Gestión de Archivos de Texto M.T.E.

Ramona Isaura Quintero Gutiérrez

3.
3.1. REFERENCIAS

En Microsoft Word se puede encontrar el menú de referencias, en éste menú el usuario

puede administrar todos los documentos relacionados a las referencias de un
documento. Cuando se elabora un documento se requiere elaborar un índice, insertar
títulos en la imagen, insertar bibliografía, etc. En la barra de referencias se pueden
utilizar estos elementos.

3.1.1. Tablas de contenido

La Tabla de contenidos, es una lista de las partes de un libro o documento, organizado

en el orden en que aparecen las partes. El contenido generalmente incluye los diversos
niveles de títulos que contiene el documento.

La profundidad de detalle en los cuadros de contenido depende de la extensión del

documento, Documentos de menos de diez páginas no requieren tablas de contenido,
pero a menudo tienen una corta lista de contenido al principio.

En esta lección abordaremos los procedimientos necesarios para crear una tabla de
contenidos dentro de nuestros documentos de Word.

Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título
1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas. Word busca los títulos que
tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del
estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.

Word ofrece una galería con varias tablas de contenido para elegir. En resumen se
podría decir que el proceso se puede definir en tres pasos muy sencillos:

A. Marcar las entradas de la tabla de contenido

B. Hacer clic en el estilo de la tabla de contenido que se desea en la galería de opciones.
C. Word crea automáticamente la tabla de contenido a partir de los títulos que hayas
marcado.

Sin embargo para que este procedimiento se puede realizar sin ningún contratiempo
será necesario que nuestro documento este redactado utilizando de forma adecuada los
estilos de Word (Título, Título 1, etc...).

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Crear una tabla de contenido

1. Coloque el cursor donde desea agregar la tabla de contenido.

2. Vaya a referencias > Tabla de contenido y elija tabla automática 1, 2 o tabla
manual.

3. Si realiza cambios en el documento que afectan a la tabla de contenido, actualice

la tabla de contenido haciendo clic en la tabla de contenido y elija Actualizar
campo.

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3.1.2. Notas Al pie

Es muy común ver en Libros u otros escritos Notas al pie de cada página o al final del
documento. Tienen, entre otros propósitos, el brindar referencias sobre un mismo tema
o agregar conceptos y citas sobre el tema tratado en relación a otros textos y autores.

Las notas a pie y notas al final se utilizan en los documentos, para explicar, comentar
o hacer referencia al texto de un documento. Se pueden utilizar las notas al pie para
comentarios detallados y las notas al final para citar fuentes de información. También
se les llaman notas aclaratorias.

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

A. Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.

B. Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y

no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas
deberemos abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en
la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen.

Podemos seleccionar entre Notas al pie

o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos

elegir entre:

 Incluir la nota al Final de la página

o Debajo de la selección.

Si seleccionamos Notas al final

podemos elegir entre:

 Incluir la nota al Final del

documento o al Final de la sección.

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Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del

número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo

comienza la primera nota al pie.

Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia

en cada nueva página.

Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de

formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar
cambios a Todo el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima
aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos
doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al
superíndice.

3.1.3. Citas y bibliografía

Si Usted ya tiene un tema para escribir; ha leído varios

libros que abordan dicho tema; se siente en
condiciones de redactar un documento donde va a
exponer los criterios de otros autores y el suyo propio,
entonces... ¡Ya está en condiciones de insertar notas
bibliográficas en su documento!

Las notas bibliográficas registran las fuentes de

información utilizadas según normas internacionales,
denominadas estilos bibliográficos o simplemente
"estilos". En nuestro curso solo utilizaremos el estilo
APA que aparece en la ficha de referencia de Word por defecto.

La diferencia en el proceder de esta última respecto a las dos anteriores (conceptual y

de autoridad) es que al seleccionar la inserción de nota al pie y situar el cursor en el
supraíndice situado debajo de la linea donde Word enmarca el área de referencias, se
abre automaticamente un formulario que le solicitará la información necesaria para
describir el documento citado.

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Insertar cita esto permite poner un libro, periódico o

alguna fuente de información de una parte del
documento, administrar fuentes es una lista de las citas
en el documento, estilo que te permite escoger como sera
el estilo de la cita y bibliografía que es una bibliografía
que enumera todas las fuentes de documento.

Crear una bibliografía, citas y referencias

1. Coloque el cursor al final del texto que

desea citar.
2. Vaya a referencias > estilo y elija un estilo
de cita.
3. Seleccione Insertar cita.

4. Elija Agregar nuevo fuente y rellene la

información sobre la fuente.

Una vez que ha agregado un origen a la lista,

puede citar de nuevo:

1. Coloque el cursor al final del texto que desea citar.

2. Vaya a referencias > Insertar cita y elija el origen que se enumera.

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3. Para agregar detalles, como números de página si está enumerado un libro,

seleccione Opciones de cita y, a continuación, en Editar cita.

Crear una bibliografía

Con orígenes de citas en el documento, ya estará listo para crear una bibliografía.

1. Coloque el cursor donde desee la bibliografía.

2. Vaya a referencias > bibliografía y elija un formato.

3.1.4. Títulos

También podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de

tablas. Al igual que hemos visto que para crear índices y tabla de contenidos primero
debemos marcar las entradas y después generar la tabla.

Insertar título le agrega un titulo a una imagen, insertar tabla de ilustraciones es una
lista de las imágenes en el documento, actualizar tabla es para incluir todas las entradas
que están en el documento y referencia cruzada que te hace referencia a la ubicación
de la información.

De forma similar a como ocurría con la TDC tenemos dos opciones para marcar las
entradas a la tabla de ilustraciones:

- Utilizar los rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.

Para utilizar esta opción debemos seleccionar el

objeto (ya sea tabla, imagen, gráfico, etc.), acceder
a la pestaña Referencias y pulsar el botón Insertar
título.

Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen. Como podemos ver el título se
va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título a cualquier otro tipo de

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elemento.

Al seleccionar la tabla, gráfico,

imagen, ecuación, etc., y seleccionar
Título, Word lo detecta
automáticamente y le asigna el título
y el tipo de rótulo adecuado. La
posición del título puede ser incluida
encima de la selección o por debajo de
la selección.

Además vemos una serie de botones:

- Nuevo rótulo... Sirve para modificar

el Título y el Rótulo de la ilustración.

- Numeración... Abre el cuadro de diálogo que

vemos en la imagen y sirve para modificar el
estilo de la numeración de los títulos.

- Autotítulo... Sirve para generar

automáticamente los títulos de un
determinado tipo. Por ejemplo
podemos hacer que se generen
automáticamente los títulos de las
imágenes de mapa de bits (Bitmap
image) que vayamos incluyendo en el
documento.

- Utilizar estilos personalizados

para las ilustraciones.

Como vimos en la unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los
gráficos, tablas, y demás objetos no son una excepción. Por tanto podemos definirnos
nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselos posteriormente.

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Debemos crearnos un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese
motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos
aplicarle el estilo personalizado.

Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos personalizados.

En la opción Rótulo podemos seleccionar en que

tabla de ilustraciones queremos incluir la
ilustración.

3.1.5. Índice

Marcar entrada incluye el texto que se selecciona en el indice

del documento (alt-Mayús-x), insertar índice para poner un
índice en el documento y actualizar índice que es para que las
entradas hagan referencia al numero correcto de pagina.

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen dos formas de marcar las entradas del índice:

De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

 Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

 En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser
exactas, por ejemplo si el título en el documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos
en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos
capítulo 2. Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está en minúscula y la
i no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
 En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en
el índice.
 También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la

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segunda columna pondremos Capítulo 2. Tipos de vehículos:Vehículos de motor,

los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
 Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
índice.
 Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro
podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.

 - Abrimos el documento a marcar.

 - Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice .

Aparece el diálogo de Índice.

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 - Hacemos clic en el botón Automarcar...

Aparece un diálogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.

 - Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en

nuestro texto.

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio
del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del
documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,

aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen. Si tenemos
subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de
la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la
derecha.

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En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos

Aceptar y se generará el índice.

Un ejemplo de cómo sería un índice lo tenemos en la imagen de

abajo.

Desde el diálogo de Índice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar el estilo
del índice presionando sobre el botón Modificar. Nos aparece un diálogo como el que
vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

Como podemos ver en la imagen existen

hasta 9 niveles. Podemos modificar el
formato cada uno de ellos
seleccionándolo y presionando sobre
Modificar....

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3.2. REVISAR

El procesador de textos te ofrece diferentes herramientas para revisión del documento

producido, las cuales puedes ubicarlas en la pestaña Revisar. Algunas de estas
herramientas son:

3.2.1. Comentarios

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con
varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres
matizar o apostillar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para
que lo vean el resto de personas que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo

indiquemos expresamente a la hora de lanzar la impresión.

Insertar un comentario.

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo
comentario .

Nos resalta el texto seleccionado en color morado, y aparece una ventana flotante en
la parte derecha del documento donde debemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra.

Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece un globo en el lateral,
si hacemos clic en el globo veremos una ventana flotante con el texto del comentario y
en fondo morado el texto al que se refiere el comentario, como puedes ver en la

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siguiente imagen.

En cambio si tenemos activada la casilla Mostrar comentarios, de la pestaña Revisión,

y colocamos el cursor encima, los veremos así:

Y al colocar el cursor encima veremos en fondo morado el texto al que se refiere el

comentario, como puedes ver en la siguiente imagen.

El comentario lo primero que indica es el rótulo Comentarios. A la izquierda aparece

el logo del autor y su nombre (Isaura Quintero) y a continuación muestra el texto del
comentario. En la parte derecha aparece un triángulo que abre un desplegable con las
opciones Mover, Tamaño y
Cerrar, a la derecha aparece el
aspa X para cerrar el
comentario. Si colocamos el
cursor encima del comentario
aparece la hora/fecha en que se
hizo el comentario y un icono
para contestar al comentario.

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En otras vistas, como Esquema el texto aparece con fondo morado y para poder ver los
comentarios deberemos hacer clic en el texto morado.

Podemos desplegar la opción Panel de revisiones y

escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la
zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del
texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de

revisiones vertical se vería como vemos en la
siguiente imagen.

Veamos el
resto de botones de la ficha de revisión que
hacen referencia a comentarios.

Anterior. Nos lleva al comentario que

este antes del punto donde nos encontremos.
Siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.
Eliminar el comentario seleccionado o bien todos los comentarios del documento,
desde la opción que encontraremos desplegando el menú haciendo clic en la flecha
triangular inferior.

Buscar un comentario.

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario

de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la
pestaña Inicio, desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando la
combinación de teclas Ctrl+I o bien F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la

lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de
entre los que han añadido comentarios en el documento. Con los botones Anterior y
Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Mostrar/ocultar comentarios.

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

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Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la

pestaña Revisar podemos marcar o desmarcar la opción
que pone Comentarios. Si la opción está seleccionada los
comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

También podemos ocultar/mostrar los comentarios por

su autor. En la opción Personas específicas podemos
elegir el autor que queremos mostrar u ocultar.

Imprimir comentarios.

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben imprimirse.

Debemos acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menú Seguimiento, haciendo clic
en la flechita de la esquina, nos aparecerá el siguiente un cuadro de diálogo donde
debemos pulsar el botón Opciones avanzadas... , aparecerá un cuadro de diálogo donde
veremos la opción Orientación del papel al imprimir, como muestra la siguiente
imagen:

Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la
imagen.

Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el
documento en formato horizontal para
que quepan mejor los globos.

Además de esto, al lanzar la impresión, en el

diálogo de Imprimir, sección Configuración,
debemos tener la precaución de tener
seleccionada la opción Imprimir documento
con revisiones.

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3.2.2. Restringir edición

Al distribuir un documento para que otros usuarios puedan editarlo, si no quiere que
estos puedan cambiar la apariencia del documento, puede restringir todos o algunos
temas y estilos para que no se puedan cambiar ni aplicar. También puede permitir que
los revisores puedan cambiar algunos temas y
estilos.

Al dar clic en la opción restringir edición se

desplega la ventana acoplable de la derecha, en la
cual podemos seleccionar las restricciones que
deseamos se paliquen al documento, tales como de
formato o de edición.

Si lo que deseamos es restringir los estilos que se

pueden aplicar al documento, se debe activar la
casilla de la opción 1 y dar clic en configuración
para elegir los estilos que deseamos permitir, nos
aparecera la ventana Restricciones de formato que
se encuentra en la parte de abajo, ahí debemos
activar primero la casilla de la
opción Limitar el formato a una
selección de estilos y después
activar las casillas de los estilos
que deseamos permitir y dar
clic en aceptar.

De forma predeterminada,
todos los estilos están
disponibles y otros usuarios
pueden cambiarlos. Puede
deshabilitar la opción para que
otros usuarios puedan cambiar
el formato o los estilos de todo
el documento o solo una parte.

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Si lo que se desea es restringir la edición del documento

puede elegir entre 4 opciones que nos muestra la ventana
de la derecha.

1. En el área Restricciones de edición, active la casilla

Permitir solo este tipo de edición en el
documento.
2. En la lista de restricciones de edición, haga clic en Sin cambios (solo lectura).
3. Seleccione la parte del documento donde quiera permitir los cambios.

Por ejemplo, seleccione un bloque de párrafos, un título, una frase o una palabra.

Sugerencia: Para seleccionar más de una parte del documento al mismo tiempo,
seleccione el elemento que desee y, a continuación, presione CTRL y seleccione otras,
manteniendo siempre presionada la tecla CTRL.

4. En Excepciones, siga uno de estos procedimientos:

o Para permitir que cualquiera que abra el documento pueda editar la parte
seleccionada, active la casilla Todos en la lista Grupos.
o Para permitir que solo determinadas personas puedan editar la parte
seleccionada, haga clic en Más usuarios y, a continuación, escriba los
nombres de usuario.

Incluya su nombre si quiere poder modificar esa parte del documento. Separe los
nombres con un punto y coma.

Importante: Si su intención es proteger el documento con autenticación de usuario en

lugar de protección de contraseña, asegúrese de que los nombres de usuario que escriba
sean direcciones de correo electrónico.

o Haga clic en Aceptar y, a continuación, active las casillas junto a los

nombres de las personas a las que quiera permitir la edición de la parte
seleccionada.

Nota: Si selecciona más de un individuo, se agregarán como un elemento al cuadro

Grupos para que pueda volver a seleccionarlos rápidamente.

5. Siga seleccionando partes del documento y asignando permisos de usuario para

modificarlos.
6. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
7. Siga uno de los siguientes procedimientos:

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o Para asignar una contraseña al documento para que los usuarios que
conocen la contraseña puedan quitar la protección y trabajar en el
documento, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva
contraseña (opcional) y después confirme la contraseña.

Nota: Use esta opción si desea que otras personas puedan trabajar en el documento al
mismo tiempo.

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y

símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Contraseña
segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: House27. Las contraseñas deben tener 8
caracteres o más de longitud. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o
más siempre será más adecuada.

Asegúrese de recordar la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla.

Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan
a proteger.

o Para cifrar el documento de forma que solo los propietarios autenticados

del documento puedan quitar la protección, haga clic en Autenticación
de usuario.

Nota: Cifrar el documento impide que otra persona pueda trabajar en el documento al
mismo tiempo.

Desbloquear un documento protegido

Para quitar toda la protección de un documento, puede que deba conocer la contraseña
que se haya aplicado al documento, o bien figurar como propietario autenticado del
documento.

Si es propietario autenticado del documento, o si sabe la contraseña para quitar la

protección del documento, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en

Restringir edición.
2. En el panel de tareas Restringir edición, haga clic en
Detener protección.
3. Si se le pide que proporcione una contraseña, escriba la
contraseña.

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Realizar cambios en un documento restringido

Al abrir un documento protegido, Word restringe lo que se puede modificar en función

de si el propietario del documento le ha concedido permiso para realizar cambios en
una parte específica del documento.

El panel de tareas Restringir edición contiene botones para desplazarse a las regiones
del documento que tiene permiso para cambiar.

Si no tiene permiso para modificar las partes del documento, Word restringe la edición
y muestra el mensaje "Word ha finalizado la búsqueda en el documento" cuando haga
clic en los botones del panel de tareas Restringir edición.

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