CONCILIACION BANCARIA v3

Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Versión: 03
CONCILIACIÓN BANCARIA
TES-PR-005-UDES
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PROCESO y/o
TESORERÍA
SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

CONDICIONES
GENERALES  Se deben cumplir los lineamientos institucionales, legales y la documentación
del subproceso.
 Corresponde al subproceso de Tesorería los registros de débitos bancarios por

concepto de comisiones, intereses corrientes y de sobregiro, rendimientos
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
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financieros, gravámenes y otros débitos bancarios, los cuales serán realizados

por transacción o a final del mes dependiendo del volumen de transacciones
de cada cuenta.
 Para la revisión del movimiento bancario, se requiere contar con los registros
por parte de los subprocesos de Tesoreria en los módulos de Cuentas por
Pagar y Credito y Cartera en Cuenta por Cobrar y Facturacion. la integración
diaria de los módulos de Cuentas por Pagar y Bancos a cargo de Tesorería,
Cuentas por Cobrar y Facturación a cargo de Crédito y Cartera.
 Se debe realizar un seguimiento al cumplimiento de la validación cada tres

días del servicio de los subprocesos encargados de los registros de
transacciones de los módulos de Cuentas por Pagar, Bancos, Cartera y
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facturación; notificar oportunamente al subproceso responsable, cuando se

presenten demoras injustificadas que incidan en la revisión diaria de
movimiento de cuentas bancarias.
 Cuando la revisión diaria no pueda realizarse por demoras en los registros y la

validación de módulos ocasionadas por errores que requieran correcciones en
la configuración de códigos de integración u otros ajustes a cargo del
departamento de Contabilidad, registrar la solicitud de ajuste en la mesa de
ayuda y/o correo electrónico, opción Contabilidad y evidenciar la gestión
realizada para la solución del inconveniente presentado.
 Los campus de Bogotá y Arauca no están en el alcance del SGC-VAF, pero se

incluyen en el documento dado que son parte del proceso de la Conciliación
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Bancaria
 En los campus de Cúcuta, Valledupar y Bogotá y Arauca, se realiza la

conciliación bancaria de las cuentas de ahorros y cuentas corrientes
operativas de los respectivos bancos, que hace referencia a los pagos a
proveedores y revisión de los movimientos correspondientes a gastos
bancarios
 La conciliación de las cuentas corrientes, de ahorro, tarjetas de crédito y

cuentas de convenio se realizan en el campus Bucaramanga.
 El reporte auxiliar de la cuenta de bancos se obtiene del sistema de

información financiera y contable.
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 Los criterios para la aplicación del procedimiento son: contar con los extractos
bancarios, archivos planos de las cuentas bancarias, libros auxiliares con
registros contables de transacciones bancarias al día, extracto tarjetas de
crédito, reportes de cheques girados pendientes por cobrar y confirmar los
requisitos aplicables, cuando no sean especificados.
 Durante la prestación de este servicio, se atendrán las diferentes consultas

presentadas.
 Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: contar
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con el cuadro de pendientes; verificar las fechas de expedición anteriores a

un mes y notificar a las partes interesadas.
 La conciliación bancaria debe ser elaborada con una periodicidad mensual,

una vez se tenga la información por parte de la entidad financiera y el plazo
para realizarla es hasta cinco días hábiles antes de la finalización del mes
siguiente al mes que se está conciliando.
 El plazo para la aplicación del procedimiento inicia a partir del cierre mensual
de bancos realizado por Tesorería en conformidad con los registros
 Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles y estiman

al plazo máximo para la realización de cada actividad, sin embargo, su
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ejecución no debe afectar el plazo máximo para el cumplimiento de este

procedimiento.
 Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta,

Valledupar y Bogotá y Arauca.
 En caso de la apertura o cancelación de una cuenta bancaria el líder de

tesorería debe informar a la secretaria de tesorería, a los auxiliares de
conciliación y contador general para la asignación de cuenta contable.
 En caso de los extractos que se solicitan por correo quedan sujetos a los
tiempos de respuesta de las entidades financieras.
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 Las instrucciones detalladas de las actividades contempladas en este

procedimiento se documentan en el Instructivo TES-IN-005-UDES.
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DOCUMENTO
RESPONSABL TIEMP
PHV ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN SY
E O
A REGISTROS
INICIO
Consulta Se ingresa al portal de las Auxiliar de 10 Registro

diaria de entidades financieras y se consulta conciliación módulo de
movimiento el movimiento de la cuenta para bancos
bancario e identificar transacciones
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pendientes por registro en el Auxiliar

P identificación módulo de bancos: abonos por contable Correo
de transferencias o consignaciones de electrónico
transacciones entidades, desembolso de créditos
pendientes bancarios, rendimientos Secretario (a) Detallado de
por financieros; débitos por pago de crédito cartera Tarjetas y
contabilizació obligaciones financieras y otros pagos en línea
n pagos, traslados de fondos,
gravámenes, débitos por Archivo Excel
comisiones bancarias, intereses de
sobregiro.
En caso de no contar con acceso al
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portal de la entidad financiera esta

información será solicitada a
través de los diferentes medios de
comunicación.
Se generan los archivos planos de

cada banco, se exportan a Excel,
posterior a la integración y se
realiza el cruce con el módulo de
bancos; si se detectan diferencias
se informa a ese subproceso para
el ajuste correspondiente, de
acuerdo al tipo de transacción
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pendiente y en concordancia con

los procedimientos aplicables de
ese subproceso.
Se revisa el detallado de pagos con

tarjeta y se verifica la legalización
de todos los registros y los valores
reportados. Los abonos
pendientes se informan a Crédito y
Cartera y se realizan los ajustes
por diferencias en comisiones y
retenciones respectivas, si aplica.
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Si se identifican movimientos o
registros pendientes que
corresponden al subproceso de
Tesorería, se realizan los ajustes
que apliquen. Cuando se detecten
diferencias en los valores
correspondientes a dispersión,
traslados, transferencias o cheques
girados se procede a la revisión y
ajuste del registro contable y
demás operaciones contables de
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acuerdo a la diferencia detectada

se remite al respectivo subproceso.
Descargue de Durante los diez días siguientes al Auxiliar 10 Archivo plano

archivo plano cierre mensual de bancos, se Contable extractos
de extractos descargan los extractos bancarios bancarios
bancarios y disponibles de las cuentas de Auxiliar de
generación de ahorros, cuenta corriente, tarjetas conciliación Auxiliares de
auxiliares de de crédito y las inversiones de las bancos
bancos diferentes entidades financieras. Tesorero (a) (Archivo en
Excel)
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Los extractos de las entidades Profesional de

financieras que no cuentan con contabilidad
portal empresarial se solicitan por
correo electrónico, por el tesorero
o auxiliar de conciliación. Una vez
verificada la conformidad de los
registros de los módulos del mes a
conciliar, se generan en el sistema
de información contable y
financiera, los auxiliares de bancos
correspondientes.
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Cruce de A medida que se van descargando Auxiliar de 10 Registro

movimientos los Una vez se cuente con los conciliación contable
H del auxiliar y extractos bancarios de las cuentas
extracto a conciliar, se va realizando el Auxiliar Nota de
bancario y cruce de los movimientos del contable Tesorería
registro de extracto y los auxiliares y se
ajustes identifican las diferencias y valores Correo
pendientes, para realizar los electrónico
ajustes correspondientes. También
se registran los valores
descontados por débitos bancarios
y rendimientos financieros en los
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casos que aplique.
Las transacciones o consignaciones

no identificadas en las cuentas
principal se registran en el cuadro
de pendientes y se notifica a
Crédito y
Cartera para que se realice la

gestión correspondiente para la
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depuración de la cuenta.
Los campus de Cucuta, Valledupar

y Bogota notifican al auxiliar de
conciliación la conformidad de los
registros por campus.
Cuando se reciba notificación de la Correo

Consolidación realización de los ajustes Auxiliar de 5 electrónico
de solicitados por parte del conciliación
libros subproceso responsable, se genera Registro en la
auxiliares de el archivo para validar los saldos Mesa de ayuda
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bancos de libros en bancos con los Auxiliar

extractos bancarios contable Nota de
Tesorería
Cuando los campus remiten la
conformidad de los registros en las Extracto
respectivas cuentas, en el campus Bancario
Bucaramanga se procede a la
consolidación de la información, Auxiliar de
para verificar el saldo de la cuenta Bancos
con el saldo del extracto bancario.
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H Elaboración de Se diligencia el formato de Auxiliar de 1 Reporte de

reporte de conciliación bancaria TES-FT-001- conciliación Conciliación
conciliación UDES con la información resultante bancaria
bancaria de la conciliación y se entrega al Auxiliar
líder de Tesorería junto con el contable Extracto
extracto bancario, para revisión y Bancario
aprobación. Profesionales
de contabilidad Correo
Electrónico
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V Revisión del Se consulta en el módulo de Tesorero (a) 3 Reporte de
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reporte de bancos el saldo final de cada conciliación

conciliación y cuenta y verifica que sea conforme Profesional de bancaria
verificación con el saldo del extracto bancario Contabilidad aprobado
del saldo correspondiente y saldo del
según extracto reporte de conciliación.
Una vez confirmados los valores en

los dos registros, se coloca el Vo.
Bo en el reporte de conciliación.
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Los campus de Cucuta, Valledupar

y Bogota deben remitir al tesorero
la conciliación de las cuentas
operativas.
Se verifica el cumplimiento de
plazos de entrega de las
conciliaciones bancarias.
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A Notificación a Una vez aprobada la conciliación Auxiliar de 2 Correo

Contabilidad bancaria se remite correo conciliación electrónico
electrónico al contador general
notificando la publicación de los
formatos de las cuentas. Auxiliar
contable
se remiten los saldos de las
cuentas a Contabilidad General,
para la validación. Tesorero (a)
Si se reportan novedades por parte
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de Contabilidad se realizan los

ajustes que apliquen según el
caso.
En caso contrario se procede al

archivo de gestión de los
documentos generados.
Toma de Se revisa el cumplimiento en Tesorero (a) 3 Registro

acciones cuanto a plazos definidos para la sistema de
conciliación bancaria y se evalúa la información
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conveniencia de la toma de
acciones.
FIN
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DEFINICIONES
Conciliación bancaria: La conciliación bancaria es la comparación que se hace entre los registros
contables que lleva la organización de sus cuentas bancarias y los ajustes que realiza la entidad
financiera sobre esas cuentas.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01
FECHA DE APROBACIÓN En Condiciones Generales:
09/11/2021 Se incluyen Campus de Bogotá y Arauca para proceso Conciliación bancaria.
RESPONSABLE Se ajusta alcance del Procedimiento.
Se incluye a quién notificar en caso de apertura o cancelación de cuenta bancaria.
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Se incluye sujeción a entidades financieras sobre solicitudes de extractos bancarios

Omaira Cruz Martínez Se incluye, aclaración de la descripción de actividades en TES-IN-005-UDES.
Tesorera
En Consulta diaria de movimiento bancario e identificación de transacciones
pendientes por contabilización, se incluye en la generación de archivos planos, la
realización del cruce al día hábil siguiente; en las diferencias de valores DISFON se
modifica término revisada por detectada y se incluye mención “se remite al
subproceso respectivo” En responsables se incluye secretaria de CRC
Bucaramanga.
En Cruce de movimientos del auxiliar y extracto bancario y registro de ajustes, en

la descripción, en cruce de extracto bancario y auxiliares se elimina concepto “por
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en ambos archivos”
Se elimina Actividad Aplicación de la funcionalidad conciliación automática de

bancos, la descripción se fusiona con Consolidación de libros auxiliares de bancos.
Consolidación de libros auxiliares de bancos, en la descripción se elimina mención

de los campus.
En elaboración de reporte de conciliación bancaria, en responsables se incluye

Contadores Campus.
En Revisión del reporte de conciliación y verificación del saldo según extracto, en la
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descripción, se modifica el registro de Vo.Bo en dos registros. En responsables se

elimina Contadora campus Cúcuta y Valledupar, se incluye Contadores Campus.
En Notificación a Contabilidad, se modifica el tiempo
VERSIÓN
02
FECHA DE APROBACIÓN En Condiciones generales
18/04/2022
RESPONSABLE En la revisión del movimiento bancario, se elimina mención de integración y se
incluyen los registros y la validación. Se elimina Cuentas por cobrar y facturación a
Omaira Cruz Martínez cargo de crédito y cartera por Cartera y facturación a cargo de Crédito y Cartera.
Versión: 03
43
Se modifica descripción del seguimiento al cumplimiento.

Tesorera
En la revisión diaria se modifica mención en la integración por los registros y la
validación, se incluye correo electrónico para solicitud de ajustes.
Se modifica descripción sobre a qué cuentas se realiza la conciliación en Cúcuta,
Valledupar, Bogotá y Arauca.
VERSIÓN
02
FECHA DE APROBACIÓN Se ajusta descripción de la consolidación y conciliación.
18/04/2022 Se elimina de los criterios de aplicación, la integración de módulos
RESPONSABLE Se modifica criterio de atención durante la prestación del servicio.
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Se modifica descripción del plazo para la aplicación del procedimiento.
En la actividad Descargue de archivo plano de extractos bancarios y generación de

Omaira Cruz Martínez
auxiliares de bancos, se modifica modo de inicio de generación de los auxiliares de
Tesorera
bancos. En los registros se incluye en los Auxiliares de bancos mención Archivo en
Excel.
En la Elaboración de reporte de conciliación bancaria, se incluye en los registros

Correo electrónico
VERSIÓN
03
Versión: 03
43
FECHA DE APROBACIÓN En las condiciones generales:

09/11/2023 Se modifica el texto que habla de la revisión del movimiento, se cambia por uno
nuevo que expone la necesidad de la integración por parte de los subprocesos.
RESPONSABLE
Se cambia el texto que habla de las actividades posteriores
Fabián Andrés Díaz Cárdenas
Tesorero se modifica el texto que menciona el responsable de comunicar la apertura o
eliminación de cuentas.
Elizabeth Carvajalino Arévalo
Profesional de Contabilidad En las Actividades:
En la actividad de consulta diaria de movimiento se modifica el texto de acuerdo a
Lorena Sánchez Baquero la forma como se está realizando actualmente la exportación desde los bancos.
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Directora de Gestión
Documental En la actividad de descargue de archivos planos se modifica el texto con el fin de
generalizar los bancos que no cuentan con portal web.
En la actividad de cruce de movimientos con extractos se modifica el texto que

menciona los pendientes de conciliación, los cuales se registran ahora en el cuadro
de conciliación
En la actividad de revisión del reporte de conciliación se modifica el auxiliar por el

tesorero.
Se ajusta logo institucional, tamaño del logo Icontec, tipología y color en código de
certificación.
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Se actualiza imagen de sello IQNET, conforme al cambio que muestra el manual del
uso de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para sistemas de
gestión.
Se ajustan entradas y presentación del control de cambios, según Procedimiento

Control de Documentos y Registros.
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
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43
FECHA DE APROBACIÓN En las condiciones generales:

Se Modifica el texto teniendo en cuenta que la integración no se realiza diariamente
y que para la revisión solo basta con el registro en cada uno de los módulos.
RESPONSABLE
No se tiene cuenta operativa asignada para Arauca, por tal motivo se retira del
texto en el cual se menciona que se debe presentar conciliación Bancaria de la
cuenta operativa asignada.
Fabián Andrés Díaz Cárdenas
Tesorero En las Actividades:
En la actividad de consulta de movimientos bancarios se elimina la palabra "Diaria"
Lorena Sánchez Baquero debido a que estas consultas no necesariamente deben ser diarias, esto no influye
en el cumplimiento de la actividad.
Directora de Gestión
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Documental En la actividad de consulta de movimientos bancarios se agrega el texto que

especifica que algunas entidades no cuentan con plataforma y la información se
recibe por otros medios.
En la actividad de cruce de movimientos se modifica el texto por una mejor

redacción y entendimiento de la actividad.
En la actividad de cruce de movimientos se elimina la palabra que mencionada la

cuenta "Principal" y se deja general con el fin de hacer mención a todas las cuentas
de la Universidad con el fin de generalizar el desarrollo de la actividad.
En la actividad de cruce de movimientos se agrega el texto aclarando que los

campus deben reportar el registro de sus transacciones.
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Se elimina la actividad "Consolidación de Libros Auxiliares de Bancos"; esta

eliminación se realiza debido a la unificación de las bases de datos a una sola
empresa, esta actividad ya no es realizada.
En la actividad anterior “Cruce de movimientos del auxiliar y extracto bancario y

registro de ajustes” se incluye la notificación que realiza cada campus informando
el registro pertinente de los pagos correspondientes a cada campus.
En la actividad Notificación a Contabilidad se especifica que la notificación de la

conciliación mensual se realizará a través de correo electrónico.
En la actividad Notificación a Contabilidad se elimina el texto que habla sobre el

envío de saldos de cuentas, esta información la puede descargar contabilidad.
Versión: 03
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Se actualizan las imágenes de cada una de las actividades relacionadas en el

documento.

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Sistema de Gestión de la Calidad VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

 Corresponde al subproceso de Tesorería los registros de débitos bancarios por

financieros, gravámenes y otros débitos bancarios, los cuales serán realizados

 Se debe realizar un seguimiento al cumplimiento de la validación cada tres

facturación; notificar oportunamente al subproceso responsable, cuando se

 Cuando la revisión diaria no pueda realizarse por demoras en los registros y la

 Los campus de Bogotá y Arauca no están en el alcance del SGC-VAF, pero se

 En los campus de Cúcuta, Valledupar y Bogotá y Arauca, se realiza la

 La conciliación de las cuentas corrientes, de ahorro, tarjetas de crédito y

 El reporte auxiliar de la cuenta de bancos se obtiene del sistema de

 Durante la prestación de este servicio, se atendrán las diferentes consultas

 Las actividades posteriores a la entrega de este procedimiento son: contar

con el cuadro de pendientes; verificar las fechas de expedición anteriores a

 La conciliación bancaria debe ser elaborada con una periodicidad mensual,

 Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles y estiman

ejecución no debe afectar el plazo máximo para el cumplimiento de este

 Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta,

 En caso de la apertura o cancelación de una cuenta bancaria el líder de

 Las instrucciones detalladas de las actividades contempladas en este

Consulta Se ingresa al portal de las Auxiliar de 10 Registro

pendientes por registro en el Auxiliar

En caso de no contar con acceso al

portal de la entidad financiera esta

Se generan los archivos planos de

pendiente y en concordancia con

Se revisa el detallado de pagos con

acuerdo a la diferencia detectada

Descargue de Durante los diez días siguientes al Auxiliar 10 Archivo plano

Los extractos de las entidades Profesional de

Cruce de A medida que se van descargando Auxiliar de 10 Registro

casos que aplique.

Las transacciones o consignaciones

Cartera para que se realice la

Los campus de Cucuta, Valledupar

Cuando se reciba notificación de la Correo

bancos de libros en bancos con los Auxiliar

H Elaboración de Se diligencia el formato de Auxiliar de 1 Reporte de

V Revisión del Se consulta en el módulo de Tesorero (a) 3 Reporte de

reporte de bancos el saldo final de cada conciliación

Una vez confirmados los valores en

Los campus de Cucuta, Valledupar

A Notificación a Una vez aprobada la conciliación Auxiliar de 2 Correo

Si se reportan novedades por parte

de Contabilidad se realizan los

En caso contrario se procede al

Toma de Se revisa el cumplimiento en Tesorero (a) 3 Registro

Se incluye sujeción a entidades financieras sobre solicitudes de extractos bancarios

En Cruce de movimientos del auxiliar y extracto bancario y registro de ajustes, en

Se elimina Actividad Aplicación de la funcionalidad conciliación automática de

Consolidación de libros auxiliares de bancos, en la descripción se elimina mención

En elaboración de reporte de conciliación bancaria, en responsables se incluye

En Revisión del reporte de conciliación y verificación del saldo según extracto, en la

descripción, se modifica el registro de Vo.Bo en dos registros. En responsables se

En Notificación a Contabilidad, se modifica el tiempo

Se modifica descripción del seguimiento al cumplimiento.

Se modifica descripción del plazo para la aplicación del procedimiento.

En la actividad Descargue de archivo plano de extractos bancarios y generación de