Resumen UD3

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Principios de gestión
por procesos
INAD019PO Gestión de sistemas de seguridad alimentaria
3.1. Identificación de los procesos.
La «gestión por procesos» o Business Process Management (BPM) es una forma de organización, diferente de la
clásica organización funcional, en la que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización. Los
procesos así definidos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia organi-
zación.
ISO 9001 exige que se identifiquen los procesos necesarios para la gestión de la empresa y se determine y re-
dacte la secuencia e interacción de dichos procesos.
En relación a la seguridad alimentaria, y según ISO 22000:2018, un proceso es un «conjunto de actividades

interrelacionadas o que interactúan entre sí para transformar entradas en salidas», que consumen recursos
y siguen una serie de condiciones para su desarrollo (guías).
Los resultados de un proceso han de tener un valor añadido respecto a las entradas y pueden constituir di-
rectamente elementos de entrada del siguiente proceso.
GUÍAS
ENTRADA PROCESO SALIDA
RECURSOS
Requisitos para ser proceso:
• Tener una misión o propósito claro.
• Tener entradas y salidas, y sea posible identificar los clientes, los proveedores y el producto final.
• Ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
• Poder ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología de gestión por procesos (tiempo, recur-
sos, costes).
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INAD019PO: Gestión de sistemas de seguridad alimentaria
Con el fin de comprender bien un proceso, se deberán identificar los siguientes elementos en cada uno de los
procesos de la organización:
• Elemento procesador
• Secuencia de actividades
• Entradas (inputs)
• Salida (output)
• Recursos
• Cliente del proceso
• Requisitos del cliente
• Indicador
• Responsable del proceso
3.2. Planificación de procesos.
Para la adopción de un enfoque basado en procesos, la organización tiene que identificar todas las actividades
que realiza, para lo que se deberá elaborar un mapa de procesos:
• Identificar a los actores

• Identificar la línea operativa
• Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de Dirección
• Añadir los procesos que afectan a todo el sistema.
• Establecer las relaciones existentes entre ellos (matriz de relaciones).
• Clasificar los procesos por tipos:
o Procesos estratégicos: proporcionan pautas de acción para todos los demás procesos regla-
mentación, leyes, normativas, etc., aplicables al producto o servicio.
o Procesos clave u operativos: actividades esenciales de la Organización (cadena de valor).
o Procesos de apoyo o soporte: apoyo a los procesos fundamentales.
Una característica fundamental de los procesos es su concepción en horizontal. Las actividades no pueden
ser ordenadas dependiendo de la jerarquía o de la adscripción departamental. El proceso cruza transversal-
mente el organigrama.
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Los procesos deben quedar perfectamente definidos y documentados, indicando las responsabilidades de cada
integrante, y tienen que presentar una persona responsable (propietario, dueño del proceso o process owner).
Las funciones más relevantes del dueño del proceso, con la ayuda del equipo de proceso, son:
− Aprobar la documentación generada por el equipo.

− Revisar y actualizar sus procesos.
− Recoger, revisar, conservar y archivar los registros y documentos asignados.
− plan de comunicación.
− Plan de encuestas.
− Evaluar los resultados.
Definición y documentación de procesos: esto puede realizarse:
− Preparando procedimientos escritos,

− Representándolos gráficamente (por ejemplo, mediante diagrama de flujo),
− Mediante información, check list, datos, etc.
3.3. Gestión de procesos.
El enfoque a procesos se fundamenta en los siguientes principios de gestión:
− Procesos orientados a clientes.

− Cambio de la estructura organizativa de jerárquica a horizontal.
− Grupos multidisciplinarios antes que departamentos funcionales.
− Los directivos actúan como limitadores.
− Plantilla más enfocada en las necesidades de sus clientes
− Eliminación de actividades sin valor.
Los pasos que se deben seguir, de manera general, para llevar a cabo una gestión por procesos, son los siguientes.
1. Compromiso de la dirección.
2. Sensibilización y formación.
3. Identificación de procesos.
4. Clasificación.
5. Relaciones entre procesos.
6. Mapa de procesos.
7. Alinear la actividad a la estrategia.
8. Establecer en los procesos unos indicadores de resultados.
9. Realizar una experiencia piloto.
10. Implementar el Ciclo PHVA para mantener resultados.
Ciclo PHVA
El ciclo PHVA es una herramienta básica para lograr objetivos generales y específicos en la meta final de imple-
mentar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para la inocuidad alimentaria. Está constituido
por una serie de pasos repetitivos que proporcionan un marco estructural al proceso de mejora continua:
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− Preliminar: determinación del Equipo de trabajo interdisciplinar, definición del alcance y revisión inicial
de la institución.
− Planificar (Plan): Definir los objetivos a cumplir y los métodos para lograrlos.
− Hacer (Do): Implementar lo planeado.
− Verificar (Check): Revisar el cumplimiento de los objetivos de acuerdo con los planes establecidos y las
acciones realizadas.
− Actuar (Act): Tomar acciones que permitan mejorar los procesos.
3.4. Medida de procesos.
La medición y el seguimiento en la ISO 9001:2015 es uno de los elementos esenciales de la mejora continua.
Esta norma, los define por separado:
• Seguimiento: definir el estado que presenta un determinado sistema, proceso o actividad.

• Medición: es un proceso para determinar un valor.
Para asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, se debe realizar un seguimiento y medición del
mismo, con el fin de recabar las evidencias oportunas para tomar las correspondientes decisiones y emprender
las mejoras necesarias.
Basándose en el enfoque de mejora continua, la norma obliga a:
• Elaborar eficazmente un Plan de recursos para los procesos de medición y seguimiento.
• Realizar una toma de decisiones basada en evidencias.
• Utilizar las evidencias obtenidas de tales procesos para lograr la mejora continua del SGC.
El Sistema de Gestión de la Calidad eficaz debe garantizar que se cumplan las expectativas del cliente. Si se pre-
tende reducir al máximo los riesgos para la inocuidad del producto final, el número de quejas de los clientes o
cualquier otro asunto que afecte al SGC se deben utilizar datos basados en
la evidencia.
3.5. Mejora de procesos.
Una acción de mejora es cualquier acción que se destina a cambiar la forma en que se desarrolla un proceso.
La mejora continua es un proceso estructurado donde participan todas las personas de una organización con
el fin de aumentar progresivamente la calidad, la competitividad y la productividad, incrementando de esta ma-
nera el valor para el cliente y la eficiencia en la utilización de los recursos, dentro de un entorno cambiante.
La aplicación continuada de la estrategia de mejora continua se traduce en:
− Beneficios para clientes, organización y personal.

− Se disminuyen recursos, aumentando la eficiencia.
− Se disminuyen tiempos, aumentando la productividad.
− Se disminuyen errores, ayudando a prevenirlos.
− Visión sistemática de las actividades de la organización.

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3.1. Identificación de los procesos.

En relación a la seguridad alimentaria, y según ISO 22000:2018, un proceso es un «conjunto de actividades

ENTRADA PROCESO SALIDA

Requisitos para ser proceso:

• Tener una misión o propósito claro.

• Ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.

3.2. Planificación de procesos.

• Identificar a los actores

− Aprobar la documentación generada por el equipo.

Definición y documentación de procesos: esto puede realizarse:

− Preparando procedimientos escritos,

3.3. Gestión de procesos.

El enfoque a procesos se fundamenta en los siguientes principios de gestión:

− Procesos orientados a clientes.

3.4. Medida de procesos.

• Seguimiento: definir el estado que presenta un determinado sistema, proceso o actividad.

Basándose en el enfoque de mejora continua, la norma obliga a:

• Elaborar eficazmente un Plan de recursos para los procesos de medición y seguimiento.

• Realizar una toma de decisiones basada en evidencias.

3.5. Mejora de procesos.

La aplicación continuada de la estrategia de mejora continua se traduce en:

− Beneficios para clientes, organización y personal.

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