Universidad Nacional Autónoma de Honduras (UNAH)

Centro Universitario Regional del Litoral Pacífico (CURLP)

Facultad:
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Carrera:
Comercio Internacional con Orientación en la Agroindustria

Docente:
Keila Zarina Euceda Carbajal

Estudiantes:
Rocío Michelle Gallo Escalante – 20222300049
Yessy Nicolle Alvarado Ferrufino – 20222300022
Keidy Banessa Soriano Palma – 20212330011
Desiree Consuelo Gonzales Flores – 20142300023
Itzel Marbelly Martínez Betancourth – 20212300089
María Fernanda Aguilera Guevara – 20202300009

Tema:
Organización de eventos en el ámbito profesional

Choluteca, lunes 28 de octubre de 2024

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 Índice

Introducción.............................................................................................................................................3

Objetivos generales...............................................................................................................................4

Objetivos específicos............................................................................................................................4

Organización de eventos en el ámbito profesional........................................................................5

El protocolo..........................................................................................................................................5

La organización de eventos.............................................................................................................5

Etapas en la organización de eventos...........................................................................................6

Cómo organizar un evento...............................................................................................................7

Consejos para planificar un evento de forma exitosa...............................................................9

Sitio y espacios para eventos........................................................................................................10

Conclusión.............................................................................................................................................12

Bibliografía.............................................................................................................................................13

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 Introducción

En este informe, se explorarán en profundidad los diferentes aspectos de la

organización de eventos en el ámbito profesional, analizando las tendencias actuales,
las mejores prácticas, las herramientas tecnológicas emergentes y las estrategias para
superar los desafíos que enfrentan los organizadores. La organización de eventos ha
tomado una relevancia significativa en un mundo cada vez más interconectado y
competitivo. En un entorno globalizado, las empresas y organizaciones buscan
constantemente formas innovadoras de destacar y conectar con sus audiencias. Los
eventos, ya sean conferencias, seminarios, ferias comerciales, lanzamientos de
productos o encuentros corporativos, se convierten en herramientas estratégicas
fundamentales para lograr estos objetivos.

Sin embargo, la organización de eventos implica un proceso complejo que

requiere una cuidadosa planificación y un enfoque multidisciplinario, desde la selección
del lugar adecuado, la gestión logística, la coordinación de proveedores y la promoción
del evento, cada detalle cuenta para asegurar el éxito del mismo. Además, es
importante entender el público objetivo y las expectativas que tienen, así como los
objetivos específicos que se buscan alcanzar.

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 Objetivos generales

 Identificar y describir los aspectos fundamentales que intervienen

en la planificación y ejecución de eventos profesionales, incluyendo logística,
presupuesto, recursos humanos y comunicación.

 Evaluar el impacto de los eventos en la construcción de redes de

contacto, el desarrollo de marcas y la promoción de productos y servicios en el
entorno empresarial.

Objetivos específicos

 Identificar las cualidades, habilidades de gestión, liderazgo y

comunicación que son esenciales para el éxito en la organización de eventos.

 Definir indicadores y métricas que permitan medir la efectividad de

un evento, considerando aspectos como la satisfacción de los participantes, el
retorno de la inversión (ROI) y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

 Describir las fases de planificación, desde la conceptualización

hasta la evaluación post-evento, y las actividades clave en cada una de ellas.

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 Organización de eventos en el ámbito profesional

El mundo de la organización de los eventos ha evolucionado muchísimo en los

últimos años, hasta el punto de que las clásicas reglas de protocolo y los conocimientos
básicos para llevar a cabo un evento ya no son suficientes para que tenga éxito. El
objetivo es aprender las pautas imprescindibles para conseguir lo que en estos tiempos
buscan las instituciones, ya sean públicas o privadas, cuando organizan sus eventos.

El protocolo

Lo que sí resulta una realidad indiscutible es que la organización de eventos se

propone reconceptualizar lo que en la actualidad es protocolo, tratando de hacer ver a
diversos grupos sociales que este término no tiene nada de peyorativo, demostrando
que es una disciplina como tal. La proyección, el desarrollo de los preparativos y la
puesta en marcha de todo tipo de eventos es de suma importancia en la actualidad.

La importancia de la imagen, el diseño y la escenografía, en definitiva, de la

proyección exterior en la organización y gestión de eventos en cualquier ámbito de la
sociedad (empresarial, cultural, político, oficial o social), obligan a plantear la necesidad
de crear empresas especializadas de alto nivel en estas disciplinas capaces de
gestionar y diseñar de manera multidisciplinar cualquier evento.

La organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción

de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,
cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que

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incluye la organización y gestión de eventos son desarrollo del presupuesto y el
cronograma, la

selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la

tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte,
los servicios gastronómicos o catering, la coordinación logística integral, entre otros.

Un evento puede referirse a una conferencia, una ceremonia, un festival, una

reunión o una convención, ejecutada para lograr un objetivo determinado.
Normalmente, se busca atraer a un gran número de personas y profesionales de la
industria, por lo que se hace necesaria una planificación tediosa para causar una buena
impresión y, por supuesto, obtener los resultados esperados. Organizar un evento
requiere de ejecutar actividades tediosas y minuciosas, pero el resultado puede ser
muy satisfactorio tanto para la organización como para los participantes. Por esta
razón, en este artículo hablaremos de cada una de las fases del proceso de
organización en un evento, sus ventajas, así como algunos consejos para planificarlo
de manera sencilla y eficaz.

Los eventos, por lo general, son realizados por organizaciones y asociaciones

para despertar interés por un servicio o producto determinado. Su éxito depende del
seguimiento de diversas etapas previamente programadas, por lo que la organización
del evento es fundamental para garantizar que todo salga según lo previsto y evitar las
improvisaciones.

Etapas en la organización de eventos

La organización de un evento es un proceso que debe llevarse a cabo de

manera muy metódica, cumpliendo todos los pasos necesarios para garantizar su éxito.
Dependiendo del tipo y el tamaño del evento, este proceso puede variar; sin embargo,
hay algunas etapas generales que siempre deben tenerse en cuenta.

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 Estas son:

 Pre-evento

Es la etapa inicial en la que la organización establece los objetivos del evento,

define su público objetivo y se crea una estrategia de marketing y publicidad. Además,
en esta fase la organización debe ocuparse de otros factores importantes como la
logística, el catering, el transporte y el alojamiento.

 Evento

Es la fase en la que se celebra el evento, con todas sus actividades y

atracciones. La finalidad se basa en generar una experiencia positiva para los
participantes, con el fin de lograr resultados óptimos para todos los involucrados.

 Post-evento

Es la fase en la que la organización evalúa los resultados del evento y toma

decisiones para mejorar los futuros eventos y ediciones.

Cómo organizar un evento

El objetivo de planificar un evento, es llevarlo a cabo de forma exitosa,

cumpliendo con todos los objetivos propuestos. Por esta razón, es necesario seguir

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minuciosamente cada una de las etapas en la organización de eventos, ya que son
útiles para medir y visualizar los progresos realizados.

Las fases de planificación más efectivas, para que puedan servir de guía son las
siguientes:

 Investigar a los clientes

Uno de los primeros pasos en la organización de eventos, es indagar y

comprender cuáles son las expectativas del cliente. Para ello, lo más recomendable es
proceder con una investigación exhaustiva, que detalle los deseos y necesidades del
cliente. Estos pueden obtenerse por medio de encuestas o entrevistas directamente
con el cliente, para conocer cuáles son sus objetivos.
Para que este primer paso sea ejecutado satisfactoriamente es recomendable
investigar en profundidad el negocio o empresa, para familiarizarse con su industria y
sector. De esta forma se podrán identificar las oportunidades de mercado y diseñar el
evento en consecuencia.

 Elegir el diseño del evento

Una de las etapas más importantes es elaborar el diseño del evento, y este
vendrá determinado por la temática y la información recopilada. De esta manera se
podrá conocer el público objetivo y planificar en concordancia a sus necesidades. Es
fundamental tener en cuenta que el diseño del evento sea atractivo y acorde a la
imagen de la empresa. Además, es aconsejable incluir el logotipo y el nombre de la
marca en los materiales promocionales, así como también en el lugar del evento.

 Dar el toque final a los detalles del evento

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 En esta etapa de la planificación, es esencial dar el toque final a cada uno de los
componentes del evento, como el sitio de encuentro, el tema central y el presupuesto,
para que el proceso de organización se lleve a cabo de una manera eficiente y sin

contratiempos. Para que resulte más sencillo, es recomendable elaborar un

cronograma del evento, en el que se incluya lo siguiente:

o Horario de apertura
o Presentaciones
o Actividades del evento
o Horario de alimentos y bebidas
o Horario de cierre

 Planificar conjuntamente con tu equipo

Una vez que el cronograma del evento haya sido elaborado, comienza la fase de
coordinación. Esta consiste en informar y trabajar conjuntamente con tu equipo para
que todos conozcan cuál va a ser la organización del evento. Para ello, es importante
comunicar cada una de las etapas en la organización del evento al equipo y preguntar
si todos comprenden cada fase. Un método efectivo es a través de la elaboración de un
briefing con información orientada al desarrollo de acciones concretas.

Esta fase también es útil para confirmar todos los detalles del evento, como por
ejemplo las fechas de ensayo. Así mismo, es primordial que todos los participantes del
equipo escriban sus propios objetivos, para que todos sepan y quede claro qué esperar
durante el evento.

 Analizar los resultados

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 Este es el último paso de la organización, ya que se lleva a cabo una vez que
culmina el evento. Durante esta etapa, es esencial conocer todas las opiniones del
equipo y del cliente, para determinar si fue exitoso y cuáles son los puntos que
necesitan mejorarse.

En esta etapa es fundamental consultar con el cliente si se cumplieron los

objetivos planteados. Considerar las opiniones de los involucrados en el evento, es
esencial para poder utilizar sus comentarios como críticas constructivas y mejorar
ciertos aspectos en las próximas actividades.

Consejos para planificar un evento de forma exitosa

 Planificar con tiempo de antelación

Organizar un evento es un proceso que requiere de tiempo, ya que es posible

que en el transcurso de la planificación se presenten imprevistos y problemas que
debas solucionar. Por ello, es aconsejable comenzar a contactar a los proveedores y
locales comerciales con tiempo de imprevisto, para garantizar que todos los
involucrados estén disponibles para la fecha solicitada.
 Contactar con personas del sector
Los individuos en el sector de planificación de eventos, pueden tener contactos
con diversos proveedores y lugares de celebración. Por lo tanto, es considerable
comunicarse con ellos para poder tomar mejores decisiones en el proceso de
planificación del evento.

 Implementar estrategias de publicidad

Al organizar un evento, es esencial utilizar diversas estrategias de marketing y

publicidad antes de la fecha estipulada. De esta forma, todas las personas involucradas

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podrán conocer el evento con antelación y planificarse para confirmar y asistir al
evento. Para ello, es recomendable emplear herramientas como las redes sociales o
campañas publicitarias online.

 Elaborar un plan de respaldo

Es útil tener un plan de respaldo para poder solucionar rápidamente los

obstáculos e imprevistos que se presenten. Es importante que el equipo involucrado
también conozca el plan de respaldo, para que puedan estar al tanto del procedimiento
que debe seguirse en caso de que surja un problema.

Los eventos constituyen una de las herramientas estratégicas más efectivas que
pueden usar las organizaciones para alcanzar sus objetivos. Por esta razón, es
fundamental cumplir con cada una de las fases o etapas de planificación, para que el
evento pueda llevarse a cabo de manera exitosa y los clientes queden satisfechos con
los resultados.

Sitio y espacios para eventos

Identificar el espacio específico que cumpla con la necesidad del evento y reúna
todas las características imprescindibles para su desarrollo es uno de los puntos más
complicados en la planificación de un evento. El espacio es uno de los elementos cada
vez más valorado por los asistentes. Los asistentes no solo valoran aspectos como la
fácil accesibilidad sino el efecto sorpresa de acudir a un evento en un espacio fuera de
lo común. En el caso de los espacios públicos, es fundamental tener en cuenta los
permisos y normativas municipales del espacio en el que se va a llevar a cabo el
evento, ya que se trata de trámites que pueden ocasionar retrasos en la planificación y
tienen cierta dificultad.

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 Cuando se trata de espacios y sitios el tiempo es importantísimo. Afinar detalles
del sitio con buen tiempo de anticipación contribuirá a que se vaya avanzando en la
lista de tareas y pueda avanzarse en otros temas. Algunos espacios comunes para la
realización de eventos son: hoteles, recintos, fincas, salas, auditorios, cines, teatros y
espacios singulares. Debido a la pandemia que hemos estado viviendo, el uso de los
espacios al aire libre se ha incrementado solventando el tema del distanciamiento
social, entre otros.

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 Conclusión

Como hemos visto, los eventos forman parte de la vida de las personas, las
empresas y las organizaciones, teniendo una gran relevancia. Un evento es una
instancia que permite abrir nuevas puertas y oportunidades de acuerdo con los
objetivos de cada caso.

En este sentido, cada etapa de un evento es fundamental para lograr que éste
sea exitoso. Desde la planificación, que debe ser exhaustiva y cuidadosa para controlar
las claves del evento y ofrecer una solución a los posibles imprevistos, hasta las
acciones que se tomen en el evento en particular y el post-evento. Cada parte tiene sus
propias estrategias y cumple un rol de vital importancia. Además, los avances
tecnológicos vienen cambiando la forma de planificar y gestionar eventos, para lo que
se necesitará de personal capacitado para su uso. Sin embargo, estos avances
prometen una revolución en los eventos del futuro, ampliando considerablemente sus
posibilidades.

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 Bibliografía

everything, 4. (14 de Marzo de 2022). 4for everything. Obtenido de 4for everything:

https://www.4foreverything.com/blog/la-organizacion-de-eventos

IMEP, P. (7 de Agosto de 2017). Protocolo IMEP. Obtenido de Protocolo IMEP:

https://www.protocoloimep.com/articulos/la-organizacion-de-eventos/

Indeed. (11 de Enero de 2024). Indeed. Obtenido de Indeed:

https://www.protocoloimep.com/articulos/la-organizacion-de-eventos/

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