Ssoma P 41 Trabajo Oficinas

SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO CÓDIGO: SSOMA-P-41
AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO PARA SEGURIDAD EN OFICINAS
VIGENCIA 04/04/2019
CONTROL DE EMISIONES Y CAMBIOS
RESPONSABLES
VERSIÓN FECHAS FIRMAS
ACTIVIDAD NOMBRE CARGO
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FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
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I. TABLA DE CONTENIDO.
I. Tabla de contenido...................................................................................................................................2
1. OBJETIVO.............................................................................................................................................3
2. ALCANCE..............................................................................................................................................3
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................................3
4. DEFINICIONES......................................................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES...........................................................................................................................3
6. DESARROLLO.......................................................................................................................................3
6.1 Consideraciones antes de las actividades de trabajo..................................................................................
6.2 Consideraciones durante el trabajo............................................................................................................
6.3 Consideraciones después del trabajo..........................................................................................................
6.4 Consideraciones adicionales.......................................................................................................................
6.5 Consideraciones en caso de emergencia.....................................................................................................
7. REGISTROS...........................................................................................................................................7
8. ANEXOS...............................................................................................................................................7
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1. OBJETIVO
Establecer las directrices para el control de riesgos en oficinas, con el fin de minimizarlos o eliminar
la posibilidad de pérdidas accidentales en cuanto a Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente (SSOMA).
2. ALCANCE
Aplicable a cualquier trabajo realizado en las oficinas, cuya operación presente riesgos que deben
ser evaluados y controlados antes y durante las operaciones que en ellas realicen los trabajadores.
3. DOCUMENTO DE REFERENCIA
 SSOMA-M-01, Manual Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 SSOMA-RG-01, Reglamento Interno de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
4. DEFINICIONES
 No aplica.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Responsable SSOMA
 El Responsable SSOMA, son los responsables por la implantación e implementación de
este procedimiento.
5.2. Supervisores
 Los Supervisores son responsables de controlar el uso correcto del equipo de protección
personal (EPP).
5.3. Personal
 El usuario es responsable por el cuidado y uso de los ambientes, equipo y útiles de
oficina.
6. DESARROLLO
5.4. Consideraciones antes de las actividades de trabajo.
5.4.1. Áreas de circulación:
 Los pisos deben ser de material antideslizante, cualquier avería debe repararse
inmediatamente.
 Los pasillos y la distancia entre escritorios deben ser mínimo de 1.20 m. y se
mantendrán siempre descongestionados, limpios y libres de obstrucciones.
 Las escaleras deben ser estables y tener barandas.
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 Las áreas de circulación deben llevar avisos indicativos de extintores, ubicación

relativa y salidas de emergencia.
5.4.2. Iluminación:
 El nivel de luz será suficiente para el tipo de tarea.
 Se debe evitar los contrastes de sombras y deslumbramiento por luz directa o
por luz reflejada.
 Habrá siempre luces de emergencia en cantidad suficiente.
5.4.3. Mobiliario general:
 Las sillas deben ser cómodas, anatómicas y estables.
 Las mesas y escritorios deben ser de tamaño cómodo para soportar todos los
elementos necesarios.
 Los cajones de escritorios y archivadores deben estar provistos de topes de
seguridad.
 Los equipos más pesados, los archivadores y estantes deben colocarse contra la
pared o columnas y si es posible entornillarlos al suelo o pared para evitar su
volcadura.
 Las pantallas de las computadoras deben cubrirse con filtros antireflejos.
5.4.4. Riesgos eléctricos:
 Solamente personal capacitado y autorizado debe efectuar instalaciones y
reparaciones eléctricas.
 Los cables, tomacorrientes y todos los accesorios deben estar en buenas
condiciones, no se admiten alambres pelados, tomacorrientes sobrecargados o
cables que interfieran con la circulación del personal.
 Todos los tomacorrientes deben contar con línea a tierra (tres puntos).
5.4.5. Riesgo de incendios:
 Se deben proporcionar estantes o armarios para mantener aislados, ordenados
y hacer fácil la inspección de materiales inflamables.
 Las instalaciones eléctricas deben evitar la sobrecarga y recalentamientos de los
equipos dentro de la oficina.
 Está prohibido fumar dentro de cualquier instalación de la obra.
 Todos los artefactos a gas deben ser debidamente instalados y deben tener una
adecuado mantenimiento por personal capacitado y autorizado.
 Se debe definir un área para equipos de lucha contra incendios y mantener los
equipos en óptimas condiciones de funcionamiento.
5.4.6. Capacitación.
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 Antes de que a cualquier persona se le asignen tareas o trabajos asociados con

la identificación de peligros, supervisión, monitoreo u otro tipo de trabajo que
tenga que ver con la seguridad en oficinas, dicha persona debe estar capacitada
para que obtenga la comprensión, conocimiento y habilidad para realizar tales
tareas o trabajo de una manera segura. Si las condiciones cambiaran, podría ser
necesario capacitación adicional.
5.5. Consideraciones durante el trabajo.

5.5.1. Áreas de circulación:
 En el traslado de objetos, se debe tener buena visibilidad por encima y por ambos
costados de la carga que se lleva en brazos.
 Al subir o bajar por una escalera, no se deben llevar las dos manos ocupadas; una
debe estar libre para sujetarse de la baranda o pasamanos.
 Las áreas de circulación deben estar siempre limpias y libres de obstáculos.
5.5.2. Iluminación:
 Los pasadizos, escaleras, oficinas y áreas comunes deben estar siempre bien
iluminadas.
 El mantenimiento de la iluminación será permanente.
 Las luces de emergencia estarán siempre operativas.
 Se debe evitar el deslumbramiento por luz directa o por luz reflejada, los
contrastes de sombras y la fatiga visual.
5.5.3. Mobiliario general:
 Los archivadores de cartón con “fastener” metálico deben guardarse de manera
que el metal vaya siempre el fondo; así, al sacar el file no se producirán cortes.
 Los cajones de los archivadores no deben usarse como escalera para alcanzar
cosas que se encuentren en altura.
 No se deben amontonar cajas, papeles u otros objetos que representen cierto
peso sobre archivadores, escritorios o estantes. Podrían caer sobre alguien, volcar
el archivador o hacer caer el estante.
 Los cajones de los archivadores se abren uno a la vez. Así se evita que el mueble
se vuelque.
 No se deben dejar nunca abiertos los cajones de ningún mueble.
5.5.4. Riesgos eléctricos:
 Está prohibido que los cables crucen por zonas de circulación del personal. En el
caso de ser estrictamente necesario, deberá ser temporal (no más de 2 días) y se
fijarán y recubrirán en el piso con cinta aislante.
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 Está prohibido el uso de cordón mellizo para las extensiones eléctricas.

 Para desconectar un enchufe, se debe jalar siempre de la clavija y no del cable.
 Si alguno de los artefactos eléctricos produce descargas cuando se le toca, falla en
su funcionamiento, lanza chispas, humea o se siente olor a quemado cuando se
trabaja con él, desenchúfelo de inmediato y llame al electricista.
 Está prohibido el uso de adaptadores triples.
5.5.5. Riesgo de incendios:
 Los útiles de aseo (especialmente los inflamables como aceites, grasas, solventes,
etc.) deben guardarse dentro de estantes, armarios u otros que permitan un buen
aislamiento.
 Antes de encender un artefacto a gas se debe cerciorar de que no hay olor a gas.
Si lo hubiera hay que ventilar bien el lugar y pedir que se inspeccione para
detectar fugas.
 No se debe acumular exceso de papeles ni materiales propensos a quemarse,
retirarlos lo más pronto posible.
 El área de equipos para lucha contra incendios debe mantenerse siempre
despejada. No se colocarán cajas, ni papeles u otros que bloqueen la inmediata
localización y utilización de los equipos.
 Los hervidores de agua, cocinillas u otros artefactos eléctricos, en las cafeterías
deben desenchufarse al final de la jornada.
 Las alfombras que se utilizan en las oficinas sobre todo en Sede Central deben ser
de material ignifugo.
5.5.6. Señalización:
 Toda la ruta de evacuación debe estar señalizada, utilizando los carteles de
acuerdo al estándar (Flecha blanca con fondo de color verde según norma técnica
NTP399.010-1).
 La altura para colocar una señal en la oficina es de 1.80 m. ó 210 m.
 Las señales de salida, las de salida de emergencias y de escape se colocaran en la
parte superior del marco de la puerta de evacuación.
 La señal de extintor se instalará a una altura de 1.80 m. y el equipo extintor, a
1.50 m. del nivel del suelo.
 En las oficinas de Sede Central utilizarán las señales de ruta de evacuación de tipo
foto luminiscente.
5.6. Consideraciones después del trabajo.
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 Todas herramientas y objetos utilizados deben ser guardados limpios y en forma

ordenada.
 Se deben apagar y desenchufar todos los equipos eléctricos, salvo indicación o
autorización explícita, tomando las medidas de seguridad necesarias.
5.7. Consideraciones adicionales.
 Cuide sus manos de posibles atrapamientos.
 Pida ayuda para cargas pesadas.
 Doble las piernas, no la espalda al levantar cargas.
 Sujete los objetos de forma segura.
 La posición de sentado debe estar la espalda completamente adosada al respaldo, para
evitar la fatiga de los músculos de la espalda.
 Está prohibido correr.
5.8. Consideraciones comunes para emergencias:

 No bloquee las salidas de emergencia, ni por dentro ni por fuera.
 Las vías de escape y de seguridad estarán convenientemente señalizadas.
 El personal debe conocer las zonas de escape y seguridad.
 El personal debe conocer los diferentes tipos de extintores, su aplicación y forma de
operarlos.
 Se deben revisar periódicamente los extintores cerca de la oficina. Si están descargados o
han sido accionados se debe dar aviso inmediato a quien corresponda.
5.9. Consideraciones en caso de emergencia.
 Todos los accidentes, por muy leves que sean deben informarse.
 En caso de emergencia, las personas capacitadas deberán prestar los servicios de
primeros auxilios e informar inmediatamente al Supervisor de SSA sobre la situación de
la persona afectada.
 En casos de cortaduras y lesiones, se debe aplicar presión directa sobre la zona afectada
con un trapo limpio.
 En casos de quemaduras, se debe enjuagar el área afectada con agua fría
inmediatamente para aliviar el dolor y para reducir la severidad de la lesión.
 Pasada la emergencia sólo el Coordinador de Emergencias autorizará el retorno del
personal a sus lugares de trabajo.
7. REGISTROS
SSOMA-F-90, Inspección de oficinas.
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8. ANEXOS
Anexo 01: Conozca su puesto de trabajo.
Anexo 02: Recomendaciones mínimas en el puesto de trabajo frente a la computadora.
ANEXO 01
Conozca su puesto de trabajo
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones sobre el puesto de trabajo, detecte sus fallas y actúe:
 La altura de la mesa de trabajo o escritorio debe estar a nivel o máximo a 10 cm. Por debajo de los
codos del trabajador.
 Debe permitir la cómoda ubicación y movimientos libres de las piernas bajo la mesa. Si utiliza
computador, el porta teclado se aconseja a una distancia aproximada de 10 cm entre el muslo y el
teclado.
 La parte superior del monitor o pantalla de computador debe ubicarse a 8 cm. por encima de la
horizontal de los ojos.
 La distancia entre los ojos y la pantalla debe estar entre 40a 70 cm.
 Contar con campo suficiente para la labor, el equipo electrónico y las herramientas.
 Los elementos de trabajo y equipos deben estar ordenados de tal forma que su utilización sea
funcional y no implique movimientos y posturas incorrectas (rotaciones, inclinaciones, levantarse
repetidamente).
 Se deben ubicar al alcance de la mano los archivadores y organizadores utilizados más
frecuentemente, es decir, todos los elementos de uso frecuente.
 Los elementos de menor uso o de uso esporádico, se pueden ubicar un tanto más distantes.
 Se puede ajustar desde la postura sentada y sin el uso de herramientas.
 Debe tener altura regulable del asiento y del espaldar, con ajuste neumático.
 Base estable de 5 patas con rodachines para mayor estabilidad.
 Brinde soporte lumbar, es decir que posea una prominencia pequeña para apoyo, debe ser
graduable en altura.
 El borde anterior del asiento debe encontrarse a 5 cm. de la parte posterior de la rodilla.
 El asiento debe ser firme, acolchonado, recubierto en material permeable y con bordes
redondeados.
 Los apoyabrazos deben estar ubicados en los dos tercios posteriores de la base del asiento, para no
interferir con los movimientos de las manos, ajustable en altura entre 18 y 30 cm. y su ancho no
menor de 5cm.
 La altura del asiento debe permitir el apoyo firme de los pies en el piso y con las rodillas en ángulo
recto; si por las dimensiones del cuerpo del trabajador los pies quedan colgando en la postura
sedente, se debe usar un apoya pies recomendado por un experto en el tema.
CONTROLADO
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Dolores Musculares y la Fatiga

 Permita que las curvaturas normales de la columna se mantengan.
 Haga uso del espaldar de la silla, no adapte cojines ni aditamentos que puedan afectar la postura
correcta.
 El peso del cuerpo debe quedar distribuido equitativamente entre la región glutea y los muslos.
 El borde anterior de la base del asiento no debe presionar la cara posterior de las rodillas ni las
pantorrillas.
 Recuerde que los pies se deben apoyar firmemente en el suelo o apoyapiés, manteniendo las
caderas y las rodillas en un ángulo recto (90 grados).
 La postura debe permitir el movimiento fácil de los segmentos activos en la actividad laboral (Brazos
y piernas).
 Los elementos de soporte postural o confort como sillas, apoyapiés, apoyabrazos, entre otros,
deben ser elegidos de acuerdo con las características del trabajo, la demanda física y las
dimensiones corporales de cada trabajador.
Fuente de información: Material elaborado por Lina María Gomez Idagarra – Fisioterapeuta Especialista
en Salud Ocupacional - Unidad Ergonómica Caso Cundinamarca. María Teresa Santander Dueñas
Fisioterapeuta Especialista en Salud Ocupacional Caso Santander colaboración: Unidad de Ergonomía
Caso Cundinamarca , Agosto de 1999.
CONTROLADO
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ANEXO 02
Recomendaciones Mínimas en el puesto de trabajo frente a la computadora
Postura neutral óptima para trabajos frente al computador.
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Factores de riesgo ambientales en el trabajo.

Considerar “las reglas generales” mínimas para cada factor ambiental:
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Postura neutral para el cuerpo.
a) Postura sentada vertical: El torso y el cuello del usuario

están aproximadamente verticales y en línea, los muslos
están ligeramente horizontales, y las piernas están
verticales.
b) Postura de pie: Las piernas, el torso, el cuello, y la cabeza del

usuario están aproximadamente en línea vertical. El usuario
también puede elevar un pie en un apoyo mientras mantiene
esta postura.
c) Postura de sentada reclinada: Los muslos del usuario están

inclinados con las nalgas más altas que la rodilla y el ángulo
entre los muslos y el torso es mayores de 90 grados. El torso
es vertical o levemente iniciado, las piernas están ligeramente
verticales.
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d) Postura de sentada descansada: El torso y el cuello del usuario son rectos y descansan
entre 105 y 120 grados con respecto de los muslos.
Uso del Mouse.
 El diseño debe adaptarse todo lo posible a la curva de

la mano relajada (formas redondeadas, sin aristas ni
esquinas).
 El movimiento trasmitido al cursor de la pantalla debe
seguir satisfactoriamente el realizado con el Mouse.
El teclado.
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Algunas características del teclado, como su altura, grosor e inclinación, pueden influir en la
adopción de posturas incorrectas y originar trastornos en los usuarios. Para prevenir estos
riesgos, el diseño del teclado deberá cumplir, al menos, los siguientes requisitos:
a) El cuerpo del teclado debe ser suficientemente plano; se recomienda que la altura del
a3era. Fila de tecla (fila central) no inclinación de éste debería estar comprendida entre 0º y
25º respecto a la horizontal.
b) Si el dueño incluye un soporte para las manos, su profundidad debe ser al menos de 10 cm.
Si no existe dicho soporte se debe habilitar un espacio similar en la mesa delante del
teclado.
c) Este reposamanos es muy importante para reducir la tensión estática en los brazos y la
espalda del usuario.
Otros requisitos del teclado:
a) Con el fin de asegurar la legalidad de los símbolos de las teclas se recomienda la impresión
de caracteres sobre fondo claro. Asimismo, las superficies visibles del teclado no deberían
res reflectantes.
b) Se recomienda que las principales secciones del teclado (bloque alfanumérico, teclas del
cursor y teclas de función) estén claramente delimitados y separados entre sí por una
distancia de, al menos, la mitad de la anchura de una tecla.
c) Así mismo, la forma tamaño y fuerza de accionamiento de las teclas, deben ser adecuados
para permitir un accionamiento cómodo y preciso.
d) Finalmente. Los teclados deberán incluir la letra ñ y los demás caracteres del idioma
castellano.
CONTROLADO 4
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Zonas de alcance óptimas del área de trabajo.

Una buena disposición de los elementos a manipular en el área de trabajo no nos obligará a
realizar movimientos forzados del tronco con los consiguientes problemas de dolores de
espalda.
Tanto en el plano vertical como en el horizontal, debemos determinar cuales son las distancias
óptimas que consigan un confort postural adecuado, para el plano vertical y el horizontal,
respectivamente.
CONTROLADO 5
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VIGENCIA 04/04/2019
Tanto en el plano vertical como en el horizontal, debemos determinar cuáles son las distancias
óptimas que consigan un confort adecuado, tal como se muestra en la siguiente figura en el
plano horizontal.
Ambiente luminoso
Situación de las luminarias en función del ángulo visual:
Como indicaciones de carácter general a tener en cuenta para una correcta

iluminación del área de trabajo serán:
 Las luminarias deberán equiparse con difusores para impedir la visión directa de la
lámpara.
 Las luminarias se colocarán de forma que el ángulo de visión sea superior a 300
respecto a la visión horizontal.
CONTROLADO 6
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CONTROLADO 7
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FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

 Las áreas de circulación deben llevar avisos indicativos de extintores, ubicación

 Antes de que a cualquier persona se le asignen tareas o trabajos asociados con

5.5. Consideraciones durante el trabajo.

 Está prohibido el uso de cordón mellizo para las extensiones eléctricas.

5.6. Consideraciones después del trabajo.

 Todas herramientas y objetos utilizados deben ser guardados limpios y en forma

5.8. Consideraciones comunes para emergencias:

Anexo 02: Recomendaciones mínimas en el puesto de trabajo frente a la computadora.

Dolores Musculares y la Fatiga

Postura neutral óptima para trabajos frente al computador.

Factores de riesgo ambientales en el trabajo.

Postura neutral para el cuerpo.

a) Postura sentada vertical: El torso y el cuello del usuario

b) Postura de pie: Las piernas, el torso, el cuello, y la cabeza del

c) Postura de sentada reclinada: Los muslos del usuario están

Uso del Mouse.

 El diseño debe adaptarse todo lo posible a la curva de

Zonas de alcance óptimas del área de trabajo.

Situación de las luminarias en función del ángulo visual:

Como indicaciones de carácter general a tener en cuenta para una correcta

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