Control y Su Periodicidad
Control y Su Periodicidad
Control y Su Periodicidad
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse
en todo tiempo a la empresa, pudiendo así clasificarse en:
A. Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de
actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para
la consecución de las metas de la organización.
C. Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades
planeadas. Su objeto es administrar información para comparar los resultados
obtenidos en relación con lo preestablecido.
Control de producción
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia la
reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para
lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos,
inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El
control en esta área comprende cuatro funciones: control de calidad, de
inventarios, de la producción y de compras.
Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto
en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una
calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos
terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a color, acabado,
composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos
que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y
eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.
Clases de inventarios:
1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al
proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
2. Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto
ha cambiado por resultado del proceso.
3. Productos terminados. Son los productos terminados que están
listos para su almacenamiento.
4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero
son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas
las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas,
e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de
producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de
ventas.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función
verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento
solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta
la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios.
actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronostica-actuación
de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticas, de tal forma que sea
posible detectarla a acciones significativas. y adoptar las medidas correctivas
adecuadas, tales como mejorar el Servicio al cliente en cuanto a rapidez de
entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el número de
visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar
periódicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos,
aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del
rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.
Control presupuestal
Como ya se estudió, los presupuestos se elaboran durante el proceso de
planeación, sin embargo, son también control financiero, al permitir comparar los
resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para
aplicar las medidas correctivas adecuadas.
Un sistema de control presupuestado debe:
• Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios,
compras, etcétera.
• Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos
presupuestos.
• Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan.
• Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
• Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
COSTOS
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el
cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos.
Auditoría
La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar si la información
financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados
son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen
detallado de todos los registros contables de base en la revisión y examen
detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:
• La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados
financieros.
• Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y que su aplicación sea consistente.
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo
ocurrido en las operaciones financieras para que, en esta forma, la gerencia adopte
las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.
El control contable debe:
• Proporcionar información veraz y oportuna.
• Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
• Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
• Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones.
• Evitar malos manejos y desfalcos.
• Detectar causas y orígenes y no limitarse al registro de operaciones.
Control mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se
hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la
empresa en general y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.
Comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad y promoción se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento
de este control, ya que permiten fijar normas de realidad.
Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los
cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al
funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los
sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables
y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los
sistemas de información comprenden técnicas tales como contabilidad, auditoría,
presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas,
reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de
información es aplicar los principios de excepción, de contabilidad, de oportunidad
y el del objetivo. a fin de que realmente reditué beneficios su utilización.
Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la
organización. Sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura.
b) La protección de los activos de la empresa.
c) La promoción de la eficiencia en la operación.
Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la
función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar
o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la
disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de
políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información,
establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, etcétera.
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente
tomar en cuenta las consideraciones siguientes:
1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar
confusiones.
2. Concentración sobre las excepciones. Deben revelar indicadores importantes,
puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
3. Claridad y concisión. Los informes más largos, detallados y genéricos, originan
confusión y desatención por parte de quien los recibe.
4. Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y ver-bales. De
gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas,
material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y
enriquece la información.
5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una
estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse
constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no
caer en la rutina y obsolescencia.
6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar
con información oportuna y periódica no implica que ésta deba ser tan frecuente
que origine papeleo innecesario.
7. Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad
que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona
información adecuada, completa, oportuna, y si se justifica su costo.
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para la trasmisión y registro
de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento;
existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde la tarjeta
de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.
Evaluación de la actuación
Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización,
con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta
factores tales como rotación ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de
consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas
de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de
objetivos y
otros más.
Los anteriores factores se determinan con base en registros estadísticos y se
comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para
establecer acciones correctivas y recompensas, eliminándose así conflictos y
apreciaciones subjetivas.
Evaluación de la motivación
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, va que su objetivo
es medir la moral del personal. Se realiza a traves de
* Encuestas de actitud.
* Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
* Frecuencia de conflictos.
* Buzón de quejas y sugerencias.
* Productividad.
Auditoría
La auditoría contable tiene como función primordial dictaminar sila información
financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados
son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen
detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:
* La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los
estados financieros.2
* Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados y que su aplicación sea consistente.
Como se puede inferir, la auditoría es el "control" aplicado al control financiero y su
utilización es trascendental en cualquier empresa.