ACTIVIDAD EN CIPAS CAPITULO 4-5 Y 9 Y PREGUNTAS GENERADORAS

TUTORÍA 3

NELSY RUBIELA VARGAS VARGAS

SANDY GERALDINE MURCIA GUERRA

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA
LOGÍSTICA - GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
AÑO 2024
 RESUMEN CAPITULO 4, 5 Y 9

CAPITULO 4: COMO EJECUTAR UN EVENTO Y UNA EXPOSICIÓN

Es una etapa importante, ya que se debe poner en practica lo que se planifico con el fin
de cumplir las actividades que se programaron. Cabe resaltar que para que un evento sea
exitoso, depende de una buena organización, un buen trabajo en equipo y asignación de
funciones, para ello cada persona debe saber cuáles son sus responsabilidades con el fin
de ejecutarlas eficientemente.
Con el fin de que el evento sea éxito también es importante planear las actividades con
suficiente tiempo, esto ya que nos ayuda tener diferentes planes de acción en caso de
algún imprevisto.

LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO

La lista de seguimiento es una herramienta muy importante para garantizar una buena
planificación, con ella se busca que no se olvide ningún detalle en la realización del
evento. A continuación, se menciona una lista para la realización de un evento:

Definir el propósito y los objetivos del evento: Aquí se debe establecer muy claro por
qué estamos organizando el evento y que se espera de él.
Definir el tipo de evento: Determinar el tipo de evento a realizar, define el propósito y el
contenido del evento, así como el mensaje que se quiere transmitir.

 Convocatoria: Una vez definida la temática, se hace un anuncio a las personas

que se va a invitar al evento. Este documento debe incluir información importante
como lo es fecha, hora y lugar, también detalles que se consideren importante
como por ejemplo si se debe asistir con alguna prenda en especial. La
convocatoria también podría incluir información como ponentes que van a
participar en el caso de una conferencia; esto con el fin de motivar a los invitados.

 Reglamentos: Como sabemos el reglamento son las normas que busca que un
buen comportamiento en la participación del evento, allí se establecen las
condiciones de participación de los asistentes.

Fuente de ingresos y financiamiento: Puede variar dependiendo el tipo de evento, su

tamaño y objetivo.
  Venta de entradas: Es una fuente principal de ingresos, aquí se pueden
establecer diferentes tipos de tarifas.

 Patrocinios: Las empresas y organizaciones pueden pagar por el derecho a

promocionarse en el evento en contra prestación a un reconocimiento de marca.

 Donaciones: Se pueden gestionar donaciones directas de personas o empresas

que apoyan o se sienten identificados con la temática del evento.

Definición de la sede: La elección del lugar para la realización del evento es muy
importante, ya que puede afectar la experiencia de los asistentes, la logística y su éxito.
Cuando se va a seleccionar se deben tener en cuenta aspectos como capacidad de la
instalación, ubicación, accesibilidad entre otros.

Planificación del hospedaje: Es un aspecto muy importante en la organización del

evento, especialmente si el evento atrae participantes de fuera del país.

 Determinar las necesidades del hospedaje: Se comienza por definir cuantos

participantes necesitan alojamiento durante el evento. Se puede considerar si
alguno de los participantes se puede alojar en casa de algún familiar para reducir
costos.
 Seleccionar hoteles cerca al lugar del evento: Esto facilitar el acceso y minimizar
los tiempos de viaje.

Estrategias de difusión en los medios de comunicación: Son esenciales para

promover un evento y llegar a una audiencia amplia

 Publicidad pagada: Invertir como anuncios en periódicos, revistas, radio televisión.

Personal necesario para el buen desarrollo del evento: Depende en gran medida de la
naturaleza del evento, sus objetivos y actividades planificadas.

 Personal de seguridad: Es el encargado de garantizar la seguridad de los

asistentes, el personal y el lugar del evento en general.

 Maestro de ceremonias: Desempeña un papel importante en la conducción y éxito

del evento.

 Fotógrafos: Esenciales en cualquier evento, pues capturan los momentos

especiales y creando recuerdos para los invitados.

 Mensajería: La mensajería en eventos implica el uso de servicios de entrega para

facilitar la distribución de material y documentos importante para la realizar del
evento.

 Edecanes: Proporcionan asistencia, promoción y apoyo logístico.

Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo
del evento: Son pasos fundamentales para garantizar que el equipo este bien preparado
y sea capaz de cumplir con sus responsabilidades

 Métodos de reclutamiento: Existe una gran variedad de métodos de reclutamiento

para atraer personal calificado, como publicaciones en línea, redes sociales, sitios
web de empleo, referencias de empleados actuales y contactos profesionales.

 Capacitación: Una vez seleccionado el personal, es importante brindarles la

capacitación necesaria para desempeñar sus funciones de manera efectiva, esto
ayudara a lograr un éxito en el evento.

Determinar el material de trabajo para el desarrollo del evento: Esta lista puede variar
dependiendo las características específicas del evento, por lo tanto, es importante realizar
una planificación detallada y anticipada.

 Material de oficina: Esto puede incluir suministros básicos como bolígrafos,

lápices, papel, cuadernos, carpetas, clips, cinta adhesiva etc.

 Material de señalización: Se necesitará material de señalización como letreros

direccionales, carteles indicativos de áreas específicas, esto con el fin de ayudar a
una mejor ubicación a los asistentes.

 Material de catering: Si el evento incluye servicios de alimentación, se necesitará

material de catering como platos, cubiertos, vasos, servilletas, manteles, bandejas
etc.

Recepción de ponencias: Es una parte fundamental en la organización de eventos como

conferencias, seminarios o simposios.

 Sistema de recepción: Esto puede incluir un formulario de inscripción en línea

donde los ponentes puedan cargar sus resúmenes o documentos de presentación.

 Requisitos: Es importante comunicar claramente los requisitos para las ponencias,

incluyendo el formato de presentación, la extensión máxima, los temas aceptados
etc.

 Revisar y evaluar: Designar un comité de revisión para evaluar las ponencias

recibidas. Este comité puede estar compuesto por expertos en el campo temático
del evento a realizar.
La lista de seguimiento para realizar un evento es una herramienta invaluable que
garantiza una planificación completa y una ejecución exitosa.
En dicha lista podemos dejar por escrito aspectos que consideramos críticos, esto desde
su planificación inicial hasta la finalización del mismo.
CAPITULO 5: COMO EVALUAR UN EVENTO Y UNA EXPOSICIÓN
Es importante definir una metodología de evaluación, pues es de gran utilidad ya que
permite evaluar de manera integral con un criterio a los integrantes del comité
organizador.
Esto permitirá conocer las oportunidades y/o puntos fuertes con lo que cuenta cada
integrante del comité y de la organización en general, pues ayudara a detectar las
debilidades que se deben corregir. Es importante utilizar una combinación de métodos
cuantitativos y cualitativos para obtener una imagen completa de su efectividad y éxito. La
información recopilada a través de la evaluación puede ser invaluable para mejorar
futuros eventos y garantizar una experiencia aún mejor para los participantes y los
expositores.

Indicadores para medir el resultado del evento:

 Número de asistentes: El número total de personas que asistieron al evento puede

ser un indicador importante de su alcance y relevancia para el público objetivo.

 Participación en sesiones o actividades: Mide la participación en sesiones de

conferencias, talleres, mesas redondas u otras actividades programadas para
determinar el nivel de interés y compromiso de los asistentes.

 Encuestas de satisfacción: Realiza encuestas de satisfacción para obtener

retroalimentación directa de los asistentes sobre su experiencia general en el
evento.

 Feedback de los expositores o patrocinadores: Se puede solicitar una

retroalimentación de los expositores o patrocinadores sobre su experiencia en el
evento.

Resultados de una evaluación: Los resultados de una evaluación pueden variar

dependiendo del tipo de evento, sus objetivos específicos y los indicadores utilizados para
medir su éxito.
Evaluación del personal: La evaluación del personal que participa en la organización y
ejecución de un evento es fundamental para garantizar su éxito y mejorar el desempeño
en futuros eventos. Algunas de las preguntas que se pueden hacer son:
¿He sido un buen coordinador?
¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
¿Trabaje organizadamente y utilice correctamente los papeles de trabajo?
¿Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?
¿Qué es lo que más me gusto del evento?
Factores para evaluar ponencias en mesa: Es importante tener en cuenta una serie de
factores que pueden contribuir a la calidad y relevancia de las presentaciones.

 Claridad y coherencia del contenido: Evalúa si el contenido de la ponencia es

claro, coherente y fácil de entender. Debe tener una estructura lógica y estar bien
organizado.

 Originalidad y creatividad: Considera si la ponencia presenta ideas originales,

perspectivas novedosas o enfoques creativos sobre el tema.

 Evidencia y argumentación: Evalúa si la ponencia está respaldada por evidencia

sólida y argumentación convincente.

 Calidad de la presentación: Observa la calidad de la presentación en términos de

habilidades de comunicación, claridad en la expresión oral, uso efectivo de
recursos visuales.

Las personas mas indicadas para evaluar la participación en una exposición o feria son:

 El director del modulo

 El encargado de mercadotecnia

CAPITULO 9: MONTAJES DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS

En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan una
buena visión, comodidad, espacio, así como un buen servicio de alimentación y acceso
cercano a sanitarios.
Es fundamental garantizar que el espacio esté configurado de manera óptima para el
evento y que los participantes puedan disfrutar de una experiencia cómoda y productiva.

Distribución y espacios para mesas y sillas: La distribución y los espacios para mesas y
sillas en eventos pueden variar según el tipo de evento, el número de asistentes y los
objetivos específicos que se quieran lograr
Consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales:

 Analizar y comprender el cuerpo humano, y las diversas posturas que el cuerpo

puede tomar. De igual manera es importante considerar la máxima anchura del
cuerpo en el caso de las personas con mayor tamaño.

 Es importante tener en cuenta el tamaño del salón, de las mesas, sillas y la

cantidad de invitados.
  La zona optima de servicio es de 46x76 cm

 Debe de considerarse los espacios necesarios para una buena circulación

alrededor de la mesa.

 La altura de la silla respecto al suelo será aquella que permita a los pies apoyarse
firmemente. La altura de asiento sugerida para que la mayoría de personas estén
cómodas es entre 40 y 43 cm.

Las mesas se dividen en dos zonas

 La zona de servicio: Es donde se acomodan los cubiertos, la vajilla, vasos y

utensilios en general.
 La zona compartida: Es la superficie central de la mesa y en donde se colocan
elementos como bebidas, hielo etc.
 En las mesas rectangulares con capacidad para 6 personas (137x244 cm), este
tipo de mesa por su forma reducen la superficie y la zona compartida.
 La zona de servicio tendrá aproximadamente 46x76 cm
 La mesa de 152 cm de diámetro se puede acomodar a seis personas.
 Las distintas posiciones que toma la silla respecto a la mesa en el momento de
una comida, se estima que puede ser hasta cuatro cambios.
 Debe preverse el intercambio de documentación en la relación entre dos personas
sentadas una frente a otra. En una mesa de trabajo la distancia que se
recomienda es de una anchura de 91 a 137 cm

TEMA: EJECUCIÓN Y EVALUCIÓN DE EVENTOS

PREGUNTAS GENERADORAS

¿Cuáles son los criterios o requisitos a tener en cuenta en la ejecución de un

evento?
• Definición de objetivos estructura de organización y fechas.
• Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos.
• Fuentes de ingreso y financiamiento.
• Definición de la sede.
• Selección de recursos materiales y servicios generales, y solictud e cotizaciones a
proveedores.
• Determinar posibles patrocinadores.
• Definición y elaboración de presupuestos.
• Definición y elaboración de programas.
• Determinación del número de participante e invitados.
• Ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
• Planificación del hospedaje.
• Estrategia de difusión en los medios de comunicación.
• Difusión a través de correo directo y publicidad impresa.
• Invitación de representantes de los medios.
• Diseño y elaboración de impresos y materiales.
• Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento.
• Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo
del evento.
• Capacitación del comité organizador y personal de apoyo.
• Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento.
• Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento.
• Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento.
• Recepción de cuotas y confirmación de asistencia.
• Recepción de ponencias.
• Organización de las mesas de trabajo.
• Confirmación final de participantes y ponentes.
• Contratación y distribución de trasnporte.
• Distribución de participantes por hotel.
• Instalación de módulos.
• Instalación de centros de servicio.
• Envío de los grupos de trabajo a los lugares de sede.
• Colocación y distribución de materiales en los lugares de sede.
• Definir sistemas de control.
• Elaboración de documentos.
• Creación del módulo de prensa.
• Simulacro
• Recorrido de supervisión.
• Supervisión de audífonos.
 Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutar eficientemente y con calidad.
 Desde que inicia un evento todos los momentos son importantes.
 Preparar con tiempo suficiente las actividades del día siguiente, ayuda a prevenir
los posibles imprevistos.
 El sistema de registro debe ser muy ágil.
 Importante hacer mención del lugar y hora de la primera actividad, así como el tipo
de vestimenta apropiada, en lo que el participante se familiariza con el programa
general del evento.

¿Cuáles servicios de apoyo se requieren?
Transporte, Alojamiento, Alimentos (salones, menús y meseros), Bebidas (calientes, frías,
galletas), Recreación, Audiovisual, Decoración, Compaginado, Engargolado,
Espectáculos, Fotocopiado, Fotografía, Seguros, Video, Enfermería, etc.

¿A quiénes les corresponde evaluar y en qué momento se evalúa?

• El director de módulo que conoce los problemas, avances y resultados que se
tuvieron.
• El encargado de mercadotecnia de la empresa que conoce los resultados por
clientes y productos.

¿Qué se debe evaluar y para qué?

• El estado de ánimo y el ambiente en general de los expositores, clientes,
visitantes, integrante del comité organizador durante la exposición.
• Los resultados obtenidos, en cuanto a la generación de posibles oportunidades de
negocio, en relación a los gastos realizados para participar en esta exposición en
particular.
• Qué tipo de asistentes participaron.
• Si tienen la impresión de éxito o de fracaso.
• La calidad en la atención de los módulos y los organizadores.
• La calidad y funcionalidad del montaje de los salones y de los módulos.
• Los resultados en comparación con exposiciones anteriores similares.
• El desempeño en general del personal de la empresa.
• Información del mercado recibida durante la feria y sus implicaciones.
• Logros alcanzados en relación a los objetivos inicialmente planteados.
• Efectividad de la participación mismas.
• Otros aspectos relevantes.

¿Bajo qué parámetros se realiza una evaluación estándar? Registre algunos

indicadores de evaluación.
• Si se alcanzó el objetivo general del evento.
• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.
• Si los programas se cumplieron en su totalidad y con qué nivel de calidad.
• Si los resultados obtenidos eran los esperados.
 Una forma sencilla de evaluar es por la cantidad de participantes inscritos y la
utilidad que se obtuvo; en muchos eventos es la forma de decir si hubo éxito o
fracaso en la realización del evento.
 Pero también es importante evaluar si los participantes estuvieron satisfechos con
lo que recibieron durante el evento.
Indicadores de Evaluación:
• Participantes esperados vs. Asistencia real.
• Expositores esperados vs. Expositores inscritos.
• Cuotas cobradas vs. Cuotas presupuestadas.
• Ventas de módulos real vs ventas de módulos pronosticadas.
• Ponentes esperados vs. Ponentes que asistieron
• Iniciación de eventos en horarios programados vs. Retrasos.
• Gastos esperados vs. Gastos reales
• Ingresos presupuestados vs. Ingresos reales.
• Utilidades esperadas vs. Utilidades reales.
• Participantes satisfechos vs. Participantes no satisfechos.
 LECTURA: PROTOCOLO DE EVENTOS

PREGUNTAS GENERADORAS

¿Cuáles son los protocolos a tener en cuenta según el tipo de evento a realizar?
Protocolo previo a la organización de un evento
Lugar y horario:
Los eventos en espacios exteriores tienen un aire más informal que cualquier otro evento
que se realice en un espacio interior (sala, salón, en un centro de congresos, teatro, etc.
…) El protocolo aplicado a cada evento será distinto. Por otro lado, cuanto, al horario, es
importante mantener la puntualidad inicial y de cierre del evento, así como, durante el día
en todo el programa del evento.
Infraestructura:
Es importante no descuidar de todo el detalle, como tal no debemos olvidar de hacer un
listado de todo el material necesario (audio, sonido, video, atriles, folletos, presentaciones,
etc.…) para llevar a cabo el evento y evitar que nos olvidemos de algo en el día del
evento. Debemos tener todo solicitado y listo antes del grande día.
Programa:
Antes que el evento tenga lugar, es importante diseñar y planear el programa del evento.
Hacer un programa con todas las personas que van hablar y el tiempo de intervención de
cada una. Es recomendable que la intervención de cada ponente no sea superior a una
hora para no perder el interés del público. Por otro lado, y para evitar el conflicto entre los
ponentes, es importante que todos tengan el mismo tiempo de duración para sus
intervenciones.
Invitados:
Es importante saber el público que va asistir al evento y el número de invitados. Si es un
evento particular con pocos invitados, unas 20 personas o menos, no es necesario hacer
la invitación con mucho tiempo de antelación ni el envió de una invitación formal. Para
eventos más formales, profesionales y con más de 20 invitados, es importante formular
una invitación oficial en papel y enviarla con bastante tiempo de antelación.
Protocolo durante el evento
Anfitrión:
La persona responsable por la realización y organización del evento será la figura
principal durante el evento. Como tal, el protocolo dicta que el anfitrión deberá recibir cada
uno de los invitados a su llegada, así como despedirse de cada uno cuando el evento
termina.
Recepción de los invitados:
Los invitados deben llegar entorno a unos 30min a 1 hora antes del inicio del
evento/ceremonia. Esto permite darles la bienvenida y conducirles a su sitio donde se
entregará el material necesario para acompañar el desarrollo del evento.
Comidas:
Sí el evento incluye una comida o una cena, hay dos formas de distribuir las mesas según
el protocolo. Por un lado, el anfitrión se sienta en la cabecera de la mesa (método inglés)
o, por otro lado, el anfitrión se sienta en el centro de la mesa (método francés). Los demás
invitados se sentarán según su rango o cargo. Si desea saber más sobre la distribución
de las mesas, aconsejo la lectura de este artículo.
Protocolo post-evento
Encuesta:
Realizar una encuesta junto a los invitados para saber si el evento ha sido satisfactorio o
del gusto de los asistentes/invitados o no y entender si los objetivos impuestos fueron
alcanzados.
Conclusiones:
Realizar un dossier con las conclusiones del evento y enviarlas a todos los asistentes.
Agradecimiento:
Enviar una nota de agradecimiento a cada invitado por su asistencia y participación en el
evento.

 Eventos culturales: desde eventos de formaciones artísticas, presentaciones en

museos y exposiciones, hasta celebraciones culturales a gran escala. Algunas de
las características de los eventos culturales y su protocolo son, primero de todo,
identificar e informar del motivo del evento y si es institucional o privado, informar
de la hora y el lugar del evento, la duración de este mismo y si hay participantes
en el evento.

 Eventos deportivos: partidos o celebraciones de algún título. Suelen ser al aire

libre o en el medio ambiente. Pueden variar de dimensiones depende del tipo de
evento o celebración que se lleve a cabo y de quién esté invitado a la celebración.
Estos eventos, cada vez más, están patrocinados por diversas marcas que hacen
de sponsor. Se tiene que tener en cuenta la asistencia de público y de
autoridades. Además, si se trata de un evento importante.
  Eventos empresariales. Reuniones, encuentros con clientes o conferencias:
El protocolo de estos eventos, normalmente, suele ser más oficial y formal. Se
debe tener en cuenta que este protocolo de eventos va desde la organización del
evento hasta su realización. Se debe tener en cuenta y velar por los asistentes,
sus asientos, las ponencias organizadas y si hay intervenciones de autoridades.

¿Qué entiende por Imagen Corporativa de un Evento? ¿Y cuál es su relación con el

tipo de protocolo a emplear?
La imagen corporativa de un evento se refiere al contexto visual con el que esa marca se
expresa, según el momento. Se utilizarán en todas las acciones del evento con el fin de
promocionarlo.
La difusión de un evento en los medios online con banners, mailings, infografías,
newsletter o a través de las redes sociales, se puede complementar con una serie de
materiales gráficos. Folletos, tarjetas, credenciales, carteles, displays, expositores, tótems
etc., cuidando en todo caso la aplicación de la identidad y de la imagen de marca de la
empresa.
Un díptico o tríptico informativo y original cautivarán al lector que desea información sobre
la experiencia. Este elemento suele contener toda la información básica del evento, como
es el programa, los ponentes o actividades, el lugar, el día y la hora en que tendrá lugar el
evento, a quién va dirigido y los métodos de inscripción, así como la forma de pago.
Otros elementos como las carpetas, los folios y los bolígrafos, también ayudan a reforzar
la imagen de marca. Se trata de potenciar la comunicación entre la compañía y su
público.