Microsoft Access

Apunte de Microsoft Access

Programa incluido en el paquete ofimático Microsoft Office. Este programa nos ayuda a crear, gestionar y
administrar bases de datos.

¿Qué es una BASE DE DATOS?

Una base de datos es un conjunto de datos. Los datos se almacenan en tablas, por lo tanto podemos
decir que un conjunto de tablas relacionadas forma una base de datos.
En una base de datos relacional, como por ejemplo las bases de datos que se crean con Microsoft
Access, la información sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. Para reunir la información
de una manera significativa, se deberá indicar a Microsoft Access cómo se relacionan entre sí los diferentes
temas. Las bases de datos relacionales facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección de
sus datos, pues los datos se almacenan en un solo lugar. Por ejemplo para almacenar los datos personales de
las alumnas de un colegio, sus notas, los cursos y las divisiones se puede diseñar una base de datos llamada
COLEGIO.

Datos personales Información acerca

de los alumnos de los cursos

Notas de los alumnos

por materia

Base de Datos:
COLEGIO

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¿Qué objetos componen una base de datos de Microsoft Access?

Una base de datos de Microsoft Access puede contener varios tipos de objetos de base de datos:

Tablas En las tablas es donde iremos añadiendo la información que nosotros queramos que haya y dentro
de estas tendremos que definir qué tipo de datos se puede poner y que campos tiene.
Consultas que obtienen los datos solicitados de una o más tablas. Puede ver o editar los datos en un
formulario o imprimirlos en un informe.
Formularios que presentan datos de tablas o consultas para que pueda ver, editar o introducir datos.
Informes que crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos o
analizarlos.

Todo lo que vayamos haciendo en la base de datos se va guardando tal como lo vamos haciendo, al crear una
tabla, por ejemplo, nos pregunta con que nombre queremos guardarla. Es decir nos preguntará si queremos
guardar siempre que hagamos alguna modificación en lo que sería la estructura de la base de datos.

¿Qué pasos se deben tener en cuenta para diseñar una base de datos?

Determinar el propósito de la base de datos.

Esto le ayudará a decidir qué desea que Microsoft Access almacene.

Determinar las tablas

Divida la información en diferentes temas; como por ejemplo, Alumnos. Cada tema será una tabla de la
base de datos.

Determinar los campos

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la
tabla. Por ejemplo, un campo de la tabla Alumnas podría se Apellidos, otro podría ser Fecha de Nacimiento.

Definir campos llaves para cada tabla.

Constituye el dato que identifica como único a un registro o dato.

Determinar las relaciones entre la información

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la
base de datos, para lo cual agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.

Definir las relaciones entre las tablas

Debe haber datos en común entre las tablas a relacionar, la intersección entre las tablas no puede ser vacía.

Refinar el diseño
Verificar que el diseño de la base de datos no tenga errores. Es conveniente crear las tablas y algunos
registros de datos como muestra para controlar si los resultados son los deseados, de lo contrario se deberán
realizar los ajustes necesarios.

¿Qué es un CAMPO?
Los datos se almacenan en CAMPOS. Cada campo debe tener un tipo definido de datos. El tipo de
datos determina la clase, la cantidad de espacio disponible y el rango de los valores que se puede introducir
en el campo.

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Los campos son los elementos básicos con los que se construyen las tablas. Cada campo contiene
información sobre un aspecto de la categoría.
Cada campo contiene una parte de la información correspondiente a un cliente, incluyendo la ID del cliente, el
nombre de la compañía, el nombre del contacto, etc.

En la siguiente tabla se enumeran los tipos de datos y sus posibles usos:

TIPO DE DATOS SE USA PARA:

Texto Texto y números, como por ejemplo, nombres y direcciones, números de
teléfono y códigos postales. Un campo de tipo Texto puede contener hasta 255
caracteres.
Memo Texto largo y números, como comentarios y explicaciones. Un campo de tipo
Memo puede contener hasta 64.000 caracteres.
Numérico Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos, pero no
monetarios. Establezca la propiedad Tamaño del Campo para definir el tipo de
datos Numérico específico.
Fecha/Hora Fechas y horas. Se ofrecen una variedad de formatos de presentación, o bien
puede crear sus propios formatos.
Moneda Valores monetarios. No use el tipo de datos Numérico para valores monetarios,
pues durante el cálculo, los números a la derecha del separador decimal podrían
redondearse. El tipo de dato Monetario mantiene un número fijo de dígitos a la
derecha del decimal.
Contador Números sucesivos insertados automáticamente por Microsoft Access. La
numeración comienza en 1. Un campo con tipo de datos Contador es una buena
clave principal, y es compatible con el tipo de datos Numérico con la propiedad
Tamaño del Campo establecida como Entero largo.
Sí/No Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado o campos que sólo contendrán
uno de dos valores.

¿Qué es un REGISTRO?

Es un conjunto de campos referidos a una misma entidad. Por ejemplo: los datos personales de los
alumnos (número de legajo, nombre, dirección, fecha y lugar de nacimiento, número de documento) se
almacenan en campos; cada campo contendrá un dato específico de un alumno. El conjunto de datos
personales de un mismo alumno se denomina REGISTRO. Tendremos tantos registros como alumnos haya
en la escuela.

Cada columna
es un campo.
Cada fila es un
registro.

¿Qué es una TABLA?

Una TABLA, es un conjunto de datos sobre un tema específico.
Por ejemplo, una tabla puede contener datos sobre clientes o productos.

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Las Tablas organizan datos en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros).
Una TABLA es una colección de registros referentes a una categoría de información determinada,
como un listado de alumnos o una lista de clientes.

¿Cuántos modos existen de ver una tabla?

Una Tabla se puede abrir en dos modos:

- Modo de Presentación de Hoja de Datos
- Modo de Presentación de Diseño

Modo de Presentación Hoja de Datos

Al abrir una tabla en el modo de presentación Hoja de Datos se pueden editar campos, así como agregar y eliminar
registros, se presenta la información en un formato de filas y columnas.

Modo de Presentación Diseño

En este modo se definen los campos de la tabla y se establecen sus propiedades, es para definir las características de la tabla

¿Para qué sirve la clave principal de una TABLA?

La clave principal es un campo o combinación de campos que identifican singularmente cada

registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas. Si la
tabla no incluye un campo de clave principal obvio, puede hacer que Microsoft Access establezca un campo
único a cada registro.
Una clave principal de campo único prohíbe los valores duplicados en ese campo.

CLAVE
PRINCIPAL de
campos múltiples.

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¿Cómo definir relaciones entre tablas?

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este
caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue,
a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla.
Una vez que se crean las tablas que constituyen una base de datos, se deben crear las relaciones entre
tablas. Existen dos tipos de relaciones: de uno a uno / de uno a varios.
En la mayoría de los casos la relación se establece entre el campo clave principal de una tabla y un
campo similar de la otra.
El campo coincidente en la tabla relacionada no necesariamente debe tener el mismo nombre que el
campo de clave principal, pero debe ser el mismo tipo de datos y contener el mismo tipo de información.
Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener la misma configuración para
la propiedad Tamaño del Campo.

La intersección
entre las dos tablas
es el campo Número
de Legajo.

Relaciones uno a uno.

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la
tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
Relaciones uno a varios.
La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en
la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
En una relación de uno a varios entre dos tablas, un registro de cada tabla puede estar relacionado con
varios registros de la otra tabla. Por ejemplo un registro de la tabla Alumnos puede tener varios registros
asociados en la tabla Notas.

¿Qué es un FORMULARIO?
Los formularios son una manera más atractiva de ver las tablas, pero en lugar de ver todo de golpe
veremos los registros de uno en uno, abajo nos dirá en cual estamos y podremos desplazarnos por ellos.
Un formulario básico muestra todos los campos y los registros de una tabla o consulta; se puede
utilizar para introducir datos o para editar los datos. Un formulario personalizado muestra los datos de
registros seleccionados con un formato determinado.

Tenemos una flecha para ir al primer registro, al anterior, un cuadro que nos pone en que registro estamos de
todos los que hay, otro para ir al siguiente, al último y el último botón para añadir un nuevo registro.

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¿Cuántos modos existen para ver un FORMULARIO?

Un formulario se puede abrir en dos modos:

- Modo de presentación Diseño.
- Modo de presentación Formulario.

Modo de presentación Formulario

Al abrir un formulario en el modo de presentación Formulario se pueden editar campos, así como
agregar y eliminar registros.

¿Qué es una CONSULTA?

Las consultas son preguntas que le hacemos a la base de datos para sacar una parte de la información
que hay en ella en lugar de toda la información.

La consulta es un tipo de objeto que obtiene datos solicitados de una o más tablas. Se puede editar o
ver los datos en un formulario o imprimirlos en un informe.

¿Cuándo usar una Consulta? Las consultas obtienen datos

de tablas y actualizan datos
de tablas.

Las consultas se usan para recuperar los datos

deseados. Tabla
Con una consulta puede:

Ver y editar datos de más de una tabla.

Seleccionar los campos y registros que desea ver.
Ordenar registros.
Consulta
Realizar operaciones y calcular totales.
Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros al
mismo tiempo, o crear una nueva tabla.
Formulario Informe

Las consultas también proporcionan datos para

formulario e informes. También pueden usar
consultas como base para gráficos.

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Existen distintos tipos de consultas, pero en este primer nivel analizaremos únicamente las consultas
de selección. Siguiendo con el ejemplo de la base de datos Colegio, queremos averiguar qué alumnos
pertenecen a 3er. Año.
La tabla Alumnos cuenta con los siguientes registros:

¿Cómo crear la Consulta?

1. En la ventana de la Base de Datos, hacer clic en el botón “Consulta” y luego en el botón “Nuevo”.
2. En el cuadro Nueva Consulta, elegir “Nueva Consulta”. Microsoft Access mostrará una ventana de
Consulta vacía en el modo de presentación Diseño y el cuadro de diálogo Agregar Tabla.
3. Agregar la tabla Alumnas.
4. Agregar los campos que se necesitan para la consulta a la cuadrícula: nombre y curso.
5. Especificar los criterios para seleccionar los registros que se deseen, en este caso en el criterio del
campo curso debe figurar: “3 A” o “3 B”.

Modo de presentación Diseño

6. Hacer clic en el botón “Presentación Hoja de Datos” o elegir Hoja de Datos en el menú Ver.

Modo de Presentación Hoja de Datos

Como se observa en el Modo de Presentación Hoja de

Datos la tabla Alumnos fue filtrada y como resultado de la
consulta de 6 registros que tenía la tabla sólo muestra 3 en
los cuáles el campo curso coincide con el criterio
establecido en el diseño (“3 A” o “3 B”).

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¿Qué es un INFORME?
El informe es un elemento de la Base de Datos que se utiliza para crear resúmenes de tablas o
Consultas para poder imprimirlos, analizarlos o presentarlos cuando se los requiera. Muestra todos los
campos y registros de la Base de Datos.

¿Cuántos modos existen para ver un INFORME?

Un formulario se puede abrir en dos modos: - Modo de presentación Diseño.

- Modo de presentación Vista Preliminar.

Modo de presentación Diseño

Al abrir un Informe, se puede cambiar el formato de los textos y marcos en general, insertar
imágenes, cambiar la apariencia del Informe.

Modo de presentación Vista Preliminar

Muestra como aparecerá el informe una vez impreso Puede visualizar el diseño que contiene un
ejemplo de los datos del informe, o bien puede comprobar la información revisando todas las páginas del
informe.

Filtros
En Microsoft Access es también posible buscar información en una Tabla, Consulta o Formulario, de
acuerdo a un criterio indicado. Existen diferentes formas de aplicar esos filtros. Algunas de ellas son:

Filtro por Selección: Primeramente debe tenerse en cuenta el valor o criterio que se desea filtrar
(buscar), para que los datos deseados sean incluidos en el filtro. Dicho valor deberá ser seleccionado y
dirigirse entonces a la herramienta Filtro por Selección haciendo un clic. De esta manera obtendrá un detalle
de los datos obtenidos a través del filtro.

Filtro por
Selección

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Filtro por Formulario: Se trata de buscar registros mediante la inserción de valores en una vista vacía de
formulario u hoja de datos.
Previamente debe hacerse clic en el botón Filtro por Formulario. Identificar el campo en el que se desea
especificar el criterio a filtrar y seleccionar en la lista del campo el criterio buscado. Luego haga clic en el
botón Aplicar filtro y obtendrá la información buscada.

Filtro por Aplicar / Quitar

Formulario Filtro

ORDENAR los registros de una Tabla, Consulta o Formulario

Puede ordenar registros en cualquiera de los elementos de una Bases de Datos, tanto de manera
ascendente como descendente. Simplemente hay que seleccionar previamente el campo que desea
ordenarse, y dirigirse a los botones indicados en la barra de Herramientas.