OFIMÁTICA Y PROCESOS DE LA ORIENTACIÓN

TEMA 1.- MANTENIMIENTO BÁSICO DE EQUIPOS, APLICACIONES Y RED.

1. Elementos de Hardware

Hardware: Componentes físicos del ordenador (cajas, monitores, teclados…). Están

compuestos de sílice, plástico, metales… Hay que distinguir entre la Unidad Central
(CPU) y los periféricos.

- Unidad Central (CPU): Es donde se realizan todas las operaciones matemáticas

y lógicas necesarias para llevar a cabo las tareas de los programas. La
componen el microprocesador, que es la pieza más importante (realiza las
operaciones) y la memoria RAM, que almacena los datos que necesita el
microprocesador con más urgencia.

- Periféricos: Se encargan de almacenar la información y comunicarse con el

usuario y otros ordenadores. Podemos encontrar los siguientes tipos de
periféricos:
Periféricos de almacenamiento: Sirven para guardar la información de los
programas y la que generan los usuarios. A esta categoría corresponden el
disco duro, los CD-ROM, las memorias USB, los DVD, los disquetes…
Periféricos de entrada: Reciben los datos que ingresan los usuarios. Son el
teclado y el ratón, aunque hay más, como el micrófono, el escáner, la tableta
gráfica…
Periféricos de salida: Entregan el resultado de los procesos. Son la pantalla y la
impresora los más importantes, también están los altavoces entre otros.

1.1.- Conectores externos

Los principales conectores son:

- Puerto para teclado PS/2: redonda de color verde. Es para conectar teclados.
- Puerto para ratón PS/2: redonda de color morado. Es para conectar el ratón.
- Puerto para joystick o teclado MIDI. Conector hembra, es para conectar un
joystick. (Color amarillo)
- Puerto serie: Es un sistema de comunicaciones de datos digitales, normalmente
es para la conexión de periféricos. (Color gris izquierda)
- Puerto SVGA para la Tarjeta Gráfica: es para conectar el monitor a la CPU.
(Color gris derecha)
- Puerto paralelo o ‘’LPT1’’: habitualmente es para conectar la impresora. (Color
violeta)
- Conexión de Red: su función es conectar el equipo con redes, normalmente
mediante un MODEM.

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 - Conexiones de sonido: algunos equipos tienen la tarjeta ya integrada, otros
requieren tarjetas de expansión. (Abajo a la derecha.
- Puertos USB (Universal Serial Bus): permite la conexión de todo tipo de
dispositivo periférico. El USB es un puerto serie de alta velocidad y actualmente
el más empleado. (Color negro arriba)

2. Elementos del Software

El software se encarga de comunicar el hardware con las personas, es decir, son los
programas los que permiten que el hardware resulte de utilidad.

Los 2 componentes principales del software son el sistema operativo y los programas.
Entre muchos otros incluyen:

- Aplicaciones informáticas como el procesador de textos. Una aplicación

informática es un tipo de programa diseñado como herramienta para permitir a
un usuario realizar uno o varios tipos de trabajo. Esto lo diferencia de otros
tipos de programas como los sistemas operativos (que hacen funcionar al
ordenador), las utilidades (que realizan tareas de mantenimiento o de uso
general) y los lenguajes de programación (con los que se crean los programas
informáticos).

Hoy en día, el paquete informático más utilizado es Microsoft Office,

integrado por un tratamiento de textos Word, hoja de cálculo Excel, una base
de datos Access, un generador de presentaciones Powert Point y un gestor de
correo electrónico y agenda Outlook.

- Software de sistema como el sistema operativo (programa o conjunto de

programas que efectúan la gestión de los procesos básicos de un sistema
informático y permite al resto de los programas funcionar adecuadamente.
Actualmente el sistema operativo más extendido es Windows, diseñado por
Microsoft, frente a Linux, Mac OS X y otros sistemas.

2
 3. Sistemas operativos

Desde 1985, los desarrollos de Microsoft en Windows han sido constantes. El primero
en aparecer fue Windows 1, en 1987, en 1990 aparece Windows 3.0 que, no pasado
mucho tiempo, fue sustituido por Windows 3.1 para ser sustituido por Windows 3.11,
que convivió con Windows for Workgroups, diseñado 3.1 y su revisión Windows for
Workgroups 3.11.

3.1.- Nuevas características de Windows Vista

La nueva versión de Windows supone un cambio respecto a la versión anterior,

Windows XP. A parte del nuevo diseño gráfico, las mejoras más importantes de
Windows Vista se centran en el nuevo sistema de búsqueda y la seguridad.

-Interfaz gráfico Aero: Nuevo interfaz responsable del nuevo aspecto de Windows
Vista. Ahora las ventanas tienen traslúcidos los bordes y proyectan una suave sombra.

-Sistema Flip3D: ofrece una visión en 3 dimensiones de las aplicaciones abiertas. Para
abrirlo hay que pulsar Windows + Tab o hacer clic en el icono Flip que hay al lado del
botón inicio. Además de su vistosidad, sirve para cambiar de una aplicación abierta a
otra, cada vez que pulsamos la tecla Tab (manteniendo pulsada Windows) la aplicación
activa va cambiando. (Exam online)

3
Este sistema gráfico consume bastantes recursos, por lo que, solo se activa si el
ordenador es capaz de soportarlo. Este proceso es automático, no se activará si tu
ordenador no tiene una tarjeta gráfica adecuada o un
procesador potente.

El nuevo escritorio no cambia salvo la zona derecha donde se

alojan los llamados gadgets, que son miniprogramas que
ofrecen información mediante un vistazo y proporcionan un
acceso fácil a las herramientas de uso frecuente. Permiten ver
la previsión del tiempo, galería de fotos, reloj, ultimas
noticias…

3.2.- Mejoras en Windows Vista

-Reconocimiento de voz. Podremos dar órdenes que serán atendidas por Windows y
también dictar textos en Word.

-Explorador de archivos. Se ha cambiado el diseño, mejorándose la organización de

todos los elementos. El panel de detalles está en la parte inferior.

-Centro de redes. Se ha mejorado la gestión de las conexiones a redes inalámbricas

(Wi-Fi) y redes locales.

-Seguridad. Ahora se requieren permisos de Administrador para instalar determinados

programas. También se ha incorporado un sistema contra el fraude (phising) y
Windows Defender controla la aparición de elementos emergentes (ventanas pop-up).

-Menú Inicio. Tiene una nueva organización y una caja de búsqueda que facilita el
acceso a los programas.

-Barra de herramientas. Al colocar el cursor sobre los iconos de las aplicaciones

abiertas se abre una pequeña ventana con una miniatura de la aplicación.

-Calendario de Windows. Ahora puede ser usada como agenda personal.

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3.3.- Nuevos programas en Windows Vista

-Reproductor de video Windows Media. Creado con vistas a integrarlo en el entorno

de Vista.

-Windows Mail. Sistema de envío de correo que viene con muchas mejoras y es más
estable. Incluye un filtro de correo basura y búsqueda a tiempo real.

-Control de cuentas de usuario. Herramienta de seguridad que hace que el usuario

deba autorizar cambios en la configuración que afecten al sistema o a otros usuarios,
evitando así modificaciones malintencionadas de otros programas.

-Windows Defender. Utilidad anti-spyware (para detectar y eliminar programas

maliciosos o amenazantes en un ordenador), mejorada con respecto a otras versiones.

-Galería fotográfica. Permite una mejor organización de fotos y videos.

-Windows Media Center. Permite acceder de otra forma a nuestra multimedia, incluso
desde la televisión o video-consola.

3.4.- Trabajar con Windows Vista

Cuando en un equipo solo hay un usuario y no tiene contraseña, al encender el equipo

iniciaremos directamente la sesión en Windows. Si tiene contraseña, no entraremos en
Windows hasta que se introduzca.

Cuando en el equipo haya más de un usuario o la cuenta de invitado esté activada, en

la pantalla de inicio de sesión o bienvenida, aparecerán todos los usuarios para que
elijamos con cual queremos acceder.

Windows Vista permite configurar

varios usuarios, para que varias
personas puedan usar el mismo
ordenador pero con cuentas,
programas, etc., distintos.
Además de configurar de manera
distinta el escritorio.

El escritorio es la primera pantalla

que nos aparece una vez se haya
cargado el sistema operativo.

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3.5.- Operaciones básicas con el ratón

El ratón es un dispositivo pequeño y móvil que permite

desplazar un puntero en la pantalla. Actualmente la mayoría
suelen ser ópticos y sin cable. Sus partes principales son:

1. Botón izquierdo o principal.

2. Botón derecho o secundario.
3. Rueda.
4. Botón para doble-clic.
5. Base de conexión.

Al ser el ratón junto con el teclado los periféricos de entrada

más importantes en Windows, las operaciones básicas que debemos utilizar con él son:

-Hacer clic: pulsar y soltar el botón izquierdo del ratón.

-Hacer doble clic: pulsar 2 veces el botón izquierdo del ratón.

-Arrastrar: pulsar el botón izquierdo o derecho y sin soltarlo desplazar a otro lugar el
objeto seleccionado.

-Pulsar el botón derecho: pulsado sobre cualquier objeto del escritorio, nos aparecerá
el ‘’menú contextual’’ que nos permitirá acceder a distintas operaciones.

-Ratón con rueda: permite desplazarse por un documento o página web moviendo la
rueda. También permite, al pulsar sobre la rueda, entrar en un modo especial que hace
que nos desplacemos por las páginas del documento moviendo solo el ratón.

3.6.- Informacion del puntero del ratón

-Normal. El aspecto normal del puntero del ratón es una flecha, pero puede tomar
otras formas:

*Ocupado. Tiene la forma de un reloj de arena. El ordenador está procesando y

no permite hacer ninguna otra operación hasta que no acabe la actual.

*Texto. Cuando estamos en un lugar en el que se pueda escribir texto, toma

esta forma.

-Punto de inserción. Lugar donde se insertará la próxima letra que escribamos. Se va

desplazando según vamos introduciendo texto, pero también se puede desplazar con
las teclas de las flechas del teclado, y también al hacer clic con el ratón, se coloca en la
posición donde esté el puntero.

Si eres zurdo se puede cambiar la configuración de los botones del ratón en: Inicio –
Panel de Control – Mouse y activar la casilla ‘’Zurdo’’. (Exam online)

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3.7.- Iconos

Un icono es la representación gráfica de un objeto y está formado por: un dibujo o

figura y un nombre de hasta 255 caracteres. Existen distintos tipos de iconos: de
programas, de documentos y de carpetas. Las operaciones fundamentales que se
pueden realizar con los iconos son:

- Seleccionar iconos: Hacer clic sobre él. Para seleccionar varios iconos
contiguos, se abarcan con un rectángulo imaginario, haciendo clic con el ratón y
manteniendo pulsado el botón del mismo.
- Abrir un icono: Operación más frecuente, se puede realizar de 2 formas:
Haciendo doble clic sobre el icono o haciendo clic con el botón secundario del
ratón sobre el icono y seleccionando la opción Abrir del menú contextual.
- Arrastrar un icono: Hacer doble clic sobre el icono y sin soltar el botón del
ratón, se desplaza a otro lugar, donde se libera el botón.
- Borrar un icono: Se puede realizar de varias maneras: Arrastrarlo a la papelera
de reciclaje (área de almacenamiento donde se guardan archivos y carpetas
después de su eliminación), seleccionarlo y pulsar la tecla Supr, o, ejecutando la
orden Eliminar del menú contextual.
- Abrir el menú contextual de un icono: Este menú aparece cuando se hace clic
con el botón secundario del ratón sobre el icono. El menú contextual varía
según el objeto.
- Mover y copiar iconos: Para mover un icono hay que arrastrarlo a otro lugar. Si
son varios, se seleccionan antes y después se arrastran. Para copiar un icono se
puede seleccionar la orden Copiar del menú contextual, situar el cursor del
ratón en la nueva posición y seleccionar la orden Pegar del menú contextual.
- Cambiar de nombre a un icono: El nombre de un icono se puede modificar
eligiendo la orden Cambiar nombre del menú contextual o seleccionando el
icono y editando su nombre después de unos segundos.
- Crear iconos de acceso directo: Un acceso directo es un icono especial que
sirve como referencia a un objeto ya existente. Los accesos directos aparecen
con el mismo icono que el objeto al que representan, pero se diferencian de
ellos en que el acceso directo presenta una flecha en su parte inferior
izquierda.

3.8.- Carpetas

Las carpetas son objetos contenedores que permiten almacenar otros objetos. Sirven
para organizar la información en un ordenador. No quiere decir que toda carpeta sea
un directorio, pero si todo directorio tiene que ser una carpeta. Ej.: Equipo o Papelera
de reciclaje son carpetas, pero no directorios. Estas son las carpetas especiales o del
sistema. (Exam online)

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Los nombres de las carpetas respetan la misma norma que los nombres de los ficheros.

La visualización del contenido de una carpeta se lleva a cabo por medio de una
ventana. Haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la figura de la
carpeta se despliega su contenido.

 Para crear una Carpeta en el escritorio: Botón derecho – Menú contextual – Nuevo
– Carpeta. (Exam online)

4. Las ventanas

Cada vez que se abre una aplicación, se abre una ventana, que son unidades básicas de
trabajo. Cuando se abre un icono, su contenido es mostrado a través de una ventana.
Las ventanas son recuadros que pueden cambiar de forma y tamaño según la cantidad
de información u objetos que se desee ver en su interior.

Los 3 botones de la parte superior derecha son los controladores básicos, que sirven
de izquierda a derecha para: minimizar (achicar las ventanas hasta convertirlas en un
botón que va a parar a la barra de tareas), maximizar (ampliar al área de trabajo toda
la pantalla) y cerrar.

Tipos de ventanas:

 Ventanas del Explorador. Se accede cada vez que abramos una carpeta, para
ver su contenido.
 Ventana de opciones de configuración . Ventanas desde las que podemos
configurar el sistema (Por ej.: del panel de control). En la parte izquierda tienen
un panel de tareas con enlaces a otras opciones relacionadas, mientras que en
la parte derecha aparecen los iconos o enlaces de las opciones a las que
podemos hacer.
 Ventanas de diálogo abrir/guardar. Se parecen a la del Explorador de Windows,
pero sirven para elegir un archivo o carpeta a abrir, o la ubicación de un archivo
a guardar.
 Buscar carpeta. Puede que tengamos que elegir
una carpeta para abrirla, guardar algo o instalar
ahí una aplicación. En este caso se puede mostrar
una ventana más simple, en la que elegir la
carpeta del árbol de carpetas.
 Mensajes o cuadros de diálogo. Muchas veces nos
encontraremos con mensajes, que preguntan qué
acción realizar, nos informan de un evento del
sistema, o nos pide que introduzcamos un valor.

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4.1.- Partes de una ventana

Las ventanas de aplicación y carpetas de Windows presentan unas partes comunes,

indistintamente de su tarea o aplicación relacionada. Estas son:

 Barra de título: Situada en la parte superior de la ventana. Indica tanto el

nombre de la aplicación como el del documento, si hubiera alguno abierto.
 Botón de menú de control: En la izquierda de la barra de título, permite
desplegar el menú de control. El botón es el logotipo de la aplicación.
 Botones minimizar, maximizar / restaurar y cerrar: Situados en la derecha de
la barra de título. (Exam online)
 Barra de menús: Debajo de la barra de título, muestra los menús disponibles de
la aplicación. Por medio de estos, se puede acceder a todas las operaciones
posibles.
 Barras de herramientas: Sólo en ventanas de aplicación y Mi PC, son las
principales operaciones propias de ésta.
 Área de trabajo: Debajo de la barra de herramientas, es donde se desarrolla la
tarea de la aplicación.
 Barra de desplazamiento: Puede ser horizontal (parte inferior de la ventana) o
vertical (parte derecha de la ventana).
 Barra de información o de estado: Debajo de la barra horizontal, muestra
información de interés que depende de la aplicación abierta.

4.2.- Operaciones con ventanas

Las operaciones básicas son las que se pueden ejecutar desde la barra de título, con los
3 botones que aparecen al final de ésta. Estas 3 operaciones son:

-Botón de minimizar: Oculta la ventana, pero su contenido sigue estando en la

memoria del ordenador, como lo indica en la barra de tareas.

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-Botón de maximizar: Amplía el tamaño de la ventana. Si es una ventana de aplicación,
crecerá ocupando toda la pantalla. Si es una ventana de documento crecerá todo lo
que lo permita la aplicación que la contiene.

-Cerrar: Retirar la ventana de la pantalla borrando de la memoria del ordenador todo

su contenido. Esta opción también se puede hacer a través del teclado, pulsando las
teclas Alt + F4.

Para cambiar el tamaño de una ventana (no maximizada), hay que arrastrar con el
ratón los bordes de la ventana.

Para cambiar la posición de una ventana, hay que señalar con el puntero del ratón el
título de la ventana y arrastrarlo para que se mueva sobre la ventana.

Cuando presionamos las teclas Alt + barra espaciadora, se despliega el menú para
controlar la ventana con las opciones de: Restaurar, mover, tamaño, maximizar,
minimizar y cerrar.

4.3.- Menús

Un menú es un conjunto de opciones, donde cada una permite realizar una operación.
Para seleccionar una opción colocamos el puntero sobre ésta. Si queremos activarla, o
ejecutarla debemos hacer clic sobre ella. Hay opciones en los menús que no se pueden
ejecutar en el momento en el que se activa el menú. Estas opciones aparecen en un
color más tenue que las demás.

Existen varios tipos de menús:

- Menú contextual: Es el que aparece al pulsar el botón derecho del ratón

posicionando el puntero del ratón sobre un objeto.
- Menú de control: Es para la manipulación de ventanas. Nos aparecerá al hacer
clic sobre el icono que aparece en la barra del título de una ventana. Las
opciones de éste menú son las mismas que las que podemos realizar con
botones de control de ventana: Maximizar/minimizar, Restaurar/cerrar y la
gestión de ventanas como mover y cambiar tamaño.

4.4.- Cuadros de diálogo

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Son menús que se dividen en temas determinados. Estos, si son extensos se
dividen en fichas que agrupan distintos cuadros de diálogo por categoría o temas.
Las fichas se seleccionan al hacer clic sobre la ficha, que se llama ‘’solapa’’.

Sus elementos son:

 Solapa: fichas. Se hace clic sobre ellas para acceder a una determinada.
 Botones de acción o mandato: Aceptar, cancelar, si, no, etc.
 Listas desplegables: Mostradas con el símbolo ▼, donde haremos clic para
desplegar la lista y acceder a las opciones que tiene. Para seleccionar una
opción hay que desplazar el ratón hacia arriba o abajo y hacer clic sobre la
opción deseada.
 Botones de opción: Sirven para elegir diversas opciones. Son varios botones
de acción agrupados, donde debemos elegir una de sus opciones.
 Casillas de verificación: Donde se elige una opción, éstas las
seleccionaremos haciendo clic sobre la casilla de verificación y veremos que
la opción se ha verificado porque aparecerá el símbolo dentro del cuadro.
 Cuadros de información numérica: donde aparecerá un número y justo al
lado 2 botones, uno de incremento y otro de decremento del número. El
número se puede cambiar manualmente, seleccionándolo y cambiando
mediante el teclado.
 Barra de desplazamiento: Sirve para cambiar la posición de un puntero
dentro de una barra, normalmente para aspectos multimedia (estados de
volumen, de un video o de una grabación de sonido…).

5. Explorador de Windows

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El Explorador es una herramienta indispensable en un sistema operativo, ya que con
ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los sistemas de
almacenamiento que dispongamos. También es conocido como el Administrador de
Archivos.

Se puede abrir el Explorador de varias formas: (Exam online)

- Haciendo clic secundario en el botón Inicio o en un icono de carpeta y luego

elegir Explorar.
- Presionando la tecla Windows + E.

La ventana del Explorador de Windows está dividida en 2 secciones:

- El área del árbol de carpetas (a la izquierda). Presenta una relación de iconos

ramificados que empiezan teniendo como raíz al icono del Equipo y a partir de
él, se extienden en varios niveles de carpetas y subcarpetas. Para expandir un
nivel de carpeta hay que hacer clic sobre el triángulo en blanco a la izquierda de
una carpeta para que aparezcan sus ramas. Para contraer un nivel de carpeta
se hace clic en el triángulo negro. Las carpetas que no muestran el signo del
triángulo son porque no tienen subcarpetas en su interior.
- El área del contenido o de archivos (a la derecha).

El árbol de carpetas presenta una relación de iconos ramificados que empiezan

teniendo como raíz al icono del Equipo y a partir de él se extienden en varios niveles de
carpetas y subcarpetas.

Las áreas que componen esta ventana son:

 Botones Adelante y Atrás (arriba a la

izquierda).
 Barra de direcciones (a continuación
de éste).
 Cuadro de búsqueda (a continuación
de éste).
 Barra de herramientas (en la
segunda línea).
 Panel de navegación (en la zona
central izquierda).
 Lista de archivos (es la zona más
grande en la parte central derecha).
 Panel de detalles (en la parte
inferior).

5.1.- Barra de herramientas y panel de navegación

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La barra de herramientas contiene botones para las operaciones más utilizadas, de
esta forma no agiliza el trabajo, pues tenemos a mano lo más necesario. La barra se
adapta al tipo de archivos que hay en la pantalla, es decir, los botones de la barra son
diferentes según donde estemos. Ej.: Si estamos viendo archivos de música aparecerá
un botón Reproducir para escucharlo, si estamos viendo archivos de imagen aparecerá
un botón para ver una Presentación.

En el panel de navegación solo aparecen unidades y carpetas, no archivos. Tiene 2

partes:

- En la parte superior se muestra la lista de las carpetas más comunes, favoritas y

búsquedas guardadas. Ej.: En la imagen aparecen carpetas como Documentos,
Imágenes, Música. Podemos incluir cualquier carpeta en este panel
arrastrándola desde la lista de archivos.

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 - En la parte inferior está la zona Carpetas que puede abrirse y cerrarse con las
flechas de la derecha. En esta zona están la lista de unidades (Equipo) y
carpetas en forma de árbol. Haciendo clic en los pequeños triángulos de la
izquierda de cada elemento podemos expandir y contraer el árbol. Cuando una
carpeta está desplegada, la flecha aparece en negro. Este panel es útil para ver
la estructura de nuestras carpetas, discos duros y unidades de red. Cuando
tenemos que recorrer varios niveles de subcarpetas para llegar a un archivo, es
más rápido ir expandiéndolas pulsando en el triángulo, que abrirla y mostrar
todo su contenido.

5.2.- Panel de detalles y barra de menús

-El Panel de detalles muestra información adicional sobre los elementos que tenemos
seleccionados. Si es un archivo mostrará datos como el tipo de documento, la fecha de
la última modificación, el tamaño y la fecha de creación.

En caso de tratarse de una unidad o carpeta, mostrará el número de objetos (carpetas

o archivos) que contiene. Otros archivos, como el MP3 (archivo de sonido), que
incluyen información editable, nos permitirán modificarla desde este panel.

Si hemos seleccionado varios archivos, se mostrará información sobre el conjunto,

como el número de archivos o el tamaño que ocupan en total. Esto es útil por ejemplo
al copiar archivos a una memoria flash, para ver si tenemos suficiente espacio libre.

En versiones anteriores de
Windows, no aparecía la barra de herramientas, y las acciones se realizaban desde la
barra de menús. En Windows Vista la barra de menús no se muestra de forma
preestablecida, para verla hay que pulsar ALT.

Si quieres que la barra de menús se muestre de forma permanente hay que hacer
clic en Organizar en la Barra de herramientas, seleccionar Diseño y hacer clic en Barra
de menús.

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5.3.- Los encabezados de la lista de archivos

Son los diferentes nombres de propiedades que aparecen en la 1ª fila de la lista de

archivos. Por ej.: Nombre, Fecha de captura, Etiquetas, Tamaño y Clasificación.

Según el tipo de archivos, los encabezados pueden ser diferentes. Por ej.: para archivos
de música hay encabezados de Álbum, Genero… También podemos personalizar la
barra de encabezados, por ej.: cambiar los encabezados que aparecen en la lista
haciendo que algunos aparezcan o desaparezcan. Haciendo clic derecho sobre la barra
de encabezados se despliega una lista con varias
opciones: Ajustar columna y ajustar todas las columnas,
para adaptar las columnas.

Después aparece una serie de propiedades (detalles) de

los archivos. Las que están marcadas serán las que
aparecen en la lista. Para marcar o desmarcar un
detalle solo hay que hacer clic en su nombre.

5.4.- Ordenar y organizar archivos

Con la opción Más, podemos cambiar la lista de detalles añadiendo más detalles y
definiendo un ancho fijo para las columnas.

La principal función de los encabezados es facilitar la ordenación y búsqueda de

archivos en la lista, además de facilitar información sobre los archivos. La forma más
sencilla de ordenar utilizando los encabezados es hacer clic en el encabezado y la lista
se ordenará de forma ascendente/descendente.

La otra forma de usar los encabezados es haciendo clic en la pequeña flecha que hay a
la derecha de cada encabezado y que aparece al colocar el cursor. Se abrirá un
desplegable con las siguientes opciones:

- Ordenar: De forma ascendente/descendente. Haciendo clic en el encabezado.

- Agrupar: Según el número de resultados, Windows crea varios grupos para
distribuirlos.
- Apilar: Es similar a la anterior, salvo que
solo muestra las cabeceras de los grupos.
Para ver el contenido de cada uno hay que
hacer clic sobre él. Cuando hay muchos
grupos, esta forma de verlos puede ser más
clara que la anterior. Estas formas de

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 ordenación pueden ser útiles en varias ocasiones. Por ej.: Para ver sólo los
archivos escritos por un determinado usuario (autor), o archivos modificados
en un determinado día, o apilar los archivos por tipos de forma que
distinguiremos fácilmente los de imagen, texto, música…

5.5.- Búsquedas

Una de las características más interesantes del sistema de búsqueda es que tiene en
cuenta el lugar desde donde se realiza la búsqueda y ofrece los resultados acordes a
ello. (Exam online)

Aunque el nuevo sistema de búsqueda de Windows Vista es único, dependiendo de lo

que queramos buscar va interesar comenzar la búsqueda desde un lugar o desde otro.
Si queremos buscar programas es mejor empezar desde el botón Inicio, mientras que si
ya estamos dentro del Explorador y queremos buscar archivos o carpetas es mejor
utilizar la caja de búsqueda del Explorador.

Búsqueda de archivos y carpetas: Dependiendo de lo que

queramos buscar podemos entrar en la carpeta Documentos,
Imágenes, Música, etc. Si no tenemos idea de donde puede estar
lo que buscamos, podemos entrar en la carpeta del Usuario.
Cuando escribamos la primera letra, Windows desencadenará la
búsqueda de forma automática y empezarán a aparecer los
resultados de la búsqueda. Probablemente necesitaremos
escribir 3 o 4 letras para que el número de resultados sea el
adecuado.

También se puede buscar a través del Botón de Inicio.

Tecleando las primeras letras aparecerán los primeros
resultados, además pinchando en buscar en todas partes
aparecerá un menú de búsqueda.

5.6.- Guardar búsquedas

Una vez tenemos los resultados de una búsqueda podemos guardarlos. Así, más
adelante podemos volver a consultarlos sin tener que volver a realizar la búsqueda.

En realidad lo que se guarda es la búsqueda, no solo los resultados, de forma que si

abrimos la búsqueda guardada puede que aparezcan resultados nuevos que no
existían al ejecutarla la primera vez.

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Para guardar una búsqueda hay que hacer clic en el bóton Guardar búsqueda y se
abrirá un cuadro de diálogo como el de la foto.

En el campo Nombre hay que escribir el nombre con el que se guardará la búsqueda,
el Tipo está fijado como Carpeta de búsqueda y en la barra de direcciones aparece la
capeta donde se guardanlas búsquedas, llamada Búsquedas que está dentro de la
carpeta Usuario. Si lo deseas se puede guardar la búsqueda en cualquier otra carpeta
modificando la ruta en la Barra de direcciones o haciendo clic en el botón Examinar
carpetas.

También podemos modificar el campo Autores y el

campo Etiquetas haciendo clic sobre ellos. Si se utiliza
una búsqueda con frecuencia puede colocarse en la
zonade Vínculos favoritos de la misma forma que si se
tratase de una carpeta normal. En realidad una
búsqueda guardada no es más que un archivo del tipo
Carpeta de búsqueda.

Lo mejor para buscar archivos, es haber tenido la

precaución de guardarlos organizados en carpetas y con
nombres descriptivos.

5.7.- Opciones de carpeta

Si queremos que todas las carpetas tengan el mismo aspecto hay que personalizar una
de ellas a través de la pestaña de Vista y después ir al menú Herramientas, seleccionar
la opción Opciones de Carpeta y en la pestaña Ver pulsar el botón Aplicar a todas las
carpetas.

También podemos restaurar los valores predeterinados pulsando el botón Restaurar

valores determinados.

Para modificar el programa con el que abriremos determinados archivos hay que
seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la extensión que queremos

modificar.
2. Pulsar Cambiar…
3. Buscar el programa con el que queremos abrir
ese tipo de extensiones.
4. Pulsar Aceptar.
5. Cerrar la ventana de Opciones de Carpeta
pulsando Aceptar si queremos que se hagan los
cambios.

Para eliminar un tipo de archivo:

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 1. Seleccionar la extensión a eliminar.
2. Pulsar Eliminar.
3. Si nos pregunta si estamos seguro de eliminar la extensión pondremos SI.

5.8.- Programas predeterminados

Los programas predeterminados, más que una aplicación, es una utilidad de

configuración que nos permite especificar qué programa se ejecuta en cada caso.
Como al abrir un tipo de archivo, al introducir un DVD o al querer enviar un correo. El
botón Programas predeterminados, lo encontramos en el menú de Inicio y también en
el Panel de control.

Consta de 4 apartados:

 Desde Establecer programas predeterminados, podemos elegir distintas

aplicaciones y ver qué tipos de archivo pueden soportar, para que los
marquemos o desmarquemos como asociados a la aplicación.
 Desde Asociar un tipo de archivo o protocolo con un programa, podemos
hacer lo contrario. Es decir, ver todos los tipos de archivo y elegir qué
aplicación se debe ejecutar al abrir el archivo.
 Cambiar la configuración de reproducción automática, nos permite especificar
para cada tipo de soporte, y según los archivos que contenga, qué debe hacer
el equipo.
 Desde Configurar accesos
y programas
predeterminados en el
equipo podemos elegir si
usamos el programa que
tiene Microsoft para
realizar una función o
permitimos usar otro. Estas
funciones son el navegador
Web, el programa de
correo electrónico, el de
mensajería instantánea, el
reproductor multimedia y
la máquina virtual Java.

5.9.- Mantenimiento de los discos

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De forma periódica, es conventiente realizar una serie de tareas de mantenimiento del
sistema y del disco duro.

Al hacer un clic con el botón derecho sobre el icono de la unidad de Disco, aparece el
menú contextual que contiene las opciones para manejar las unidades de
almacenamiento.

En el menú contextual del disco, si damos a elegir la opción Propiedad, aparecerá la

siguiente ventana:

Las Herramientas que aparecen en esta ficha tienen las siguientes funciones:

- Comprobación de errores: verifica la superficie del disco sin borrar los archivos
y marca los sectores dañados como sectores malos, para no permitir que se
graben luego archivos sobre ellos.
- Copia de seguridad: es la obtención de duplicados de los archivos que se
consideren importantes. En caso de dañarse o perderse los originales se
dispondrá de una copia.
- Desfragmentación: Se encarga de revisar en la superficie del disco donde se
encuentran almacenados todos los fragmentos de un mismo archivo y luego
grabar estos en un solo lugar del disco. Con esto, la próxima vez que se intente
leer el archivo lo hará con mayor rapidez.
- Liberar espacio: el Liberador de espacio en disco es una forma adecuada de
eliminar los archivos que ya no necesita y de liberar espacio en el disco duro del
equipo. La programación del Liberador de espacio en disco para que se ejecute
con regularidad, puede ahorrarnos el problema de tener que acordarnos de
ejecutarlo.

6. El Escritorio

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La barra de tareas es la que aparece en la parte inferior de la pantalla. A la izquierda
está el botón Inicio, a continuación tenemos la zona de accesos rápidos, luego los
programas abiertos y por último el área de notificación.

La barra de tareas agrupa los programas en uso del mismo tipo, por ejemplo, si
tenemos varias sesiones de Internet aparecerá un solo botón y al pulsarlo se
desplegarán las sesiones abiertas para elegir una. Al ejecutar una aplicación o
programa, la barra de tareas mostrará el icono que reprersenta y el nombre de la
aplicación junto con el nombre del archivo que se tiene abierto.

La zona de accesos rápidos contiene iconos que se utilizan para acceder más rapido a
un programa. Estos iconos son accesos directos que podemos crear nosotros. Para
ejecutarlos hay que hacer clic en alguno.

Para colocar ahí un icono de nuestros programas más utilizados hay que
seleccionarlos, pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción Agregar a Inicio
rápido, o arrastrar un icono sobre esta barra.

En la zona de programas abiertos aparecen los botones de los programas que se están
ejecutando. Si el botón aparece más oscuro quiere decir que esa es la ventana con la
que estamos trabajando en ese momento. Al hacer clic sobre cada botón nos situamos
en el programa correspondiente.

El área de notificación contiene iconos que representan los programas que se cargan
automáticamente al encender el ordenador y otras informaciones adicionales. Por ej.:
Indicación del idioma (ES – Español), la hora, la conexión a internet (Wi-Fi), etc. Las
operaciones que se pueden hacer con estos botones son:

- Situar puntero encima del Control (aparece texto con información).

- Hacer doble clic (realiza alguna acción).
- Abrir menú contextual (clic botón derecho).

6.1.- Configurar la barra de tareas

La barra de tareas está bloqueada, pero podemos modificar su tamaño, el de la barra

de inicio rápido y el area de notificación. Para hacerlo, desbloqueamos la barra
haciendo clic derecho sobre un lugar de la barra donde no haya botones y
desmarcamos la opcion Bloquear barra de tareas en el menú contextual.

20
Al desbloquearse, las secciones de la barra aparecen separadas por una franja
punteada. Arrastrando con el cursor a la izquierda o derecha esta barra, aumentamos
o disminuimos su tamaño.

Si queremos cambiar las opciones de la barra debemos seleccionar propiedades y se

nos mostrará el Menú contextual de la barra de tareas. Las 4 opciones que aparecen
son:

- Barra de tareas: nos permite ajustar las características de la barra de tareas.

- Menú inicio: permite configurar la apariencia del menú inicial.
- Áreas de notificación: para seleccionar los iconos de ese apartado.
- Barra de herramientas: selecciona las barras de herramientas en la barra de
tareas.

6.2.- Botón Inicio

Es el botón más importante de Windows. Permite acceder a cualquier aplicación para

poder trabajar con ella. Si hacemos clic sobre él, se despliega el menú inicio. Sus
elementos son:

 En la parte superior aparece la imagen del usuario.

 En la parte central izquierda contiene 3 áreas
separadas por una línea delgada.
 En el área superior aparecen programas como
Internet y Correo Electrónico. Para poner un
programa en esa zona hay que colocar el ratón
encima del icono de ese programa y pulsar el
botón derecho del ratón, aparecerá un menú y
entonces hay que elegir la opción Anclar al menú
de Inicio.

21
  En el área central aparecen los programas que hemos estado utilizando
ultimamente. Para acceder al resto de los programas, tenemos en el área
inferior todos los programas.
 En la zona central derecha aparecen los nombres para ir a las partes de
Windows Vista que se usan más a menudo: Carpeta de usuario, Documentos,
Imágenes Música, etc.

La opción Programas predeterminados permite elegir qué programa se ejecuta, para

qué función o con qué archivo. Si tenemos alguna duda podremos recurrir a la Ayuda y
soporte técnico que Windows nos ofrece. Con la caja de búsqueda de la parte inferior
izquierda podremos buscar ficheros y programas.

Junto a la caja de búsqueda están los botones que hacen la función de Suspender el
equipo y Bloquear sesion y un triángulo que nos abre un menú con la opción Cambiar
de usuario, Reiniciar y Apagar.

6.3.- Para salir de un programa que no responde

En Vista se muestra un menú en la pantalla con la opción Iniciar el Administrador de

tareas, además de otras. Si alguna aplicación no responde, no es necesario reiniciar el
equipo. Se utiliza el administrador de tareas para terminar la aplicación y las demás no
se interrumpen.

Para salir de un programa que no responde:

- Presionar CTRL + ALT + SUPR (combinación de

teclas para cerrar programas que no
responden o abrir el administrador de tareas).
- En Administrador de tareas, hay que hacer clic
en el programa que no responde y despues
hacer clic en Finalizar tarea.

Si no se ha deshabilitado la pantalla de bienvenida la

combinación de teclas es diferente: CTRL +
MAYUSCULAS IZQ + ESC.

También se puede abrir desde la barra de tareas,

haciendo clic derecho y administrador de tareas.

Se dice que un programa no responde cuando no permite realizar ninguna acción
dentro de su ventana. A esto se conoce también como que ‘’el programa se ha
colgado’’.
22
6.4.- Windows sidebar y los gadgets

Elementos que dan información utilizada: Se trata de un pequeño panel o barra

lateral transparente que por defecto, ocupa el lado derecho del Escritorio. La
función de esta sidebar (barra vertical larga situada a un lado del escritorio.
Contiene miniprogramas llamados gadgets) es la de agrupar los gadgets.

Los gadgets son pequeñas utilidades que hacen funciones simples como: mostrar
un calendario, imágenes, velocidad de sistema… Podemos descargar de Internet
gadgets más curiosos como: sintonizadores de emisoras de radio o sudokus.

Aunque en principio encontramos los gadgets alineados en el sidebar, podemos

colocarlos directamente en el escritorio, seleccionándolos y arrastrándolos al lugar
deseado.

Para realizar acciones sobre un gadget, hay que pulsar sobre él con el botón derecho.
Aparecerá un menú contextual que tendrá más o menos estas opciones:

- Agregar gadgets. Al pulsarlo, podremos acceder a los gadgets instalados en el

equipo, para agregarlos a Windows sidebar. También encontraremos enlaces
para poder descargar nuevos gadgets gratis.
- Separar de Windows sidebar. Esta opción tiene el mismo resultado que
arrastrar el gadget al escritorio, separándolos de sidebar. Si el gadget ya está
separado, será la opción Adjuntar a sidebar, que lo volverá a situar en el panel
lateral.
- Mover. Nos permite cambiar su posición, aunque es más cómodo arrastrarlo
directamente.
- En Opacidad, podemos elegir la transparencia que tiene el gadget cuando no
tiene el cursor encima.
- Cerrar gadget. Quita el gadget del Escritorio. Estas opciones también aparecen
en la esquina derecha del gadget seleccionado. Encontramos también unas
flechas que nos permiten mostrar más gadgets de lo que caben en Windows
sidebar.

Si en algún momento mostramos el Escritorio pulsando su icono en la barra de inicio

rápido, Windows sidebar se ocultará. Para mostrarla de nuevo, solo tenemos que
pulsar sobre su icono del área de notificación. Haciendo clic derecho sobre el icono,
podemos traer los gadgets al frente, lo que los pondrá por encima de cualquier
ventana abierta.

En cambio, si no encontramos utilidad a esta herramienta y preferimos utilizar para

otra cosa el espacio que ocupa del escritorio, podemos desactivarla. Para hacerlo, al
hacer clic derecho sobre su icono, encontramos la opción Salir, que cierra Windows

23
sidebar hasta que se reinicie sesión. Si que queremos que no vuelva a aparecer, se
hará desde el menú contextual.

6.5.- Personalizar la apariencia y sonidos

Para cambiar las características

de Windows: La forma más
rápida de acceder a la
configuración de la pantalla es
haciendo clic derecho en una
zona libre del Escritorio y elegir
la opción Personalizar en el
menú emergente. O también,
podemos acceder desde el Panel
de control – Personalización. Así
se abrirá una ventana con
distintas secciones a las qu
epodemos acceder.

Desde este menú se pueden cambiar el color y la apariencia de las ventanas, el fondo
de escritorio (incluyendo distintas imágenes), el protector de pantalla (uno
predeterminado o alguno descargado de Internet), los sonidos de aviso del sistema, las
formas del puntero del ratón, los temas (aspectos generales de elementos visuales y
acústicos) y la configuración de la pantalla.

6.6.- Portapapeles

El portapapeles es una zona de memoria utilizada como almacenamiento temporal

para transferir datos. Para lograr pasar un objeto de una ventana de aplicación a otra,
Windows recurre a una ventana especial llamada Portapapeles. Esta ventana sirve de
puente de intercambio para trasladar los objetos de un lugar a otro. (Exam online)

Las operaciones básicas son:

 Transferir información desde objeto hacia el Portapapeles:

*Copiar (Ctrl + C): Mantiene intacto el original.
*Mover (Ctrl + X): los elimina de su lugar original.
Si ya existen datos en el Portapapeles, se borran y se sustituyen por los
nuevos
 Transferir desde el Portapapeles hacia el Objeto:

24
 *Pegar (Ctrl + V): copia en la posición activa la información almacenada
en el Portapapeles.

El contenido del Portapapeles no se pierde.

Para capturas de pantallas:

 ImprPant: Se transfiere al Portapeles una imagen de la pantalla.

 Alt + ImprPant: Se transfiere al Portapapeles una imagen de la Ventana activa.

Una de las herramientas que encontramos en Accesorios es la llamada Recortes. Es

sencilla y útil para hacer capturas de pantalla sin tener que conseguir otros programas
para ello. Al abrirla, la pantalla
aparece translúcida, dejando visible el
área que seleccionemos. Podremos
recortar un rectángulo a mano alzada
y luego resaltar una parte de la
imagen capturada, que podremos
guardar en distintos formatos de imagen.

6.7.- La papelera de reciclaje

Todos los archivos , carpetas, etc. que eliminemos en Windows se almacenan de forma
temporar en la papelera de reciclaje. De forma que pueden ser restaurados a su
ubicación originaria en caso de que queramos recuperarlos.

Para restaurar un archivo debemos activar el menú contextual sobre el objeto que
queremos restaurar y hacer clic sobre la opción Restaurar. Si dentro de este menú
pulsamos Eliminar, el objeto desaparecera de forma definitiva del equipo.

También podemos vaciar todos los elementos contenidos en la papelera de reciclaje

para que desaparezcan de forma definitiva del equipo y no ocupen espacio en el disco.
Esto se hace activando el menú contextual de la papelera y seleccionando la opción
Vaciar papelera de reciclaje.

25
Recuperar la papelera con el panel de
Personalización: Todos los iconos de sistema que
aparecen en el Escritorio se gestionan desde el Panel
Personalización de Vista. Para abrirlo hay que hacer
clic derecho sobre el Escritorio o abrir el Panel de
control. Una vez allí, pinchar en Cambiar iconos del
Escritorio, situado en la barra izquierda.

Se abrirá un cuadro de diálogo titulado

Configuración de iconos de escritorio. Hay casillas
para cada icono clásico del sistema, como Equipo,
Red o Panel de control. También aparece la Papelera
de reciclaje. Hay que marcar su casilla y pulsar Aceptar.

7. Panel de control

Es una ventana desde la cual controlamos los componentes de Windows, como por ej.:
el ratón, la impresora, la pantalla, las conexiones, etc. Para acceder a ella, tenemos
que dirigirnos al menú Inicio y hacer clic sobre Panel de control. (Exam online)

- Sistema y mantenimiento: Permite empezar a trabajar con Windows y hacer

una copia de seguridad del equipo.
- Cuentas de usuario y protección infantil: Nos permite agregar o quitar cuentas
de usuario o configurar el control sobre determinados programas.
- Seguridad: Sirve para comprobar la seguridad del equipo y configurar el
Firewall de Windows.
- Apariencia y personalización: Permite cambiar el escritorio, los colores y ajustar
la resolución de la pantalla.
- Redes e Internet: Nos permite ver el estado, las tareas en red y configurar el
uso de archivos compartidos.
- Reloj, idioma y región: Sirve para configurar esos 3 parámetros, así como el
teclado.
- Hardware y sonido: Controla la reproducción automática de archivos, la
impresora y el ratón.
- Accesibilidad: Es usado para optimizar la presentación visual y las medidas de
configuración.
- Programas: Permite desinstalar de forma segura programas y cambiar los que
se ejecutan de forma automática al encender el equipo.
- Opciones adicionales: En este caso está vacía.

26
 - Equipo portatil: En caso de usar un PC portátil, para cambiar las configuraciones
de batería o movilidad.

8. Herramientas de Administración

Son importantes para poder

manejar nuestro equipo, ya
que permiten el acceso a la
configuración del sistema, el
programador de tareas o
servicios. Su ruta es:

Inicio – Panel de control –

Vista clásica – Herramientas
administrativas

Por ejemplo, Administración de equipos muestra que carpetas están compartidas, que
recursos compartidos están siendo utilizados, que usuarios y grupos hemos dado de
alta, el administrador de
dispositivos, los servicios
y aplicaciones que se
están ejecutando, etc. Su
ruta es:

Inicio – botón derecho

en equipo – Administrar
– Carpetas Compartidas

8.1.- Compartir carpetas

Si queremos que otros usuarios de la red tengan acceso a las carpetas del equipo,
tenemos que compartir las carpetas. Al establecer permisos para las carpetas
compartidas, podemos controlar el nivel de acceso de otro usuarios a los archivos. Los
permisos de una carpeta compartida se aplican a todos los archivos y subcarpetas de la
carpeta compartida y tienen efecto
sólo cuando la carpeta o los archivos
se abren a través de la red. Estos
permisos no protegen las carpetas o
archivos cuando se abren localmente.

27
Para compartir una carpeta hay que seleccionar la carpeta con el botón derecho del
ratón y hacer clic en Compartir.

Deberemos elegir de las distintas cuentas de usuario del equipo cual son las personas
con las que deseamos compartir dicha carpeta, además de seleccionar el nivel de
permiso de acceso de cada una: Lector, Colaborador o Copropietario.

8.2.- Compartir carpetas en red

Para tener acceso a una carpeta compartida en

otro equipo es necesario usar el centro de redes y
recursos compartidos.

Es necesario desplegar y habilitar tanto el uso

compartido de archivos como el uso compartido
de carpetas. (Exam online)

De igual forma se pueden compartir impresoras si

el sistema está trabajando en red, bien física o
mediante Wi-Fi.

Es importante dejar siempre activado el uso

compartido con protección por contraseña.

TAREAS: Crear carpetas y subcarpetas, accesos directos en el Escritorio, un icono

en la barra de tareas, capturar pantalla, organización de los iconos.

TEMA 2.- ESCRITURA DE TEXTOS SEGÚN LA TÉCNICA MECANOGRÁFICA

1. La mesa de trabajo

En primer lugar veremos como debería organizarse de una forma correcta nuestra
mesa de trabajo para desarrollar la labor de forma adecuada y evitando problemas.

Como trabajaremos con un ordenador integrado por pantallas, unidad central, ratón y
otra serie de elementos periféricos como la impresora, necesitaremos un espacio
adecuado. Por otra parte, hay que tener en cuenta dejar espacio para los documentos
y demás elemenos de trabajo. Las mejores mesas de trabajo son aquellas cuya superfie
es de color mate, ya que de esa forma se evitan reflejos.

Bajo la mesa tiene que existir un espacio suficiente para las piernas, evitando la
presencia de documentos, clasificadores o pequeño mobiliario que nos obligue a
adoptar posturas forzadas o no adecuadas.

28
Si no se tienen en cuenta estas recomendadiones pueden producirse malas posturas,
que en caso de trabajo con ordenadores, suelen afectar a la zona cervical, al tener que
forzar la posición de la cabeza para mirar la pantalla, o bien al no poder apoyar
correctamente el brazo para el manejo del raton, una sobrecarga a nivel de los
hombros.

2. Composición de un terminal informatico (Exam online)

Veremos como se tiene que realizar de la forma más adecuada la colocación de los
elementos que forman parte de nuestro puesto de trabajo:

 El ratón.
 El teclado.
 El monitor o pantalla.

Además, aprenderemos cuales son las recomendaciones para la prevención de las

malas posturas:

 La altura del asiento.

 La colocación del reposapiés.
 La altura del respaldo.
 La posición del teclado y el ratón.
 La altura del monitor o de la pantalla.

2.1.- Diseño y colocación de los demás elementos del puesto

Lo más importante es colocar bien el teclado en la mesa de trabajo, de forma que

dispongamos de espacio para apoyar las muñecas y así no tener problemas de
sobrecarga en los hombros. Es imprescindible que podamos sentarnos de frente al
mismo, no tiene que ser necesario trabajar alargando los brazos o sentado, con la
espalda girada para poder acceder al teclado.

La mano debe descansar sobre el ratón, evitando giros de la muñeca o flexiones de la

misma. Se recomienda que exista en la mesa espacio suficiente par apoder apoyar el
antebrazo mientras se usa el ratón.

Para evitar malas posturas frente a la pantalla es necesario que ajustemos la

inclinación y orientación para evitar los reflejos.

29
Si podemos utilizar un atril mucho mejor, pues ayudará a la hora de trabajar con
informes y documentos.

2.2.- Prevención de malas posturas frente al ordenador (Exam online)

Lo 1º es ajustar la altura del asiento de forma que los codos y piernas estén en un
ángulo de 90º con respecto a la mesa de trabajo.

Hay que procurar que la espalda esté siempre apoyada en el respaldo, no es necesario
recostarse, ni tampoco tener que inclinarse sobre la mesa. Hay que buscar una
distancia adecuada.

También resultaría muy útil si podemos descansar los pies en un reposapiés.

Hay que comprobar que tanto el teclado como el ratón estén colocados de forma que
nos permita apoyar los brazos sobre la mesa, así evitaremos dolores en las cervicales o
tensión a la altura de los hombros.

Por último, la pantalla cada vez suelen ser más planas de forma
que dejan más espacio en la mesa de trabajo, además de
permitir que queden a una distancia adecuada de los ojos.
Además, suelen poder regularse en altura, lo mejor sería que la
dejasemos un poco por debajo de la linea de visión (como en la
imagen). Postura correcta frente a un ordenador

(Posición correcta del cuerpo y el ordenador. La posición del cuerpo ha

de ser adecuada, la cabeza y los hombros rectos, brazos y antebrazos en un ángulo de 90º y en
línea recta, al igual que espalda y piernas. El borde del monitor debe de estar algo por debajo
de la altura de los ojos. El ratón y los periféricos han de estar cerca del teclado.)

3. Mecanografía

Desde hace mucho tiempo se conoce la técnica de escritura al tacto o método ciego,
el cual pretende que se conozca de forma intuitiva la posición de cada tecla, de forma
que la escritura se realice sin mirar el teclado.

Esto hace mejorar nuestra concentración y permite:

- Aumentar la precisión en la escritura.

- Aumentar la velocidad.

Hay que seguir y recordar 3 consejos:

30
Aunque parezca extraño es fundamental no mirar el teclado, al principio te será
necesario, pero a la larga se escribe con mayor fluidez sin tener que estar mirándolo
continuamente.

La mejor forma de escribir con una buena velocidad es no cometer errores. Se pierde
mucho más tiempo corrigiendo una equivocación que pensando un poco cuál es la
tecla que debemos pulsar

Pero sobre todo practicar. La única forma de conseguir una buena velocidad de
escritura es repetir muchas veces los ejercicios y sobre todo teclear.

3.1.- La colocación de las manos

En la siguiente tabla y figura se entiende cómo y donde deben descansar las manos y
dedos en el teclado. La fila donde los dedos deben descansar se conoce con el nombre
de fila guía (fila de teclas donde deben colocarse siempre los dedos, desde la A hasta la
F para la mano izquierda y desde la J hasta la Ñ para la mano derecha.)

Existe un truco para saber si tus dedos están bien colocados sin siquiera mirar el teclado. ¿Te has fijado
en que las teclas F y J tienen unas pequeñas marcas? Coloca tus dedos índices encima de estas teclas,
¿notas las marcas?

3.2.- Hileras que forman un teclado (Exam online)

Es importante saber que el teclado alfanumérico se compone de 4 hileras: superior,

dominante, básica o normal e inferior:

La hilera superior es la que contiene los números, así como el signo de exclamación o
interrogación. Muchos teclado tienen por encima de ella otra fila de teclas, pero esa es
la tecla de funciones, que veremos más adelante.

31
Luego tenemos la hilera dominante,
esto no significa que sea la principal, ya
que la fila más importante se condisera
que es la hilera normal que es sobre la
que descansan de forma habitual los
dedos.

Por último, la hilera inferior, pero no

por su valor, sino por que ocupa el
lugar más bajo dentro del teclado.

Teclas que contiene cada una de las hileras:

- Superior contiene las teclas: º 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 ‘ ¡

- Dominante contiene las teclas: q w e r t y u i o p ` +
- Normal contiene las teclas: a s d f g h j k l ñ ´ ç
- Inferior contiene las teclas: z x c v b n m , . -

3.3.- El dedo índice

Cada tecla debe ser pulsada en exclusiva por cada uno de los dedos de nuestra manos,
como si formásemos columnas. Ej. Las teclas F, G y J, H se pulsan con los dedos índices.

La tecla F es pulsada por el dedo índice de la mano izquierda, mientra que la J se pulsa
con el mismo dedo pero de la mano derecha.

Lo mismo ocurre con las teclas G, pulsada con el dedo índice de la mano izquierda y H
que se pulsa desplazando un poco el dedo índice de la mano derecha.

Para pulsar las teclas R, T, Y y U también se usan los dedos índices de ambas manos.

La tecla F es pulsada por el dedo índice de la mano izquierda, mientras que la tecla J se
pulsa con el mismo dedo pero de la mano derecha.

32
Lo mismo ocurre con las teclas para pulsar las teclas R y T. Debemos usar el dedo
índice de la mano izquierda, mientras que para las teclas Y y U debemos utilizar el
dedo índice de la mano derecha.

En la hilera inferior se encuentran las teclas V, B, N, M. Para las 2 primeras usamos el

dedo índice de la mano izquierda, mientras que para la N y M se sua el dedo índice de
la mano derecha.

3.4.- El dedo corazón

Para pulsar las teclas D, E y C debemos usar el dedo corazón de la mano izquierda.
Mientras que para pulsar las teclas K, I y coma (,) debemos usar el dedo corazón de la
mano derecha.

3.5.- El dedo anular

El dedo anular de la mano izquierda nos servirá para pulsar las teclas S y W, de las
hileras normal y dominante, así como la tecla X de la hilera inferior.
Por su parte, el mismo dedo, pero de la mano derecha o usaremos si queremos pulsar
las teclas L, O y el punto (.)

33
3.6.- El dedo meñique
Aparentemente es el menos importante de todos, pero, sin embargo, para la escritura
mediante técnica mecanográfica va a ser el más importante de todos, ya que es el
responsable de pulsar un nº mayor de teclas.
Con el dedo meñique de la mano derecha pulsaremos las teclas P, Ñ y el guion (-),
mientras que con el de la mano izquierda accionaremos las teclas Q, A y Z.
También se pulsan las teclas de º (grados) y (exclamación).
Además, varias de las teclas que aparecen en color gris también son pulsadas por el
dedo meñique, como por ej., retroceso, mayúsculas o tabulador.

3.7.- Utilización de mayúsculas

Las teclas de mayúsculas (Mayús o Shift) están situadas en los extremos izquierdo y
derecho de la fila 4ª. Todos los teclados disponen de estas 2 teclas más otra, llamada
Bloq Mayús, cuya función es fijar las mayúsculas.
Para usar estas teclas debes usar el dedo meñique de la mano izquierda o derecha y
mientras se mantiene presionada la tecla de mayúsculas pulsar la tecla
correspondiente.
Ej. Para escribir una J mayúscula, hay que pulsar con el meñique de la mano izquierda
las mayúsculas y con el dedo índice la tecla correspondiente a la J. Si nuestra palabra
es escribir fuera Jaén, para la escribir las letras dejaríamos de presionar la tecla de
mayúsculas y escribiremos las siguientes letras como hemos aprendido.

34
Si lo que queremos escribir es una palabra larga en mayúsculas en vez de dejar
presionada la tecla de mayúsculas todo el tiempo, además de que tendríamos que ir
cambiando la tecla de mayúsculas, lo mejor es usar la tecla de Bloq Mayús, que lo que
hace es dejar bloqueada esa opción y permite escribir de forma continua en

mayúsculas.

3.8.- El acento y la diéresis

Los signos que corresponden al acento y la diéresis se encuentran en la misma tecla,
en la parte derecha del teclado. La tecla está marcada con color verde en la imagen.
Por lo tanto, se presionan con el dedo meñique de la mano derecha antes de escribir la
letra correspondiente.
No preocuparse si el signo no aparece en la pantalla, hasta que no se teclea la letra
correspondiente no aparece la palabra acentuada. Además, hay que tener cuidado, ya
que si presionamos varias veces la tecla en vez de actuarse la letra aparecerán tantos
acentos como veces hayamos tecleado.

3.9.- Otros signos de puntuación

35
Además del acento y la diéresis existen otros signos de puntuación.
Con ellos haremos que las frases sean las adecuada, así para demostrar sorpresa, por
ej. Si se utilizan los signos de exclamación, así podremos resaltar nuestro texto: ¡Ah!,
yo eso no lo sabía.
Los signos de interrogación debemos usarlos a la hora de formular preguntas:
¿Debería de saber yo eso?
Las comillas sirven para resaltar algo, como una frase que ha sido pronunciada por
alguna persona: “La práctica es muy importante para escribir más rápido”.
Los paréntesis, normalmente se usan para hacer un comentario propio o añadir alguna
información: Los signos de puntuación siempre van en parejas (el signo inicial y el
final).
Aunque actualmente la mayor parte de los programas informáticos suelen tener
correctores automáticos que detectan los errores de escritura no está de más que
conozcamos una serie de reglas para escribir los signos de puntuación y de esa forma
evitar errores que los harían ralentizar nuestra escritura.
Por ej., si el signo de puntuación que queremos escribir se encuentra en la parte
superior de una tecla, como podría ser el paréntesis, tienes que mantener pulsada la
tecla de mayúsculas, si no lo hicieras lo que escribirías serían los números 8 o 9.
Por otra parte, nunca hay que dejar un espacio en blanco entre el signo de puntuación
inicial y la palabra que vayamos a escribir, ya que no es correcto, sin embargo, siempre
hay que dejar un espacio entre el signo final y la palabra que venga a continuación.

3.10.- Teclas de función

No hay que confundir las teclas de función con las teclas que aparecen en una fila en la
parte superior del teclado y que están numeradas del 1 al 12, normalmente.
De todas las teclas de función, la que se suele utilizar de forma más habitual es la tecla
de Intro o Enter, si nuestro teclado está en inglés. Normalmente en escritura la tecla es
utilizada para saltar a la línea siguiente. Si fuese en un programa informático suele
utilizarse para confirmar alguna opción.
Otras de las teclas que ya hemos visto es la de las mayúsculas. Existen 2 en nuestro
teclado y esto es porque debemos presionarla con la mano contraria a la que usemos
para escribir la tecla correspondiente.

36
Como hemos visto, si queremos escribir varias letras seguidas en mayúsculas la tecla
que utilizaremos será la de bloqueo de mayúsculas. En determinados teclados puede
existir una pequeña luz en la parte superior derecha que se ilumina para avisarnos que
el bloqueo de las mayúsculas está activado. Y muchos programas informáticos para la
escritura también presentan algún tipo de aviso en sus barras de tareas.
Veíamos que si el signo de puntuación estaba en la parte superior de la tecla debemos
presionar mayúsculas para escribirlo. De igual forma ocurre con otros símbolos como
la arroba @ muy utilizada por ej. para el envío de mensajes por la red. Para que este
símbolo se escriba deberemos pulsa la tecla de Alt Gr. (Alternativa gráfica, para
escribir los símbolos especiales de las teclas).
Si lo que queremos es borrar una letra tenemos 2 opciones. Por un lado, la tecla
suprimir que lo que hace es borrar la primera letra con la que se encuentre el cursor.
La otra opción es utilizar la tecla de retroceso que lo que hace es borrar la última letra
o espacio antes del cursor.

3.11.- Teclas de ayuda a la edición de textos (Exam online)

Los programas de edición de textos tienen una serie de teclas que ayudan a modificar
o desplazarnos por las hojas.
Normalmente estas teclas aparecen agrupadas entre las dos zonas de teclado entre el
teclado numérico, normalmente a la derecha, y el teclado alfanumérico. La única
excepción corresponde a la tecla Esc (Escape) cuya posición es la esquina superior
izquierda de tu teclado.
La función de Esc suele ser la de cancelar alguna acción que hayamos realizado en un
programa informático, no es por lo tanto equivalente a borrar, suprimir o retroceso.
Hemos visto en el apartado anterior que retroceso o suprimir tienen como función
borrar letras o espacios en blanco. Hay que tener en cuenta que además según el
programa informático que utilicemos pueden también borrar formatos o tipos de letra,
que lo veremos en los próximos temas.
La tecla Re Pág y Av Pág (Retroceso de página y avance de página) no servirán para ir
avanzando o retrocediendo páginas.

37
De igual forma que inicio o fin, que lo que sirven, en un programa de edición de textos,
es para ir al inicio o al final de la línea donde se encuentre el cursor.

La última de ellas es Insertar, cuando la pulsamos, todo cuanto tecleemos a

continuación sobrescribirá al texto que tengamos escrito en nuestro ordenador. (Exam
online)

3.12.- Teclado numérico

Posee teclas con 2 acciones diferentes, dependiendo si está activado o no el “bloque
numérico”.
Si está activado se ve iluminado su indicador, que se encuentra en la parte superior
derecha del teclado, pero no todos los teclados tienen este indicador.
Para activar y desactivar el “Bloq num” debes pulsar la tecla con el mismo nombre que
aparece en la parte superior del teclado numérico.
Función de cada una de las teclas dependiendo si está o no activado el “Bloq Num”:

Teclas de curso: (Exam online)

4 son las llamadas teclas de cursos, que sirven para desplazarse por la hoja.

38
 4. Desarrollo de la destreza mecanográfica
Desde hace mucho tiempo se conoce la técnica escritura al tacto o método ciego, la
cual pretende que conozcamos de forma intuitiva la posición de cada tecla, de tal
forma, que la escritura se realice de forma mecánica, sin necesidad de mirar al teclado.
La mejor forma de desarrollar la destreza mecanográfica es la práctica, por ello se
plantea una serie de ejercicios (MECAINFO) desarrollados por la Diputación de
Córdoba para dominar la mecanografía.
Cuanto más tiempo dediques a la práctica, mayor será nuestra velocidad de escritura.

5. Escritura de textos con un teclado inglés (Exam online)

Si por cualquier circunstancia tenemos que escribir con un teclado configurado en
inglés, hay que tener en cuenta que determinadas teclas no se corresponden con las
del teclado en español.
Por ej., en vez de la Ñ, en un teclado en inglés esa tecla corresponde con la coma y el
punto y coma:

Incluso la configuración de las teclas es distinta en teclados con configuración

latinoamerica:

39
Práctica: Mecainfo

TEMA 3.- GESTIÓN DE ARCHIVOS Y BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

1. Internet y navegadores
Internet es una red de ordenadores que están conectados entre sí. Es una red
compuesta de millones de ordenadores distribuidos por todo el mundo.
Para poder comunicarse y entenderse, los ordenadores necesitan
de un lenguaje común. Los humanos hablamos diferentes idiomas:
español, inglés, francés, etc. Ese idioma común de los ordenadores
se le llama TCP/IP (Protocolos de red en los que se basa Internet y
que permiten la transmisión de datos entre computadoras. Los 2
protocolos más importantes que la componen son el Protocolo de
Control de Transmisión-TCP y el Protocolo de Internet-IP). Cables conexión

Ese lenguaje sería muy difícil de entender para las personas, por
eso, a nosotros nos resultan más conocidas las páginas de Internet, muchas de las
cuales comienzan por www (World Wide Web. Sistema de distribución de información
basado en hipertexto o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet). De
esa forma asociamos normalmente Internet a la consulta, lectura o visualización de
páginas de diferente contenido.
Además de este uso, podemos usar Internet para muchas más cosas, como por
ejemplo:
- El envío de correo electrónico (e-mails), a través de un sistema llamado SMTP
(Protocolo Simple de Transferencia de Correo).
- Compartir o enviar archivos, documentos, etc. A través de los protocolos FTP
(Protocolo de red para la transferencia de archivos) y P2P (Peer to Peer = Red
de pares o red entre iguales. Es una red de computadoras en la que todos o
algunos aspectos funcionan sin clientes ni servidores fijos, sino una serie de
nodos que se comportan como iguales entre sí).
- Conversaciones en línea, a través de otro protocolo o lenguaje conocido como
IRC (Protocolo de comunicación en tiempo real basado en texto).

1.1.- Navegadores
Los exploradores o navegadores son programas que buscan y muestran páginas web.
Con ellos no sólo podemos ver textos, sino también gráficos y trabajar con hipertextos
los que en su mayoría están en lenguaje HTML (lenguaje para la elaboración de

40
páginas web. Usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, así
como complementar el texto con objetos tales como imágenes).
Navegar consiste en pasar de una página a otra mediante enlaces, también llamados
links, para movernos libremente en la web.
Internet es una amplia red de servidores interconectados y los exploradores son las
herramientas que nos permiten ingresar a la información.
Los navegadores de la actualidad posibilitan experimentar la visualización de vídeos,
música, gráficos, animaciones, hipervínculos (enlace, vínculo o hiperenlace) y texto.
Todo ello en los más variados formatos y protocolos.
En los servidores se guardan las páginas y archivos, y mediante un protocolo conocido
(como por ej. HTTP (protocolo usado en cada transacción de la www) o FTP) los
navegadores se comunican con un servidor posibilitando la visualización de los sitios
web.
El navegador web es el software (equipamiento lógico que permite a la computadora
realizar determinadas tareas) más importante de tu equipo. Pasas una gran parte de tu
tiempo conectado a Internet en el navegador.
Cuando realizas búsquedas, chateas, envías mensajes de correo electrónico, realizas
compras, accedes a tu banco online, lees las noticias y ves vídeos online, a menudo lo
haces a través de un navegador.
En cuanto a la popularidad y cantidad de usuarios a nivel mundial, el rey en números
es el Internet Explorer, seguido de Mozilla Firefox que le va ganando terreno.

41
 2. Internet Explorer
El nombre del explorador de Microsoft es Windows Internet Explorer.
Existen muchas versiones, ya que es un programa que se utiliza desde 1995 y
actualmente más del 90% de los ordenadores del mundo utilizan alguna de sus
versiones.
Este programa, pese a no ser multiplataforma (se puede usar con cualquier sistema
operativo), es un programa totalmente gratuito.
Sus principales botones son:
- Flecha atrás: Para volver a la pág. Anterior.
- Flecha adelante: Para ir a la pág. Siguiente de las ya visitadas.
- Barra de direcciones: Con las direcciones de las páginas web.
- Buscar: Muestra págs. ya visitadas.
- Actualizar: Para recargar la pág.
- Detener: Para parar la carga de la pág.

Barra de navegación

2.1.- Volver fácilmente a los sitios útiles

No es necesario que recuerdes o te apuntes las direcciones más utilizadas o que
consideras más interesantes. Una vez visitadas se pueden guardar en una carpeta
especial llamada Favoritos.
Según sea la versión de tu navegador puede tratarse de un botón o de una lengüeta en
la barra de tareas.
*Si quieres volver a una página web que encontraste hace unas semanas, pero no
guardaste en favoritos hay otra opción que es el historial. Pincha en el botón historial
de la barra de herramientas del explorador. En la versión 9 de Explorer esta opción se
encuentra en una lengüeta desplegable de la barra de direcciones. (Exam online)
Haciendo clic en ese menú desplegable se muestran 3 opciones:
- Las págs. más visitadas.

42
 - El historial.
- Los favoritos.

Botón favoritos

2.2.- Configurar la página de inicio (Exam online)

Normalmente, la primera vez que utilizas
Internet Explorer la página de inicio ya está elegida de
manera predeterminada y evidentemente suele ser la
misma del navegador.
Pero se puede cambiar. Puedes elegir cualquier página Configurar página de inicio
web para que sea la primera que aparece al abrir Internet
Explorer.
Para hacer esto, ve a la página que desees, haz clic en el botón de página de inicio, el
de la casita, y a continuación, en Agregar o cambiar la página principal.
Aparecerá un nuevo menú para seleccionar como página de inicio aquella en la que te
encuentres.

2.3.- Otros navegadores

Existen otros navegadores que al igual que hemos visto son gratuitos
como, por ejemplo: Mozilla Firefox.
En general es el preferido por los internautas particulares, alcanzando
un nivel global del 20% de los navegadores usados, especialmente en
Europa, sin embargo, apenas está presente en las empresas. Ni
siquiera el 1% de ellas a nivel mundial lo utiliza.
Es bastante sencillo de uso y tiene muchas opciones, por ejemplo para configurar su
apariencia, esto es, los colores y forma de presentación del programa en la pantalla,
llamado en inglés skins (archivo que se utiliza para realizar un cambio en la apariencia
del programa).
Además, es un programa multiplataforma, es decir, puede utilizarse con cualquier
sistema operativo.
Otra de las opciones es Google Chrome que es un navegador web
desarrollado por Google. Sin embargo, no ha tenido la expansión esperada
y apenas un 15% de los internautas lo utilizan, especialmente europeos.

43
Sin embargo, Google Chrome es un navegador bastante rápido si lo comparamos con
el resto. Y principalmente tiene la ventaja de estar completamente interrelacionado
con el buscador Google, el más utilizado en Internet.

3. Descarga e instalación de aplicaciones, programas y utilidades a través de la

web
Las aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a través de Internet
mediante un navegador se llaman aplicación web.
Existen aplicaciones como webmails (correo electrónico a través de una pág. Web),
webblogs (Cuaderno de bitácora o diario personal en línea, en red) o Wikipedia (exam
online) (enciclopedia de contenido libre) que muchas de ellas son gratuitas y de fácil
acceso.
Algunas de las aplicaciones más comunes y utilizadas, entre otras muchas son:
- Java: permite conversar en línea, participar en sesiones de chat con internautas
de todo el mundo o calcular los intereses de una hipoteca o un pedido, entre
otras muchas aplicaciones.
Es también muy utilizada en el comercio electrónico sobre todo por las
empresas.
- Adobe Flash Player: Aplicación que suele ser utilizada para ver aplicaciones,
contenidos y vídeos en pantallas y exploradores.

4. Comprensión y descomprensión de archivos

La comprensión y descompresión de archivos resulta un método muy conveniente
para almacenar archivos en nuestro ordenador de manera que ocupen menos espacio.
Existen varios programas que realizan estas funciones, 2 de ellos de los más usados
son:
- WinZip: Es el más conocido y usado. Es una de las mejores
herramientas para la gestión de archivos comprimidos, los
cuales guarda en un formato ZIP (formato de almacenamiento
sin pérdida, muy utilizado para la comprensión de datos).
Es un producto comercial con una versión de evaluación
gratuita y que solamente se ejecuta en ordenadores que
utilicen Windows, en cualquiera de sus versiones.
Pese a ello sigue siendo el programa de comprensión más utilizado.

- WinRar: Es ampliamente utilizado. Está considerado como una de las mejores

herramientas para la gestión de archivos.

44
 Aunque es un producto comercial, existe una versión de
prueba gratuita. Además, con cada nueva versión de
WinRar se suelen añadir innovaciones e incorporar
nuevas funciones.

4.1.- Instalar el programa WinZip y comprimir archivos

WinZip no es un programa shareware, es decir, de libre distribución. Por
tanto, no es un programa gratuito, puede copiarse libremente y probarse
durante varios días, pero pasado un tiempo de prueba se debe comprar la
licencia. Al pasar ese plazo, dejará de funcionar y si decidimos continuar
usándolo, debemos registrarnos.
La función principal del programa es comprimir archivos o directorios
completos. La forma de hacerlo es bastante simple, gracias a sus menús
desplegables que son muy claros e intuitivos.
Por ejemplo, si queremos comprimir un archivo o un directorio, lo
buscaremos en nuestro disco duro, una vez seleccionado pulsamos el
botón derecho del ratón sobre él, tras lo cual parecerá el siguiente menú:
Una vez que hemos seleccionado Añadir a nombre de fichero (Add to
inicio.zip en la imagen) en el directorio donde estábamos situados se va a
crear un archivo comprimido, cuyo icono distintivo es el de WinZip, el cual
Añadir archivo a WinZip
hemos visto en el apartado anterior.

4.2.- Comprimir varios archivos o directorios

La forma de comprimir los archivos es igual que lo que hemos visto en el apartado
anterior. La diferencia es que previamente debemos seleccionar los elementos a
comprimir. Tras lo cual, el menú que aparecerá será idéntico al anterior.
De forma habitual salvo que cambiemos manualmente la acción,
nos generará un archivo comprimido con el mismo nombre del
archivo o carpeta que tenemos. Si quisiésemos modificar esto,
tenemos las siguientes opciones:
- Nombre del archivo comprimido: Aquí podrás poner el
nombre que te resulte más interesante y adecuado.
- Ubicación del archivo: Podemos guardarlo en cualquier
unidad tanto en el escritorio, como en el disco duro o en
otro tipo de sistema de memoria externa.

45
 - Tipo de comprensión: WinZip permite varios tipos de compresión, desde
normal hasta super-rápido.
- Contraseña: Si quieres proteger los archivos, puedes poner una contraseña que
permita abrir el fichero comprimido.
Para elegir entre estas opciones, seleccionamos la opción “Add to Zip file” para que
nos aparezca el siguiente cuadro de diálogo en el que ponemos modificarlas:

*Una vez que hemos creado un archivo comprimido con varios ficheros o directorios,
podemos añadir o quitar alguno de ellos.
Es muy sencillo, ya que basta con abrir el archivo comprimido y después, arrastrar
dentro de dicha ventana los archivos que queramos comprimir.
También podemos arrastrar uno o varios archivos al archivo comprimido, sin necesidad
de abrirlo (por ej. desde el explorador de Windows).

4.3.- Descomprimir archivos

Para descomprimir archivos, basta con hacer
doble clic al archivo comprimido para que
aparezca una ventana con todos los ficheros y
carpetas que componen dicho archivo, como
muestra la imagen:
Para ver el contenido de cada archivo basta
con hacer doble clic en él y se abrirá en el
programa correspondiente, trabamiento de
textos, hoja de cálculo, etc.
En el caso de la imagen son ficheros con
extensión PDF (formato de almacenamiento
de documentos) por lo que se abrirán con
Descomprimir varios archivos
Acrobat Reader.
*Si lo que queremos es eliminar un archivo ya comprimido, daremos los siguientes
pasos:
- Abrir el archivo comprimido y pulsar con el botón derecho del ratón en el
archivo o directorio a eliminar.
- Hay que seleccionar Eliminar (Delete).
- Te aparecerá un cuadro de diálogo en el cual podemos elegir borrar todos los
ficheros, sólo los seleccionados o escribir el nombre de los que queramos
eliminar.
- Finalmente se pulsará Eliminar o Delete.

46
4.4.- Extraer archivos
Para extraer o descomprimir archivos ZIP, tienes que pulsar el botón Extract o extraer
tras lo cual te aparecerá una ventana parecida a la de la imagen:
Para descomprimir podemos
seleccionar:
- Todos los ficheros.
- Algún fichero indicando su
nombre.
Extraer archivos
- Los ficheros seleccionados.
Igualmente puedes elegir dónde
quieres que sean extraídos los ficheros: en el disco duro, en la carpeta de mis
documentos, en una unidad externa, etc. Para eso tienes que seleccionar en la ventana
del “mini-explorador de Windows” que aparece, el lugar donde quieres descomprimir
los archivos.
Hay otras opciones de las que dispones que son:
- Borrar ficheros antiguos.
- Utilizar los mismos nombres de directorios que en el archivo comprimido.
- Sobrescribir ficheros existentes.
Una vez que hemos elegido el formato y ubicación de descompresión debes pulsar el
botón Extract o extraer para finalizar la operación.

5. Buscadores de información
Los buscadores de información más utilizados son:
- Google: Hoy en día es el buscador más utilizado en el mundo. Especialmente en
el mundo occidental, sin embargo, en algunos países asiáticos como Corea o
China, todavía no está tan extendido.
- Yahoo!: Permite que el usuario pueda personalizar sus búsquedas a través del
servicio “My Yahoo! Search”. Así, puedes ir guardando los enlaces que desees e
incluso introducir comentarios personales.

47
 - Ask Jeeves: Incluye unos “prismáticos”, que permiten visualizar la página sin
necesidad de entrar, un sistema que las últimas versiones de Google también
incluyen. Así no es necesario abrir la página para saber si es la que buscabas.

5.1.- Buscar con Google (Exam online)

Cómo realizar las búsquedas a través de Google:
- Lo primero será que hagas una búsqueda simple, para ello basta con escribir
algunas palabras y presionar la tecla “Entrar”, tras lo cual el buscador te
mostrará una lista de resultados de distintas páginas.
Por ej.: Formación.
- Para realizar búsquedas más complejas se pueden introducir varias palabras, de
esa forma Google sólo te muestra aquellas páginas que incluyen todas las
palabras de la búsqueda.
Por ej.: Formación profesional ministerio de
educación.
- Las búsquedas Google no distinguen entre
mayúsculas y minúsculas. Todas las letras,
independientemente de cómo estén escritas se
consideran minúsculas.
Por ej.: Formación profesional Ministerio de
educación y Formación Profesional Ministerio de
Educación.
- Producen el mismo resultado.
*Recomendación: Ya que Google sólo encuentra las págs. web que contienen todas las
palabras de la consulta, para afinar la búsqueda basta con agregar más palabras a los
términos de búsqueda.
Al agregar más palabras, los resultados contendrán un nº de págs. más limitado.
Además, si lo que se quiere es buscar un nombre o unas palabras específicas se
pueden utilizar comillas.
Por ej.: “Formación Profesional del Ministerio de Educación”.
Si te fijas, bajo la caja para escribir las palabras de la búsqueda hay un botón “Voy a
tener suerte” que te lleva directamente a la primera pág. Web de la consulta. No verás
otros resultados, pero si tienes suerte será muy rápido. (Exam online)

5.2.- Búsquedas específicas (exam online)

48
Los vínculos superiores de la barra de Google te permitirán realizar búsquedas
específicas, imágenes, noticias, vídeos, etc.

Buscador Google

Por ej.: en la imagen se muestra el resultado de buscar imágenes relacionadas con la

Formación Profesional.

Resultado de una búsqueda en Google

Podrás realizar búsquedas en la web, solamente de imágenes o de vídeos.

Se pueden buscar en las últimas noticias o se puede buscar una dirección o localidad a
través de Google maps, el cual permite en muchas localidades situarse incluso a nivel
de calle.

Google maps

5.3.- Búsquedas especiales

Además de todo lo anterior, Google
también te permite múltiples
búsquedas, todavía más
especiales y específicas, como
se puede ver en la imagen.

49
 6. Importación/exportación de la información (exam online)
Google cuenta con una serie de herramientas, todas ellas gratuitas, que te permiten
comunicar, compartir y mostrar con millones de usuarios o clientes otro tipo de
información.
Para una empresa los más útiles pueden ser, el calendario, que permite compartir la
agenda y los principales eventos con el resto del personal, así como con clientes y
proveedores.
Google Docs permite subir archivos de texto para que sean consultados por muchos
usuarios.
Lo mismo sucede con Picasa que permite compartir imágenes.
Otra utilidad es su traductor, que, aunque tiene que mejorar en algunos aspectos, nos
permite la consulta de páginas en otros idiomas que de otra forma no sería posible.

7. Web 2.0

50
El termino Web 2.0 hace referencia a aplicaciones que facilitan el compartir
información.
Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como
creadores de contenido generado por usuarios en una comunidad virtual, a diferencia
de sitios web donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos
que se ha creado para ellos.
Ejemplos de la Web 2.0 son comunidades web, de servicios web, aplicaciones web, las
redes sociales, los servicios de alojamiento de videos, presentaciones, las wikis, blogs,
etc.

51
7.1.- Redes
El uso de las nuevas tecnologías te permite la comunicación rápida a través de redes,
las cuales permiten comunicarte con los proveedores y usuarios.
- El Correo Electrónico: Ofrece la posibilidad de intercambiar
información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío
de todo tipo de documentos, presupuestos, facturas, albaranes
(documento que confirma la entrega de un pedido), órdenes
de compra, etc.
- La Intranet: Permite que los ordenadores de una empresa Flip3d
estén conectados entre sí, compartiendo archivos, carpetas o documentos.
(Exam online)
- Internet: Permite tener mucha documentación compartida y accesible para
distintos usuarios o clientes, como por ej. catálogos, listas de precios o
servicios, etc.

8. Técnicas de archivo
La principal función del archivo consiste en conservar documentos, ya que la ley obliga
a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación.
Normalmente en una empresa lo más importante es conservar las facturas recibidas y
emitidas por un periodo de 5 años, para en el caso de recibir una inspección se puedan
mostrar al inspector.
Otra función del archivo es la de ser un centro de información permitiendo consultar
datos de clientes y proveedores o recabando información de las relaciones mercantiles
que se han tenido con ellos, compras, ventas, prestaciones de servicios, etc.

8.1.- Fases y tratamiento del documento

Vamos a conocer cuáles son las principales fases en lo referente al tratamiento de la
documentación:
En primer lugar, debes tener un archivo de oficina. Aquí tendrás los documentos en
trámite, las últimas facturas, albaranes, pedidos pendientes, etc. Pero si éste ha
finalizado, cada año o 2 años, los documentos suelen pasar al archivo central, ya que
no tiene sentido mantenerlos en la oficina.
La mayor parte de las grandes empresas tienen edificios o locales específicos para ello.
El archivo central recibe los documentos tramitados en la oficina al cumplirse un plazo
estipulado. Dependiendo de la empresa y su volumen de generación de documentos
cada año o 2 años se realiza el traslado de esta documentación.

52
*Las transferencias de documentos.
No existe un plazo determinado de conservación en los documentos, depende de las
normas y usos de cada empresa. Pero una vez
transcurrido ese tiempo la documentación de menor utilidad
o los trabajos ya concluidos suelen llevarse a un archivo
general.
Esto se hace para reducir el espacio dedicado en las oficinas a la conservación de
documentos, por ejemplo, determinados bancos tienen naves y edificios específicos
destinados a un archivo central de toda la documentación que genera el trabajo diario.

8.2.- Organización de los documentos

Ahora vamos a ver cómo organizar la documentación
de una manera eficaz de acuerdo a unos criterios
básicos y sencillos, esto sirve tanto para documentos y
carpetas físicas, como para la documentación que
tengas en tu ordenador del trabajo:
Bandejas con documentos
- Los documentos a archivar han de ser
originales o copias únicas. Como facturas, albaranes, informes, etc.
- Lo mejor es usar carpetas y subcarpetas indicando la información necesaria
para identificar la documentación que contienen. Por ejemplo: Facturas
pendientes o reclamaciones.
- Organiza las carpetas por años. Por ej., pese a que sea el mismo cliente o el
mismo proveedor es mejor separar sus documentos por años natural, esto es
2011, 2012, etc.
- Una vez organizadas las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores busca
un lugar accesible y claro, evitando por ejemplo mezclar clientes, con
proveedores o documentación de años distintos.
- No olvides poner siempre un nombre claro a cada carpeta, física o del
ordenador, por ej.: Transportes Pérez: Facturas pendientes. Año 2011.
- Por lo tanto, la mejor forma de organizar las carpetas es en orden alfabético,
cronológico y/o numérico. (Exam online)

8.3.- La documentación que se debe conservar según la ley mercantil

Según establece la Agencia Tributaria, las empresas están obligadas a
conservar durante un plazo fijado en la ley una serie de documentos.
- Las facturas.
- Las copias de las facturas expedidas. Agenda
- Los recibos justificativos de reintegros.
- Los documentos acreditativos del pago de impuestos.

53
Además de una serie de libros contables, fundamentalmente de ingresos y gastos.
Actualmente muchas empresas emiten facturas no solamente físicas, sino en soporte
digital, pueden ser archivos generados por programas específicamente diseñados para
ellos, por lo que la documentación exigida por la ley ya no solamente está en soporte
papel y archivado en carpetas o cajas. Muchas de ellas se encuentran en nuestro
ordenador de trabajo.
*Razones para expurgar, es decir, para eliminar documentos:
 Superar la limitación del espacio de almacenamiento.
 Mejorar la actualidad de los documentos.
 Mejorar la accesibilidad de los fondos.

9. El archivo informático. Gestión documental

Es importante saber diferenciar entre archivo físico y archivo informático.
El archivo físico es el que de forma permanente almacena la información de
presupuestos, facturas, albaranes, órdenes de compra, actas de reuniones, etc. (Exam
online).
Dependiendo del tamaño de la empresa y la cantidad de información generada éste
suele estar en las mismas instalaciones de la empresa o incluso en naves o edificios
especiales dedicados a tal efecto.
El archivo informático normalmente estructura la información guardada en el disco
duro. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos,
como bien se puede ver en la imagen.
Lo habitual es que con un único ordenador se puedan almacenar todos los datos, pero
según el tamaño de la empresa puede existir un servidor central que sirva para el
almacenamiento de todos los datos de presupuestos, albaranes, facturas, órdenes de
compra, etc.

Carpetas del Disco Duro

54
Práctica: Organizar un archivo documental indicando el tipo de clasificación utilizada,
comprimir los documentos del archivo en formato ZIP (debe ser una carpeta de al
menos 20 documentos, imágenes, etc.) y buscar un archivo en Internet con el
buscador, que debe estar comprimido y debes descomprimirlo.

TEMA 4.- ELABORACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

1. Hojas de cálculo
Una hoja de cálculo es un programa que permite trabajar con datos,
tanto numéricos como alfanuméricos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas (es la unidad básica de información en la hoja de
cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los
cálculos), que se suelen organizar en hojas de filas y columnas.
Normalmente podrás realizar cálculos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos
de gráficas.
Actualmente existen distintos programas para la elaboración de hojas de cálculo, entre
ellos destacan: (Exam online)
- Calc: Integrada en OpenOffice.
- Microsoft Excel: Integrada en Microsoft Office.
- Gnumeric: Integrada en Gnome Office.
- Numbers: Integrada en iWork de Apple.
- Lotus 1-2-3: Integrada en Lotus SmartSuite.
- StarOffice Calc: Integrada en StarOffice.
- CorelQuattro Pro: Integrada en WordPerfect.

2. Microsoft Excel 2007

Para iniciar el uso del programa debes:
- Primero pinchar en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla.
- Luego pulsar la opción de Todos los programas.
- Busca el directorio Microsoft Office y selecciona Microsoft Excel 2007.
Te
aparecerá la pantalla de inicio de Excel como a continuación:

Menú desplegable Excel

55

Pantalla inicial de Excel

La pantalla tiene una barra de herramientas principal, en la parte superior, y una
cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas, que es donde se realiza el trabajo.

2.1.- Barra de herramientas y barra de acceso rápido

En la barra de herramientas se encuentran 7 pestañas, las cuales son Inicio, Insertar,

Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
Si pulsas una de estas pestañas, podrás visualizar en pantalla las opciones que cada
una de ellas contienen.
Por ej., en la pestaña de Inicio puedes ver las opciones de Portapapeles, Fuentes,
Alineación o Número, entre otras.
En la parte izquierda de la pantalla, sobre la barra de herramientas encontramos la
barra de Acceso Rápido, que permite acceder a funciones seleccionadas de una forma
rápida.

Como se puede ver en la imagen, la barra contiene

4 botones, los cuales son Guardar, Deshacer, Rehacer y Abrir.

*Si queremos añadir más botones de acceso rápido, podemos hacerlo.

- Coloca el cursor del ratón en la barra.
- Pulsa el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú.

56
 - Selecciona Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un
cuadro de opciones donde podemos elegir a qué botones deseamos acceder de
forma rápida.

2.2.- La hoja de trabajo

La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí
que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos
parámetros.
El primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de
acuerdo al alfabeto y las filas por números. (Exam online)
Por ej., A4 será una celda ubicada en la columna A y en la
cuarta fila. Si te fijas la columna A y la fila 4 tienen una especie
de marco de color diferente para destacar que tenemos
seleccionada esa celda. Para trabajar en una determinada
celda te debes colocar en ella con el cursor y a continuación
podrás escribir en ella.
En la pantalla principal puedes ver una barra que muestra el
cuadro de nombre de la celda y una barra de fórmulas que se
encuentra sobre la cuadrícula de trabajo. Como vemos en la
imagen, se muestra el nombre de la celda A4; y la función o
fórmula que se encuentra en ella, en este caso como no se ha
escrito nada, se encuentra vacía.

2.3.- Escribir en la hoja de trabajo y ajustar el ancho de la columna

Si quieres escribir en la hoja de trabajo, coloca el cursor en la celda donde quieras
trabajar. Para ello puedes mover el cursor en dirección a donde quieras escribir, bien a
través de las flechas de movimiento del teclado o con el ratón.
Por ej., si queremos escribir en la celda C4, posiciónate en ella y escribe: Nombre del
Empleado.

57
Si observas el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la
columna no es suficiente para mostrar esta información.
Sin embargo, podemos ampliar el tamaño de las celdas. Para ello debes posicionarte
en el límite entre las dos columnas C y D y te aparecerá una especie de doble línea
paralela con la cual puedes incrementar la anchura de la celda.
Cuando te aparece esta especie de línea, manteniendo el botón izquierdo del ratón
presionado comienza a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño que
quieras de la columna.
Al tener el ancho deseado suelta el botón del ratón. Deberías de tener una columna
con un tamaño suficiente para mostrar Nombre del Empleado.

Celda ampliada

2.4.- Cambios de tamaño de fila (Exam online)

Puedes cambiar la altura de una fila, igual que hemos hecho con las
columnas. Para esto tienes que colocarte en el límite entre la fila que
se quiere ampliar y la siguiente. Por ej., si quieres ampliar el ancho de
la fila 3, colócate entre la 3 y la 4.
Luego pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado
muévete hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Fila ampliada

*También puedes cambiar el tamaño de la vista de la hoja de trabajo.

- Pincha en el botón Vista de la barra de herramientas.
- Buscas la opción Zoom.
- Se abrirá un recuadro en el que se selecciona el tamaño, por ej.,
puedes seleccionar el 75%.
- Pulsa Aceptar.
- Ahora verás muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo,
pero la letra y los números se verán más pequeños.

2.5.- Cómo movernos por la hoja de trabajo y cambiar de hoja de trabajo

Movernos por la hoja de trabajo, bien a través del movimiento que le damos a las
flechas del teclado o bien de una forma más rápida moviendo las barras de
desplazamiento.

Barras de desplazamiento

58
Fíjate que en la esquina inferior izquierda hay dos pequeñas flechitas que te permiten,
moverte por la hoja. Además, dependiendo de la configuración del programa, al
presionar Intro, en una celda determinada puedes moverte a otra. Normalmente al
presionar Intro, se salta a la celda de abajo y si se presiona el tabulador, te desplazas a
la columna de la derecha.
Normalmente al abrir por primera vez el programa nos aparecen tres hojas de trabajo
diferentes en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando
según quieras.
Si quieres aumentar una hoja más de trabajo, colócate en el último botón que aparece
en el menú de hojas, que aparece representado por una hoja con un pequeño sol,
pulsa sobre ella y se creará una nueva.
Ya tendrás 4 hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva.

3. Cómo hacer una nómina

Ejemplo: Crear una nómina o lista compuesta por 6 empleados para quienes
especificarás el departamento en el que trabajo y el cargo. En las columnas pondrás los
atributos: nombre, edad y estudios.
Colócate en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla (impreso
o formulario). En este caso la C.
Como puedes observar, los atributos o la descripción no caben en el ancho de la
columna o fila. Una vez ya ampliadas las columnas, podrás comenzar a escribir la
información de los empleados.

59
3.1.- Alineación y tipo de fuente (Exam online)
Arreglamos un poco nuestra lista, para presentarla como una tabla:
- Comienza por centrar los atributos principales. Para ello colócate en la celda
que quieras centrar.
- Busca en el botón Inicio de la barra de herramientas la opción Centrar de
Alineación.
- Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.
- Ya tendrás los atributos centrados.
Para poner la fuente de los atributos
marcados en negrita:
- Colócate en primer lugar en
Nombre y busca la opción Negrita
(N) de la sección Fuente del botón
Inicio de la barra de herramientas.
- Repite el último paso para las
celdas D2 y E2.
- Ya tendrás las celdas marcadas en
negrita y centradas.
*De igual forma se puede utilizar la
cursiva o el subrayado, como aparece en
el apartado de Fuente de la barra de
herramientas. Prueba a cambiar el estilo
del encabezado.

3.2.- Dibujar una tabla

Para dibujar la tabla alrededor de los datos tienes que: (Exam online)
- Sombrear el área en la que marcaremos la tabla, es decir,
toda la información que hemos escrito.
- Sitúate en la celda a partir de la cual queremos sombrear, en
este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del
ratón apretado, comienza a mover el ratón para seleccionar
toda la tabla.
- Ahora busca el botón para dibujar bordes en la opción
Fuente, del botón Inicio de la barra de herramientas.
- Escoge dibujar Todos los bordes.
Ya quedará nuestra lista en forma de tabla con todos sus bordes
debidamente dibujados.

60
3.3.- Insertar filas
Resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si estamos haciendo
un presupuesto, una planilla o un informe de ventas, y se nos ha olvidado información
importante, podemos recurrir a la función Insertar.
Por ej.: Si tomamos la pequeña lista de personal que has trabajado en apartados
anteriores, podría darse el caso que se nos haya olvidado insertar los datos de un
empleado más.
Supongamos que es necesario insertar
una fila para poder introducir los datos
que nos faltan.
El nombre de la persona es: Javier.
- Ve a la tabla de los ejemplos
anteriores.
- Busca la opción Celdas en la barra
de herramientas del botón Inicio.
- Selecciona Insertar Filas de hoja.
- Tendrás una nueva fila insertada,
en la cual podremos escribir la
información que falta.

3.4.- Insertar columnas

Así como insertamos filas, también podemos insertar columnas.
Ejemplo: Si en la plantilla que hemos estado trabajando se nos ha olvidado incluir un
nuevo parámetro de información sobre los empleados, el departamento, por ejemplo,
habrá que incluir una columna para poder colocar estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
- Colócate en el lugar donde quieras insertar una nueva columna.
- En este caso, el departamento lo
pondremos al lado derecho de la edad
del empleado, es decir, la columna D.
- Busca la opción Insertar Celdas.
- Despliega el menú y selecciona Insertar
columnas de hoja.
- En nuestra hoja de trabajo se habrá
insertado una nueva columna.
- Escribe los datos correspondientes a
cada empleado.

61
Nuestra nómina quedaría de la siguiente forma:
3.5.- Cambiar el tipo y color de fuente
Para cambiar el tipo de fuente sombreamos el área a la que queremos cambiar
formato.
- Busca la opción en la barra de herramientas del botón Inicio.
- Despliega el menú y selecciona el tipo de fuente que quieras. En este caso Arial
Narrow (tipo de letra de escritura).
*También puedes cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo.
Despliega el menú de opciones para seleccionar el nuevo tamaño, por ej., en este caso
cambiaremos a un tamaño 12.
Si quieres cambiar el color de la fuente:
- Sombrea los datos a los que quieres
cambiar el color.
- Busca en la barra de herramientas del
botón de Inicio, Color de fuente.
- Despliega el menú de opciones y
selecciona el color deseado. Por ej., el
Rojo.
Y nuestra lista debería presentar el siguiente
aspecto:

4. Elaboración de un presupuesto.
Formatos
Comienza por escribir un presupuesto y los campos o partidas correspondientes.
Escribe las cantidades presupuestadas en cada uno de los campos, por ej., los primeros
4 meses del año, unos conceptos, como los gastos de luz, teléfono, etc. Y unas
cantidades mensuales.
Una vez que tengas un presupuesto vamos a
dar formato a las celdas, por ej., vamos a
cambiar el color del fondo.
- Para ello sombrea las celdas.
- Busca en la barra de herramientas el
botón Color de relleno.
- Despliega el menú y selecciona el color
de relleno, por ej., el verde. Ya tendrás
las celdas seleccionadas con relleno de
color verde.
Seleccionar el color de relleno

62
Si las palabras de los campos no pueden leerse en la columna porque el espacio no es
suficiente se puede ampliar el tamaño de la columna. (Exam online)
- Colócate en la celda a la que quieras aumentar el alto de su fila.
- Pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá un menú.
- Selecciona la opción Formatos de celdas y se abrirá otro menú de opciones.
- Selecciona Ajustar texto.
- Elige en las opciones la alineación, fuente, etc.

4.1.- Formato de cantidades y combinar celdas

Si escribes las cantidades en las celdas éstas aparecen sin separador de miles ni
decimales. Pero puedes dar este formato a las celdas para que lo muestren.
- Selecciona el área a la que quieres dar formato.
- Selecciona y pulsa la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar
el estilo de miles.
Si lo que queremos es combinar celdas:
- Selecciona el área a la que quieres dar
formato.
- Selecciona el botón Combinar y centrar la
alineación de la barra de herramientas.

5. Guardar y abrir un archivo Combinar y centrar

Pasos para guardar un archivo:

- Una vez hemos terminado nuestro trabajo y lo queremos guardar, nos
colocamos en el botón Office (situado en la parte superior izquierda de
la pantalla, contiene los comandos como Nuevo, Abrir, Guardar,
Imprimir, Preparar, Publicar y Cerrar).
- Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales.
- Seleccionamos Guardar como.
- Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar.
- Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente.
- Por último, pulsamos el botón Guardar.
Si lo que queremos es abrir uno ya guardado:

- Nos colocamos en el botón Office.

- Desplegamos el botón Office y seleccionamos la opción Abrir.
- Aparecerá un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos.

63
 - Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir,
desplegando la flecha de acceso.
- Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.
- Pulsamos el botón Abrir.
6. Operaciones matemáticas
Para que el programa reconozca una operación cualquiera, tienes que utilizar el signo
igual. Este indica que vas a hacer un cálculo numérico en dicha celda.
Luego si queremos hacer una operación matemática lo primero será escribir el signo
igual (=), luego las operaciones a realizar.
- Suma +
- Resta –
- Multiplicar *
- Dividir /
Finalmente, al pulsar Intro, obtendremos el resultado.

7. Hacer una lista de datos (Exam online)

Una función importante de la hoja de cálculo es que te facilita el trabajo cuando tienes
muchos datos, que puedes repetir en otra celda. Esta es la función llamada de
generación de lista. A medida que escribas datos, la hoja de cálculo va generando una
lista a la cual puedes acceder y seleccionar en cualquier momento.
*Ejemplo:
Haz una lista de nombre hacia abajo.
Colócate en la celda donde quieres introducir otro nombre, pulsa el botón derecho
del ratón y verás cómo se despliega el menú de opciones. Selecciona la opción Elegir
de la lista desplegable.

Y verás cómo se despliega la lista de

nombres que ya habías introducido.

64
 8. Funciones y trabajar con datos
Las hojas de cálculo presentan muchas funciones pre-establecidas que te serán de
utilidad, no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también
para operaciones estadísticas y financieras entre otras.
Pulsa el botón Fórmulas de la barra de herramientas y se despliega el menú de
funciones.

Menú de funciones

Si por ej., quieres hacer la suma de una columna donde hayamos introducido una serie
de datos numéricos, deberás seleccionar la autosuma (facilita obtener los totales de
las columnas o de las filas. Excel estimará qué celdas quiere sumar, en base a las que
se encuentren vacías). (Exam online)
- Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado.
- Seleccionaremos el botón de Autosuma.
- Sombreamos el área de cálculo, la fila o columna que deseemos sumar.
- Pulsamos Intro y el resultado será una suma de toda la fila o columna de
datos.

8.1.- Utilizar o insertar funciones

Una de las funciones más sencillas, pero no menos importante, es la
función Contar, que será muy útil cuando son muchas las celdas y
necesitamos saber el nº de elementos que tenemos en un listado o en
una tabla. Un listado de clientes, de envíos, etc.
Si escribes por ejemplo una serie de números, digamos del 1 al 10:
- Selecciona la celda donde quieres el resultado.
- Pulsa el icono Fórmulas de la barra de herramientas.
- Se desplegará un menú con funciones, como puedes ver en la
imagen (lo cual no significa que solo sean estas las funciones que
posee la hoja de cálculo).
- Selecciona la función Autosuma.
- Se abrirá un cuadro de controles de esta función.
- Selecciona Contar números.

65

Contar números
 - Sombrea las celdas que quieras contar.
- Pulsamos Intro en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.
En esta lista es muy fácil contar los elementos, sin embargo, la función Contar es muy
útil cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el
número de elementos.
8.2.- Crear series de datos
Una hoja de cálculo también facilita la creación de series alfanuméricas lógicas. Por ej.,
podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los 2 primeros (enero
y febrero) sin necesidad de escribir los 12 meses del año.
En el caso de que sean serie mensuales:
- Escribimos en primer lugar los 2 primeros meses de la serie. (Exam online)
- Sombrea estos 2 meses.
- Pulsa en el botón negro que puedes ver en la parte inferior derecha de la
imagen.
- Aparecerá una pequeña cruz.
- Sin soltar el botón izquierdo del ratón muévete hacia la derecha hasta crear los
12 meses del año.
- Suelta el ratón y ya estarán nuestros meses creados.

8.3.- Nombre de rangos. Dar nombre a un grupo de datos

Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas será muy útil a la
hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.
Para poder realizar funciones entre ellas, debes de darle un nombre a las celdas.
Por ej., vamos a trabajar con un grupo de datos que representan las ventas en un
semestre, de los meses de enero a junio, de 4 productos: martillos, clavos, sierra y
tuercas.
- Sombrea el rango que queremos nombrar. Por ej., todo el mes de abril y sus
ventas.
- En el Cuadro de nombres, justo al lado izquierdo de la barra de fórmulas,
escribe el nombre que pondremos al rango.
- Por ejemplo, abril.
- Pulsamos Intro en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos.

66
Otra forma de realizar esta función de una manera más fácil, es a partir de la barra de
herramientas.
- Selecciona la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas.
- Seleccionamos el icono Asignar nombre a un rango en la ventana de Nombres
definidos.
- Selecciona Definir nombre.

- Se abrirá un cuadro de controles donde

nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarán.
Fíjate que también se pueden añadir comentarios.
- Selecciona el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos
sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes.
- Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles.
- Ya tendremos nombrado el Rango.

8.4.- Copiar datos

En una hoja de cálculo también puedes copiar los datos de forma que no solamente
copie los datos alfanuméricos sino también el formato, fórmula y lo que estuviera
ligado a la celda a copiar.
Si tenemos 2 columnas de números y quieres tener en una tercera columna la
multiplicación de las cifras de las columnas contiguas, en vez de realizar la
multiplicación tantas veces como sea necesario, podemos copiar a partir de la fórmula
escrita una sola vez.
Para copiar fórmulas sigue los siguientes pasos:
- Colócate en la celda donde quieras el resultado de la multiplicación.
- Escribe la fórmula de las cifras que queremos multiplicar.

- Una vez tenemos el resultado ubicado en la 3ª

columna y en la 2ª según la imagen anterior, es decir en la celda C2, con el
cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar
y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicación.

67
 9. Gráficos
En primer lugar, vas a aprender cómo hacer un gráfico. Normalmente la opción
de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de
herramientas.
Presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de columna, de líneas, circulares,
de barra, de área, de dispersión y si seleccionamos otros gráficos veras más opciones.

Herramientas de gráficos

Para hacer un gráfico tienes que seleccionar los datos que quieras convertir en un
gráfico y selecciona el tipo de gráfico que mejor se ajuste a esos datos, por ej., escoge
un gráfico de Columna.
Si pulsas se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico Columna.
Selecciona el gráfico específico que más te guste, cilíndrico, cónico, en pirámide, etc.
Se creará en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos
seleccionado.
Si por ejemplo hemos creado una tabla de evolución de las ventas a lo largo de varios
meses, en uno de los ejes aparecerán los nombres de los meses y en el otro los valores
de las ventas.

9.1.- Herramientas de gráficos

68
Una vez creado un gráfico, si abres la barra de herramientas
aparecerán 3 pestañas que comprenden las funciones
específicas para edición y formato de un gráfico.
En primer lugar, aparece la opción de Etiquetas, la cual a su vez
contiene el Título del gráfico, los Rótulos del eje y otras opciones
como la Leyenda, las Etiquetas de datos y la Tabla de datos.
Si quieres cambiar el título del gráfico tendrás que pulsar en Título de gráfico.
En el gráfico de la hoja de cálculo, aparecerá un rectángulo llamado Título del gráfico,
donde escribiremos el Nombre, Ventas, Ingresos, etc.
Con la opción de Rótulos del eje lo que podremos hacer es darles un título a los 2 ejes
de nuestro gráfico. Por ej., uno de ellos puede ser los meses del año y el otro Euros, así
tendríamos un gráfico que nos mostrase la evolución de las ventas o los ingresos de la
empresa a lo largo del año.

10. Otras operaciones con hojas de cálculo

Además de gráficos, también puedes añadir dibujos a la hoja de trabajo y elaborar
organigramas (representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa, se
establecen las relaciones jerárquicas y funcionales entre los miembros que forman
parte de la empresa).
La función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la barra
de herramientas.

SmartArt

Como puedes ver tenemos varias ilustraciones para insertar. Se pueden insertar
imágenes, ya prediseñadas o que tengamos almacenadas en nuestro ordenador,
como la imagen o el logotipo de la empresa.
Se pueden insertar diversas formas, líneas, rectángulos, flechas, etc.

69
Y en el caso de la imagen puedes ver la opción de SmartArt (Arte inteligente. Es una
forma innovadora de Microsoft Office que permite hacer gráficos en diferentes tipos
de diseño entre las 115 plantillas disponibles por ej., en 3D, con sobra, etc.) que
incluye listas gráficas y diagramas, organigramas o gráficos más complejos, como por
ej., de ciclo, de matriz o de jerarquía, entre otros.

10.1.- Crear y modificar organigramas

Para que puedas crear un gráfico, selecciona Insertar y luego el Tipo de gráfico. En este
caso hemos seleccionado un SmartArt del tipo jerarquía, con el cual puedes, por
ejemplo, hacer el organigrama de la empresa.
Una vez creado el gráfico podemos seleccionar el diseño que más nos interese.
Así, por ejemplo, existen varios diseños pre-definidos por la hoja de cálculo, también
podemos cambiar los colores del gráfico.
Si quisiésemos agregar nuevas formas, una forma sencilla es seleccionar la forma de la
que dependerá la nueva y con el botón derecho del ratón seleccionar Agregar forma.
Bien puede ser debajo, delante, detrás, etc.

Organigrama de la empresa

Práctica: Realizar una tabla en la hoja de cálculo.

TEMA 5.- CREACIÓN DE DOCUMENTOS CON PROCESADORES DE TEXTO

1. Los procesadores de texto (Exam online)

70
Los procesadores de texto permiten trabajar con una
amplia gama de funciones, ya sean tipos de letra,
diccionarios, imágenes, etc.
Normalmente, vas a poder trabajar con distintos tipos
y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos
artísticos, además de permitirte intercalar o
superponer imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto.
Los principales procesadores de textos son:
- Microsoft Word: Es el más utilizado a nivel mundial en cualquiera de sus
versiones, sobre todo la versión 2007.
- LOTUS Word PRO: Una buena alternativa al Microsoft Word.
- Word Perfect: Un programa que hace unos años era el más utilizado.
- Openoffice Writer: Un programa completamente gratuito y multiplataforma.

2. Funciones básicas
Se ha elegido el programa Microsoft Word en su versión 2007 para las explicaciones,
por ser el más extendido a nivel mundial. Pero existen otras versiones y además
dispones de un programa completamente gratuito como es OpenOffice Writer, de
características muy similares.
Para abrir el programa tienes que pulsar el
botón Inicio y seguir los siguientes pasos:
- Selecciona y pulsa Todos los
Programas.
- Busca el directorio Microsoft Office.
- Selecciona de todas las aplicaciones la
de Microsoft Office Word 2007.
Habrás entrado a la página principal de la
aplicación Word y ya estamos listos para
trabajar.
Pantalla inicial de Word

2.1.- Las barras de herramientas y de acceso rápido

La barra de herramientas presenta una amplia variedad de funciones y opciones. Hay 7
opciones principales en esta barra: (Exam online)
- Inicio
- Insertar
- Diseño de página.
- Referencias

71
 - Correspondencia
- Revisar
- Vista

Barra de herramientas

Por su parte la barra de Acceso Rápido sirve para tener un acceso rápido a funciones
que nosotros consideramos claves. Esta barra es muy útil, pues te ahorra tiempo al
querer abrir una aplicación determinada.
Además, puedes agregar los botones que consideres que utilizarás con más frecuencia.
Para personalizarla pulsa sobre la flecha del menú desplegable en el extremo derecho
de la barra y despliega el menú que contiene. Son muchas las funciones que puedes
añadir.
Por ejemplo, si quieres incluir en esta barra Guardar Como, selecciona esta aplicación
pulsando Intro sobre ella.

2.2.- Visualización del documento

Las partes principales de una hoja de trabajo son: (Exam online)
- La regla: Te permite visualizar el tamaño de la página y donde están ubicados
los márgenes que se están utilizando en el documento.
- Los botones para avanzar o retroceder líneas o párrafos. Los cuales se
encuentran en el lateral derecho de la pantalla.
- Botones para avanzar o retroceder entre las páginas de un documento. Son
los que están en la equina inferior derecha de la pantalla, y muestran 2 pares
de pequeñas flechas.
En la parte inferior de la pantalla, también puedes visualizar una pequeña barra que
muestra:
- La página en la cual nos encontramos.
- El nº de palabras escritas que llevamos hasta el momento.
- El idioma en el cual estamos escribiendo.
*R ec
o m
en da
ci ón
: En

72
Hoja de trabajo
la esquina superior derecha de la hoja de trabajo encontramos un botón que sirve para
visualizar la regla en nuestra pantalla.
Además, puedes ver la pantalla de formas distintas.

Selecciona la opción de Vista y la barra de herramientas mostrará las opciones de

vistas de documento.
- Diseño de impresión: Muestra el documento tal y como aparecerá en la página
impresa.
- Lectura de pantalla completa: Muestra el documento en vista de lectura a
pantalla completa para maximizar el espacio disponible para leerlo o realizar
comentarios.
- Diseño Web: Muestra el documento como si se tratara de una página Web.
- Esquema: Muestra el documento como esquema y las herramientas de
esquema.
- Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar el texto
rápidamente.

2.3.- La herramienta de zoom e insertar texto

La herramienta o función zoom te permite ampliar o
disminuir la zona de la página o el documento en el que estés
trabajando. Para ello, debes abrir la pestaña Vista de la barra
de herramientas. Selecciona el botón de la lupa de zoom. Al
pulsar esta opción zoom, se desplegará el cuadro principal de
controles y comandos para llevar a cabo esta función como
muestra la imagen. (Exam online)
El menú comprende:
Pantalla inicial de zoom
- Tres porcentajes diferentes predeterminados: 200 %,
100 % y 75 %. Además, puedes cambiar el porcentaje al que mejor se adapte a
tus necesidades.
- Ancho de página: que se aplica cuando quieres ver todo el ancho de la pantalla,
el ancho de las páginas de un documento. El ancho de la pantalla coincide con
el ancho del documento.
- Ancho de texto: ajusta el ancho del monitor al texto.
- Toda la página: muestra la página completa.
- Varias páginas: si se quieren visualizar más de una página a la vez.
Una vez ajustada la visión de la hoja de trabajo puedes comenzar a escribir. Cuando
escribamos una frase y queramos pasar al siguiente renglón, solamente damos Enter
en el teclado y ya estaremos al inicio de otra línea de la página.

73
Si vemos la parte inferior de la pantalla, veremos el estado de inscripción en nuestro
documento.

Contador de páginas y palabras

En este ejemplo, tenemos un documento de 68
páginas, encontrándonos en la nº 7 y además tenemos en todo nuestro documento
9.873 palabras escritas.
2.4.- Vista preliminar
Puedes usar la opción Vista preliminar para obtener una vista previa de las páginas de
un documento. Para ello pulsa el botón Office que está en la esquina superior
izquierda de la pantalla. Verás cómo se
desplegarán las funciones principales del
tratamiento de textos. Si pulsas Imprimir
se abrirá un pequeño menú con varias
funciones, entre ellas la Vista preliminar.
Al seleccionar Vista preliminar se abrirá una nueva barra de herramientas de esta
función y verás en pantalla completa las páginas de tu documento.

Barra de herramientas de vista preliminar

Para salir de esta vista y regresar a nuestra pantalla principal, pulsa el botón Cerrar
Vista preliminar.

2.5.- Herramientas para insertar texto y sobrescribir

Cuando escribas en tu hoja de trabajo, tienes la oportunidad de insertar texto, y a
medida que lo hagas, la palabra que se encuentra a la derecha se moverá hacia esa
dirección permitiendo insertar el texto deseado.
Tienes otra forma de insertar una palabra, y es sobrescribir. De esta manera escribirás
sobre las palabras que están hacia la derecha de donde estemos escribiendo. Esta

74
función es útil cuando te hayas equivocado al escribir y quieras sustituir el texto por
otro.
Pulsa el botón Office y del menú que se abre, selecciona Opciones de Word.
Seleccionamos del nuevo menú, Avanzadas.
Buscamos la opción de usar la tecla Insert para controlar el modo Sobrescribir y
selecciona ambos cuadros.

Control de la tecla Insertar

Pulsa Aceptar y ya podremos utilizar la tecla para insertar texto en su forma

sobrescribir.
*Cuando esta función está habilitada en el tratamiento de texto, al presionar la tecla
Insert, si escribimos por ejemplo “nuevo”, irá borrando la palabra a la derecha o los
espacios que se encuentren en esta dirección.

2.6.- Deshacer
A medida que vayas escribiendo el documento, podría darse el caso que te
equivoques y sea necesario recuperar el paso anterior al de la equivocación.
Para ello, los procesadores de texto tienen una función llamada Deshacer,
que te permitirá regresar a la situación previa que quieres.
Esta función la encontrarás en la barra de acceso rápido y se representa por
una flechica curva hacia la izquierda. Si pulsas y abres la ventana que posee,
podrás seleccionar hasta dónde quieres deshacer.

2.7.- Guardar y abrir documentos

Una vez que hemos escrito el documento, resulta importante
poder guardarlo en el ordenador para utilizarlo posteriormente o, si seguimos
escribiendo en él, no corramos el riesgo de perder todo nuestro trabajo. Para guardar:
Pulsa el botón Office y abre el cuadro de opciones y selecciona Guardar Como. (Exam
online)

Al seleccionar esta función, se abrirá un cuadro de controles.

75
Pantalla de control de Guardar como
Los 1º que debes hacer es
seleccionar el directorio o carpeta donde quieras guardar tu documento. Para ver
cuáles son los directorios, pulsa la flecha desplegable que aparece en el lado derecho.
Tras seleccionar el directorio donde guardarlo, le asignas nombre a tu documento,
escribiéndolo en el espacio Nombre del archivo. Una vez asignado el nombre, pulsa la
opción Guardar.
Ahora verás cómo abrir un documento o un archivo que tengamos guardado en alguna
carpeta dentro de nuestro ordenador u otro dispositivo externo. Pulsa el botón Office
y selecciona la función Abrir. Se abrirá el cuadro de controles de esta función, donde
debes seleccionar qué archivo quieres abrir.

Pantalla para abrir documento

En la parte izquierda de esta pantalla puedes ver diferentes directorios en los que
puedes buscar el documento. Una vez tengas el directorio o carpeta, busca el
documento y selecciónalo. Cuando hayas seleccionado el documento, simplemente
pulsas Abrir y aparecerá en la pantalla el archivo que buscabas.

2.8.- Seleccionar texto

Opciones para seleccionar texto:
- Una de las formas de seleccionar texto es
sombrear la palabra, frase o párrafo que
quieras. Para ello colócate al inicio de la parte
que quieres sombrear, pulsa el botón
izquierdo del ratón y sin soltarlo comienza a moverte con el ratón hasta
sombrear toda el área a seleccionar.

76
 - También puedes seleccionar una palabra específica de una forma más sencilla.
Sitúa el ratón sobre la palabra y haz doble clic en el botón izquierdo del ratón.
- Si es un párrafo el que quieres seleccionar, colócate sobre él y haz clic 3 veces.
- También puedes seleccionar una frase determinada, para ello colócate en el
margen izquierdo de la frase y pulsa 2 veces el ratón.
- Si es todo el documento el que quieres seleccionar colócate en el margen
izquierdo del texto y pulsa 3 veces el botón izquierdo del ratón.
3. Formato del texto
Si quieres cambiar el tipo de fuente, esto es, el tipo de letra, es muy sencillo.
Solamente tienes que seguir estos pasos:
- Colócate en la pestaña Inicio de la barra de herramientas.
- Selecciona la sección Fuente.
- Despliega la ventana de los tipos de letras pulsando la flecha del menú
desplegable.
- Seleccionamos el tipo de fuente deseado, por ej., algerian (tipo de letra de
Microsoft Word).
Para cambiar el tamaño de la fuente abrimos la ventana correspondiente y
seleccionamos el tamaño deseado. Puedes elegir desde 8, la más pequeña, hasta 72, la
más grande.

3.1.- Otros formatos de texto

Más posibilidades para cambiar el formato de letra:
- Negrita: Representado por el botón con una N.
- Cursiva: Representado por el botón con una K.
- Subrayado: Representado por el botón con una S.
Pantalla de fuente
En la sección fuente se encuentran 2 iconos que también
se utilizan para dar formato a textos específicos seleccionados.
Son las funciones para crear subíndices o superíndices. Cada uno de los botones
muestra para que son utilizados.
- Subíndice: Sirve para crear letras minúsculas debajo de la línea
del texto principal.

77
 - Superíndice: Para crear letras minúsculas sobre la línea del texto principal.

3.2.- Cambiar color de texto (Exam online)

Para cambiar el color al texto, debes seleccionar el texto que quieres
cambiar de color y pulsar el icono color de fuente. Verás cómo se
despliega un menú de opciones para seleccionar el color que quieres.
Elige el color que más te guste o el que consideres más adecuado y
pulsa Aceptar. Con estos pasos habrás cambiado el color del texto.
Este color ha sido fácil de escoger de la paleta de colores, ya que Menú de opciones de
venía predeterminados en colores del tema, sin embargo, si observas colores

la ventana de opciones de colores, abajo hay una sección que dice

Más colores.
Si la seleccionas puedes escoger un color que no aparezca en la
ventana principal. Para ello, se abrirá una ventana que muestra una
amplia gama de colores y podrás escoger el que te resulte más
interesante.

3.3.- Resaltar texto. Cambiar mayúsculas y minúsculas

Esta opción resultará muy útil para mostrar el texto que sea necesario como
marcado o resaltado, tal como haces en un documento escrito en papel con
un subrayador fluorescente.
- Selecciona el texto que quieres marcar y pulsa el icono Resaltar
texto.
- Se abrirá la ventana de colores y seleccionamos uno para resaltar el
texto.
- Pulsa Aceptar y el texto aparecerá subrayado.
En otras ocasiones querrás dar formato a ciertas porciones de texto o frases
específicas, en el sentido de cambiar la letra de minúscula a mayúscula o viceversa.
Para realizar este cambio basta con que sigas los siguientes pasos:
- Selecciona la palabra o la frase que quieres cambiar de
minúscula a mayúscula, por ejemplo.
- Colócate en la sección Fuente de la barra de herramientas.
- Pulsa el botón Cambiar mayúsculas y minúsculas.
- Se abre una ventana de opciones y seleccionamos Mayúsculas.

78
 - Pulsa Aceptar y tendrás la palabra o frase en mayúsculas.
*Recomendación: Como puedes observar en la ventana, cambiar mayúsculas y
minúsculas contiene otras opciones que también puedes utilizar en diferentes
ocasiones.
Tipo oración, minúscula, mayúsculas, pones en mayúsculas cada palabra o alternar
mayúsculas con minúsculas.
3.4.- Formato de párrafos. Interlineado
Para dar o cambiar formato a un párrafo en tu tratamiento de textos debes trabajar
con la sección Párrafo de la barra de herramientas, la cual se encuentra dentro del
botón Inicio como se puede ver en la imagen.
Para cambiar el formato de por ejemplo un párrafo sigue los siguientes pasos: (Exm
onln)
- Fíjate en la barra de herramientas y verás que está alineado
a la izquierda.
- Si quieres puedes cambiar la alineación, pulsando el icono
Centrar y verás el texto centrado horizontalmente en tu
hoja.
Formato de párrafos
- Si lo quisieras alinear hacia la derecha, pulsa el icono Alinear
derecha y tendrás el párrafo alineado de esta forma.
Generalmente, es mejor utilizar la alineación Justificar para presentar el texto. De esta
forma se alinea tu texto entre los márgenes izquierdo y derecho, agregando espacios si
fuera necesario. Esta opción presenta un texto más homogéneo y bien distribuido
entre los márgenes que se estén utilizando.
Ahora veremos cómo se aplica la opción de interlineado, siguiendo
unos sencillos pasos:
- Selecciona el párrafo al que quieres cambiar el espacio entre
líneas.
- Pulsa el botón de Interlineado de la barra de herramientas.
- Se desplegará una ventana con las opciones. En la imagen del
ejemplo verás que tienes un interlineado de 1,5.
- Cambia a un interlineado de 1,0 seleccionando esta opción.
- Ya tendrás el párrafo con un espacio entre línea de 1,0.
Interlineado en un párrafo

3.5.- Sangría, viñetas y numeración

Otra opción que debes aprender a utilizar para dar un buen formato al texto es
el uso de la sangría, es decir, los espacios en los que escribimos el texto a partir
del margen izquierdo. Es decir, si escribimos directamente en el margen

Botón de Sangría
79
izquierdo de nuestra hoja o dejamos algún espacio entre éste y el inicio de nuestro
texto.
Si quieres aumentar la sangría, pulsa el botón Sangría de la barra de herramientas.
Observa que el texto inicia espacios delante del margen izquierdo, en este caso has
incrementado la sangría. Junto a este botón existe otro para decrecer la sangría.
Otra función que debes conocer es el uso de viñetas, que resulta muy útil, pues ayuda
a crear listas de una manera muy rápida y fácil. También sirve para identificar y
puntualizar ideas o comentario que quieres resaltar.
Basta con que selecciones las frases o párrafos del texto que quieres identificar con
viñetas y pulsar el botón Viñetas de la barra de herramientas.
Si quieres cambiar el estilo de la viñeta, por ejemplo, de la opción Punto a otro que te
guste más, despliega la ventana de opciones pulsando sobre la flecha del icono.
Selecciona una viñeta del estilo que más te guste, como puedes ver en la imagen.

Pantalla de viñetas

Si en lugar de viñetas, quieres

crear una lista numerada de los elementos del párrafo selecciona el
texto que quieres transformar en una lista y pulsa
el botón Numeración, de la barra de herramientas. También podrás
cambiar el estilo de la numeración, por ejemplo, entre números o
letras. Para ello despliega la ventana de opciones de Numeración y
selecciona el formato que quieras.

3.6.- Copiar y pegar

Pantalla de numeración
Probablemente, copiar y pegar son las funciones que más utilices en un
tratamiento de textos. Ambas las encontrarás en el botón Inicio de la barra de
herramientas, bajo la sección llamada Portapapeles.
Si por ejemplo tuvieras un pequeño párrafo y quisieras copiar una de sus frases, el
sistema para copiar y pegar es el siguiente:
- Selecciona la frase, palabra o párrafo que quieres copiar.

80
 - Pulsa la función Copiar de la barra de herramientas.
- Colócate en el lugar del documento donde quieres copiar esta frase y pulsa la
función Pegar de la barra de herramientas.
- Ya tendrás la frase copiada en el lugar que hemos seleccionado.
Si ahora lo que quieres es cortar tienes que seleccionar el texto que quieres cortar y
pulsa el botón Cortar de la barra de herramientas, representado por una tijera.

4. Formato de la página
Si quieres dar formato a una página o a todo el
documento en el que estés trabajando lo puedes hacer
a través de Diseño de página que está en la barra de
herramientas.
Colócate en la sección Configurar página, dentro de la Ampliar imagen
opción Diseño de página de la barra de herramientas.
Para cambiar o editar los márgenes de la página, pulsa el icono márgenes de la barra
de herramientas. Se desplegará una ventana de opciones y verás todas las que están
habilitadas. Generalmente el tratamiento de textos ofrece como preestablecida para
trabajar la opción Normal. Si quieres cambiar el margen tienes que seleccionar el que
más te interese para tu texto.
La función Orientación cambia el diseño de la página entre
horizontal y vertical. Es el icono de la barra de menú que muestra 2
hojas superpuestas una detrás de la otra. Generalmente los
tratamientos de textos dan como preestablecida la orientación
vertical para trabajar, ya que suele ser la más habitual. (Exam online)

Orientación de la página

4.1.- División en columnas

Con un tratamiento de textos puedes dividir una hoja o todo el
documento en 2 o más columnas, lo cual es muy útil cuando nos
encontramos editando diferentes tipos de textos que permiten
visualizar mejor el contenido.
Por ejemplo, si estuvieses realizando un catálogo de los productos
de tu empresa lo más normal sería utilizarla división de la página en
columnas. Para hacer esto sigue estos pasos:
- Colócate en el documento y pulsa el botón Columnas de la
barra de herramientas.

81
 - Despliega la ventana de Opciones.
- Selecciona Dos, por ejemplo. Ventana de 2 columnas

Verás que tu documento está dividido en 2 columnas

proporcionalmente iguales de tamaño. Puedes seleccionar
cualquiera de las opciones de división por columnas, de acuerdo a
lo que necesites en el documento.
Además, también puedes seleccionar la opción Más columnas del
menú de opciones. Se abrirá un nuevo menú donde se mostrarán
las distintas opciones de las columnas, pudiendo seleccionar el
número de columnas, el ancho, el espacio, etc. División por columnas

*Un control importante es el de Aplicar a, que nos permite

seleccionar qué sección del documento dividiremos en las columnas, si es Todo el
documento o de donde nos encontremos hacia adelante (De aquí en adelante).

4.2.- Salto de página y sección

Los tratamientos de textos te dan la opción de que
utilices la función Salto de Página, cuando quieres
cambiar a otra página una vez hayamos terminado
de escribir lo esperado en la actual. Es decir, si por
ejemplo tenemos un texto con 6 párrafos, pero te
interesa mostrar solamente 4 en la primera página
y el resto en la segunda, puedes insertar un salto
de página entre el cuarto y quinto párrafo.
Para ello colócate al inicio del segundo párrafo o al
final del primer párrafo, y pulsa el icono Saltos. Se
abrirá una ventana con las opciones. Por ej.,
selecciona Página, para marcar el punto en que
termina una página y se inicia la siguiente.
Saltos de página y de sección
De igual manera puedes incluir en tus documentos
saltos de secciones. Esta opción la utilizamos generalmente para dividir diferentes
capítulos de un mismo documento por secciones. Esto facilita la edición de cada
capítulo.
Para insertar un salto de sección, colócate al inicio de dónde quieres que se inicie una
nueva sección y pulsa Saltos de la barra de herramientas.
Colócate en la ventana llamada Saltos de sección, y selecciona la opción que te
interese para el documento.

4.3.- Encabezado y pie de página (Exam online)

82
Para insertar encabezados y pies de página a los documentos que estés escribiendo o
editando, debes seguir los siguientes pasos:
- Busca y selecciona en la barra de herramientas la viñeta
Insertar.
- Colócate en la sección Encabezado y pie de página.
- Pulsa Encabezado y se abrirá la ventana de opciones.
- Selecciona el tipo de encabezado, por ejemplo, el
encabezado llamado En blanco.
Encabezados
En tu hoja de trabajo aparecerá el espacio destinado para
escribir el encabezado. Recuerda que este encabezado es para todo el documento, por
lo que aparecerá en todo el documento.
Escribe el encabezado y podrás ver que la fuente es más clara y está sobre el margen
superior de la página. Normalmente un encabezado te servirá para insertar, por
ejemplo, el nombre del informe o la imagen corporativa de la empresa.
Si lo que quieres es insertar un pie de página, tienes que
seleccionar esa opción y se abrirá en la hoja de trabajo el
espacio para escribir el pie de página.
Escribe el pie de página en ese espacio. El pie de página, en
el documento, se situará bajo el margen inferior de la página.
Observa que la fuente es más clara que es resto del texto del
documento, como pasaba con el encabezado.

Pie de página
4.4.- Numeración de páginas (Exam online)
Si quieres que tu documento se encuentre con todas sus páginas
numeradas para darle una mejor presentación y más aún cuando es un
documento extenso, deberás pulsar Número de página y se abrirá una
ventana de opciones que muestra la ubicación del número en la página.
Selecciona, por ejemplo, Final de página como ubicación y se abrirá
otra ventana de opciones de donde escogeremos en qué posición de la
parte inferior de las páginas quieres el número. Selecciona, por
ejemplo, al Centro de la página. Número de página

En tu hoja de trabajo, verás al final de cada

página su número correspondiente y
centrado. Además, puedes seleccionar el
formato de numeración que más te guste de un
grupo de formatos prediseñados por el
procesador de textos.

83
 Formato número de página

5. Crear tablas
Colócate en la viñeta Insertar de la barra de herramientas y pulsa
el icono Tabla. Se desplegará una ventana para crear una tabla. Si
observas, hay una cuadrícula que permite elegir qué número de
columnas y filas quieres. En la imagen del ejemplo crearemos una
tabla con 3 filas y 3 columnas, por ello 3x3.
Observa en la barra de herramientas la opción de Herramientas
de tabla que te permitirá cambiar el aspecto de la tabla. Insertar tabla

Estilos tabla

Verás un gran número de opciones que te ayudarán a dar mejor aspecto a la tabla. Una
de las más importantes es Estilos de tabla, ya que de forma habitual los procesadores
de textos traen ya preestablecidos varios estilos para dar a la tabla que hemos creado.

5.1.- Formato de tablas

Puedes seguir cambiando el formato de la tabla hasta conseguir una buena
presentación de la información. Recuerda que en las empresas esta función es muy
utilizada, pues generalmente nos pedirán que mostremos datos cuantitativos o
información estructurada en nuestros documentos, sobre clientes,
ventas, etc.
Si quieres centrar la tabla en la hoja de trabajo, selecciona todas las
celdas de la tabla y pulsa el botón Centrar de la barra de
herramientas de la viñeta Inicio.

84
Si quieres además centrar la información en cada una de las celdas, selecciona
nuevamente toda la tabla y pulsa el botón derecho del ratón. Se abrirá una ventana
con diferentes opciones. Colócate en Alineación de celdas y se abrirá una ventana que
muestre las opciones.
Alineación de celdas
Si lo que quieres es disminuir o aumentar el tamaño de la columna,
pulsa el botón izquierdo del ratón en tamaño o hacia la derecha para aumentarlo. Iras
viendo cómo va cambiando el tamaño de la columna. Una vez llegues al tamaño que
necesitas, deja de presionar el botón del ratón.

6. Insertar imágenes
Selecciona la viñeta Insertar de la barra de
herramientas y verás la sección Ilustraciones, en
la que se encuentran los diferentes tipos de
imágenes o formas que puedes insertar.
Insertar imágenes
Pulsa en Imágenes prediseñadas y se abrirá en el
lado derecho de la pantalla una ventana con todas las imágenes prediseñadas que
contiene tu procesador de textos. Selecciona la imagen que quieras, y aparecerá en tu
hoja de trabajo la imagen.
Si observas la imagen, tiene puntos marcados en sus esquinas y en cada uno de los
lados. Cada uno de estos puntos sirve para hacer la imagen más pequeña, más grande
o para ensancharla o estrecharla. El punto verde se utiliza para girar la imagen sobre su
eje.
Cuando estés trabajando con imágenes, se abre en la barra de herramientas una nueva
viñeta llamada Herramientas de imagen, en ella se encuentran muchas opciones para
mejorar y editar las imágenes y formas que estemos insertando en el documento.

7. Buscar y reemplazar
En el tratamiento de textos puedes buscar automáticamente una palabra o frase en un
documento, esto es muy útil cuando quieres ubicar en el texto ciertos elementos de
interés, por ejemplo, usando una plantilla cambiar el nombre de un cliente.
Normalmente la opción de buscar viene referenciada por un icono con unos
prismáticos.

85
*Ejercicio resuelto: Abre la función Buscar y
reemplazar. Escribe la palabra, por ejemplo,
“Remplazar” y pulsa Buscar siguiente.
Automáticamente tu tratamiento de textos va
revisando el documento y buscando las
palabras indicadas. Poco a poco muestra donde
se encuentran estas palabras y si quieres
sustituirlas. Cada vez que quieras reemplazar
una de ellas pulsa en el botón de Reemplazar.
*Recomendación: Si quisiéramos sustituir todas
las palabras “Remplazar” por “reemplazar”, Buscar y Reemplazar
pulsa la tecla Reemplazar todos.

8. Crear gráficos
Ya has visto en la unidad anterior dedicada a las hojas de cálculo que podemos insertar
gráficos en nuestras hojas de trabajo. Lo mismo permite hacer un tratamiento de
textos.
Selecciona la opción Insertar y dentro de ella Gráfico, se desplegará un menú donde
podrás elegir entre varios tipos de gráficos ya predefinidos por el tratamiento de
textos.
Se abrirá una ventana
con una hoja de cálculo
para introducir los datos
correspondientes al
gráfico. Una vez
completado tienes la
opción de cambiar el tipo
de gráfico, modificar su
aspecto, etc. La forma de
trabajo es la misma que
has aprendido en la
Gráfico sectores
unidad anterior.

9. Ortografía y sinónimos

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Una parte muy importante cuando estés escribiendo o editando un documento es
cuidar la ortografía, evitar que haya errores de ortografía en el texto que has
trabajado. Los procesadores de textos poseen una herramienta que te permitirá
revisar la ortografía e incluso las construcciones gramaticales.
Pulsa el icono Ortografía y gramática. Si se identificaran errores en el documento se
abrirá una ventana que te dará a conocer todos los errores que se tienen, a medida
que automáticamente se va realizando la revisión.
Una vez que hayas seleccionado el idioma adecuado
(español, inglés, etc.) es cuando comienza la revisión
del documento.
Otra herramienta que te facilita la correcta escritura
sin recurrir a las mismas palabras en todo momento es
la función Sinónimos, que ayuda a identificar y sugerir
palabras con un significado similar a la que se ha
seleccionado.

10. Protección del documento e impresión

Hay momentos en los que debes
proteger el documento que has
creado y restringir su uso. Por
ejemplo, algunos documentos
puedes compartirlos con otras
personas, pero no quieres que lo
editen pues podrían cambiar la
información.
Proteger documento
Colócate en la pestaña Revisar
de la barra de herramientas y selecciona en el icono Proteger documento. Pulsa este
icono y se abrirá una ventana con las diferentes opciones de protección, es decir, la
restricción de formato o la de edición.
Para concluir, si lo que quieres es, que una vez terminado el trabajo, tener una copia
en papel de tu trabajo, tendrás que imprimirlo. Para ello: Pulsa el botón Office y se
desplegará la ventana con las principales funciones como abrir, guardar o imprimir.
Selecciona Imprimir. Se abrirá la ventana de controles de la función Imprimir. Puedes
imprimir todo el documento, la página actual (en la cual nos encontramos con el cursor
al momento de imprimir) o bien páginas determinadas.
Si quisiéramos un grupo de páginas determinado, entonces debes hacer lo siguiente:

87
 - Selecciona Páginas y escribimos de dónde a dónde quieres la impresión.
- Fíjate que dependiendo de los caracteres “coma” o “guión”, así será la
selección.
- Si usamos el guión (1-7), seleccionaremos todas las páginas entre 1 y 7.
- Si usamos la coma (1,7), estaremos seleccionando sólo las páginas 1 y 7.

Práctica: Redactar en 2 folios un texto que reúna una serie de condiciones.

TEMA 6: UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados de una forma sistemática para su uso posterior.
1. Bases de datos
En la actualidad, y debido al desarrollo de las nuevas tecnologías en
ámbitos como pueden ser la informática y la electrónica, la mayoría de
las bases de datos están en formato digital, lo cual ofrece muchas
posibilidades de solucionar el problema del almacenamiento de datos.
Existen una serie de programas llamados sistemas gestores de bases de
datos que permiten almacenar datos para acceder posteriormente a los mismos de
una manera rápida y estructurada.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos datos de distinto tipo algunos de
ellos pueden estar protegidos por las leyes de distintos países. En España, por ejemplo,
los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de
datos de carácter personal.
En el mercado, existe una amplia variedad de programas de bases de datos, tanto de
software libre como de pago, los más utilizados son los siguiente:
- Microsoft Access: Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para
los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y
orientado para ser utilizado en un entorno personal o en organizaciones de
pequeño-mediano tamaño.
- Oracle: Se trata de un sistema de gestión de base de datos objeto-relacional,
también conocido como ORDBMS (Object-Relational Data Base Management
System), desarrollado por Oracle Corporation. La valoración de Oracle es la de
considerarlo como uno de los sistemas de bases de datos más completos.
- FileMArker Pro: Es una aplicación multiplataforma que integra el motor de la
base de datos con la interfaz, esto permite que los usuarios puedan modificar la
base de datos al arrastrar elementos (campos, pestañas, botones…) a las
pantallas o formas que suministra la interfaz.

88
 2. Elementos básicos de una base de datos
2 formas básicas de iniciar una base de datos:
- Desde el botón Inicio que está situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla, debes situarte con el cursor y hacer clic sobre el botón
Inicio y se despliega un menú; al situar el cursor sobre Programas, aparece otra
lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, entonces debes
buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, haces clic en él, y se iniciará el
programa.
- Desde el icono de Access 2007 situado en el escritorio.
Cuando se inicia Access
aparece una pantalla
inicial como esta, donde
puedes ver cuáles son sus
opciones fundamentales.

Para cerrar Access 2007, Pantalla inicial de Access

puedes utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
- Hacer clic en el botón Cerrar.
- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
- Hacer clic sobre el botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

2.1.- Barra de título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estás
trabajando en este momento.
En el extremo de la derecha podrás ver los botones para Minimizar, Maximizar /
Restaurar y Cerrar.
También hay una barra de acceso rápido en la que se incluyen las operaciones más
habituales de Access como pueden ser Guardar, Imprimir o Deshacer. (Exam online)
Esta barra puede personalizarse, es decir, podrás añadir todos los botones que
quieras. Para ello puedes hacer clic en la flecha desplegable situada en la derecha y
aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.
Si pulsas en Más comandos, entonces se abrirá un cuadro de diálogo desde donde
podrás añadir otras acciones que vas a ir viendo a lo largo de la unidad.

89
2.2.- La barra de tareas
La barra de tareas contiene todas las opciones del programa presentadas de forma
agrupada en pestañas. Si haces clic en la opción Crear, por ejemplo, verás aquellas
operaciones que están relacionadas con los diferentes elementos que se pueden crear
a través de una base de datos.
En general, puedes hacer todas las operaciones a partir de estos menús. Pero las que
son más habituales puedes añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en
el apartado anterior.
Puede ser que en algunos momentos algunas opciones no estén disponibles, las
podrás reconocer porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman parte de la barra pueden ir cambiando según el momento en
el que te encuentres cuando estés trabajando con Access. Es decir que está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que te serán más útiles en cada una de las
pantallas.
Si pulsas la tecla ALT entrarás en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad de que
tengas que utilizar el ratón para ello.

Modo de teclado

Aquellas opciones que no estén disponibles en este momento se muestran

semitransparentes.
Si quieres salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces
doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra de minimizará y ocupará menos
espacio. De esta forma sólo aparece el nombre de las pestañas y las opciones
quedarán ocultas. Las opciones volverán a aparecer cuando vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña.
*Recomendación: Para tener la pantalla dividida en 2 partes: Primero debes pulsar con
el botón derecho sobre cualquier parte vacía de la barra de tareas, en la parte inferior
de la pantalla. A continuación, elegir la opción Mostrar ventanas en paralelo.

3. Crear, abrir y cerrar una base de datos

90
Vamos a explicar cómo se ha de crear una base de datos y los pasos que has de realizar
para:
- Abrir una base de datos.
- Cerrar una base de datos que hemos creado previamente.

3.1.- Crear y cerrar una base de datos

En primer lugar, si quieres crear una nueva base de datos debes
seguir los siguientes pasos:
-Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón Office que aparece a la
derecha de la pantalla.
-Entonces te aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft
Office Access.
-A continuación, debes seleccionar la opción Base de datos en
blanco.
-En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para
crear una base de datos basada en ella. A continuación, aparecerá
en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
-Ahora deberás indicar el nombre del archivo que tendrá tu base
Nueva base de datos
de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo
puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación.
-Entonces se abrirá un cuadro de diálogo donde indicarás el nombre de la base de
datos que estás creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro nombre de archivo
debes escribir el nombre que quieres poner a tu base de datos. A continuación, debes
hacer clic en el botón Aceptar.
-Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft
Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparece la ruta y el nombre
que escogiste. Ahora pulsa el botón Crear para crear la base de datos.

91
 -Es importante que conozcas la tabla de trabajo que se abre al crear una base de

Tabla de trabajo

datos.
-Automáticamente se habrá creado nuestra nueva base de datos, a la cual Access le
asignará la extensión .accdb. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que
puedas empezar a rellenar los datos. Una tabla es el elemento fundamental de
cualquier base de datos, ya que el resto de objetos se crean a partir de éstas.
-Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, donde
podrás seleccionar todos los objetos que deban crearse dentro de la base de datos. En
principio solo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo si haces clic en el botón Ocultar. Si despliegas la cabecera del panel
podrás elegir qué objetos mostrar y de qué forma.
-Puedes cerrar una base de datos de varias formas:
 Cerrando Access: Ir al botón de Office y pulsar el botón Salir de Access o bien
hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de datos.
 Sin cerrar Access: En el botón de Office, elegir la opción Cerrar Base de datos.

3.2.- Abrir una base de datos (Exam online)sen

Puedes abrir una base de datos que ya existe desde 3 sitios distintos:
- Desde el botón de Office: haces clic en el
botón de Office y eliges la opción Abrir.
- Desde los documentos recientes del botón de
Office: Si despliegas el botón de Office donde
se muestran las últimas bases de datos que se
abrieron bajo el título de Documentos
recientes, puedes hacer clic en la que quieras
abrir.
- Desde la ventana de introducción a Microsoft
Office Access: Si abres Access desde su icono
situado en el escritorio o desde Inicio 
Todos los Programas, aparecerá la pantalla de

Abrir una base de datos

92
 Introducción a Microsoft Office Access. En la parte derecha verás el marco Abrir
Base de datos reciente.

Abrir base de datos reciente: En cualquiera de los casos en los que no selecciones una
base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el
archivo y elijas la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir la
carpeta solo has de hacer doble clic sobre ella y entonces ésta se situará en el cuadro
superior Buscar en, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de
dicha carpeta.
Debes hacer clic sobre la Base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro
nombre de archivo y hacer clic sobre el botón Abrir. También puedes hacer un doble
clic sobre la Base de datos y ésta se abrirá directamente.

4. Operaciones con tablas de datos

Para crear una tabla de datos
tienes que hacer clic en la pestaña
Crear y así poder ver sus opciones.
En el marco Tablas podremos
seleccionar las siguientes
opciones:
-Si pulsas en el botón Tabla se
abre la Vista Hoja de datos, que
consiste en introducir
directamente los datos en la Crear una tabla
tabla y según el valor que vayamos anotando en la columna se determinará el tipo de
datos que tiene.
-A través de Plantillas de Tabla se va a crear una tabla de entre un listado que ya viene
definido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
-Las listas de SharePoint consisten en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos que están almacenados en la lista
o tabla con otras personas que tengan acceso al mismo sitio. (Exam online)

93
-Ahora explicaremos la forma de crear una tabla en Vista diseño. Este método consiste
en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que va a
tener y otros elementos como claves, etc.

4.1.- Dar formato a la tabla desde la vista de diseño

Una forma rápida de llegar a la vista diseño es seleccionando la
vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de
Vista Diseño situada en la barra de estado.
Ahora verás que aparecerá la Vista de diseño de la tabla:
-En la pestaña verás el nombre de la Tabla (como no hemos
asignado un nombre a la tabla, la hoja de cálculo le ha asignado un
nombre por defecto que es Tabla1).
-A continuación, se encuentra la rejilla donde definiremos las
columnas que forman la Tabla, se utiliza una línea para cada una de
las columnas, así en la primera línea o fila de la rejilla definirás la
primera columna de la Tabla y así de forma sucesiva.
-En la parte inferior tienes situadas a tu izquierda 2 pestañas,
General y Búsqueda, para definir propiedades del campo, es decir,
características adicionales de la columna que estás definiendo. Dar formato a la tabla

-A la derecha tienes un recuadro con un texto que nos ofrece ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo, en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior
derecho nos indican que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. De
esta forma irás rellenando la rejilla y definiendo cada una de las columnas que
compondrá la Tabla.

4.2.- Campos de una tabla

En la primera fila puedes escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla Intro,
pasas al tipo de datos, que por defecto aparece texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo, puedes hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha
y elegir otro tipo.
Observa cómo una vez que tengas algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para
poder señalar más características del campo. A continuación, pulsa la tecla Intro para ir
a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla ya
que solo sirve para introducir un comentario, como puede ser una descripción del
campo de forma que así la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué
debe escribir, este comentario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

94
Repite el proceso hasta completar la definición de todos los campos o columnas de
la Tabla.
¿Qué es la clave principal?: Antes de guardar la tabla debes asignar una clave
principal. La clave principal proporciona un valor único para cada una de las filas de la
tabla y te servirá como identificador de registros para poder saber sin cometer errores,
el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero
podemos tener una clave principal formada por más de un campo.
¿Cómo puedes asignar una clave principal?:
- Haz clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
- Haz clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña
Diseño.
- A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que te indica que
dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave
principal basada en varios campos, seleccionas los campos pulsando
simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados
todos los campos pulsas clic en el botón Clave principal.

Asignar clave principal

*Recomendación: Un campo o combinación de campos que forman la clave principal

de una tabla no puede contener valores nulos y no puede haber 2 filas en la tabla con
el mismo valor en el campo/s clave principal. Si insertar una nueva fila con valores que
infrinjan estas 2 reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un
error de este tipo:

4.3.- Guardar una tabla

Para Guardar una tabla puedes:
- Ir al botón de Office y elegir la
opción Guardar o hacer clic sobre el
botón Guardar de la barra de

95
 acceso rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el
siguiente cuadro de dialogo:
- Haces clic sobre el botón Aceptar.
- Escribes el nombre de la tabla.
Si no has asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
diálogo que te avisa de ello, y te pregunta si quieres que se cree una, si decimos que
“Sí”, nos añade un campo y lo define como clave principal. Si decimos que “No”, se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatoria.
Para cerrar una tabla:
- Haz clic con el botón derecho sobre la pestaña con el
nombre de la Tabla.
- Selecciona Cerrar en el menú emergente.

4.4.- Modificar tablas de datos

Ahora aprenderás las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición
de una tabla como los datos que se han introducido en ella.
Si una vez que has creado una tabla, quieres cambiar algo de su definición (por ej.:
añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc.) tendrás que modificar su diseño:

- Abrir la base de datos donde se encuentra la

tabla a modificar.
- Hacer clic con el botón derecho sobre la
Tabla que queremos modificar y seleccionar
Vista Diseño en el menú.
Para modificarla definición de un campo, debes
posicionarte con el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las modificaciones necesarias.
Modificar el diseño de una tabla
Para añadir un nuevo campo, debes ir al final de la
tabla y escribir la definición del nuevo campo o bien, situarte en uno de los campos ya
creados y hacer clic en la pestaña Diseño, en este caso el nuevo campo se insertará
delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo, posicionarte en el campo y hacer clic en la pestaña Diseño o
bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su margen
izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

96
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo
también se eliminarán. Por último, debes guardar la tabla.

4.5.- Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, puedes elegir entre:
- Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla situándote en el panel de
exploración.
- Desde el panel de exploración hacer clic con el botón derecho sobre la tabla a
rellenar y seleccionar la opción Abrir del menú.
*Recomendación: Si estas en la vista de Diseño de tabla, haces clic sobre el botón
Vistas de objeto y debes elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o Diseño.
En los 3 casos aparecerá la ventana Hoja de datos:
- Cada fila te servirá para introducir un registro.
- A continuación, escribes el valor del primer campo del registro.
- Pulsas Intro para ir al segundo campo del registro.
- Cuando termines de introducir todos los campos del primer
registro, pulsa Intro de nuevo para introducir los datos del
segundo registro y así sucesivamente.
- En el momento en el que cambies de registro, el registro que
estabas introduciendo se almacenará de forma automática, por
lo que no es necesario que guardes los registros de la tabla.
- Por último, debes hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar
con esta tabla.

4.6.- Borrar un registro entero. Desplazarse dentro de una tabla

Si quieres borrar un registro debes seleccionarlo haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro.
De esta forma, el registro quedará seleccionado. A continuación, debes pulsar la tecla
Supr del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel registro
de la pestaña Inicio.
Si lo que quieres es modificar algún valor introducido tienes que situarte sobre el
valor a modificar y volverlo a escribir.
Si quieres cambiar algo de la estructura de la tabla, tienes que situarte en la pestaña
Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.
Para desplazarte por los diferentes registros de una tabla puedes utilizar la barra de
desplazamiento:

97
La barra nos indica en qué registro estamos situados y el nº total de registros que tiene
la tabla.
En la siguiente imagen en el recuadro en blanco nos está
diciendo 3 de 3, es decir, el registro actual es 3 y el nº total de Desplazarse dentro de una tabla
registros es 3.
También puedes desplazarte por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
flecha abajo, arriba, izquierda y derecha en el teclado.

4.7.- Buscar datos

Para que puedas hacer uso de esta
herramienta debes visualizar los
datos con la vista Hoja de datos, a
continuación, debes posicionarte con
el cursor en el campo donde quieras
buscar y finalmente hacer clic en el
botón Buscar de la pestaña Inicio.
Aparecerá entonces el cuadro de
diálogo Buscar y Reemplazar.
Buscar datos
En el cuadro en blanco que aparece
seguido de Buscar puedes escribir el valor a buscar.
En el cuadro en blanco que aparece seguido de Buscar en indicas el campo donde se
encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en
ese momento. Si queremos que busque en otro campo seleccionamos de la lista
desplegable el nombre de la tabla.

En el cuadro que aparece al lado de Coincidir eliges entre estas 3 opciones:

- Hacer coincidir todo el campo para que de esta forma el valor que buscas
coincida exactamente con el valor introducido en el campo.
- Cualquier parte del campo para que el valor que buscar se encuentre en el
campo, pero no tiene por qué coincidir exactamente con él.
- Comienzo del campo para que el valor que estás buscando sea la parte inicial
del campo.
Después puedes indicarle Buscar con varias opciones:
- Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
- Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que
estamos situados.
- Abajo para buscar a partir del registro en el cual estamos situados y hasta el
último.

98
4.8.- Reemplazar datos
Si quieres sustituir un valor por otro debes utilizar la opción Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debes visualizar los datos, como ocurría en el
apartado anterior con Buscar datos, con la vista Hoja de datos a continuación
posicionarte con el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente
hacer clic en el botón Reemplazar dentro del marco Buscar (que está representado por
unos prismáticos) en la pestaña Inicio.
También puedes hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la
pestaña Reemplazar.
Ahora te mostramos una imagen en la que verás el cuadro de diálogo con las opciones
descritas:

Reemplazar datos

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para Buscar y además hay un
cuadro para que puedas introducir el valor de sustitución situado al lado de
Reemplazar por: (Exam online)
También hay un botón Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en
ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el de sustitución. (Exam online)
Si activas la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar
entre mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, si buscas Sara no encontrará sara).
Si haces clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda, se posicionará
en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si quieres seguir la
búsqueda, haces clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar
todos los valores que buscamos.

99
4.9.- Propiedades de los campos
Debes saber que cada campo de una tabla tiene una serie de
características que proporcionan un control adicional sobre la
forma de funcionar que tiene el campo. Las propiedades
aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista diseño de
tabla una vez que has seleccionado un campo.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, una
pestaña General donde puedes indicar las características
generales del campo y otra pestaña denominada Búsqueda en
la que podemos definir una lista de valores para el campo.
Propiedades de las que sipones según los diferentes tipos de datos:
- Tamaño del campo: Para los campos texto, esta propiedad establece el nº
máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por
defecto de 50 caracteres y con un valor máximo de 255.
- Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para elegir la forma de presentar
los datos en pantalla o en un informe.
- Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada
de datos y para controlar los valores que cada uno de los usuarios puede
introducir.
- Título: Puedes utilizar esta propiedad para indicar cómo queremos que se
visualice la cabecera del campo.

5. Consultas
Las consultas son los elementos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultar:
- Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran los datos de una tabla que cumplen con unos criterios especificados.
Una vez obtenido el resultado puedes consultar los datos para modificarlos.
(Exam online)
- Consultas de acción. Son consultas que suponen cambios en los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
creación de tablas y de datos anexados.
- Consultas específicas de SQL (Lenguaje de Consulta Estructurado). Son
consultas que se han de definir directamente en SQL.
Para crear una consultar debes seguir los siguientes
pasos:

100
  Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
 Hacer clic en el botón Diseño de consulta en la pestaña Crear.

5.1.- Consultas de resumen y de referencias cruzadas

En una base de datos como Access puedes definir un
tipo de consultas que se denominan consultas
de resumen porque las filas resultantes son un
resumen de las filas del origen de la consulta.
Es importante que entiendas que las filas del
resultado de una consulta de resumen tienen una
naturaleza distinta a las filas de las demás tablas
resultantes de otras consultas, ya que se Consultas de resumen
corresponden con varias filas de la tabla origen.
Podrás hacer una consulta de resumen haciendo clic sobre el botón Totales en la
pestaña de Diseño.
Todas las columnas que incluyas en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila.
Ese valor le mostrará a la base de datos qué hacer con los valores contenidos en el
campo incluido en la fila Campo.
En segundo lugar, para realizar consultas de referencias
cruzadas tienes que hacer clic en el botón Asistente para
Consultas que se encuentra situado en la pestaña Crear, si nos
acercamos a la pestaña nos explicará en qué consiste
el Asistente para consultas como te mostramos en el siguiente
modelo: (Exam online)
En esta ventana te pedirá que introduzcas el origen de la Consultas de referencias cruzadas

consulta, es decir, la tabla o consulta de donde cogerá los datos.

En el apartado Ver puedes elegir si quieres ver la lista de todas la Tapas, la lista de
todas las Consultas o Ambas.

5.2.- Consultas de acción y consulta de creación de tabla

Las consultas de acción son consultas que te permiten realizar cambios en los datos
guardados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir
de los registros incluidos en otra/s, modificar los datos guardados, insertar nuevos
registros o eliminarlos.
*Recomendación. Es importante que sepas que antes de hacer definitiva la
modificación aparece un cuadro de diálogo para confirmar la operación, dándote otra
oportunidad por si quisieras cancelar la operación.

101
En cuanto a la consulta de creación de tabla, se suele utilizar para crear tablas de
trabajo, tablas intermedias, para realizar una determinada tarea y cuando hemos
terminado esa tarea las borramos. También puede servir para sacar datos que ya
tenemos en otras tablas y enviarlos a otra persona en una nueva tabla, o para crear
copias de nuestras tablas.
Las consultas de creación de tabla son consultas que sirven para guardar en una nueva
tabla el resultado de una consulta de selección.
Para que puedas crear una consulta de creación de tabla abrimos una nueva consulta
en Vista diseño. Añades la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos que
después vas a incluir en la nueva tabla.
Puedes diseñar la consulta como una de selección normal de tal forma que en el
resultado de esa consulta aparezcan justamente los registros que queremos guardar
en la nueva tabla.
A continuación, haz clic en el
botón Crear Tabla de la pestaña
Diseño:
Finalmente, cuando aparece el
cuadro de diálogo Crear tabla,
escribimos en el recuadro que
aparece a continuación de
Nombre de tabla: el nombre de la Consulta de creación de tabla
nueva tabla, y por último hacemos
clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta.

6. Los formularios (Exam online)

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta.
Puedes crear un formulario desde la pestaña Crear. La opción de Diseño del
formulario abre un formulario en blanco y al que puedes ir incorporando los distintos
objetos que quieras que aparezcan en él.
Pero en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto formulario o
utilizar el asistente y después, sobre el formulario creado, modificar el diseño para ir
ajustándolo a nuestras necesidades.
Algunas opciones que se muestran son:
- El Asistente para formularios utiliza un
asistente que te va guiando paso por paso en
la creación de un formulario.

102
 - Formulario consiste en crear un nuevo formulario de forma automática, que
contiene todos los datos de una tabla o consulta que hayas seleccionado en el
panel de exploración.
- Si haces clic en Gráfico dinámico se te abrirá un formulario en blanco basado
en la utilización de gráficos dinámicos.

6.1.- El asistente para formularios

Puedes acceder al asistente para formularios
si haces clic en la opción Asistente para
formularios que puedes ver en la imagen
anterior, al desplegar las opciones que hay
dentro de la pestaña Más formularios.
Entonces te aparece la primera ventana del
asistente, como se ve en la imagen:
En esta ventana te pide que incluyas los
campos que quieras introducir en el
formulario.
Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos, en el
desplegable del cuadro que aparece debajo de Tablas/Consultas, que será el origen
del formulario. Si quieres sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta
en la que se incluyan esos datos y posteriormente elegir como origen del formulario
esa consulta.
A continuación, seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre
el campo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos
equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.
Una vez que hayas seleccionado la distribución definitiva pulsas el botón Siguiente y
aparecerá la siguiente pantalla de Distribución de datos. En esta pantalla elegimos
la Distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece
en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. Si
pulsas Siguiente, podrás elegir el estilo que le deseas dar al formulario y una vez
elegido, pulsas de nuevo Siguiente y aparecerá la última pantalla para ponerle el título.
Y así ya tendrás tu formulario.

7. Los informes

103
Diferencia entre el formulario y el informe: En los formularios los datos que aparecen
en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir y en los informes se pueden agrupar
más fácilmente la información y sacar totales por grupos. Los informes sirven para
presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La forma
de elaborar el informe es muy similar a la del formulario, las opciones son muy
parecidas. (Exm onlin)
En primer lugar, para que puedas crear un
informe debes posicionarte en la sección
Informes que encontrarás en la pestaña
Crear.
En esta pestaña hay varias opciones: Crear un informe

- Diseño de informe: Abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos

que ir incorporando los distintos elementos que quieras que aparezcan en él.
Como en el caso del formulario, es más cómodo y rápido crear un autoinforme
o utilizar el asistente y después, sobre ese informe que has realizado, modificar
su diseño para adaptarlo a tus necesidades.
- Asistente para informes: Utiliza un asistente que te va guiando paso por paso
en la creación del informe.
- Informe: Consiste en crear un nuevo informe que contiene todos los datos de
la tabla o consulta que hayas seleccionado en el panel de exploración.
- Informe en blanco: Te abre un informe en blanco en vista presentación.

7.1.- Asistente para informes

Puedes acceder al asistente para formularios si
haces clic en la opción Asistente para
informes que puedes ver en la imagen
anterior.
Entonces te aparece la primera ventana del
asistente, que te pide introducir los campos a
incluir en el informe.

Asistente para informes

Primero debes seleccionar la tabla o consulta
de donde cogerá los datos en el desplegable del cuadro que aparece debajo de
Tablas/Consultas, que será el origen del informe. Si quieres sacar datos de varias
tablas lo mejor será crear una consulta en la que se incluyan esos datos y
posteriormente elegir como origen del informe esa consulta.

104
A continuación, seleccionamos los campos a incluir en el informe haciendo clic sobre el
campo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos
equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

7.2.- Agrupamiento y ordenación de los registros

Ahora puedes agrupar los registros que aparecen en el informe por conceptos y para
cada concepto añadir una cabecera y un pie de grupo, de tal forma que podrás
visualizar los totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, haz clic sobre el
campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón >, o directamente haz
doble clic sobre el campo.
En la parte de la derecha aparecerá un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe y en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para
cada registro.
Si quieres cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos, la flecha hacia arriba
que sube el grupo seleccionado un nivel y la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

En cuanto a la ordenación de los registros: En la

pantalla que te mostramos a continuación podemos
elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos
de ordenación. En primer lugar, debes seleccionar el
campo por el que quieres ordenar los registros que
saldrán en el informe, y si quieres una ordenación
ascendente o descendente. Puedes elegir un tipo de
ordenación diferente en los distintos campos de
ordenación. (Exam online)
En cuanto a la distribución de los registros si Ordenación de los registros
hacemos clic sobre el botón Siguiente> aparece una pantalla en la que podemos elegir
la distribución de los datos en el informe. Al elegir una en concreto en la parte
izquierda de la pantalla aparecerá un dibujo de cómo quedaría el informe con esa
distribución elegida. También podemos elegir entre una Impresión vertical o apaisada.
Si le damos a Siguiente aparecerá la última pantalla en la que pondremos el título al
informe.

105
Al pulsar Finalizar aparecerán dos opciones posibles, la primera el poder visualizar
cómo quedará finalmente el informe y la segunda en la que te pregunta si quieres
volver a modificar el diseño del informe.

8. Las macros
Las macros son un método sencillo para llevar a cabo
una o varias tareas básicas como abrir y cerrar
formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas,
ejecutar informes, etc.
Si quieres crear una macro es un proceso fácil. Solo
tienes que hacer clic en el botón Macro de la pestaña
Crear.
Se te abrirá la Vista de diseño de Macro. Crear una macro
Por ejemplo, podríamos definir una macro que abra un
formulario cuando el cliente haga un clic en un botón, o una macro que abra una
consulta para cambiar el envase utilizado en nuestros productos.
Para definir una macro, debes indicar una acción o conjunto de acciones que
sistematizarán un proceso. Es decir, que cuando ejecutes una macro, el proceso se
realizará de forma automática.

8.1.- Vista de diseño de macro

Como verás esta ventana es similar a la de Vista de Diseño
de tabla, la diferencia es que ahora en vez de campos lo que
definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podrás observar, al principio está formada por 2
columnas: Acción y comentarios, aunque puede que
aparezca también la columna Argumentos.
En la columna Comentario puedes escribir una pequeña
descripción sobre el porqué de la acción o un comentario
sobre sus consecuencias o efectos.
Al seleccionar una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda
aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.
Puedes añadir las acciones que consideres, y en el orden que quieras que se ejecuten.

106
*Recomendación: Deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las
acciones. Por ej., si tienes 2 acciones, entre varias, que abren y cierran un formulario.
El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrarlo, por lo que la
acción de apertura debe ir antes de la de cierre.
En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar
acciones nuevas entre dos ya existentes o Eliminar una acción.
Puedes cambiar el orden en el que se encuentren las acciones seleccionando algunas
de ellas y arrastrándolas sin soltar el ratón para colocarlas en otra posición.

9. Herramientas de una base de datos

Herramientas que permitirán mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando
y corrigiendo errores de diseño, reparando la base de datos, junto a otras
herramientas que permitirán documentar la base de datos, hacer copias de seguridad,
etc.
-La herramienta Analizar tabla te permite detectar errores en el diseño de nuestras
tablas.
Para ejecutar la herramienta, te
debes posicionar en el
menú Analizar tabla de la
pestaña Herramientas de Base de
Herramientas de Access
datos.
-La opción de Analizar Rendimiento permite analizar todos los elementos que tienes
definidos en tu base de datos, te dará varios consejos sobre los cambios que deberían
realizarse para obtener un mayor rendimiento en tu base de datos. Puedes acceder
desde la pestaña Herramientas de Base de datos, y seleccionando Analizar
rendimiento.
-El Documentador: Es muy útil poder tener documentada toda la información sobre las
características que tiene cada uno de los objetos que forman nuestra base de datos,
sobre todo si tenemos una base de datos amplia y/o trabajan varias personas en el
mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, Microsoft Access nos
proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.
Nosotros indicaremos qué objetos y cuáles de
sus características queremos documentar
y Access obtendrá toda la información de tal
forma que después lo podamos imprimir y
archivar.

9.1.- Compactar y reparar

107
Accedemos al botón de Office, seleccionamos la opción Administrar y hacemos clic
sobre Compactar y reparar Base de Datos.
El archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso a
medida que trabajamos en él, insertamos, modificamos y eliminamos objetos y datos,
por lo que trabajar con la base de datos puede hacerse muy lento a medida que pasa
el tiempo. Esta herramienta te resultará muy útil para revisar nuestra base de datos.
*Copia de seguridad. Si quieres realizar una
copia de seguridad solo tendrás que acceder al
botón de Office, seleccionar la opción
Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de Compactar y reparar
seguridad de la base de datos.
*Para convertir una base de datos. Selecciona
el botón de Office, luego Guardar como y
finalmente selecciona el formato al cual
quieras transformar la base de datos. Esta
opción te permite cambiar el formato de la
base de datos para que sea compatible con
otras versiones de Microsoft Access. (Exam
Convertir base de datos
online)

9.2.- Importar y exportar datos

Microsoft Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya
rápidamente.

Para ello, sólo tendrás que posicionarte en la pestaña Datos externos, una vez allí,
seleccionas una opción de la sección Importar.
Aquí puedes seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos
importar.
Si quieres importar objetos de una base de datos a otra tienes que hacer clic en el
botón Access.

108
Para enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un
archivo de otro tipo, por ejemplo, de texto, selecciona una de las opciones que
encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.
A través de estos comandos podrás copiar tablas, informes, formularios, macros y en
definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del
objeto en otro lugar.
Para utilizar esta opción solo tendrás que seleccionar el objeto y ejecutar Exportar.
Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas,
informes o formularios a otras aplicaciones como Microsoft Word o Excel.

Práctica: Elaborar una base de datos de hasta 20 clientes.

TEMA 7: GESTIÓN DE ARCHIVOS AUDIOVISUALES (NO ENTRA EN EL EXAMEN)

La gestión de archivos audiovisuales consiste en el volcado de las imágenes grabadas
en una cinta o tarjeta al ordenador.

1. Windows Movie Maker

A través de un programa informático montamos las imágenes manipulándolas como
archivos.
Una vez creado nuestro montaje, se vuelca en el formato de destino, que puede ser un
DVD o un archivo comprimido, entre otros.

Hoy en día existen varios programas informáticos utilizados para la edición no lineal:
- Pinnacle Studio.
- Nero Vision.
- Windows Movie Maker.
Este último programa lo vamos a ver de forma más detallada en el siguiente apartado.

1.1.- Abrir Windows Movie Maker

Para poder entrar a Windows Movie Maker deberás colocarte en el botón de Inicio. A
continuación, seleccionas Todos los programas. Y por último haz clic sobre Windows
Movie Maker.

109
Has de tener en cuenta cuál es el sistema operativo de tu ordenador, ya que puede
que este programa no sea del todo compatible. Por ejemplo, si utilizas un sistema
operativo como Windows Vista deberás utilizar Windows Live Movie Maker.
1.2.- Área de trabajo
Cuando abras el programa te encontrarás con una ventana de trabajo, compuesta de
menús, barras de herramientas, columnas, botones de acceso, etc.
Es lo que se llama interfaz y tiene
características distintas según el
programa o software que se trate,
como ya has podido ver en unidades
anteriores.
En esta imagen puedes ver las
distintas áreas y funciones que nos
ofrece la pantalla de Movie Maker.
A continuación, te explicamos de forma más detallada la estructura del área de trabajo
según la imagen de la pantalla que te mostramos: (Exam online)
 Barra de Menús: desde aquí accederemos a todas las funciones del programa.
Está compuesto por archivo, edición, ver, herramientas, clip, reproducir y
ayuda.
 Barra de Herramientas: nos permite un acceso rápido a las funciones más
comunes como por ejemplo nuevo proyecto, abrir, proyecto, etc.
 Panel Tareas/Colecciones: en este panel puedes seleccionar entre tareas y
colecciones, haciendo clic en los botones respectivos.
 Tareas de película: permite distintas opciones cuyas funciones irás viendo a
través de la unidad. Las principales son capturar vídeo, editar película y finalizar
película.
 Panel Contenido: aquí podrás ver tus clips u otros archivos de sonido e imagen
que hayas importado al proyecto.
Aunque Movie Maker sea un programa para la edición de vídeos te permite importar
no solamente vídeos, sino también imágenes, archivos de audio e incluso música.
1.3.- Monitor y panel guión gráfico/línea de tiempo
En la parte derecha de la pantalla de trabajo encontrarás un monitor en el
cual podrás ver tanto los clips importados al panel Contenido, como a la
edición del proyecto en el Guión Gráfico/Línea de tiempo
En segundo lugar, en la parte inferior de la pantalla de trabajo encontrarás el
panel Guión Gráfico/Línea de Tiempo donde puedes colocar tus clips para su
edición. Este panel te ofrece dos modalidades de visualización:
 Guión Gráfico.
 Línea de Tiempo. Te lo mostramos en la siguiente imagen:

110
1.4.- Abrir, crear y guardar
Cada vez que abras el programa Movie Maker te encontrarás con un nuevo proyecto.
La barra de título te indicará el nombre del proyecto que en ese momento esté abierto
para trabajar con él.
Si quieres abrir uno ya existente, lo puedes hacer de 2 maneras: (Exam online)
- Desde la barra de menú Archivo, haciendo clic en Abrir proyecto.
- Desde el botón Abrir en la barra de herramientas.
En la barra de título podrás ver el proyecto abierto. Dado que en este caso
iniciaríamos un nuevo proyecto, simplemente lo que harás es pulsar el botón Abrir en
la barra de herramientas. Una vez hecho esto, vamos a guardarlo aún sin haber hecho
nada en él para asegurarnos de trabajar sobre uno nuevo.
Guardamos el proyecto y elegimos un
nombre, en este caso Ejemplo.
*Importando Archivos:
Vamos abrir nuestro proyecto Ejemplo, pero esta vez recurriendo a las teclas de atajo,
esto es, pulsando a la vez la tecla de función CTRL + O.
Los archivos de proyecto en Movie Maker tienen la extensión .mswmm

Una vez abierto vamos a importar un archivo de vídeo, audio o imagen. Hay 3 opciones
para hacerlo:
- Importar en colecciones desde Menú archivo.
- Importar desde el Panel Vista Tareas.
- Arrastrar desde una ubicación del ordenador al Panel Colecciones.

2. Las colecciones: crear, renombrar y borrar

111
Con cada vídeo que importes se creará una colección
nueva. Si te encuentras en la opción de Vista
de Colecciones, pulsa el botón Colecciones para verla.
Fíjate que se ha creado una colección con el mismo
nombre del archivo importado. En este caso al estar
trabajando con archivos en inglés, todos con el mismo
nombre, el programa ha ido creando una lista numerada.
En un proyecto puedes trabajar con varias colecciones y
para reconocerlas mejor te convendría renombrarlas. Para hacer esto, ve a la columna
izquierda y elige una Colección para cambiarle el nombre. Una vez hecho esto
selecciónala y con el botón derecho del ratón pincha sobre ella para que se despliegue
el menú contextual. Selecciona Cambiar nombre y escribe el que quieras.
También puedes borrar una colección. Colócate en la colección que quieres borrar y
presiona la tecla SUPR, o como en el caso anterior con el botón derecho del ratón en el
menú contextual, elige Eliminar.
Al borrar una colección, en ningún caso se borran los archivos originales, por lo que
puedes importarlos otra vez.

3. Ajuste del tamaño de los paneles

Para que puedas realizar el ajuste de paneles colócate en el borde
azul de algún panel hasta que el cursor cambia de forma a una de
flechas de doble-dirección.
Al hacer clic y arrastrar, se mostrará una línea sombreada
indicándote la posición antes de soltar y dejar definitivamente el
nuevo tamaño del panel.
*Recomendación: Para conseguir la mejor vista de un clip o lo que
estés editando conviene verlo en pantalla completa. Para hacer
esto, debes pulsar el botón de pantalla completa en el monitor.
4. Visualizar colecciones (Exam online)
Primero vamos a abrir nuestras colecciones desde el panel contenido para seleccionar
la que insertaremos en nuestra Línea de Tiempo/Guión Gráfico.
En primer lugar, debes hacer clic sobre el archivo de vídeo para verlo
en el monitor y vamos a reproducirlo desde los controles para ver su
contenido antes de llevarlo a nuestra línea de tiempo.
Como puedes ver, tiene los botones habituales de cualquier
reproductor: Avanzar, Parar, Pausa, etc.

112
Harás lo mismo con todos los archivos que consideres para estar seguro que son
aquellos los que realmente necesitas. En el caso de que se trate de un archivo de
imagen, los controles estarán desactivados, ya que no es posible reproducirla en este
momento.
*Si quieres ir más rápido para ver el vídeo puedes hacerlo mediante un botón
Deslizante, como puedes ver en la imagen, un pequeño botón sobre los controles con
los dos bordes en verde, que te permite avanzar o retroceder en el clip de vídeo con el
que estés trabajando en ese momento.

5. Editando
Lo primero que has de hacer para la edición es colocar los
archivos en la línea de tiempo. Si se encuentran en el modo guión
gráfico debes cambiar a Línea de tiempo pulsando ese botón.
Consta de distintas pistas.
- Video
- Transición.
- Audio.
- Audio/Música.
- Título superpuesto.
Cada archivo que añadamos se colocará en cada pista de forma automática de acuerdo
al tipo de archivo que sea.
Tanto los archivos de imagen como de vídeo se han colocado en la pista de vídeo, pero
si además el vídeo posee un audio también lo hará en la pista de Audio. Si lo que
insertamos en la Línea del tiempo es un archivo de audio este solamente se colocará
en la pista de Audio/Música
Cada vez que pulses la tecla reproducir podrás ver la edición en el monitor y con el
botón de la izquierda volver al punto inicial.

5.1.- Cortando un clip desde el panel contenido

Al editar verás que muchas veces tendrás la necesidad de cortar un clip. Hay 2 formas
de hacerlo, bien desde el panel contenido o desde la línea de tiempo.
Primero vamos a ver cómo hacerlo desde el panel contenido:
- Seleccionamos una colección donde se halle un clip.
- Selecciona el clip haciendo un clic en él y podrás verlo en el monitor.

113
Colócate en un punto en el tiempo del clip ayudándote con el botón deslizante. Si
quieres ser más preciso con el punto exacto para cortar, puedes utilizar los botones
de Avance y Retroceso cuadro a cuadro, que te permitirán avanzar o retroceder
fotograma a fotograma.
Una vez que consigas colocarte en el fotograma donde quieres realizar el corte ve al
botón para Cortar y haz clic.
Esto hará que el clip se corte dentro de tu proyecto, pero solamente aquí, ya que en
nada afectará al original, así que se puede proceder a trabajar libremente con el
proyecto sin temor a dañar el clip original.
Cualquier acción que ejecutes podrás deshacerla o rehacerla con los botones situados
en la barra de Herramientas representados por dos flechas. El botón de la izquierda
deshace la acción que acabas de hacer y las otras que se hayas hecho anteriormente.
El botón derecho rehace o cancela las acciones del botón deshacer.

5.2.- Cortando y moviendo un clip en la línea de tiempo

Si quieres cortar un clip tienes que seleccionar una colección y lo llevas a la línea de
tiempo. Arrastra el Indicador de Reproducción a un punto del clip. Al desplazarte por la
línea de tiempo, aparecerá la información, un recuadro amarillo, el cual muestra el
tiempo en el que se encuentra.
El clip puedes verlo en el monitor, por lo que podrás usar los controles del mismo, que
ya has aprendido en el apartado anterior. Una vez que te coloques en el punto exacto
podrás cortar el clip con el botón Cortar o bien desde el menú, seleccionando Clip y
luego Dividir o pulsando las teclas CTRL + L.
Si lo que quieres es mover clips en la línea de tiempo tendrás que señalar
un clip, verás que el cursor resalta levemente al clip señalado. Al
seleccionar el cursor cambiará su forma habitual al de una mano. Esta
indicación te hace saber que puedes mover el clip en la línea de tiempo.
Podrás arrastrarlo entre dos clips, por ejemplo, y se mostrará una barra
azul que te indica que puedes soltarlo en esa posición.
*Vamos a ver algunas formas de manipulación de clips en la línea de
tiempo. Seleccionando un clip podrás copiarlo o cortarlo y pegarlo en
otro punto. Si por ejemplo quieres colocar una imagen como
separador entre clips a modo de capítulos tendrás que copiarla y
pegarla entre los clips.
 Colócate con el cursor en el archivo.
 Selecciona Copiar o CTRL + C.

114
  Elige Pegar o CTRL + V, el archivo siempre se pegará justo antes del clip
seleccionado.
Además, puedes acortar la duración de un clip para trabajar sólo con la parte que
necesites, para ello ve al principio o al final del clip, donde aparecerá un recuadro de
flechas y haciendo clic, arrastra para acortar o alargar el clip.

6. Transiciones
Una transición es un cambio gradual que se produce para pasar de un clip a otro, es
decir, de una toma a otra.
Ya que vamos a trabajar sobre una porción pequeña de la
línea de tiempo, te conviene tener presente que puedes
ampliar la escala para trabajar mejor. Esto lo puedes hacer
desde la herramienta Lupa.
Con la barra deslizante colócate en el punto donde quieres
trabajar y selecciona un clip. Asegúrate que el cursor se vea
como una mano. El símbolo de la mano te permitirá desplazar
el clip, selecciónalo y desplázalo para yuxtaponerlo al clip
contiguo.
La barra azul que está en pendiente te facilita saber qué porción del clip se yuxtapone
con el clip contiguo. Una vez que lo sueltes te aparecerá en la pista de transición un
cuadro y entre los clips una especie de recuadro indicándote la yuxtaposición
(Combinación de 2 clips de video de forma que durante un espacio breve de tiempo se
ven en la pantalla a la vez). Finalmente podrás ver el resultado en el monitor.

6.1.- Reemplazando transiciones y fundidos

Para que puedas colocar una transición entre 2 clips basta con que
selecciones Herramientas y después pulses Transiciones de vídeo.
Puedes ver que existen varias transiciones como abanico
dentro, ajedrez horizontal, etc. Selecciona la que más te guste.

Si no te gustase una transición una vez colocada, podrás reemplazarla por otra de
manera sencilla. Basta con reemplazarla colocando en su lugar alguna de las otras que
puedes ver en el Panel contenido. Por ejemplo, Bajorrelieve, abajo derecha. La
seleccionas y luego la arrastras hacia la pista transición justo donde se encuentra
aquella que quieras reemplazar y la soltaremos.
Generalmente al principio de una escena o hacia el final de ésta, suele normalmente
cerrarse mediante un fundido desde o a negro. Esta práctica permite apreciar el cierre

115
de un tema con más énfasis. Movie Maker llama a este tipo de transición de dos
maneras. (Exam online)
 Fundido desde negro: intensificación.
 Fundido a negro: atenuación.
Para realizar un fundido desde negro, sitúate al principio de la escena,
haz clic con el botón derecho y selecciona Intensificación. El resultado
será una gradual apertura desde el negro hasta ver la imagen
completa.
Con el fundido a negro haremos lo mismo, pero yéndonos al final de la
escena para luego seleccionar Atenuación. En este caso se verá como el clip irá
gradualmente desde la imagen plena al negro.
*Movie Maker reconoce este tipo de transición como un efecto y lo indica con el
símbolo de una pequeña estrella amarilla. (Exam online)

6.2.- Trabajar con el panel colecciones, transiciones

Para trabajar mejor en un sector reducido de la línea de tiempo
te conviene aumentar la escala desde la herramienta Lupa.
En el panel colecciones selecciona Transiciones de vídeo. Te
muestra todas las transiciones disponibles. Seleccionando
cualquiera podrás previsualizar en el monitor las imágenes que
vienen por defecto.
Arrastra la transición elegida a la pista correspondiente, resaltada en rojo, o también
puedes colocarla entre dos clips. Puedes ver como las llaves en azul te indican la
posición. Suelta la transición y tendrás el resultado.
La forma más práctica para insertar una transición es desde la modalidad de Guión
gráfico. Pulsa para situarte en esa modalidad y observa que entre cada clip hay unos
pequeños recuadros. (Exam online)
Esta modalidad te permite de una manera más gráfica colocar transiciones, pero no te
permitirá ajustar el grado de yuxtaposición entre dos clips. Para ello tienes que volver
al modo línea de tiempo y realizar allí los ajustes necesarios seleccionando siempre el
clip contiguo y arrastrar hasta conseguir el grado de yuxtaposición que quieras.
No olvides que para asegurarnos de un resultado más personal puedes ir
comprobando el resultado en el monitor.

7. Efectos

116
Vas a aprender en primer lugar cómo
se pueden distinguir efectos aplicados
en un clip.
Si aplicamos anteriormente los dos
efectos de atenuar e intensificar verás
en el clip tanto en la línea de tiempo
como en el guión gráfico dos estrellas
que indican que tenemos dos efectos
en el mismo clip.
Si queremos quitar uno de ellos con el botón derecho del ratón despliega el menú
contextual y pulsa en Eliminar. Verás que sólo ha quedado una estrella.
Debes saber que también puedes agregar efectos de vídeo desde el panel Efectos de
vídeo, de hecho, esta es la forma más sencilla. Basta con seleccionar el
botón Colecciones y luego pulsar en efectos de vídeo. El programa ya muestra una
serie de efectos predefinidos. (Exam online)
Por ejemplo puedes aplicar el efecto pixelar (Reducir una imagen a puntos de píxel).
Basta con seleccionarlo y sin soltar el botón del ratón arrastrarlo al clip en la línea de
tiempo. Recuerda ver luego el resultado en el monitor.

7.1.- Quitar efectos

Si la forma más fácil que tienes de agregar efectos es desde
el panel Efectos de vídeo, para quitar uno de ellos no hay
otra forma si no es por medio del cuadro Agregar y Quitar
Efectos.
Para acceder al cuadro tenemos dos opciones. O bien desde
el menú Clip, seleccionando Vídeo y luego Efectos de
vídeo o bien colocándonos en el Clip y haciendo clic con el botón derecho del ratón
para desplegar el menú contextual.
Vamos a quitar el efecto pixelar, para ello fíjate en el campo de Efectos mostrados,
selecciónalo y pulsa el botón Quitar.
Accede a él seleccionando el clip y desplegando el menú contextual, debes
seleccionar Efectos de vídeo tras lo cual se desplegará un cuadro de Agregar o Quitar
efectos de vídeo.
Verás dos campos diferenciados y los
botones en el medio para agregar o
quitar. En el campo izquierdo se
encuentran todos los Efectos
disponibles y en el derecho, aquellos que

117
tienen los efectos aplicados y que se
denomina Efectos mostrados como puedes ver
en la siguiente imagen.

8. Imágenes
Debes saber que pulsando el botón Tareas, entrarás en el panel desde el cual puedes
importar archivos de imagen, vídeo, etc.
Si quieres importar un archivo selecciona Importar, tras lo cual se abrirá el
cuadro Importar archivo y podrás seleccionar los que quieras o todos a la vez, como
hemos visto en lecciones anteriores, luego pulsar en Importar.
Ten en cuenta que en el campo tipo aparecen todas las extensiones que Movie
Maker soporta, pero los más comunes son.
 *.jpeg
 *.gif
 *.png
 *.bmp.
Una vez importados, lleva a la línea de tiempo a todos. Al colocar una imagen en la
línea de tiempo esta tendrá una duración estándar que viene por defecto, sin
embargo, puede darse a cada imagen la duración que quieras. Para ello hay que
seleccionarla e ir hacia los bordes donde se forma el recuadro de flechas. Haciendo clic
y arrastrando puedes ajustarlo alargando o acortando según lo consideres más
adecuado.

9. Sonidos
En primer lugar, vas a aprender cómo importar música y trabajar en la
pista audio/música. Para trabajar con audio tenemos dos pistas
claramente diferenciadas, por un lado, la pista de audio del vídeo y por
otro la asignada exclusivamente para aquellos sonidos importados, como
archivos de audio y música, los cuales se sitúan en la pista de
audio/música.
Para importar un archivo de audio abre el panel tareas y en capturar
vídeo haz clic en Importar audio o música.

Ten en cuenta que Movie Maker acepta solo cierto tipo de archivos de audio, pero
entre los más comunes se encuentran los archivos con la extensión .mp3 (Archivo de
sonido).

118
Para llevar el archivo recién importado a la pista Audio/Música lo arrastramos, como
ya has aprendido, y verás como la indicación en azul mostrará el punto de inicio.
Al arrastrar, veremos como el clip se tiñe de color
azul para mostrar la extensión y así tener un mejor
control. Podrás arrastrar archivos contiguos solo si
estos se encuentran a la derecha del seleccionado.

9.1.- Dividir un archivo de audio

Esta herramienta es muy útil, ya que los archivos de audio pueden ser colocados en
distintos puntos según te convenga. Tienes que entender que generalmente editamos
atendiendo principalmente a la pista de vídeo, y, por lo tanto, la pista
de Audio/Música suele ser complementaria de la primera.
Pero para empezar a trabajar mejor agranda la línea de
tiempo, para que puedas tener así una mejor vista de las
pistas. De esta manera podrás ver claramente la figura en
onda que caracteriza a los archivos de audio.
Después de escuchar el audio decidirás un punto a dividir. Los
archivos de audio se cortan de la misma forma que has
aprendido a cortar archivos de vídeo, es decir, ve a Clip y
luego a Dividir o pulsa las teclas CTRL + L.
*Hay otra forma de realizar la división, que consiste en
hacerlo desde el botón Dividir del monitor. Una vez dividido,
podrás moverlo independientemente y aplicarle tratamientos
diferenciados como volúmenes y efectos.

9.2.- Trabajar con el volumen

Tienes 2 maneras para acceder a las funciones más
comunes de volumen que son desde Clip y luego
seleccionando Audio o desde el menú contextual al
pulsar el botón derecho del ratón.
Fíjate que tienes varias opciones, entre ellas Silenciar. Al
igual que en vídeo también tienes los efectos de
intensificación y atenuación, los cuales se corresponden
con el efecto en vídeo, es decir, un fundido, pero esta
vez de sonido.
- Con la intensificación: El sonido comenzaría desde el silencia y gradualmente
aumentaría hasta su valor normal.

119
 - La atenuación se aplicaría al final del audio, con lo que disminuiría hasta el
silencio.
Estos efectos, al igual que en el vídeo son muy usados para el comienzo y el fin de una
presentación audiovisual o de escenas.

9.3.- Realizar una narración

Movie Maker te permite introducir una narración
durante la edición, es decir, nuestro propio relato o
palabras. Primero hay que ver bien la configuración
de la placa de sonido de cada equipo, pero por
defecto, al pulsar el botón de micrófono este
automáticamente activará la función para el
mismo.
Una vez pulsado el botón se abrirá un cuadro para
trabajar en la narración.
El botón deslizante del nivel de entrada te
permitirá regular el volumen del micrófono. Para
ello debes hacer pruebas hablando al micrófono. Ten cuidado sobre todo para evitar la
distorsión o saturación.
Para comenzar pulsa el botón Iniciar narración, luego harás la narración y una vez
concluida pulsa el botón Detener narración. Inmediatamente al hacerlo, se desplegará
el cuadro para Guardar.
Al guardar el archivo, lo hará con la extensión .wma. (Windows media audio) (Exam
online)

9.4.- Establecer volumen en pistas y clip individual

Cuando realizas una edición, debes establecer distintos volúmenes
para lo que es sonido principal y sonidos secundarios. Para ello, ve a
la barra de herramientas de la línea de tiempo y pulsa el botón
Establecer niveles de audio.
Se desplegará el cuadro correspondiente donde se puede ver claramente que hacia la
izquierda se encuentra la pista de Audio de vídeo y a la derecha el de Audio/Música.
Con el botón deslizante podrás enfatizar, subiendo el volumen de una pista y bajando
a la vez la otra pista.
Si reproduces y a continuación arrastras el botón hacia un lado u otro podrás notar los
resultados a medida que se reproducen, para decidir mejor los niveles que quieras.

120
Generalmente se regula para enfatizar la pista de Audio de vídeo y así dejar por
ejemplo la música de fondo.
Esta acción regula las pistas en general, pero si por determinadas
razones te vieras forzado a regular solo el volumen en un solo clip,
deberás ir a Clip, seleccionar Audio y seleccionar Volumen.
Se desplegará el cuadro de la imagen y de este modo podrás regular el
volumen a gusto o silenciarlo.

10. Títulos (Exam online)

Ahora comenzarás por crear un título principal. Para ello, debes desplegar el panel
Tareas y seleccionar Crear títulos o créditos.
Al hacerlo verás cómo se despliega un cuadro con opciones de las cuales
vamos a elegir Añadir título al principio de la película.
A continuación, se desplegará un cuadro con dos campos. Entonces
introduciremos los campos, el superior se corresponde con el Título
principal y el inferior con el Secundario, que por lo general es más pequeño.
Por el momento vamos a dejar la fuente y el fondo que vienen por defecto,
aunque se podrían cambiar igual que el tamaño. Para finalizar, pulsas
en Listo, añadir título a la película.

10.1.- Cambios de opciones de animación

Hay muchas opciones para que puedas cambiar la
animación y el texto. Empezaremos viendo las opciones
de animación. Harás doble clic en el Título principal para
entrar al cuadro de Títulos y se abrirá el cuadro de
campos y dentro de Más opciones selecciona Cambiar la
animación del título.
Entonces te aparecerá un cuadro con varias opciones
tanto para títulos con dos líneas, como en la imagen, para
una línea y también para créditos finales.
Por defecto viene señalada la opción Atenuar y resaltar, la cual es un fundido en el
que aparece y desaparece el título sobre el fondo azul.
*Ahora vas a realizar cambios en las opciones de texto: Si haces doble clic en el
título, accederás al cuadro donde puedes elegir Cambiar la fuente y el color del
texto, tras lo cual se despliegan unas opciones que ya has aprendido en el
tratamiento de textos como tipo de fuente, negrita, subrayado y cursiva, color de

121
fuente, tamaño y posición. La única novedad es la transparencia que permite hacer el texto
más o menos difuminado, basta con arrastrar el botón en la línea correspondiente.

10.2.- Subtítulos y créditos finales

Para que puedas colocar un subtítulo deberás, en primer
lugar, seleccionar Crear título o crédito, se te abrirá
entonces un cuadro de opciones, de las cuales debes elegir
Añadir título en el clic seleccionado.
Para crear un subtítulo no
necesitas los 2 campos por lo que
basta con que escribas algo en el
campo superior, luego ve a
Cambiar animación del título y en
las opciones de Una sola línea
busca Subtítulo.
Una vez que estés satisfecho con el resultado de la edición,
le puedes agregar los créditos, que en nuestro ejemplo de
proyecto serán los nombres de los responsables de dicho
proyecto.
Desde el panel Tareas selecciona Crear títulos o
créditos para abrir el cuadro de opciones y elige la opción
de Añadir créditos al final de la película.
En la parte superior o cabecera hay un solo campo para el título que aparecerá
primero y en tabla puedes escribir, el nombre y el cargo, por ejemplo, de los
participantes. Una vez finalizado haz clic en Listo, añadir título a la película.

11. Guardar vídeo en el equipo

Ten en cuenta que en la mayoría de los casos al guardar un proyecto en Movie Maker,
lo hace con la extensión WMV, que es un formato de compresión propio del programa.
La extensión más común y compatible es AVI (Formato contenedor de audio y vídeo
lanzado por Microsoft en 1992). (Exam online)
Para guardar el vídeo debes ir al panel Tareas y en la opción 3 Finalizar
película selecciona Guardar en el equipo. Así entraras al Asistente para guardar la
película.
En el primer campo debes introducir el nombre del vídeo y en el segundo campo
puedes elegir en qué carpeta lo quieres guardar. Una vez completado esto
selecciona Siguiente.
El cuadro siguiente te permitirá configurar el vídeo final. Podrás elegir La mejor calidad
para reproducir en mi equipo (recomendado). Si seleccionas más opciones podrás

122
determinar un número en megas para el tamaño final y el programa realizará la
compresión más adecuada.
Una vez concluido el proceso podrás finalizar el asistente con la opción de ver el
resultado final al marcar la casilla Reproducir película al pulsar Finalizar.

Práctica: Realizar un vídeo siguiendo los pasos aprendidos en la unidad.

TEMA 8: GESTIÓN DE CORREO Y AGENDA ELECTRÓNICA

1. Microsoft Outlook 2007
El correo electrónico, conocido como e-mail (servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente mediante sistema de comunicación
electrónicos), permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos. Se usa este
nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el
protocolo SMTP (Protocolo Simple de Transferencia de Correo. Utilizado para el
intercambio de mensajes de correo electrónico entre computadoras u otros
dispositivos). (Exam online)
Existen diversos programas en el mercado de gestión del correo electrónico como:
- Gmail.
- Correo de Yahoo.
- Hotmail.
- Microsoft Windows Outlook.
Pero el más completo de todos es Microsoft Outlook, una aplicación de gestión de
correo, así como de la agenda personal.
El correo electrónico tiene ventajas frente al correo tradicional al ser fácil de utilizar,
más barato y mucho más rápido. Por ejemplo, puedes redactar una carta para celebrar
una reunión y enviársela en cuestión de minutos a un centenar de clientes sin
necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, añadir la lista de
contactos y hacer clic en enviar.

123
1.1.- La pantalla inicial y las barras
Al iniciar el programa te aparece una
pantalla inicial como en la imagen, te
vamos a mostrar cuáles son sus
principales componentes.
Así conocerás los nombres de los
diferentes elementos y te será más
fácil entender el resto de la unidad.
La pantalla que se muestra a
continuación puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento como
verás más adelante.
En cuanto a las barras te puedes encontrar las siguientes: (Exam online)
 La barra de título contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana
activa dentro del programa.
 La barra de menús contiene las operaciones del gestor de correo, agrupadas en
menús desplegables. Al hacer clic en Herramientas, por ejemplo, verás las
operaciones relacionadas con las diferentes herramientas disponibles en el
gestor de correo.
 Las barras de herramientas contienen los iconos para ejecutar las operaciones
más habituales como Nuevo, Enviar y recibir, Imprimir, etc.
 La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación.

1.2.- Menús desplegables

Los menús desplegables de la barra de menús contienen básicamente 3
tipos de elementos:
- Los comandos inmediatos. Son los que se ejecutan de forma
inmediata al hacer clic sobre ellos.
- Opción con otro menú desplegable. Al situarte sobre ésta
opción, se abrirá un nuevo menú a su lado con más opciones
para que elijas una de ellas. Se reconocen porque tienen un
triángulo a la derecha.
- Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en esta opción
aparece un cuadro de diálogo donde te pedirá más información

124
 y tendrá botones para Aceptar o Cancelar la acción. Se distinguen porque el
nombre acaba con puntos suspensivos.
*A la izquierda de la pantalla del gestor de correo encontrarás el Panel de exploración.
Este panel te permite acceder a las distintas opciones del gestor de correo, en él,
encontrarás dos partes.
La zona de accesos directos contiene a modo de botones un menú con los accesos a las
utilidades del gestor de correo. Podrás personalizar qué botones se muestran y cuáles
no, desde las opciones de este menú, pulsando en la parte inferior izquierda.
Dependiendo de la opción seleccionada en este panel, la parte superior del mismo
cambiará. Los elementos más usuales que se mostrarán serán El panel vista actual,
Carpetas o un Calendario.

1.3.- La pantalla principal y la barra de tareas pendientes

La pantalla principal es la parte donde trabajarás con los
mensajes, el calendario, las notas, las tareas, etc. Ésta tendrá
diferente aspecto según en qué lugar te encuentres, mostrando
la bandeja de entrada, un calendario, la lista de contactos, etc.
En la parte derecha podrás encontrar la Barra de Tareas
pendientes. Aquí se muestra un resumen de las citas y tareas
que tienes apuntadas en el gestor de correo mostrando las
próximas o aquellas vigentes en ese momento.

Panel de Barra de Tareas

2. Las cuentas de correo (Exam online)
Para configurar una nueva cuenta de correo debes seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona la opción Herramientas de la barra de menú y escoge la opción
marcada como Configuración de la cuenta. A continuación, te aparecerá una
pantalla como en la imagen.
2. Desde la pestaña Correo electrónico, pulsas en Nuevo. A continuación,
aparecerá un cuadro de diálogo donde indicarás el tipo de servidor utilizado.
Las cuentas que puedes obtener en Internet generalmente te permiten un
acceso POP3 (protocolo que en informática se utiliza en clientes locales de
correo para obtener los mensajes de correo electrónico almacenados en un
servidor remoto), IMAP (protocolo de red de acceso a mensajes electrónicos
almacenados en un servidor. Mediante este protocolo se puede tener acceso al
correo electrónico desde cualquier equipo que tenga conexión a
Internet) o HTTP (protocolo usado en cada transacción de la www. Define la
sintaxis y la semántica que utilizan los elementos de software de la arquitectura
Web para comunicarse. Es un protocolo orientado a transacciones y sigue el

125
 esquema petición-respuesta entre un cliente y un servidor), que es la primera
opción que encontrarás.
3. A continuación, te aparecerá una pantalla como en la imagen, para que
completes los datos de la cuenta de correo con tu nombre, la dirección de
correo, y la contraseña. Al pulsar Siguiente el gestor de correo configurará
automáticamente el resto de parámetros de la cuenta.
4. Una vez completado todo y si no te has equivocado en nada te debe aparecer
una ventana, indicándote que la cuenta se ha creado satisfactoriamente, por
tanto, sólo te queda hacer clic sobre el botón Finalizar.

Configurar cuenta Agregar una cuenta nueva

2.1.- Eliminar una cuenta de correo

Para borrar una cuenta de correo:
1. En primer lugar, selecciona la opción Herramientas de la
barra de menú y escoge la opción marcada como
Configuración de la cuenta. A continuación, te
aparecerá una pantalla como la de la imagen.
2. Una vez aquí seleccionas la cuenta y pulsas el botón
Quitar.
*Si has realizado todos los pasos descritos anteriormente, te
aparecerá un cuadro de diálogo solicitando confirmación de si
quieres realmente eliminar la cuenta. Al confirmar que Sí
quieres borrar la cuenta seleccionada te devolverá a la pantalla
anterior. Fíjate como ahora ya no se muestra la cuenta personal.

126
2.2.- Cambiar los parámetros de la cuenta de correo
Para modificar los parámetros de las cuentas debes acceder al cuadro de diálogo
Configuración de la cuenta que ya has visto en los apartados anteriores. Te aparecerá
una ventana con todas las cuentas de correo creadas y una serie de botones.

Dentro de esta pantalla hay varias pestañas:

- Nuevo: te permite agregar nuevas cuentas.
- Reparar: te sirve para que se vuelva a configurar la información de la cuenta
seleccionada, como, por ejemplo, la contraseña de acceso o el nombre que
muestra.
- Cambiar: te permite modificar los parámetros de la cuenta.
- Establecer como predeterminado: si dispones de varias cuentas, la cuenta
predeterminada será la primera opción cuando quieras mandar un correo
nuevo, leer correos de las cuentas, etc.
- Quitar: sirve para eliminar la cuenta.

3. La lista de contactos
El gestor de correo te ofrece una manera sencilla de tener organizada una agenda de
contactos donde podrás guardar, modificar o eliminar los contactos.
Al pulsar sobre el acceso directo de contactos en el Panel de exploración te aparecerá
el Panel de Contactos y en la zona derecha de la pantalla te aparecerá la Lista de tus
contactos.
Si la lista fuese muy larga puedes utilizar los botones de la derecha a modo de índice.
Puede que la lista de tus contactos no sea exactamente igual a la de la imagen, ya que
existen distintas vistas disponibles que puedes seleccionar desde Vista actual, en
el Panel de exploración.
Si te sitúas sobre una zona de la lista de contactos que esté vacía y pulsas el botón
derecho del ratón, te aparecerá un menú emergente de la lista de contactos, donde
podrás encontrar

127
las operaciones más utilizadas a la hora de gestionar la lista de contactos. (Exam
online)
3.1.- Crear un contacto
Para crear un nuevo contacto debes pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de
contactos. Al hacer esto te saldrá una pantalla similar a la que vemos en la imagen
donde podrás rellenar los datos de nuestro contacto.
Los distintos datos que puedes guardar de un contacto aparecen agrupados en la barra
de opciones en la sección Mostrar.
En el primer campo puedes escribir el Nombre completo del contacto.
Junto al nombre puedes introducir datos como la Organización o el Cargo que ocupa
en ella. Puedes incluso Asociar una imagen al contacto.
En la sección Internet puedes agregar información como las direcciones de correo
electrónico o página web del contacto.
Debajo de estos datos puedes introducir hasta 4 teléfonos con las flechas negras
puedes variar el tipo de teléfono en el cuadro de texto.
También dispones del Botón de dirección que te permite introducir datos más
detallados sobre las distintas direcciones del contacto.
En la parte derecha se encuentra un área de notas en la que puedes escribir
comentarios personales acerca de ese contacto.
En la opción Detalles puedes añadir datos algo más personales como por ejemplo su
categoría profesional, su cumpleaños, el nombre de su cónyuge y el cumpleaños del
mismo, y algunos datos más que consideres importantes.
En la sección de Actividades lo que puedes ver son todas las actividades relacionadas
con el contacto en cuestión.
*Una vez completada toda la ficha del contacto te queda guardarlo, dispones de 2
opciones de guardar la ficha, la primera es Guardar y cerrar (esta opción te guarda la
ficha y te cierra la ventana) y la otra posibilidad es Guardar y nueva (en este caso te
guarda la ficha y te permite rellenar otra ficha nueva).

128
 4. Componer y enviar un correo
Para acceder a la pantalla de composición del correo debes
pulsar sobre Nuevo o bien acceder por medio del menú
Archivo pulsando sobre Nuevo y dentro de este submenú
en Mensaje.
En la barra de título aparece el nombre del mensaje. En
este caso como estás creando un mensaje nuevo
Partes de un correo
aparece Sin título - Mensaje (HTML).
En la parte izquierda encontrarás los controles típicos de
las aplicaciones que has visto en unidades anteriores. La barra de acceso rápido,
contiene las funciones más utilizadas, como Guardar o Deshacer. El botón Office, a la
izquierda, te permite acceder a las opciones del menú Archivo del gestor de correo.

4.1.- Barra de opciones (Exam online)

Las distintas opciones y acciones que puedes
realizar con el mensaje se encuentran en las
pestañas de la Barra de opciones.
Desde la pestaña Mensaje, puedes realizar
las acciones más frecuentes a la hora de crear un mensaje: elegir la fuente, tamaño y
color del texto, acceder a la libreta de direcciones, adjuntar archivos o revisar la
ortografía.
La pestaña Insertar recoge todos los elementos que puedes insertar en el mensaje,
como archivos adjuntos, tarjetas de presentación, tablas, imágenes, gráficos,
diagramas, enlaces, títulos WordArt, etc.
La pestaña de Opciones puedes cambiar las características del mensaje, como por
ejemplo si decides que se muestren los campos de copia oculta para rellenar en el
mensaje, el formato, si se envía como HTML o texto sin formato o qué hacer con el
correo tras su envío.
La pestaña Formato de texto contiene todas las opciones para formatear el texto del
mensaje como si lo hiciésemos desde un tratamiento de textos.
En el campo Para... debes indicar a quien va dirigido el mensaje, puede ser una única
dirección o pueden ser varias separadas por el signo de punto y coma (;).
El campo CC... sirve para enviar una copia del mismo mensaje a más de una persona a
parte del destinatario principal indicado en el campo Para.

129
El campo Asunto sirve para indicar el motivo del correo, es decir, puedes indicar una
breve descripción del tema del mensaje.
*Recomendación: Si has configurado más de una cuenta, con el botón cuenta podrás
elegir desde cual enviarlo.
5. Recibir y gestionar correo
Al crear una cuenta de correo se crean unas
carpetas asociadas a esa cuenta que
son Bandeja de entrada, Bandeja de salida,
Correo electrónico no deseado, Elementos
eliminados y Elementos enviados.
Los mensajes recibidos se almacenan
normalmente en la Bandeja de entrada, así
para acceder a los mensajes recibidos debes
hacer clic sobre esta carpeta en la lista de
carpetas o en la lista de accesos directos.
La barra de bandeja de entrada contiene las
acciones más comunes que se utilizan con los
Panel de barras de tareas
mensajes recibidos.
Por ejemplo, el botón Responder sirve para contestar un correo al remitente, este
botón te abre la ventana de composición de mensaje con el destinatario ya
seleccionado, el asunto y el mensaje que te había enviado el remitente.
La cabecera de los mensajes te muestra de forma ordenada la cabecera de los
mensajes recibidos.
Junto al icono del sobre abierto o cerrado, dependiendo de si has leído ya el mensaje o
no, se muestra el nombre del remitente. Bajo él, en color gris, el asunto.
A la derecha, la hora de envío, para los mensajes de hoy, y la fecha para mensajes de
otros días.
Cuando el panel central sea muy grande, se mostrará una barra que te permite
ordenar los mensajes por importancia, recibido, asunto, adjuntos, etc.
Para ver el mensaje en sí, basta con seleccionar una cabecera. El mensaje se mostrará
en el Panel de lectura.
También puedes ver el mensaje a pantalla completa haciendo doble clic sobre él.

130
5.1.- Recibir nuevos correos (Exam online)
Una vez estés en la Bandeja de entrada, lo que
más te interesa es poder recibir los nuevos
mensajes de correo.
Al ejecutar el gestor de correo, si estás conectado
a Internet, automáticamente se hace un escaneo
por las cuentas para ver si existen mensajes
nuevos. Si existen se almacenan en la bandeja de
entrada de la cuenta de correo correspondiente.
Pero si no tienes activada la opción o no estás seguro de si has leído correctamente
todas las cuentas debes hacer clic sobre el botón Enviar y recibir de la barra
de Bandeja de entrada.
Al pulsar sobre este botón te aparece un cuadro de diálogo como el que ves en la
imagen donde te informa sobre las operaciones realizadas.
El gestor de correo incluye una utilidad de filtrado automático para que determinados
mensajes pasen directamente a la carpeta de correo electrónico no deseado y no se
almacenen en la bandeja de entrada.
Si esperas un correo de una determinada persona y no lo recibes en la bandeja de
entrada comprueba que el gestor de correo no te lo haya colocado en esta carpeta.
*También puedes definir tu propio filtrado para que automáticamente los mensajes
que te lleguen se coloquen en una carpeta u otra definiendo unas reglas de entrada.

5.2.- Leer el correo

Normalmente el gestor de correo viene con la opción de Panel de
lectura activada, que permite ver en el panel centrar el cuerpo de los
mensajes.
Esta opción puede ser desactivada o activada a gusto del usuario
accediendo por el menú Ver en la opción Panel de lectura. Para
ocultarlo, selecciona Desactivado y para mostrarlo puedes elegir
entre dos opciones a la Derecha o en la parte Inferior.
En el mismo menú Ver también encontrarás la Vista previa automática, la cual, si está
activada muestra una parte del cuerpo del mensaje bajo la cabecera.

131
Si la opción estuviera desactivada y quieres leer el mensaje debes hacer doble clic
sobre la cabecera del mensaje para que se abra una ventana a tamaño completo con el
contenido del mensaje o hacer clic sobre el mensaje con el botón derecho del ratón y
pulsar en Abrir.
En esta ventana podrás leer el mensaje y contestarlo o reenviarlo a otras personas.
5.3.- Visualizar y guardar anexos
Cuando recibas correos con archivos adjuntos normalmente tendrás la
necesidad de visualizarlos y en ocasiones de guardarlos en el disco duro
para poderlos consultar cuando quieras, sin necesidad de estar conectado
a Internet o tener que ejecutar el gestor de correo.
En la cabecera del mensaje en la columna de Anexos puedes ver si el
mensaje tiene algún archivo adjunto. Si el mensaje
tiene el clip dibujado en la columna de anexos puedes descargar el archivo
haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el correo y
eligiendo Ver datos adjuntos.
Para ver el contenido del archivo adjunto sin necesidad de guardarlo
debes pulsar Abrir y el sistema operativo buscará la aplicación
correspondiente para abrir el archivo adjunto.
Si lo que quieres es guardarlo en el disco duro pulsa en Guardar Como y a continuación
indica la carpeta donde lo quieres almacenar.
También puedes guardar tu correo convirtiéndolo en un archivo PDF. En este caso
cuando recibas un correo en tu bandeja de entrada, lo abres y en la barra superior
pulsas la pestaña Adobe PDF, convertir Adobe PDF, te aparecerá una ventanita con el
título de Guardar archivo Adobe PDF como, en la que debes abrir el desplegable que
aparece en la parte superior y seleccionar la carpeta en la que lo quieras guardar, le
pones el nombre en la parte inferior y pulsas Guardar. De esta forma guardarás el
texto del correo junto con los archivos adjuntos que te han enviado en dicho correo.
*Siempre que abras o guardes archivos adjuntos debes tener la certeza de quién te lo
envía y qué puede contener. No es recomendable abrir o guardar archivos anexos, si
no sabes su procedencia o contenido puesto que puede contener virus o códigos
dañinos para nuestro sistema.

5.4.- Contestar un correo electrónico

En la barra de botones de la bandeja de entrada tienes varias opciones para responder
un correo. La más común es la de Responder al remitente que te ha enviado el
mensaje, también puedes Responder a todos los remitentes o Reenviar el correo.
Al pulsar sobre Responder, se abre una ventana de Nuevo mensaje con la dirección del
destinatario escrita en el campo Para y el Asunto del mensaje completado con el

132
mismo texto que llevaba el asunto del mensaje original, pero con las letras RE, de
responder, al principio del texto del asunto. (Exam online)
Además, puede aparecer el texto del mensaje original. Es útil conservar este texto para
que la persona que reciba la contestación sepa inmediatamente a qué le contestas.
También tienes la opción de Responder a todos, aunque esta función se utiliza menos,
ya que manda la respuesta a todas las direcciones de correo que haya en el mensaje
que tú has recibido.

*De igual forma que puedes contestar al remitente del mensaje, también puedes
reenviar el correo a tus propios contactos.
Para poder reenviar el mensaje que tienes activo, debes hacer clic en la cabecera del
mensaje y después pulsar sobre el botón Reenviar de la barra de Herramientas.
También situándote sobre el mensaje y pulsando con el botón derecho del ratón, te
aparece un menú desplegable donde puedes elegir la opción Reenviar. (Exam online)
Una vez hecho esto, te aparece la pantalla de composición de Nuevo mensaje, con el
cuerpo del mensaje rellenado con el mismo texto que había en el mensaje original, en
el campo Asunto pondrá el mismo texto que en el mensaje original más las letras RV,
de Reenviado, al inicio del texto del asunto.
Este texto y el del cuerpo del mensaje pueden ser modificados antes de ser enviado el
correo.
Con el mensaje así preparado, sólo te queda hacer clic en el botón Enviar.

5.5.- Ordenar los mensajes

Los mensajes almacenados en la Bandeja de entrada puedes ordenarlos por varios
criterios, para ello puedes utilizar la barra que aparece en la lista de cabeceras de
mensajes.
Los criterios que puedes utilizar para ordenar tus mensajes pueden ser:
- Ordenar por importancia. Ordena los mensajes según la prioridad establecida
en los mensajes.
- Ordenar por icono. Existen varios tipos de iconos, sobre cerrado significa que el
correo no se ha leído todavía, sobre abierto significa que el correo ya se ha
leído, etc.
- Ordenar por estado de marca. Si dispones de mensajes marcados te los ordena
encabezando la lista de mensajes.

133
 - Ordenar por datos adjuntos. Si tienes mensajes con datos adjuntos estos
encabezarán la lista.
- De. Te permite ordenar los mensajes por la dirección del remitente.
- Asunto. Permite ordenar por el texto del asunto.
- Recibido. Por la fecha y hora de recepción.
- Tamaño. Por el tamaño del mensaje.
Para reordenar los correos debes hacer clic sobre la columna, icono o texto
correspondiente. Si pulsas una vez sobre una columna, la ordenación será en sentido
ascendente, pero si pulsas otra vez lo hará en sentido descendente.

134
 6. Utilizar la lista de carpetas y la lista de distribución
Elementos de la Lista de carpetas:
 Carpetas favoritas, donde puedes añadir las carpetas que más utilices.
 La Bandeja de entrada, contiene todos los mensajes que hayas recibido por esa
cuenta de correo.
 La Bandeja de salida contiene los elementos que has enviado, pero todavía no
han podido ser recibidos por el destinatario. Estos mensajes están pendientes
de envío.
 El Borrador contiene aquellos mensajes que se han redactado, pero que no has
llegado a ordenar su envío.
 Correo electrónico no deseado. En esta carpeta el gestor de correo colocará los
mensajes que su filtro interprete como correo no deseado para ayudarte a
prevenir el spam (correo o mensaje basura. Mensajes no solicitados, no
deseados o de remitente no conocido, habitualmente de tipo publicitario.
Generalmente enviados en grandes cantidades que perjudican al receptor).
 Elementos eliminados, contiene todo aquello
que haya sido eliminado dentro del gestor de
correo, ya sean mensajes, contactos, tareas,
notas, etc. Para eliminarlos del todo puedes
pulsar con el botón derecho del ratón sobre
esta opción y te aparece un desplegable
donde podrás hacer clic en Vaciar carpeta de
elementos eliminados.
 Elementos enviados, contiene todos los
mensajes que han sido enviados y que en
principio no han tenido problemas en el
momento del envío. (Exam online)

6.1.- Lista de distribución

Una lista de distribución es una colección de direcciones agrupadas por alguna
característica en común, como puede ser una lista de clientes, de compañeros de
trabajo, etc.
Con las listas de distribución podrás mandar el mismo correo electrónico a un grupo de
personas con sólo elegir la lista, sin tener que ir cogiendo las direcciones de los
contactos una por una.
Estas listas se guardarán junto a los contactos, como una entrada más, de forma que
puedas seleccionarla fácilmente a la hora de enviar. Para crear una nueva lista de
distribución puedes acceder al menú Nuevo y elegir Lista de distribución.

135
En la imagen puedes ver la
ventana que se abrirá al
hacer doble clic sobre una
lista ya creada. Ahora como
es nueva, la lista aparece
vacía.
Los 1º que debes hacer es
introducir el nombre que
identificará a la lista,
escribiéndolo en Nombre.
Luego ya puedes guardar la
lista, pulsando en Guardar y cerrar.

7. El calendario
Lo primero que vamos a explicar son las zonas más destacadas
de la pantalla del calendario.
Al pulsar sobre el acceso directo Calendario te aparece la barra
de Calendario y la pantalla será similar a la que ves en la imagen.
La barra del calendario contiene las acciones más comunes que
se utilizan para gestionar las citas del calendario. Por ejemplo, el
botón Nuevo sirve para crear una nueva cita en el calendario.
En el menú emergente del calendario puedes encontrar las
operaciones más utilizadas a la hora de planificar tus citas,
eventos y demás gestiones.
Para acceder a él debes situarte sobre la Planificación del día y
hacer clic con el botón derecho del ratón.

7.1.- Planificar una cita (Exam online)

Para añadir una cita completa, con alarma, con etiqueta de importancia, etc., deberás
entrar en la ventana de la Cita.
Puedes hacerlo de 2 formas distintas, bien haciendo doble clic en el Intervalo de
tiempo o pulsando con el botón derecho del ratón sobre el Intervalo de tiempo y
escogiendo la opción Nueva cita del menú que aparece.

136
Opciones que puedes utilizar para que puedas planificar tus citas de la forma más
eficaz posible:
- La barra de botones de creación de una nueva cita. En ella puedes encontrar las
opciones de Cita, Insertar y Formato de texto.
- Dentro de cada uno de ellos tienes varias opciones, por ej., dentro de cita
puedes ver Acciones, Mostrar, Opciones, etc.
- En el campo Asunto puedes escribir el tema de la cita.
- En Ubicación puedes
especificar donde se
celebrará la cita prevista.
- En Comienzo/Finalización
puedes indicar la hora de
inicio y de finalización o si
la cita durará todo el día.
- En el área en blanco
puedes escribir un texto
para aclarar mejor las
características de la cita.
Una vez completados todos los datos de la cita debes pulsar sobre Guardar y cerrar
para que quede registrada la cita y cerrar la ventana.

7.2.- Configurar opciones del calendario

Para acceder a las opciones de configuración del calendario debes situarte en la barra
de menú en Herramientas y después pulsar sobre Opciones. Dentro de la
pestaña Preferencias existe un botón denominado Opciones del Calendario.
Se abrirá un cuadro de diálogo de Opciones del Calendario como en la imagen donde
podrás cambiar la configuración del calendario.
En la primera sección de esta pantalla
puedes especificar
la Semana laboral del Calendario
desde los días que se trabajan hasta
el horario.
En la segunda sección están las
Opciones del Calendario puedes
entre otros, cambiar el color de
fondo del calendario, agregar los días
no laborables de un municipio o
comunidad autónoma en concreto.

137
La tercera sección son Opciones avanzadas que sirven, por ejemplo, para indicar la
zona horaria, activar un calendario alternativo, etc.

8. La lista de tareas
Debes conocer las zonas más importantes de la pantalla de la lista de tareas.
Al pulsar sobre el Acceso directo a tareas, en la parte derecha de la pantalla aparece
una imagen similar a la que ves.
La barra de la lista de tareas contiene las acciones más comunes que se utilizan para
hacer anotaciones en la lista de tareas. Por ejemplo, el botón Nuevo sirve para crear
una nueva tarea y añadirla a la lista.
En el menú emergente de
la Lista de tareas es donde puedes
encontrar las operaciones más
utilizadas. Para acceder a él debes
situarte sobre la Lista de tareas y
hacer clic con el botón derecho
del ratón.
La lista de tareas tiene distintas
vistas disponibles que se pueden
seleccionar desde la opción Ver y
luego seleccionando Vista actual
de la barra de menú.

8.1.- Apuntar una nueva tarea

Si quieres añadir una tarea más completa, con alarma, con prioridad, si quieres
asignársela a alguien, etc. Entonces deberás entrar en la ventana Tarea.
Para ello tienes varias opciones, bien puedes hacer doble clic en la Lista de tareas, o
bien pulsando con el botón derecho del ratón sobre la Lista de tareas y escogiendo la
opción Nueva tarea del menú.
En la barra de opciones de creación de una nueva tarea puedes encontrar opciones
como tarea, insertar o formato de texto.
A continuación, te señalamos las opciones que pueden resultarte útiles relacionados
con la tarea:

138
 - En los campos Inicio y Vencimiento puedes especificar cuándo se inicia y
cuando finaliza la tarea en cuestión.
- Con la etiqueta Estado y Prioridad puedes especificar el Estado de la tarea (no
se ha comenzado, está en curso) y la Prioridad de la misma (puede ser baja,
normal o alta).
- Aviso. Aquí puedes indicar que te avise con el sonido predeterminado o
pulsando sobre el botón sonido puedes escoger el fichero de audio que quieras
que se ejecute cuando llegue el momento.
- En el área en blanco puedes escribir un texto para aclarar mejor las
características de la tarea a realizar.
Una vez completados todos los datos de la tarea debes pulsar sobre Guardar y cerrar
para que quede registrada y la añada a la lista.

139
 9. Las notas y el diario
Al pulsar sobre el Acceso directo a notas, te aparece el tablón de notas tal como ves en
la imagen, si no tienes ninguna nota debe estar en blanco, y la barra de herramientas
se sustituye por la barra de botones de notas.
La barra de botones de notas contiene las acciones más comunes que se utilizan para
tomar notas. Por ejemplo, el botón Nueva nota sirve para crear una nueva nota y
añadirla al tablón.
En el menú emergente de notas puedes encontrar las
operaciones más utilizadas a la hora de crear y
organizar el panel de notas. Para acceder a él debes
situarte sobre el Panel y hacer clic con el botón
derecho del ratón.
Además del menú emergente de la pantalla de notas
también dispones de un menú emergente para cada
nota específica. Para acceder a él debes hacer clic con
el botón derecho sobre la nota en cuestión.

9.1.- El diario
El diario sirve para llevar un diario de las cosas que has ido haciendo. Si haces clic sobre
el icono Diario se abre la ventana que puedes ver en la imagen.
Esta es la barra que verás cuando entres en el diario. Aunque también dispones de un
menú emergente pulsando con el botón derecho del ratón sobre la superficie en
blanco de la zona del diario.
Prácticamente tienen las mismas opciones, como por ejemplo que la barra del diario
dispone de la opción Buscar en libretas, mientras que en el menú dispones de la
opción Agrupar por que en la barra de herramientas no está.
Al iniciar el diario te aparece una ventana solicitando la confirmación de si quieres
activar el diario. Esto quiere decir que si activamos el diario se anotarán
automáticamente las opciones indicadas sin necesidad de hacerlo personalmente.
Las opciones que puedes automatizar con el diario son todas las anotaciones referidas
a un contacto en particular o varios al mismo tiempo.
Se puede acceder a esta pantalla desde el menú Herramientas, luego
seleccionando Opciones y luego pulsas el botón Opciones del Diario.

140
Práctica:
Configurar una cuenta de correo, realizar una lista de distribución y actualizar la agenda o el
calendario.

TEMA 9: ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES

El término multimedia se utiliza para referirse a cualquier objeto o sistema que utiliza
múltiples medios de expresión (físicos o digitales) para presentar o comunicar
información. Los medios que utiliza este tipo de comunicación pueden ser variados:
texto e imágenes, animación, sonido, video, etc.
El concepto de multimedia es tan antiguo como la propia comunicación humana ya
que cuando nos expresamos en una charla utilizamos el lenguaje verbal (existe un
sonido), el lenguaje escrito (texto), observamos a nuestro interlocutor (vídeo) y el
lenguaje no verbal con gestos y movimientos sobre todo con las manos (animación).
Cuando en un programa informático, un determinado documento o una presentación
utiliza de forma combinada las distintas herramientas que tenemos los seres humanos
para comunicarnos, se mejora notablemente la atención, la comprensión y por lo tanto
el aprendizaje. Una vez vista la importancia del concepto multimedia, podrás ver que
este tipo de herramienta le puede ser de gran utilidad a una empresa en tanto que
ésta forma parte de un entorno y debe interaccionar con él, y utilizar los medios de
comunicación más adecuados de cara a mejorar su estrategia empresarial y de
mercado.
A continuación, te proponemos los siguientes programas de presentación:
 Harvard Graphics.
 Microsoft PowerPoint, de la suite ofimática Microsoft Office.
 Lotus Freelance Graphics, ahora basado en OpenOffice.
 Corel Presentations.

1. Microsoft PowerPoint 2007

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten
comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

141
Con PowertPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida, pero con gran
calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten
personalizar hasta el último detalle. Por ej., podemos controlar el estilo de los textos y
párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt (crea texto
estilizado con varios efectos especiales como
texturas, contornos, etc.). (Exam online)
Para comenzar a trabajar, debes abrir el
programa de Power Point, el cual se encuentra
en el directorio de Todos los Programas dentro
de la carpeta Microsoft Office.
Has de pulsar en la esquina inferior
izquierda Inicio y seleccionas Programas.
Buscas la carpeta denominada Microsoft Office y
seleccionamos Microsoft Office PowerPoint 2007.
Una vez que hayas seleccionado Microsoft Office PowerPoint 2007, se abrirá
inmediatamente el programa, mostrándonos la siguiente pantalla:

1.1.- La barra de herramientas

Una vez abierto el programa, encontrarás la barra de herramientas con sus diferentes
opciones:

- Inicio: En este botón se encuentran las funciones relacionadas con Copiar,

Pegar, Cortar y Copiar formato; Agregar o eliminar diapositiva y su diseño;
Aplicar formato de la fuente y de párrafos; Dibujar formas y organizarlas;
Buscar, Reemplazar y Seleccionar texto u objetos.
- Insertar: En este botón se encuentran las funciones relacionadas con Insertar o
dibujar tablas; Insertar imágenes, formas y gráficos prediseñados; Vínculos con
páginas web, Imágenes, Direcciones de correo electrónico o programas;
Insertar Cuadros de texto, Encabezado y pie de página, Fecha y hora,
Numeración de diapositiva, Símbolo u objetos; Funciones multimedia con las
que se pueden Insertar Imágenes prediseñadas con Animación y Sonido o
Música.
- Diseño: En este botón se encuentran las funciones de Configuración de páginas
y orientación de diapositivas; Diseño de temas con el que se puede cambiar
Formato, Colores, Fuente y efectos; y, Selección de estilos de fondo de
diapositiva.

142
 - Animaciones: En este botón se encuentran las funciones que te permiten crear
y personalizar las animaciones de las diapositivas, y los efectos con los que se
da la transición a una determinada diapositiva.
- Presentación de Diapositivas: Aquí se encuentran las funciones relacionadas
con la configuración y personalización de las presentaciones.
- Revisar: Con las funciones de esta barra se puede revisar la ortografía, incluir
referencias, traducir, sugerir sinónimos, insertar comentarios y proteger la
presentación restringiendo su forma de acceder a ella.
- Vista: Con esta barra se manejan los diferentes tipos de vista de la presentación
o diapositiva, la regla o cuadrícula, el zoom para acercar o alejar el documento,
se puede mostrar a color o a escala de grises la presentación, moverse entre las
ventanas utilizadas, y el uso de los macros.

1.2.- Barra de acceso rápido y botón Office

PowertPoint 2007 te muestra una barra de acceso
rápido y el botón Office, en los cuales se
encuentran los comandos esenciales que te
permitirán desde abrir y crear un nuevo
documento, hasta imprimirlo.
La barra de acceso rápido te permite el tener
acceso a funciones consideradas claves, sin tener
que abrir el menú de la barra de herramientas allí
donde te encuentres trabajando. Esta barra, como
su propio nombre indica, te facilita el acceder de
forma rápida a estas funciones y puede
personalizarse de acuerdo al gusto y necesidades de
cada uno.
Por otra parte, en la parte superior izquierda de la
pantalla se localiza el botón Office. Si te sitúas sobre él se abrirá el menú
principal.
Como puedes ver, al colocarnos en este botón, se crea un nuevo
documento, se abre uno que ya existe, se guarda un archivo, se prepara el
documento para su distribución y envío a otras personas, así como la
opción de cerrar el documento en el que nos encontremos trabajando en
ese momento.

2. Crear una presentación

143
Para iniciar una nueva presentación utilizando PowerPoint 2007, te debes situar en el
botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.
Inmediatamente se abrirá un menú, el cual muestra las diferentes alternativas de
plantillas que nos servirá de base para realizar una presentación nueva, entre las
cuales se encuentran:
- Una plantilla en blanco, que es la más básica.
- Una serie de plantillas que se encuentran ya creadas e instaladas en el programa.
- Plantillas existentes y de acceso a través de Office Online, que incluyen diseños
predefinidos.

Si, por ejemplo, seleccionar una plantilla En blanco y reciente, se creará un documento
con estas características, y en este momento podrás comenzar a trabajar sobre dicho
documento.

2.1.- Diapositiva sencilla con texto

La primera diapositiva que vas a ver una vez creado el documento está formada por 2
rectángulos de texto que deberás utilizar para escribir en ellos el tema de la
presentación. (Exam online)
Ahora puedes agregar el título y el subtítulo de la presentación. Siempre y cuando
quieras utilizar una diapositiva como tema de la presentación.
Sin embargo, si quieres escribir un texto cualquiera en una diapositiva, tienes una
forma más sencilla de realizarlo y que consiste en dar los siguientes pasos:
 Te sitúas en Inicio en la barra de herramientas.
 A continuación, debes buscar la sección denominada Dibujo.
 Haz clic en la opción Cuadro de texto.
 Haz clic dentro de la transparencia o diapositiva, y entonces aparecerá el
cuadro de texto que se ha creado para qué puedas comenzar a escribir.
 Finalmente, escribes el texto que desees introducir.

Una vez que hayas introducido el texto a la diapositiva

sencilla que se quiere realizar, es importante, que guardes
lo que hayas trabajado. Para que resulte más fácil la
ubicación del archivo, deberías dar un nombre relacionado
con el contenido de lo que has escrito o la misma
presentación.

144
Para guardar la diapositiva, se busca en el botón de Office la opción Guardar como, se
busca la carpeta de destino se le asigna nombre al archivo y se le da a Guardar.

2.2.- Formato de texto

Es importante que sepas que el texto que introduces en las diapositivas, le puedes
editar el formato conforme a tus necesidades. En primer lugar, te debes situar en el
cuadro de texto al que deseas cambiar el formato:
En el botón de Office, te sitúas en Inicio y entonces debes buscar el cuadro de opciones
correspondiente a Fuente. En este menú también puedes realizar cambios en el
tamaño, el color o el estilo de la fuente del cuadro de texto.
Podrías editar solo una palabra o una frase del cuadro. Para ello debes sombrear la
palabra y elige el formato que necesites.
Si estás trabajando en un párrafo, del cuadro de texto, las opciones de formato de
fuente son las que anteriormente te hemos explicado y que se muestran en la
siguiente imagen:

El tamaño de todo el
cuadro de texto se puede modificar. Para ello te debes posicionar en la esquina o en la
señal del medio del cuadro del párrafo que quieras ampliar, y sin soltar el botón
izquierdo del ratón se arrastra uno de los puntos indicados hacia la derecha.
Finalmente, una vez que has ampliado el cuadro de texto que contiene el párrafo,
podrías dar una nueva alineación que permita mejorar tu presentación. Para ello
debes posicionarte en el botón de Office Inicio, buscar la sección Párrafo.
*Las funciones de la barra de formato de texto son las mismas que hemos visto para el
programa Microsoft Office Word 2007. (Exam online)

2.3.- Funciones de copiar, cortar y pegar (Exam online)

En PowertPoint puedes realizar las funciones de cortar, copiar,
pegar y copiar formato, como en el resto de aplicaciones
de Microsoft Office.
Si quieres cortar una parte del texto que hayas escrito,
deberás realizar lo siguiente: (Exam online)
 Sombrear la parte del texto que quieras cortar.
 Te sitúas en la barra de herramientas, Inicio, buscas el apartado destinado para
las opciones de Portapapeles (permite almacenar temporalmente información

145
 de cualquier tipo) y haces clic en Cortar (que está representado por una
tijerita).

Pero si lo que quieres es copiar una frase, palabra o un párrafo determinado, entonces
deberás:
 Sombrear la parte del texto que quieras copiar.
 Situarte en la barra de herramientas, Inicio, en las funciones del apartado
de Portapapeles, y se hacer clic en Copiar (que está representado con un par de
hojas superpuestas).

Para pegar una frase, palabra, parte de un párrafo u otro tipo de objeto, que
previamente ha sido seleccionado con la función copiar o cortar. Se siguen los
siguientes pasos:
 Te sitúas donde quieras pegar el objeto.
 Observa que el cursor está situado a continuación de los dos puntos en el
cuadro de texto.
 Te sitúas en la opción Pegar del apartado Portapapeles de la barra de
herramientas de Inicio y haces clic.

2.4.- Usar la barra de dibujo

Si te sitúas en la barra de herramientas
correspondiente al botón Inicio, donde se
encuentra la barra Dibujo, podrás insertar
formas pre-establecidas o crear otras a
partir de plantillas básicas.
Esta barra se puede ver en la parte superior de la pantalla.
A primera vista se observan las diferentes opciones que presenta, entre las que se
encuentra el Cuadro de texto. Por ejemplo, puedes ver una de las secciones donde se
encuentran una gran cantidad de figuras, como son flechas en varias direcciones,
líneas, rectángulos, corchetes, llaves, etc., que ayudarán a crear diferentes esquemas,
flujos o dibujos.
Para insertar una forma sencilla en la diapositiva, como por ejemplo una elipse:
 Te sitúas en la figurita dentro del recuadro que representa esta forma y se le da
un clic.
 A continuación, te sitúas en la diapositiva, marcas y comienzas a dibujar la
figura.

146
La figura queda del tamaño que le hayas querido dar, pero luego también se puede
ampliar o disminuir. Para ello te posicionas en una de las esquinas, se pulsa el botón
izquierdo del ratón y sin soltarlo se realiza el desplazamiento con el mismo ratón.
Si lo que quieres es cambiar el color de relleno de una forma:
 Selecciona la figura.
 Busca en el botón de Dibujo, el icono denominado Relleno de Forma.
 Te sitúas en la flechita que tiene para poner la paleta de colores y seleccionas el
color deseado.

Las figuras como los rectángulos, elipses u otros tipos de formas pueden ser utilizadas
en esquemas o diagramas de flujo de información. Por tanto, se puede insertar en
ellos cuadros de texto.
 Coloca el cursor en la forma donde quieres insertar el texto.
 Sobre ella pulsa el botón derecho del ratón y aparecerán una serie de opciones.
 Para introducir el texto te sitúas en Modificar Texto, aparecerá el cursor dentro
de la figura y ya podrás escribir.

2.5.- Insertar imágenes prediseñadas

También vas a poder insertar imágenes prediseñadas como fotografías, esquemas y
diagramas que hayas hecho y tengas guardados previamente. Para insertar una
imagen prediseñada que quieras incluir en una diapositiva, debes dar los siguientes
pasos:
 Te debes situar en la barra de herramientas, en el
botón que contiene las funciones de Insertar.
 A continuación, te sitúas en el apartado
correspondiente a Ilustraciones, concretamente
en Imágenes Prediseñadas.
 Al pulsar se abrirán a la vez la diapositiva y un cuadro
que incluye una serie de imágenes.
 Finalmente buscas la imagen que quieras y la
seleccionas.

Si ahora lo que quieres es modificar la imagen prediseñada que has insertado en la

diapositiva, debes realizar lo siguiente:
 Te colocas con el cursor en la imagen.
 Haces clic con el botón derecho del ratón y se te abrirá un cuadro de funciones
para editar la imagen.
 Pulsas Formato de imagen y se abrirá un nuevo cuadro.
 Si deseas cambiar el color de la imagen, te debes colocar en el botón Cambiar
color y entonces seleccionas el que desees.

147
2.6.- Añadir tablas y crear un gráfico
También puedes insertar una tabla, creada a partir de PowerPoint en la diapositiva.
Para añadir una tabla sencilla, se han de dar los siguientes pasos: (Exam online)
 Te debes situar en la barra de herramientas, en la
pestaña Insertar, y a continuación en la opción
de Tabla (representada por una tablita).
 Si pulsas en la tablita, se abre una cuadrícula y se
selecciona el número de columnas y de filas de la tabla que
quieres crear.
 De tal forma que, si quieres una tabla de cuatro filas por
tres columnas, deberás sombrear los cuadritos
correspondientes.

Para cambiar las propiedades de la tabla, debes hacer lo siguiente:

 Te sitúas en la tabla, pulsas el botón derecho del ratón y aparecerá un cuadro
de menú con diferentes opciones para modificar las propiedades de la tabla.
 Si, por ejemplo, quisieras cambiar el tipo de relleno de las celdas, debes
seleccionar Relleno, entonces se abrirá un nuevo cuadro, debes seleccionar la
opción que desees y entonces cambiará el fondo de nuestra tabla.

A veces es necesario en una presentación mostrar gráficos que mejoren la información

que queremos mostrar en nuestra presentación como puede ser la tendencia en la
evolución de los precios de un producto, por ejemplo.
Si quieres crear gráficos en PowerPoint se siguen los siguientes pasos:
 Te sitúas en el menú de Insertar, en el icono de Gráfico y dentro
de Ilustraciones.
 Haces clic en Gráfico y se abrirá un menú que contiene las opciones de esta
aplicación.
 Si escoges un gráfico por sectores, aparecerá uno por defecto, que contiene
series predeterminadas en una hoja de Excel.
 Para que puedas realizar el gráfico que quieras, se podrán cambiar las cifras
que aparecen en la hoja de Excel y se tendrá actualizado con la información
necesaria.

3. Fondo, diseño e impresión de las diapositivas

En primer lugar, debes saber que a las diapositivas se les aplica el fondo de la siguiente
manera:
- Te sitúas en la barra de herramientas Diseño, luego en el
apartado Fondo.

148
 - Si pulsas Estilos de fondo, se te abrirá un menú con distintas opciones.
- El fondo que está definido es blanco, sin embargo, lo puedes cambiar para darle
así otro aspecto de mayor luminosidad a la diapositiva.
Por ej., se puede seleccionar una de las que hay en tono azul y el fondo de la
transparencia cambiará a ese color. Fondo de la diapositiva

Los primeros colores que se muestran son los predefinidos, pero también puedes
seleccionar entre una amplia gama. Para ello debes situarte en la parte de abajo del
recuadro de Opciones de fondo, donde dice Formato del fondo, y así se abrirá un menú
que te permitirá cambiar a otro fondo distinto.

Diseño de la diapositiva

3.1.- Barra de diseño

Puedes buscar y cambiar el diseño a la diapositiva que más se adecue al tipo de
presentación e información que quieras mostrar. Puede cambiarse el diseño si sigues
los siguientes pasos:
- Te sitúas en Inicio, luego en el apartado Diapositivas y aquí buscas el icono
Diseño.
- Al pulsarlo aparecerá desplegado el menú de opciones para diseño.
- Por ejemplo, si seleccionas el diseño “Brio”, aparecerá una estructura y sobre
ella escribirás la información correspondiente.
Sin embargo, si utilizas la barra de Diseño
tendrás una forma más rápida para diseñar tu
diapositiva, y que te permitirá montar un tema
pre-establecido con las opciones que te
presenta PowerPoint.
Si te sitúas en el botón Diseño de la barra de herramientas, y buscas el segmento que
presenta las opciones de Tema. Todas las plantillas que se muestran pueden servir

149
para dar un nuevo diseño a tu diapositiva. Seleccionamos una que tenga varios colores
y podrás ver el cambio producido.
En un principio puede parecer que no tenga muchos colores, pero se pueden cambiar.
Para ello debes pulsar el icono Colores, por ejemplo, se puede escoger uno de los
estilos predefinidos, y al seleccionarlo verás cómo quedará la diapositiva.
Por último, si con todos los cambios realizados el color de la letra no se viera bien, se
puede cambiar el color de la fuente, sombreando el texto y buscando en el
botón Inicio la opción para cambiar color de fuente (que ya has podido ver en un
apartado anterior).
*Para imprimir nuestras diapositivas tenemos que seguir los siguientes pasos: (Exm
oln)
- Te sitúas en el botón de Office, al pulsarlo se abre un menú.
- Selecciona imprimir, con lo que se abrirá un nuevo menú de opciones.
- Se escoge la primera opción y se abre un nuevo menú.
- En el nuevo menú desplegable se selecciona la impresora que se va a utilizar.
Se pueden imprimir todas las transparencias o bien puedes seleccionar las que
desees. También se puede elegir si se quiere en color o escala de grises.

4. Integrar documentos
Debes saber que para crear una diapositiva o transparencia debes situarte
en el botón de Office, se pulsa Nuevo y así creamos la primera diapositiva
con un diseño de título y subtitulo. Se escribe en los cuadros de texto la
información que se quiere mostrar en la presentación. Vamos a crear un
documento con cuatro diapositivas: la portada, más tres transparencias de
contenido.
Si quieres crear una nueva diapositiva como continuación de otra en el mismo
documento: Se pulsa Nueva Diapositiva que está dentro de la barra de herramientas,
al pulsar el botón Inicio. Se escribe la información en la transparencia que hemos
creado nueva y así sucesivamente.
Para darle otro fondo, se puede seleccionar uno de los estilos de tema pre-diseñado,
que podrás encontrar en el botón de la barra Diseño.
Como podrás observar en la pantalla de PowerPoint a la izquierda se encuentran todas
las diapositivas que hemos ido creando ordenadas en forma secuencial. Sin embargo,

150
esta no es la única forma de visualizar las transparencias de tu presentación, y más
cuando tienes muchas transparencias y quieres tener una visión panorámica de todas.
Para estos casos debes situarte en el botón Vista de la barra
de herramientas, en el icono denominado Clasificador de
diapositivas. Aquí puedes cambiar el orden de las
transparencias, añadir una transparencia, y eliminar o aplicar
otro formato.

4.1.- Añadir, borrar una diapositiva y cambiarles el formato

Ahora vamos a suponer que quieres incluir una transparencia
entre la 3 y la 4, por ejemplo, entonces debes hacer un clic en
este espacio y a continuación pulsar el botón Nueva
diapositiva que se encuentra en el menú de Inicio.
Añadir y borrar una diapositiva
Pero si lo que quieres es eliminar una diapositiva, te has de
situar en aquella diapositiva que desees borrar y pulsar la
tecla Borrar.
Para poder cambiar el formato de todas las diapositivas, has de
seleccionar las transparencias, para ello debes pulsar el botón
derecho en la primera diapositiva y lo has de mantener pulsado
mientras te vas desplazando hacia las demás. A continuación,
debes situarte en el icono Temas del botón Diseño y escogemos
el nuevo formato que queramos.

Cambiar de formato a varias diapositivas

5. Visualización de la presentación
Para ver una presentación debes ir al botón de la barra de herramientas Vista y buscar
el icono llamado Presentación con diapositivas.
Inmediatamente la pantalla principal se amplía y comienza a reproducirse la
presentación una por una de las
transparencias elaboradas.
Otra forma de visualizar la presentación, más rápida que la anterior, es a través de un
botón que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de PowerPoint,
generalmente en alguno de los extremos.
Al revisar la presentación podemos darnos cuenta de si el tamaño de la fuente y el
color son los adecuados o de si debemos alinear la información para que se vea mejor.
Si por ejemplo los títulos de cada diapositiva no están centrados, se puede cambiar su
ubicación, moviendo los cuadros de texto. Para ello te sitúas en el cuadro de texto y

151
manteniendo pulsado el botón derecho del ratón lo vamos desplazando hasta donde
se quiera.
Ahora una vez visualizada la presentación y habiendo hecho los cambios oportunos, si
se está conforme con el trabajo, se debe guardar la presentación, como ya se ha
explicado anteriormente.

5.1.- Animaciones de las diapositivas

Para conseguir una mejor presentación de tu trabajo, te aconsejamos que utilices
animaciones en las diapositivas. Se puede aplicar a una o todas, con la misma
animación o diferente para cada una.
Los pasos a seguir para dar una animación sencilla de transición de una a otra
diapositiva son los siguientes:
 Sitúate en Clasificador de diapositivas dentro del botón Vista de la barra de
herramientas.
 Debes escoger una diapositiva para aplicarle la animación. Por ejemplo, la
primera, así que te sitúas en ella, buscas dentro del botón Animaciones, el
icono Transición a esta diapositiva.
 Se selecciona el efecto que se desea de las opciones posibles. Por ejemplo, el
efecto Disolver.
 Ahora en el Clasificador de diapositivas, se verá en la parte inferior de la
transparencia un dibujo que muestra que ha sido aplicada una animación (es
una estrella).

Así se pueden aplicar animaciones a cada una de las diapositivas. Finalmente hacer
funcionar la presentación y se verá el efecto de esta animación que se ha creado.

*Recomendación: Es importante que tengas algunas recomendaciones para hacer una

buena presentación:
1. Tener en consideración el auditorio al que se dirigirá la presentación.
2. Combinar imágenes y gráficos con el texto en el contenido de la presentación.
3. La fuente debe tener un tamaño adecuado para leerla desde cualquier parte
del auditorio.
4. No sobrecargar de texto las transparencias, ni abusar de colores en la
presentación.
5. No abusar de las animaciones con mucho sonido o efectos, ya que puede
distraer la atención del auditorio.

152
 6. Utilizar viñetas o numeración para presentar ideas relacionadas.
7. Seguir un mismo criterio en la elección de los colores en el contenido. Por
ejemplo, los títulos de un mismo color, tamaño y estilo de letra en todas las
transparencias.
8. Evitar hacer una presentación muy cargada de diapositivas. De tal forma que
consigamos una presentación clara, precisa y ordenada. Es importante ser
concreto a la hora de plasmar las ideas, teniendo en cuenta qué objetivos
pretendemos cumplir con dicha presentación.

6. Agrupar objetos (Exam online)

Para empezar, vas a crear un rectángulo, una flecha con punta de
lanza hacia la derecha y una elipse. Fíjate que, para ello, hemos
pulsado en la pestaña de Formas, representado por varias formas
de un cuadrado, un cilindro y un círculo superpuestos. Una vez
dibujadas las tres figuras, te vas a posicionar en cada una de ellas y
verás cómo puedes moverla hacia donde tú quieras. Mira la
siguiente imagen, la gran variedad de autoformas que tenemos
disponibles.
Por ejemplo, si se toma el rectángulo, y con el botón izquierdo del
ratón apretado te desplazas hacia la derecha, el rectángulo se irá
moviendo también en esa dirección.

Muchas veces es necesario que puedas mover las figuras para que de esta forma el
texto u otras imágenes puedan tener el espacio suficiente en el esquema, en estos
casos te resultará más útil mover todas las formas de una vez y no el tener que ir una a
una. Por esta razón debes saber que existe una opción que te permite agrupar las
figuras para moverlas, copiarlas, pegarlas o eliminarlas juntas.
Para poder agrupar las figuras debes seleccionarlas, para ello te debes posicionar en la
primera forma y manteniendo apretado el botón del teclado que sirve para cambiar de
mayúscula a minúscula, pulsas la segunda y la tercera figura.
Una vez seleccionadas las tres figuras pulsas el botón derecho del ratón sobre
cualquiera de estas figuras y se abrirá un menú. En este menú debes escoger la
opción Agrupar. Y del submenú que se abre seleccionar también la de Agrupar. Y así
tendrás las tres formas agrupadas, en un solo elemento.

6.1.- Desagrupar y reagrupar objetos

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Si lo que quieres es desagrupar para cambiar alguno de los atributos de una de las
formas, entonces te debes situar en el objeto que has agrupado previamente y pulsas
el botón derecho del ratón.
Se abre un menú de opciones. Aquí debes seleccionar
Agrupar y luego Desagrupar. Ahora las figuras estarán
desagrupadas, lo que te permitirá trabajar en cada
una de ellas.
Puede que una vez que hayas desagrupado y trabajado con alguna de las figuras
quieras volver a agruparlas, entonces puedes utilizar la opción de Reagrupar.
Para reagrupar debes situarte en una de las figuras, y si pulsas con el botón derecho
del ratón se abrirá un menú en el que deberás elegir la opción de Agrupar y
luego Reagrupar.
Ahora ya habrás conseguido que las tres formas estén agrupadas nuevamente.
*Si observas la figura, hay 11 puntos de movimiento: cuatro en las esquinas, cuatro en
los contornos, dos rombos amarillos y un punto verde.

Los puntos de las esquinas cambian el tamaño a la figura, la pueden agrandar o

acortar.

Los puntos de los contornos de la derecha e izquierda de la figura se usan para

alargar o achatar la figura. Los puntos de los contornos de arriba y abajo de la figura,
Dar movimiento a
se usan, para aumentar o disminuir el ancho de la forma. una forma
El punto en forma de rombo de color amarillo de la parte superior de la figura es
utilizado para disminuir o aumentar el tamaño de la lanza de la flecha. El punto en forma de
rombo de color amarillo de la izquierda de la figura es usado para disminuir o aumentar el
ancho del eje de la flecha.

Para finalizar el punto verde es utilizado para hacer girar la figura.

6.2.- Animación de un elemento de una diapositiva

En apartados anteriores ya has aprendido cómo aplicar una determinada animación a
una transparencia, concretamente en la transición que se produce entre una y otra.
Debes saber, que también puede aplicarse una animación a uno de los elementos u
objetos de una diapositiva.
En la 2ª transparencia del
grupo de 4 transparencias
que hemos ido elaborando,
debes escoger una y añadir
en la misma una imagen
sencilla de las que están definidas.

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Para ello debes ir a la barra de herramientas y pulsar en la pestaña de Insertar y
luego Imágenes Prediseñadas. De las distintas opciones que se muestran escoge una
que te parezca adecuada al tema objeto de la presentación.
1. Te sitúas sobre el objeto al que quieres dar animación. En este caso concreto
vamos a utilizar la imagen y nos situamos en la barra de herramientas
en Animaciones.
2. Aparece un menú con distintas alternativas, nos situamos en el apartado
de Animaciones.
3. En este momento aparece como Sin animación, si pinchas en este submenú, se
abren las opciones de animación. Por ejemplo, escoges Desplazar hacia abajo.

En este caso, la animación se ha aplicado a esta única imagen, si lo que quieres es

aplicar al resto de elementos de la presentación, una animación, puedes seguir el
mismo proceso.
El resultado del efecto que se ha seleccionado es que la imagen aparece desde arriba
de la diapositiva y comienza a bajar hasta la posición en la que se encuentra. Cada
efecto tiene un resultado distinto, deberás escoger el que más se adapte a tus
necesidades.

7. Flujos de datos y organigramas

Para la creación de diagramas de flujos de datos, debes situarte en el botón diseño, y
pulsar la opción SmartArt (Arte inteligente. Te permite hacer gráficos en diferentes
tipos de diseño). (Exam online)
En este momento te aparecerá un cuadro con distintas alternativas de formas
preestablecidas. Si, por ejemplo, para comenzar quieres realizar un proceso sencillo,
seleccionas Proceso y luego eliges el gráfico que mejor se adapte a lo que quieras
hacer en tu presentación.
A continuación, ya podrás escribir la información que quieras presentar.

Pero si lo que quieres es hacer un diagrama de ciclo:

 Te debes situar en la barra de herramientas, en Insertar y en SmartArt y aquí
abres el submenú.
 Entonces debes seleccionar la opción Ciclo.
 Y finalmente debes comprobar que el gráfico elegido se adapta a la información
que quieres presentar.
 Una vez que has llegado a este punto ya podrás escribir la información que
deseas que sea representada en este formato.

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7.1.- Organigramas
Puedes utilizar el programa PowerPoint para realizar una presentación de la estructura
organizativa de una empresa, a través de la creación de un organigrama.
Para ello debes seguir una serie de pasos:
1. Busca en el botón Insertar de la barra de herramientas el icono SmartArt. Al
pulsarlo aparecerá un menú de opciones.
2. Aquí de todas las opciones que se muestran escoges Jerarquía y aparecerá otro
menú con opciones. Ahora seleccionas Organigrama, que es la primera gráfica
que aparece.
3. Cuando pulses en esta opción, aparecerá en la transparencia un organigrama
de los que están pre-definidos.

Si el organigrama que se quiere hacer tuviera menos elementos que los que aparecen
en el prediseñado, se puede eliminar el que quieras. Para ello te debes situar en el
rectángulo que quieres eliminar y pulsar la tecla Borrar.
Ahora ya sí que podrás escribir en cada rectángulo, y si al escribir crees que el tamaño
de la letra no es el adecuado puedes modificarlo, ajustando el tamaño del texto como
ya has visto antes.
Entonces se introducen todos los
elementos con la información que
quieres mostrar. Y una vez hecho
esto ya tendremos el organigrama
terminado.

8. Cómo personalizar una presentación y auto-ejecución

Para empezar, vas coger la transparencia en la que acabas de elaborar el organigrama
de la empresa, y es la que vamos a utilizar para Personalizar una presentación. En este
caso hay dos elementos uno es el Título de la diapositiva y otro es la imagen del
organigrama cumplimentado.
Para personalizar la presentación debes hacer lo siguiente:
Pulsa el icono Personalizar animación que encontrarás en Animaciones de la barra de
herramientas.

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Entonces se abrirá un menú de opciones a la izquierda de la pantalla con los efectos en
cada uno de los elementos.
En este caso, el elemento nº 1 será el título. Te deberás situar en el título y al hacer un
clic con el botón derecho del ratón, pulsa Agregar efecto. Una vez aquí puedes
seleccionar el que más te guste.
A continuación, se mostrará al lado del elemento un simbolito que señala que posee
una animación.
Ahora nos podemos posicionar en el organigrama, que sería el
elemento 2 y seguir el mismo proceso que en el caso del título. En
la siguiente imagen puedes ver las distintas opciones de efectos.
Finalmente, en la diapositiva, tanto el título como el organigrama
tienen su animación.

8.1.- Auto-ejecución de la presentación

Para personalizar la animación de una presentación te debes situar en la barra de
herramientas, en la opción Presentación con diapositivas, y a continuación, buscar el
icono Configuración de la presentación con diapositivas. (Exam online)
Entonces se abre un cuadro con las opciones
que se tienen para la configuración, como, por
ejemplo:
 Tipo de presentación, aquí tienes varias
opciones podemos pulsar Examinada
en exposición.
 Mostrar diapositivas. Podemos poner
todas o seleccionar unas cuantas.

Ahora te mostramos la imagen del cuadro de

controles que debe aparecerte para poder
personalizar tu presentación:
 Otra de las opciones es Avance de diapositivas, si seleccionamos Usar los
intervalos de diapositiva guardados, pondrá en funcionamiento las animaciones
y efectos que se han dado a ciertos elementos. Esta opción también sirve para
poder dar a la presentación una duración entre transparencias, esta opción
resulta muy útil cuando tenemos que controlar el tiempo que tenemos
establecido y del que disponemos para la presentación.
Para establecer los intervalos de tiempo entre diapositivas, se hace lo siguiente:
 Pulsa el icono Ensayar intervalos que se encuentra en el botón Presentación
con diapositivas de la barra de herramientas.

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  Entonces cada una de las diapositivas comenzará a mostrarse con unos
controles de tiempo en la parte superior izquierda de la pantalla.

Así también puedes marcar el tiempo del resto de diapositivas, puedes calcular el
tiempo que te llevará la exposición de cada una de ellas y después se marca el tiempo
total.
Para finalizar pulsamos cerrar la ventana, la aplicación preguntará entonces, si se
desea guardar el nuevo intervalo. Así ya habrás personalizado tu presentación.

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