INSTITUTO TECNOLOGICO “ERWIN RECK STEMMER” (ITERS)

R.M. 975/93, R.M. 101/96 R.M. 405/2016

CONTADURIA PUBLICA

PROYECTO DE GRADO
TITULO DEL PROYECTO
DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA DE FLUJO DE CAJA INTELIGENTE
EN EXCEL PARA LA JUNTA ESCOLAR DE LA UNIDAD EDUCATIVA FELIPE
LEONOR RIVERA EN SAN JOSE DE CHIQUITOS, QUE PERMITA UNA
GESTION EFICIENTE Y PRECISA DE LOS SALDOS DE TESORERIA.

ESTUDIANTE : LEIDY MACHUA SALVATIERRA

TUTOR : LIC.DAVID LUIS CESPEDES PARDO

SAN JOSE DE CHIQUITOS, SANTA CRUZ – BOLIVIA

OCTUBRE ,2024
 DEDICATORIA

A mis padres, por su amor incondicional, su apoyo constante y

por enseñarme el valor del esfuerzo y la perseverancia.

A mis profesores y mentores, cuya guía y conocimiento han sido

fundamentales en mi formación académica y profesional.

2
 AGRADECIMIENTOS

Quiero expresar mi más sincero agradecimiento a todas las personas que han
contribuido a la realización de este proyecto.

A mis padres, por su amor inquebrantable, su apoyo incondicional y por haber sido mi
pilar durante todo este proceso. Sin su fe en mí y su constante aliento, este logro no
hubiera sido posible.

A mis profesores y mentores, en especial a [nombre del tutor o asesor], por su guía,
paciencia y valiosos consejos que me ayudaron a superar los desafíos y a crecer tanto
personal como profesionalmente.

Finalmente, agradezco a INSTITUTO TECNOLÓGICO “ERWIN RECK STEMMER”por

brindarme las oportunidades y recursos necesarios para desarrollar esta investigación.
Su apoyo ha sido crucial en cada etapa del proyecto.

A todos, gracias de corazón

3
 RESUMEN

El presente proyecto propone el desarrollo de una herramienta de flujo de caja

inteligente en Excel para la junta escolar de la Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera
en San José de Chiquitos. Esta herramienta está diseñada para optimizar la gestión
financiera mediante la automatización del registro, análisis y proyección de ingresos y
gastos. Al incluir alertas y visualizaciones gráficas, la herramienta permitirá una toma
de decisiones más precisa y oportuna, contribuyendo a una administración eficiente y
sostenible de los recursos financieros de la institución.

Este proyecto tiene como objetivo desarrollar una herramienta de flujo de caja
inteligente en Excel para mejorar la gestión financiera de la junta escolar de la Unidad
Educativa Felipe Leonor Rivera en San José de Chiquitos. La herramienta está
diseñada para automatizar el registro, análisis y proyección de ingresos y gastos,
permitiendo un control más preciso y eficiente de los recursos financieros.

La herramienta se estructura en varias hojas que permiten la entrada de datos

categorizados, con fórmulas automatizadas que calculan saldos actuales y
proyectados. Además, incluye alertas visuales y automáticas que destacan situaciones
de riesgo, como saldos bajos, y facilita la toma de decisiones informadas. Un panel de
control gráfico proporciona una visión clara y rápida del estado financiero, mostrando
indicadores clave de rendimiento que reflejan la salud financiera de la institución.

También se considera la inclusión de un registro de cambios para mantener un historial

de auditoría, asegurando la transparencia en la gestión. Con un manual de usuario y
capacitación para los miembros de la junta, la herramienta no solo mejorará la
administración de los recursos, sino que también asegurará su uso efectivo y continuo,
contribuyendo a la sostenibilidad a largo plazo de la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE
LEONOR RIVERA.

4
 INDICE
Resumen.......................................................................................................................................4
INTRODUCCION.............................................................................................................................7
1 CAPITULO I 9.........................................................................................................................7
1.1 TEMA.............................................................................................................................7
1.2 Diagnostico....................................................................................................................8
1.3 Justificación...................................................................................................................9
1.4 Planteamiento y formulación del problema técnico y tecnológico.............................10
1.4.1 El problema técnico.............................................................................................10
1.4.2 Formulación del problema tecnológico...............................................................11
1.5 Planteamiento.............................................................................................................12
1.5.1 Formulación del problema..................................................................................12
1.6 Objetivo general y específico......................................................................................12
1.6.1 Objetivo general..................................................................................................12
1.7 Objetivos específicos...................................................................................................13
1.8 Enfoque metodológico...............................................................................................13
1.8.1 Análisis de requerimiento....................................................................................13
1.8.2 Actividades..........................................................................................................13
1.8.3 Diseño de la herramienta....................................................................................14
1.8.4 Desarrollo e implementación..............................................................................14
1.8.5 Pruebas y validación............................................................................................15
1.8.6 Capacitación y documentación............................................................................15
1.8.7 Despliegue y soporte...........................................................................................15
2 Capitulo II............................................................................................................................16
2.1 Marco teórico..............................................................................................................16
2.2 Gestión financiera.......................................................................................................16
2.3 Flujo de caja................................................................................................................16
2.4 Proyección financiera..................................................................................................17
2.5 Diseño de sistemas de información.............................................................................17
2.6 Automatización y usabilidad en hojas de cálculo........................................................17

5
 2.7 Visualización de datos.................................................................................................18
2.8 Toma de decisiones.....................................................................................................18
3 Capitulo III...........................................................................................................................19
3.1 Propuesta de innovación o solución del problema......................................................19
3.1.1 Plan de cuentas...................................................................................................19
3.1.2 Descripción de la innovación...............................................................................23
3.1.3 Elementos innovadores.......................................................................................23
3.1.4 Sistema de proyección financiera automatizado.................................................24
3.1.5 Sostenibilidad y escalabilidad..............................................................................24
3.2 Impacto de la innovación............................................................................................25
3.3 Componentes de la solución.......................................................................................25
3.3.1 Registro y control de flujos de caja......................................................................25
3.3.2 Proyección financiera automatizada...................................................................26
3.3.3 Generación de informes detallados.....................................................................26
3.3.4 Automatización y optimización...........................................................................26
3.3.5 Capacitación y uso sostenible..............................................................................27
3.3.6 Beneficios esperados...........................................................................................27
3.4 Conclusiones...............................................................................................................27
4 References bibliograficas....................................................................................................28
5 Anexos.................................................................................................................................31

6
INTRODUCCION

La gestión eficiente de los recursos financieros es fundamental para asegurar el buen

funcionamiento de cualquier institución, y la junta escolar de La unidad educativa felipe
leonor rivera en san josé de chiquitos no es la excepción. La precisión en el manejo de
los saldos de tesorería es crucial para garantizar la sostenibilidad de las operaciones,
permitiendo tomar decisiones informadas y planificar con antelación.

En este contexto, se propone el desarrollo de una herramienta de flujo de caja

inteligente en Excel, diseñada para facilitar una administración financiera efectiva. Esta
herramienta permitirá a la junta escolar registrar, analizar y proyectar ingresos y gastos
de manera automatizada, asegurando que se mantenga un control riguroso sobre los
recursos disponibles. Además, incluirá alertas y visualizaciones gráficas que ayudarán
a identificar rápidamente cualquier situación de riesgo financiero, permitiendo a los
responsables actuar de manera oportuna.

La implementación de esta herramienta no solo optimizará la gestión de los saldos de

tesorería, sino que también proporcionará una plataforma robusta para la toma de
decisiones, contribuyendo al éxito a largo plazo de la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE
LEONOR RIVERA.

Esta introducción enmarca el propósito y la importancia de la herramienta, destacando

sus beneficios para la gestión financiera de la institución.

1 CAPITULO I

1.1 TEMA
DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA DE FLUJO DE CAJA INTELIGENTE EN
EXCEL PARA LA JUNTA ESCOLAR DE LA UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR
RIVERA EN SAN JOSE DE CHIQUITOS,QUE PERMITA UNA GESTION EFICIENTE
Y PRECISA DE LOS SALDOS DE TESORERIA.

7
1.2 Diagnostico
La Junta Escolar de la Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera en San José de
Chiquitos enfrenta desafíos significativos en la gestión de sus recursos financieros.
Actualmente, el control de los ingresos y egresos se realiza de manera manual o con
herramientas básicas que no permiten un seguimiento adecuado ni la generación de
reportes financieros precisos. Esta situación ha generado problemas como registros
imprecisos, dificultades para prever necesidades futuras, y una limitada capacidad para
tomar decisiones informadas sobre el manejo del presupuesto.

Además, la falta de un sistema automatizado impide detectar de manera oportuna los

posibles déficits de tesorería, lo que podría poner en riesgo la capacidad de la
institución para cumplir con sus obligaciones financieras. Esta carencia de
herramientas adecuadas no solo afecta la transparencia en la gestión de los recursos,
sino que también limita la eficiencia operativa de la Junta Escolar.

Es en este contexto que se identifica la necesidad de desarrollar una herramienta de

flujo de caja inteligente que permita gestionar de manera más eficiente y precisa los
saldos de tesorería, mejorando así la capacidad de la institución para administrar sus
recursos de manera óptima y sostenible.

LA UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA EN SAN JOSÉ DE CHIQUITOS

actualmente enfrenta serias limitaciones en la gestión de sus recursos financieros,
derivadas principalmente del uso de métodos manuales y herramientas rudimentarias
para el control de los saldos de tesorería. Este enfoque tradicional ha resultado en una
administración financiera que carece de precisión, eficiencia y capacidad para prever y
mitigar riesgos financieros.

El análisis de la situación actual revela que la falta de automatización en el registro y

análisis de ingresos y gastos expone a la institución a errores manuales,
inconsistencias en la información y dificultades para generar informes financieros
confiables. Además, la ausencia de una herramienta que permita proyecciones
financieras claras y alertas automáticas impide a la junta escolar tomar decisiones
oportunas y fundamentadas, lo que podría comprometer la estabilidad económica de la
escuela.

8
La falta de transparencia en la gestión financiera, junto con la limitada capacidad para
monitorear y controlar el flujo de caja de manera efectiva, subraya la necesidad urgente
de implementar una solución tecnológica que modernice y optimice estos procesos. Sin
una intervención adecuada, la unidad educativa corre el riesgo de enfrentar problemas
financieros que podrían afectar tanto su operación diaria como su capacidad para
invertir en mejoras educativas y de infraestructura.

1.3 Justificación
La correcta administración de los recursos financieros es crucial para el funcionamiento
eficiente de cualquier institución educativa, especialmente en contextos como el de la
Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera en San José de Chiquitos, donde la gestión de
los saldos de tesorería impacta directamente en la capacidad de la institución para
cumplir con sus objetivos educativos. La falta de herramientas adecuadas para el
control de ingresos y egresos puede conducir a errores en el registro financiero,
desequilibrios presupuestarios y dificultades para prever necesidades futuras, poniendo
en riesgo la sostenibilidad de la institución.

La implementación de una herramienta de flujo de caja inteligente en Excel responde a

la necesidad de contar con un sistema que no solo facilite el registro y la monitorización
de los movimientos financieros, sino que también ofrezca proyecciones y alertas que
permitan anticipar problemas de liquidez. Dado que Excel es una herramienta
ampliamente disponible y conocida, su utilización asegura una rápida adopción y un
bajo costo de implementación, lo que es especialmente relevante en un contexto de
recursos limitados como el de esta unidad educativa.

Además, al proporcionar reportes en tiempo real y automatizar tareas rutinarias, la

herramienta permitirá a la Junta Escolar tomar decisiones informadas y proactivas,
mejorando la transparencia y eficiencia en la gestión del presupuesto. Esto es
fundamental para garantizar que los recursos sean utilizados de manera óptima,
asegurando la continuidad de las actividades educativas y el bienestar de los
estudiantes.

En resumen, esta herramienta contribuirá significativamente a la sostenibilidad

financiera de la Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera, fortaleciendo su capacidad
para cumplir su misión educativa en la comunidad de San José de Chiquitos.

9
1.4 Planteamiento y formulación del problema técnico y tecnológico
La gestión financiera de La unidad educativa felipe leonor rivera en san josé de
chiquitos enfrenta dificultades significativas debido a la dependencia de métodos
manuales y herramientas básicas para el control de los saldos de tesorería. Esta
situación ha generado una administración subóptima, caracterizada por la falta de
precisión, eficiencia y capacidad de previsión. El riesgo de errores manuales y la falta
de transparencia en los procesos financieros dificultan la toma de decisiones
informadas y ponen en peligro la estabilidad económica de la institución.

Actualmente, la junta escolar no cuenta con una herramienta adecuada para

automatizar el registro, análisis y proyección de los ingresos y gastos, lo que limita su
capacidad para identificar y mitigar riesgos financieros de manera oportuna. Esta
carencia no solo compromete el manejo eficiente de los recursos, sino que también
afecta la planificación y ejecución de proyectos esenciales para el desarrollo educativo
y de infraestructura.

Por lo tanto, es imperativo desarrollar una herramienta de flujo de caja inteligente en

excel que permita a la junta escolar gestionar sus finanzas con mayor precisión,
eficiencia y transparencia. Esta herramienta será clave para asegurar que los recursos
sean utilizados de manera óptima, apoyando la sostenibilidad a largo plazo de la
UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA.

La unidad EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA EN SAN JOSÉ DE CHIQUITOS

enfrenta un problema técnico relacionado con la gestión financiera de sus recursos
debido al uso de métodos manuales y herramientas básicas para el control de los
saldos de tesorería. El problema principal radica en la incapacidad de los métodos
actuales para automatizar el registro y análisis de ingresos y gastos, lo que resulta en
una administración ineficiente, propensa a errores y carente de capacidad de previsión
financiera.

1.4.1 El problema técnico

Automatización inadecuada la falta de una herramienta automatizada para registrar y
analizar transacciones financieras impide la consolidación eficiente de datos y el
cálculo preciso de saldos.

10
Falta de proyección y alertas la ausencia de un sistema que proyecte saldos futuros y
genere alertas automáticas limita la capacidad de anticipar y gestionar posibles déficits
o excesos de efectivo.

Transparencia y control limitados la falta de visibilidad en tiempo real y la incapacidad

para generar informes detallados afectan la transparencia y el control sobre la gestión
de recursos.

Dificultades en la toma de decisiones la gestión financiera ineficaz dificulta la toma de

decisiones estratégicas informadas, comprometiendo la planificación y ejecución de
proyectos educativos y de infraestructura.

La solución propuesta es el desarrollo de una herramienta de flujo de caja inteligente

en excel que automatice estos procesos, mejore la precisión y eficiencia en la gestión
financiera, y proporcione un control más riguroso y transparente de los recursos
disponibles.

1.4.2 Formulación del problema tecnológico

La junta escolar de La unidad educativa felipe leonor rivera en san josé de chiquitos
enfrenta dificultades para gestionar de manera eficiente y precisa los saldos de
tesorería. La falta de una herramienta adecuada para el seguimiento y control de
ingresos y egresos afecta la toma de decisiones financieras, la previsión de futuros
gastos e ingresos y la elaboración de informes detallados.

Actualmente, la gestión de los saldos de tesorería se realiza manualmente o con

herramientas rudimentarias, lo que conlleva a

Inconsistencias en los registros la entrada manual de datos y el uso de métodos no

estandarizados provocan errores y discrepancias en los registros financieros.

Dificultades en la proyección la falta de un sistema integrado dificulta la previsión de

futuros ingresos y egresos, limitando la capacidad de planificación financiera.

Generación de informes ineficiente la elaboración de informes y la visualización del

flujo de caja son procesos lentos y propensos a errores, lo que afecta la claridad y la
precisión de la información financiera presentada a la junta escolar.

11
Desarrollar una herramienta de flujo de caja inteligente en excel que permita una
gestión eficiente y precisa de los saldos de tesorería de la UNIDAD EDUCATIVA
FELIPE LEONOR RIVERA. Esta herramienta deberá facilitar

Registro y control un registro sistemático y preciso de todos los ingresos y egresos.

Proyección financiera la previsión de futuros ingresos y egresos basada en datos

históricos y estimaciones.

Generación de informes la elaboración de informes claros y detallados sobre el

estado financiero, incluyendo gráficos para una mejor visualización.

Impacto esperado

La implementación de esta herramienta permitirá a la junta escolar mejorar la exactitud

y la eficiencia en la gestión de los saldos de tesorería, optimizar la planificación
financiera y ofrecer informes detallados que faciliten la toma de decisiones.

1.5 Planteamiento

1.5.1 Formulación del problema

LA JUNTA ESCOLAR DE LA UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA, la
gestión de los saldos de tesorería de caja la maneja a través de métodos manuales
mostrando ser propensa a errores, resultando una falta de eficiencia y precisión en el
registro de ingresos y egresos. Estos problemas no solo afectan la transparencia y la
confiabilidad de la gestión financiera de la institución. Esta situación se agrava por la
falta de herramientas tecnológicas adecuadas que permitan una gestión automatizada
y precisa de los recursos económicos de la junta escolar. por lo tanto existe una clara
necesidad, mejorando así la precisión, la transparencia y la eficiencia en la gestión
financiera de la junta escolar de la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA.

12
1.6 Objetivo general y específico

1.6.1 Objetivo general

Desarrollar una herramienta de flujo de caja inteligente en Excel para la Junta Escolar
de la Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera en San José de Chiquitos, que permita
una gestión eficiente y precisa de los saldos de tesorería.

1.6.2 Objetivos Específicos

 Analizar las necesidades y requerimientos específicos de la tesorería de la

Junta Escolar en cuanto a la generación de saldos de tesorería.
 Desarrollar la herramienta de flujo de caja inteligente en excel que incluya las
funciones necesarias para la proyección y seguimiento de ingresos y egresos.
 Capacitar al personal de la Junta Escolar en el uso de la herramienta de flujo de
caja, asegurando que todos los usuarios puedan utilizarla de manera efectiva y
entender los reportes generados.

1.7 Enfoque metodológico

El desarrollo de la herramienta de flujo de caja inteligente en excel para la junta escolar
de la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA se llevará a cabo siguiendo un
enfoque metodológico que combina metodologías de desarrollo de software con
técnicas de análisis financiero. Este enfoque se estructurará en las siguientes etapas

1.7.1 Análisis de requerimiento

- objetivo identificar y documentar las necesidades específicas de la junta
escolar en cuanto a la gestión de tesorería.

1.7.2 Actividades
- Reuniones con los miembros de la junta escolar para comprender los procesos
actuales de gestión financiera.
- Recolección de datos sobre ingresos, egresos y reportes financieros utilizados
actualmente.
- Definición de los requisitos funcionales y no funcionales de la herramienta.

13
1.7.3 Diseño de la herramienta
Objetivo estructurar y diseñar la herramienta en excel para que cumpla con los
requerimientos identificados.

Actividades

- Diseño de las hojas de trabajo en excel (entrada de datos, resumen,

proyecciones y reportes).
- Definición de las fórmulas, validaciones de datos y formato condicional
necesarios para asegurar la precisión y consistencia.
- Diseño de los informes y gráficos para la visualización clara de la información
financiera.

1.7.4 Desarrollo e implementación

Objetivo construir la herramienta en excel con las características definidas en la fase
de diseño.

Actividades

- Creación de las hojas de trabajo en excel con las fórmulas, validaciones y

automatizaciones requeridas.
- Implementación de macros para automatizar procesos repetitivos y mejorar la
usabilidad.
- Configuración de formatos condicionales para resaltar datos críticos, como
saldos bajos o desviaciones en el presupuesto.

1.7.5 Pruebas y validación

Objetivo verificar que la herramienta funcione correctamente y cumpla con los
requisitos establecidos.

Actividades

- Realización de pruebas funcionales utilizando datos reales y simulados para

verificar la exactitud de los cálculos y la funcionalidad de la herramienta.
- Recopilación de feedback de los usuarios (junta escolar) para realizar ajustes y
mejoras.

14
1.7.6 Capacitación y documentación
Objetivo asegurar que los usuarios de la junta escolar puedan utilizar la herramienta
de manera efectiva.

Actividades

- Desarrollo de un manual de usuario que explique el funcionamiento de la

herramienta y cómo realizar las principales tareas.
- Capacitación a los miembros de la junta escolar sobre el uso de la herramienta y
la interpretación de los reportes generados.

1.7.7 Despliegue y soporte

Objetivo implementar la herramienta en el entorno real de la junta escolar y
proporcionar soporte técnico inicial.

Actividades

- Instalación y configuración de la herramienta en los sistemas de la junta escolar.

- Seguimiento inicial y soporte para resolver cualquier inconveniente que surja
durante el uso de la herramienta.
- Recolección de retroalimentación continua para futuras mejoras y
actualizaciones.

Este enfoque metodológico permitirá el desarrollo de una herramienta de flujo de caja

en excel que sea precisa, eficiente y adaptada a las necesidades específicas de la
junta escolar, contribuyendo a una mejor gestión financiera de la UNIDAD EDUCATIVA
FELIPE LEONOR RIVERA.

2 Capitulo II

2.1 Marco teórico

El marco teórico conceptual del desarrollo de una herramienta de flujo de caja
inteligente en excel para la junta escolar de la unidad educativa felipe leonor rivera se
fundamenta en conceptos clave de gestión financiera, análisis de flujo de caja, y diseño
de sistemas de información. A continuación, se presentan los principales conceptos y
teorías que sustentan este proyecto

15
2.2 Gestión financiera
Definición la gestión financiera se refiere al proceso de planificar, organizar, controlar y
monitorear los recursos financieros de una organización. Su objetivo es maximizar la
eficiencia y garantizar la estabilidad financiera mediante la adecuada administración de
los ingresos y egresos.

Aplicación en el proyecto la herramienta desarrollada busca optimizar la gestión de

tesorería de la junta escolar, permitiendo un control más preciso de los flujos de caja, lo
cual es fundamental para la sostenibilidad financiera de la unidad educativa.

2.3 Flujo de caja

Definición el flujo de caja es el registro de todas las entradas y salidas de efectivo de
una organización durante un período determinado. Es un indicador clave de la liquidez
y capacidad de una organización para cumplir con sus obligaciones financieras.

Componentes

- Ingresos dinero que entra en la organización, como subvenciones, donaciones,

pagos de estudiantes, etc.
- Egresos (dinero que sale de la organización, como pagos de salarios,
mantenimiento, suministros, etc.
- Aplicación en el proyecto la herramienta se centrará en la creación de un
sistema que registre y analice de manera precisa estos flujos de efectivo,
permitiendo una visualización clara del estado financiero.

2.4 Proyección financiera

Definición la proyección financiera es una estimación de los futuros ingresos y
egresos basada en datos históricos y supuestos de negocio. Ayuda a la organización a
anticipar sus necesidades de efectivo y planificar en consecuencia.

Aplicación en el proyecto se implementará una hoja de proyecciones en la

herramienta que permita a la junta escolar prever futuros escenarios financieros y
tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

16
2.5 Diseño de sistemas de información
Definición un sistema de información es un conjunto de componentes
interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para
apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

Características

- exactitud precisión en el manejo y procesamiento de datos.

- oportunidad capacidad para proporcionar información en el momento
necesario.
- utilidad relevancia y utilidad de la información proporcionada para la toma de
decisiones.

aplicación en el proyecto la herramienta desarrollada funcionará como un sistema

de información financiera, proporcionando datos precisos y oportunos a la junta escolar
para facilitar la gestión de tesorería.

2.6 Automatización y usabilidad en hojas de cálculo

Definición la automatización en hojas de cálculo se refiere a la implementación de
funciones, macros y fórmulas que permiten la ejecución de tareas repetitivas sin
intervención manual, mejorando la eficiencia y reduciendo el margen de error.

Aplicación en el proyecto se incorporarán funciones automatizadas en excel, como

fórmulas complejas, validaciones de datos, formato condicional y macros, para
optimizar la entrada de datos, el cálculo de saldos y la generación de informes
financieros.

2.7 Visualización de datos

Definición la visualización de datos es el proceso de representar gráficamente los
datos para facilitar su comprensión y análisis. Las herramientas de visualización de
datos son esenciales para transformar grandes volúmenes de datos en información
comprensible y útil.

Aplicación en el proyecto la herramienta incluirá gráficos y tablas dinámicas que

permitirán a los usuarios visualizar el flujo de caja de manera intuitiva, ayudando a la
junta escolar a identificar tendencias y tomar decisiones informadas.

17
3 Capitulo III

3.1 Propuesta de innovación o solución del problema

Título desarrollo de una herramienta de flujo de caja inteligente en excel para
optimizar la gestión financiera en la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA

3.1.1 Plan de cuentas

Para la herramienta de flujo de caja inteligente

El plan de cuentas es un elemento esencial en la organización financiera de la

herramienta de flujo de caja, ya que permite clasificar y registrar
adecuadamente todas las transacciones financieras de la Junta Escolar. A
continuación, se presenta una estructura propuesta para el plan de cuentas que
puedes adaptar según las necesidades específicas de la Unidad Educativa
Felipe Leonor Rivera en San José de Chiquitos.

1. Ingresos (Cuentas 1000 - 1999)

 1000 - Ingresos por Cuotas Escolares

- 1010 - Cuotas Mensuales
- 1020 - Cuotas de Inscripción
- 1030 - Cuotas por Actividades Extracurriculares
 1100 - Ingresos por Subvenciones
- 1110 - Subvenciones del Gobierno
- 1120 - Subvenciones de ONGs
- 1130 - Subvenciones Municipales
 1200 - Ingresos por Donaciones
- 1210 - Donaciones de Padres de Familia
- 1220 - Donaciones de Empresas
- 1230 - Donaciones de Particulares
 1300 - Ingresos por Venta de Servicios
- 1310 - Venta de Servicios Educativos Especiales
- 1320 - Venta de Material Didáctico

18
 - 1330 - Alquiler de Instalaciones
 1400 - Otros Ingresos
- 1410 - Intereses Ganados
- 1420 - Ingresos por Multas
- 1430 - Ingresos Diversos

2. Egresos (Cuentas 2000 - 2999)

 2000 - Gastos Operativos

- 2010 - Salarios y Beneficios
- 2011 - Sueldos de Personal Docente
- 2012 - Sueldos de Personal Administrativo
- 2013 - Beneficios Sociales
 2020 - Gastos en Servicios Públicos
- 2021 - Agua
- 2022 - Luz
- 2023 - Gas
- 2030 - Material de Oficina
- 2031 - Papelería
- 2032 - Suministros de Oficina
 2100 - Gastos de Mantenimiento
- 2110 - Mantenimiento de Edificios
- 2120 - Mantenimiento de Equipos
- 2130 - Mantenimiento de Áreas Comunes
 2200 - Gastos Educativos
- 2210 - Material Didáctico
- 2220 - Actividades Extracurriculares
- 2230 - Capacitación del Personal
 2300 - Gastos Administrativos
- 2310 - Honorarios Profesionales
- 2320 - Gastos de Transporte

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 - 2330 - Comunicaciones
- 2331 - Teléfono e Internet
- 2332 - Correo y Mensajería
 2400 - Gastos Financieros
- 2410 - Intereses Pagados
- 2420 - Comisiones Bancarias
- 2430 - Gastos Diversos
 2500 - Provisiones
- 2510 - Provisión para Mantenimiento
- 2520 - Provisión para Imprevistos
- 2530 - Provisión para Actividades Especiales

3. Activos (Cuentas 3000 - 3999)

 3000 - Activos Circulantes

- 3010 - Caja y Bancos
- 3011 - Caja Chica
- 3012 - Banco - Cuenta Corriente
- 3013 - Banco - Cuenta de Ahorros
- 3020 - Cuentas por Cobrar
- 3021 - Cuentas por Cobrar a Estudiantes
- 3022 - Cuentas por Cobrar a Terceros
 3100 - Activos Fijos
- 3110 - Edificios y Mejoras
- 3120 - Equipos y Mobiliario
- 3130 - Vehículos
- 3140 - Terrenos
 3200 - Activos Diferidos
- 3210 - Gastos Pagados por Anticipado
- 3220 - Seguros

20
4. Pasivos (Cuentas 4000 - 4999)

 4000 - Pasivos Circulantes

- 4010 - Cuentas por Pagar
- 4011 - Proveedores
- 4012 - Sueldos por Pagar
- 4020 - Obligaciones Fiscales
- 4021 - Impuestos por Pagar
- 4022 - Retenciones por Pagar
 4100 - Pasivos a Largo Plazo
- 4110 - Préstamos Bancarios
- 4120 - Obligaciones de Leasing

5. Patrimonio (Cuentas 5000 - 5999)

5000 - Patrimonio de la Junta Escolar

- 5010 - Aportes de la Comunidad

- 5020 - Reservas
- 5030 - Resultados Acumulados
- 5031 - Excedentes
- 5032 - Déficit

IMPLEMENTACIÓN EN LA HERRAMIENTA DE EXCEL

 Estructura de Datos : Cada cuenta en el plan de cuentas se implementará

en Excel con un código único, y se estructurará en hojas de cálculo para
la entrada de datos, seguimiento y reportes.
 Tablas Dinámicas y Gráficos : Se crearán tablas dinámicas para resumir y
analizar los datos de ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio,
permitiendo una visión clara del estado financiero de la junta escolar.

21
  Funciones Automatizadas : Las cuentas estarán vinculadas mediante
fórmulas para generar automáticamente los estados de flujo de caja,
balances y otros reportes financieros relevantes.
 Reportes Periódicos : Los datos se utilizarán para generar reportes
periódicos, como estados financieros mensuales y anuales, que ayudarán
a la junta escolar a tomar decisiones informadas.

Este plan de cuentas es una guía inicial, y puede ajustarse según las
necesidades específicas y los requerimientos legales o financieros de la Unidad
Educativa Felipe Leonor Rivera

3.1.2 Descripción de la innovación

La propuesta consiste en desarrollar una herramienta de flujo de caja inteligente en
excel, diseñada específicamente para mejorar la gestión financiera de la JUNTA
ESCOLAR DE LA UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA EN SAN JOSÉ DE
CHIQUITOS. Esta herramienta se distingue por su capacidad de integrar
funcionalidades avanzadas de análisis financiero, automatización de procesos, y
visualización de datos en una plataforma accesible y fácil de usar.

3.1.3 Elementos innovadores

3.1.3.1 Integración de funcionalidades avanzadas en Excel

Automatización mediante macros implementación de macros para automatizar
tareas repetitivas, como la actualización de registros financieros y la generación
de informes. Esto reduce el tiempo requerido para estas tareas y minimiza
errores humanos.

Formato condicional inteligente uso de formato condicional para resaltar

automáticamente datos críticos, como saldos bajos o desviaciones
presupuestarias, facilitando una rápida identificación de áreas que requieren
atención.

22
3.1.4 Sistema de proyección financiera automatizado
Proyecciones basadas en datos históricos la herramienta incluirá una hoja
dedicada a la proyección financiera, que utilizará datos históricos para predecir
futuros flujos de caja. Esto permitirá a la junta escolar anticipar posibles déficits
o excedentes y planificar en consecuencia.

Simulación de escenarios posibilidad de simular diferentes escenarios

financieros (optimista, pesimista y neutral) para ayudar a la junta escolar a
prepararse para diversas contingencias.

3.1.4.1 Generación de informes y visualización de datos

Informes dinámicos la herramienta permitirá generar informes personalizados
y dinámicos que se adaptan a las necesidades específicas de la junta escolar.
Estos informes incluirán gráficos interactivos que facilitan la comprensión de la
información financiera.

Tablas dinámicas uso de tablas dinámicas para organizar y analizar grandes

volúmenes de datos de manera rápida y flexible, permitiendo a los usuarios
explorar la información desde diferentes perspectivas.

3.1.4.2 Accesibilidad y capacitación

Facilidad de uso a pesar de sus funcionalidades avanzadas, la herramienta será
intuitiva y fácil de usar, diseñada para usuarios con un conocimiento básico de
excel.

Capacitación especializada se ofrecerá capacitación a los miembros de la

junta escolar para garantizar que puedan utilizar la herramienta de manera
efectiva y comprender plenamente las funcionalidades que ofrece.

3.1.5 Sostenibilidad y escalabilidad

Actualización continua la herramienta está diseñada para ser escalable,
permitiendo la incorporación de nuevas funcionalidades o ajustes según las
necesidades cambiantes de la junta escolar.

23
 sostenibilidad al ser desarrollada en excel, la herramienta no requiere
inversiones adicionales en software especializado, lo que la hace accesible y
sostenible a largo plazo.

3.2 Impacto de la innovación

- Mejora en la toma de decisiones la herramienta proporcionará
información financiera precisa y en tiempo real, permitiendo a la junta
escolar tomar decisiones informadas y estratégicas.
- Eficiencia operativa la automatización de procesos reducirá el tiempo y
los recursos dedicados a la gestión financiera, permitiendo a la junta
escolar enfocarse en otras áreas críticas de la administración educativa.
- Transparencia y control la generación de informes detallados y la
visualización clara de los datos financieros aumentarán la transparencia
en la gestión de los recursos, fortaleciendo la confianza de los
stakeholders.
- Preparación para el futuro la capacidad de realizar proyecciones
financieras y simular diferentes escenarios permitirá a la junta escolar
prepararse mejor para el futuro, gestionando riesgos y oportunidades de
manera más efectiva.

3.3 Componentes de la solución

3.3.1 Registro y control de flujos de caja

Hoja de registro automatizada se creará una hoja en excel donde se podrán
ingresar y almacenar todos los ingresos y egresos de manera sistemática. La
herramienta incluirá validaciones de datos para asegurar la consistencia y
exactitud en los registros.

24
 categorías personalizadas los ingresos y egresos se clasificarán en
categorías personalizadas que reflejan las principales áreas de gasto e ingreso
de la junta escolar, permitiendo un análisis más detallado y enfocado.

3.3.2 Proyección financiera automatizada

Análisis predictivo la herramienta utilizará datos históricos para generar
proyecciones financieras futuras, facilitando la planificación y la gestión
proactiva de recursos.

Simulación de escenarios se incluirá una funcionalidad que permitirá simular

diferentes escenarios financieros, ayudando a la junta escolar a prepararse para
diferentes contingencias y tomar decisiones más informadas.

3.3.3 Generación de informes detallados

Informes dinámicos la herramienta permitirá generar informes financieros
detallados que se actualizarán en tiempo real, proporcionando una visión clara y
precisa del estado financiero de la junta escolar.

Visualización gráfica se implementarán gráficos y tablas dinámicas que

faciliten la interpretación de los datos, ayudando a los miembros de la junta
escolar a comprender mejor la información financiera y a tomar decisiones
fundamentadas.

3.3.4 Automatización y optimización

Macros y automatización se utilizarán macros para automatizar tareas
repetitivas, como la actualización de saldos y la generación de informes, lo que
reducirá el tiempo dedicado a estas tareas y minimizará el riesgo de errores.

Formato condicional la herramienta empleará formato condicional para resaltar

automáticamente información crítica, como desviaciones presupuestarias o
saldos insuficientes, mejorando la eficiencia en la toma de decisiones.

25
3.3.5 Capacitación y uso sostenible
Capacitación para los usuarios se ofrecerá capacitación específica para
asegurar que los miembros de la junta escolar puedan utilizar la herramienta de
manera efectiva y aprovechar todas sus funcionalidades.

Manual de usuario se desarrollará un manual de usuario que servirá como

referencia para resolver dudas y guiar a los usuarios en el uso diario de la
herramienta.

3.3.6 Beneficios esperados

Mejora en la precisión la herramienta reducirá significativamente los errores
en los registros financieros y proporcionará datos precisos y actualizados para
la toma de decisiones.

Optimización del tiempo la automatización de tareas y la simplificación de

procesos financieros liberarán tiempo para que la junta escolar pueda enfocarse
en otras áreas críticas de la administración educativa.

Planificación financiera eficiente con la capacidad de proyectar futuros flujos

de caja y simular escenarios, la junta escolar podrá anticipar y prepararse mejor
para eventos financieros futuros, evitando déficits y aprovechando
oportunidades de inversión.

Transparencia y rendición de cuentas los informes detallados y la claridad en

la presentación de datos mejorarán la transparencia en la gestión financiera,
fortaleciendo la confianza de todos los stakeholders involucrados.

3.4 Conclusiones
La implementación de esta herramienta de flujo de caja inteligente en excel
representa una innovación significativa en la gestión financiera de la UNIDAD
EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA. No solo optimiza los procesos
existentes, sino que también introduce nuevas capacidades que fortalecerán la
sostenibilidad financiera de la institución a largo plazo.

26
Eficiencia operativa la herramienta cumple con su objetivo de mejorar la
eficiencia operativa de la junta escolar, automatizando procesos clave y
reduciendo la posibilidad de errores manuales.

Mejora en la toma de decisiones con la incorporación de análisis predictivo y

la posibilidad de monitoreo en tiempo real, la junta escolar está mejor equipada
para tomar decisiones informadas y anticiparse a posibles desafíos financieros.

Sugerencias de mejora se sugieren ajustes en la interfaz para simplificar aún

más el uso, especialmente en la generación de reportes. Además, continuar con
el refinamiento del modelo predictivo garantizará que la herramienta mantenga
su relevancia y precisión a largo plazo.

En resumen, la herramienta de flujo de caja inteligente ha demostrado ser una

solución eficaz y robusta para la gestión financiera de la junta escolar,
ofreciendo no solo precisión y eficiencia, sino también la capacidad de prever y
planificar mejor el futuro financiero de la unidad educativa.

El análisis de los resultados obtenidos tras las pruebas realizadas en la

herramienta de flujo de caja inteligente para la junta escolar de la unidad
educativa felipe leonor rivera revela varias conclusiones clave en términos de
funcionalidad, usabilidad, seguridad y valor predictivo. A continuación, se
presenta un análisis detallado

27
4 References bibliograficas

Gestión financiera en instituciones educativas

- García, j., & martínez, l. (2020). Gestión financiera en el ámbito educativo

estrategias para la eficiencia. Editorial universitaria. Este libro ofrece una
visión integral de la gestión financiera en instituciones educativas,
abordando desde la planificación presupuestaria hasta el control de
saldos y la toma de decisiones basadas en datos financieros.

Modelos de flujo de caja

- Brigham, e. F., & ehrhardt, m. C. (2019). Financial management theory &

practice. Cengage learning. En este texto, los autores explican en detalle
la teoría y la práctica detrás del flujo de caja, incluyendo modelos y
herramientas que pueden aplicarse en diversos contextos, incluyendo
instituciones educativas.
- Ross, s. A., westerfield, r. W., & jordan, b. D. (2021). Fundamentals of
corporate finance. Mcgraw-hill education. Este libro proporciona una
comprensión básica de los flujos de caja, enfatizando su importancia en
la planificación financiera y la toma de decisiones estratégicas.

Excel para la gestión financiera

- Walkenbach, j. (2018). Excel 2019 bible. Wiley. Este manual avanzado de

excel cubre desde las funciones básicas hasta técnicas avanzadas, como
el uso de tablas dinámicas, gráficos y programación en vba, todas
herramientas útiles para la creación de un flujo de caja automatizado.
- Winston, w. L. (2019). Microsoft excel 2019 data analysis and business
modeling. Microsoft press. El libro se centra en cómo utilizar excel para el
análisis de datos y la creación de modelos financieros, incluyendo
ejemplos prácticos aplicables a la gestión de tesorería.

28
Automatización y programación en excel

- Bullen, s., green, h., & bovey, r. (2015). Professional excel development
the definitive guide to developing applications using microsoft excel, vba,
and .net. Addison-wesley. Este texto es esencial para entender cómo
desarrollar aplicaciones avanzadas en excel utilizando vba, lo cual es
crucial para automatizar tareas dentro de la herramienta de flujo de caja.
- Mcfedries, p. (2020). Excel vba programming for dummies. Wiley. Un
recurso accesible para aprender a programar en vba, enfocado en cómo
automatizar y personalizar excel para cumplir con necesidades
específicas de gestión financiera.

Education y technologic

- Bates, a. W. (2019). Teaching in a digital age guidelines for designing

teaching and learning. Tony bates associates ltd. Este libro explora el uso
de tecnologías digitales en la educación, proporcionando una base
teórica para la integración de herramientas tecnológicas como excel en la
gestión educativa.

29
5 Anexos

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS MIEMBROS DE LA JUNTA ESCOLAR

Para obtener datos relevantes sobre la percepción y el uso de herramientas financieras

en la gestión de la tesorería de la Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera, podrías
desarrollar una encuesta dirigida a los miembros de la junta escolar, personal
administrativo y otros stakeholders clave. Aquí tienes un ejemplo de encuesta

Encuesta sobre la Gestión de la Tesorería y Uso de Herramientas Financieras en la

Unidad Educativa Felipe Leonor Rivera

Objetivo Recopilar información sobre las prácticas actuales de gestión financiera, la

percepción sobre la necesidad de una herramienta de flujo de caja inteligente en Excel,
y la disposición del personal para utilizar dicha herramienta.

Sección 1 Datos Demográficos

Rol en la institución

- Miembro de la junta escolar

- Personal administrativo
- Docente
- Otro _______

Años de experiencia en la gestión financiera educativa

- Menos de 1 año
- 1-3 años
- 3-5 años
- Más de 5 años

Sección 2 Gestión Financiera Actual

¿Cómo describiría la gestión actual de los fondos de tesorería en la institución?

- Muy eficiente
- Eficiente

30
 - Regular
- Ineficiente
- Muy ineficiente

¿Utiliza actualmente alguna herramienta para la gestión de flujos de caja?

- Sí, Excel
- Sí, otro software (especificar) _______
- No, todo se hace manualmente
- No, se utiliza un sistema externo o tercerizado

¿Con qué frecuencia se actualizan los saldos de tesorería en su institución?

- Diariamente
- Semanalmente
- Mensualmente
- Ocasionalmente
- Nunca

Sección 3 Necesidad de una Herramienta de Flujo de Caja en Excel

¿Cree que una herramienta automatizada en Excel mejoraría la gestión de los

fondos de tesorería?

- Sí, significativamente
- Sí, en cierta medida
- No, sería lo mismo
- No, podría complicar las cosas

¿Cuáles funcionalidades considera más importantes para incluir en una herramienta de

flujo de caja en Excel? (Seleccione todas las que apliquen)

- Proyección de ingresos y egresos

- Generación automática de reportes
- Gráficos visuales de flujo de caja
- Alertas para saldos bajos o inconsistencias
- Otros (especificar) _______

31
¿Qué nivel de conocimiento tiene en el uso de Excel?

- Básico
- Intermedio
- Avanzado
- Experto

Sección 4 Capacitación y Disposición

¿Estaría dispuesto a recibir capacitación sobre el uso de la nueva herramienta de

flujo de caja en Excel?

- Sí
- No
- Tal vez

¿Qué tipo de capacitación preferiría?

- Talleres presenciales
- Tutoriales en línea
- Manual de usuario detallado
- Asesoría personalizada

¿Considera que la implementación de esta herramienta podría facilitar la toma de

decisiones financieras en la institución?

- Sí, definitivamente
- Sí, en cierta medida
- No estoy seguro
- No, no cambiaría nada

Sección 5 Comentarios Adicionales

Por favor, indique cualquier sugerencia o comentario adicional que tenga sobre la
gestión financiera en la institución

Gracias por su participación. Sus respuestas son valiosas para mejorar la gestión
financiera en la UNIDAD EDUCATIVA FELIPE LEONOR RIVERA.

32