005 Circular Idt VF

CIRCULAR EXTERNA
Bogotá D. C., 01 de noviembre de 2024
CIRCULAR EXTERNA No. 005 de 2024
Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra

De: Eficiente
Entidades Estatales que publican y gestionan sus procesos de
Para: contratación en SECOP II, independientemente de su régimen de
contratación.
Asunto: Cierre de expediente electrónico en SECOP II
La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es una

entidad de la rama Ejecutiva que actúa como el ente rector encargado de formular
la política de compras y contratación estatal en todo el territorio nacional. Para el
cumplimiento de sus funciones, el numeral 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170
de 2011 le asignó la competencia de desarrollar y administrar el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), el cual fue creado por el artículo
3 de la Ley 1150 de 2007, como punto único de ingreso de información y de
generación de reportes para las Entidades Estatales y la ciudadanía, contando con
la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, el Proceso de

Contratación se define como el “Conjunto de actos y actividades, y su secuencia,
adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las
garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición
final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo
que ocurra más tarde” (Énfasis fuera de texto). En concordancia con esto, el
artículo 2.2.1.1.2.4.3. del Decreto 1082 de 2015, establece que: “Vencidos los
términos de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las
condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, la
Entidad Estatal debe dejar constancia del cierre del expediente del Proceso de
Contratación” (Énfasis fuera de texto).
Según estas disposiciones, el Proceso de Contratación termina cuando: a) se ha

cumplido el plazo del contrato; b) se han vencido las garantías de calidad,
estabilidad y mantenimiento; o c) se ha vencido el plazo de cumplimiento de las
Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1

Colombia Compra Eficiente
Dirección: Carrera 7 # 26 – 20 - Bogotá, Colombia
Mesa de servicio: (+57) 601 7456788
Atención al ciudadano: (+57) 601 79566Código: CCE-DES-FM-26 Versión: 01 Fecha 12-0- 2022
CIRCULAR EXTERNA
condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes, lo
que ocurra más tarde. Dentro de este plazo se comprende, el periodo de
liquidación de los contratos al que se refiere el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
En ejercicio de las referidas atribuciones, la Agencia ha impartido directrices

entorno al uso del SECOP II, lo orientadas a garantizar la transparencia, publicidad
y acceso a la información pública. En particular, a través de la Circular Externa No.
002 de 2023, este rector requirió a todos los sujetos obligados a publicar y transar
en la mencionada plataforma para que, antes del 31 de julio de 2023 procedieran
a cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hubieran cumplido con
las obligaciones post-contractuales, con énfasis en los contratos de prestación de
servicios y de apoyo a la gestión que no requirieran liquidación. El plazo
establecido por la Circular Externa No. 002 de 2023, fue prorrogado por las
circulares externas 3 y 6 de 2023, hasta el 10 de noviembre de 2023 y 1 de marzo
de 2024, respectivamente.
Sin embargo, a la fecha sigue existiendo un número importante de registros de

contratos que pese a estar terminados y haberse cumplido sus obligaciones post-
contractuales, no han sido cerrados en la plataforma electrónica, lo cual afecta la
calidad de la información y el funcionamiento del SECOP II, limitando las
funcionalidades de la plataforma, afectando con ello a todos los actores del
Sistema de Compra y Contratación Pública. Como consecuencia de lo anterior, la
Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- imparte las
siguientes directrices a los sujetos obligados a transar en el SECOP II, las cuales
deberán ser cumplidas antes del 30 de noviembre de 2024:
1. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos que hayan cumplido con
las obligaciones post-contractuales a las que se refiere el 2.2.1.1.2.4.3 del
Decreto 1082 de 2015.
2. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución

y término para liquidar hayan finalizado, en los que no se hayan incluido
garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, ni obligaciones post-
contractuales.
3. Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución

haya finalizado, que no requieran de liquidación o no se encuentren
pendientes obligaciones postcontractuales pendientes.

CIRCULAR EXTERNA
Después de la fecha indicada, la Agencia Nacional de Contratación Pública llevará

a cabo una migración de datos de los contratos que se encuentren cerrados. Esta
migración no alterará la manera en que se consultan los procesos o contratos, pero
permitirá que la plataforma del SECOP II presente menos períodos de
indisponibilidad o intermitencia, mejorando así su funcionamiento. Es
responsabilidad de todos los usuarios del sistema seguir las instrucciones indicadas
en las circulares y en los manuales de operación del SECOP II para garantizar el
óptimo desempeño de la plataforma.
Para el cumplimiento de las anteriores directrices, se anexa a la presente Circular

el lineamiento técnico para proceder el cierre electrónico de los contratos.
Cordialmente,
CRISTÓBAL PADILLA TEJEDA

Director General de Agencia Nacional de Contratación Pública
–Colombia Compra Eficiente–
Elaboró: Alejandro Sarmiento Cantillo

Gestor T1-15 de la Subdirección de Gestión Contractual
Revisaron: Ricardo Pérez Latorre
Asesor Jurídico de la Dirección General
Richard Ariel Bedoya de Moya
Subdirector de Información y Desarrollo Tecnológico
Carolina Quintero Gacharná
Subdirectora de Gestión Contractual
Aprobó: Cristóbal Padilla Tejeda
Director General


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La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, es una

De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, el Proceso de

Según estas disposiciones, el Proceso de Contratación termina cuando: a) se ha

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 1

En ejercicio de las referidas atribuciones, la Agencia ha impartido directrices

Sin embargo, a la fecha sigue existiendo un número importante de registros de

2. Cerrar los expedientes electrónicos de los contratos cuyo plazo de ejecución

3. Cerrar el expediente electrónico de los contratos cuyo plazo de ejecución

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 2

Después de la fecha indicada, la Agencia Nacional de Contratación Pública llevará

Para el cumplimiento de las anteriores directrices, se anexa a la presente Circular

CRISTÓBAL PADILLA TEJEDA

Elaboró: Alejandro Sarmiento Cantillo

Agencia Nacional de Contratación Pública pág. 3

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