Unidad 14.

Combinar correspondencia (I)

Mediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos
almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según
la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde están almacenados los datos.

Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de

sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal
y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y
la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente
utilidad de Word.

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal
y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.

Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de
Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y
la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente
utilidad de Word.

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya)
y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que
aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que
queremos insertar.
 Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la
utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de
ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos
permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un
documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la

pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos
del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así
todos los campos que queramos.

El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será
sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.

Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón .

Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son

del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los
campos del origen de datos aparecerán resaltados.

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos
documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del
origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro anterior.

 Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también permite ir directamente a un
registro determinado escribiendo el nº del registro.

Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento
con los datos del cuarto cliente.

Permite visualizar el registro siguiente.

Permite visualizar el último registro.

Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando
de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza el

botón . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo
lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a la
derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es
el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro
mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un cuadro de diálogo

donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características.

Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos
almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún
campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos
registros del origen de datos en vez de todos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.
 En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se
combinarán con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de correo
electrónico, o etiqueta, etc...).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación sirve para indicar los destinatarios
que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca
en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte
inferior y pulsamos Edición.

Se abrirá este cuadro de diálogo:

Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.

Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada donde podemos
introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.
 Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan,
hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo que te explicamos en la página
siguiente...