Directiva para Normar Lo

Firmado digitalmente por: Firmado digitalmente por:
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Firmado digitalmente por:

CADILLO JARA Santos Guido FAU CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
20600739159 hard FAU 20600739159 hard
Motivo: En señal de conformidad 20600739159 hard
Motivo: En señal de conformidad Motivo: En señal de conformidad
Fecha: 18/10/2023 17:12:04-0500 Fecha: 20/10/2023 15:45:19-0500
Fecha: 19/10/2023 12:33:26-0500
DIRECTIVA Nº 002-2023-ENSAD/DG-SG
DIRECTIVA PARA NORMAR LOS

PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS DE
LA ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE
ARTE DRAMÁTICO “GUILLERMO UGARTE
CHAMORRO”
Firmado digitalmente por:
CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
FAU 20600739159 hard
Firmado digitalmente por: CADILLO JARA Santos Guido FAU
Motivo: En señal de conformidad
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU 20600739159 hard
Fecha: 20/10/2023 15:45:46-0500
20600739159 hard Motivo: En señal de conformidad
Motivo: En señal de conformidad Fecha: 19/10/2023 12:34:01-0500
Fecha: 18/10/2023 17:13:02-0500
DIRECTIVA Nº 002-2023-ENSAD/DG-SG
DIRECTIVA PARA NORMAR LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
DE LA ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE ARTE DRAMÁTICO
“GUILLERMO UGARTE CHAMORRO”
I. OBJETIVO:
Establecer disposiciones para la organización, descripción, custodia,

conservación y transferencia de documentos de los archivos que conforman
el sistema de la Escuela Nacional Superior de Arte Dramático “Guillermo
Ugarte Chamorro” (en adelante, ENSAD).
II. BASE LEGAL:
Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de obligatorio

cumplimiento para todos los órganos y unidades orgánicas de ENSAD.
III. BASE NORMATIVA:
3.1. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.2. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y su Texto

Único Ordenado aprobado con Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
3.3. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que

crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.4. Resolución Ministerial N° 400-2015-MINEDU, que formaliza la creación

de la Unidad Ejecutora 123: Escuela Nacional Superior de Arte Dramático
"Guillermo Ugarte Chamorro" en el Pliego 010: Ministerio de Educación.
3.5. Resolución Directoral N° 037-2020 UE ENSAD/DG, que aprueba el

Estatuto de la Escuela Nacional Superior de Arte Dramático "Guillermo
Ugarte Chamorro".
3.6. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N°

001-2018- AGN/DAI “Norma para la eliminación de documentos de
archivo del Sector Público”.

001-2019- AGN/DDPA "Normas para la elaboración del Plan Anual de
trabajo Archivístico de las Entidades Públicas".

005-2019- AGN/DDPA "Lineamientos para la elaboración de documentos
de gestión archivística para las entidades del Sector Público”.
Firmado digitalmente por: FAU 20600739159 hard
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Motivo: En señal de conformidad
20600739159 hard Fecha: 20/10/2023 15:46:13-0500
Fecha: 18/10/2023 17:14:02-0500
3.9. Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN/DDPA "Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las
entidades públicas”.
3.10. Resolución Jefatural N' 027-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 007-2019-

CADILLO JARA Santos Guido FAU
AGN/DDPA, "Directiva para la supervisión en Archivos de las Entidades Públicas".
20600739159 hard
Fecha: 19/10/2023 12:34:29-0500
AGN/DDPA, “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.

AGN/DDPA, "Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública".
IV. DEFINICIONES Y/O SIGLAS:

Para efectos de la presente Directiva se consideran las siguientes definiciones y siglas:
4.1. Definiciones.
a) Archivo: Conjunto de documentos que se producen y gestionan de forma

natural en el cumplimiento de funciones, procesos, procedimientos, acciones y
actividades, en cualquier tipo de soporte.
b) Archivo Central: Es el repositorio en el que se encuentran y custodian los

documentos de archivo transferidos de los Archivos Gestión.
c) Archivo de Gestión: Es el archivo donde se encuentra la documentación de

alta frecuencia de uso y consulta. Son los archivos que se encuentran en las
oficinas.
d) Clasificación Documental: Acción de separar los documentos en secciones

y/o subsecciones, series y/o sub series asuntos o tipos documentales, teniendo
en cuenta la estructura orgánica funcional de la entidad.
e) Conservación: Proceso Archivístico que consiste en asegurar la permanencia

de los documentos como fuente de información, manteniendo la integridad física
de la documentación, preservándola o restaurándola según sea pertinente.
f) Cuadro de Clasificación del Fondo: Es el documento de gestión archivística

que refleja de manera estructurada y jerárquica las categorías o divisiones del
fondo.
g) Documento Archivístico: Es aquel que contiene información en cualquier
soporte (físico y electrónico), producida y conservada como evidencia y como
activo por una organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el
desarrollo de su actividad o en virtud de sus obligaciones legales.
j) Expediente: Es la Unidad documental compuesta por dos o más tipos
documentales. Se forma con el objetivo de estructurar a los documentos que se
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
20600739159 hard FAU 20600739159 hard
Fecha: 18/10/2023 17:14:41-0500 Fecha: 20/10/2023 15:46:44-0500
producen (generan o reciben) en un acto administrativo, gestión operativa o
procedimiento.
k) Folio: Hoja de un documento de archivo.

20600739159 hard
Motivo: En señal de conformidad l) Foliación: Es la acción que consiste en identificar la procedencia y enumerar
Fecha: 19/10/2023 12:34:55-0500
correlativamente las hojas que conforman el documento o unidad documental,
a fin de controlar la cantidad de folios por cada uno de estos y custodiar la
información.
m) Fondo Documental: Corresponde a todos los documentos producidos
(emitidos y recibidos) en la Entidad, por todas las unidades de organización
(productores) en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de sus
actividades, estructurados de acuerdo con criterios orgánicos, funcionales o
mixtos.
n) Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en la

clasificación, ordenamiento, asignación de signatura y foliación de documentos.
o) Ordenamiento Documental: Unir y relacionar los documentos de acuerdo a las

series, sub series, tipo documental y en algunos casos por asuntos dándole el
orden según la necesidad de la oficina (orden alfabético, numérico,
alfanumérico).
p) Principio de Procedencia: Principio básico y fundamental de la Archivística en
el cual establece que los documentos producidos por una institución u
organismo no deben mezclarse con los de otros. Esto quiere decir que no
deberán mezclarse los fondos documentales archivísticos de una institución y/o
entidad con otra.
q) Principio de Orden Original: Principio Básico y fundamental de la Archivística

en el cual establece que los documentos de archivo deberán ser conservados
de acuerdo al orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto
quiere decir que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de
procedimiento.
r) Rótulo: Código fijado en un soporte adicionado a una unidad de conservación,

para su identificación.
s) Sección Documental: Es la primera división del fondo documental

(MINJUSDH), el cual se ha organizado de acuerdo a las funciones, dándole una
estructura lógica y jerárquica a nivel de Unidades de Organización, Programas,
Consejos y Comisiones de acuerdo al Organigrama, respetando los principios
de procedencia y orden original.
t) Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características

comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente
son archivados, usados, transferidos o eliminados como Unidad.
FAU 20600739159 hard
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU
Motivo: Por encargo
20600739159 hard
Fecha: 20/10/2023 15:47:14-0500
Fecha: 18/10/2023 17:15:21-0500
u) Signatura: Fijación del código u otra forma de identificación previamente
establecida en cada pieza documental.
v) Soporte Documental: - Material donde se registra la información del

Firmado digitalmente por: documento archivístico, entre los cuales se encuentra el papel, medios
20600739159 hard audiovisuales, electrónico, digital, entre otros.
Fecha: 19/10/2023 12:35:18-0500
w) Unidad Documental: Es cada una de las piezas que componen una serie, es
decir, los expedientes, legajos, tomos, de ser el caso, y el cual será identificado
para ser organizado y descrito para su servicio.
x) Unidad de Instalación: Estructura diseñada para contener las unidades de

archivamiento o conservación de manera ordenada y con la respectiva
signatura de su ubicación topográfica en el repositorio de Archivo.
y) Tipo Documental: Unidad documental menor e indivisible que permite

identificar una serie.
4.2. Siglas:
a) AGN : Archivo General De La Nación.

b) AC : Archivo Central.
c) AG : Archivo Gestión.
d) CED : Comité Evaluador de Documentos.
e) ENSAD : Escuela Nacional Superior de Arte Dramático.
f) AACTD : Área de Atención al Ciudadano y Trámite Documentario.
g) PCDA : Programa de Control de Documentos Archivísticos.
h) SG : Secretaría General.
i) SAI : Sistema de Archivos Institucional.
V. DISPOSICIONES GENERALES:
1.1. La Secretaría General, a través del Área de Atención al Ciudadano y Trámite

Documentario, regula e integra la normativa vigente emitida por AGN para la aplicación
de los procedimientos técnicos archivísticos de los órganos y unidades orgánicas que
conforman los niveles de archivos de la ENSAD.
1.2. El AACTD organiza, conduce, coordina y ejecuta los procesos técnicos archivísticos.
Además, brinda asistencia técnica a todos los responsables de las unidades de
organización de la ENSAD, respecto a los procesos técnicos archivísticos contenidos
en la presente directiva.
1.3. Los AG administran, custodian, aplican los procesos técnicos de archivísticos
(organización, descripción, custodia, conservación y transferencia de documentos).
1.4. Los AG realizan el registro, control y seguimiento de los documentos requeridos en
calidad de préstamos en la unidad orgánica donde pertenecen, a fin de salvaguardar
su integridad y conservación. Coordinan directamente con el AC si la documentación
ya ha sido transferida.
Firmado digitalmente por: CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU FAU 20600739159 hard
Fecha: 18/10/2023 17:16:01-0500
1.5. La presente directiva se aplicará a los documentos de archivo independientemente del
soporte que lo contengan.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:

20600739159 hard
Fecha: 19/10/2023 12:35:47-0500 1.1. De los procesos técnicos archivísticos:
1.1.1. Organización de documentos:

1.1.1.1. La organización de documentos es el proceso técnico archivístico que
consiste en el desarrollo de actividades orientadas para la correcta
identificación, clasificación, ordenamiento e identificación de documentos en
los AG de ENSAD, de acuerdo con las normas de obligatorio cumplimiento
del Sistema Nacional de Archivos.
1.1.1.2. El AACTD, a cargo del Archivo Central, es el responsable de conducir,
planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar la organización de
documentos de archivo de la ENSAD. En ese sentido, en la organización es
necesario considerar los siguientes principios y características que definen a
los documentos de archivo:
a) Principios Archivísticos.
● Principio de procedencia: el cual señala que cada documento debe
estar en su fondo de procedencia y no deben mezclarse con otro. Es
decir, existe la relación entre los documentos y las entidades públicas
que las generan y custodian.
● Principio de Orden Original: Los fondos deben tener presente la
organización (clasificación y ordenación) correspondiente a las
estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado
o a las actividades desarrolladas por las personas o entidades.
b) Características de los documentos de archivo:
● Autenticidad.
● Disponibilidad.
● Es inherente a las funciones que les da origen.
● Es testimonio de las funciones o resultado de una actividad.
● Fiabilidad.
● Integridad.
● Nace dentro de un proceso natural de las actividades.
● Prevalencia de los originales.
● Se constituye en series documentales que responden a la
materialización de una actividad concreta.
● Tiene una estructura formal (tipo documental).
● Trazabilidad
● Unidad
c) Estructura del documento archivístico:
● Soporte: parte material o física (papel, usb, cd, etc)
● Medios: vehículo de la información utilizado para fijar la información
(escritura, gráficos, colores, símbolos, etc)
● Contenido: es la información o mensaje de los documentos.
d) Agrupaciones documentales.
Fecha: 18/10/2023 17:17:01-0500
● Fondo: Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y
recibidos) por todas los órganos y unidades orgánicas de ENSAD
(productores) en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de
sus actividades.
● Sección: conjunto de documentos que corresponden a la división del
fondo documental, corresponde a los órganos unidades orgánicas.
20600739159 hard ● Serie: conjunto de documentos que poseen características comunes,
Fecha: 19/10/2023 12:36:08-0500 producido por una unidad orgánica en el ejercicio de sus funciones o
actividades. Es así como la serie es la confluencia entre productor,
función y tipo documental.
1.1.1.3. Los documentos deben ser organizados por series documentales, y

colocados en sus respectivas unidades de instalación (paquetes) de 10 cm
y unidades de conservación (cajas de archivo) cuyas medidas ya se
encuentran homologadas por el AGN.
1.1.1.4. Todos los documentos deben ser foliados empezando por el primer
documento hasta el último documento de la unidad documental, siguiendo
un orden cronológico. Se deberá colocar el número de folio en el anverso y
parte superior izquierda de la hoja, de forma clara y sin enmendaduras.
1.1.2. Selección documental:

1.1.2.1. Es el proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y
evaluar todas las series documentales que genera y recibe la ENSAD para
determinar sus periodos de retención, orientadas a la transferencia y
eliminación de documentos, en base a los cuales se formulará el PCDA.
1.1.2.2. De la transferencia documental:
La transferencia documental es el procedimiento archivístico que consiste en
el traslado de la fracción de serie documental remitida desde el Archivo de
Gestión al Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo de
retención establecido en el PCDA.
EL AACTD, a cargo del Archivo Central de la ENSAD, es el responsable de
conducir, planificar, dirigir, coordinar y controlar las transferencias de
documentos archivísticos de los Archivos de Gestión y conduce la
transferencia hasta la entrega y recepción final de los documentos
archivísticos, posterior al asesoramiento, revisión y registro correspondiente
de los documentos. Los documentos archivísticos para transferir deberán
contar con las siguientes condiciones:
● Estar debidamente identificado, clasificado y ordenado, de acuerdo
con su serie documental.
● Estar debidamente foliados, de acuerdo con la normativa vigente.
● Estar debidamente valorados, de acuerdo con lo establecido en el
PCDA.
● Estar en un óptimo estado, sin mostrar factores de deterioro.
● No se transfieren documentos en archivadores de palanca, ni se
remiten boletines, normas legales, fotocopias de documentos
originales, periódicos, revistas, documentos borradores o de apoyo,
ni publicaciones impresas.
Fecha: 18/10/2023 17:17:41-0500
Para las transferencias de los documentos Archivísticos se llevan a cabo las
siguientes etapas:
● Presentación de la solicitud.
● Verificación de los documentos y los registros remitidos.
● Suscripción de los inventarios (ver Anexos I y II).
20600739159 hard ● Traslado y custodia de los documentos al Archivo Central.
Fecha: 19/10/2023 12:36:49-0500
1.1.2.3. De la eliminación documental:

La eliminación es un procedimiento que consiste en la destrucción de
documentos, previa autorización del Archivo General de la Nación. Los
documentos de archivo que se proponen a eliminar son aquellos que tienen
valor temporal, en tanto son prescindibles y sin trascendencia una vez
cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.
Este procedimiento es único e implica responsabilidad funcional y

administrativa, y es conducido por el Archivo Central, y se rige por el principio
de legalidad del procedimiento administrativo general.
Para la eliminación de documentos con PDCA aprobado, ésta se cumplirá de

acuerdo con el vencimiento de su periodo de retención vigente. Por lo que se
solicitará la autorización de series documentales con periodo de retención
vencido.
Para la eliminación de documentos sin contar con el PCDA aprobado, será

el CED quien solicitará la autorización para la eliminación de los documentos.
1.1.3. Descripción documental:

1.1.3.1. La descripción es el proceso técnico archivístico que consiste en identificar,
analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos
permitiendo su acceso, recuperación y control adecuado de los documentos
archivísticos y de la información contenida en ellos, que son custodiados por
los archivos de la institución, de acuerdo con la normativa emitida por el
Archivo General de la Nación, previa labor de identificación y organización
documental.
1.1.3.2. Este proceso archivístico, representa en forma objetiva y estructurada la
información contenida en cada pieza o agrupaciones documentales para su
localización, recuperación y control. Esto corresponde tanto a los
documentos en soporte o medio físico, siendo de importancia el elemento de
la descripción para cada contenido y su contexto.
1.1.3.3. Será necesario considerar, para una adecuada descripción, lo siguiente:
a) Conocimiento de las normas de descripción vigentes.
b) Contar con un Sistema de Archivos en la entidad.
c) Uso de tecnologías para la automatización de los instrumentos
descriptivos.
d) Definir los niveles de descripción a realizar en el sistema de archivos:
fondo, sección, series o pieza documental.
e) Usar el formato de inventario de archivo de gestión (ver Anexo III).
FAU 20600739159 hard
20600739159 hard
Fecha: 20/10/2023 15:51:24-0500
Fecha: 18/10/2023 17:18:24-0500
1.1.4. Conservación documental:
1.1.4.1. La conservación es el proceso técnico archivístico que consiste en la
ejecución de acciones preventivas y correctivas para la protección del
soporte o medio físico e integridad de la información del documento
archivístico con la implementación de medidas de preservación y
restauración.
20600739159 hard
1.1.4.2. Para lograr la conservación de los documentos archivísticos, el Archivo
Fecha: 19/10/2023 12:37:16-0500 Central de ENSAD deberá contar con las condiciones básicas para su
funcionamiento establecido en las directivas en la materia que emita el AGN.
1.1.4.3. Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 6.1.4.2., el titular o responsable de
los Archivos de Gestión de la ENSAD, es responsable de la protección y
conservación adecuada de los documentos que producen hasta culminar la
transferencia al Archivo Central.
1.1.5. Servicio archivístico:

1.1.5.1. Es el proceso técnico archivístico que consiste en poner a disposición de los
usuarios los documentos archivísticos custodiados en los archivos de una
Entidad pública, con el fin de satisfacer oportunamente la demanda de
información interna (órganos o unidades orgánicas de la Entidad) o externa
(ciudadanos o administrados) para el reconocimiento de derechos, toma de
decisiones y el normal funcionamiento de la entidad.
1.1.5.2. La información y/o documentación que obra en cada órgano o unidad
orgánica debe ser puesta a disposición de los usuarios internos y externos,
cuya atención dependerá del tipo de requerimiento realizado y el estado de
la documentación.
1.1.5.3. El Archivo Central de la ENSAD custodia los documentos de la entidad cuyo
plazo de retención se ha cumplido y que fueron transferidos mediante
inventarios y el cumplimiento de las normas técnicas establecidas por el
AGN.
1.1.5.4. El responsable del Archivo Central mantendrá actualizado el registro de
servicios archivísticos consignando los datos del solicitante, características
de la solicitud y plazos de los préstamos.
1.1.5.5. El AACTD, a cargo del Archivo Central de la ENSAD, así como los órganos
o unidades orgánicas a cargo de sus archivos de gestión brindan acceso a
los documentos que producen y custodian en sus archivos, teniendo
presente las restricciones por confidencialidad, restricción de información de
datos personales y el grado de deterioro del documento solicitado.
1.1.6. Valoración documental:

1.1.6.1. Es el procedimiento archivístico que consiste en identificar y establecer el
valor y el período de retención de todas las series documentales del PCDA.
1.1.6.2. La valoración permite seleccionar aquellos documentos archivísticos que por
su importancia o jerarquía ameriten conservarse adecuadamente en cada
archivo. Este proceso se lleva a cabo con los documentos archivísticos
organizados (clasificados, ordenados y signados) y requiere un conocimiento
profundo del contexto de producción de las series documentales.
1.1.6.3. Se debe aplicar la valoración a todo documento archivístico,
independientemente de su medio o soporte.
Firmado digitalmente por: FAU 20600739159 hard
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Motivo: En señal de conformidad
20600739159 hard Fecha: 20/10/2023 15:51:57-0500
Fecha: 18/10/2023 17:19:12-0500
1.1.6.4. Para la valoración documental se debe considerar los siguientes factores:
Marco legal y normatividad interna que permita determinar el periodo de
retención.
● El contexto de producción que da origen a la serie documental.
● Importancia de la unidad de organización productora de documentos.
● Frecuencia en la consulta de cada serie documental.
20600739159 hard
Motivo: En señal de conformidad ● Características de los documentos y el tipo de información que
Fecha: 19/10/2023 12:37:48-0500
contienen.
● Protección de datos personales o garantía de accesibilidad a la
información.
● Opinión técnica del Archivo Central.
● Crecimiento o volumen de la serie en el Archivo de Gestión y Archivo
Central.
● Migración o sustitución de soportes.
1.1.6.5. El valor de los documentos archivísticos que se registran en el PCDA se
define en:
● Permanente: corresponde al valor que tiene la serie documental de
acuerdo con el marco legal vigente, importancia para la investigación,
derecho de acceso ciudadano, rendición de cuentas y utilidad para la
investigación, la cual no puede eliminarse.
● Temporal: corresponde al valor que tiene la serie documental una vez
que los documentos que la conforman hayan cumplido los fines
administrativos, fiscales, contables, legales, entre otros, que lo
originó, siendo innecesarios para la entidad.
VII. RESPONSABILIDADES
7.1. La Secretaría General de ENSAD, a través del Área de Atención al Ciudadano y
Trámite Documentario, es responsable de velar por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas en la presente directiva.
7.2. Los directores, jefes y los responsables de archivos de los órganos y unidades
orgánicas de la ENSAD son responsables de cumplir con lo dispuesto en la
presente directiva.
VIII. ANEXOS
8.1. Anexo I: Formato de Hoja de Resumen de Transferencia documental.
8.2. Anexo II: Formato de Inventario de Transferencia.
8.3. Anexo III: Formato de Inventario de Archivo de Gestión.
CADILLO JARA Santos Guido FAU CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
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Fecha: 19/10/2023 12:38:18-0500 Fecha: 20/10/2023 15:52:39-0500
20600739159 hard
Fecha: 18/10/2023 17:19:56-0500
Anexo I: Formato de Hoja de Resumen de Transferencia.
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL
INFORMACIÓN GENERAL
1. SECTOR : EDUCACIÓN
2. ENTIDAD : ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE ARTE
DRAMÁTICO
3. UNIDAD ÓRGANICA :
4. DATOS DE LA REMISION :
4.1 AÑO :
4.2 TRANMISIÓN N° :
5. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE
TRANSFERIRSE:
6. METROS LINEALES A TRANSFERIRSE
7. LUGAR Y FECHA: 8.LUGAR Y FECHA:
(Firma y sello) (Firma y sello)

ARCHIVO ARCHIVO
REMITENTE RECEPTOR
Indicaciones:
1. Sector al que pertenece la entidad.

2. Nombre de entidad: Escuela Nacional Superior de Arte Dramático.
3. Nombre de la Órgano o Unidad Orgánica a transferir. Ej.: Dirección Académica.
4.1 El año en que se realiza la transferencia.
4.2 Número de transferencia de la sección o subsección.
5. Debe indicarse las series con sus fechas extremas.
6. Deberá registrarse la totalidad de Metros Lineales de la transferencia realizada.
7. Se deberá constar el lugar y la fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el
Responsable del Archivo de Gestión.
8. Se deberá registrar el lugar y la fecha de recepción de la transferencia, firmada por el
Responsable del Archivo Central de ENSAD.
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Firmado digitalmente por: CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
20600739159 hard CADILLO JARA Santos Guido FAU FAU 20600739159 hard
Motivo: En señal de conformidad 20600739159 hard Motivo: En señal de conformidad
Fecha: 18/10/2023 17:20:38-0500 Motivo: En señal de conformidad Fecha: 20/10/2023 15:53:18-0500
Fecha: 19/10/2023 12:39:20-0500
Anexo II: Formato de Inventario de transferencia documental
INVENTARIO – REGISTRO DE TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL

1. (SECCION O SUBSECCION)
4.
8. FECHAS
2. N° REGITRO 9. N° DE FOLIOS
EXTREMAS
UNIDAD S
DE 3. N° 5. SERIE 6. SUBSERIE
7. DESCRPCION
CONSER PAQ. DOCUMENTAL DOCUMENTAL 10. Observaciones
DEL AL DEL AL DEL AL
VACION
(CAJA)
Indicaciones:
1. Denominación de la sección o subsección. Ej.: Administración.
2. Se registra el número de caja.
3. Se registra el número de paquete.
4. Se registra el o los número (s) de registro (s).
5. Se registra el nombre de la serie documental.
6. Se registra el nombre de la sub-serie documental.
7. Se registra la descripción.
8. Se registra la fecha extrema del documento.
9. Se registra la cantidad de folios.
10. Se registran observaciones como faltantes, estado de los documentos.
LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Firmado digitalmente por: Firmado digitalmente por:
20600739159 hard CADILLO JARA Santos Guido FAU CHINCHAY VASQUEZ Janet Soledad
Motivo: En señal de conformidad 20600739159 hard FAU 20600739159 hard
Fecha: 18/10/2023 17:21:20-0500 Motivo: En señal de conformidad Motivo: Por encargo
Fecha: 19/10/2023 12:39:51-0500 Fecha: 20/10/2023 15:53:50-0500
Anexo III: Formato de Inventario de Archivo de Gestión.
INVENTARIO DESCRIPTIVO DE ARCHIVO DE GESTIÓN
8. FECHAS
7. 9. FOLIO
EXTREMAS
2. N° DESCRPCI
1. N° 3. SERIE
UNIDAD DE 6. N° DE ON DEL 10.
UNIDAD DE DOCUMENT 4. SUB SERIE 5. REGISTRO
ARCHIVAMI EXPEDIENTE DOCUMEN DEL AL DEL AL OBSERVACIONES
CONSERVA AL
ENTO TO
CIÓN
Leyenda:
1 Unidad de Conservación (cajas de archivo).

2 Unidad de archivamiento (número de paquetes).
3 Datos de la Serie Documental.
4 Datos de Sub serie documental.
5 Se coloca el número de registro asignado durante el proceso de organización (unidades documentales existentes).
6 N° de Expediente, si la unidad documental tuviera.
Se describe el detalle de la unidad documental, por ejemplo: Concurso Público N° 120-2023-ENSAD, Servicio de Digitalización del
7 Acervo custodiado en el Archivo
Central.
8 Se registra la fecha extrema del documento.
9 Se registra el rango de folios.
10 Se registra las observaciones que se pudieran dar, como por ejemplo faltantes.

20600739159 hard
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 23/10/2023 10:13:28-0500

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LORA CUENTAS Isadora Lucia FAU Firmado digitalmente por:

DIRECTIVA PARA NORMAR LOS

Establecer disposiciones para la organización, descripción, custodia,

II. BASE LEGAL:

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de obligatorio

III. BASE NORMATIVA:

3.1. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.

3.2. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y su Texto

3.3. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, que

3.4. Resolución Ministerial N° 400-2015-MINEDU, que formaliza la creación

3.5. Resolución Directoral N° 037-2020 UE ENSAD/DG, que aprueba el

3.6. Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N°

3.7. Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°

3.8. Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N°

3.10. Resolución Jefatural N' 027-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 007-2019-

3.12. Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 012-2019-

IV. DEFINICIONES Y/O SIGLAS:

a) Archivo: Conjunto de documentos que se producen y gestionan de forma

b) Archivo Central: Es el repositorio en el que se encuentran y custodian los

c) Archivo de Gestión: Es el archivo donde se encuentra la documentación de

d) Clasificación Documental: Acción de separar los documentos en secciones

e) Conservación: Proceso Archivístico que consiste en asegurar la permanencia

f) Cuadro de Clasificación del Fondo: Es el documento de gestión archivística

k) Folio: Hoja de un documento de archivo.

n) Organización de Documentos: Proceso archivístico que consiste en la

o) Ordenamiento Documental: Unir y relacionar los documentos de acuerdo a las

q) Principio de Orden Original: Principio Básico y fundamental de la Archivística

r) Rótulo: Código fijado en un soporte adicionado a una unidad de conservación,

s) Sección Documental: Es la primera división del fondo documental

t) Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen características

v) Soporte Documental: - Material donde se registra la información del

x) Unidad de Instalación: Estructura diseñada para contener las unidades de

y) Tipo Documental: Unidad documental menor e indivisible que permite

a) AGN : Archivo General De La Nación.

1.1. La Secretaría General, a través del Área de Atención al Ciudadano y Trámite

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS:

1.1.1. Organización de documentos:

1.1.1.3. Los documentos deben ser organizados por series documentales, y

1.1.2. Selección documental:

1.1.2.3. De la eliminación documental:

Este procedimiento es único e implica responsabilidad funcional y

Para la eliminación de documentos con PDCA aprobado, ésta se cumplirá de

Para la eliminación de documentos sin contar con el PCDA aprobado, será

1.1.3. Descripción documental:

1.1.5. Servicio archivístico:

1.1.6. Valoración documental:

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL

6. METROS LINEALES A TRANSFERIRSE

7. LUGAR Y FECHA: 8.LUGAR Y FECHA:

(Firma y sello) (Firma y sello)

1. Sector al que pertenece la entidad.

Anexo II: Formato de Inventario de transferencia documental

INVENTARIO – REGISTRO DE TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL

INVENTARIO DESCRIPTIVO DE ARCHIVO DE GESTIÓN

1 Unidad de Conservación (cajas de archivo).

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