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BENPOSTA NACION DE MUCHACHOS COLOMBIA REGIONAL LLANOS

TERMINOS DE REFERENCIA (TdR)


CONVOCATORIA PARA CONTRATOS POR SERVICIOS
Procedimiento Gestión Talento Humano

CTBNP 01 - 2023
P.601 -2020-002 TOGETHER

(Towards Greater Effectiveness and Timeliness in Humanitarian Emergency Response)

CONTRATO DE SERVICIO REQUERIDO

Desarrollar un software personalizado que cumpla con los requerimientos específicos de la


organización, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la gestión de recursos y servicios.

I. CONTRATANTE II. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

BENPOSTA REGIONAL LLANOS FECHA DE PUBLICACIÓN

Km 11 vía a Acacias, FECHA DE CIERRE

Villavicencio, Meta, Colombia REVISIÓN TÉCNICA

Cel. 3153912172 3157969898 FECHA DE ENTREVISTA

EJECUCION CONTRATO

III. CONSULTORÍA PARA EL CARGO

DESARROLLADOR DE SOFTWARE

Contrato individual: Desarrollador de software

Tipo de contrato: Civil de Prestación de Servicios - OPS

Lugar: Villavicencio, Meta, Colombia

Periodo: XXX

Dedicación: Parcial

Supervisor/persona a quien reporta: Gerencia de Gestión y Planeación de Proyectos/Punto Focal


ToGETHER

IV. MONTO, FORMA Y CONDICIONES DE PAGO

Valor máximo de VEINTITRES MILLONES DE PESOS (23.000.000 COP) sujeto a los criterios de
elegibilidad de la propuesta técnica y las competencias/experiencias profesionales. Este valor debe
incluir cualquier costo o causación por pago de impuestos y/o parafiscales.

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1. FORMA DE PAGO

● Cuatro pagos de 25% contra entrega de los productos definidos en el presente documento durante
los cinco (5) últimos días de cada mes de vigencia del contrato.

V. ANTECEDENTES GENERALES

1. SOBRE BENPOSTA NACION DE MUCHACHOS COLOMBIA:

BENPOSTA COLOMBIA, REGIONAL LLANOS

Benposta Nación de Muchachos Colombia: Organización de beneficio social centrada en la niñez y


juventud como sujetos de derechos con sueños y aspiraciones. Fundada en 1956 en Orense (España),
en Colombia en 1974, tres regionales: Bogotá, Caribe y Regional Llanos. Trabaja en Protección,
Participación Ciudadana, Educación formal y en emergencia, medios de vida, cultura de paz, ayuda
humanitaria y emergencias.

“Una alternativa de restitución humana, vida y esperanza para niñez y juventud que sufre”

2. SOBRE EL PROYECTO

Con el propósito de fortalecer las acciones humanitarias en contextos locales y contribuir a reducir los
efectos de los desastres y las emergencias en entornos comunitarios y territoriales, el Programa
ToGETHER, desde 2021 hasta 2023, viene interviniendo en ocho (8) países a través de 38
organizaciones locales para que desarrollen competencias, facultades y capacidades de asumir
responsabilidades dentro del sistema humanitario global para alcanzar una acción humanitaria
efectiva, oportuna, responsable y basada en principios con enfoque innovador.

En Colombia, el Programa ToGETHER es liderado por la Cáritas Alemana y el Comité Directivo País
(CSC) integrado por las organizaciones locales participantes del proyecto: Asociación de Biólogos de la
Universidad del Atlántico (ABIUDEA), Benposta Regional Llanos (Meta Guaviare), Corporación Hileros –
PCN, Asociación Salto Ángel y el Secretariado Nacional de Pastoral Social (SNPS), quienes tienen la
responsabilidad de fortalecer sus capacidades de respuesta en emergencia a través del Mecanismo de
Innovación y Operaciones Humanitarias (HOIFA) para atender de manera innovadora las necesidades
humanitarias, así como asumir el liderazgo de coordinación e incidencia que permitan mitigar los
riesgos de desastres y emergencias.

VI. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN

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El objetivo de la contratación de un profesional para el desarrollo de software es diseñar y crear una
solución tecnológica a medida que optimice los procesos internos de la organización. Esta herramienta
buscará:

a) Mejorar la Eficiencia Operativa: Automatizar tareas manuales, reducir el tiempo de respuesta


en procesos clave y minimizar errores, lo que permitirá al personal centrarse en actividades de
mayor valor.

b) Facilitar la Gestión de Recursos: Proporcionar un sistema integrado que permita el


seguimiento y la administración efectiva de recursos humanos, materiales y financieros,
garantizando una utilización óptima y responsable de los mismos.

c) Apoyar la Toma de Decisiones Informadas: Desarrollar funcionalidades de análisis y reportes


que ofrezcan datos en tiempo real, permitiendo a los directivos y gestores tomar decisiones
basadas en información precisa y actualizada.

d) Adaptabilidad y Escalabilidad: Crear un software que no solo responda a las necesidades


actuales de la organización, sino que también sea flexible y escalable para adaptarse a futuras
demandas y cambios en el entorno.

e) Mejorar la Experiencia del Usuario: Diseñar una interfaz intuitiva y amigable que facilite el uso
del sistema, promoviendo una adopción rápida y efectiva por parte de todos los usuarios.

f) Aumentar la Colaboración Interna: Implementar herramientas de comunicación y colaboración


que fomenten el trabajo en equipo y la integración de diferentes departamentos.

En resumen, la contratación de este profesional tiene como meta proporcionar a la organización una
herramienta integral que no solo mejore la operatividad diaria, sino que también contribuya al logro
de sus objetivos estratégicos a largo plazo.

VII. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

DESARROLLADOR DE SOFTWARE

1. ÁREA DE DEPENDENCIA

XXX

2. PROPÓSITO

Benposta Regional Llanos busca contratar a un desarrollador de software para atender la creciente
necesidad de modernizar y optimizar sus procesos internos, alineándose con su misión de mejorar la
gestión y el servicio a la comunidad. Esta contratación responde a la necesidad de implementar una
solución tecnológica que se ajuste a los requerimientos específicos de la organización, como se detalla
en los Términos de Referencia (TdR).

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VIII. FORMACIÓN Y EXPERIENCIA PROFESIONAL

1. FORMACIÓN PROFESIONAL

El desarrollador de software que se contrate deberá contar con una formación académica sólida y
relevante en el campo de la informática o áreas afines. Se sugiere que cumpla con los siguientes
requisitos:

Título Académico:

 Grado en Ingeniería en Sistemas, Ciencias de la Computación, Desarrollo de Software o un


campo relacionado. Un posgrado en áreas afines será considerado un valor añadido.

Conocimientos Técnicos:

 Dominio de lenguajes de programación como Java, Python, C#, JavaScript o similares, según las
tecnologías que se utilizarán en el proyecto.

 Experiencia en desarrollo de aplicaciones web y móviles, así como en el uso de frameworks y


bibliotecas relevantes (por ejemplo, React, Angular, Node.js, etc.).

 Conocimientos en bases de datos (SQL, NoSQL) y habilidades en diseño e implementación de


esquemas de datos.

 Familiaridad con herramientas de control de versiones (como Git) y metodologías ágiles


(Scrum, Kanban).

Experiencia Profesional:

 Mínimo [X años] de experiencia demostrable en el desarrollo de software, preferentemente en


proyectos similares al que se va a desarrollar.

 Experiencia en la colaboración con equipos multidisciplinarios y en la gestión de proyectos


tecnológicos.

Habilidades Adicionales:

 Capacidad de análisis y resolución de problemas, con un enfoque en la mejora continua y la


optimización de procesos.

 Habilidades de comunicación efectiva, tanto verbal como escrita, para interactuar con
diferentes departamentos y partes interesadas.

 Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con plazos establecidos, mostrando una actitud
proactiva y comprometida con la calidad del trabajo.

IX. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES

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1. DEL CONTRATANTE

● BENPOSTA REGIONAL LLANOS será la responsable de establecer los criterios y coordinación inicial
y permanente del proyecto para efectos de proporcionar todos los instrumentos necesarios para el
desarrollo de sus tareas.

● BENPOSTA REGIONAL LLANOS será la responsable de proporcionarle información pertinente y la


socialización de las políticas internas, protocolos y manuales se requieran para la realización
efectiva de las actividades.

● BENPOSTA REGIONAL LLANOS proporcionará todas las ideas claves para llevar a cabo el desarrollo
del software para la organización.

● BENPOSTA REGIONAL LLANOS a través del referente y el equipo técnico, serán los encargados de la
coordinación y supervisión del trabajo del/la profesional en la ejecución de sus funciones.

2. DEL CONTRATADO

Análisis de Requerimientos:

 Realizar un análisis exhaustivo de los requerimientos de la organización, identificando


necesidades y expectativas en colaboración con el equipo de Benposta.

Diseño y Desarrollo:

 Diseñar la arquitectura del software y desarrollar el código siguiendo las mejores prácticas y
estándares de la industria.

 Crear prototipos y maquetas que representen visualmente la solución propuesta.

Pruebas y Validación:

 Llevar a cabo pruebas unitarias, de integración y de aceptación para asegurar que el software
cumple con los requisitos establecidos y funciona correctamente.

 Documentar y corregir errores y fallos detectados durante las pruebas.

Implementación:

 Desplegar el software en el entorno de producción, garantizando una transición fluida y sin


interrupciones en los servicios de la organización.

 Asegurar que todos los sistemas y componentes funcionen correctamente en el entorno

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operativo.

Capacitación:

 Proporcionar capacitación al personal de Benposta en el uso del nuevo software, asegurando


que todos los usuarios comprendan sus funcionalidades y características.

Mantenimiento y Soporte:

 Ofrecer soporte técnico post-implementación, atendiendo consultas y resolviendo problemas


que puedan surgir durante el uso del software.

 Realizar actualizaciones y mantenimiento del sistema según sea necesario, garantizando su


funcionamiento óptimo y adaptabilidad a futuras necesidades.

Documentación:

 Crear y mantener documentación clara y detallada del software desarrollado, incluyendo


manuales de usuario, guías técnicas y documentación de código.

Cumplimiento de Plazos y Calidad:

 Cumplir con los plazos establecidos en el cronograma del proyecto, asegurando la entrega
oportuna de cada fase.

 Mantener un alto estándar de calidad en el trabajo realizado, garantizando que el software sea
fiable, eficiente y seguro.

Colaboración:

 Trabajar de manera colaborativa con otros miembros del equipo y departamentos de la


organización, fomentando una comunicación efectiva y el intercambio de ideas.

Confidencialidad:

 Mantener la confidencialidad de la información y datos de la organización, protegiendo la


integridad y seguridad de los mismos.

DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La persona natural y/o jurídica que suscriba el presente contrato se obliga a mantener el más estricto
secreto profesional y de confidencialidad respecto a los datos de carácter personal a los cuales tuviere
acceso por razones de evaluación realizadas durante la vigencia del convenio, así como a cumplir
diligentemente el deber de guardia y custodio que sobre los mismos impone la Ley 1581 de 2012 sobre
protección de datos personales y la Política de Tratamiento y Manejo de Datos Personales de
BENPOSTA REGIONAL LLANOS. Estos deberes serán exigibles a la persona natural y/o jurídica durante y

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después de la vigencia del presente contrato, asimismo se compromete expresamente a adoptar las
medidas necesarias de índole técnico y organizacional que garantice la seguridad de los datos de
carácter personal y/o privado a los que tenga acceso, evitar su alteración, pérdida, tratamiento y
acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, ya provenga de la acción humana o
del medio físico y natural, debiéndose ajustar en todo momento a lo dispuesto sobre este extremo en
la Ley antes mencionada.

DEL DERECHO DE AUTOR

De acuerdo a los principios contractuales que rigen en BENPOSTA REGIONAL LLANOS se aclara que
todo derecho de autor recae sobre la organización contratante y sus socios, si así fuere, por lo cual
todos los productos que así lo requiriese deberán contemplar dicha marca en escenarios públicos y
privados.

DE LAS POLÍTICAS INTERNAS

BENPOSTA REGIONAL LLANOS vela por los derechos humanos y la protección de personas vulnerables,
esto incluye niños, niñas y adolescentes, mujeres, comunidad LGTBIQ+, comunidades indígenas,
personas con discapacidad y demás grupos minoritarios, por eso no permite ninguna de las siguientes
conductas por parte de sus contratistas, colaboradores, empleados, miembros y voluntarios:

a) Racismo, homofobia, sexismo y/o discriminación religiosa

b) Estigmatización por lugar de procedencia o por convicciones políticas y religiosas

c) Gritar, amenazar o intimidar a niños y niñas

d) Golpear o cualquier forma de abuso físico

e) Realizar acercamientos físicos inapropiados durante el desarrollo de actividades.

f) Ayudar con tareas de naturaleza personal que no hacen parte de la descripción del trabajo y/o no
sea capaz de realizar el participante

g) Desarrollar relaciones físicas o amorosas con participantes vinculados a proyecto

h) Exponer a riesgos psicológicos y físicos a los participantes vinculados a proyectos

i) No se permite dar regalos en dinero o especie y tampoco comprar o promover el comercio o el


desarrollo de actividades lucrativas con los participantes vinculados a proyectos

j) Utilizar un lenguaje inapropiado o sugerente con palabras ofensivas, abusivas o amenazantes de


cualquier forma

k) Mostrar una conducta general, que esté en contra de las buenas costumbres o que pueda ser visto

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como abuso y/o explotación.

l) No hacer público cuando se tiene conocimiento de situaciones de abuso, maltrato o violencia a las
que puede estar expuesto un participante vinculado a proyectos.

X. ACTIVIDADES Y TAREAS

Reuniones Iniciales:

 Participar en reuniones con el equipo de Benposta para entender los requerimientos y


expectativas del proyecto.

Análisis de Requerimientos:

 Recopilar y documentar los requerimientos funcionales y no funcionales del software.

 Elaborar un informe de análisis que detalle las necesidades identificadas.

Diseño del Software:

 Crear diagramas de flujo y modelos de datos para representar la arquitectura del sistema.

 Desarrollar prototipos y wireframes para la validación con los usuarios.

Desarrollo del Código:

 Programar las diferentes funcionalidades del software según las especificaciones acordadas.

 Implementar buenas prácticas de codificación y realizar revisiones de código.

Pruebas del Software:

 Diseñar y ejecutar pruebas unitarias para cada módulo desarrollado.

 Realizar pruebas de integración para asegurar que los diferentes componentes funcionen
juntos correctamente.

 Llevar a cabo pruebas de aceptación con el usuario final.

Documentación:

 Elaborar documentación técnica que incluya detalles sobre la arquitectura del software,
configuración del sistema y procedimientos de instalación.

 Crear manuales de usuario y guías de operación.

Implementación:

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 Desplegar el software en el entorno de producción, asegurando que todos los componentes
estén configurados correctamente.

 Realizar pruebas post-implementación para verificar el correcto funcionamiento en el entorno


real.

Capacitación del Personal:

 Diseñar y llevar a cabo sesiones de capacitación para los usuarios del software,
proporcionando materiales de apoyo.

Soporte y Mantenimiento:

 Establecer un canal de soporte para atender consultas y problemas reportados por los
usuarios.

 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo del software.

Actualizaciones y Mejoras:

 Recoger feedback de los usuarios para identificar áreas de mejora y nuevas funcionalidades.

Colaboración Interdisciplinaria:

 Trabajar de manera coordinada con otros departamentos para asegurar que el software se
integre eficazmente en los procesos existentes.

Cumplimiento de Normativas:

 Asegurar que el software cumple con las normativas de seguridad y privacidad de datos.

XI. PRODUCTOS ESPERADOS

PERIODO PRODUCTOS PAGO

1. Plan de trabajo: incluye cronograma y metodología.


MES 1 2. Evaluación de necesidades MEAL de la organización, de la 25%
gerencia y sistema CRM

1. Versión inicial de la Guía y herramienta MEAL para hacer 25%


monitoreo de proyectos
MES 2
2. Versión inicial del sistema CRM de BENPOSTA NACION DE
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MES 3 25%
3. Guía y herramienta MEAL para hacer monitoreo de procesos

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de gerencia

4. Versión ajustada de la Guía y herramienta MEAL para hacer


monitoreo de proyectos

5. Versión ajustada del sistema CRM de BENPOSTA NACION DE


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1. Desarrollo de herramientas MEAL en Kobo Toolbox de 25%


evaluación de necesidades, Marcos lógicos, monitoreo de
proyectos, monitoreo de indicadores, buenas, prácticas,
evaluación, rendición de cuentas y lecciones aprendidas.
Sistema CRM

MES 4 2. Capacitaciones y ejercicios de transferencia de herramientas


MEAL

3. Versión ajustada de Guía y herramienta MEAL para hacer


monitoreo de procesos.

4. Capacitaciones y ejercicios de transferencia del sistema CRM


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XII. DOCUMENTOS REQUERIDOS

1. PERSONAS NATURALES

● Hoja de vida

● Fotocopia de documento de identificación ampliada al 150%

● RUT actualizado

● Copia de diplomas académicos obtenidos

● Tres (3) certificados laborales o de servicios prestados en el área

● Certificados de antecedentes expedidos por la Procuraduría General de la Nación, Contraloría


General de la República y Policía Nacional.

● Certificado de afiliación al SGSS (Pensión, EPS Salud y ARL)

● Certificación bancaria a nombre del titular de esta consultoría

● Copia de la tarjeta profesional (si aplica)

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2. PERSONAS JURÍDICAS

● Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días de expedición)

● Certificación bancaria a nombre del titular de esta consultoría

● RUT actualizado

● Fotocopia del documento de identidad del representante legal

● Autorización del órgano directivo para contratar.

● Hojas de vida del personal que pretenda involucrar en la ejecución del contrato

ENVIO DE DOCUMENTOS

Las hojas de vida de los aspirantes deberán ser enviadas al siguiente correo:
benpostametaguaviare@gmail.com o al correo direcciongeneral@benpostallanos.org antes XXX
TOGETHER

XIII. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD

Criterios Puntaje

1. Hoja de vida y soportes 20%

2. Experiencia específica en área requerida 20%

3. Prueba técnica 30%

4. Entrevista 30%

TOTAL, sumatoria puntaje 100%

Notas:

● No se evaluarán CV presentados posterior a la fecha y hora establecida para el cierre de la


convocatoria (fecha)

● Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días hábiles, y las respuestas serán publicadas en
los canales de comunicación de Benposta Regional Llanos o a los correos de quien pregunte

● Todas las preguntas deben dirigirse al correo direcciongeneral@benpostallanos.org hasta un día


antes del vencimiento de términos. No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o

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canales.

● Todas las postulaciones presentadas deberán estar escritas en idioma español. Bajo ninguna razón
se aceptarán CV en otros idiomas.

● Las personas que se postulen y no cumplan con los criterios de elegibilidad o la totalidad de
documentos requeridos dentro del plazo antes indicado, serán excluidos del proceso.

● La presente convocatoria no constituye una oferta formal o promesa respecto a la adjudicación y/o
celebración de contrato alguno.

● De acuerdo con las necesidades que se presenten, los presentes términos podrán ser modificados
por parte del contratante en cualquier momento, mediante una agenda que se publicará en la
misma forma establecida para este documento.

XIV. ACLARATORIAS Y NOTAS GENERALES

a) Benposta Regional Llanos se reserva el derecho a cerrar el proceso de contratación de consultoría


si las postulaciones recibidas no cumplen con los requisitos establecidos en los Términos de
Referencia (TdR)

b) Sólo se evaluarán las postulaciones completas, es decir, que reúnan, incluyan y hayan presentado
toda la documentación solicitada en la sección anterior de este documento.

c) El profesional es responsable del pago de seguridad social de acuerdo a la Ley 100 de 1993
aplicable a contratos independientes (pago salud, pensión y ARL). Los soportes de pago son
requisitos para el contrato

d) Benposta Regional Llanos exige confidencialidad de la información

e) Benposta Regional Llanos adquiere en la contratación los derechos, la propiedad intelectual y los
resultados/productos resultantes del contrato

f) La presente convocatoria forma parte de los procesos de contratación de la organización y


constituye una herramienta para las garantías de control y transparencia en contrataciones
públicas.

g) No se utilizan criterios de selección que involucre parámetros de discriminación entre los


postulantes que estén relacionados a condiciones de estado civil, género, grupo étnico, situación
económica o religión que profesen.

h) Benposta Regional Llanos exige a toda persona en calidad de miembro, contratista y/o
voluntariado la aceptación y cumplimiento del Código de Ética y Conducta y las políticas
institucionales en materia de protección de datos, infancia, género y medioambiente.

i) Los postulantes se comprometen a suministrar información verosímil y verídica y bajo ningún

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concepto presentarán documentos falsos, incompletos y/o adulterados. Esto generará la exclusión
del proceso.

j) Los postulantes de carácter jurídico declaran no encontrarse vinculados y/o condenados a


investigaciones penales relacionadas a lavado de activos, corrupción, tráfico y trata de personas,
narcotráfico, financiación de terrorismo y conductas relacionadas con la vida e integridad de las
personas.

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