Los comprobantes

Comprobantes relacionados con los hechos económicos

El proceso contable se inicia con la captación de datos por medio de comprobantes, cada registración
contable (asiento) está respaldada por un comprobante.
Los COMPROBANTES son la fuente de las registraciones contables.
Por cada hecho económico o hecho administrativo que se realiza en la empresa, se emite un
comprobante. Estos comprobantes pueden tener origen interno en la empresa (por ejemplo un vale de caja
por adelantos de sueldos, una solicitud de materias primas de un departamento de producción al depósito) o
pueden ser externos: provenir de fuera de la empresa hacia dentro de ella (ejemplo un recibo por el pago de
una deuda a un proveedor) o viceversa: se originan en la empresa y está dirigida hacia afuera de ella
(ejemplo: una factura que emitimos a un cliente).
Es decir toda vez que se produce un hecho que modifica cualitativamente o cuantitativamente el patrimonio
de la empresa, se debe confeccionar un documento que se extiende en forma escrita, en el que se deja
constancia que se ha realizado una determinada operación comercial.

Requisitos de los comprobantes: son documentos formales y en su confección se deben respetar

determinadas normas dispuestas por la ley o por las prácticas comerciales.

Funciones de los comprobantes: los comprobantes o documentos comerciales cumplen en la organización

de la empresa diversas funciones:
• Función contable: los comprobantes son un elemento fundamental para contabilizar las operaciones y por
ello, son la fuente de datos para la registración contable.
• Función de control: El comprobante es un elemento para el control posterior de las registraciones
efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad. Para facilitar las tareas de control los
comprobantes se deben archivar por orden cronológico, lo más corriente es archivarlos por orden de los
asientos.
• Función jurídica: El Código de Comercio en dos de sus artículos se refiere a las formalidades que
deben cumplir los libros para que tengan valor probatorio en juicios. Las registraciones deben estar
respaldadas por comprobantes y éstos, a su vez, servirán como prueba si cumplen con los requisitos formales
• Función impositiva: Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones
juradas y permiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de los montos imponibles de los impuestos.

CONSERVACION Y ARCHIVO
El Código de Comercio establece que los comerciantes tienen la obligación de conservar los libros de
contabilidad por un lapso de 20 años una vez finalizada sus actividades.
Esta obligación alcanza a los sucesores en caso de fallecimiento.
Pero con respecto a los comprobantes no dice nada.
Ante este silencio se aplican las disposiciones del Código Tributario, que rige en materia impositiva.
Las disposiciones dictadas por la DGI determinan que los comerciantes deben conservar los
comprobantes durante un lapso de cinco a diez años.

Este plazo está referido al período de tiempo en el cual prescriben los impuestos.
La prescripción es una figura legal que establece que el Estado pierde los derechos a cobrar el impuesto sino
lo hizo en dicho plazo de cinco a diez años.
Hablamos de cinco años (a contar de la fecha en que deben pagarse) si el obligado presentó sus declaraciones
juradas, sino lo hizo, el plazo es de diez años.

Los documentos tienen que ser conservados cronológicamente y guardados en lugares donde puedan ser
consultados en cualquier momento.
En cuanto a la forma de archivar hay varios métodos:
1. el archivo directo,
2. el scanner a través del computador y
3. la reducción fotográfica
4. electrónicamente en formato digital

REQUISITOS

Existen una serie de requisitos impuestos por la legislación vigente en cuanto a la forma e información que
deben contener los diferentes comprobantes que sirven de documentación respaldatoria de las operaciones
comerciales.

Algunos son requisitos generales para toda documentación legal de la empresa, y otros son específicos según
el tipo de documento que se trate. La falta de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los
comprobantes.

La fatla de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes.

COMPROBANTES

 BOLETA DE VENTA: Se genera por la venta al contado de mercaderías.

 BOLETA DE COMPRA: Se genera por la compra en efectivo al de mercaderías.
 BOLETA DE DEVOLUCIÓN CONTADO: Se genera por la devolución de una venta (o compra)
al contado de mercaderías, o por un descuento.
 RECIBO DE COBRO: Se genera por el cobro de parte o el total de una venta a crédito simple.
 RECIBO DE PAGO: Se genera por el pago de parte o el total de una compra a crédito simple.

 FACTURA DE VENTA: Se genera por la venta a crédito simple de mercaderías.

 NOTA DE CRÉDITO: Se genera por una devolución de una venta a crédito simple de mercaderías,
o por un descuento.
 NOTA DE DÉBITO: Se genera por un recargo que le hago a mis clientes.

 FACTURA DE COMPRA: Se genera por una compra a crédito simple de mercaderías.

 NOTA DE CRÉDITO: Se genera por una devolución de una compra a crédito simple, o por un
descuento.
 NOTA DE DÉBITO: Se genera por un recargo que me hacen.

 RECIBO DE CONFORME (A COBRAR): conf/cob.

 RECIBO DE CONFORME (A PAGAR): conf/pag.

 RECIBO DE CHEQUE DIFERIDO (A COBRAR): ch dif/cob.

 RECIBO DE CHEQUE DIFERIDO (A PAGAR): ch dif/pag.

 BOLETA DE DEPÓSITO BANCARIO: Se genera por un depósito de dinero en el banco.

 NOTA DE CRÉDITO BANCARIO: Se genera porque el banco me da un préstamo.
 NOTA DE DÉBITO BANCARIO: Se genera porque el banco me cobra intereses de lo que me
prestó o me cobra libretas de cheques.
 OJO: * Cuando yo doy un cheque común, se mueve la cuenta BANCO.
* Cuando yo recibo un cheque común, se mueve la cuenta CAJA.

Comprobantes comerciales registrados corrientemente en la contabilidad

Veremos los distintos tipos de comprobantes comerciales, sus características y como registrarlos tanto en
caso de que seamos Emisores como Receptores de los mismos.

Una clasificación bastante completa que la veremos en forma más resumida es la que clasifica los
comprobantes comerciales en: A) Probatorios y B) Títulos Valores.
A) DOCUMENTOS PROBATORIOS: son prueba de una operación comercial o una operación interna,
ocurrida, ya pasada, e indican las partes intervinientes, que tipo de operación es, condiciones, precios, etc.
B) TÍTULOS VALORES: Son documentos autónomos que valen por sí mismos, sin depender de la
operación que los originó. Su autonomía radica en que derecho puede ejercer un tercero.

A) DOCUMENTOS PROBATORIOS: los documentos probatorios podemos clasificarlos

a. Básicos y
b. Complementarios.

a. Los DOCUMENTOS PROBATORIOS BÁSICOS son aquellos que documentan operaciones

comerciales al contado o crédito y traslados de mercaderías.
Una gran importancia dentro de estos tienen los Comprobantes Fiscales y también existen otros que la
práctica comercial le da mucha importancia.

Documentos Fiscales: son documentos probatorios básicos que requieren una autorización de la DGI para
ser autorizada su impresión y además previamente el contribuyente debe estar registrado en el Registro
Único Tributario (RUT).
Fiscales Básicos:
Para operaciones al contado: Boleta de Contado (es el documento que la empresa entrega al cliente cuando
vende un producto o servicio al contado, o sea cuando cobra en el momento el importe total. Debe contener
la palabra “Contado” o “Boleta” o ambas):

Para operaciones a crédito: Factura, Debe o Crédito: (es el documento que la empresa entrega al
cliente cuando vende un producto o servicio a crédito).

Para traslados de mercaderías: Remito (se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa o a un
tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura u otro
documento que habilite su circulación).

Los documentos de ajuste son documentos probatorios fiscales que dependen de la existencia de los
comprobantes probatorios fiscales básicos y no existirían si ellos no existieran.
Fiscales de Ajuste:
Nota de crédito: Depende de la existencia de una Factura. Es el documento que disminuye el saldo total del
cliente ya sea por devolución de productos, errores en la facturación por importes mayores,
bonificaciones o descuentos posteriores a la facturación. (En términos prácticos: si la Factura sumara este
comprobante resta)
 Nota de débito: Depende de la existencia previa de una Factura a Crédito. Es el documento que aumenta el
saldo total del cliente ya sea por errores en la facturación, por recargos y/o intereses posteriores a la
facturación. (En términos prácticos: si la Factura sumara este comprobante suma)

Nota de devolución de contado: Requiere la existencia previa de una Boleta de Contado; es un documento
probatorio que se emite por devolución de mercaderías al cliente, para solucionar una omisión o error
cometido por la empresa. (En términos prácticos: si la Boleta de Contado sumara este comprobante resta)

Remito: Es un documento probatorio, de uso externo que se emite por el traslado de bienes entre locales de
la empresa o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de
contado o Factura u otro documento que habilite su circulación.
Este documento no se contabiliza en la contabilidad.

En resumen: Los documentos probatorios fiscales la factura y sus documentos de ajuste: la nota de crédito y
la nota de débito, Por otro lado, los documentos probatorios fiscales Contado son la boleta de contado y su
documento de ajuste que es la nota de devolución contado y por último el documento que permite trasladar
mercaderías es el remito.

Los documentos fiscales no obligatorios son los Recibos que son documento donde consta la cancelación
de una obligación a crédito en forma total o parcial, debe tener los importes en números y letras y la firma
del cobrador. Toda operación a crédito se cancela con un recibo.

b. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS: surgen de la práctica comercial y son muy importantes tanto

del punto de vista interno como externo y pueden mencionarse los siguientes como los más comunes:
Ingreso de caja: Movimiento interno de documentación de ingreso de dinero. Generalmente se usa en las
rendiciones de cuentas de viáticos para documentar el saldo remanente devuelto de un vale de egreso.

Egreso de caja: Movimiento interno de documentación de egreso de caja. Generalmente se emite un vale de
caja y las situaciones más comunes es que se emita para documentar egresos por viáticos a rendir cuenta,
adelantos para gastos de locomoción, adelantos de sueldos, etc.

Boleta de Depósito Bancario: Son formularios entregados en forma gratuita emitidos por los Bancos para
que aquellos que hayan realizado un contrato de cuenta corriente puedan realizar sus depósitos en sus
cuentas. Esos depósitos pueden realizarse en efectivo, en cheques de terceros.

Nota de débito bancaria: Los débitos bancarios corresponden a operaciones de débito del Banco y son
créditos dentro de la empresa. Corresponden generalmente a documentaciones de gastos bancarios como por
ejemplo: gastos administrativos, gastos por emisión de libretas de cheques, intereses por retrasos en el pago
de préstamos, etc.

Nota de crédito bancario: Corresponden a operaciones en cuenta corriente que están relacionados con
ingresos como por ejemplo la acreditación de intereses ganados por mantenimiento de saldos en cuenta
corriente, la acreditación del dinero de un vale de un préstamo concedido por la empresa, la acreditación de
importes por pagos de saldos de Deudores, etc.

Todos estos comprobantes de documentos complementarios anteriores se contabilizan ya que

representan hechos económicos.

Orden de venta: Es un documento probatorio interno de la empresa para satisfacer la necesidad de un

cliente de materiales o servicios. Con los datos de la orden de venta y una vez autorizada se procederá a la
elaboración del pedido, emisión del comprobante de venta (factura crédito o contado) y la entrega de
mercaderías.

Orden de compra: Es un documento que permite solicitar mercaderías a un proveedor o que nos solicitan a
nosotros en donde se detallan las condiciones de compra, cantidades, detalles de los productos o servicios,
precios establecidos, etc. Generalmente le precede una o varias solicitudes o cotizaciones de precios.
 Pedido seccional: documento probatorio de circulación interna de materiales o mercaderías dentro de la
empresa. Un sector le solicita generalmente al depósito la entrega de mercaderías o materiales.

Estos últimos comprobantes no se registran contablemente porque no representan hechos económicos

sino actos administrativos.

B) TÍTULOS DE CRÉDITO: Se clasifican en aquellos que representan prestaciones en dinero y otros

que promesas de prestaciones dinerarias. Por otro lado tenemos los títulos representativos de transporte
de mercaderías (como las cartas de porte, guías de encomiendas, conocimientos de embarque, etc,)

Titulos representativos de prestaciones en dinero: los más conocidos son los Cheques (en sus diferentes
variedades como ser comunes y diferidos, al portador, nominativos, cruzados, a la orden y no a la orden, etc.
los cuales todos ellos requieren la existencia de una cuenta corriente bancaria con saldo suficiente para cubrir
los cheques) y las Letras de Cambio (que son similares a los cheques en su forma y funcionamiento pero no
se requiere necesariamente una cuenta corriente bancaria preexistente para emitirlo).

Títulos representativos de promesas de pago: Reglamentados en la misma ley están los Vales, Pagarés y
Conformes.

CONFORME es un documento en que se reconoce una deuda de parte del comprador hacia el vendedor
con promesa de pago en una fecha determinada. Antes de esa fecha no puede exigirse el pago. Puede tener
un único vencimiento o ser en cuotas. Se origina por la compra-venta de un bien o servicio, lo que se
especifica en el documento. Se podría pagar con él trasmitiéndolo a otra persona con la cual tengo una
deuda, se endosa al trasmitirlo. También se podría descontar en un banco. Se usan corrientemente para
documentar operaciones comerciales generalmente por compraventas de mercaderías.

VALE O PAGARE es similar al conforme, la diferencia sustancial es que no se origina por la compra venta
de un bien o servicio sino por un préstamo de dinero. Lo vemos comúnmente en operaciones con préstamos
bancarios.