PROCEDIMIENTO

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APERTURA Y ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS CORRIENTES PARA
REPUESTOS Y SERVICIOS N° Versión: 04

Revisó : Jefe de Área Cuentas

Aprobó : Gerente de Tesorería
Corrientes
Fecha : 12-06-2013
Fecha : 11-06-2013

1. OBJETIVO
Determinar un control a los procesos involucrados, para la habilitación y administración de
una cuenta corriente para clientes de repuestos y servicios, y las responsabilidades
definidas para estos efectos, incorporando controles de Seguridad y Salud Ocupacional
(SSO) para los colaboradores

2. ALCANCE
 Red de Sucursales
 Área de Cuentas Corrientes (Ctas. Ctes.)
Áreas que intervienen:
 Área de Análisis de Riesgo (ADR)
 Área de Contrato de Mantenimiento

3. RESPONSABILIDADES
Responsable Actividad
1. Analista de Ctas. Ctes. Cumplir funciones de administración, mantención, cierre de
cuentas y control. Analizar la documentación que se envíe para
la apertura de cuentas corrientes, así también solicitar cualquier
otro documento que respalde la decisión de otorgar crédito
interno al cliente.
2. Jefe Área de Ctas. Ctes. Supervisar la adecuada habilitación de cuentas corrientes por
cliente o grupo de clientes. Debe generar los canales de
información que mantengan alerta los sistemas frente a
situaciones de anomalía en el pago o deficiencias en las
normales condiciones crediticias. Es quien finalmente aprueba o
rechaza la habilitación de crédito a clientes con cuenta corriente
interna.
3. Jefe o Encargado Enviar la documentación requerida para una apertura de cuenta
Administrativo Sucursal corriente, como así también monitorear las cuentas corrientes de
clientes normales, preferentes y vip, habilitadas a su cargo, que
incluye un seguimiento a nivel de control de las distintas etapas
de cobranza.
4. Subgerente Administrativo Debe cumplir con las instrucciones dictadas en este documento,
Zonal las que se enmarcan en su responsabilidad de otorgar o
bloquear la opción de compra a clientes que puedan encontrarse
en mora con la compañía.
5. Comité de Crédito de Deben aprobar o rechazar las solicitudes de línea de crédito
Cuentas Corrientes sobre M$ 2.000, de acuerdo a los antecedentes entregados por
conformado por Gerente la Sucursal y Ctas. Ctes., así también, firmar los contratos que
División Post Venta y Gerente se suscriban con los clientes autorizados a comprar con crédito.
División Administración y
Finanzas

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6. Gerente de Tesorería Visar o rechazar las solicitudes de apertura línea de crédito,

analizar y aprobar montos otorgados ante los antecedentes
presentados por contratos suscritos con Contrato de
Mantenimiento y ADR.
7. Analista de Riesgo Analizar los casos en que se amerite (Comité de Crédito).
Entregar los antecedentes e información que sean necesarios
para la apertura de cuentas corrientes de clientes al Jefe Área de
Ctas. Ctes.
8. Personal de Contrato de Debe gestionar y hacer llegar “Solicitud de apertura de cuenta
Mantenimiento corriente” de aquellos clientes que contraten el servicio de
mantención, al Jefe Área de Ctas. Ctes., debidamente llenada y
firmada.

4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Ley # 19.411, del 20 Septiembre 1995
4.2 Ley # 19.983, con fecha de publicación el 15 de Diciembre 2004
4.3 P-SIG-03 Producto no conforme

5. TERMINOLOGIA
5.1 Cuenta corriente autorizada: cuenta corriente del cliente habilitada en los sistemas.

5.2 Comité de Crédito: es el grupo conformado por apoderados del área comercial y de
finanzas, que cuentan con las atribuciones para aprobar condiciones de crédito.

5.3 Cliente no autorizado (contado): son todos aquellos clientes que no tienen un crédito
aprobado con las atribuciones correspondientes y se la ha aceptado un pago a crédito,
bajo la responsabilidad personal de quien autoriza.

5.4 Morosidad: cartera de clientes que esta fuera de las condiciones normales de pago
fijadas, según contratos o de parámetros establecidos en sistemas.

5.5 Cliente preferente: pertenece a una clasificación comercial, que obtiene condiciones
preferenciales en relación a un cliente normal., Quién debe determinar si un cliente es
preferente o no, es el Comité de Crédito, con la recomendación del Gerente y/o JAFI
de la Sucursal.

5.6 Cliente normal: corresponde a un cliente con cuenta corriente en condiciones normales.

5.7 Cliente vip: son aquella clase de clientes relacionados con los dueños, directores y/o
familiares de la organización.

5.8 Contrato de crédito: es un contrato, por el cual el cliente se obliga a respetar las
condiciones de crédito fijadas, con empresas Kaufmann en lo que respecta a la
administración de una cuenta corriente, para la compra de repuestos y servicios.

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5.9 Cliente bloqueado: dice relación con aquel cliente que, se encuentra inhabilitado para
comprar al crédito, ya sea por cuentas impagas, las cuales sobrepasan sus condiciones
de pago fijadas, o bien, el monto de sus compras supera el monto de su línea de crédito
autorizada en los sistemas.

5.10 SSO: Seguridad y Salud Ocupacional

5.11 SIG: Sistema Integrado de Gestión

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

6.1 SAP

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

7.1 Generalidades

En consideración con las nuevas políticas crediticias de la compañía, se debe considerar el

procedimiento D-FINCC-01 publicado el 26-04-2012, el cual considera nuevos niveles de
autorización en relación a los montos por financiar y plazos.

El proceso de apertura de una cuenta corriente comienza con la evaluación crediticia del cliente, la
cual se enmarca en una matriz adjunta como anexo # 1, a este procedimiento. Esta es utilizada
para la habilitación de cuentas corrientes.

Una vez hecho lo señalado en el punto anterior, el monto del crédito que se autorice podrá ser
utilizado en compras de repuestos o servicios.

La cuenta corriente tendrá una duración indefinida, pero podrá ser cerrada en cualquier momento,
si fuese necesario, teniendo en consideración el uso que se le haya dado a este crédito y la
evolución en la situación financiera del cliente.

La apertura de cuentas corrientes en el grupo Kaufmann, pueden ser por:

1. Créditos hasta por dos millones de pesos;

2. Créditos superiores a dos millones de pesos;
3. Créditos superiores a diez millones de pesos, autorizados por Análisis de Riesgo (ADR);
4. Créditos autorizados por Contrato de Mantenimiento.

Además, en este documento se tratarán los distintos medios para la administración de cuentas
corrientes:

1. Respecto a descuentos;

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2. Respecto a los financiamientos con letras y cheques;

3. Factura mérito ejecutivo (cuarta copia cedible);
4. Servicio de pago con tarjetas de crédito.

7.2 Pasos

Apertura de cuentas corrientes

1. Créditos hasta por dos millones de pesos:

Los créditos en cuenta corriente hasta por dicha suma, pueden ser aprobados por los Gerentes de
cada Sucursal, más el JAFI respectivo. En el caso que la Sucursal no cuente con un JAFI, deberá
tener además la autorización del Jefe de Área, ya sea de Repuestos, Servicios o ambos, según las
necesidades de compra del cliente.

Para la aprobación de la línea de crédito, el JAFI o quien lo reemplace, deberá tener en cuenta los
siguientes datos:

 Solicitud de apertura de cuenta corriente (formulario);

 Contrato de apertura de línea de crédito (formulario);
 Extracto de la escritura;
 Fotocopia del Rut representante legal y de la empresa;
 Correo electrónico cliente y contacto;
 Revisión actualizada de la información de DICOM.

Esta información deberá ser vaciada en el formulario “Solicitud de apertura de cuenta corriente”
(ver anexo # 1), el que deberá ser enviado mediante valija interna al Analista de Ctas. Ctes. con
las aprobaciones señaladas anteriormente, para la apertura del crédito en los respectivos
sistemas, la que deberá incluir la firma de “Contrato de apertura de línea de crédito” (ver anexo #
2). El Analista de Ctas. Ctes., una vez que analice la solicitud, la pasará a aprobación con su
jefatura directa, quien finalmente dictaminará resultado de la misma, en conjunto con el Gerente de
Tesorería. Una vez aprobada la línea de crédito, mientras se firma el contrato de apertura por parte
del Gerente División de Administración & Finanzas y Gerente División de Post Venta, se otorgará
el monto aprobado al cliente por sistema SAP para proceder a comprar. El contrato firmado debe
hacerse en dos copias: una quedará en poder del Jefe Área de Cuentas Corrientes, y la otra con el
cliente.

Con el fin de mejorar nuestras bases de datos, es indispensable que en la solicitud se entregue el
nombre completo del contacto, correo electrónico y número de fax respectivo, con el fin de
disponer de más herramientas de comunicación con nuestros clientes.

La aprobación o rechazo de apertura de la cuenta corriente con la empresa, es comunicada por el

Jefe Área de Ctas. Ctes. al JAFI de la Sucursal, o quien lo reemplace.

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2. Créditos superiores a dos millones de pesos:

De requerirse un crédito superior al monto del punto anterior, la “Solicitud de apertura de cuenta
corriente” debe ser enviada al Analista de Ctas. Ctes., mediante valija interna, quien revisará los
antecedentes y lo presentará a su Jefatura directa, para pasarlo a Comité, el que está integrado
por:
 Gerente División de Administración & Finanzas,
 Gerente de Tesorería,
 Jefe Área de Cuentas Corrientes.

Si es pertinente se solicitará información al Analista de Riesgo, para evaluar el monto del crédito o
garantías vigentes.

Para ahondar aún más a esta petición de apertura, el JAFI deberá solicitar al cliente y enviar al
Analista de Cuentas Corrientes, además la siguiente información:

 Balance clasificado (dos últimos años) del solicitante, o Estado de Situación si es persona
natural;
 Estados de resultados (dos últimos años) del solicitante;
 Seis últimos IVA del año en curso;
 Fotocopia de la última declaración de Renta (Formulario 22 del SII);
 Rut de representante legal;
 Informe ejecutivo del cliente, el cual debe incluir: descripción y número de vehículos en
poder del cliente, más los antecedentes comerciales pertinentes;
 Número de cuenta corriente y banco.
 Para créditos superiores a M$ 50.000.- se exigirá una garantía y/o prenda a favor de
Empresas Kaufmann de igual o superior valor al aumento en línea de crédito solicitado, la que
será gestionada por cada sucursal. Esta situación será incluida en el informe de cuentas
corrientes que se presenta al comité de crédito.

Una vez aprobada la línea de crédito por parte del Comité, se otorgará el monto aprobado al
cliente por sistema SAP para proceder a comprar.

 Los contrato solo serán firmados por parte del Gerente División de Administración &
Finanzas y Gerente División Post Venta a petición expresa del cliente. El contrato firmado debe
hacerse en dos copias: una quedará en poder del Jefe Área de Cuentas Corrientes, y la otra
con el cliente.

La aprobación o rechazo de apertura de la cuenta corriente con la empresa, es comunicada por el
Analista de Ctas. Ctes. al JAFI de la Sucursal, o quien lo reemplace.

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3. Créditos superiores a diez millones de pesos, autorizados por Análisis de Riesgo:

Todos las aperturas y aumentos de Línea de crédito para repuestos y servicios superiores a 10
millones o negocios de venta de vehículos financiados directamente por empresas Kaufmann, deberán ser
evaluados por el área de Análisis de Riesgo. Para esto las sucursales enviaran sus requerimientos
al departamento de Cuentas Corrientes en conjunto con los antecedentes que se exigen para cada
caso:

1. Estados financieros (últimos dos periodos)

2. Las 12 últimas declaraciones de IVA
3. Declaración de Renta (últimos dos periodos)
4. Reseña del Cliente (Informe Ejecutivo)
5. Detalle de Flota
6. Otros que se requiera ADR

Una vez reunidos los antecedentes serán enviadas al departamento de Análisis de Riesgo (AdR).
Las solicitudes menores a ese monto, seguirán siendo analizadas y cursadas por el Área de
Cuentas Corrientes.

AdR analizará los antecedentes entregados, y de ser necesario requerirá información adicional
dependiendo de las características del cliente, lo cual podrá ser complementado con la información
anterior que posea AdR por negocios ya cursados sean recientes o no (< 6 > meses). Luego de
analizado, y de contar con toda la información necesaria, ADR presentará la solicitud al Comité de
Crédito (CdC) para que éste resuelva.

Una vez resuelto por Comité de Crédito, AdR responderá a la sucursal respecto de la resolución
del Comité, con copia al departamento de Cuentas Corrientes. En caso de ser positiva la
resolución de CdC, el departamento de Cuentas corrientes procederá a formalizar la
documentación de rigor y habilitar en sistema el nuevo cupo de línea de crédito para el cliente,
cerrando con esto el proceso.

Además de lo mencionado anteriormente, la sucursal que solicite financiamiento por un nuevo

negocio de vehículos, en donde el cliente no posea línea de crédito para Repuestos y Servicios, la
propia sucursal deberá acompañar dentro del mismo requerimiento la apertura de una Línea de
Crédito con el respectivo contrato de apertura de línea por un monto hasta M$4.000, a fin de
realizar un sólo análisis para los dos efectos y presentar ambos a CdC.

Lo mismo aplicará para aquellos casos en que un cliente teniendo ya L/C, visualicen que se debe
ampliar por sobre M$10.000.-. En ambas situaciones, deberá solicitarlo directo a ADR, pero
copiando siempre a Ctas.Ctes. En caso de una apertura de L/C que no esté asociada a un negocio
de vehículos, y cuyo monto sea menor a M$10.000.-, deberá canalizarse directo con cuentas
corrientes de manera normal.

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4. Créditos autorizados por Contrato de Mantenimiento:

A todo cliente que haya adquirido algún contrato de mantenimiento, se le debe abrir una cuenta
corriente, para esto, el departamento involucrado debe hacer llegar la solicitud de crédito indicando
en esta, el valor estimado de facturación mensual adicionando copia del contrato en su totalidad
como respaldo y el DICOM respectivo, al Jefe Área de Ctas. Ctes.

Sólo estos documentos, bastarán para que el Jefe Área de Cuentas Corrientes, habilite en los
sistemas la línea de crédito respectiva, con un monto máximo de dos veces la facturación mensual
esperada. Las autorizaciones del Jefe Área de Ctas. Ctes. y del Gerente de Tesorería para estos
clientes, será para formalizar la apertura de la línea de crédito con la empresa.

7.3 Distintos medios para la administración de cuentas corrientes

1. Respecto a Descuentos:

Tanto para clientes de repuestos como taller, cada vez que la Sucursal solicite un porcentaje, se
debe solicitar a través de un e-mail directamente al analista Área de Cuentas Corrientes con copia
al Gerente de la sucursal, Jefe de taller y Jefe de Repuestos. El jefe de Area de Cuentas
Corrientes designará a un responsable de su Área, para la preparación de informe, el que
finalmente será presentado a la Gerencia de Post Venta. Una vez autorizado dicho descuento,
será el Analista de Ctas. Ctes., el que actualizará descuento en sistema SAP e informará por
correo electrónico al Jefe o Encargado Administrativo, Jefe Área de Repuestos y el Jefe Área de
Servicio, como así también el Gerente de la Sucursal. El no cumplimiento de esto, obligará a no
tomar en cuenta dicha solicitud. Los antecedentes que deben enviar, son los siguientes:

1. Flota de vehículos
2. Giro
3. Antigüedad del cliente
4. Ventas promedio últimos cuatro años

2. Respecto a los financiamientos con letras y cheques:

Financiamientos con letras: para todo tipo de financiamiento, existen niveles de autorización y
estos se enmarcan a autorizaciones del Gerente de Sucursal y Gerente División de
Administración y Finanzas. De acuerdo al monto por financiar, este será el protocolo:

 Montos menores a 5 millones: hasta este monto, queda habilitado como rango de
acción la Sucursal, con el visto bueno del Gerente de Sucursal. El pago máximo
para este tipo de operaciones, es de 12 meses más intereses, con reconocimiento
de deuda y garantía considerando la variabilidad en el pié que debe enterar el
cliente, financiamiento con letras.

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 Montos mayores a 5 millones: se debe canalizar con el Jefe Área de Ctas. Ctes., y
para esto, deben enviar Informe ejecutivo del cliente, datos que se adjuntarán a
informe que preparará el Analista de Ctas. Ctes., para su presentación a Comité de
Crédito.

En la solicitud debe estar copiado el Gerente de Sucursal, de lo contrario, será motivo de

rechazo. Para este tipo de operaciones, el plazo máximo de pago, es de 12 meses más
intereses, con reconocimiento de deuda y garantía considerando la variabilidad en el pié que
debe enterar el cliente, financiamiento con letras.

Para las ventas de reparaciones en taller, que tengan un presupuesto inicial sobre los dos
millones de pesos, aprobados previamente por el cliente (o representante legal), deberán ser
incluidas en las condiciones de pago, documentar o cancelar en efectivo el equivalente al 30%
del monto total de dicho presupuesto, y el saldo contra entrega del vehículo.

Tabla financiamiento con letras

Días Días
Meses Días plazo Crédito % Crédito %PIE Promedio
1 30 30 70% 30% 21
2 60 45 70% 30% 32
3 90 60 70% 30% 42
4 120 75 70% 30% 53
5 150 90 67% 33% 60
6 180 105 57% 43% 60
7 210 120 50% 50% 60
8 240 135 44% 56% 60
9 270 150 40% 60% 60
10 300 165 36% 64% 60
11 330 180 33% 67% 60
12 360 195 31% 69% 60

Financiamientos con cheques:

 Ventas de repuestos: aquellos clientes que compren por primera vez, se debe consultar
previamente a la empresa externa que presta este servicio, al menos durante las tres
primeras compras.

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Cuando se trate de clientes contado, que compren mediante documentación de cheques, no

podrán sobrepasar en promedio los dos millones de pesos. Para compras superiores se
deberá habilitar una cuenta corriente.

Para el adecuado control de los límites y situación crediticia del cliente, cada vez que se realiza
una venta, debe ser consultada en la transacción SAP ZF_CONS_CLIENTE, la que muestra la
situación actual del cliente con el grupo Kaufmann.

Cuando se realice una venta con cheque, a un cliente sin cuenta corriente y, ésta sea la
primera compra que realiza con nuestra empresa, por un monto superior a los US$ 1.000 (mil
dólares), se deberá cobrar el cheque, antes de la entrega de los repuestos.

NOTA: No será necesario consultar a la empresa externa que presta el servicio de consultas
de cheques, o a DICOM en relación a aquellos clientes que cuentan con una cuenta corriente
vigente.

 Ventas de servicios: toda aquella reparación de taller sobre los dos millones de pesos,
deberá siempre tener un presupuesto inicial, aprobado previamente por el cliente o su
representante legal, donde adicionalmente deberán quedar acordadas las condiciones
de pago, las cuales deberán incluir siempre un pago o documentación al inicio de los
trabajos, por el equivalente como mínimo de un 30% del presupuesto acordado y el
saldo, contra entrega del vehículo.

NOTA: Todas las reparaciones de automóviles, se cancelan al contado.

A continuación se presenta una tabla de financiamiento con cheques, el que podrá optar la
Sucursal en caso de estar frente a un monto determinado (reparaciones y/o compra de repuestos
hasta M$ 10.000), con atribución de la administración.

Pago Contado Pago de saldo (días)

30% Contado 30
30% Contado 30,60, 90
30% Contado 30, 60, 90
30% Contado 30, 60, 90,120
33% Contado 30, 60, 90,120, 150
43% Contado 30, 60, 90,120, 150,180
50% Contado 30, 60, 90,120, 150,180,210
56% Contado 30, 60, 90,120, 150,180,210,240

Este cuadro de financiamiento será para clientes que están registrados en las bases Kaufmann,
con sus datos actualizados, en al menos lo siguiente:

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 Sobre cinco compras en los últimos 6 meses;

 Teléfono actualizado;
 Correo electrónico actualizado;
 Contacto;
 DICOM actualizado.

Los niveles de autorización para realizar financiamientos de compras con cheques a fecha son los
siguientes:

Monto de la compra Nivel de autorización

Monto desde M$ 0 hasta M$ 4.000 Gerentes de Sucursal
Monto desde M$ 4.001 hasta M$ 10.000 Gerentes Zonales

Todo monto de financiamiento sobre los M$ 10.000, obligatoriamente deberá ser financiado a
través de letras.

3. Factura Mérito Ejecutivo (Cuarta Copia Cedible):

La reforma introducida por la Ley # 19.411, del 20 Septiembre 1995, permite al vendedor o
prestatario de los servicios, cuando confluyen ciertos requisitos, acceder a un juicio mucho más
breve para obtener dicho pago: el juicio ejecutivo. Algunos de estos, se destacan a continuación:

 La Ley establece que se debe dejar constancia, tanto en el original de la factura como
en la copia cedible y cobrable ejecutivamente, del estado de pago del precio y, cuando
corresponda, de las modalidades de pago del saldo pendiente. Si no se da
cumplimiento a esta obligación, la ley suple el silencio de las partes fijándole al
comprador o beneficiario del servicio un plazo máximo de pago de 30 días
corridos a contar de la recepción de la factura.

 Sobre la recepción de los bienes o servicios, presunción de representación y primera

oportunidad de objeción de la factura, de acuerdo a la Ley, el comprador tiene la
obligación de otorgar un recibo de las mercaderías al momento de su entrega (real o
simbólica) o, tratándose de servicios, cuando reciba la factura correspondiente.

 Establece como representante del comprador o beneficiario del servicio, a la persona

adulta que los reciba a su nombre, en su domicilio.

 Si un comprador recibe los bienes, pero no estampa su recibo en la factura

correspondiente, podría ser sancionado con una multa de hasta el 50% del monto de la
factura, con un máximo de 40 Unidades Tributarias Anuales.

 Si a los 8 días corridos de recibida la factura, el comprador o beneficiario del servicio no

objeta su contenido, se tendrá por irrevocablemente aceptada, lo que implica el

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compromiso del comprador o beneficiario del servicio de pagar la obligación que consta
en la factura.

 La aceptación irrevocable de la factura otorga carácter de título ejecutivo a su copia,

vale decir, permite al emisor de la factura demandar el cobro de la misma a través de
un procedimiento judicial de cobro simplificado y eficiente: el juicio ejecutivo.

 Permite a las partes, ampliar el plazo dentro del cual el comprador o beneficiario del
servicio pueda objetar el contenido de la factura correspondiente, hasta un máximo de
30 días corridos de recibida. Esta ampliación de plazo podría eventualmente incluirse
en la misma a fin de evitar que el posible cesionario de la misma pretenda exigir el pago
del precio inmediatamente transcurridos los ocho días.

Cabe indicar que la objeción del contenido de la factura que realice el comprador o beneficiario del
servicio debe ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por carta certificada - o por
cualquier otro modo fehaciente - conjuntamente con la devolución de la factura y la guía o guías de
despacho, o bien, junto con la solicitud de emisión de la nota de crédito correspondiente.

La aceptación irrevocable del contenido de la factura no priva al comprador o beneficiario del

servicio de las acciones que franquea la ley para reclamar de la calidad de las mercaderías
vendidas o servicios.

La ley # 19.983, con fecha de publicación el 15 de Diciembre 2004, establece los plazos de
expiración en la factura mérito ejecutivo: un año desde su fecha de vencimiento, prescribiendo la
acción de cobro.

4. Servicio de pago con tarjetas de crédito:

Para el caso de los pagos con tarjetas de crédito, hay que tener en cuenta lo siguiente:

 Pago con red compra: genera una comisión que se paga a Transbank, empresa proveedora
de este servicio. El abono que realiza la empresa de la tarjeta de crédito, es a las 48 horas de
efectuada la transacción.

 Pago con Mastercard, VISA, Magna, Dinners, Presto y Ripley genera una comisión que se
paga a Transbank. El abono que realiza la empresa administradora de la tarjeta de crédito,
cuando es cursada en cuotas, es en tres pagos: la primera en 48 horas, y el saldo a 30 y 60
días.

7.4 Bloqueo de cuentas corrientes

Actualmente, el sistema SAP permite bloquear a los clientes, tanto con cuenta corriente como
aquellos que están catalogados como contado, en forma automática, ya sea por documentos
protestados, morosidad, sobregiros o cheques a fecha.

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Los Jefes Área Administración de Sucursales serán los responsables de liberar las órdenes de
trabajo y/o pedidos en caso de encontrarse bloqueados, en la transacción ZF_BLOQUEADAS.
Sólo podrán realizar esta acción, para aquellos clientes que corresponden a su zona. Cabe
destacar que para realizar una liberación o desbloqueo, el cliente debe realizar un compromiso de
pago y/o regularización de las partidas pendientes, situación que deberá quedar reflejada en la
transacción ZF_BLOQUEADAS en el campo “Motivo de Liberación”, los que serán analizados por
el Analista de Cuentas Corrientes e informados a los Gerentes respectivos de existir alguna
irregularidad. Este análisis se realizará en la transacción ZF_AUTORIZADAS.

Esta medida puede ser revisada y la Gerencia de Tesorería tendrá la facultad de efectuar cambios
de responsabilidad en la liberación de pedidos, informando a toda la red de estos.

La apertura de líneas de crédito por sistema SAP, es responsabilidad del Jefe Área de Cuentas
Corrientes, así también la administración de bloquear y desbloquear clientes que tengan atraso en
el pago. Los saldos contables de las cuentas relacionadas a clientes, no tendrán relación directa
con las distintas transacciones que se utilicen para otorgar crédito, bloquear o desbloquear
clientes, y visualizar saldos y movimientos de los deudores. Para que los clientes tengan un
impacto en la contabilidad de la empresa, se debe considerar temas relevantes como: ventas,
formas de pago, índices de cobranzas, índices de incobrabilidad, comportamientos de los clientes
a créditos otorgados, nivel valorizado de descuentos que se han dado a los distintos clientes, etc.
Para una mejor comprensión del tratamiento contable por sistema SAP en lo que a apertura y
administración de cuentas corrientes se refiere, se utilizan las siguientes transacciones:

 FD32 (Creación y modificación de líneas de crédito): esta transacción se utiliza para abrir
la cuenta corriente al cliente. Es administrada por el Analista de Cuentas Corrientes, sin
embargo, la responsabilidad de este es del Jefe de Área.

Los datos más importantes para esta transacción son:

 Deudor: código SAP del cliente que se requiere crear o modificar línea de crédito;
 Status: bajo la opción “Datos área control de créditos”, se debe pinchar la alternativa
“Status”, con el fin de mostrar principales datos relacionados con el crédito otorgado
internamente;
 Límite de crédito: monto aprobado para compras a crédito en las empresas
Kaufmann;
 Clase de riesgo: es la clasificación que se le da internamente al cliente, post manejo
de información entregada al Analista y Jefe Área de Ctas. Ctes.
 Equipo responsable: dentro de la pestaña “Datos internos”, se debe llenar esta
casilla, con el código del centro de costo que se hace responsable de la
administración de este crédito entregado para compras;

 XD02 (Modificar clientes): esta transacción cumple las mismas funciones que la descrita
en párrafo anterior (FD32), con la diferencia que esta última, los datos que se deben llenar y

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 PROCEDIMIENTO
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APERTURA Y ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS CORRIENTES PARA
REPUESTOS Y SERVICIOS N° Versión: 04

Revisó : Jefe de Área Cuentas

Aprobó : Gerente de Tesorería
Corrientes
Fecha : 12-06-2013
Fecha : 11-06-2013

completar son más en cantidad que las solicitadas en la transacción XD02. Sin embargo, la
responsabilidad de utilizar esta transacción, al igual que la anterior, será el Analista de Ctas.
Ctes., bajo la supervisión del Jefe Área de Cuentas Corrientes. Ellos deciden cuál de estas
transacciones utilizan para crear o modificar la línea de crédito, pero se recomienda que se
utilice FD32.

Los datos más importantes para esta transacción son:

 Deudor: código SAP del cliente que se requiere crear o modificar línea de crédito;
 Pestaña “Pagos”: se debe cambiar (modificar) la opción de código de pago dado por
defecto a los clientes al momento de crearlos por sistema SAP;
 Pestaña “Correspondencia”: agregar el código del responsable (centro de costo) que
haya otorgado y tramitado la línea de crédito al cliente.

 XD05 (Bloqueo y desbloqueo de clientes): para cuando los clientes quieran comprar a
Kaufmann, y que, por alguna razón, tengan su cuenta corriente bloqueada no podrán
hacerlo, sin antes, el Analista de Ctas. Ctes. desbloquearlo. La condición para que esto
ocurra, es que aquel cliente compre y pague en efectivo (también puede ser con tarjeta Red
Compra), dentro del lapso de tiempo de espera, luego se debe volver a bloquear. Hasta que
el cliente no aclare su situación con nuestra empresa, debe continuar comprando de esta
forma. El Jefe o Encargado de la Sucursal, o quien lo reemplace, es quien debe solicitar este
desbloqueo temporal, respaldándose por medio de un correo electrónico.

Los datos más importantes para esta transacción son:

 Deudor: código interno SAP del cliente que requiere comprar;

 Sociedad: empresa en la que el cliente se encuentra bloqueado e irá a comprar.
Pueden ser distintas empresas;
 Bloqueo de contabilización: se debe pinchar sobre el recuadro, según necesidad de
la solicitud de desbloqueo, es decir, pueden ser todas las sociedades o bien, sólo la
sociedad registrada.

Para volver a bloquear, se deben seguir estos mismos pasos y pinchar sobre el campo
anteriormente desbloqueado. No olvidar guardar cambios.

7.5 Plazos
 Todas las cuentas corrientes, se crearan con condición de pago a 30 días;
 Firmar el “Contrato de apertura de línea de crédito”: aproximadamente 2 semanas;
7.6 Información de SSO asociados a la operación.

Existen riesgos asociados a la labor, los que son detallados en el registro R-SSO-078 “Matriz
de Peligro para Otras Áreas o Departamentos de Administración”.

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APERTURA Y ADMINISTRACIÓN
DE CUENTAS CORRIENTES PARA
REPUESTOS Y SERVICIOS N° Versión: 04

Revisó : Jefe de Área Cuentas

Aprobó : Gerente de Tesorería
Corrientes
Fecha : 12-06-2013
Fecha : 11-06-2013

8 REGISTROS
8.1 Solicitud de apertura de cuenta corriente;
8.2 Contrato de apertura de línea de crédito;
Disponible en https://sites.google.com/a/kaufmann.cl/gpc/gafi/gerencia-tesoreria/cuentas-corrientes

9 ANEXOS

N/A

10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

10.1 En punto 7.1 se agrega el texto “Créditos superiores a diez millones de pesos”
10.2 Se modifica tabla de financiamiento con letras.

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