5. Capítulo 2: Herramienta 1.

SIAF

5. 1 Objetivo General

Desarrollar un recurso integral que estandarice y optimice el uso de la plataforma SIAF,

asegurando que todos los usuarios comprendan y apliquen correctamente sus
funcionalidades, con el fin de mejorar la gestión administrativa y financiera dentro de la
universidad.

5.1.1 Objetivos Específicos

1. Facilitar la comprensión y el uso eficiente de la plataforma SIAF, proporcionando

a los usuarios una guía clara y detallada que les permita realizar sus tareas
administrativas y financieras de manera precisa y autónoma, reduciendo así
errores y optimizando los procesos operativos de la universidad.
2. Hacer que el manual digital sea fácil de usar y ver en celulares, asegurando que
cargue rápido, sea sencillo de navegar y funcione bien en diferentes tipos de
teléfonos y sistemas.
3. Explicar a los usuarios cómo activar su perfil en el SACC y acceder a los
recursos de bienestar, garantizando un acompañamiento adecuado durante su
trayectoria académica.

5.1.2 Descripción

El SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) es una plataforma que

centraliza y gestiona los procesos financieros y administrativos de la institución.
Este sistema permite la optimización de recursos, facilita la toma de decisiones a
nivel financiero y administrativo, y asegura un control eficiente de las
operaciones económicas, como la gestión de presupuestos, pagos, facturación y
otros aspectos relacionados con la administración financiera.

5.1.3. Alcance

Todos los usuarios con acceso al Sistema Académico. Quienes requieran hacer uso del
sistema académico.

5.3.4. Definiciones

SIAF: Sistema Información Académica.

SACC: Solicitudes Académicas, Certificados Y Constancias.
5.2. Instalación y configuración inicial

 Adquisición de credenciales de acceso: las emiten la universidad y llegan a

través del correo electrónico
 Acceso a la Plataforma: A través del enlace
https://academico.ucompensar.edu.co:8090/hermesoft/vortal/o365/login

Ilustración 1

5.2.1 Usuario y contraseña de acceso

Ilustración 2
Los usuarios que tengan contraseñas no válidas con el sistema, este solicitará cambio
de contraseña. No se podrá usar contraseñas simples como "abc123","aaaaa6",
"xyz123", entre otras.

Su contraseña debe contener por lo menos una mayúscula, una minúscula, un digito y
un símbolo:

- Caracteres en minúscula (a-z)

- Caracteres en mayúscula (A-Z)
- Números (0-9) - Símbolos, incluidos: ¿+ {} <.
-! #|% &/() =? ¡ * [ ] > ; : _ @

5.2.2. Usuario de acceso de correo institucional

Ilustración 3

• El usuario de correo debe ser igual al de Sistema Académico para que permita el
ingreso.
• Si ya ha iniciado sesión en el correo institucional, este lo reconocerá automáticamente
e ingresará al Sistema Académico sin solicitar autenticación.
• Si no ha iniciado en el correo, pedirá iniciar sesión de su cuenta de correo
institucional.

5.2.3. Restablecer contraseña

 Para restablecer la contraseña, deberá dar clic en “¿Olvido su contraseña?”

 Ilustración 4

 Aparecerán las siguientes indicaciones para restablecer la contraseña

Ilustración 5

 Una vez que envíen el usuario, les aparecerá el siguiente recuadro

 Ilustración 6

 Posterior a eso, un correo con el código de verificación donde deberán colocar

de nuevo el usuario y el código

Ilustración 7

 Indicara que debe restablecer la contraseña ya que la contraseña no cumple con

las condiciones establecidas

Ilustración 8
  Por último, se notificará que la contraseña se cambió con éxito y se notificara
iniciar sesión con la nueva contraseña y de esta forma poder acceder a la
plataforma académica.

Ilustración 9

5.3. Uso básico: FUNCIONES Y USO DE LOS APLICATIVOS

Al ingresar al sistema aparecerá la siguiente ventana, donde podrá realizar su gestión
académica:

Ilustración 10

5.3.1. ESTUDIANTE ACADEMICO

Los estudiantes accederán a servicios como la inscripción de materias, consulta de

calificaciones, consultar su semáforo académico, promedios del semestre, liquidación
de la matricula, funciones de tu hoja de vida, entre otros.
 Ilustración 11

Una vez se accede al aplicativo aparecerá la siguiente pantalla en donde se podrá

consultar las estadísticas de Rendimiento acumulado de los semestres y visualizar el
menú académico.

Ilustración 12

En la primera parte, encontrarán la sección de “HOJA DE VIDA”, aquí podrán consultar

las liquidaciones totales de los semestres que han cursado, también realizar la
inscripción de las materias del semestre y, por último, consultar su matrícula para
realizar el pago.

Ilustración 13

 En caso de que haya dudas, pueden escanear e ingresar al siguiente código QR y ver el
paso a paso para matricular las asignaturas:
En la segunda parte, se encontrará la carpeta de calificaciones, donde se podrán ver
las notas de las asignaturas al terminar cada corte, así como visualizar el pensum y el
semáforo de la carrera.

Ilustración 14

 Al momento de consultar las notas actuales, aparecerá el siguiente recuadro

donde podrá seleccionar cada asignatura y visualizar la nota final de cada corte.

Ilustración 15
 Por otro lado, si lo que quiere es consultar el semáforo de cada semestre, debe
ingresar a “CALIFICACIONES” y luego dar clic en “Consultar semáforo” y le
saldrá lo siguiente:

Ilustración 16

Una tabla por semestre donde se observará la nota de cada asignatura y podrá
ver si tiene alguna no aprobada.

 Por último, la sección de Vacacional, aquí el estudiante podrá inscribirse a la

vacacional en la que esté interesado.

Ilustración 17

 En el siguiente código QR encontraran un video en el cual se observan más

detalladas las funciones del aplicativo:
5.3.2. EVALUACION DOCENTE-ESTUDIANTE

Aquí se podrá evaluar los docentes con los cuales se tenga encuentros en el
semestre.

Ilustración 18

Una vez ingresen al aplicativo, les aparecerá el cuadro evaluación docente donde
seguido darán clic en “Evaluaciones”

Les aparecerá el siguiente ítem,

darán clic nuevamente:

Ilustración 20

Ilustración 19
En el siguiente cuadro se visualiza el docente con su respectiva asignatura, donde
clicarán en cada una para evaluar y guardar cambios.

Aspectos para tener en cuenta:

 La evaluación docente se
deberá realizar en una
fecha establecida.
 Es importante que usted
califique su docente, hágalo
con honestidad.
 Si tiene algún problema,
diríjase a soporte
académico.

5.3.3. ACTIVARME EN SACC Ilustración 21

Usted deberá activarse en SACC para poder realizar solicitudes académicas, certificados y
constancias de la siguiente forma:

Ilustración 22

Al dar clic saldrá lo siguiente:

Ilustración 23

 Seleccionara el tipo de documento y su número de identificación y lo validara.

Una vez hecho esto, se desplegará la siguiente tabla que deberá completar con su
información personal y dará clic en “Registrar”:

Ilustración 24

Al completar la información y registrarla, se guardará automáticamente y le saldrá lo

siguiente:

Ilustración 25

5.3.4. SACC
Aquí podrá realizar solicitudes académicas, solicitar certificados y constancias.

Ilustración 26
Al ingresar aparecerá lo siguiente:

Ilustración 27

Para realizar una solicitud o requerimiento iremos a “Funcionalidades” y luego daremos

clic en “Registrar Requerimiento” y nos aparecerá lo siguiente:

Ilustración 28

Clic en Ingreso y nos llevara al CRM, el cual cuenta con un video en YouTube
explicando cómo crear un caso en la plataforma de forma correcta:

Ilustración 29
Al momento de crear tu caso se verá así:

Ilustración 30

ü Una vez creado, validar toda la información diligenciada y clic en enviar.

Para consultar los requerimientos realizados deberá ir a la segunda opción y dar clic,
aparecerá un recuadro en el cual podrá consultarlas:

Ilustración 31

Para tener una guía más detallada sobre el SACC hemos creado un video instructivo el
cual pueden visualizar con el siguiente código QR:
5.3.5. INSCRIPCION A GRADOS

Ilustración 32

Los estudiantes podrán acceder al aplicativo para realizar la inscripción a sus grados
dependiendo el nivel académico que cursen de manera oportuna.

¡AVISO IMPOTANTE!

No obstante, debido a actualizaciones en el sistema, la opción para realizar el proceso de

inscripción no se encuentra disponible en el aplicativo SIAF, se debe ingresar directamente a
la página web de la universidad y realizar el proceso allí.
El proceso será acompañado por el docente o los docentes que se asignen al momento de
hacer la inscripción al grado.

Si tiene dudas, diríjase directamente con el área de apoyo administrativo y académico o

con el docente/director encargado del proceso de grados.

5.3. 4 BIENESTAR INTEGRAL UNIVERSITARIO

Ilustración 33

Los estudiantes podrán acceder al aplicativo para realizar uso de la sección de

Bienestar Integral.
 ¡AVISO IMPORTANTE!

Al igual que el aplicativo anterior, la función de Bienestar Universitario no se encuentra

disponible en el SIAF, deberán ingresar directamente a la página web de la Universidad en el
siguiente enlace https://ucompensar.edu.co/ e ingresar con el usuario, una vez lo hayan
hecho les saldrá lo siguiente:

Ilustración 34

 Clic en el icono de “Bienestar Integral”

Pensando en su bienestar y para que le saquen el máximo provecho a esta función, se

realizo un video donde se explica como ingresar y como utilizar Bienestar Integral.
El siguiente código QR los llevara al video,

 recuerden que si tienen dudas se pueden dirigir directamente con la persona encargada
de Bienestar de su sede.
5.4. Buenas prácticas: Consejos para optimizar el uso de la herramienta.

El Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) de la Fundación Universitaria

Compensar es una herramienta clave para la gestión eficiente de recursos financieros y
administrativos. Algunos consejos para optimizar el uso de la herramienta son los
siguientes:

5.4.1. Conocer los Módulos del SIAF: Familiarízate con los diferentes módulos del
sistema como presupuestos, contabilidad, tesorería, y gestión financiera. Conocer bien
cada sección te permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades específicas que
ofrece el sistema.
5.4.2. Capacitación y Actualización Constante: La herramienta SIAF puede actualizarse
con nuevas funciones. Asegúrate de asistir a capacitaciones ofrecidas por la
universidad y revisar los manuales de usuario disponibles. Mantenerse actualizado te
ayudará a evitar errores comunes y aprovechar las nuevas funcionalidades.

5.4.3. Control de Accesos: Define roles y accesos claros para cada usuario en función
de su responsabilidad. Limitar el acceso a ciertos módulos a personal autorizado
ayudará a reducir riesgos de errores y mal uso del sistema.

5.4.4. Seguridad de la Información: Realiza copias de seguridad y sigue los protocolos

de seguridad recomendados por la Fundación Universitaria Compensar. Asegúrate de
que tus contraseñas sean seguras y de actualizar tus datos de acceso regularmente.

5.4.5. Resolución de Incidencias: Si te encuentras con algún problema técnico,

documenta el error y notifícalo al soporte técnico. Mantén un registro de los problemas
recurrentes para encontrar soluciones rápidas en futuras ocasiones.

5.4.6. Validar la Información Ingresada: Al introducir datos en el sistema, verifica que

sean correctos para evitar errores que puedan afectar la contabilidad o la
presupuestación. El SIAF no permite borrar registros, por lo que es crucial evitar
errores desde el principio.

5.4.7. Planifica la inscripción de materias: Antes del periodo de inscripciones, consulta

los horarios y planifica qué materias vas a tomar. Esto te ahorrará tiempo y reducirá el
estrés durante el proceso de inscripción.

5.4.8. Realiza consultas regulares de tus notas: Verifica constantemente tus

calificaciones y rendimiento académico en el sistema para asegurarte de que no haya
errores o inconsistencias en las evaluaciones cargadas por los docentes.
5.5. Ejemplos y casos de uso: Aplicaciones prácticas en un contexto
universitario.

5.5.1. Revisión de Notas y Corrección de Errores

 Caso: Laura, estudiante de Contaduría Pública, revisa sus notas en el SIAF y
detecta que en una de sus materias aparece una calificación más baja de lo
esperado, pese a realizar los trabajos correctamente.
 Aplicación Práctica: Laura revisa detalladamente todas las calificaciones
publicadas en el SIAF y encuentra que falta un trabajo por calificar.
Inmediatamente contacta al profesor ya la administración académica,
presentando los correos y pruebas necesarias. El error es corregido y su
calificación final mejora, todo gracias a su revisión proactiva en el SIAF.

5.5.2. Inscripción de Materias con Anticipación

 Caso: Daniel es estudiante de Ingeniería de Sistemas y quiere asegurarse de
obtener cupo en las materias más demandadas para el próximo semestre.
 Aplicación Práctica: Daniel revisa las fechas de inscripción en el SIAF y
planifica con anticipación qué materias quiere cursar. Antes de que inicie el
período de inscripción, ya tiene una lista de horarios compatibles y se
asegura de tener todo listo para inscribirse rápidamente en los materiales
deseados. Al ingresar a tiempo al SIAF, Daniel logra reservar su cupo en
todas las clases necesarias.

5.5.3. Solicitud de Certificados y Documentos

 Caso: Juan está solicitando a una beca externa y necesita un certificado de
notas actualizado y un estado de cuenta de su matrícula.
 Aplicación Práctica: Juan accede al SIAF y solicita de manera rápida su
certificado de notas, que puede descargar en formato digital o pedir su
versión física. De igual forma, genera un estado de cuenta actualizado que le
permite verificar que no tiene deudas pendientes. Ambos documentos son
enviados a la entidad de becas sin demoras.
5.6 Recomendaciones

5.6.1 Para el SIAF

 Aprovecha las herramientas de búsqueda: Familiarízate con las opciones de

búsqueda avanzada de la plataforma para encontrar recursos específicos de
manera eficiente.
 Participa en foros y discusiones: Intercambia ideas con tus compañeros y
profesores para ampliar tu conocimiento y resolver dudas.
  Establece un horario: Dedica tiempo regularmente a revisar la plataforma y
actualizarte sobre los nuevos recursos disponibles.
 Prioriza las tareas: Identifica las tareas más importantes y urgentes y
organízate para completarlas a tiempo.
 Protege tus datos: Utiliza contraseñas seguras y evita compartir tus
credenciales de acceso con otras personas.

5.6.2. Para el manual

 Léelo detenidamente: Familiarízate con todas las funciones y características de

la plataforma que se describen en el manual.
 Utiliza el índice: Busca rápidamente la información que necesitas utilizando el
índice o el buscador del manual.
 Crea tus propias notas: Anota tus dudas, observaciones y consejos adicionales
en el manual o en un cuaderno aparte.
 Consulta con tus compañeros o profesores: Si tienes alguna duda, no dudes
en consultar con tus compañeros o profesores.

5.7. Puntos clave del Manual

 Objetivo General: Desarrollar un recurso integral que estandarice y optimice el

uso de la plataforma SIAF, asegurando que todos los usuarios comprendan sus
funcionalidades para mejorar la gestión administrativa y financiera en la
universidad.
 Facilidad de Uso: El manual busca facilitar la comprensión y el uso eficiente de
SIAF a través de una guía clara, accesible en dispositivos móviles, que permita a
los usuarios realizar tareas administrativas de manera precisa y autónoma.
 Funciones Principales: SIAF centraliza la gestión financiera y administrativa,
permitiendo a los estudiantes acceder a servicios como inscripción de materias,
consulta de calificaciones y evaluación docente, además de gestionar solicitudes
académicas.
 Buenas Prácticas: Se recomiendan estrategias como conocer los módulos del
sistema, asistir a capacitaciones, mantener la seguridad de la información y
validar datos ingresados para optimizar el uso del SIAF y evitar errores.

Además, los usuarios pueden seguir formándose en buenas prácticas digitales de las
siguientes maneras:
  Acceso a Recursos Educativos Abiertos: Utilizar plataformas que ofrezcan
recursos educativos abiertos, donde los usuarios pueden encontrar materiales
didácticos, guías y tutoriales sobre diversas herramientas digitales.
 Formación Continua a través de Talleres: Participar en talleres interactivos
que aborden temas como la alfabetización mediática, el pensamiento crítico y el
uso de herramientas digitales en el aula. Estas actividades permiten a los
participantes practicar habilidades en un entorno colaborativo.
 Uso de Tecnologías Interactivas: Integrar herramientas interactivas como
encuestas, foros de discusión y plataformas de colaboración para aumentar el
compromiso y la participación de los usuarios durante las sesiones formativas.
 Implementación de Buenas Prácticas: Adoptar modelos de buenas prácticas
que han demostrado ser efectivos en entornos educativos virtuales. Por ejemplo,
establecer expectativas claras desde el inicio del curso, fomentar la interacción
entre estudiantes y proporcionar recursos accesibles son estrategias
recomendadas

5.8. Conclusiones

El manual del sistema académico de la Fundación Universitaria Compensar (SIAF) es

una herramienta esencial para comprender el funcionamiento de la institución y
aprovechar al máximo los recursos que ofrece. Al analizar este documento, puedes
obtener una visión clara de tus derechos y responsabilidades como estudiante, así
como de las herramientas disponibles para gestionar tu proceso de aprendizaje.

El fin del manual presentado es que los estudiantes tengan una guía fácil y accesible a
las funciones que ofrece la herramienta académica de la universidad. Se utilizaron
elementos visuales con el fin de que conozcan el Sistema Académico y sea más fácil
su uso y comprensión.

Por último, es necesario que la universidad cuente con un manual de apoyo para los
estudiantes, tanto nuevos como antiguos, en el cual puedan tener un material que
puedan revisar en cualquier momento de manera oportuna, aclarando sus dudas y
utilizándolo de manera eficaz.