PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Asistencia administrativa diseño

Código del Programa de Formación: 134101 Versión 2

Nombre del Proyecto Formativo (si aplica): Proyecto reporte proyecto

Fase del Proyecto (si aplica): proyecto formativo

Actividad de Proyecto Formativo (si aplica): proyecto análisis planeación

Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa diseño

curricular

Resultados de Aprendizaje:

01 Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al

trámite de los documentos de oficina de acuerdo con la normativa y política

02 Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo con la normativa y políticas
institucionales.

03 Comprobar el ingreso y despacho de los documentos físicos y/o electrónicos y que cumplan con
la normativa, y políticas organizacionales

04 Conservar y preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de

información de acuerdo con las normas técnicas, la tecnología disponible, la normativa y políticas
institucionales

05 Despachar los documentos físicos y/o electrónicos generados en las unidades administrativas,
teniendo en cuenta la normativa y políticas institucionales.

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06 Presentar informe del proceso de recibo y despacho de los documentos de oficina, teniendo en
cuenta los procedimientos

Duración de la Guía de Aprendizaje (horas):96 horas diseño

2. PRESENTACIÓN

Estimado aprendiz. Le invito a participar activamente en el desarrollo de los

resultados de aprendizaje; realice las actividades que a continuación se proponen y presente las
evidencias solicitadas como mecanismo de comprobación de sus avances en el proceso de
aprendizaje.
Recuerde que del interés que usted ponga en el aprendizaje de esta guía, va a depender su
crecimiento profesional en el Técnico Asistencia Administrativa y los conocimientos de las
políticas de la institución y la utilidad que pueda tener para contribuir al rol que desempeña en ella.
Se sugiere coordinar trabajo en equipo con todos sus compañeros, apoyándose en el momento que
lo requieran o recibiendo los aportes que le ofrecen. Recuerde que el instructor brindará LA
ORIENTACIÓN permanente con la colaboración de sus compañeros de formación. Comparta e
interactúe con ellos para hacer más agradable el proceso formativo

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1 Actividades de reflexión inicial:

3.1 Actividades de reflexión inicial.

Descripción de la actividad:
¿Qué haría usted si al llegar a una empresa para desarrollar la etapa productiva es ubicada en el
puesto de trabajo de archivo y encuentra las siguientes situaciones?

a) Se carece de un organigrama
b) Los documentos son guardados sueltos encarpetas sin ninguna identificación
c) Se carece de formatos o planillas para el control y registro de documentos
d) No existe identificación de un sitio donde guardar el archivo y no se tiene claridad
sobre los recursos físicos o tecnológicos requeridos para su conservación.

 Se carece de un organigrama.
 Los documentos son guardados
sueltos en carpetas sin ninguna
identificación
 Se carece de un organigrama.
 Los documentos son guardados sueltos en carpetas sin ninguna identificación o

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No hay identificación de un sitio donde
guardar el archivo y no se tiene claridad
sobr
 Se carece de un organigrama.
 Los documentos son guardados
sueltos en carpetas sin ninguna
identificación
Ambiente requerido: Estándar
Estrategias o técnicas didácticas activas: aprendizaje basado en problemas y aprendizaje situado
Materiales de formación: Documentos y presentaciones de apoyo asociadas a la Guía
Material de apoyo: computadores, televisor, smartboard, memoria USB, marcador borrables,
resma de papel tamaño carta, resma de papel tamaño oficio, borrador para tablero
Duración de la actividad: 4 horas.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje:
Descripción de la actividad:

Responda la siguiente pregunta basado en las costumbres familiares de cada estudiante.

Por lo general:
 ¿Qué tipo de documentos guarda y que valor tienen para usted o para su familia?
(Recibos, diplomas, trabajos, cursos, registros de nacimiento, original de los papeles de
la moto, las facturas de electrodomésticos).
 ¿Cómo los guarda? En un sobre, en carpeta, en una gaveta los coloca sin orden, etc?
 ¿Alguna vez ha sentido extrañar algún documento que parecía ya no importante y que
 de pronto lo puede requerir?
 Tome una foto de la forma como guardan algunos documentos importantes para usted o su
familia.

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  Comparta sus comentarios.

Ambiente requerido: Estándar

Estrategias o técnicas didácticas activas: debate, discusión guiada, exposición.
Materiales de formación: computadores, televisor, smartboard, memoria USB, marcador
borrables, resma de papel tamaño carta, resma de papel tamaño oficio, borrador para tablero.
Material de apoyo: Documentos y presentaciones de apoyo asociadas a la Guía
Duración de la actividad: 4 horas.

3.3 Actividades de apropiación: (Conceptualización y Teorización).

Descripción de actividad:

Como aprendiz, participó activamente en el proceso de formación con mis compañeros aprendices
y mi instructor(a) en cada una de las actividades y Subactividades.

ACTIVIDAD APRENDIZAJE N° 1. Interpretar la información del contenido de los

documentos recibidos para su registro, clasificación y distribución a las dependencias de la
empresa.

Participar activamente en la explicación sobre el entorno empresarial.

A. Consultar los tipos de organigramas según su forma (dibujar el vertical, horizontal y mixto)
B. Consultar y definir los tipos de organigrama por su finalidad
C. Consultar y definir los tipos de organigramas por su contenido.
En grupos de 3 aprendices presentar en una cartelera un ejemplo de organigrama
ACTIVIDAD APRENDIZAJE N° 2. Manejar el inventario documental y transferencias de la
información siguiendo el ciclo vital del documento

CASO DE ANÁLISIS - EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y
grandes documentos acumulados y distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él
pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización
documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e
implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información

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documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en mostrar
resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar
buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente
a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. ¿Cuáles cree usted que son las causas que originaron esta situación en la
empresa Pilos SA
3. ¿Cómo debería aplicar el ciclo vital de los documentos en la empresa?
4. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N 3

A. En grupos de 3 aprendices crear un crucigrama con el glosario de gestión

documental. (Archivo General de la Nación)
https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario

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B. Apoyados en las TIC y en grupos los aprendices consultan los siguientes temas y presentan
exposiciones:
TEMA No. 1. Sistemas de ordenación de correspondencia: Numéricos, alfabéticos y mixtos.
TEMA No.2. Formatos para el registro y control de correspondencia (enviada, recibida, préstamo)
TEMA No.3. Directrices para la disposición final de los documentos (eliminación,
selección, microfilmación, digitación).
TEMA No. 4. Mensajería.
TEMA No. 5. Normas de seguridad y salud en la administración documental y elementos de
protección personal necesarios para el desempeño de funciones en la organización documental.

C. Cada aprendiz deberá elaborar un mapa mental sobre la importancia de las TRD y la
clasificación de los documentos.
D. Elabore un folleto donde ilustre los pasos para organizar un archivo

Ambiente requerido: Estándar

Estrategias o técnicas didácticas: Aprendizaje colaborativo y aprendizaje basado en problemas.
Materiales de formación: Puede utilizar una de las siguientes herramientas:
https://www.mentimeter.com/es-ES
https://jamboard.google.com
https://padlet.com/
https://en.linoit.com/
https://quizizz.com/

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Material de apoyo:
Rollo papel Graf para envoltura 30" 5k, papeles de cartulina, borrador para tablero blanco, cinta de enmascarar.
24mm de ancho x40m de largo, centro de 3" de diámetro, empaque individual, lápices de colores, marcador
permanente, lápices de madera, barras de pegante libres de ácidos, tijeras, taja lápices manuales y pintura témpera
Liquida tradicional

Duración de la actividad: 4 horas

3.4 Actividades de Transferencia el Conocimiento:
Descripción de la actividad: Participe activamente de la visita que se realizará al área de gestión
documental y Archivo del SENA Sede Mosquera y presente un informe.

Ambiente requerido: Estándar

Estrategias o técnicas didácticas activas: diálogos simultáneos y simposio
Materiales de formación: Aula-Taller con mobiliario adecuado, aire acondicionado, computadores
de escritorio, software: sistema Operativo, Suite de Ofimática, Navegadores, compresores de
archivo, o Televisor 55”, acceso a Internet, impresora
Material de apoyo: Documentos y presentaciones de apoyo asociadas a la Guía
Duración de la actividad: 2 horas.

4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO

FORMATIVO.
Fase del Actividad del Técnicas e
Actividad de Evidencias de Criterios de
proyecto proyecto Instrumentos
Aprendizaje Aprendizaje Evaluación
formativo formativo de Evaluación

Ejecución y Actividades en Diseño

verificación la guía de apre curricular

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 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También
se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Activo: Un recurso económico propiedad del negocio que se espera produzca beneficios en el
futuro.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Actividad Administrativa: conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas
por las normas de procedimientos y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina),
que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital.
Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los
archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
Asiento: Anotación, inscripción en un libro, registro, cuenta, etc.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en los archivdad:1. La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un
mínimo de barrera. 2. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de
catálogos, Índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. 3. Autorización para localizar
y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que
establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
Documento (s) Récords: Información creada o recibida, conservada como información y prueba,
por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada
de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en
una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Distribución de Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.

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Documento Electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital;
es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan
en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre
del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la
guía de desarrollo curricular. (BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA).

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Anderson Jair Escobar INSTRUCTOR CDA CHIA 6-07-2024

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Razón del
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Cambio

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Autor (es)

No hay identificación de un sitio donde

guardar el archivo y no se tiene claridad
sobre lo

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