La planeación puede guiar el accionar de la empresa para un uso eficiente de sus recursos.
¿Qué es la planeación en administración?
En una organización, la planeación es el establecimiento de una estrategia que permita alcanzar una serie de objetivos preestablecidos. El resultado del proceso de planeación es un plan que guiará el accionar de la empresa y ayudará a usar los recursos en la forma más eficiente.
Los planes no deben ser excesivamente detallistas y deben ser realistas: sus objetivos deben ser alcanzables.
Dentro del proceso de planeación se pueden identificar los siguientes pasos:
Establecer los objetivos de la organización.
Diseñar posibles escenarios futuros.
Identificar los cursos de acción más apropiados para cada uno de esos escenarios.
Diseñar un plan.
Implementar el plan.
Evaluar el plan.
Readaptar el plan.
Ver además: Gestión en administración
Principios de la planeación
Los principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad son los siguientes: Flexibilidad. El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la organización, ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la firma, en las operaciones o a nivel gerencial.
Inherencia. Toda organización debe contar con un plan que determine cómo resolver determinados problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más eficientemente posible.
Racionalidad. Consiste en la comprensión de un problema para luego determinar los criterios de diseño del plan, el establecimiento de alternativas y su aplicación. Las decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los valores.
Universalidad. Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios (considerando los recursos disponibles dentro de la compañía) para alcanzar los objetivos establecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan, puede implementarse de inmediato.
Unidad. A cada miembro de la firma le será asignado un objetivo que, a su vez, deberá ser guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de las funciones, todas deben confluir en un plan principal.
Compromiso. Para alcanzar la meta se debe calcular el tiempo que implicará el compromiso de cada recurso.
Precisión. El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las funciones de la firma. Mientras más exactos sean los planes, mayores serán las chances de lograr los objetivos.
Factor limitante. El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
Factibilidad. Todo plan debe ser realista: diseñado en base a la experiencia, a hechos concretos y a los recursos disponibles.
Tipos de planeación
Existen distintos tipos de planeación:
Estratégica. Es una planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la organización. En ella se analiza cómo los factores externos e internos impactan en los objetivos establecidos: campañas publicitarias, presencia en los medios, incursión en el mercado, etc.
Táctica. Son los planes que se diseñan para hacer frente a una crisis y por eso se vinculan con decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.
Interactiva. En esta planeación se diseñan soluciones para problemas que podrían surgir a futuro, identificando los recursos necesarios para llevarla adelante. Normativa. Consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento de la organización puertas adentro. En este plan se incluyen jornadas laborales, horario de descanso, vacaciones y uniforme para el personal.
Operativa. En este plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos, (incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos. En este plan se asignan los proyectos para cada área, los pasos a seguir y los plazos para cada uno.
Elementos de la planeación
Los elementos que conforman la planeación son:
Visión. Lo que la firma proyecta ser en el largo plazo.
Misión. El propósito de la firma.
Objetivos. Los resultados que la compañía se propone alcanzar. Siempre se deben detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada empleado para enfocar sus tareas a ese fin.
Estrategias. La descripción de la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para alcanzar los objetivos. Aquí se incluyen los de la organización en su conjunto y los de cada individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar por la más adecuada en cada circunstancia.
Políticas. La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la compañía.
Programa. La serie de acciones que deberán llevarse a cabo para ejecutar cada parte del plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
Presupuesto. El detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. Ayuda a llevar un
control de su implementación ya que detalla costos, ingresos, egresos, etc.
Importancia de la planeación
En administración, un plan bien diseñado se traduce en beneficios para la compañía. Por un lado, ayuda a asignar recursos en forma eficiente, sobre todo para aquellas actividades que habilitarán el alcance de los objetivos preestablecidos.
La planeación es clave para focalizar los esfuerzos y ayuda a identificar cuáles serán las tareas de cada área y empleado para concretar los objetivos en forma eficiente
