales
adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder
hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; Al mismo
tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en
costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la
inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.

MI ASESOR CONTABLE 3
3.4. Costos y sustitución de materiales.

• Las compras representan un renglón en costos que pueden ser

controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden
incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

• Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través

de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta
y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio
de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y
descuentos comerciales.

• Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento

de compras está en posición de introducir nuevos materiales en
sustitución de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento del
producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

• Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios

tecnológicos múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco
tiempo va a ser obsoleto, porque ya habrá algo mejor; por tal motivo, es
importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y sobre
todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos
materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobados, evaluando así, la
conveniencia de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio,
disminución de la cantidad a usar del proceso, ser un producto de línea
con el proveedor y no una especialidad.

MI ASESOR CONTABLE 4
4. La Administración de las compras

• Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar

verticalmente debe administrar una función de compras.

• Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y

Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por
medio de los cuales se administra un gerente”, se estructura el proceso de la
administración de compras.

Personalmente, podría definir a la administración de compras como la tarea

del departamento que está enfocada al costo del inventario y la
transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.

Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

• Dicho proceso de administración de compras tiene algunas modificaciones, las

cuales se verán a continuación.

4.1. Planeación

Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos

entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos
dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente
de la empresa misma.

4.2. Pronóstico de ventas.

“Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros”.

El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de

experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de
planes y programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica
el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo
determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para
satisfacer las necesidades del mercado. Para elaborar un pronóstico de
ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores:

MI ASESOR CONTABLE 5
 • Tipo de fruto, estadística de ventas de años anteriores, tipo de mercado al
cual se dirige el producto, competencia directa o indirecta, calidad del
artículo, precio, inflación.

Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al

departamento de Comercialización y de control de inventarios, quienes a
su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar, así
como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan
pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

5. Objetivos generales y específicos de un departamento de

compras

5.1. El objetivo general de un departamento de compras es:

llevar a cabo adquisiciones de manera eficiente, asegurando la obtención de los
insumos necesarios en el momento oportuno, en las cantidades adecuadas, a precios
competitivos y con altos estándares de calidad.

5.2. Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades
de la empresa.
• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad,
el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
• Desarrollar y administrar las compras.
• Establecer proveedores bien evaluados.
• Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de
nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de
calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y
distribución.
• Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
MI ASESOR CONTABLE 6
• Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
• Localizar nuevos materiales y productos.
• Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y
calidad adecuada de los artículos.
• Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
• Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
• Mantener un costo de operación económico en el departamento de
compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
• Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organización.
• Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y
potenciales.
• Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa,
que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de
producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer
sus necesidades.

• Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos

humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

• Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

• Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o

artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán
obtener muestras de los proveedores potenciales.

• Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los

procedimientos establecidos.

• Puntualizar normas de conducta moral.

• Obtener utilidades para la empresa.

MI ASESOR CONTABLE 7
No será sencillo, pero resulta vital pasar de “simplemente comprar” a la gestión
de compras. Si hay algo que pueda influir como pocos en la gestión logística en
general, y en la del almacén en particular, aparte del propio sistema SGA, ese es el
departamento de compras. Por desgracia, también como pocos tiende a anclarse en
las viejas costumbres, a saber: obviar al proveedor y al almacén para centrarse
únicamente en el precio del producto, normalizar el incumplimiento de plazos o la
interrupción de suministros, poca formación del personal, escaso o nulo nivel de
tecnologización, acumulación descontrolada de existencias por la caza de
descuentos, o la falta de atención a los cambios en la normativa.

Una de las razones es que muchos de los que conforman y dirigen los destinos del
departamento, se han formado y ejercido su labor profesional en un entorno que
nada tiene que ver con el actual, de constantes amenazas de falta de recursos,
subidas continuas de precios y escasez de materias primas. Otra causa podría ser
la poca importancia que se da a la visión de todas las consecuencias y repercusiones
que tiene su labor en otros departamentos de la empresa, bien por falta de formación

MI ASESOR CONTABLE 8
adecuada, bien porque en esa compañía en particular, esta capacidad de visión no
se fomente o no se le dé la importancia que tiene.

Otros departamentos pueden contribuir a mejorar las compras o a dificultar su

gestión. Compras es una parte muy importante de la cadena de suministro y por
tanto es sensible a las acciones y funcionamiento de otros departamentos, en
concreto al funcionamiento del almacén.

Aunque los intereses de ambos departamentos no coincidan exactamente en el cien

por cien de las ocasiones, están destinados a entenderse, a comunicarse con fluidez
y a sincronizar sus acciones. Por eso resulta de suma importancia conocer las
claves de acción conjunta cuya puesta en marcha en ambos departamentos pueden
mejorar, y mucho, las compras.

MI ASESOR CONTABLE 9
 Acciones en el almacén para facilitar la
gestión de compras.

1. Precisión de inventario.
Una vez más, la fiabilidad del inventario como punto estratégico. Las compras
se apoyan, entre otros factores, en los niveles de inventario. Un exceso o defecto
de inventario “falsos” pueden provocar que no se adquiera lo que se necesita o
que se compre aquello de lo que tenemos exceso de stock.

Un inventario fiable permite planificar las compras con precisión, establecer

correctamente el punto de pedido, configurar alertas y controlar los niveles de
existencias evitando roturas o sobrestocks.

2. Organización del puesto de recepción de mercancías.

Aplicando la filosofía Lean1 al almacén y más concretamente las 5S2 al puesto
de recepción. Esto agiliza el procedimiento. El objetivo es que todas las entradas
se den en tiempo real o con un mínimo desfase y que el producto recibido esté
disponible rápidamente para su venta sin errores ni descuadres.

3. Delimitación de zonas.
Cuando recibimos mercancía de más, o referencias que no trabajamos, o en las
que hemos detectado algún problema documental o físico (defectos o
deterioros) es aconsejable depositarlos en una zona concreta, específica, bien
delimitada y conocida por todos. Suele estar delimitada con líneas rojas y ayudas
visuales que indican claramente que el producto NO está disponible.

1
identificar y eliminar las actividades que no añaden valor para poder incrementar el flujo de
productos, minimizando así los costos.
2
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Seiri
MI ASESOR CONTABLE 10
Acciones conjuntas de la gestión de compras
y el almacén.
4. Reuniones periódicas.
Almacén no está exento de sufrir bajas, tener vacaciones o incidencias de toda
índole, ni compras tampoco. No toda la gestión logística se limita al manejo de
los KPIs a través de un dashboard. El departamento de compras y almacén
deben reunirse periódicamente dado que existen multitud de aspectos que
deben prevenirse, priorizarse y/o consensuarse entre ambos equipos.

5. Revisar continuamente los procedimientos.

Gracias a estas reuniones tenemos la posibilidad de realizar modificaciones en
algunos aspectos de “lo que siempre se ha hecho así”. La gestión logística debe
mantener siempre una parte de evolución, de adaptación al entorno, de
resiliencia. Las situaciones cambian, los productos también, el consumidor y el
mercado en general también y en consecuencia nuestros procedimientos deben
ir cambiando al mismo ritmo. Estos cambios afectarán a otros departamentos, y
gracias a las reuniones, todos se mantienen debidamente informados y
sincronizados de cada revisión procedimental que, además, podrá ser acordada.

Todas las empresas y sus almacenes lo hacen sean conscientes de ello o no. Al
menos todas las que siguen en el mercado.

MI ASESOR CONTABLE 11
6. Intercambio de información
Hablamos de visibilidad de la cadena de suministro de extremo a
extremo incluyendo a los clientes. Esto implica compartir información para lograr
una reducción en los niveles de stock, lotes de menor tamaño pero más
frecuentes, disminución de los errores, de los tiempos de respuesta y una
agilidad y flexibilidad excelentes. De esta forma, la información del proceso
iniciado en el propio cliente llega al proveedor sin apenas intermediarios en
tiempo récord.

7. Uso de la tecnología.
Todos los puntos anteriores alcanzan su principal apoyo en el correcto uso de la
tecnología. En concreto:

o ERP + sistema SGA: Para una fiabilidad de inventario y de las operaciones

máxima y en tiempo real, y proporcionar a otros departamentos sólo la
información que necesitan.

o MRP o MRP II: La planificación de recursos y materiales para producción en

base al nivel de inventario, la demanda y las previsiones, permite a compras
prever las necesidades de materias primas y componentes y también
financieras. Requiere alta fiabilidad de información.

o Automatización / robotización: Que agiliza cualquier proceso, en especial las

recepciones si el proveedor está integrado. Compras tiene una visión
completa, en tiempo real y sin errores de cada entrada.

MI ASESOR CONTABLE 12
 Acciones propias del departamento de
compras.
8. Integración de los proveedores.
Más allá de los acuerdos comerciales, la gestión logística debe mantener una
relación directa y enfocada a la mejora continua de todos sus proveedores.

Integrar significa que el proveedor conozca nuestros procedimientos y nosotros

los suyos, que ambos abordemos los problemas y ventajas de nuestras
respectivas gestiones y actuaciones, y que logremos acuerdos beneficiosos para
ambas partes sobre planificación, características de la unidad de carga,
etiquetado, sistema de intercambio de información, programación de las
entregas, plazos, etc.

9. Evaluación de los proveedores.

Para realizar una buena gestión logística de nuestros proveedores necesitaremos
determinar las categorías que deseamos evaluar, definir el sistema de puntuación para
cada una de ellas y ponderarlas. Un buen sistema es establecer un ABC de proveedores
respecto a los requerimientos que consideremos importantes y someterlo a revisiones
periódicas para llevar un seguimiento del desempeño.

10. Ecologística.
En la elección de los proveedores tengamos en cuenta su impacto
ambiental. La gestión de residuos de protección, embalaje, relleno, etc. puede
ir en contra de la agilidad del proceso y dificultar la gestión logística en general.

El uso de embalajes reutilizables y contar con proveedores capacitados para

ello, puede suponer un ahorro de costes muy considerable y una vía de entrada
a sistemas ágiles como el suministro en JIT.

MI ASESOR CONTABLE 13
 Conclusiones
Estamos inmersos en una etapa de enormes cambios nunca vistos. La pandemia
ha apretado el pedal de la aceleración, quizá más de lo debido, luego lo suelta de
repente y lo vuelve a apretar de nuevo.

Interrupciones de suministro constantes, consabidas y tan frecuentes que empiezan

a verse con normalidad. Proveedores que amenazan a sus clientes con subidas de
precio. Promesas de precios y descuentos que se incumplen incluso antes de servir
el primer pedido. Presupuestos con una validez temporal cada vez más escueta. Etc.,
etc., etc.

Para protegerse, las empresas necesitan reforzar la gestión logística, recurrir a

una estrategia de suministros liderada por personal capacitado, apoyado por
tecnología que brinde fiabilidad en la información e inmediatez en la transmisión
de la misma. Además, el departamento de compras debe colaborar y contar con el
papel regulador del almacén, que para ser de utilidad debe tecnologizarse, es decir,
gestionarse con un sistema SGA.

Quizá nunca en sus años de existencia, un sistema SGA haya cobrado tanta
importancia como en la actualidad y no sólo por cómo afecta mejorando el almacén,
sino por cómo puede influir en el desempeño de otros departamentos fundamentales
como el de compras.

MI ASESOR CONTABLE 14
MI ASESOR CONTABLE 15
PROCESO DE COMPRA “EMPRESA PRIVADA”

NECESIDAD DE PRODUCTO

ORDEN DE COMRA CON LAS ESPECIFICACIONES

REQUERIDAS: DESCRIPCION, CANTIDAD, UNIDAD
DE MEDIDA ETC..

PROCECESO DE COTIZACION: LA COTIZACION DEBE

REALIZARCE AL MENOS CON 2 PROVEEDORES

DESCISION DEL ENCARGADO DE COMPRAS PARA LA

ELECCION DEL PROVEEDOR CON LOS PRODUCTOS
QUE NECESITA

INGRESO DE LA ORDEN DE COMPRA PARA LA

APROBACION DEL GERENTE DE COMPRAS, GF O GG

SE REALIZA LA AUTORIZACION VIA SISTEMA DE LA ORDEN

DE COMPRA

UNA VEZ LA ORDEN DE COMPRA ESTA AUTORIZADA,

SE PROCEDE A SOLICITAR EL PEDIDO

PROVEEDOR RECIBE NUESTO PREDIDO Y NOS INDICA FECHA

DE ENTREGA

ENCARGADO DE COMPRA REALIZA EL SEGUMIENTO

DEL PRODUCTO

SE RECEPCIONA EL PEDIDO Y SE VERIFICA CUMPLA CON

LAS ESPEFICACIONES QUE SE SOLICITARON

SE FIRMA Y SELLA EL DOC DE ACEPETADO DE

CONFORMIDAD Y SE PASA A PROCESO DE
QUEDAN O DE PAGO EN EFECTIVO

MI ASESOR CONTABLE 16
 ANALISIS

El proceso de compras en una empresa privada es y debe ser muy ordenado

ya que los tiempos de la empresa también deben cumplir con los clientes.

Para realizar una compra debe pasar por el proceso de cotización en el cual se
verifica y se compara cual es el más bajo en costo y cumple con las modalidades
de pago según las políticas de la empresa, si es al crédito, contado u contra
entrega. Este proceso debe ser muy riguroso ya que por políticas de alguna
empresa no podemos arriesgar la calidad del producto por precio.

Este tipo de proceso debe acoplarse a los tiempos en los que el pedido se ha
realizado ya que podríamos sufrir desabasto y también puede surgir que aunque
ya tengamos una compra asegurada con un proveedor nos quede mal y no nos
cumpla y tener un plan b es la responsabilidad del encargado de compras esto
suele suceder algunas veces.

El proceso de compras también pasa por aprobaciones ya sea del gerente de

compras, gerente financiero o gerente general, esto se debe a los montos de
compra ya que las empresas tienen políticas de montos por compra y el
proceso de autorización asegura el buen manejo de los recursos de la empresa.

MI ASESOR CONTABLE 17
MI ASESOR CONTABLE 18