PROCESO F2.P1.

MI 12/02/2024
MEJORA E INNOVACIÓN
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FORMATO CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Responsables del Proceso por Nivel:

Líder del Proceso:
(Cargo directivo Sede de la Dirección General de la planta de personal) Nacional (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal)
Regional (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal)
Zonal (Cargos de coordinación de la planta de personal)
1. Objetivo del Proceso: describa el Qué y Para Qué del Proceso

2. Alcance: descripción donde inicia el proceso hasta donde finaliza el proceso

3. Alineación estratégica del Proceso: identifique el o los objetivos estratégicos a los cuales aporta el proceso, de acuerdo con el plan indicativo vigente.

4. Ciclo del Proceso en Planear, Hacer, Verificar, Mejorar (PHVM):

4.1 PLANEAR
Nivel
Responsable de
Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad
N R Z
Selec
cione
¿Cuál o cuáles procesos o ¿Qué insumo recibe del ¿Cuál es la actividad que se ¿Cuál es el resultado de la ¿Cuál o cuáles procesos con
parte interesada son proceso mencionado? (base realiza con esos insumos? ejecución de la actividad? o parte interesada son una
generadores de los insumos de datos, lineamientos, (producto, servicio, los clientes de esta X el
de este proceso? documentos, normas y otros documento, lineamiento, salida? nivel
que
tangibles)  Describa las acciones del planear decisión y otros tangibles) apli-
que agregan valor a la ejecución  Cuando se refiere a un ca
 Cuando se refiere a un  Las entradas deben tener del proceso. (La actividad debe cliente interno, mencione
generador interno, numeración que relacione el iniciar con un solo verbo rector en  Las salidas deben tener el nombre del proceso,
mencione el nombre del proveedor que la suministra. infinitivo). numeración. Ejemplo: Ejemplo: Proceso Mejora
proceso, Ejemplo: Proceso Ejemplo: e Innovación o en caso
Mejora e Innovación o en 1. Informe PQRS y acceso a la de que aplique para
caso de que aplique para 1.1. Plan indicativo institucional Información todos los procesos, se
todos los procesos, se 2.1. Resultados de la evaluación 2. Resultados de medición del menciona Procesos del
menciona Procesos del de riesgos proceso ICBF y dado el caso que
ICBF y dado el caso que 3.1. Requisitos Legales y otros 3. Acciones de mejora e sea un grupo de
sea un grupo de procesos requisitos innovación definidas procesos se menciona,
se menciona; Procesos Procesos Misionales,
Misionales, Procesos Procesos Estratégicos,
Estratégicos, Procesos de Procesos de Apoyo y
Apoyo y Procesos de Procesos de Evaluación.
Evaluación.
¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!
Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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 Cuando se refiere a un
 Cuando se refiere a un cliente externo, éste
generador externo, éste debe ser en el marco del
debe ser en el marco del documento de partes
documento de partes interesadas del ICBF,
interesadas del ICBF, Ejemplo: Usuarios,
Ejemplo: Usuarios, Estado, Estado, Colaboradores,
Colaboradores, Proveedores, Aliados
Proveedores, Aliados Estratégicos,
Estratégicos, Comunidad, Comunidad, Sociedad,
Sociedad, Peticionarios; se Peticionarios; se puede
puede utilizar una o varias utilizar una o varias de
de las partes interesadas de las partes interesadas de
acuerdo con la definición de acuerdo con la definición
cada una de ellas. de cada una de ellas.

 Los generadores deben  Los clientes deben tener

tener numeración, ejemplo: numeración de acuerdo
con la salida. Ejemplo:
1. Proceso Direccionamiento
Estratégico 1.1. Procesos del ICBF
2. Proceso Mejora e 2.1. Proceso Monitoreo y
Innovación Seguimiento a la Gestión
3. Estado 3.1. Proceso Mejora e
Innovación
Nota: no se debe colocar en 3.2. Proceso Evaluación
esta casilla nombres de Independiente
personas, nombres de las
dependencias o cargos. Nota: no se debe colocar
en esta casilla nombres de
personas, nombres de las
dependencias o cargos.
4.2 HACER
Nivel
Responsable de
Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad
N R Z

¿Cuál o cuáles procesos o ¿Qué insumo recibe del ¿Cuál es la actividad que se ¿Cuál es el resultado de la ¿Cuál o cuáles procesos
parte interesada son proceso mencionado? (base realiza con esos insumos? ejecución de la actividad? o parte interesada son
generadores de los insumos de datos, lineamientos, (producto, servicio, los clientes de esta
de este proceso? documentos, normas y otros documento, lineamiento, salida?
tangibles) decisión y otros tangibles)
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 Describa las acciones del hacer  Cuando se refiere a un

Selec
 Cuando se refiere a un  Las entradas deben tener que agregan valor a la ejecución cliente interno, mencione cione
generador interno, numeración que relacione el del proceso. (La actividad debe  Las salidas deben tener el nombre del proceso, con
mencione el nombre del proveedor que la suministra. iniciar con un solo verbo rector en numeración. Ejemplo: Ejemplo: Proceso Mejora una
proceso, Ejemplo: Proceso Ejemplo: infinitivo). e Innovación o en caso X el
nivel
Mejora e Innovación o en 1. Informe PQRS y acceso a de que aplique para que
caso de que aplique para 1.1. Plan indicativo institucional la Información todos los procesos, se apli-
todos los procesos, se 2.1. Resultados de la evaluación 2. Resultados de medición menciona Procesos del ca
menciona Procesos del de riesgos del proceso ICBF y dado el caso que
ICBF y dado el caso que 3.1. Requisitos Legales y otros 3. Acciones de mejora e sea un grupo de
sea un grupo de procesos requisitos innovación definidas procesos se menciona,
se menciona; Procesos Procesos Misionales,
Misionales, Procesos Procesos Estratégicos,
Estratégicos, Procesos de Procesos de Apoyo y
Apoyo y Procesos de Procesos de Evaluación.
Evaluación.
 Cuando se refiere a un
 Cuando se refiere a un cliente externo, éste
generador externo, éste debe ser en el marco del
debe ser en el marco del documento de partes
documento de partes interesadas del ICBF,
interesadas del ICBF, Ejemplo: Usuarios,
Ejemplo: Usuarios, Estado, Estado, Colaboradores,
Colaboradores, Proveedores, Aliados
Proveedores, Aliados Estratégicos,
Estratégicos, Comunidad, Comunidad, Sociedad,
Sociedad, Peticionarios; se Peticionarios; se puede
puede utilizar una o varias utilizar una o varias de
de las partes interesadas de las partes interesadas de
acuerdo con la definición de acuerdo con la definición
cada una de ellas. de cada una de ellas.

 Los generadores deben  Los clientes deben tener

tener numeración, ejemplo: numeración de acuerdo
con la salida. Ejemplo:
1.Proceso Direccionamiento
Estratégico 1.1. Procesos del ICBF
2.Proceso Mejora e 2.1. Proceso Monitoreo y
Innovación Seguimiento a la Gestión
3. Estado 3.1. Proceso Mejora e
Innovación
Nota: no se debe colocar en 3.2. Proceso Evaluación
esta casilla nombres de Independiente

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personas, nombres de las

dependencias o cargos. Nota: no se debe colocar
en esta casilla nombres de
personas, nombres de las
dependencias o cargos.
4.3. VERIFICAR
Nivel
Responsable de
Generador Entradas Actividades Salidas Cliente
la Actividad
N R Z
Selec
cione
¿Cuál o cuáles procesos o ¿Qué insumo recibe del ¿Cuál es la actividad que se ¿Cuál es el resultado de la ¿Cuál o cuáles procesos con
parte interesada son proceso mencionado? (base realiza con esos insumos? ejecución de la actividad? o parte interesada son una
generadores de los insumos de datos, lineamientos, (producto, servicio, los clientes de esta X el
de este proceso? documentos, normas y otros documento, lineamiento, salida? nivel
que
tangibles) decisión y otros tangibles) apli-
 Describa las acciones del verificar  Cuando se refiere a un ca
 Cuando se refiere a un  Las entradas deben tener que agregan valor a la ejecución cliente interno, mencione
generador interno, mencione numeración que relacione el del proceso. (La actividad debe  Las salidas deben tener el nombre del proceso,
el nombre del proceso, proveedor que la suministra. iniciar con un solo verbo rector en numeración. Ejemplo: Ejemplo: Proceso Mejora
Ejemplo: Proceso Mejora e Ejemplo: infinitivo). e Innovación o en caso
Innovación o en caso de que 1. Informe PQRS y acceso a de que aplique para
aplique para todos los 1.1. Plan indicativo institucional la Información todos los procesos, se
procesos, se menciona 2.1. Resultados de la evaluación 2. Resultados de medición menciona Procesos del
Procesos del ICBF y dado el de riesgos del proceso ICBF y dado el caso que
caso que sea un grupo de 3.1. Requisitos Legales y otros 3. Acciones de mejora e sea un grupo de
procesos se menciona; requisitos innovación definidas procesos se menciona,
Procesos Misionales, Procesos Misionales,
Procesos Estratégicos, Procesos Estratégicos,
Procesos de Apoyo y Procesos de Apoyo y
Procesos de Evaluación. Procesos de Evaluación.

 Cuando se refiere a un  Cuando se refiere a un

generador externo, éste cliente externo, éste
debe ser en el marco del debe ser en el marco del
documento de partes documento de partes
interesadas del ICBF, interesadas del ICBF,
Ejemplo: Usuarios, Estado, Ejemplo: Usuarios,
Colaboradores, Estado, Colaboradores,
Proveedores, Aliados Proveedores, Aliados
Estratégicos, Comunidad, Estratégicos,
Sociedad, Peticionarios; se Comunidad, Sociedad,
puede utilizar una o varias Peticionarios; se puede
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de las partes interesadas de utilizar una o varias de

acuerdo con la definición de las partes interesadas de
cada una de ellas. acuerdo con la definición
de cada una de ellas.
 Los generadores deben
tener numeración, ejemplo:  Los clientes deben tener
numeración de acuerdo
1.Proceso Direccionamiento con la salida. Ejemplo:
Estratégico
2. Proceso Mejora e 1.1. Procesos del ICBF
Innovación 2.1. Proceso Monitoreo y
3. Estado Seguimiento a la Gestión
3.1. Proceso Mejora e
Nota: no se debe colocar en Innovación
esta casilla nombres de 3.2. Proceso Evaluación
personas, nombres de las Independiente
dependencias o cargos.
Nota: no se debe colocar
en esta casilla nombres de
personas, nombres de las
dependencias o cargos.
4.4. MEJORAR E INNOVAR
Nivel
Responsable de
Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad
N R Z
Selec
cione
¿Cuál o cuáles procesos o ¿Qué insumo recibe del ¿Cuál es la actividad que se ¿Cuál es el resultado de la ¿Cuál o cuáles procesos con
parte interesada son proceso mencionado? (base realiza con esos insumos? ejecución de la actividad? o parte interesada son una
generadores de los insumos de datos, lineamientos, (producto, servicio, los clientes de esta X el
de este proceso? documentos, normas y otros documento, lineamiento, salida? nivel
que
tangibles)  Describa las acciones del mejorar decisión y otros tangibles) apli-
que agregan valor a la ejecución  Cuando se refiere a un ca
 Cuando se refiere a un  Las entradas deben tener del proceso. (La actividad debe cliente interno, mencione
generador interno, mencione numeración que relacione el iniciar con un solo verbo rector en  Las salidas deben tener el nombre del proceso,
el nombre del proceso, proveedor que la suministra. infinitivo). numeración. Ejemplo: Ejemplo: Proceso Mejora
Ejemplo: Proceso Mejora e Ejemplo: e Innovación o en caso
Innovación o en caso de que 1. Informe PQRS y acceso a la de que aplique para
aplique para todos los 1.1. Plan indicativo institucional Información todos los procesos, se
procesos, se menciona 2.1. Resultados de la evaluación 2. Resultados de medición del menciona Procesos del
Procesos del ICBF y dado el de riesgos proceso ICBF y dado el caso que
caso que sea un grupo de 3.1. Requisitos Legales y otros 3. Acciones de mejora e sea un grupo de

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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procesos se menciona; requisitos innovación definidas procesos se menciona,

Procesos Misionales, Procesos Misionales,
Procesos Estratégicos, Procesos Estratégicos,
Procesos de Apoyo y Procesos de Apoyo y
Procesos de Evaluación. Procesos de Evaluación.

 Cuando se refiere a un  Cuando se refiere a un

generador externo, éste cliente externo, éste
debe ser en el marco del debe ser en el marco del
documento de partes documento de partes
interesadas del ICBF, interesadas del ICBF,
Ejemplo: Usuarios, Estado, Ejemplo: Usuarios,
Colaboradores, Estado, Colaboradores,
Proveedores, Aliados Proveedores, Aliados
Estratégicos, Comunidad, Estratégicos,
Sociedad, Peticionarios; se Comunidad, Sociedad,
puede utilizar una o varias Peticionarios; se puede
de las partes interesadas de utilizar una o varias de
acuerdo con la definición de las partes interesadas de
cada una de ellas. acuerdo con la definición
de cada una de ellas.
 Los generadores deben
tener numeración, ejemplo:  Los clientes deben tener
numeración de acuerdo
1.Proceso Direccionamiento con la salida. Ejemplo:
Estratégico
2. Proceso Mejora e 1.1. Procesos del ICBF
Innovación 2.1. Proceso Monitoreo y
3. Estado Seguimiento a la Gestión
3.1. Proceso Mejora e
Nota: no se debe colocar en Innovación
esta casilla nombres de 3.2. Proceso Evaluación
personas, nombres de las Independiente
dependencias o cargos.
Nota: no se debe colocar
en esta casilla nombres de
personas, nombres de las
dependencias o cargos.

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Elaboró Revisó Aprobó

(Colocar Nombre y Cargo del Profesional que elaboró el (Colocar Nombres y Cargos Directivos, Asesores,
Líder del Proceso: Nombre y Cargo Directivo Sede de la
documento) Coordinadores y Subdirector de Mejoramiento
Dirección General de la planta de personal
Organizacional)

Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el SIMEI.

Nota 2: Consultar los riesgos de calidad y corrupción del proceso en la web.
Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al proceso en la Matriz de Requisitos Legales.
Nota 4: Consultar criterios y rangos de calificación de los aspectos e impactos ambientales en la Matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos.
Nota 5: Consultar matriz de riesgos SGSI y de activos de información del proceso en la intranet.
Nota 6: Consultar matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de Controles, y Matriz de requisitos legales y otros requisitos del SG-SST.
Nota 7: Consultar los procedimientos y documentos asociados al proceso en el Listado Maestro de Documentos, en la Web del ICBF.
Nota 8: Consultar políticas de operación en los Procedimientos.
Nota 9: Las salidas marcadas con un asterisco (*) hacen referencia a controles operacionales del proceso.
Nota 10: Se selecciona con una X el nivel responsable de la actividad (nacional, regional, zonal).

5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión
(Fecha de publicación (Relacionar la última
de la versión del versión y código del Descripción del Cambio
documento que se está documento que se está
reemplazando) reemplazando)

Recomendación: en el encabezado del documento ajustar el nombre del Proceso y eliminar las instrucciones del diligenciamiento.

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