Nombre del Proceso Código: GR-PR-16

GESTIÓN DE RECURSOS Versión:02

Vigencia:23/09/2022
Nombre del Procedimiento
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REVISIÓN DIARIA DEL PARQUE AUTOMOTOR

1. RESPONSABLE (ÁREA)
Subdirección Operativa – Subdirección Logística
2. OBJETIVO
Realizar la inspección diaria de los vehículos de la UAECOB por parte del operador conductor
y/o conductores administrativos efectuando el chequeo preoperacional, con el fin de identificar
posibles fallas o daños que afecten la operación del vehículo y causen traumatismos en la
operación de la entidad.

3. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos de la UAECOB que desarrollen
actividades de índole institucional y que tengan a cargo el uso de los vehículos del Parque
automotor. Inicia con la inspección física del vehículo, revisando el de funcionamiento de
sistemas primarios, en el caso que se identifique alguna falla o daño que requiera
mantenimiento correctivo y se debe remitir la solicitud de mantenimiento a la subdirección de
Logística a través del canal de comunicación.
4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.1. Es responsabilidad de cada líder de proceso:

- Socializar los documentos que aprueba, al personal que interactúa en el
proceso.
- Hacer cumplir los requisitos establecidos en los documentos aprobados.
- Revisar y/o actualizar la documentación asociada a los procesos en el marco del
MIPG cada vez que se requiera, como mínimo cada 2 años.

4.2. Es responsabilidad del Líder del Proceso revisar periódicamente la vigencia de la

normatividad y documentos Externos aplicables.
4.3. La organización de documentos producto de las actividades desarrolladas en este
procedimiento deben quedar de acuerdo con las tablas de retención documental -TRD
concertadas con el líder del proceso.
4.4. Es responsabilidad de cada jefe de estación y jefe de área a la que se encuentra
asignado el vehículo darle cumplimiento al procedimiento.
4.5. Los jefes de estación y los jefes de área velarán por la disponibilidad, operatividad y
solicitudes de mantenimiento de los vehículos asignados a cada una de las estaciones
o áreas de la Entidad.
4.6. Este procedimiento se debe aplicar diariamente a todos y cada uno de los vehículos
disponibles y en servicio de la Entidad.
4.7. Todos los funcionarios responsables de conducir y operar los vehículos de la
entidad deben contar con una cuenta de correo electrónico institucional para la
aplicación de este procedimiento. Este correo electrónico es necesario para tener
habilitado el formato de inspección diaria vehicular.

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5. DEFINICIONES

5.1. Conductores: Personal que tiene la responsabilidad de conducción de los

vehículos de la UAECOB.
5.2. Operador Conductor: Personal uniformado que tiene la responsabilidad de
conducción de las máquinas de la UAECOB
5.3. Disponibilidad operativa: Es la capacidad de un activo o componente para realizar
una función requerida bajo condiciones óptimas.
5.4. Parque Automotor: Vehículos destinados para la misionalidad y las acciones
administrativas de la Entidad.
5.5. Siniestro: Ocurrencia de un suceso amparado en la póliza de seguros,
comenzando las obligaciones a cargo del asegurador.
5.6. Verificación: Proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa está
cumpliendo con los requisitos y normas previstos para su funcionamiento.
5.7. Punto de Control del procedimiento: Indica que la actividad es una revisión o
verificación del cumplimiento de requisitos necesarios para el desarrollo del objetivo
del procedimiento.
5.8. Mesa Logística: Es el proceso interno de la Subdirección Logística que recibe y
tramita las solicitudes en los horarios establecidos: De lunes a domingo, de 6:00 am a
10:00pm, que se presenten en las estaciones o áreas relacionadas con el parque
automotor, equipo menor y consumibles, con el fin de facilitar la comunicación, control,
trámite y respuesta oportuna de los requerimientos. También se comparte información
de interés relacionada con parque automotor, equipo menor y suministros.

6. NORMATIVIDAD
N/A.
7. PRODUCTO O SERVICIO
Inspecciones diarias de los vehículos que dan cuenta del estado de cada uno de ellos en
relación con su funcionamiento y seguridad

8. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Las actividades van en forma de flujograma siguiendo los siguientes símbolos:

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Enlace entre
Indica que el flujo continúa
Páginas (se
donde se ha colocado un
Inicio / Fin Actividad Decisión identifica con Línea de flujo
símbolo idéntico que
números)
contiene la misma letra

No. ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIÓN

INICIO

Realizar el relevo del

vehículo liviano o pesado Operador
de la entidad entregando Minuta de conductor de
El registro solo aplica
8.1 novedades (si aplica). relevo parque vehículo liviano y
para los uniformados
automotor pesado (personal
uniformado)

Verificar la entrega de la
Operador
máquina y registrarlo en Minuta de conductor de
el libro El registro solo aplica
8.2 relevo parque vehículo liviano y
para los uniformados
automotor pesado (personal
uniformado)

Realizar la inspección
Conductor operador (2
diaria de los vehículos Operador veces al día) teniendo en
pesados y livianos. Esta conductor de cuenta el cambio de
información debe ser Herramienta vehículo liviano y turno
8.3 registrada en la LOG+ pesado (personal
herramienta LOG+ uniformado y Conductores
administrativo) administrativos (1 vez al
día)

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No. ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIÓN

Verificar la información
frente a posibles solicitudes
de mantenimiento. Se debe Operador
notificar a la Sub. Logística Solicitud de conductor de
sobre los requerimientos mantenimiento vehículo liviano y
8.4 N/A
necesarios para el (Herramienta pesado (personal
mantenimiento LOG+) uniformado y
administrativo)

SI NO

¿El vehículo
requiere ser
Operador
intervenido para conductor de
mantenimiento? vehículo liviano y
N/A N/A
pesado (personal
uniformado y
8.5 8.9
administrativo)

Ralizar el Procedimiento
correspondiente al Parque Operador
Automotor GR-PR30- Solicitud de conductor de
Trámite de solicitudes mantenimiento vehículo liviano y
8.5 N/A
Herramienta LOG+. (Herramienta pesado (personal
LOG+) uniformado y
administrativo)

8.6 Informe Subdirección N/A

Logística
Realizar informe mensual
estadístico de las
inspecciones realizadas por
parte de las 17 estaciones y
presentar informe a la
Subdirección Operativa.

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No. ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE OBSERVACIÓN

Realizar seguimiento a la
inspección de vehículos Subdirección
administrativos. Informar Logística
Herramienta
de novedades en la LOG+
operación a las Operador
8.7 N/A
subdirecciones que tienen conductor de
Correo
vehículos a cargo vehículo liviano
electrónico
(personal
administrativo)

Subdirección
Realizar seguimiento a la Operativa
inspección diaria del Información
vehículo a cargo. Operador
8.8 Herramienta N/A
conductor de
LOG+
vehículo liviano y
pesado (personal
uniformado)

8.9 FIN

9. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO
GR-PR30 Trámite de solicitudes herramienta LOG+
N/A Informe mensual estadístico de resultados (documento no controlado)
Libro de maquinistas (documento no controlado que reposa en cada
N/A
una de las estaciones).

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

01 05/08/2021 Creación del procedimiento
02 23/09/2022 Actualización de responsables, actualización del
producto/servicio, actualización de las actividades
8.3 – 8.4 – 8.5 – 8.6. Se actualizaron algunas
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definiciones. Adicionalmente se incluyeron los

criterios de accesibilidad, y se actualizo el formato
de acuerdo con los lineamientos de la OAP.

11. CONTROL DE FIRMAS

Elaboró Cargo Firma

Sonia Meliza Castro Profesional Subdirección Original firmado

Logística

Cindy Paola Arias Bello Profesional Subdirección Original firmado

Logística
Revisó Cargo Firma

Fabian Porras Profesional Subdirección Original firmado

Logística

Luis Enrique Ortiz Personal uniformado Original firmado

Subdirección Logística

Personal uniformado Original firmado

Jesús David Roldán Subdirección Logística

Patricia Pacheco Castañeda Profesional OAP Original firmado

“Los arriba firmantes declaramos que hemos

proyectado y/o revisado el presente documento y
lo encontramos ajustado a las normas y
disposiciones legales y/o técnicas vigentes
aplicables a la Unidad Administrativa Especial
Cuerpo Oficial de Bomberos y, por lo tanto, lo
presentamos para la firma del líder del proceso”
Aprobó Cargo Firma

Gerardo Alonso Martinez Subdirector Operativo Original firmado

Riveros

Paula Ximena Henao Escobar Subdirectora Logística Original firmado

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